公司行政管理制度四

****公司行政管理制度

總綱

****公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依據(jù)是《****公司管理制

度》和《****公司員工守則》。

本制度由總經(jīng)理、公司管理中心、行政部及各部門主管直線執(zhí)行。司職機(jī)構(gòu)為公司

行政部。

本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)；重大事項(xiàng)的更改須報(bào)執(zhí)行董事或董事會(huì)核準(zhǔn)。

第一章人事管理

總則

1.人事管理是公司“人才為本”價(jià)值的直接體現(xiàn)；

2.人事管理以合法、平等為基準(zhǔn)，以實(shí)績(jī)導(dǎo)向、取優(yōu)汰劣、賞罰分明為宗旨;

3.人事管理以滿足公司發(fā)展需要為核心目標(biāo)。

一人力資源規(guī)劃

1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要進(jìn)行前瞻性人力資源計(jì)劃；

2.建立明確的人才標(biāo)準(zhǔn)、工作分析體系；

3.短期人力資源計(jì)劃由總經(jīng)理核準(zhǔn)，中長(zhǎng)期人力資源計(jì)劃報(bào)董事會(huì)核準(zhǔn)；

4.經(jīng)核準(zhǔn)后由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)制定征用計(jì)劃；

5.行政部依據(jù)招聘計(jì)劃執(zhí)行招聘流程；

6.建立公司人才庫(kù)（全部應(yīng)征人才簡(jiǎn)歷），作為公司業(yè)務(wù)發(fā)展的儲(chǔ)備。

人力資源規(guī)劃流程

二招聘與錄用

1.****公司各部門需招聘新員工時(shí)，應(yīng)該按照公司標(biāo)準(zhǔn)文本《人員增補(bǔ)申請(qǐng)表》進(jìn)

行填寫后上交公司行政管理部，由行政管理部上報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，開(kāi)始招聘程

序。

2.各部門所需招聘的新員工，應(yīng)該首先嘗試公司內(nèi)部人員調(diào)現(xiàn)，在公司內(nèi)無(wú)合適人

選或無(wú)法調(diào)動(dòng)時(shí)，開(kāi)始公司對(duì)外的招聘程序。

3.行政管理部對(duì)外的招聘方式可以采用：公司內(nèi)部人才庫(kù)尋覓、設(shè)攤招聘、登報(bào)廣

告征員等方式。

4.行政管理部于招聘前須將本公司用人計(jì)劃、本次招聘人數(shù)、職位、要求等材料報(bào)

政府有關(guān)勞動(dòng)人事部門批準(zhǔn),方可擬稿登報(bào)或設(shè)攤招聘。

5.行政管理部負(fù)責(zé)應(yīng)征人員資料的初審工作，并將合適的候選人材料轉(zhuǎn)送錄用部門審

閱,并與其共同商定參加初試者人員名單。

6.初試由行政管理部主持，包括筆試和面試，同時(shí)填寫《面試記錄》與《初（復(fù)）試

考核表》。

7.復(fù)試由行政管理部與錄用部門共同主持，同時(shí)填寫《面試記錄》與《初（復(fù)）試考

核表》。

8.錄用建議由行政管理部與錄用部門會(huì)同總經(jīng)理共同作出，由行政部發(fā)放《聘用通

知書(shū)》。

9.新進(jìn)員工憑《聘用通知書(shū)》報(bào)到，應(yīng)繳驗(yàn)以下材料:身份證復(fù)印件一份、最高學(xué)歷

影印件，據(jù)此行政管理部建立《人事資料卡》，并由行政管理部保存并管理使用。

10.錄用人試用期為三個(gè)月，試用滿一至二個(gè)月時(shí)，由行政管理都會(huì)同部門主管對(duì)試用

員工按照公司員工考核體系進(jìn)行一次中期考核，若發(fā)現(xiàn)有任何不符合錄用條件者，隨

時(shí)解聘。屆滿后再進(jìn)行正式考核。（見(jiàn)公司考核相關(guān)表格）.

11.錄用人試用期結(jié)束，成為公司正式員工，公司與之簽定《勞動(dòng)合同》并由公司行

政人事部將《勞動(dòng)合同》送至勞動(dòng)監(jiān)察部門進(jìn)行見(jiàn)證，同時(shí)辦理勞動(dòng)人事檔案關(guān)系

的調(diào)動(dòng)、三金等相關(guān)福利等事宜。

12.對(duì)公司高級(jí)管理人員的聘用由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)直接簽發(fā)任命書(shū)，然后由行政人事

部與其簽訂聘用合同。

13.員工人事檔案由行政部是立、保存并管理，必須準(zhǔn)確、及時(shí)、保密。

14.員工人事檔案包括：《應(yīng)聘人員登記表》、履歷、《面試考核表》、《錄用通知

書(shū)》、《承諾書(shū)》、《人事資料卡》、《勞動(dòng)合同》、《年度IDA》、職務(wù)、工資

計(jì)錄。

招聘流程

各部門填妥〈人員增補(bǔ)申請(qǐng)a人員增補(bǔ)申

登報(bào)廣告征員設(shè)押招聘內(nèi)部人才庫(kù)尋覓

責(zé)任人：行政主

管

監(jiān)督人：總經(jīng)理

四考勤

1.英達(dá)仕公司每位員工在每一正常工作時(shí)日，必須自行、準(zhǔn)確打卡。

2.凡是漏打，錯(cuò)打卡者須在24小時(shí)內(nèi)申請(qǐng)補(bǔ)辦，經(jīng)部門主管核定后報(bào)行政管理

部。

3.公司員工出差，須填報(bào)出差申請(qǐng)單，經(jīng)主管、總經(jīng)理批準(zhǔn)后須將申請(qǐng)單復(fù)印件一

份交行政管理部備查。

4.行政管理部將人員出差情況記入員工出勤情況表，出差期間之例假記入員工出勤

資料表。

5.出差日期由行政管理部以公假記入員工出勤資料表。

6.如遇業(yè)務(wù)人員外出執(zhí)辦公務(wù)，須填寫《外出登記表》并經(jīng)主管核準(zhǔn)后有效，通知

行政管理部專職人員，作為考勤之依據(jù)。

7.員工在規(guī)定工作時(shí)制外繼續(xù)工作者，須填寫《加班申請(qǐng)表》并經(jīng)本部門主管及行

政管理部批準(zhǔn)后方可以加班論，行政管理部負(fù)責(zé)加班人員之出勤考核。

8.行政管理部若發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)加班人員無(wú)出勤記錄，須向申請(qǐng)人部門核查，若無(wú)確鑿證明,

