信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師第四版第8章項(xiàng)目整合管理

信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師第四版第8章項(xiàng)目整合管理自1987年以來，PMBOK一直是基于過程的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)的重要代表，項(xiàng)目管理從業(yè)者一直堅(jiān)持基于過程的項(xiàng)目管理方法。隨著信息技術(shù)和項(xiàng)目管理的快速發(fā)展，單獨(dú)的基于過程的項(xiàng)目管理思想已經(jīng)無法反映業(yè)務(wù)及項(xiàng)目管理的需要。從2021年開始，第7版PMBOK采用了基于原則的標(biāo)準(zhǔn)，其中包含了12個(gè)項(xiàng)目管理基本原則，這些基本原則為有效的項(xiàng)目管理提供支持，并更多地關(guān)注項(xiàng)目的預(yù)期成果。然而，很多項(xiàng)目管理從業(yè)人員認(rèn)為過去基于過程的方法依然非常有用，在指導(dǎo)項(xiàng)目管理能力、調(diào)整方法論并評(píng)估項(xiàng)目管理能力方面起到非常重要的作用，因此，基于過程的方法是項(xiàng)目管理的基石。人們今天在關(guān)注項(xiàng)目管理原則，關(guān)注實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目最終的價(jià)值交付的同時(shí)，依然離不開過程的方法，依然需要考慮10大項(xiàng)目管理知識(shí)領(lǐng)域的支撐。本書第8～17章從項(xiàng)目整合管理開始，詳細(xì)介紹了10大項(xiàng)目管理知識(shí)領(lǐng)域。項(xiàng)目整合管理包括識(shí)別、定義、組合、統(tǒng)一和協(xié)調(diào)項(xiàng)目管理過程組的各個(gè)過程和項(xiàng)目管理活動(dòng)。在項(xiàng)目管理中，整合管理兼具統(tǒng)一、合并、溝通和建立聯(lián)系的性質(zhì)，項(xiàng)目整合管理貫穿項(xiàng)目始終。項(xiàng)目整合管理的目標(biāo)包括：①資源分配；②平衡競爭性需求；③研究各種備選方法；④裁剪過程以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)；⑤管理各個(gè)項(xiàng)目管理知識(shí)領(lǐng)域之間的依賴關(guān)系。項(xiàng)目與項(xiàng)目管理本質(zhì)上具有整合性質(zhì)，例如，為應(yīng)急計(jì)劃制定成本估算時(shí)，就需要整合項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理和項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)領(lǐng)域中的相關(guān)過程。項(xiàng)目管理過程組的各個(gè)過程之間經(jīng)常反復(fù)發(fā)生聯(lián)系。例如，在項(xiàng)目早期，規(guī)劃過程組為執(zhí)行過程組提供書面的項(xiàng)目管理計(jì)劃；隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，規(guī)劃過程組還將根據(jù)變更情況，更新項(xiàng)目管理計(jì)劃。8.1管理基礎(chǔ)8.1.1執(zhí)行整合項(xiàng)目整合管理由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)整合所有其他知識(shí)領(lǐng)域的成果，并掌握項(xiàng)目總體情況。項(xiàng)目整合管理的責(zé)任不能被授權(quán)或轉(zhuǎn)移，項(xiàng)目經(jīng)理必須對(duì)整個(gè)項(xiàng)目承擔(dān)最終責(zé)任。整合是項(xiàng)目經(jīng)理的一項(xiàng)關(guān)鍵技能。執(zhí)行項(xiàng)目整合時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理承擔(dān)雙重角色：●組織層面上，項(xiàng)目經(jīng)理扮演重要角色，與項(xiàng)目發(fā)起人攜手合作，了解戰(zhàn)略目標(biāo)并確保項(xiàng)目目標(biāo)和成果與項(xiàng)目組合、項(xiàng)目集以及業(yè)務(wù)領(lǐng)域保持一致。項(xiàng)目經(jīng)理以這種方式有助于項(xiàng)目的整合與執(zhí)行?！裨陧?xiàng)目層面上，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)關(guān)注真正重要的事務(wù)并協(xié)同工作。為此，項(xiàng)目經(jīng)理需要整合過程、知識(shí)和人員。1.過程層面執(zhí)行整合項(xiàng)目管理過程中有些過程可能只發(fā)生一次(例如項(xiàng)目章程的初始創(chuàng)建),但很多過程在整個(gè)項(xiàng)目期間會(huì)相互重疊并重復(fù)發(fā)生多次。這種重疊和多次出現(xiàn)的過程，比如需求變更，它會(huì)影響范圍、進(jìn)度或預(yù)算，并需要提出變更請求?？刂品秶^程和實(shí)施整體變更控制過程包括變更請求。在整個(gè)項(xiàng)目期間實(shí)施整體變更控制過程是為了整合變更請求。項(xiàng)目經(jīng)理如果無法整合相互作用的項(xiàng)目過程，那么實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的機(jī)會(huì)將會(huì)很小。2.認(rèn)知層面執(zhí)行整合管理項(xiàng)目有多種方法，項(xiàng)目經(jīng)理的人際關(guān)系技能和能力與其管理項(xiàng)目的方式緊密相關(guān)，方法的選擇通常取決于項(xiàng)目的具體特點(diǎn)，包括規(guī)模、項(xiàng)目或組織的復(fù)雜性，以及組織文化。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)盡量熟練掌握所有項(xiàng)目管理知識(shí)領(lǐng)域，幫助項(xiàng)目經(jīng)理將經(jīng)驗(yàn)、見解、領(lǐng)導(dǎo)力、技術(shù)以及商業(yè)管理技能運(yùn)用到項(xiàng)目管理中，并幫助項(xiàng)目經(jīng)理整合這些知識(shí)領(lǐng)域所涵蓋的過程，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的項(xiàng)目結(jié)果。3.背景層面執(zhí)行整合隨著新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，社交網(wǎng)絡(luò)、多元文化、虛擬團(tuán)隊(duì)和新的價(jià)值觀等的出現(xiàn)，組織和項(xiàng)目所處的環(huán)境發(fā)生了很大變化。在執(zhí)行并管理整合時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理需要意識(shí)到項(xiàng)目背景和這些新因素，決定如何在項(xiàng)目中最好地利用這些新環(huán)境因素，以獲得項(xiàng)目成功。例如，項(xiàng)目經(jīng)理在指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通規(guī)劃和知識(shí)管理時(shí)需要考慮新背景產(chǎn)生的影響，需要面臨涉及多個(gè)組織的、大規(guī)模、跨職能項(xiàng)目實(shí)施中的知識(shí)和人員。8.1.2整合的復(fù)雜性項(xiàng)目的復(fù)雜性來源于組織的系統(tǒng)行為、人類行為以及組織或環(huán)境中的不確定性。在項(xiàng)目整合之前，項(xiàng)目經(jīng)理需要考慮項(xiàng)目面臨的內(nèi)外部環(huán)境因素，檢查項(xiàng)目的特征或?qū)傩?。作為?xiàng)目的一種特征或?qū)傩?，?fù)雜性的含義：①包含多個(gè)部分；②不同部分之間存在一系列關(guān)聯(lián)；③不同部分之間的動(dòng)態(tài)交互作用；④這些交互作用所產(chǎn)生的行為遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于各部分簡單的相加(例如突發(fā)性行為)。項(xiàng)目經(jīng)理可以通過檢查項(xiàng)目的這些復(fù)雜性特征，幫助其在規(guī)劃、管理和控制項(xiàng)目時(shí)識(shí)別關(guān)鍵領(lǐng)域，確保完成整合。8.1.3管理新實(shí)踐項(xiàng)目整合管理知識(shí)領(lǐng)域要求整合所有其他知識(shí)領(lǐng)域的成果。與整合管理過程相關(guān)的新趨勢和新興實(shí)踐包括：●使用信息化工具：信息化工具用來收集、分析和使用信息，支持實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目效益。項(xiàng)目經(jīng)理需要整合大量的數(shù)據(jù)和信息，因此有必要使用項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)等相關(guān)的信息化工具?！袷褂每梢暬芾砉ぞ撸嚎梢暬芾砉ぞ呖梢酝ㄟ^可視化分析表等直觀形式獲取和監(jiān)督關(guān)鍵的項(xiàng)目要素。幫助整個(gè)團(tuán)隊(duì)直觀地看到項(xiàng)目的實(shí)時(shí)狀態(tài)，促進(jìn)知識(shí)轉(zhuǎn)移，并提高團(tuán)隊(duì)成員和其他干系人識(shí)別和解決問題的能力?！耥?xiàng)目知識(shí)管理：項(xiàng)目人員的流動(dòng)性和不穩(wěn)定性越來越高，項(xiàng)目知識(shí)管理可以將項(xiàng)目生命周期中積累的知識(shí)傳達(dá)給目標(biāo)受眾，防止知識(shí)流失?！耥?xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目以外的職責(zé)：項(xiàng)目處在內(nèi)外部環(huán)境中，項(xiàng)目經(jīng)理需要參與管理層和PMO負(fù)責(zé)的立項(xiàng)前、結(jié)項(xiàng)后的可行性研究與評(píng)估和效益管理，以便更好地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)以及交付項(xiàng)目價(jià)值。項(xiàng)目經(jīng)理也需要更全面地識(shí)別干系人，并引導(dǎo)他們參與項(xiàng)目，包括管理項(xiàng)目經(jīng)理與各職能部門、運(yùn)營部門和高級(jí)管理人員之間的接口。●混合型方法：經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)的新方法會(huì)不斷地融入項(xiàng)目管理中，例如采用敏捷或其他迭代的適應(yīng)型方法，為開展需求管理而采用商業(yè)分析技術(shù)，為分析項(xiàng)目復(fù)雜性而采用相關(guān)分析工具，以及為應(yīng)用項(xiàng)目成果而采用組織變革管理方法等。8.1.4項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目文件項(xiàng)目管理過程中，會(huì)使用并產(chǎn)生兩大類文件：一是項(xiàng)目管理計(jì)劃；二是項(xiàng)目文件。二者一般包含的內(nèi)容，如表8-1所示。表8-1項(xiàng)目管理計(jì)劃和項(xiàng)目文件8.2項(xiàng)目整合管理過程8.2.1過程概述項(xiàng)目整合管理過程包括：①制定項(xiàng)目章程：編寫一份正式批準(zhǔn)項(xiàng)目并授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目活動(dòng)中使用組織資源的文件。②制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃：定義、準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)項(xiàng)目計(jì)劃的所有組成部分，并把它們整合為一份綜合項(xiàng)目管理計(jì)劃。③指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作：為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行項(xiàng)目管理計(jì)劃中所確定的工作，并實(shí)施已批準(zhǔn)變更。④管理項(xiàng)目知識(shí)：使用現(xiàn)有知識(shí)并生成新知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，幫助組織學(xué)習(xí)。⑤監(jiān)控項(xiàng)目工作：跟蹤、審查和報(bào)告整體項(xiàng)目進(jìn)展，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的績效目標(biāo)。⑥實(shí)施整體變更控制：審查所有變更請求，批準(zhǔn)變更，管理可交付成果、組織過程資產(chǎn)、項(xiàng)目文件和項(xiàng)目管理計(jì)劃的變更，并對(duì)變更處理結(jié)果進(jìn)行溝通。⑦結(jié)束項(xiàng)目或階段：結(jié)束項(xiàng)目、階段或合同的所有活動(dòng)。在項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展中，以上各過程會(huì)相互交疊和相互作用。