2024年人事檔案管理制度（二篇）

第11頁共11頁2024年人事檔案管理制度檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密原則。第十七條人事檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，實施定期檢查核對機制，以確保檔案的完整性與準(zhǔn)確性。第十八條人事檔案的存放需配置專用設(shè)備，嚴(yán)禁與其他檔案混合存放，以保障其獨立性。第十九條人事檔案的存放環(huán)境應(yīng)滿足安全、保密、防火、防潮、防盜等多重要求，確保檔案的安全無虞。第二十條嚴(yán)禁任何個人擅自將人事檔案材料攜帶至公共場合，以維護檔案信息的私密性。六、考核辦法第二十一條針對以下情形，將依據(jù)情節(jié)輕重，對所在公司、部門的人事負(fù)責(zé)人進行績效獎金的扣減，具體金額為____元/次：（一）人事檔案不完整；（二）檔案交接不清晰導(dǎo)致員工檔案遺失；（三）違反人事檔案保密制度；（四）未經(jīng)正當(dāng)手續(xù)擅自將人事檔案帶出保管場所；（五）不按規(guī)定程序銷毀人事檔案。公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為實現(xiàn)對員工人事檔案的有效管理，保守機密，維護檔案完整性，防止材料損壞，并確保檔案資料的高效、有序利用，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1.員工入職檔案：包括個人簡歷、入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議等。2.員工培訓(xùn)檔案：涵蓋培訓(xùn)通知、總結(jié)報告或考評結(jié)果、審批表、外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、培訓(xùn)統(tǒng)計表等。3.績效管理檔案：按月整理員工績效考核相關(guān)資料。4.員工離職檔案：涉及員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系、死亡等情形的相關(guān)資料。三、檔案相關(guān)規(guī)定1.基礎(chǔ)管理原則：分類明確、歸檔及時、排列有序、層次清晰、整理規(guī)范。真實性核查：員工入職前，人力資源部需對人事檔案的真實性、有效性進行核查，發(fā)現(xiàn)虛假可不予錄用或解聘。歸檔與編號：按入職時間分類歸檔，區(qū)分在職與離職人員，及時登記于《入職/離職員工人事檔案登記》，并編號保存，原則上永久保存。資料更新：員工基本信息變動時，應(yīng)及時提交相關(guān)復(fù)印件歸檔，原件需現(xiàn)場查驗。檔案調(diào)閱：員工調(diào)動或錄用前需調(diào)閱檔案，并在報到前完成檔案登記。材料收集與整理：及時收集、整理員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲等材料，確保檔案完整。歸檔材料需真實、文字清晰、手續(xù)完備，并經(jīng)審批蓋章及本人簽字后歸檔。離職檔案管理：每月清查離職檔案，另行存檔，保存期限原則上為三年（高管及核心人員延長至____年）。環(huán)境管理：保持檔案管理環(huán)境清潔、整潔。編號與電子目錄：檔案應(yīng)分類編號存放，防止重名重姓交叉，并制作電子目錄便于查閱。2.檔案的查、借閱保密與非保密檔案：保密檔案僅限檔案室閱覽，非保密檔案因工作需要可申請查、借閱，需填寫《查、借閱人事檔案單》并經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)。跨部門與級別限制：一般不得垮部門查、借閱，下級員工不得查、借閱上級員工檔案。公司級領(lǐng)導(dǎo)及行政人力資源部可直接查、借閱。歸還與登記：借閱檔案需在三天內(nèi)歸還（特殊情況可延長），逾期、損壞、私自復(fù)印、遺失者將依規(guī)處理。人力資源部需做好查、借閱登記。3.查、借閱檔案注意事項嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。未經(jīng)允許，不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，工作需要取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。查、借閱者需保守檔案內(nèi)容秘密，違規(guī)者將視情節(jié)輕重予以懲處。4.