以作廢論。

9.員工不得任意加班，行政管理部若發(fā)現(xiàn)無(wú)經(jīng)主管核準(zhǔn)之加班單，即使有考勤記錄，

也不將其視作加班。

10.員工按政府規(guī)定進(jìn)行日常工作及休假，同時(shí)實(shí)行帶薪或無(wú)薪假。

11.申請(qǐng)假期應(yīng)于事前向本部門主管提出并報(bào)行政管理部核準(zhǔn)，緊急事項(xiàng)于事后24

小時(shí)內(nèi)補(bǔ)申請(qǐng)。

12.假期的請(qǐng)休嚴(yán)格按照公司《管理制度》規(guī)定執(zhí)行。

13.行政管理部監(jiān)督公司員工于每工作日結(jié)束時(shí)填寫并上交《工作時(shí)間控制表》并于

每周二之前將公司員工上周所交《工作時(shí)間控制表》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作成《周工作時(shí)

間統(tǒng)計(jì)表》并上交總經(jīng)理。

14.公司行政管理部執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計(jì)作業(yè)，匯集“出勤卡”、《周工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)

表》、《請(qǐng)假單》、《加班申請(qǐng)表》等相關(guān)記錄,統(tǒng)計(jì)填制員工《出勤資料表》，

交財(cái)務(wù)部計(jì)算工資之用，并入案?jìng)洳?。?duì)一切不合制度之情事向有關(guān)主管提出處理

意見(jiàn),并填寫《員工假期規(guī)劃提示單》提交給公司員工。

15.行政管理部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達(dá)2日或超出2日者、請(qǐng)假超出規(guī)定期限者、

出勤記錄有弄虛作假，涂改毀壞者，應(yīng)即時(shí)翠請(qǐng)行政管理部主管核辦。

考勤流程行政專員

提示單

考勤卡、時(shí)控

表、請(qǐng)假單、

加班單等

出勤資料

五假期

（一）請(qǐng)休假

1.英達(dá)仕公司給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計(jì)劃生育假和探

親假,各種給假標(biāo)準(zhǔn)參見(jiàn)《管理制度》。

2.因突發(fā)事件或疾病而不得已請(qǐng)假者，須在半日內(nèi)通知行政管理部負(fù)責(zé)人，并在請(qǐng)

假后24小時(shí)補(bǔ)填請(qǐng)假單。

3.各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填妥《請(qǐng)假申請(qǐng)單》，經(jīng)行

政管理部批簽后，遞交總經(jīng)理批示，同時(shí)安排妥后續(xù)工作方可。

4.普通員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前一至二天填寫請(qǐng)假單，由本部門

主管批準(zhǔn)，交行政管理部備案；若員工請(qǐng)假在二天以上者，在本部門主管允許后

經(jīng)總經(jīng)理批示，交行政人事部備案。

5.行政管理部在經(jīng)辦請(qǐng)假手續(xù)人員審查所附請(qǐng)假材料,病假者需附醫(yī)院診斷證明，請(qǐng)

產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡通知書(shū)，請(qǐng)假者須有充足理由。

請(qǐng)假/調(diào)休流程

請(qǐng)假申請(qǐng)單

責(zé)任人：部門主管

監(jiān)督人：行政主管

（二）假期規(guī)劃

六獎(jiǎng)懲

1.獎(jiǎng)懲依據(jù)為公司《員工守則》

2.公司各級(jí)主管均有提出獎(jiǎng)懲的建議權(quán)

3.行政部負(fù)責(zé)事實(shí)調(diào)查并報(bào)告總經(jīng)理

4.各級(jí)主管按公司權(quán)限行使獎(jiǎng)懲

5.各類獎(jiǎng)懲由行政部執(zhí)行

6.各類獎(jiǎng)懲須報(bào)備行政管理部備案，登記入《人事資料卡》

獎(jiǎng)懲流程

行政部備案

七考核

1.考核管理是英達(dá)仕投資管理顧問(wèn)公司管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它的目的在于維持企

業(yè)的良好秩序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完成計(jì)劃指標(biāo)和實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。

2.對(duì)司內(nèi)各部門的管理狀況及個(gè)人的行為活動(dòng)制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理的評(píng)判，激

勵(lì)先進(jìn)，褒揚(yáng)正氣，有功則獎(jiǎng)，有過(guò)則罰。調(diào)動(dòng)員工工作積極性，完成指標(biāo)，提高

工作效率。

3.英達(dá)仕公司對(duì)部門的考核，主要內(nèi)容為費(fèi)用情況、資金狀況、業(yè)績(jī)完成進(jìn)展情況

以及公司運(yùn)作的規(guī)范及制度的執(zhí)行情況；對(duì)員工的考核主要為業(yè)績(jī)、品德和行為的

執(zhí)行情況。

4.于考核作業(yè)前，行政管理部須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)動(dòng)獎(jiǎng)懲諸種資料作為一

般依據(jù)。

5.對(duì)部門考核一般周期為半年一次。

6.考核由直線上級(jí)主管執(zhí)行行政部參與配合，亦可設(shè)立考核小組

7.對(duì)公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前5天內(nèi)，

行政管理部協(xié)同公司各部門主管對(duì)公司員工按照公司業(yè)績(jī)指標(biāo)體系，并結(jié)合員工

IDE協(xié)議等相關(guān)指標(biāo)，對(duì)員工月、季、年度工作情況進(jìn)行考核，填寫《考核記錄

表》，上報(bào)總經(jīng)理。

8.考核結(jié)束后,行政管理部負(fù)責(zé)將考核等級(jí)反映于員工的獎(jiǎng)懲與職位、薪資等級(jí)年

度的相應(yīng)調(diào)整。

考核流程

八核薪

1.財(cái)務(wù)部根據(jù)《出勤資料卡》、《業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金確認(rèn)單》進(jìn)行核薪