表8-2概括了項(xiàng)目整合管理的各個(gè)過程：表8-2項(xiàng)目整合管理過程8.2.2裁剪考慮因素因?yàn)槊總€(gè)項(xiàng)目都是獨(dú)特的，所以項(xiàng)目經(jīng)理可能根據(jù)需要裁剪項(xiàng)目整合管理過程：●項(xiàng)目生命周期：本項(xiàng)目合適的項(xiàng)目生命周期?項(xiàng)目生命周期應(yīng)包括哪些階段?●開發(fā)生命周期：對(duì)特定產(chǎn)品、服務(wù)或成果而言，什么是合適的開發(fā)生命周期和開發(fā)方法?預(yù)測型或適應(yīng)型方法是否適當(dāng)?如果使用適應(yīng)型方法，開發(fā)產(chǎn)品是該采用增量還是迭代的方式?混合型方法是否為最佳選擇?●管理方法：考慮到組織文化和項(xiàng)目的復(fù)雜性，哪種管理過程最有效?●知識(shí)管理：在項(xiàng)目中如何管理知識(shí)以營造合作的工作氛圍?●變更：在項(xiàng)目中如何管理變更?●治理：有哪些監(jiān)控機(jī)構(gòu)、委員會(huì)和其他干系人該參與項(xiàng)目治理?對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告的要求是什么?●經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：在項(xiàng)目期間及項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，應(yīng)收集哪些信息?歷史信息和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)是否適用于未來的項(xiàng)目?●效益：應(yīng)該在何時(shí)以何種方式報(bào)告效益，是在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)還是在每次迭代或階段結(jié)束時(shí)?8.2.3敏捷與適應(yīng)方法在敏捷或適應(yīng)型環(huán)境中，采用敏捷或適應(yīng)型方法能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理將決策權(quán)下放，團(tuán)隊(duì)成員可以自行決定并控制具體產(chǎn)品的規(guī)劃和交付，而項(xiàng)目經(jīng)理則重點(diǎn)關(guān)注營造合作型的決策氛圍，并確保團(tuán)隊(duì)有能力應(yīng)對(duì)變更，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員以相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业纳矸輩⑴c整合管理。如果團(tuán)隊(duì)成員具備廣泛的技能基礎(chǔ)而不局限于某個(gè)狹窄的專業(yè)領(lǐng)域，那么這種合作型方法就會(huì)更加有效。8.3制定項(xiàng)目章程制定項(xiàng)目章程是編寫一份正式批準(zhǔn)項(xiàng)目并授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目活動(dòng)中使用組織資源的文件的過程。本過程的主要作用：①明確項(xiàng)目與組織戰(zhàn)略目標(biāo)之間的直接聯(lián)系；②確立項(xiàng)目的正式地位；③展示組織對(duì)項(xiàng)目的承諾。本過程僅開展一次或僅在項(xiàng)目的預(yù)定義時(shí)開展。制定項(xiàng)目章程過程的數(shù)據(jù)流向如圖8-1所示。圖8-1制定項(xiàng)目章程過程的數(shù)據(jù)流向圖項(xiàng)目章程在項(xiàng)目執(zhí)行和項(xiàng)目需求之間建立了聯(lián)系。通過編制項(xiàng)目章程，來確認(rèn)項(xiàng)目是否符合組織戰(zhàn)略和日常運(yùn)營的需要。項(xiàng)目章程不能當(dāng)作合同，在執(zhí)行外部項(xiàng)目時(shí)，通常需要用正式的合同來達(dá)成合作協(xié)議，項(xiàng)目章程用于建立組織內(nèi)部的合作關(guān)系，確保正確交付合同內(nèi)容。項(xiàng)目章程授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行項(xiàng)目管理過程中的規(guī)劃、執(zhí)行和控制，同時(shí)還授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目活動(dòng)中使用組織資源，因此，應(yīng)在規(guī)劃開始之前任命項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理越早確認(rèn)并任命越好，最好在制定項(xiàng)目章程時(shí)就任命。項(xiàng)目章程可由發(fā)起人編制，也可由項(xiàng)目經(jīng)理與發(fā)起機(jī)構(gòu)合作編制。通過這種合作，項(xiàng)目經(jīng)理可以更好地了解項(xiàng)目的目的、目標(biāo)和預(yù)期收益，以便更有效地分配項(xiàng)目資源。項(xiàng)目章程一旦被批準(zhǔn)，就標(biāo)志著項(xiàng)目的正式啟動(dòng)。項(xiàng)目由項(xiàng)目以外的機(jī)構(gòu)來啟動(dòng)，例如發(fā)起人、項(xiàng)目集或項(xiàng)目管理辦公室(PMO)、項(xiàng)目組合治理委員會(huì)主席或其授權(quán)代表。項(xiàng)目啟動(dòng)者或發(fā)起人應(yīng)該具有一定的職權(quán)，能為項(xiàng)目獲取資金并提供資源。8.3.1輸入1.立項(xiàng)管理文件立項(xiàng)管理階段經(jīng)批準(zhǔn)的結(jié)果或相關(guān)的立項(xiàng)管理文件是用于制定項(xiàng)目章程的依據(jù)。立項(xiàng)管理從業(yè)務(wù)視角描述必要的信息，并且據(jù)此決定項(xiàng)目的期望結(jié)果是否值得所需投資。組織高層管理者通常使用立項(xiàng)管理文件作為決策依據(jù)。一般情況下立項(xiàng)管理包含商業(yè)需求和成本效益分析，論證項(xiàng)目的合理性并確定項(xiàng)目邊界。立項(xiàng)管理一般由市場需求、組織需要、客戶要求、技術(shù)進(jìn)步、法律要求、生態(tài)影響、社會(huì)需要等一個(gè)或多個(gè)因素引發(fā)。項(xiàng)目章程包含來源于立項(xiàng)管理文件中的相關(guān)項(xiàng)目信息。由于立項(xiàng)管理文件不是項(xiàng)目文件，項(xiàng)目經(jīng)理不可以對(duì)它們進(jìn)行更新或修改，只可以提出相關(guān)建議。雖然立項(xiàng)管理文件是在項(xiàng)目之前制定的，但需要定期審核。2.協(xié)議協(xié)議有多種形式，包括合同、諒解備忘錄(MOUs)、服務(wù)水平協(xié)議(SLA)、協(xié)議書、意向書、口頭協(xié)議或其他書面協(xié)議。為外部客戶做項(xiàng)目時(shí)，通常需要簽訂合同。3.事業(yè)環(huán)境因素能夠影響制定項(xiàng)目章程過程的事業(yè)環(huán)境因素主要包括：政府或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)和工藝標(biāo)準(zhǔn));法律法規(guī)要求和相關(guān)制約因素；市場條件；組織文化和氛圍；組織治理框架(通過安排人員、制定政策和確定過程，以結(jié)構(gòu)化的方式實(shí)施控制、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)組織的戰(zhàn)略和目標(biāo));干系人的期望和風(fēng)險(xiǎn)臨界值等。4.組織過程資產(chǎn)能夠影響制定項(xiàng)目章程過程的組織過程資產(chǎn)主要包括：組織的標(biāo)準(zhǔn)政策、流程和程序；項(xiàng)目組合、項(xiàng)目集和項(xiàng)目的治理框架(用于提供指導(dǎo)和制定決策的治理職能和過程);監(jiān)督和報(bào)告的方法；模板(如項(xiàng)目章程模板);歷史信息與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫(如項(xiàng)目記錄與文件、關(guān)于以往項(xiàng)目選擇決策的結(jié)果及以往項(xiàng)目績效的信息)等。8.3.2工具與技術(shù)1.專家判斷專家判斷是指基于某應(yīng)用領(lǐng)域、知識(shí)領(lǐng)域、學(xué)科和行業(yè)等的專業(yè)知識(shí)而做出的、關(guān)于當(dāng)前活動(dòng)的合理判斷，這些專業(yè)知識(shí)可來自具有專業(yè)學(xué)歷、知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)或培訓(xùn)經(jīng)歷的任何小組或個(gè)人。制定項(xiàng)目章程過程中，應(yīng)征求具備如下領(lǐng)域相關(guān)專業(yè)知識(shí)或接受過相關(guān)培訓(xùn)的個(gè)人或小組的意見，涉及領(lǐng)域包括：組織戰(zhàn)略；效益管理；項(xiàng)目所在的行業(yè)以及項(xiàng)目關(guān)注的領(lǐng)域的技術(shù)知識(shí)；持續(xù)時(shí)間和預(yù)算的估算；風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別等領(lǐng)域。2.數(shù)據(jù)收集可用于制定項(xiàng)目章程過程的數(shù)據(jù)收集技術(shù)主要包括：●頭腦風(fēng)暴：用于在短時(shí)間內(nèi)獲得大量創(chuàng)意，適用于團(tuán)隊(duì)環(huán)境，需要引導(dǎo)者進(jìn)行引導(dǎo)。頭腦風(fēng)暴由兩個(gè)部分構(gòu)成：創(chuàng)意產(chǎn)生和創(chuàng)意分析。制定項(xiàng)目章程時(shí)可通過頭腦風(fēng)暴向干系人、主題專家和團(tuán)隊(duì)成員收集數(shù)據(jù)、解決方案或創(chuàng)意?！窠裹c(diǎn)小組：召集干系人和主題專家討論項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、成功標(biāo)準(zhǔn)和其他議題，比一對(duì)一訪談更有利于互動(dòng)交流?！裨L談：通過與干系人直接交談，了解高層級(jí)需求、假設(shè)條件、制約因素、審批標(biāo)準(zhǔn)以及其他信息。3.人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能制定項(xiàng)目章程需要的人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能主要包括：●沖突管理：有助于干系人就目標(biāo)、成功標(biāo)準(zhǔn)、高層級(jí)需求、項(xiàng)目描述、總體里程碑和其他內(nèi)容達(dá)成一致意見?！褚龑?dǎo)：有效引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)活動(dòng)成功達(dá)成決定、解決方案或結(jié)論。引導(dǎo)者確保參與者有效參與、互相理解并考慮所有意見，按既定決策流程全力支持得出的結(jié)論或結(jié)果，以及所達(dá)成的行動(dòng)計(jì)劃和協(xié)議隨后得到合理執(zhí)行?！駮?huì)議管理：包括準(zhǔn)備議程，確保邀請每個(gè)關(guān)鍵干系人代表，以及準(zhǔn)備和發(fā)送后續(xù)的會(huì)議紀(jì)要和行動(dòng)計(jì)劃。4.會(huì)議在制定項(xiàng)目章程過程中，與關(guān)鍵干系人舉行會(huì)議的目的是識(shí)別項(xiàng)目目標(biāo)、成功標(biāo)準(zhǔn)、主要可交付成果、高層級(jí)需求、總體里程碑和其他概述信息。8.3.3輸出1.項(xiàng)目章程項(xiàng)目章程記錄了關(guān)于項(xiàng)目和項(xiàng)目預(yù)期交付的產(chǎn)品、服務(wù)或成果的高層級(jí)信息：①項(xiàng)目目的；②可測量的項(xiàng)目目標(biāo)和相關(guān)的成功標(biāo)準(zhǔn)；③高層級(jí)需求、高層級(jí)項(xiàng)目描述、邊界定義以及主要可交付成果；④整體項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)；⑤總體里程碑進(jìn)度計(jì)劃；⑥預(yù)先批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)資源；⑦關(guān)鍵干系人名單；⑧項(xiàng)目審批要求(例如，評(píng)價(jià)項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)，由誰對(duì)項(xiàng)目成功下結(jié)論，由誰簽署項(xiàng)目結(jié)束);⑨項(xiàng)目退出標(biāo)準(zhǔn)(例如，在何種條件下才能關(guān)閉或取消項(xiàng)目或階段);⑩委派的項(xiàng)目經(jīng)理及其職責(zé)和職權(quán)；①發(fā)起人或其他批準(zhǔn)項(xiàng)目章程的人員的姓名和職權(quán)等。項(xiàng)目章程確保干系人在總體上就主要可交付成果、里程碑以及每個(gè)項(xiàng)目參與者的角色和職責(zé)達(dá)成共識(shí)。下面是一個(gè)項(xiàng)目章程的示例：項(xiàng)目名稱：CRM軟件開發(fā)?？傮w里程碑進(jìn)度表：2009年5月1日開工，2009年11月5日結(jié)束。項(xiàng)目經(jīng)理：李某某；聯(lián)系電話：×××××××××××。