關于HH 企業(yè)試運行ERP 的思考

上海HH制藥有限責任公司（以下簡稱HH企業(yè)）成立于1970年，是一家擁有50余年藥品研發(fā)和生產歷史的中小型高新技術企業(yè)。長期以來和多家研究機構合作，借助中醫(yī)藥傳承創(chuàng)新基地——中醫(yī)藥大學及華東理工大學的研發(fā)技術，擁有處方藥33個和非處方藥21個。并且配套多條中西醫(yī)獨立生產流水線。聚焦國際臨床治療空白，采用產學研醫(yī)合作模式，與商業(yè)化運作相接合，形成數個高標準、高起點的自主創(chuàng)新產品，如：扶正化瘀、芪麝丸等。產品市場分布在上海、安徽、河南、北京、遼寧等全國多個省市，產品質量贏得了新老客戶的好評。2021年起隨著新資本的注入，公司性質由老牌國有制藥公司轉型為具有獨特競爭優(yōu)勢的混合所有制公司?！皠?chuàng)造、聚焦、合作”是企業(yè)值得堅守和踐行的核心理念。未來，公司將放眼于全球產學研醫(yī)大合作模式的探索，努力使積淀數千年的中醫(yī)藥瑰寶成為“越民族、超國際”的成功典范。新的領導層，新的理念，順應社會發(fā)展需求，為實現(xiàn)企業(yè)長期戰(zhàn)略目標，提升企業(yè)總體管理水平，提高企業(yè)工作效益，優(yōu)化資源配置，決定開始實施ERP。一、HH企業(yè)實施ERP的重要意義當前社會，大數據、人工智能、云計算等信息技術的快速迭代推動著企業(yè)中各項工作的信息化進程。而ERP是實現(xiàn)企業(yè)財務工作高效化、標準化、流程化的一種運作模式。由于HH企業(yè)在經歷高速粗獷型發(fā)展之后逐步向穩(wěn)健勻速上升階段轉變，對于財務管理工作的要求也會愈加嚴格和精細，所以實施ERP對于HH企業(yè)的運營和發(fā)展有著諸多方面的意義。（一）在提升企業(yè)財務工作標準化水平的同時提高工作效率ERP是把生產物料資源、財務資源、經營資源、信息資源集成一體化管理，以管理會計為核心，他們互相之間有相應的接口，能夠相互集成，比如他可以將由生產活動和采購活動輸入的信息經財務人員比對審核后自動生成會計憑證同步記入財務模塊，簡化了財務人員輸入憑證過程，完美得替代了手工操作。使企業(yè)內部的信息統(tǒng)一化、標準化的同時也提升了工作效率。（二）有效地降低了運營成本ERP以計算機技術為載體，不僅縮短了企業(yè)內部信息傳遞空間距離，相比以前的各部門內部各自的核算所使用的資源也大大的減少，崗位設置相應縮減，有效的降低了運營成本。（三）提升了財務服務質量由于企業(yè)內部會計信息的統(tǒng)一化和標準化大大縮短了財務基礎性、重復性工作的壓力，財務人員可以把工作精力投入到財務分析、預算控制等前端工作中，提升了財務人員的能力，也提升了財務服務的質量，可以為企業(yè)創(chuàng)造出更大的價值。二、HH企業(yè)在實施ERP過程中出現(xiàn)的問題（一）實施ERP缺乏企業(yè)高層的支持HH企業(yè)是由老牌國有制轉型為具有獨特競爭優(yōu)勢的混合所有制，原先走的是傳統(tǒng)國有體系的老路線，財務管理制度相對比較傳統(tǒng)，明顯已經跟不上HH企業(yè)現(xiàn)在的高速發(fā)展速度。雖然實施ERP系統(tǒng)對財務工作進行了模塊化管理，有效的降低財務工作的人力成本，大大提升了工作效率，但是事情總有利弊兩個方面，在進行數字化改革的過程中，總會遇到挫折，因為實施ERP對于老的財務架構會產生很大影響，同時也引起部分人的抵抗情緒，再加上在建設之初，不可能馬上就出效果，這時如果沒有高層領導的支持，是不可能順利進行的。（二）實施ERP出現(xiàn)新老系統(tǒng)不融合和部門溝通不暢通隨著HH企業(yè)經營規(guī)模的不斷擴大，業(yè)務量呈現(xiàn)出大幅度上升的趨勢，期初企業(yè)僅考慮到部門的需求，啟用了銷售ECP系統(tǒng)、費用報銷蒼穹系統(tǒng)、致遠OA審批系統(tǒng)、釘釘員工打卡系統(tǒng)。各個系統(tǒng)彼此關聯(lián)度不高，數據分散在各自不同的系統(tǒng)中，分別歸屬各部門管理，難以有效發(fā)揮統(tǒng)籌管控作用。