2.《出勤資料卡》由行政部統(tǒng)計(jì)提供

3.《業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金確認(rèn)單》由業(yè)務(wù)部統(tǒng)計(jì)提供

4.財(cái)務(wù)部匯總之薪資表報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)

5.周考勤、獎(jiǎng)懲發(fā)生薪資增減，依據(jù)公司《員工守則》

核薪流程

薪資表

九保險(xiǎn)

（一）社會(huì)統(tǒng)籌保險(xiǎn)

1.養(yǎng)老保險(xiǎn)

1.1

1.2

養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理流程

2.醫(yī)療保險(xiǎn)

2.1

2.2

醫(yī)療保險(xiǎn)辦理流程

3.失業(yè)保險(xiǎn)

4.住房公積金

（二）商業(yè)保險(xiǎn)

十人員流動(dòng)

（-）調(diào)動(dòng)

1.部門內(nèi)員工崗位調(diào)動(dòng)，由部門主管向行政部提出調(diào)動(dòng)說(shuō)明；聽(tīng)取行

政部建議后決定；報(bào)備總經(jīng)理；

2.部門內(nèi)主管崗位調(diào)動(dòng)，由部門主管向行政部及上級(jí)主管提出調(diào)動(dòng)說(shuō)

明，聽(tīng)取意見(jiàn)后決定；報(bào)備總經(jīng)理；

3.部門級(jí)以上主管崗位調(diào)動(dòng)，由總經(jīng)理提出動(dòng)議，聽(tīng)取有關(guān)建議后決

定：報(bào)備執(zhí)行董事；

4.調(diào)動(dòng)由行政部發(fā)布調(diào)動(dòng)令

部門內(nèi)員工調(diào)動(dòng)流程

部門內(nèi)主管調(diào)動(dòng)流程

部門級(jí)以上主管調(diào)動(dòng)流程

（二）辭職P辭退

按制度辦理辭職手續(xù)，填寫《離職申請(qǐng)書(shū)》，經(jīng)有任免權(quán)限的主管批準(zhǔn)后由行政管理

部辦妥移交手續(xù)并填寫《移交接清單》后方得視為按正常手續(xù)辭職，行政管理部通知

財(cái)務(wù)結(jié)算工資。

辭退和開(kāi)除

有任免權(quán)限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應(yīng)填寫《解聘/開(kāi)除通知

書(shū)》，然后交行政管理部辦理有關(guān)離職移交手續(xù)。被解聘員工應(yīng)辦妥移交接手

續(xù)，填寫《移交接清單》后方得離職，同時(shí)由財(cái)務(wù)部結(jié)清工資。

無(wú)論以何種情況離開(kāi)公司者，由行政管理部簽發(fā)離職證明書(shū)，一式二份，一份交離

職人，一份留存行政管理部。

員工離職后，行政管理部須將離職人員各項(xiàng)手續(xù)、表單歸檔封存。

辭職/辭退

申請(qǐng)書(shū)

工作交接單

工作交接單

十

1.公司對(duì)關(guān)聯(lián)企業(yè)之高級(jí)主管執(zhí)行人事管理職責(zé);

2.管理范圍

外方人員：請(qǐng)休假

國(guó)內(nèi)人員：招聘、錄用、合同、考核、定薪、辭職、辭退

3.各作業(yè)流程參照前述相關(guān)流程

4.各項(xiàng)管理之決定均須經(jīng)董事長(zhǎng)校核。

第二章行政管理

一禮儀紀(jì)律

1.行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項(xiàng)的全面

監(jiān)督；

2.行政部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報(bào)備有關(guān)部門主

管；

3.行政部確認(rèn)獎(jiǎng)懲事實(shí)，可提請(qǐng)有關(guān)主管研究提出獎(jiǎng)懲申請(qǐng)；

4.對(duì)公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。

二工作計(jì)劃與報(bào)告

沒(méi)有計(jì)劃的行為是無(wú)效率的行為。公司強(qiáng)調(diào)對(duì)公司、部門、員工行為的計(jì)劃性要

求，用以明確和把握我們的工作方向，同時(shí)提高工作效率與工作效益。因此，通過(guò)對(duì)計(jì)

劃體系的規(guī)定，并通過(guò)相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì)劃表格的制作，實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和

評(píng)估。

（一）公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃

1公司總經(jīng)理、部門主管于每一會(huì)計(jì)年度底應(yīng)該制定下一會(huì)計(jì)年度的發(fā)展計(jì)劃。

2公司年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司查事會(huì)核準(zhǔn)同意后確

定執(zhí)行。

3部門年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作，公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定

執(zhí)行。

4公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是部門、人員月度工作計(jì)劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。

5公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是對(duì)公司、部門經(jīng)營(yíng)發(fā)展的評(píng)價(jià)基礎(chǔ)。

1部門主管、公司員工在每月度底分別進(jìn)行部門、員工下月度工作計(jì)劃安排。

2月度工作計(jì)劃通過(guò)對(duì)《月度工作計(jì)劃表》的制作來(lái)完成，在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填

寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時(shí)間控制。

3員工月度工作計(jì)劃交部門主管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。

4部門月度工作計(jì)劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。

5月度工作計(jì)劃的完成情況將作為部門、員工工作評(píng)估的主要依據(jù)之一。

年度月度工作計(jì)劃

（三）員工日工作時(shí)間控制計(jì)劃

1公司員工通過(guò)《日工作時(shí)間控制表》進(jìn)行日工作時(shí)間計(jì)劃與安排控制。

2公司員工應(yīng)該按照“《日工作時(shí)間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)定的時(shí)間按照規(guī)定的項(xiàng)

目如實(shí)填寫并上交公司行政管理部。

3在《日工作時(shí)間控制表》中體現(xiàn)出員工對(duì)每日工作安排的合理性與計(jì)劃性，反

映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對(duì)員工考核的主要依據(jù)之

一，同時(shí)也是員工用于控制時(shí)間、提高效率、自我評(píng)估的依據(jù)。

4《日工作時(shí)間控制表》是公司對(duì)外服務(wù)的重要計(jì)費(fèi)依據(jù)。

日工作計(jì)劃流程

（四）專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃

1在公司進(jìn)行新市場(chǎng)的開(kāi)拓和新業(yè)務(wù)的推廣時(shí)，該市場(chǎng)和業(yè)務(wù)的主要負(fù)貨人應(yīng)該