項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)：公司業(yè)務(wù)經(jīng)過多年的發(fā)展，公司已經(jīng)擁有了大量優(yōu)質(zhì)客戶和一大批潛在客戶，為了穩(wěn)定與發(fā)展公司的客戶群，公司管理層決定開發(fā)一個(gè)CRM系統(tǒng)。項(xiàng)目目標(biāo)：以標(biāo)準(zhǔn)的客戶關(guān)系管理理論為指導(dǎo)，結(jié)合公司的營銷經(jīng)驗(yàn)，在6個(gè)月時(shí)間里開發(fā)完成具備客戶管理、市場管理、銷售管理、服務(wù)管理、統(tǒng)計(jì)分析和CallCenter六大功能的CRM客戶管理軟件。預(yù)算為6個(gè)月投入為50萬人民幣。項(xiàng)目干系人：i.趙某某：項(xiàng)目發(fā)起人和贊助人，負(fù)責(zé)監(jiān)督項(xiàng)目；ii.李某某：項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)計(jì)劃、監(jiān)控項(xiàng)目，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量負(fù)責(zé)；iii.錢某某：IT部門經(jīng)理，負(fù)責(zé)為項(xiàng)目提供適當(dāng)資源和培訓(xùn)；iv.王某某：業(yè)務(wù)接口人，負(fù)責(zé)為項(xiàng)目提供業(yè)務(wù)需求。簽名：(以上所有干系人簽名)2.假設(shè)日志假設(shè)日志用于記錄整個(gè)項(xiàng)目生命周期中的所有假設(shè)條件和制約因素。在項(xiàng)目啟動(dòng)之前進(jìn)行可行性研究和論證時(shí)，即開始識(shí)別高層級(jí)的戰(zhàn)略和運(yùn)營假設(shè)條件與制約因素。這些假設(shè)條件與制約因素應(yīng)納入項(xiàng)目章程。較低層級(jí)的活動(dòng)和任務(wù)假設(shè)條件在項(xiàng)目期間隨著諸如定義技術(shù)規(guī)范、估算、進(jìn)度和風(fēng)險(xiǎn)等項(xiàng)目活動(dòng)的開展而生成。8.4制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃是定義、準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)項(xiàng)目計(jì)劃的所有組成部分，并把它們整合為一份綜合項(xiàng)目管理計(jì)劃的過程。本過程的主要作用：生成一份綜合文件，用于確定所有項(xiàng)目工作的基礎(chǔ)及其執(zhí)行方式。制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃過程的數(shù)據(jù)流向如圖8-2所示。項(xiàng)目管理計(jì)劃確定項(xiàng)目的執(zhí)行、監(jiān)控和收尾方式，其內(nèi)容會(huì)根據(jù)項(xiàng)目所在的應(yīng)用領(lǐng)域和復(fù)雜程度的不同而不同。項(xiàng)目管理計(jì)劃可以是概括或詳細(xì)的，每個(gè)組成部分的詳細(xì)程度取決于具體項(xiàng)目的要求。項(xiàng)目管理計(jì)劃應(yīng)基準(zhǔn)化，即至少應(yīng)規(guī)定項(xiàng)目的范圍、時(shí)間和成本方面的基準(zhǔn)，以便據(jù)此考核項(xiàng)目執(zhí)行情況和管理項(xiàng)目績效。在確定基準(zhǔn)之前，可能要對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃進(jìn)行多次更新，且這些更新無需遵循正式的流程。但是一旦確定了基準(zhǔn)，就只能通過提出變更請求、實(shí)施整體變更控制過程進(jìn)行更新。在項(xiàng)目收尾之前，項(xiàng)目管理計(jì)劃需要通過不斷更新來漸進(jìn)明細(xì)，并且這些更新需要得到控制和批準(zhǔn)。8.4.1輸入1.項(xiàng)目章程項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)把項(xiàng)目章程作為初始項(xiàng)目規(guī)劃的起點(diǎn)。項(xiàng)目章程會(huì)根據(jù)其所包含的信息種類數(shù)量和項(xiàng)目的復(fù)雜程度和已知的信息的不同而不同。但項(xiàng)目章程中至少會(huì)包含項(xiàng)目的高層級(jí)信息，供項(xiàng)目管理計(jì)劃的各個(gè)組成部分進(jìn)一步細(xì)化。2.其他知識(shí)領(lǐng)域規(guī)劃過程的輸出創(chuàng)建項(xiàng)目管理計(jì)劃需要整合諸多過程的輸出。其他知識(shí)領(lǐng)域規(guī)劃過程所輸出的子計(jì)劃和基準(zhǔn)都是本過程的輸入。此外，對(duì)這些子計(jì)劃和基準(zhǔn)的變更都可能導(dǎo)致對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃的相應(yīng)更新。3.事業(yè)環(huán)境因素能夠影響制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃過程的事業(yè)環(huán)境因素主要包括：政府或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)和工藝標(biāo)準(zhǔn));法律法規(guī)要求和相關(guān)制約因素；垂直市場(如建筑)和專門領(lǐng)域(如環(huán)境、安全、風(fēng)險(xiǎn)或敏捷軟件開發(fā))的項(xiàng)目管理知識(shí)體系；組織的結(jié)構(gòu)、文化、管理實(shí)踐和可持續(xù)性；組織治理框架(通過安排人員、制定政策和確定過程，以結(jié)構(gòu)化的方式實(shí)施控制、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，從而實(shí)現(xiàn)組織的戰(zhàn)略和目標(biāo));基礎(chǔ)設(shè)施(如現(xiàn)有的設(shè)施和固定資產(chǎn))等。4.組織過程資產(chǎn)能夠影響制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃過程的組織過程資產(chǎn)主要包括：組織的標(biāo)準(zhǔn)政策、流程和程序；項(xiàng)目管理計(jì)劃模板；變更控制程序，包括修改正式的組織標(biāo)準(zhǔn)、政策、計(jì)劃、程序或項(xiàng)目文件，以及批準(zhǔn)和確認(rèn)變更所須遵循的步驟；監(jiān)督和報(bào)告方法、風(fēng)險(xiǎn)控制程序以及溝通要求；以往類似項(xiàng)目的相關(guān)信息(如范圍、成本、進(jìn)度與績效測量基準(zhǔn)、項(xiàng)目日歷、項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖和風(fēng)險(xiǎn)登記冊);歷史信息和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫等。8.4.2工具與技術(shù)1.專家判斷制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃過程中，應(yīng)征求具備如下領(lǐng)域相關(guān)專業(yè)知識(shí)或接受過相關(guān)培訓(xùn)的個(gè)人或小組的意見，涉及的領(lǐng)域包括：根據(jù)項(xiàng)目需要裁剪項(xiàng)目管理過程，包括這些過程間的依賴關(guān)系和相互影響，以及這些過程的主要輸入和輸出；根據(jù)需要制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃的附加組成部分：確定過程所需的工具與技術(shù)；編制應(yīng)包括在項(xiàng)目管理計(jì)劃中的技術(shù)與管理細(xì)節(jié)；確定項(xiàng)目所需的資源與技能水平；定義項(xiàng)目的配置管理級(jí)別；確定哪些項(xiàng)目文件受制于正式的變更控制過程；確定項(xiàng)目工作的優(yōu)先級(jí)，確保把項(xiàng)目資源在合適的時(shí)間分配到合適工作。2.數(shù)據(jù)收集可用于制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃過程的數(shù)據(jù)收集技術(shù)主要包括：●頭腦風(fēng)暴：制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃時(shí)，經(jīng)常以頭腦風(fēng)暴的形式來收集關(guān)于項(xiàng)目方法的創(chuàng)意和解決方案。參會(huì)者包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，其他主題專家和干系人也可以參與。●核對(duì)單：很多組織基于自身經(jīng)驗(yàn)制定了標(biāo)準(zhǔn)化的核對(duì)單，或者采用所在行業(yè)的核對(duì)單。核對(duì)單可以指導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理制訂計(jì)劃或幫助檢查項(xiàng)目管理計(jì)劃是否包含所需的全部信息。●焦點(diǎn)小組：召集干系人討論項(xiàng)目管理方法以及項(xiàng)目管理計(jì)劃各個(gè)組成部分的整合方式?！裨L談：用于從干系人獲取特定信息，制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃、任何子計(jì)劃或項(xiàng)目文件。3.人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃需要的人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能主要包括：●沖突管理：必要時(shí)可以通過沖突管理讓具有差異性的干系人就項(xiàng)目管理計(jì)劃的所有方面達(dá)成共識(shí)?！褚龑?dǎo)：引導(dǎo)者確保參與者有效參與、互相理解，并考慮所有意見，按既定決策流程全力支持得到的結(jié)論或結(jié)果?！駮?huì)議管理：有必要采用會(huì)議管理來確保有效召開多次會(huì)議，以便制訂、統(tǒng)一和商定項(xiàng)目管理計(jì)劃。4.會(huì)議在制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃中，可以通過會(huì)議討論項(xiàng)目方法，確定為達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)而采用的工作執(zhí)行方式，以及明確項(xiàng)目執(zhí)行過程中的監(jiān)控方式。通常利用項(xiàng)目開工會(huì)議來明確項(xiàng)目規(guī)劃階段工作的完成并宣布開始項(xiàng)目執(zhí)行階段，目的是傳達(dá)項(xiàng)目目標(biāo)、獲得團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目的承諾，以及闡明每個(gè)干系人的角色和職責(zé)。開工會(huì)議召開時(shí)機(jī)取決于項(xiàng)目特征：●對(duì)于小型項(xiàng)目：通常由同一個(gè)團(tuán)隊(duì)開展項(xiàng)目規(guī)劃和執(zhí)行。這種情況下，由于執(zhí)行團(tuán)隊(duì)參與了規(guī)劃，項(xiàng)目在啟動(dòng)之后就會(huì)開工?！駥?duì)于大型項(xiàng)目：通常由項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)開展大部分規(guī)劃工作。在初始規(guī)劃工作完成、執(zhí)行(開發(fā))階段開始時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)其他成員才參與進(jìn)來。這種情況下，開工會(huì)議將在項(xiàng)目執(zhí)行階段開始時(shí)召開。●對(duì)于多階段項(xiàng)目：通常在每個(gè)階段開始時(shí)都要召開一次開工會(huì)議。8.4.3輸出項(xiàng)目管理計(jì)劃項(xiàng)目管理計(jì)劃是說明項(xiàng)目執(zhí)行、監(jiān)控和收尾方式的一份文件，它整合并綜合了所有知識(shí)領(lǐng)域子管理計(jì)劃和基準(zhǔn)，以及管理項(xiàng)目所需的其他組件信息，項(xiàng)目管理計(jì)劃的組件取決于項(xiàng)目的具體需求。項(xiàng)目管理計(jì)劃組件主要包括：●子管理計(jì)劃：范圍管理計(jì)劃、需求管理計(jì)劃、進(jìn)度管理計(jì)劃、成本管理計(jì)劃、質(zhì)量管理計(jì)劃、資源管理計(jì)劃、溝通管理計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、采購管理計(jì)劃、干系人參與計(jì)劃?！窕鶞?zhǔn)：范圍基準(zhǔn)、進(jìn)度基準(zhǔn)和成本基準(zhǔn)?！衿渌M件：項(xiàng)目管理計(jì)劃過程生成的組件會(huì)因項(xiàng)目而異，但是通常包括：變更管理計(jì)劃、配置管理計(jì)劃、績效測量基準(zhǔn)、項(xiàng)目生命周期、開發(fā)方法、管理審查。下面是一個(gè)項(xiàng)目管理計(jì)劃示例：1.項(xiàng)目名稱京華網(wǎng)上花店系統(tǒng)。2.項(xiàng)目背景隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)走進(jìn)千家萬戶，“京華”鮮花店為了突破時(shí)空限制，降低交易成本，節(jié)約客戶訂購、支付和配送的時(shí)間，方便客戶購買，決定進(jìn)入電子商務(wù)網(wǎng)上鮮花銷售市場，建立一個(gè)京華網(wǎng)上銷售系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)在線支付平臺(tái)進(jìn)行交易，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)營銷與傳統(tǒng)營銷雙通道同時(shí)運(yùn)行的新型鮮花營銷模式。