檔案的銷毀未經(jīng)同意，任何個人和部門不得銷毀員工檔案資料。到期檔案由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀，并做好登記歸檔工作，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部負(fù)責(zé)實施，其修訂與廢止亦遵循相同程序。2024年人事檔案管理制度（二）保管與利用密不可分，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的重要前提和堅實保障。第二條人事檔案管理制度的核心要素該制度旨在全面構(gòu)建人事檔案管理的規(guī)范體系，其核心內(nèi)容包括五個關(guān)鍵部分：材料歸檔、檢查核對、轉(zhuǎn)遞流程、保衛(wèi)保密措施及統(tǒng)計管理。第三條材料歸檔流程新生成的檔案材料需即時歸檔，具體流程如下：對材料進行嚴(yán)格鑒別，確保其符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)；依據(jù)材料的性質(zhì)與內(nèi)容，明確其歸檔的具體位置；隨后，在檔案目錄中補充登記材料名稱及相關(guān)信息；最后，將新材料妥善置入檔案之中。第四條檢查核對機制檢查與核對是維護人事檔案完整性與安全性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。此過程不僅涉及對檔案材料本身的細(xì)致檢查，如霉變、蟲蛀等情況，還涵蓋對檔案保管環(huán)境的全面審視，如庫房門窗的完好程度及存放秩序等。此類檢查應(yīng)定期執(zhí)行，并在突發(fā)事件、檔案疑問或發(fā)現(xiàn)損害等特定情況下進行即時核查。第五條轉(zhuǎn)遞制度規(guī)范轉(zhuǎn)遞制度專注于檔案轉(zhuǎn)移投遞的規(guī)范化管理。通常，檔案轉(zhuǎn)遞源于工作調(diào)動等原因，其程序包括：取出待轉(zhuǎn)檔案、在目錄上注明注銷原因、按發(fā)文要求完成包裝與密封。在轉(zhuǎn)遞過程中，必須嚴(yán)格遵守保密原則，通過機要渠道進行轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個人攜帶。收檔單位在核對無誤后，應(yīng)簽署回執(zhí)并及時退回。第六條保衛(wèi)保密措施為確保人事檔案的安全與保密，特制定以下措施：一、設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案保管，并配備必要的存檔設(shè)備；二、庫房內(nèi)配備防火、防潮器材，確保環(huán)境安全；三、保持庫房與檔案柜的整潔，嚴(yán)禁存放無關(guān)物品；四、禁止擅自將檔案材料帶至公共場合；五、限制無關(guān)人員進入庫房，并嚴(yán)禁吸煙；六、離開庫房時，確保關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門。第七條統(tǒng)計制度概覽統(tǒng)計制度旨在全面掌握人事檔案的各項情況，其統(tǒng)計內(nèi)容涵蓋檔案數(shù)量、材料收集補充情況、整理狀況、保管情況、利用情況、庫房設(shè)備狀況以及檔案工作人員信息等多個方面。注：本制度所提及的“檔案”特指員工入職后建立的個人檔案。公司僅對此類檔案負(fù)責(zé)，員工的其他人事檔案需由個人自行管理。對于需公司代管檔案的員工，其檔案資料將統(tǒng)一報送至大慶市人才中心進行保管，相關(guān)費用由員工自行承擔(dān)。第八條人事檔案管理的基本分類與內(nèi)容一、一級檔案（原始材料）：包括求職登記表、面試評價表、員工錄用審批單、錄用通知書、薪酬說明書、個人簡歷、身份證明文件及照片、無違紀(jì)證明等，以及學(xué)歷、學(xué)位、技術(shù)職稱、榮譽證書等復(fù)印件。二、二級檔案（在職材料）：涵蓋員工基本檔案、勞動合同、保險材料、崗位異動申請書、薪酬調(diào)整審批表及獎罰記錄等。三、三級檔案（離職資料）：主要包括辭職申請表/辭退通知書及工作交接結(jié)算單等。第九條人事檔案管理辦法一、設(shè)立檔案柜：以便于檔案的調(diào)取、管理、查閱指導(dǎo)及監(jiān)督，同時防范泄密與丟失風(fēng)險。二、借出使用：借出庫房需滿足特定條件，如公司領(lǐng)導(dǎo)查閱需求或公安、其他部門的特殊借用需求。外借期限有明確限制，逾期未還者將依據(jù)《保密制度》相關(guān)規(guī)定進行處罰。三、出具證明材料：根據(jù)實際需求，可提供由人事檔案部門出具的證明材料或復(fù)制件，通常用于入