進(jìn)行專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃，

2專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立對(duì)該市場(chǎng)、業(yè)務(wù)的全面了解，公司主要經(jīng)營(yíng)人員的深

入研究、探討的基礎(chǔ)上，司時(shí)該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃和市場(chǎng)需求

與競(jìng)爭(zhēng)變化的基礎(chǔ)上。

3專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃通過(guò)制作《市場(chǎng)規(guī)劃表》和《業(yè)務(wù)規(guī)劃表》來(lái)完成，并嚴(yán)

格按照規(guī)劃進(jìn)行市場(chǎng)拓展與業(yè)務(wù)推廣。

三會(huì)議管理

會(huì)議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見(jiàn)交流的正式方式與場(chǎng)合。公司會(huì)議區(qū)分為定期例

會(huì)與非定期會(huì)議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與，指定人員作好會(huì)議記錄，與會(huì)人員遵守會(huì)

議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率。

（一）定期例會(huì)

會(huì)議名稱時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員

業(yè)務(wù)診斷每工作口上午各部門人員對(duì)外服務(wù)中相關(guān)問(wèn)題各部主管

會(huì)議9:30-10:00討論、日計(jì)劃

月度總每月度第一天總經(jīng)理上月度工作總結(jié)月度各部主管

結(jié)、規(guī)劃下午各部門主管、工作規(guī)劃報(bào)告

會(huì)議工作人員

主管例會(huì)每月第一天下午息經(jīng)理、各部月度工作計(jì)劃協(xié)調(diào)總經(jīng)理

主管

員工大會(huì)每月中旬一次息經(jīng)理經(jīng)營(yíng)總結(jié)、工作安行政管理部/總經(jīng)

全體員工排、其他相關(guān)內(nèi)容理

董事會(huì)會(huì)每年度一次董事長(zhǎng)、董公司重大事項(xiàng)決議總經(jīng)理/董事長(zhǎng)

議事、總經(jīng)理

（二）非定期會(huì)議

會(huì)議名稱時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員

公司發(fā)展不定時(shí)總經(jīng)理、部門就市場(chǎng)拓展、業(yè)務(wù)推行政管理部主任/總

研討會(huì)主管、主要經(jīng)廣、公司經(jīng)營(yíng)等相關(guān)事經(jīng)理

營(yíng)業(yè)務(wù)人員項(xiàng)的討論

臨時(shí)會(huì)議不定時(shí)總經(jīng)理、部門特殊事宜行政管理部主任/總

主管、其他有經(jīng)理

關(guān)人員

董事會(huì)臨不定時(shí)董事長(zhǎng)、董公司經(jīng)營(yíng)特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長(zhǎng)

時(shí)會(huì)議事、總經(jīng)理

（三）會(huì)議安排

1.公司內(nèi)會(huì)議由行政部秘書(shū)安排，部門內(nèi)會(huì)議由各部自行安排

2.主會(huì)人會(huì)前一天需向秘書(shū)告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容

3.秘書(shū)須提前四小時(shí)以上書(shū)面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容

4.秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排與整理

5.開(kāi)會(huì)期中，秘書(shū)負(fù)責(zé)記錄；并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員

及總經(jīng)理備案

會(huì)議流程

四辦公設(shè)備管理

1.電腦

1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；

1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對(duì)行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼

1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄

1.4員工不得私設(shè)電腦密碼

2.傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)：

2.1由公司行政部統(tǒng)一管理與使用

2.2建立嚴(yán)格的使用登記制度

2.3未經(jīng)許可，個(gè)人不得自行操作使用

3.可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù)

3.1行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)'復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修，保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài)

五文書(shū)作業(yè)

（一）打印

1.總經(jīng)理、各部門主管交由秘書(shū)打印之文函、廣告，需填寫《文書(shū)委派單》，并標(biāo)明

文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級(jí)別，急迫性程度由秘書(shū)根據(jù)其緩急確

定先后秩序。

2.打印完畢后秘書(shū)先行校核并于《文書(shū)委派單》上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校

核、簽字

3.對(duì)外傳真、公函秘書(shū)須復(fù)印存檔（參見(jiàn)收發(fā)文流程）

4.文書(shū)處理過(guò)程中，未經(jīng)同意秘書(shū)不得將受托文書(shū)傳閱他人

文書(shū)作業(yè)流程

文書(shū)委派單

（二）復(fù)印

1.公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書(shū)統(tǒng)一執(zhí)行

2.一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書(shū)

3.客戶資料、服務(wù)文本、公司級(jí)文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、

秘級(jí)、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級(jí)主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印

4.秘書(shū)于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁(yè)數(shù)、復(fù)印

機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識(shí)等）

復(fù)印流程

復(fù)印委托單

復(fù)印裝訂登

記

六收發(fā)文

1.文件是經(jīng)營(yíng)信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。英達(dá)仕顧問(wèn)管理公司的每一位

員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。

2.本公司對(duì)外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人一一文秘統(tǒng)一辦理，她是各級(jí)文件管理

的直接承擔(dān)者。附《收、發(fā)文登記表》

3.文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時(shí)編號(hào)、登記，并在公文上附“公文處理

單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時(shí)請(qǐng)傳閱人或承辦人在“收文簽字簿”

上簽收，文秘對(duì)有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果，并對(duì)文本進(jìn)行

復(fù)印和留檔。

4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件，文秘不得截留、泄露和私自外帶，違者予以警

告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上

登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。

5.本公司對(duì)外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見(jiàn)《文檔管理制度》。

6.文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘

處登記發(fā)文摘要、分類編號(hào)、發(fā)送后歸還原稿人。凡對(duì)外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等

重要文件皆須復(fù)印備份存檔。

7.對(duì)一些機(jī)密文件,需在文件頁(yè)首加蓋印章，以防止隨意傳播。

8.每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無(wú)使用

價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷毀，報(bào)行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄

表》

9.文件管理應(yīng)參見(jiàn)《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對(duì)公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人

將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊(cè)工作。每月未，文秘

應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。

10.每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無(wú)用之文、報(bào)刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢

查檔案保管狀況,對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。

收發(fā)文流程

責(zé)任人:

監(jiān)督人:

發(fā)函發(fā)文

責(zé)任人：

監(jiān)督人:

特

七用印

1.本公司以公司名義對(duì)外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。

2.公司各部申請(qǐng)簽章及總經(jīng)理、董事長(zhǎng)職章，應(yīng)提出申請(qǐng)（匯簽;經(jīng)上級(jí)核準(zhǔn)后交管理

部秘書(shū)，由秘書(shū)登記于登記表。

用公司印流程

公司章

合同章

法人章

財(cái)務(wù)章

責(zé)任人：GM秘書(shū)

監(jiān)督人：GM

八文檔

（一）圖書(shū)雜志

1.公司所屬圖書(shū)是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年6月、12

月下旬詳實(shí)盤點(diǎn)。

2.文秘應(yīng)將圖書(shū)書(shū)名、出版社名稱、數(shù)冊(cè)、金額按類型編號(hào)，各部門員工由于工作

需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點(diǎn)期限或公務(wù)上需參考將隨時(shí)

通知收閱，借書(shū)人不得拒絕。附《圖書(shū)登記冊(cè)》

3.一般情況下，圖書(shū)只得在司內(nèi)閱讀，借書(shū)冊(cè)數(shù)以三冊(cè)為限，借書(shū)期限不得超出過(guò)

二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。

4.對(duì)圖書(shū)有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。

圖書(shū)管理流程

書(shū)

圖

占

清

八

報(bào)

告

責(zé)任人：文員

監(jiān)督人：行政主管

（二）專業(yè)資料

1.資料分類：

1.1公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問(wèn)業(yè)理論等文件正本

及復(fù)印件；

1.2公司由政府主管部門購(gòu)買的政策法規(guī)；

L3公司各類剪報(bào)；

1.4公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料

2.公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外

3.特殊情況需復(fù)印者，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)批準(zhǔn)

資料管理流程

（三）客戶檔案

1.客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域

2.客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問(wèn)服務(wù)過(guò)程中制作的各類文件、文

本

3.客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外

4.特殊情況需復(fù)印時(shí)，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)報(bào)批

5.服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任

客戶檔案管理流程

（四）辦公文檔

1.行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理

2.行政人員辦公文檔設(shè):

工作計(jì)劃與報(bào)告

司內(nèi)行政

3.業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè):

工作計(jì)劃與報(bào)告

司內(nèi)行政

拓展資料

談項(xiàng)目A、B、C

執(zhí)行項(xiàng)目A、B、C

九訪客接待

1.來(lái)本公司之賓客由秘書(shū)負(fù)責(zé)接待。

2.接待來(lái)訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。

3.秘書(shū)做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來(lái)意、有否約定等事項(xiàng)

并向有關(guān)主管匯報(bào)。

責(zé)任人：總臺(tái)、秘書(shū)、文員

監(jiān)督人：各級(jí)主管

十辦公用品

（一）文具

1.行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購(gòu)與領(lǐng)用登記

2.行政部須特別注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及

文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行

（二）茶、水

1.行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購(gòu)與使用登記

2.定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時(shí)購(gòu)買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序

3.公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動(dòng)時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)了解情況，備足茶、水、杯用品，

以保證活動(dòng)的正常進(jìn)行

十一采購(gòu)

1.公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度

的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購(gòu)置。

2.辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。

3.行政部須對(duì)固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)

商。

4.公司各業(yè)務(wù)部門將需要購(gòu)置的固定資產(chǎn)以申請(qǐng)單形式上報(bào)行政管理部，經(jīng)批準(zhǔn)后，

由行政管理部對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、比

較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政管理部下達(dá)采購(gòu)指令，予以履行

同供應(yīng)商進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、談判及草擬合同條款，最后確定采購(gòu)價(jià)格及合同條

款，委任采購(gòu)人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門備案。

十二固定資產(chǎn)管理

1.行政管理部對(duì)公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊(cè)

2.固定資產(chǎn)因價(jià)值減損擬報(bào)廢或閑置而無(wú)再使用價(jià)值者，由使用部門或管理部填制

“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”一式二聯(lián)，注明申請(qǐng)單位、日期、財(cái)產(chǎn)編號(hào)、名稱、數(shù)

量、購(gòu)入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財(cái)物部填入購(gòu)買金

額、累計(jì)折舊、殘值后，依核決權(quán)限送呈簽核。

3.“固定資產(chǎn)申請(qǐng)單”一式二聯(lián)，經(jīng)核準(zhǔn)后，由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財(cái)務(wù)

部；第二聯(lián)送行政管理部。

4.財(cái)務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報(bào)廢或遺失時(shí)，應(yīng)備有報(bào)廢或損

失清單及有關(guān)機(jī)關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財(cái)產(chǎn)目錄。如為出售則

暫時(shí)存檔。

5.行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)，并將處分日

期、處分原因、處分金額（出售時(shí)填）填入“財(cái)產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)

處分申請(qǐng)單”存檔。

6.固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報(bào)案辦理。

十三物業(yè)

1.行政管理部負(fù)責(zé)公司辦公室的各項(xiàng)物業(yè)管理

2.負(fù)責(zé)與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜

3.負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理

4.負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的清掃保潔

5.負(fù)責(zé)辦公室的鑰匙管理

十四公司福利

1.公司員工之福利事項(xiàng)由管理部執(zhí)掌。

2.公司員工遇有生日、婚假等喜慶時(shí)日，行政管理部得以公司名義安排祝賀。

3.行政管理部主管參與福利基金管理及各項(xiàng)獎(jiǎng)金分配之討論。

4.公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟(jì)困難，得向行政管理部申請(qǐng)補(bǔ)助或救濟(jì)。

5.辦理補(bǔ)助程序如下：由申請(qǐng)人填具申請(qǐng)書(shū)并經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后呈報(bào)行政管理部，并

經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會(huì)財(cái)務(wù)部支付。

十五午餐

第三章業(yè)務(wù)支持

一公司主頁(yè)

1.行政管理部負(fù)責(zé)公司主頁(yè)的租賃、制作和宣傳事宜

2.企劃部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)主頁(yè)內(nèi)容的組織、策劃和更改

3.行政部根據(jù)經(jīng)確認(rèn)的主頁(yè)內(nèi)容，進(jìn)行下載、修改及上傳的技術(shù)處理

4.行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁(yè)宣傳事宜

5.行政部負(fù)責(zé)主頁(yè)反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)和報(bào)告事宜

二商業(yè)秘密保護(hù)制度

（一）目的

保護(hù)公司與客戶的商業(yè)秘密，維護(hù)公司的安全與利益。

（二）使用范圍

本規(guī)則適用于****公司全體員工。

（三）定義

1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，并經(jīng)公

司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。

其中：

?不為公眾所知悉，系指該信息不能通過(guò)公開(kāi)渠道（如：報(bào)紙、新聞、出版物等）由外

界直接獲取；

?能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶

來(lái)現(xiàn)實(shí)的或者潛在的經(jīng)濟(jì)利益或競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；

?經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識(shí)、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)

議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實(shí)施。

2、前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息，包括：

（1）公司管理、財(cái)務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制度文本內(nèi)容及方法：

（2）公司顧問(wèn)服務(wù)的內(nèi)容與方法.