建設(shè)網(wǎng)上花店將取得以下幾方面的收益：①網(wǎng)上銷售帶來量的增加。預(yù)計(jì)網(wǎng)站運(yùn)營起半年內(nèi)花店收入增長10%,一年半內(nèi)銷售收入增長50%。②網(wǎng)上銷售帶來的成本節(jié)約。預(yù)計(jì)鮮花銷售成本可減少20%～30%。③品牌增值帶來的收益。網(wǎng)上商店的運(yùn)作將擴(kuò)大“京華”的知名度，提升“京華”品牌，最終使“京華”成為北京地區(qū)有影響力的鮮花網(wǎng)上銷售企業(yè)。3.項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃(范圍基準(zhǔn))京華網(wǎng)上花店系統(tǒng)的總體目標(biāo)是成為北京地區(qū)有影響力的鮮花網(wǎng)上銷售企業(yè)，這一目標(biāo)將分三個(gè)階段實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目的范圍定為采用現(xiàn)有的各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)鮮花、禮品等商品多級(jí)查詢、選擇、訂購的網(wǎng)上銷售系統(tǒng)，為客戶提供方便、快捷、安全的網(wǎng)上購物環(huán)境。項(xiàng)目可交付成果包括一個(gè)網(wǎng)上購物商城，提供各類管理文檔、開發(fā)技術(shù)文件、系統(tǒng)使用和用戶手冊，并對(duì)人員提供必要的培訓(xùn)。詳細(xì)的可交付物說明參見WBS文檔。項(xiàng)目范圍管理的方法為：(1)范圍說明書只有項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)更新和發(fā)布。(2)范圍說明書是制定項(xiàng)目WBS的基礎(chǔ)和依據(jù)。(3)對(duì)項(xiàng)目范圍說明書的更改或調(diào)整可能會(huì)引起合同變更，對(duì)此要慎重。4.項(xiàng)目進(jìn)度管理計(jì)劃(進(jìn)度基準(zhǔn))項(xiàng)目建設(shè)周期約需要6個(gè)月。5.項(xiàng)目成本管理計(jì)劃(成本基準(zhǔn))項(xiàng)目建設(shè)預(yù)計(jì)投入20萬元，用于平臺(tái)搭建、軟硬件資源購買、技術(shù)支持及管理和人員的費(fèi)用。成本預(yù)算方案見表8-3。表8-3成本預(yù)算方案 6.項(xiàng)目質(zhì)量管理計(jì)劃項(xiàng)目開發(fā)過程中按照公司制定的CMMI三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)過程來進(jìn)行。在里程碑會(huì)議和周例會(huì)上按照公司的軟件開發(fā)質(zhì)量檢查表、質(zhì)量評(píng)審過程進(jìn)行質(zhì)量審查，提出改進(jìn)措施并及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。詳細(xì)的質(zhì)量檢查表、質(zhì)量檢查過程標(biāo)準(zhǔn)參見公司標(biāo)準(zhǔn)。7.項(xiàng)目人力資源計(jì)劃金某某(項(xiàng)目經(jīng)理)蔣某某鄧某程某某主要負(fù)責(zé)經(jīng)營策略與項(xiàng)目規(guī)劃主要負(fù)責(zé)網(wǎng)站開發(fā)主要負(fù)責(zé)網(wǎng)站的制作和維護(hù)主要負(fù)責(zé)市場調(diào)查和業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。8.項(xiàng)目溝通計(jì)劃利用BBS建立一個(gè)項(xiàng)目共享區(qū)，所有項(xiàng)目干系人都通過這個(gè)共享區(qū)進(jìn)行交流與溝通。項(xiàng)目的進(jìn)展情況通過項(xiàng)目例會(huì)和里程碑會(huì)議進(jìn)行檢查與收集。項(xiàng)目溝通計(jì)劃可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。9.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃(風(fēng)險(xiǎn)登記冊)項(xiàng)目實(shí)施過程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施如下。1)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)(1)黑客攻擊或者病毒入侵會(huì)導(dǎo)致網(wǎng)站死機(jī)或者不能訪問，影響網(wǎng)上花店的運(yùn)作。防范措施是加強(qiáng)病毒和入侵檢測，設(shè)置好防火墻。(2)設(shè)備硬件損壞導(dǎo)致網(wǎng)站不能訪問或者數(shù)據(jù)丟失，使花店客戶遭受損失。防范措施是做好數(shù)據(jù)備份以及硬件備份。(3)開發(fā)方出現(xiàn)問題使開發(fā)進(jìn)度緩慢導(dǎo)致實(shí)施進(jìn)度無法跟上計(jì)劃。防范措施：一是多方比較慎重選擇合作方；二是簽訂規(guī)范合理合同，在出現(xiàn)糾紛時(shí)能通過法律途徑保護(hù)本網(wǎng)站的正當(dāng)權(quán)益。2)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)(1)網(wǎng)站宣傳推廣效果不好，網(wǎng)站訪問量少。防范措施是推廣網(wǎng)站時(shí)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的自身情況選定合適的搜索引擎注冊，并且隔一段時(shí)間觀察排名情況，總結(jié)出哪些搜索引擎能帶來實(shí)際效果。注意跟進(jìn)，積累數(shù)據(jù)，為了以后的業(yè)務(wù)開展積累經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)網(wǎng)站推廣方式。還要注意引進(jìn)結(jié)合網(wǎng)下的多種推廣方式。(2)由于目前企業(yè)計(jì)算機(jī)人才缺乏，對(duì)外包單位依賴較大，網(wǎng)站一旦出現(xiàn)問題只能由其解決。防范措施是加強(qiáng)員工兩個(gè)方面的技術(shù)培訓(xùn)，一是要求電子商務(wù)員熟悉網(wǎng)站各模塊的操作；二是要求網(wǎng)絡(luò)管理員熟悉網(wǎng)站系統(tǒng)的管理以及網(wǎng)站應(yīng)用系統(tǒng)的程序。(3)若項(xiàng)目運(yùn)營得比較成功，客戶量增大，客戶訂單增長迅速，花店接納客戶能力(快速供貨能力)會(huì)受到考驗(yàn)。防范措施是加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與聯(lián)系，提高雙方的反應(yīng)能力，避免出現(xiàn)訂單積壓、供貨鏈斷裂的現(xiàn)象。3)管理風(fēng)險(xiǎn)(1)由于業(yè)務(wù)流的改變，網(wǎng)上花店人員對(duì)新的銷售流程不熟悉導(dǎo)致花店動(dòng)作出現(xiàn)混亂。防范措施是加強(qiáng)對(duì)花店人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要是網(wǎng)上業(yè)務(wù)流程的培訓(xùn)。(2)由于有網(wǎng)上與網(wǎng)下兩種銷售方式，其中的協(xié)調(diào)可能會(huì)出現(xiàn)問題。防范措施是統(tǒng)一協(xié)調(diào)制定網(wǎng)上網(wǎng)下的營銷方案，加強(qiáng)各部門對(duì)網(wǎng)上銷售業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，以及準(zhǔn)備應(yīng)急的方案。4)市場風(fēng)險(xiǎn)可能出現(xiàn)多家競爭對(duì)手，使競爭激烈，導(dǎo)致預(yù)期銷售量減少。防范措施是加強(qiáng)對(duì)競爭對(duì)手的分析，及時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略。10.項(xiàng)目采購計(jì)劃項(xiàng)目所需要的硬件和軟件的采購計(jì)劃如下。硬件選型方案所需設(shè)備如表8-4所示。8.5指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作是為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而領(lǐng)導(dǎo)和執(zhí)行項(xiàng)目管理計(jì)劃中所確定的工作，并實(shí)施已批準(zhǔn)變更的過程。本過程的主要作用是對(duì)項(xiàng)目工作和可交付成果開展綜合管理，以提高項(xiàng)目成功的可能性。本過程需要在整個(gè)項(xiàng)目期間開展。指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作過程的數(shù)據(jù)流向如圖8-3所示。圖8-3指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作過程的數(shù)據(jù)流向圖指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作會(huì)受項(xiàng)目所在應(yīng)用領(lǐng)域的直接影響，其工作包括執(zhí)行計(jì)劃中預(yù)先規(guī)劃好的活動(dòng)，以完成項(xiàng)目可交付成果并達(dá)成既定目標(biāo)。指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作需要分配可用資源并管理其有效使用，項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)一起實(shí)施已規(guī)劃好的項(xiàng)目活動(dòng)，并管理項(xiàng)目內(nèi)的各種技術(shù)接口和組織接口。指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作還要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)回顧所有項(xiàng)目變更的影響，并實(shí)施已批準(zhǔn)的變更，包括糾正措施、預(yù)防措施和缺陷補(bǔ)救措施。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，工作績效數(shù)據(jù)被收集并傳達(dá)給相應(yīng)的10大知識(shí)領(lǐng)域的控制過程做進(jìn)一步分析，通過分析工作績效數(shù)據(jù)，可以幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)獲取關(guān)于可交付成果的完成情況以及與項(xiàng)目績效相關(guān)的其他細(xì)節(jié)，工作績效數(shù)據(jù)也用作監(jiān)控過程組的輸入，并可反饋輸入到經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)庫，以改善未來工作的績效。8.5.1輸入1.項(xiàng)目管理計(jì)劃項(xiàng)目管理計(jì)劃的任何組件都可用作指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作的輸入。2.項(xiàng)目文件可作為指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作過程輸入的項(xiàng)目文件主要包括：●需求跟蹤矩陣：把產(chǎn)品需求連接到相應(yīng)的可交付成果，有助于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)聚焦于最終結(jié)果?！耧L(fēng)險(xiǎn)登記冊：記錄可能影響項(xiàng)目執(zhí)行的各種威脅和機(jī)會(huì)的信息?！耧L(fēng)險(xiǎn)報(bào)告：記錄關(guān)于整體項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)來源的信息，以及關(guān)于已識(shí)別單個(gè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的概括信息?！窭锍瘫鍐危毫谐鎏囟ɡ锍瘫挠?jì)劃實(shí)現(xiàn)日期?！耥?xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃：至少包含工作活動(dòng)清單、持續(xù)時(shí)間、資源以及計(jì)劃的開始與完成日期?！耥?xiàng)目溝通記錄：包含績效報(bào)告、可交付成果的狀態(tài)，以及項(xiàng)目生成的其他信息?！窠?jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊：經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)用于改進(jìn)項(xiàng)目績效，以免重復(fù)犯錯(cuò)。登記冊有助于確定針對(duì)哪些方面設(shè)定規(guī)則或指南，以使團(tuán)隊(duì)行動(dòng)保持一致?！褡兏罩荆河涗浰凶兏埱蟮臓顟B(tài)。3.