（3）公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法；

（4）公司客戶名冊(cè)；

（5）公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與營(yíng)銷策略；

（6）招投標(biāo)的規(guī)劃與標(biāo)底；

（7）客戶資料；

（8）上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息，符合本條第一款所述之定義的，認(rèn)定為公

司商業(yè)秘密。

3、公司商業(yè)秘密的來(lái)源：

（1）公司自行制作并符合所述定義者；

（2）公司以外第三方制作并符合所述定義者；

（3）公司與第三方合作制作并符合所述定義者。

4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的：

（1）工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄

件）；

（2）公司《文件檔案管理制度》規(guī)定的各類秘密文件、資料等。

（四）保護(hù)原則

保護(hù)商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級(jí)管理、既確保商業(yè)秘密之安全性乂便利于

各項(xiàng)工作的原則。

（五）責(zé)任部門與人員

1由行政管理部與法律顧問(wèn)協(xié)同負(fù)責(zé)公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。

2公司全體員工負(fù)有保護(hù)商業(yè)秘密的責(zé)任和義務(wù)。

（六）保護(hù)措施

1.在《****公司勞動(dòng)合同》中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護(hù)條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)

定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定的義務(wù)。

2.公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對(duì)特定事項(xiàng)的保密承諾書(shū)。

3.行政部對(duì)電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專

人控管：同時(shí)公司與密碼控管人簽定保密責(zé)任協(xié)議書(shū)。

4.行政部對(duì)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴(yán)格的使用登記管理流程。

5.行政部建立嚴(yán)格的管理流程對(duì)公司發(fā)文進(jìn)行管理。

6.行政部負(fù)責(zé)根據(jù)《文件檔案管理制度》進(jìn)行對(duì)各類載體設(shè)置瞥示標(biāo)識(shí)的工作。警示

標(biāo)識(shí)包括：密級(jí)標(biāo)識(shí)、字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。

（七）泄密應(yīng)急

1.員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時(shí)，均有義務(wù)報(bào)告主管部門立即采取防范措施；

2.公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當(dāng)事人均有義務(wù)立即報(bào)告主管部門即采取補(bǔ)救措

施；

（八）泄密責(zé)任追究

1.當(dāng)公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任；

2.根據(jù)情況，公司同時(shí)可追究主管部門和人員的連帶責(zé)任。

（九）培訓(xùn)

行政管理部組織對(duì)公司全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。

三文件檔案管理制度

（一）意義

（-）文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存臧（硬盤存藏、磁盤存

藏）形式。

1.公司法律文件：公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、

銀行稅務(wù)登記等

2.公司董事會(huì)文件：董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等

3.公司管理制度：公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

4.公司財(cái)務(wù)資料：各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資：人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記

錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃：客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)

絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

7.公司客戶名冊(cè)：客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及

記錄等

8.公司業(yè)務(wù)文件：公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資

料、報(bào)價(jià)體系等

9.公司客戶服務(wù)文件：服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析

底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案：已結(jié)案客戶的完整檔案，包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方

案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料：公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方

法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公

司各類剪報(bào)等

12.公司圖書(shū)、雜志：公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志

13.公司日常行政文件：日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料：公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等

四公共關(guān)系

1.英達(dá)仕投資管理顧問(wèn)有限公司的對(duì)外公共關(guān)系工作包括：公司與客戶、股東、媒體

及政府機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系。附《客戶溝通登記表》

2.公共關(guān)系主要體現(xiàn)在各部門開(kāi)辦及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行所需的對(duì)外事務(wù)性及手續(xù)中建

立的長(zhǎng)期、友好的關(guān)系。

3.對(duì)外建立必要的咨詢、顧問(wèn)關(guān)系；必要的外界溝通、聯(lián)絡(luò)。維護(hù)英達(dá)仕公司的利益

和聲譽(yù)；積極服務(wù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展；保障外界關(guān)系的渠道暢通，最大限度

的節(jié)省開(kāi)支是對(duì)外公共關(guān)系工作的原則。

4.一切因工作關(guān)系建立的對(duì)外溝通渠道屬英達(dá)仕所有，由本公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)人向行政管

理部報(bào)送有關(guān)工作單位、職務(wù)、通訊地址電話，與本公司的關(guān)系及聯(lián)絡(luò)等資料，各

部門的公共關(guān)系必須無(wú)條件用于公司工作的開(kāi)展，各部門均有義務(wù)積極協(xié)助行政管

理部建立暢通的對(duì)外渠道。附《客戶意見(jiàn)反饋表》

五廣告宣傳

1.廣告是極其重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)。廣告費(fèi)用是公司營(yíng)運(yùn)成本控制和擴(kuò)展市場(chǎng)的重要

環(huán)節(jié)。

2.行政管理部門根據(jù)公司服務(wù)的定位特點(diǎn)，對(duì)廣告策劃方案進(jìn)行審查、審批，確保廣

告的效益。

3.廣告費(fèi)用使用的強(qiáng)度、媒體或提出的責(zé)任人為公司業(yè)務(wù)部門，它的使用分配須經(jīng)過(guò)

行政管理部和總經(jīng)理的審批。

4.財(cái)務(wù)部是廣告費(fèi)用支付執(zhí)行的審查者和把關(guān)部門，它依據(jù)批準(zhǔn)的廣告方案、廣告計(jì)

戈lj、廣告費(fèi)用來(lái)審查費(fèi)用支出的合理性。

5.公司可根據(jù)目前實(shí)際的經(jīng)營(yíng)狀況，每季度可以申請(qǐng)廣告費(fèi)額度，在申請(qǐng)報(bào)告中需包

括廣告計(jì)劃、費(fèi)用金額以及使用方式和時(shí)間，其基本格式由各業(yè)務(wù)部門提供

1.如業(yè)務(wù)情況不理想，公司可中止廣告以節(jié)省費(fèi)用，原申請(qǐng)額度自動(dòng)作廢，行政管理

部以文字形式通知財(cái)務(wù)部。

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行政管理制度

第一章總則

第一條目的：適應(yīng)公司管理需要，規(guī)范行政管理行為。

第二條本制度規(guī)定了行政事務(wù)活動(dòng)中公文管理、會(huì)議、接待、辦公用品、后勤保

障、檔案、保密、車輛管理等的工作程序與行為規(guī)范。

第二章公文管理

第三條管理部是公司文件處理的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司文件的管理工作，并指導(dǎo)各

部門文件處理工作。

第一節(jié)公文擬制

第四條公司文件由公司領(lǐng)導(dǎo)親自擬制或由管理部根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)決策和意圖擬制。

部門文件由部門自行擬制。

第五條文件擬制的基本要求：

1準(zhǔn)確反映公司決策和領(lǐng)導(dǎo)意圖。

2觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文字練達(dá)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用恰當(dāng)，

人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。

3合理使用文種。

4聯(lián)合行文，要征求各聯(lián)合部門的意見(jiàn)或由各聯(lián)名部門共同起草。

第六條管理部對(duì)文件印制質(zhì)量、行文的文種與格式負(fù)責(zé)。

第七條擬稿人負(fù)責(zé)校核文件。對(duì)外文件由管理部負(fù)責(zé)審核。文件校核主要有以下

幾方面內(nèi)容：

1是否確需行文。

2內(nèi)容是否符合公司決策及有關(guān)的規(guī)章和規(guī)程，是否同已發(fā)布的相關(guān)文件相銜接。

3提出的措施和辦法是否符合實(shí)際，切實(shí)可行。

4內(nèi)容涉及的部門是否經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)、會(huì)簽，意見(jiàn)是否一致。

5文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要、條理清楚、語(yǔ)法規(guī)范，打印有無(wú)錯(cuò)誤。

6文件格式是否符合要求，文種的選擇是否適當(dāng)，編號(hào)是否正確，發(fā)布范圍是

否合理。

第二節(jié)文件審批、發(fā)放

第八條文件發(fā)文前均應(yīng)送相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，明確發(fā)文范圍。文稿一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審

批，一般不得再行修改。如確需修改的，需報(bào)經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。領(lǐng)導(dǎo)審批稿件應(yīng)

歸檔保存，以備查閱。

第九條根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)工作職責(zé)分工，文件審批權(quán)限為：

1一般日常生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)事務(wù)的文件，由總經(jīng)理簽發(fā)；部門文件由管理部復(fù)核后發(fā)

放；

2凡政策性強(qiáng)、涉及的問(wèn)題比較敏感，涉及到公司內(nèi)部重大政策的財(cái)務(wù)、預(yù)算、

計(jì)劃、人事任免（依據(jù)干部任免權(quán)限）、機(jī)構(gòu)設(shè)置及編制、經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議以及以

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公司名義發(fā)布、上報(bào)的等方面的文件，由總經(jīng)理審批；

3凡公司的重大決策、重大項(xiàng)目、重要人事（部門經(jīng)理及以上）調(diào)整等，對(duì)公司

產(chǎn)生重大影響的文件，送總經(jīng)理審閱后，還需呈公司董事長(zhǎng)簽發(fā)。

第十條管理部在繕印文件時(shí)，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)審批的范圍份數(shù)進(jìn)行印制，做到迅速準(zhǔn)

確、字樣清晰、裝訂整齊、符合格式。校對(duì)人對(duì)復(fù)印的稿件負(fù)責(zé)。秘密文件的印

刷、校對(duì)按保密制度指定專人進(jìn)行。

第十一條發(fā)文要登記，填寫發(fā)文登記表。公司行文統(tǒng)一編號(hào)為：

公司正式文件****文［2003］第xx號(hào)

公司會(huì)議紀(jì)要****會(huì)議紀(jì)要（xx）號(hào)

密級(jí)文件應(yīng)在文件首頁(yè)右上角標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)。

第十二條收文應(yīng)記錄，并做好分類管理、傳閱、保存工作。員工調(diào)離時(shí)應(yīng)辦理文

件移交手續(xù)。

第十三條公司外來(lái)文件應(yīng)由管理部負(fù)責(zé)登記、擬辦、送領(lǐng)導(dǎo)批辦。領(lǐng)導(dǎo)批辦的文

件事項(xiàng)由指定部門落實(shí)，管理部督辦并匯報(bào)。

第十四條領(lǐng)導(dǎo)批辦文件時(shí)應(yīng)具體明確：傳閱層次、辦理要求、完成時(shí)間、辦理部

門，防止批辦的工作因含糊而未及時(shí)落實(shí)。

第十五條承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批辦的工作任務(wù)，凡屬本部門職權(quán)

范圍內(nèi)的事項(xiàng)，應(yīng)直接予以解決；涉及其它部門業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，主辦部門要主動(dòng)會(huì)同

有關(guān)部門辦理；須報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的重要事項(xiàng)，應(yīng)由主辦部門提出處理意見(jiàn)，如

涉及其它部門時(shí)應(yīng)協(xié)商并取得一致意見(jiàn)，然后送請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。辦理完畢，通知

管理部核驗(yàn)，文件移交管理部保存歸檔。

第十六條利用傳真系統(tǒng)傳送文件時(shí)，必須確認(rèn)文件的實(shí)收情況。凡需存檔或送請(qǐng)

領(lǐng)導(dǎo)批示的傳真件

應(yīng)復(fù)制后再行處理，以利長(zhǎng)期保存。

第三章印章管理

第十七條管理部負(fù)責(zé)公司所有印章的管理工作，應(yīng)建立印章管理臺(tái)帳，對(duì)用印

情況進(jìn)行督導(dǎo)。公司各類印章均指定專人進(jìn)行保管，暫定下列印章和相應(yīng)保管人：

1.公司行政章、合同專用章由管理部經(jīng)理保管。

2.公司財(cái)務(wù)專用章和法人代表章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人保管。