批準(zhǔn)的變更請求批準(zhǔn)的變更請求是實(shí)施整體變更控制過程的輸出，包括經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審查和批準(zhǔn)的變更請求，必要時(shí)需要經(jīng)變更控制委員會(huì)(ChangeControlBoard,CCB)審查和批準(zhǔn)。CCB是項(xiàng)目的所有者權(quán)益代表，負(fù)責(zé)對(duì)變更進(jìn)行決策。CCB由項(xiàng)目所涉及的主要干系人共同組成，通常包括用戶和項(xiàng)目所在組織管理層的決策人員。CCB是決策機(jī)構(gòu)，不是作業(yè)機(jī)構(gòu)；通常CCB的工作是通過評(píng)審手段來決定項(xiàng)目基準(zhǔn)是否需要變更，但不提出變更方案。經(jīng)CCB批準(zhǔn)的變更請求可能是糾正措施、預(yù)防措施和缺陷補(bǔ)救措施，并由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)納入項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃付諸實(shí)施，批準(zhǔn)的變更請求可能對(duì)項(xiàng)目或項(xiàng)目管理計(jì)劃的相關(guān)領(lǐng)域產(chǎn)生影響，還可能導(dǎo)致修改正式受控的項(xiàng)目管理計(jì)劃組件或項(xiàng)目文件。4.事業(yè)環(huán)境因素能夠影響指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作過程的事業(yè)環(huán)境因素主要包括：組織的結(jié)構(gòu)、文化、管理實(shí)踐和可持續(xù)性；基礎(chǔ)設(shè)施(如現(xiàn)有的設(shè)施和固定資產(chǎn));干系人的風(fēng)險(xiǎn)臨界值(如允許的成本超支百分比)等。5.組織過程資產(chǎn)能夠影響指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作過程的組織過程資產(chǎn)主要包括：組織的標(biāo)準(zhǔn)政策、流程和程序；問題與缺陷管理程序，用于定義問題與缺陷控制、問題與缺陷識(shí)別及其解決，以及行動(dòng)事項(xiàng)跟蹤；問題與缺陷管理數(shù)據(jù)庫，包括歷史問題與缺陷狀態(tài)、問題和缺陷解決情況，以及行動(dòng)事項(xiàng)的結(jié)果；績效測量數(shù)據(jù)庫，用來收集與提供過程和產(chǎn)品的測量數(shù)據(jù)；變更控制和風(fēng)險(xiǎn)控制程序；以往項(xiàng)目的項(xiàng)目信息(如范圍、成本、進(jìn)度與績效測量基準(zhǔn)，項(xiàng)目日歷，項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖，風(fēng)險(xiǎn)登記冊，風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫)等。8.5.2工具與技術(shù)1.專家判斷指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作過程中，應(yīng)征求具備如下領(lǐng)域相關(guān)專業(yè)知識(shí)或接受過相關(guān)培訓(xùn)的個(gè)人或小組的意見，涉及的領(lǐng)域包括：關(guān)于項(xiàng)目所在的行業(yè)以及項(xiàng)目關(guān)注的領(lǐng)域的技術(shù)知識(shí)；成本和預(yù)算管理；法規(guī)與采購；法律法規(guī)；組織治理等。2.項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)給項(xiàng)目提供了IT軟件工具，例如進(jìn)度計(jì)劃軟件工具、工作授權(quán)系統(tǒng)、配置管理系統(tǒng)、信息收集與發(fā)布系統(tǒng)，以及進(jìn)入其他在線信息系統(tǒng)(如知識(shí)庫)的登錄界面，支持自動(dòng)收集和報(bào)告關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)。3.會(huì)議在指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作時(shí)，可以通過會(huì)議來討論和解決項(xiàng)目的相關(guān)事項(xiàng)。參會(huì)者可包括項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，以及與所討論事項(xiàng)相關(guān)或會(huì)受該事項(xiàng)影響的干系人。會(huì)議應(yīng)該明確每個(gè)參會(huì)者的角色，確保有效參會(huì)。會(huì)議類型一般包括：開工會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、敏捷或迭代規(guī)劃會(huì)議、每日站會(huì)、指導(dǎo)小組會(huì)議、問題解決會(huì)議、進(jìn)展跟進(jìn)會(huì)議以及回顧會(huì)議。8.5.3輸出1.可交付成果可交付成果是在某一過程、階段或項(xiàng)目完成時(shí)，必須產(chǎn)出的任何獨(dú)特并可核實(shí)的產(chǎn)品、成果或服務(wù)能力。它通常是項(xiàng)目的結(jié)果，包括項(xiàng)目管理計(jì)劃的組成部分。一旦完成了可交付成果的第一個(gè)版本，就應(yīng)該執(zhí)行變更控制。用配置管理工具和程序來支持對(duì)可交付成果(如文件、軟件和構(gòu)件)的多個(gè)版本的控制。2.工作績效數(shù)據(jù)工作績效數(shù)據(jù)是在執(zhí)行項(xiàng)目工作的過程中，從每個(gè)正在執(zhí)行的活動(dòng)中收集到的原始觀察結(jié)果和測量值。數(shù)據(jù)通常是最低層次的細(xì)節(jié)，將交由其他過程從中提煉并形成信息。在工作執(zhí)行過程中收集數(shù)據(jù)，再交由10大知識(shí)領(lǐng)域的相應(yīng)的控制過程做進(jìn)一步分析。例如，工作績效數(shù)據(jù)包括已完成的工作、關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)、技術(shù)績效測量結(jié)果、進(jìn)度活動(dòng)的實(shí)際開始日期和完成日期、已完成的故事點(diǎn)、可交付成果狀態(tài)、進(jìn)度進(jìn)展情況、變更請求的數(shù)量、缺陷的數(shù)量、實(shí)際發(fā)生的成本、實(shí)際持續(xù)時(shí)間等。3.問題日志在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中，項(xiàng)目經(jīng)理通常會(huì)遇到問題、差距、不一致或意外沖突。項(xiàng)目經(jīng)理需要采取某些行動(dòng)加以處理，以免影響項(xiàng)目績效。問題日志是一種記錄和跟進(jìn)所有問題的項(xiàng)目文件，所需記錄和跟進(jìn)的內(nèi)容主要包括：①問題類型；②問題提出者和提出時(shí)間；③問題描述；④問題優(yōu)先級(jí)；⑤解決問題負(fù)責(zé)人；⑥目標(biāo)解決日期；⑦問題狀態(tài)；⑧最終解決情況等。問題日志可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理有效跟進(jìn)和管理問題，確保它們得到調(diào)查和解決。作為指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作的輸出，問題日志被首次創(chuàng)建，盡管在項(xiàng)目期間任何時(shí)候都可能發(fā)生問題。在整個(gè)項(xiàng)目生命周期應(yīng)該隨時(shí)監(jiān)控活動(dòng)更新問題日志。4.變更請求變更請求是關(guān)于修改任何文件、可交付成果或基準(zhǔn)的正式提議。如果在開展項(xiàng)目工作時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，就可提出變更請求，對(duì)項(xiàng)目政策或程序、項(xiàng)目或產(chǎn)品范圍、項(xiàng)目成本或預(yù)算、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目或產(chǎn)品結(jié)果的質(zhì)量進(jìn)行修改。其他變更請求包括必要的預(yù)防措施和糾正措施，用來防止未來的不利后果。任何項(xiàng)目干系人都可以提出變更請求，應(yīng)該通過實(shí)施整體變更控制過程對(duì)變更請求進(jìn)行審查和處理。變更請求源自項(xiàng)目內(nèi)部或外部，可能來自項(xiàng)目需求，也可能是法律(合同)強(qiáng)制要求。變更請求一般包括：●糾正措施：為使項(xiàng)目工作績效重新與項(xiàng)目管理計(jì)劃一致，而進(jìn)行的有目的的活動(dòng)?！耦A(yù)防措施：為確保項(xiàng)目工作未來績效符合項(xiàng)目管理計(jì)劃，而進(jìn)行的有目的的活動(dòng)。●缺陷補(bǔ)救：為了修正不一致產(chǎn)品或產(chǎn)品組件，而進(jìn)行的有目的的活動(dòng)?！窀拢簩?duì)正式受控的項(xiàng)目文件或計(jì)劃進(jìn)行變更，以反映修改、增加的意見或內(nèi)容。5.項(xiàng)目管理計(jì)劃(更新)項(xiàng)目管理計(jì)劃的任何變更都以變更請求的形式提出，且通過組織的變更控制過程進(jìn)行處理。項(xiàng)目管理計(jì)劃的任一組成部分都可在指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作中通過變更請求更新。6.項(xiàng)目文件(更新)在指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作過程中更新的項(xiàng)目文件主要包括：●活動(dòng)清單：為完成項(xiàng)目工作，可以通過增加或修改活動(dòng)來更新活動(dòng)清單?！窦僭O(shè)日志：可以增加新的假設(shè)條件和制約因素，也可以更新或關(guān)閉已有的假設(shè)條件和制約因素?！窠?jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊：任何有助于提高當(dāng)前或未來績效的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都應(yīng)及時(shí)記錄?！裥枨笪募涸诒具^程中可以識(shí)別新的需求，也可以適時(shí)更新需求的實(shí)現(xiàn)情況。●風(fēng)險(xiǎn)登記冊：在本過程中可以識(shí)別新的風(fēng)險(xiǎn)，也可以更新現(xiàn)有風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)登記冊用于在風(fēng)險(xiǎn)管理過程中記錄風(fēng)險(xiǎn)。●干系人登記冊：如果收集到現(xiàn)有或新干系人的更多信息，則記錄到干系人登記冊中。7.組織過程資產(chǎn)(更新)可在指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作過程中更新任何組織過程資產(chǎn)。8.6管理項(xiàng)目知識(shí)管理項(xiàng)目知識(shí)是使用現(xiàn)有知識(shí)并生成新知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)并且?guī)椭M織學(xué)習(xí)的過程。管理項(xiàng)目過程的主要作用：①利用已有的組織知識(shí)來創(chuàng)造或改進(jìn)項(xiàng)目成果；②使當(dāng)前項(xiàng)目創(chuàng)造的知識(shí)可用于支持組織運(yùn)營和未來的項(xiàng)目或階段。本過程需要在整個(gè)項(xiàng)目期間開展。管理項(xiàng)目知識(shí)過程的數(shù)據(jù)流向如圖8-4所示。圖8-4管理項(xiàng)目知識(shí)過程的數(shù)據(jù)流向圖從組織的角度來看，知識(shí)管理指的是確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和其他干系人的技能、經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)在項(xiàng)目開始之前、開展期間和結(jié)束之后都能夠得到運(yùn)用。知識(shí)存在于人們的思想中，人們不能強(qiáng)迫別人分享自己的知識(shí)或關(guān)注他人的知識(shí)，因此，知識(shí)管理最重要的環(huán)節(jié)就是營造一種相互信任的氛圍，激勵(lì)人們分享知識(shí)或關(guān)注他人的知識(shí)。如果不激勵(lì)人們分享知識(shí)或關(guān)注他人的知識(shí)，即便最好的知識(shí)管理工具和技術(shù)也無法發(fā)揮作用。在實(shí)踐中，可以聯(lián)合使用知識(shí)管理工具和技術(shù)(用于人際互動(dòng))以及信息管理工具和技術(shù)(用于編撰顯性知識(shí))來分享知識(shí)。8.6.1輸入1.項(xiàng)目管理計(jì)劃項(xiàng)目管理計(jì)劃的所有組成部分都是管理項(xiàng)目知識(shí)的輸入。2.項(xiàng)目文件可作為管理項(xiàng)目知識(shí)過程輸入的項(xiàng)目文件主要包括：●資源分解結(jié)構(gòu)：包含有關(guān)團(tuán)隊(duì)組成的信息，有助于了解團(tuán)隊(duì)擁有的和缺乏的知識(shí)?！耥?xiàng)目團(tuán)隊(duì)派工單：說明項(xiàng)目已經(jīng)具有的能力和經(jīng)驗(yàn)以及可能缺乏的知識(shí)?！窆┓竭x擇標(biāo)準(zhǔn)：包含選擇供方的標(biāo)準(zhǔn)，有助于了解供方擁有的知識(shí)。●干系人登記冊：包含已識(shí)別的干系人的詳細(xì)情況，有助于了解他們可能擁有的知識(shí)。