3.發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部出納保管。

第十八條印章保管人必須認(rèn)真履行用印登記制度，注明用印人姓名、用印事由

（內(nèi)容）、用印日期、領(lǐng)導(dǎo)簽字、借印歸還日期等主要事項(xiàng)。

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第十九條凡以公司名義制發(fā)的文件，須有總經(jīng)理簽發(fā)的文稿，方予用印。文件

用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。如發(fā)現(xiàn)文件不符合要求，監(jiān)

印人有責(zé)任向有關(guān)人員提出意見(jiàn)，經(jīng)修正，送總經(jīng)理簽字后，方予用印并填寫用印

登記，

第二十條合同（協(xié)議）的用印應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，方可加蓋我司合同專用

章，并將公司領(lǐng)導(dǎo)的批示連同已蓋章的合同（協(xié)議）的原件和復(fù)印件一起存檔；并

要求合同內(nèi)容完整，經(jīng)辦人簽字。

第二十一條公司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時(shí)必須經(jīng)公司總經(jīng)

理以上領(lǐng)導(dǎo)審批。

第二十二條借用公司印章外出辦事必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽批，并按所規(guī)定的時(shí)限

交還。

第二十三條對(duì)于私自使用印章或借出印章后使用超出簽批范圍的，要根據(jù)情節(jié)

輕重予以處理。

第二十四條印章保管人所屬部門經(jīng)理對(duì)印章保管人運(yùn)用印章負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，并

相應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

第二十五條各部門如需使用印章，應(yīng)向管理部申請(qǐng)刻制。如因部門變動(dòng)停止使

用時(shí)，應(yīng)將原印章交管理部封存或銷毀。

第四章會(huì)議與接待

第二十六條管理部負(fù)責(zé)公司及副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)主持召開(kāi)的各種會(huì)議的組織和服

務(wù)工作。

第二十七條準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，掌握會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、要求出

席人員、與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)備的材料等，及時(shí)通知到位，必要時(shí)留二通知記錄。

第二十八條會(huì)議期間，根據(jù)不同層次的會(huì)議要求，提供相應(yīng)的會(huì)議服務(wù)：會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)

備與布置、會(huì)議記錄、茶水供應(yīng)、通訊服務(wù)、滿足領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)需求、與會(huì)者生活安排

等。

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第二十九條會(huì)后清理會(huì)場(chǎng)，打掃衛(wèi)生，編制會(huì)議紀(jì)要等。

第三十條公司來(lái)客通常由管理部負(fù)責(zé)接待。接待人員應(yīng)熱情大方，遵守員工文明

禮儀規(guī)范，維護(hù)公

司形象和利益；并根據(jù)來(lái)訪意圖正確及時(shí)引導(dǎo)來(lái)客與相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)。

第三十一條公司重要客人應(yīng)安排好會(huì)客地點(diǎn)，供應(yīng)茶水，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖安排

好生活。

第五章辦公用品管理

第三十二條辦公用品由管理部負(fù)責(zé)管理。

第三十三條辦公用品使用由需用部門造采購(gòu)計(jì)劃，管理部審核后報(bào)總經(jīng)理審

批。管理部負(fù)責(zé)采購(gòu)。

第三十四條單價(jià)2000元以上、使用年限二年以上的物品或單價(jià)2000元以上生

產(chǎn)線上使用的物品為公司固定資產(chǎn)類，管理部驗(yàn)收入庫(kù)，經(jīng)財(cái)務(wù)部做固定資產(chǎn)登記

后，方可報(bào)銷沖帳。

第三十五條單價(jià)2000元以下的物品為耐用低值易耗品。購(gòu)入各類耐用低值易

耗品，管理部做好耐用低值易耗品登記后，方可報(bào)銷沖帳。

第三十六條耗材（包括各類紙張、筆芯、墨水、涂改液等等）按計(jì)劃購(gòu)買管理部

驗(yàn)收入庫(kù)后方可報(bào)銷沖帳。

第三十七條管理部應(yīng)逐步建立辦公用品耗用量標(biāo)準(zhǔn)，做到有計(jì)劃、有臺(tái)帳、有

控制、有考核。

第六章檔案管理

第一節(jié)總則

第三十八條為對(duì)公司的文件檔案實(shí)行規(guī)范化管理，提高存檔文件材料的質(zhì)量，

方便查尋和參閱，特制訂本規(guī)定。

第三十九條本規(guī)定所指之文件檔案，為公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的以文件資料、

電報(bào)、傳真、書(shū)信、圖表、簿冊(cè)、像片、錄音帶、錄相帶、電腦盤片等載體記載的

各種有價(jià)值的記錄資料。

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第二節(jié)文件資料的歸檔

第四十條凡與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)拓展活動(dòng)相關(guān)的，具有查考、利用價(jià)值的文件

材料均應(yīng)列入歸檔文件的范圍C

第四十一條對(duì)擬歸檔的文件資料，在歸檔之前，應(yīng)根據(jù)該文件的時(shí)間、內(nèi)容、形式

和簽發(fā)部門，進(jìn)行準(zhǔn)確分類。

第四十二條為了方便查尋，對(duì)已經(jīng)分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的

《卷內(nèi)文件目錄》和《案卷目錄》。機(jī)密文件另類歸檔。

第四十三條對(duì)同一卷內(nèi)的文件的排列要遵循如下原則：

1保持聯(lián)系，便于查找；

2按重要程度或形成時(shí)間排列；

3批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；

4正件在前，附件在后；

5正本在前，定稿在后；

6轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

檢查工作形成的調(diào)查報(bào)告等結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

第四十四條歸檔的文件原則上要求為原件，并要求字跡清楚、無(wú)污損或殘缺，特

殊情況只能存復(fù)制件或殘損件的,要在目錄的備注檔內(nèi)注明原由。為使入卷的文件

整齊、美觀、方便查閱，文件的簽發(fā)件和印發(fā)件可分開(kāi)存放。

第四十五條歸檔資料應(yīng)包括下列內(nèi)