3.可交付成果可交付成果是在某一過程、階段或項(xiàng)目完成時(shí)，必須產(chǎn)出的任何獨(dú)特的、可核實(shí)的產(chǎn)品、成果或服務(wù)能力。它通常是為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而完成的、有形的、項(xiàng)目結(jié)果的組成部分，包括項(xiàng)目管理計(jì)劃的組成部分。4.事業(yè)環(huán)境因素能夠影響管理項(xiàng)目知識(shí)過程的事業(yè)環(huán)境因素主要包括：組織文化、干系人文化，相互信任的工作關(guān)系和互不指責(zé)的文化對(duì)知識(shí)管理尤其重要。其他因素則包括賦予學(xué)習(xí)的價(jià)值和社會(huì)行為規(guī)范；設(shè)施和資源的物理分布，團(tuán)隊(duì)成員所在位置有助于確定收集和分享知識(shí)的方法；組織中的知識(shí)專家，有些組織擁有專門從事知識(shí)管理的團(tuán)隊(duì)或員工；法律法規(guī)要求和制約因素，包括對(duì)項(xiàng)目信息的保密性要求。5.組織過程資產(chǎn)在項(xiàng)目管理過程和例行工作中，經(jīng)常必然要使用項(xiàng)目管理知識(shí)，能夠影響管理項(xiàng)目知識(shí)過程的組織過程資產(chǎn)主要包括：●組織的標(biāo)準(zhǔn)政策、流程和程序：包括信息的保密性和獲取渠道、安全與數(shù)據(jù)保護(hù)、記錄保留政策、版權(quán)信息的使用、機(jī)密信息的銷毀、文件格式和最大篇幅、注冊數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)、授權(quán)使用的技術(shù)和社交媒體等?！袢耸鹿芾碇贫龋喊▎T工發(fā)展與培訓(xùn)記錄以及關(guān)于知識(shí)分享行為的能力框架?！窠M織對(duì)溝通的要求：正式且嚴(yán)格的溝通要求有利于信息分享。對(duì)于生成新知識(shí)和整合不同干系人的知識(shí)，非正式溝通更加有效?！裾降闹R(shí)分享和信息分享程序：包括項(xiàng)目和項(xiàng)目階段開始之前、開展期間和結(jié)束之后的學(xué)習(xí)回顧?！窠?jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊：提供了有效的知識(shí)管理實(shí)踐。8.6.2工具與技術(shù)1.專家判斷管理項(xiàng)目知識(shí)過程中，應(yīng)征求具備如下領(lǐng)域相關(guān)專業(yè)知識(shí)或接受過相關(guān)培訓(xùn)的個(gè)人或小組的意見，涉及的領(lǐng)域包括：知識(shí)管理、信息管理、組織學(xué)習(xí)、知識(shí)和信息管理工具以及來自其他項(xiàng)目的相關(guān)信息等。2.知識(shí)管理知識(shí)管理工具和技術(shù)將員工聯(lián)系起來，使他們能夠合作生成新知識(shí)，分享隱性知識(shí)，以及集成不同團(tuán)隊(duì)成員所擁有的知識(shí)。適用于項(xiàng)目的工具和技術(shù)取決于項(xiàng)目的性質(zhì)，尤其是創(chuàng)新程度、項(xiàng)目復(fù)雜性以及團(tuán)隊(duì)的多元化程度(包括學(xué)科背景多元化)。知識(shí)管理工具和技術(shù)主要包括：①人際交往，包括非正式的社交和在線社交?？梢赃M(jìn)行開放式提問的在線論壇有助于與專家進(jìn)行知識(shí)分享對(duì)話；②實(shí)踐社區(qū)和特別興趣小組；③會(huì)議，包括使用通信技術(shù)進(jìn)行互動(dòng)的虛擬會(huì)議；④工作跟隨和跟隨指導(dǎo)；⑤討論論壇，如焦點(diǎn)小組；⑥知識(shí)分享活動(dòng)，如專題講座和會(huì)議；⑦研討會(huì)，包括問題解決會(huì)議和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)會(huì)議；⑧講故事；⑨創(chuàng)造力和創(chuàng)意管理技術(shù)；⑩知識(shí)展會(huì)和茶座；?交互式培訓(xùn)等?？梢酝ㄟ^面對(duì)面和虛擬方式來應(yīng)用所有這些工具和技術(shù)。通常，面對(duì)面互動(dòng)最有利于建立知識(shí)管理所需的信任關(guān)系。信任關(guān)系建立后可以用虛擬互動(dòng)來維護(hù)這種信任關(guān)系。3.信息管理信息管理工具和技術(shù)用于創(chuàng)建人們與知識(shí)之間的聯(lián)系，可以有效促進(jìn)簡單、明確的顯性知識(shí)的分享，主要包括：①編撰顯性知識(shí)的方法；②經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊；③圖書館服務(wù)；④信息收集；⑤項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)等。知識(shí)和信息管理工具與技術(shù)應(yīng)與項(xiàng)目過程和過程責(zé)任人相對(duì)應(yīng)。例如，實(shí)踐社區(qū)和主題專家可以提供見解，幫助改善控制過程；內(nèi)部發(fā)起人可以確保改善措施得到執(zhí)行。4.人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能可用于管理項(xiàng)目知識(shí)過程的人際關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能主要包括：●積極傾聽：有助于減少誤解并促進(jìn)溝通和知識(shí)分享?！褚龑?dǎo)：有助于有效指引團(tuán)隊(duì)成功地達(dá)成決定、解決方案或結(jié)論?！耦I(lǐng)導(dǎo)力：可幫助溝通愿景并鼓舞項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)關(guān)注合適的知識(shí)和知識(shí)目標(biāo)?！袢穗H交往：可促進(jìn)項(xiàng)目干系人之間建立非正式的聯(lián)系和關(guān)系，為顯性和隱性知識(shí)的分享創(chuàng)造條件?！翊缶钟^：有助于項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)組織政策與職權(quán)結(jié)構(gòu)等進(jìn)行規(guī)劃與溝通。8.6.3輸出1.經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊可以包含執(zhí)行情況的類別和詳細(xì)的描述，還可包括與執(zhí)行情況相關(guān)的影響、建議和行動(dòng)方案。經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊可以記錄遇到的挑戰(zhàn)、問題、意識(shí)到的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)以及其他適用的內(nèi)容。經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊在項(xiàng)目早期創(chuàng)建，作為管理項(xiàng)目知識(shí)過程的輸出。因此，在整個(gè)項(xiàng)目期間，它可以作為很多過程的輸入，也可以作為輸出而不斷更新。參與工作的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)也參與記錄經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。可以通過視頻、圖片、音頻或其他合適的方式記錄知識(shí)，確保有效吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。在項(xiàng)目或階段結(jié)束時(shí)，把相關(guān)信息歸入經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫，作為組織過程資產(chǎn)一部分。2.項(xiàng)目管理計(jì)劃(更新)項(xiàng)目管理計(jì)劃的任何變更都以變更請求的形式提出，且通過組織的變更控制過程進(jìn)行處理。項(xiàng)目管理計(jì)劃的任一組成部分都可在管理項(xiàng)目知識(shí)過程中更新。3.組織過程資產(chǎn)(更新)所有項(xiàng)目都會(huì)生成新知識(shí)。有些知識(shí)應(yīng)該被編撰，并在管理項(xiàng)目知識(shí)過程中被嵌入到可交付成果中，或者被用于改進(jìn)過程和程序。8.7監(jiān)控項(xiàng)目工作監(jiān)控項(xiàng)目工作是跟蹤、審查和報(bào)告整體項(xiàng)目進(jìn)展，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的績效目標(biāo)的過程。本過程的主要作用：①讓干系人了解項(xiàng)目的當(dāng)前狀態(tài)并認(rèn)可為處理績效問題而采取的行動(dòng)；②通過成本和進(jìn)度預(yù)測，讓干系人了解項(xiàng)目的未來狀態(tài)。本過程需要在整個(gè)項(xiàng)目期間開展。監(jiān)控項(xiàng)目工作過程的數(shù)據(jù)流向如圖8-5所示。圖8-5監(jiān)控項(xiàng)目工作過程的數(shù)據(jù)流向圖監(jiān)督是貫穿于整個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目管理活動(dòng)之一，包括收集、測量和分析測量結(jié)果，以及預(yù)測趨勢，以便推動(dòng)過程改進(jìn)。持續(xù)的監(jiān)督使項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)可以洞察項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r，并識(shí)別需要特別關(guān)注的地方。控制包括制訂糾正或預(yù)防措施或重新規(guī)劃，并跟蹤行動(dòng)計(jì)劃的實(shí)施過程，以確保它們能有效解決問題。監(jiān)控項(xiàng)目工作過程主要關(guān)注：①把項(xiàng)目的實(shí)際績效與項(xiàng)目管理計(jì)劃進(jìn)行比較；②定期評(píng)估項(xiàng)目績效，決定是否需要采取糾正或預(yù)防措施，并推薦必要的措施；③檢查單個(gè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的狀態(tài)；④在整個(gè)項(xiàng)目期間，維護(hù)一個(gè)準(zhǔn)確且及時(shí)更新的信息庫，以反映產(chǎn)品及文件的情況：⑤為狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)展測量和預(yù)測提供信息；⑥做出預(yù)測，以更新當(dāng)前的成本與進(jìn)度信息；⑦監(jiān)督已批準(zhǔn)變更的實(shí)施情況；⑧如果項(xiàng)目是項(xiàng)目集的一部分，還應(yīng)向項(xiàng)目集管理層報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展和狀態(tài)；⑨確保項(xiàng)目與商業(yè)需求保持一致等。8.7.1輸入1.項(xiàng)目管理計(jì)劃監(jiān)控項(xiàng)目工作包括查看項(xiàng)目的各個(gè)方面。項(xiàng)目管理計(jì)劃的任一組成部分都可作為監(jiān)控項(xiàng)目工作過程的輸入。2.項(xiàng)目文件可用于監(jiān)控項(xiàng)目工作過程輸入的項(xiàng)目文件主要包括：●假設(shè)日志：包含會(huì)影響項(xiàng)目的假設(shè)條件和制約因素的信息?！耧L(fēng)險(xiǎn)登記冊：記錄并提供了在項(xiàng)目執(zhí)行過程中發(fā)生的各種威脅和機(jī)會(huì)的相關(guān)信息?！耧L(fēng)險(xiǎn)報(bào)告：記錄并提供了關(guān)于整體項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和單個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的信息?！窭锍瘫鍐危毫谐鎏囟ɡ锍瘫畬?shí)現(xiàn)日期，檢查是否達(dá)到計(jì)劃的里程碑?！窆浪阋罁?jù)：說明不同估算是如何得出的，用于決定如何應(yīng)對(duì)偏差?！駟栴}日志：用于記錄和監(jiān)督由誰負(fù)責(zé)在目標(biāo)日期內(nèi)解決特定問題?！窠?jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊：可能包含應(yīng)對(duì)偏差的有效方式以及糾正措施和預(yù)防措施?！癯杀绢A(yù)測：基于項(xiàng)目以往的績效，用于確定項(xiàng)目是否仍處于預(yù)算的公差區(qū)間內(nèi)，并識(shí)別任何必要的變更。●進(jìn)度預(yù)測：基于項(xiàng)目以往的績效，用于確定項(xiàng)目是否仍處于進(jìn)度的公差區(qū)間內(nèi)，并識(shí)別任何必要的變更。●質(zhì)量報(bào)告：包含質(zhì)量管理問題，針對(duì)過程、項(xiàng)目和產(chǎn)品的改善建議，糾正措施建議(包括返工、缺陷(漏洞)補(bǔ)救、100%檢查等),以及在控制質(zhì)量過程中發(fā)現(xiàn)的情況的概述。3.工作績效信息在工作執(zhí)行過程中收集工作績效數(shù)據(jù)，再交由控制過程做進(jìn)一步分析。將工作績效數(shù)據(jù)與項(xiàng)目管理計(jì)劃組件、項(xiàng)目文件和其他項(xiàng)目變量比較之后生成工作績效信息。通過這種比較可以了解項(xiàng)目的執(zhí)行情況。在項(xiàng)目開始時(shí)，就在項(xiàng)目管理計(jì)劃中規(guī)定關(guān)于范圍、進(jìn)度、預(yù)算和質(zhì)量的具體工作績效測量指標(biāo)。項(xiàng)目期間通過控制過程收集績效數(shù)據(jù)，與計(jì)劃和其他變量比較，為工作績效提供背景。4.協(xié)議采購協(xié)議中包括條款和條件，也可包括其他條目，如買方就賣方應(yīng)實(shí)施的工作或應(yīng)交付的產(chǎn)品所做的規(guī)定。如果項(xiàng)目將部分工作外包出去，項(xiàng)目經(jīng)理需要監(jiān)督承包商的工作，確保所有協(xié)議都符合項(xiàng)目的特定要求，以及組織的采購政策。5.事業(yè)環(huán)境因素能夠影響監(jiān)控項(xiàng)目工作過程的事業(yè)環(huán)境因素主要包括：項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，例如進(jìn)度、成本、資源工具、績效指標(biāo)、數(shù)據(jù)庫、項(xiàng)目記錄和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；基礎(chǔ)設(shè)施(如現(xiàn)有設(shè)施、設(shè)備、組織通信渠道);干系人的期望和風(fēng)險(xiǎn)臨界值；政府或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(如監(jiān)管機(jī)構(gòu)條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和工藝標(biāo)準(zhǔn))等。6.組織過程資產(chǎn)能夠影響監(jiān)控項(xiàng)目工作過程的組織過程資產(chǎn)主要包括：組織的標(biāo)準(zhǔn)政策、流程和程序；財(cái)務(wù)控制程序(如必需的費(fèi)用與支付審查、會(huì)計(jì)編碼及標(biāo)準(zhǔn)合同條款等);監(jiān)督和報(bào)告方法；問題管理程序，用于定義問題控制、問題識(shí)別及其解決以及行動(dòng)事項(xiàng)跟蹤；缺陷管理程序，用于定義缺陷控制、缺陷識(shí)別及其解決以及行動(dòng)事項(xiàng)跟蹤；組織知識(shí)庫，尤其是過程測量和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫等。8.7.2工具與技術(shù)1.專家判斷監(jiān)控項(xiàng)目工作過程中，應(yīng)征求具備如下領(lǐng)域相關(guān)專業(yè)知識(shí)或接受過相關(guān)培訓(xùn)的個(gè)人或小組的意見，涉及的領(lǐng)域包括：掙值分析；數(shù)據(jù)的解釋和情境化；持續(xù)時(shí)間和成本的估算技術(shù)；趨勢分析；關(guān)于項(xiàng)目所在的行業(yè)以及項(xiàng)目關(guān)注的領(lǐng)域的技術(shù)知識(shí)；風(fēng)險(xiǎn)管理；合同管理等。2.數(shù)據(jù)分析可用于監(jiān)控項(xiàng)目工作過程的數(shù)據(jù)分析技術(shù)主要包括：●備選方案分析：用于在出現(xiàn)偏差時(shí)選擇要執(zhí)行的糾正措施或糾正措施和預(yù)防措施的組合?！癯杀拘б娣治觯河兄诔霈F(xiàn)偏差時(shí)確定最節(jié)約成本的糾正措施?！駫曛捣治觯簩?duì)范圍、進(jìn)度和成本績效進(jìn)行了綜合分析?！窀驹蚍治觯宏P(guān)注識(shí)別問題的主要原因，它可用于識(shí)別出現(xiàn)偏差的原因以及項(xiàng)目經(jīng)理為達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng)域?！褛厔莘治觯焊鶕?jù)以往結(jié)果預(yù)測未來績效，它可以預(yù)測項(xiàng)目的進(jìn)度延誤，提前讓項(xiàng)目經(jīng)理意識(shí)到，按照既定趨勢發(fā)展，后期進(jìn)度可能出現(xiàn)的問題。應(yīng)該在足夠早的項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)行趨勢分析，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有時(shí)間分析和糾正任何異常。可以根據(jù)趨勢分析的結(jié)果，提出必要的預(yù)防措施建議?！衿罘治觯撼杀竟浪恪①Y源使用、資源費(fèi)率、技術(shù)績效和其他測量指標(biāo)。偏差分析審查目標(biāo)績效與實(shí)際績效之間的差異(或偏差),可涉及持續(xù)時(shí)間估算，可以在每個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，針對(duì)特定變量開展偏差分析。在監(jiān)控項(xiàng)目工作過程中，通過偏差分析對(duì)成本、時(shí)間、技術(shù)和資源偏差進(jìn)行綜合分析，以了解項(xiàng)目的總體偏差情況。這樣就便于采取合適的預(yù)防或糾正措施。3.決策常用于監(jiān)控項(xiàng)目工作過程的決策技術(shù)是投票。投票可以包括用下列方法進(jìn)行決策：一致同意、大多數(shù)同意或相對(duì)多數(shù)原則。4.會(huì)議會(huì)議可以是面對(duì)面或虛擬會(huì)議，正式或非正式會(huì)議。參會(huì)者可以包括項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和其他合適的項(xiàng)目干系人；會(huì)議的類型包括用戶小組會(huì)議和用戶審查會(huì)議等。8.7.3輸出1.工作績效報(bào)告工作績效信息可以用實(shí)體或電子形式加以合并、記錄和分發(fā)。基于工作績效信息，以實(shí)體或電子形式編制形成工作績效報(bào)告，以制定決策、采取行動(dòng)或引起關(guān)注。根據(jù)項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃，通過溝通過程向項(xiàng)目干系人發(fā)送工作績效報(bào)告。工作績效報(bào)告的內(nèi)容一般包括狀態(tài)報(bào)告和進(jìn)展報(bào)告。工作績效報(bào)告可以包含掙值圖表和信息、趨勢線和預(yù)測、儲(chǔ)備燃盡圖、缺陷直方圖、合同績效信息和風(fēng)險(xiǎn)情況概述。也可以表示為引起關(guān)注、制定決策和采取行動(dòng)的儀表指示圖、熱點(diǎn)報(bào)告、信號(hào)燈圖或其他形式。2.變更請求通過比較實(shí)際情況與計(jì)劃要求，可能需要提出變更請求，來擴(kuò)大、調(diào)整或縮小項(xiàng)目范圍與產(chǎn)品范圍，或者提高、調(diào)整或降低質(zhì)量要求和進(jìn)度或成本基準(zhǔn)。變更請求可能導(dǎo)致需要收集和記錄新的需求。變更可能會(huì)影響項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目文件或產(chǎn)品可交付成果。應(yīng)該通過實(shí)施整體變更控制過程對(duì)變更請求進(jìn)行審查和處理。變更可能包括：●糾正措施：為使項(xiàng)目工作績效重新與項(xiàng)目管理計(jì)劃一致，而進(jìn)行的有目的的活動(dòng)?！耦A(yù)防措施：為確保項(xiàng)目工作未來績效符合項(xiàng)目管理計(jì)劃，而進(jìn)行的有目的的活動(dòng)?！袢毕菅a(bǔ)救：為了修正不一致產(chǎn)品或產(chǎn)品組件，而進(jìn)行的有目的的活動(dòng)。3.項(xiàng)目管理計(jì)劃(更新)項(xiàng)目管理計(jì)劃的任何變更都以變更請求的形式提出，且通過組織的變更控制過程進(jìn)行處理。在監(jiān)控項(xiàng)目工作過程中提出的變更可能會(huì)影響整體項(xiàng)目管理計(jì)劃。4.項(xiàng)目文件(更新)可在監(jiān)控項(xiàng)目工作過程更新的項(xiàng)目文件主要包括：●成本預(yù)測：本過程引起的成本預(yù)測的變更應(yīng)通過成本管理過程進(jìn)行記錄?！襁M(jìn)度預(yù)測：本過程引起的進(jìn)度預(yù)測的變更應(yīng)通過進(jìn)度管理過程進(jìn)行記錄。●問題日志：在本過程中產(chǎn)生的新問題應(yīng)該記錄到問題日志中?！窠?jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊：更新經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊，記錄應(yīng)對(duì)偏差的有效方式以及糾正措施和預(yù)防措施?！耧L(fēng)險(xiǎn)登記冊：在本過程中識(shí)別的新風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)記錄在風(fēng)險(xiǎn)登記冊中，并通過風(fēng)險(xiǎn)管理過程進(jìn)行管理。8.8實(shí)施整體變更控制實(shí)施整體變更控制是審查所有變更請求、批準(zhǔn)變更，管理對(duì)可交付成果、項(xiàng)目文件和項(xiàng)目管理計(jì)劃的變更，并對(duì)變更處理結(jié)果進(jìn)行溝通的過程。本過程審查對(duì)項(xiàng)目文件、可交付成果或項(xiàng)目管理計(jì)劃的所有變更請求，并決定對(duì)變更請求的處置方案。本過程的主要作用是確保對(duì)項(xiàng)目中已記錄在案的變更做出綜合評(píng)審。如果不考慮變更對(duì)整體項(xiàng)目目標(biāo)或計(jì)劃的影響就開展變更，往往會(huì)加劇整體項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。本過程需要在整個(gè)項(xiàng)目期間開展。實(shí)施整體變更控制過程的數(shù)據(jù)流向如圖8-6所示。圖8-6實(shí)施整體變更控制過程的數(shù)據(jù)流向圖實(shí)施整體變更控制過程貫穿項(xiàng)目始終，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)此承擔(dān)最終責(zé)任。變更請求可能影響項(xiàng)目范圍、產(chǎn)品范圍以及任一項(xiàng)目管理計(jì)劃組件或任一項(xiàng)目文件。在整個(gè)項(xiàng)目生命周期的任何時(shí)間，參與項(xiàng)目的任何干系人都可以提出變更請求。在基準(zhǔn)確定之前，變更無須正式受控、實(shí)施整體變更控制過程。一旦確定了項(xiàng)目基準(zhǔn)，就必須通過實(shí)施整體變更控制過程來處理變更請求。盡管變更可以口頭提出，但所有變更請求都必須以書面形式記錄，并納入變更管理和(或)配置管理系統(tǒng)中。在批準(zhǔn)變更之前，可能需要了解變更對(duì)進(jìn)度的影響和對(duì)成本的影響。在變更請求可能影響任一項(xiàng)目基準(zhǔn)的情況下，都需要開展正式的整體變更控制過程。每項(xiàng)記錄在案的變更請求都必須由一位責(zé)任人批準(zhǔn)、推遲或否決，這個(gè)責(zé)任人通常是項(xiàng)目發(fā)起人或項(xiàng)目經(jīng)理。應(yīng)該在項(xiàng)目管理計(jì)劃或組織程序中指定這位責(zé)任人，必要時(shí)應(yīng)該由CCB來開展實(shí)施整體變更控制過程。變更請求得到批準(zhǔn)后，可能需要新編(或修訂)成本估算、活動(dòng)排序、進(jìn)度日期、資源需求和(或)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案分析，這些變更可能會(huì)對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃和其他項(xiàng)目文件進(jìn)行調(diào)整。8.8.1輸入1.項(xiàng)目管理計(jì)劃可用作實(shí)施整體變更控制過程的輸入的項(xiàng)目管理計(jì)劃組件主要包括：●變更管理計(jì)劃：為管理變更控制過程提供指導(dǎo)，并記錄CCB的角色和職責(zé)。●配置管理計(jì)劃：描述項(xiàng)目的配置項(xiàng)，識(shí)別應(yīng)記錄和更新的配置項(xiàng)，以便保持項(xiàng)目產(chǎn)品的一致性和有效性?！穹秶鶞?zhǔn)：提供項(xiàng)目和產(chǎn)品定義?！襁M(jìn)度基準(zhǔn)：用于評(píng)估變更對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的影響?！癯杀净鶞?zhǔn)：用于評(píng)估變更對(duì)項(xiàng)目成本的影響。2.項(xiàng)目文件可用于實(shí)施整體變更控制過程輸入的項(xiàng)目文件主要包括：●需求跟蹤矩陣：有助于評(píng)估變更對(duì)項(xiàng)目范圍的影響?！耧L(fēng)險(xiǎn)報(bào)告：提供了與變更請求有關(guān)的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)來源的信息。●估算依據(jù)：指出了持續(xù)時(shí)間、成本和資源估算是如何得出的，可用于計(jì)算變更對(duì)時(shí)間、預(yù)算和資源的影響。3.工作績效報(bào)告對(duì)實(shí)施整體變更控制過程特別有用的工作績效報(bào)告包括：資源可用情況、進(jìn)度和成本數(shù)據(jù)、掙值報(bào)告、燃燒圖或燃盡圖。4.變更請求項(xiàng)目執(zhí)行中很多過程都會(huì)輸出變更請求。變更請求可能包含糾正措施、預(yù)防措施、缺陷補(bǔ)救，以及針對(duì)正式受控的項(xiàng)目文件或可交付成果的更新。變更可能影響項(xiàng)目基準(zhǔn)，也可能不影響項(xiàng)目基準(zhǔn)，變更決定通常由項(xiàng)目經(jīng)理做決策。對(duì)于會(huì)影響項(xiàng)目基準(zhǔn)的變更，通常應(yīng)該在變更請求中說明執(zhí)行變更的成本、所需的計(jì)劃日期修改、資源需求以及相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。這種變更應(yīng)由CCB(如有)和客戶或發(fā)起人審批，除非他們本身就是CCB的成員。只有經(jīng)批準(zhǔn)的變更才能納入修改后的基準(zhǔn)。5.事業(yè)環(huán)境因素能夠影響實(shí)施整體變更控制過程的事業(yè)環(huán)境因素主要包括：法律限制，例如國家或地區(qū)法規(guī)；政府或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)和工藝標(biāo)準(zhǔn));法律法規(guī)要求和(或)制約因素；組織治理框架(通過安排人員、制定政策和確定過程，以結(jié)構(gòu)化的方式實(shí)施控制、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)組織的戰(zhàn)略和目標(biāo));合同和采購制約因素等。6.組織過程資產(chǎn)能夠影響實(shí)施整體變更控制過程的組織過程資產(chǎn)主要包括：變更控制程序，包括修改組織標(biāo)準(zhǔn)、政策、計(jì)劃和程序(或任一項(xiàng)目文件)所須遵循的步驟，以及如何批準(zhǔn)和確認(rèn)變更；批準(zhǔn)與簽發(fā)變更的程序；配置管理知識(shí)庫，包括組織標(biāo)準(zhǔn)、政策、程序和項(xiàng)目文件的各種版本及基準(zhǔn)等。8.8.2工具與技術(shù)1.專家判斷實(shí)施整體變更控制過程中，應(yīng)征求具備如下領(lǐng)域相關(guān)專業(yè)知識(shí)或接受過相關(guān)培訓(xùn)的個(gè)人或小組的意見，涉及領(lǐng)域包括：關(guān)于項(xiàng)目所在的行業(yè)以及項(xiàng)目關(guān)注的領(lǐng)域的技術(shù)知識(shí)；法律法規(guī)；法規(guī)與采購；配置管理；風(fēng)險(xiǎn)管理等。2.變更控制工具為了便于開展配置和變更管理，可以使用一些手動(dòng)或信息化的工具。配置控制和變更控制的關(guān)注點(diǎn)不同：配置控制重點(diǎn)關(guān)注可交付成果及各個(gè)過程的技術(shù)規(guī)范；而變更控制則重點(diǎn)關(guān)注識(shí)別、記錄、批準(zhǔn)或否決對(duì)項(xiàng)目文件、可交付成果或基準(zhǔn)的變更。變更控制工具的選擇應(yīng)基于項(xiàng)目干系人的需要，并充分考慮組織和環(huán)境的情況和制約因素。變更控制工具需要支持的配置管理活動(dòng)包括：●識(shí)別配置項(xiàng)：識(shí)別與選擇配置項(xiàng)，為定義與核實(shí)產(chǎn)品配置、標(biāo)記產(chǎn)品和文件、管理變更和明確責(zé)任提供基礎(chǔ)?！裼涗洸?bào)告配置項(xiàng)狀態(tài)：對(duì)各個(gè)配置項(xiàng)的信息進(jìn)行記錄和報(bào)告。●進(jìn)行配置項(xiàng)核實(shí)與審計(jì)：通過配置核實(shí)與審計(jì)，確保項(xiàng)目的配置項(xiàng)組成的正確性，以及相應(yīng)的變更都被登記、評(píng)估、批準(zhǔn)、跟蹤和正確實(shí)施，確保配置文件所規(guī)定的功能要求都已實(shí)現(xiàn)。變更控制工具還需要支持的變更管理活動(dòng)包括：●識(shí)別變更：識(shí)別并選擇過程或項(xiàng)目文件的變更項(xiàng)?！裼涗涀兏簩⒆兏涗洖楹线m的變更請求?！褡龀鲎兏鼪Q定：審查變更，批準(zhǔn)、否決、推遲對(duì)項(xiàng)目文件、可交付成果或基準(zhǔn)的變更或做出其他決定?！窀欁兏捍_認(rèn)變更被登記、評(píng)估、批準(zhǔn)和跟蹤，并向干系人傳達(dá)最終結(jié)果。也可以使用變更控制工具管理變更請求和后續(xù)的決策，同時(shí)還需要及時(shí)溝通，幫助CCB的成員履行職責(zé)，并向干系人傳達(dá)變更相關(guān)的決定。3.數(shù)據(jù)分析可用于實(shí)施整體變更控制過程的數(shù)據(jù)分析技術(shù)主要包括：●備選方案分析：用于評(píng)估變更請求，并決定哪些請求可接受、應(yīng)否決或需修改。●成本效益分析：有助于確定變更請求是否值得投入相關(guān)的成本。4.決策可用于實(shí)施整體變更控制過程的決策技術(shù)主要包括：●投票：投票可以采取一致同意、大多數(shù)同意或相對(duì)多數(shù)原則的方式，以決定是否接受、推遲或否決變更請求。●獨(dú)裁型決策制定：采用這種決策技術(shù)，將由一個(gè)人負(fù)責(zé)為整個(gè)集體制定決策?！穸鄻?biāo)準(zhǔn)決策分析：該技術(shù)借助決策矩陣，根據(jù)一系列預(yù)定義的準(zhǔn)則，用系統(tǒng)分析方法評(píng)估變更請求。5.會(huì)議與CCB一起召開變更控制會(huì)。CCB負(fù)責(zé)審查變更請求，并做出批準(zhǔn)、否決或推遲的決定。大部分變更會(huì)對(duì)時(shí)間、成本、資源或風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生一定的影響，因此，評(píng)估變更的影響也是會(huì)議的基本工作。此外，會(huì)議上可能還要討論并提議所請求變更的備選方案。最后，將會(huì)議決定傳達(dá)給提出變更請求的責(zé)任人或小組。CCB也可以審查配置管理活動(dòng)。應(yīng)該明確規(guī)定CCB的角色和職責(zé)，并經(jīng)干系人一致同意后，記錄在變更管理計(jì)劃中。CCB的決定都應(yīng)記錄在案，并向干系人傳達(dá)，以便其知曉并采取的后續(xù)行動(dòng)。8.8.3輸出1.批準(zhǔn)的變更請求由項(xiàng)目經(jīng)理、CCB或指定的團(tuán)隊(duì)成員，根據(jù)變更管理計(jì)劃處理變更請求，做出批準(zhǔn)、推遲或否決的決定。批準(zhǔn)的變更請求應(yīng)通過指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作過程加以實(shí)施。對(duì)于推遲或否決的變更請求，應(yīng)通知提出變更請求的個(gè)人或小組。2.項(xiàng)目管理計(jì)劃(更新)項(xiàng)目管理計(jì)劃的任一正式受控的組成部分，都可通過實(shí)施整體變更控制過程進(jìn)行變更。對(duì)基準(zhǔn)的變更，只能基于最新版本的基準(zhǔn)并應(yīng)對(duì)未來的情況，而不能變更以往的績效，保證保護(hù)基準(zhǔn)和歷史績效數(shù)據(jù)的嚴(yán)肅性和完整性。3.項(xiàng)目文件(更新)正式受控的任一項(xiàng)目文件都可在實(shí)施整體變更控制過程變更，同時(shí)并將項(xiàng)目期間發(fā)生的變更全部記錄在變更日志中。8.9結(jié)束項(xiàng)目或階段結(jié)束項(xiàng)目或階段是終結(jié)項(xiàng)目、階段或合同的所有活動(dòng)的過程。本過程的主要作用：①存檔項(xiàng)目或階段信息，完成計(jì)劃的工作；②釋放組織團(tuán)隊(duì)資源以展開新的工作。它僅開展一次或僅在項(xiàng)目或階段的結(jié)束點(diǎn)開展。結(jié)束項(xiàng)目或階段過程的數(shù)據(jù)流向如圖8-7所示。圖8-7結(jié)束項(xiàng)目或階段過程的數(shù)據(jù)流向圖在結(jié)束項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理需要回顧項(xiàng)目管理計(jì)劃，確保所有項(xiàng)目工作都已完成、項(xiàng)目目標(biāo)均已實(shí)現(xiàn)。結(jié)束項(xiàng)目或階段過程所需執(zhí)行的活動(dòng)包括：●為達(dá)到階段或項(xiàng)目的完工或退出標(biāo)準(zhǔn)所必須的行動(dòng)和活動(dòng)；●為關(guān)閉項(xiàng)目合同協(xié)議或項(xiàng)目階段合同協(xié)議所必須開展的活動(dòng)；●為完成收集項(xiàng)目或階段記錄、審計(jì)項(xiàng)目成敗、管理知識(shí)分享和傳遞、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、存檔項(xiàng)目信息以供組織未來使用等工作所必須開展的活動(dòng)；●為向下一個(gè)階段，或者向生產(chǎn)和(或)運(yùn)營部門移交項(xiàng)目的產(chǎn)品、服務(wù)或成果所必須開展的行動(dòng)和活動(dòng)；●收集關(guān)于改進(jìn)或更新組織政策和程序的建議，并將它們發(fā)送給相應(yīng)的組織部門；●測量干系人的滿意程度等。如果項(xiàng)目在完工前提前終止，結(jié)束項(xiàng)目或階段過程還需要制定程序，調(diào)查和記錄提前終止的原因。為了實(shí)現(xiàn)上述目的，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該引導(dǎo)所有合適的干系人參與結(jié)束項(xiàng)目或階段的工作。8.9.1輸入1.項(xiàng)目章程項(xiàng)目章程記錄了項(xiàng)目成功標(biāo)準(zhǔn)、審批要求，以及由誰來簽署項(xiàng)目結(jié)束。2.項(xiàng)目管理計(jì)劃項(xiàng)目管理計(jì)劃的所有組成部分均為結(jié)束項(xiàng)目或階段過程的輸入。3.項(xiàng)目文件可用于結(jié)束項(xiàng)目或階段過程輸入的項(xiàng)目文件主要包括：●假設(shè)日志：記錄與技術(shù)規(guī)范、估算、進(jìn)度和風(fēng)險(xiǎn)等有關(guān)的全部假設(shè)條件和制約因素?！裥枨笪募河糜谧C明符合項(xiàng)目范圍。●里程碑清單：列出了完成項(xiàng)目里程碑的最終日期。●風(fēng)險(xiǎn)登記冊：提供了有關(guān)項(xiàng)目期間發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)的信息?！耧L(fēng)險(xiǎn)報(bào)告：提供了有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)信息，確認(rèn)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)沒有未關(guān)閉風(fēng)險(xiǎn)。●估算依據(jù)：用于根據(jù)實(shí)際結(jié)果來評(píng)估持續(xù)時(shí)間、成本和資源估算以及成本控制?！褡兏罩荆喊麄€(gè)項(xiàng)目或階段期間的所有變更請求的狀態(tài)?！駟栴}日志：用于確認(rèn)所有問題已解決，沒有遺留未解決的問題?！窠?jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊：在歸入經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識(shí)庫之前，完成對(duì)階段或項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)。●項(xiàng)目溝通記錄：包含整個(gè)項(xiàng)目期間所有的溝通?！褓|(zhì)量控制測量結(jié)果：記錄了控制質(zhì)量活動(dòng)的結(jié)果，證明符合質(zhì)量要求?！褓|(zhì)量報(bào)告：內(nèi)容可包括由團(tuán)隊(duì)管理或需上報(bào)的全部質(zhì)量保證事項(xiàng)、改進(jìn)建議，以及在控制質(zhì)量過程中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)或其他事項(xiàng)的說明。4.驗(yàn)收的可交付成果驗(yàn)收的可交付成果可包括批準(zhǔn)的產(chǎn)品規(guī)范、交貨收據(jù)和工作績效文件。對(duì)于分階段實(shí)施的項(xiàng)目或提前取消的項(xiàng)目，還可能包括部分完成或中間的可交付成果。5.立項(xiàng)管理文件結(jié)束項(xiàng)目或階段涉及的立項(xiàng)管理文件主要包括：●可行性研究報(bào)告：記錄了作為項(xiàng)目依據(jù)的商業(yè)需求和成本效益分析?！耥?xiàng)目評(píng)估報(bào)告：概述了項(xiàng)目的目標(biāo)效益。立項(xiàng)管理用于確定項(xiàng)目是否達(dá)到了經(jīng)濟(jì)可行性研究的預(yù)期結(jié)果。6.協(xié)議通常在合同條款和條件中定義對(duì)正式關(guān)閉采購的要求，并包括在采購管理計(jì)劃中。在復(fù)雜項(xiàng)目中，可能需要同時(shí)或先后管理多個(gè)合同。7.采購文檔為關(guān)閉合同，需收集全部采購文檔，并建立索引、加以歸檔。有關(guān)合同進(jìn)度、范圍、質(zhì)量和成本績效的信息，以及全部合同變更文檔、支付記錄和檢查結(jié)果，都要?dú)w類收錄。在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，應(yīng)將“實(shí)際執(zhí)行的”計(jì)劃(圖紙)或“初始編制的”文檔、手冊、故障排除文檔和其他技術(shù)文檔視為采購文件的組成部分。這些信息可用于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并為簽署以后的合同而用作評(píng)價(jià)承包商的基礎(chǔ)。8.組織過程資產(chǎn)能夠影響結(jié)束項(xiàng)目或階段過程的組織過程資產(chǎn)主要包括：●項(xiàng)目或階段收尾指南或要求(如經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、項(xiàng)目終期審計(jì)、項(xiàng)