雖然國內外有很多使用ERP成功的經驗，但是在ERP上線過程中還存在很多的問題，再加上HH企業(yè)是有50年發(fā)展歷程的老國有企業(yè)，有自己一套經營方式，同時還有國企的文化底蘊。如果不考慮到HH企業(yè)的實際發(fā)展狀況和企業(yè)文化，僅僅是為了上ERP，生搬硬套其他企業(yè)的成功模式，很難達到預期的效果。假如效果不理想，不但加快不了企業(yè)前進的步伐相反把HH企業(yè)本身的發(fā)展節(jié)奏拖慢。HH企業(yè)的規(guī)模雖然不大，但重復無效率的投入也可能造成極大的浪費，因此企業(yè)在建設ERP的過程中，需要加強新老系統(tǒng)的融合，增進各部門溝通，穩(wěn)抓穩(wěn)打的走好每一步，才不會這給企業(yè)造成負面影響。（三）ERP管理信息化建設存在安全隱患在實施“以數治稅”的背景下，國家大力支持財務數字化的發(fā)展，HH企業(yè)隨著經營規(guī)模的不斷擴大，數據數量不斷增加，企業(yè)也需要財務數字化發(fā)展，因此實現(xiàn)數字化信息安全問題成為重中之重。我們日常工作中每天都涉及到數據整理、數據分析、數據統(tǒng)計、數據保存等等。再加上ERP涵蓋了整個HH企業(yè)運營中的各項財務信息，在對大量數據加工處理過程中，難免會有下面的事情發(fā)生，比如：硬件設備故障，突然斷電等問題等等。如果情況嚴重的話，也許會把重要數據丟失。不得不防的是：ERP遭到病毒入侵或者不法人員的攻擊，或者由于企業(yè)員工缺乏保密意識，造成重要信息泄露，尤其我們是醫(yī)藥制造企業(yè)，許多的工藝配方和高新技術資料全部都在信息系統(tǒng)中，萬一被竊取將會造成更嚴重的經濟損失。因此，HH企業(yè)在使用ERP過程中存在諸多安全隱患。（四）財務人員的水平有限，無法滿足ERP模式的充分應用HH企業(yè)建立ERP的過程中，首先是高層管理人員的決議做后臺保障；其次就是在實施的進程中企業(yè)員工的通力配合來完成。平常的一些重復性高、效率低的簡單核算工作，經過標準化、流程化的處理后，高效的完成了。這樣以來明顯降低了財務人員核算的工作量，可以使財務人員騰出時間分析數據、提升自己，參與到預測決策等管理會計工作中。但是，管理會計對財務人員綜合素質要求比較高，不僅要求財務人員能夠運用財務信息為企業(yè)經營決策提供數據支撐還要求財務人員具備一定的信息化技能。作為一名長期做核算的財務人員面對轉型這些問題是很焦慮的。另外，實施ERP后，財務人員的工作按模塊劃分，比如應收模塊、應付模塊、固定資產模塊、供應鏈模塊、生產成本模塊，每個人都負責一個專門的模塊，財務人員只能集中處理自己負責的模塊，對其他模塊的流程不太了解。工作過于單調乏味，財務人員綜合素質得不到提高，大大降低了財務人員的積極性。三、HH公司針對實施ERP出現(xiàn)的問題應采取的措施（一）HH企業(yè)高層大力支持實施ERPHH公司最高層領導率先甩掉傳統(tǒng)的管理模式包袱，根據經營特點和醫(yī)藥行業(yè)發(fā)展動態(tài)，努力學習，提高自己對ERP的認識度。通過學習，逐漸打消種種顧慮，認識到通過ERP可以使企業(yè)的長期與短期規(guī)劃相融合，著眼于企業(yè)整體，可以充分合理的調配企業(yè)的各類資源，起到統(tǒng)籌全局規(guī)劃長遠的作用。HH公司最高層領導以身作則，帶頭參與組織ERP的實施準備工作，重新梳理公司組織架構，批準成立ERP項目組，委派熟識生產流程又精通IT的公司副總經理為項目組長，以IT信息部門為先行官，聯(lián)合財務部及各部門技術骨干成員啟動ERP。同時聘請用友公司專業(yè)的技術團隊，指導ERP相關工作，并按照分工做好前期的各項準備工作，包括模式的選擇、系統(tǒng)的構建、人員的配備方案等。為了更好的完成這些工作，首先深入了解HH企業(yè)的財務工作狀況，從總體工作量、詳細工作流程等入手，詳細調研梳理生產工藝流程，搭建BOM為財務工作的集中和簡化設計提供基礎數據。（二）加強新老系統(tǒng)融合和部門溝通，完善內部管理當前市面上“大數據、云計算、物聯(lián)網、人工智能”等新興技術蓬勃發(fā)展，HH企業(yè)信息化建設也相應發(fā)展起來，啟用了銷售ECP系統(tǒng)、費用報銷蒼穹系統(tǒng)、致遠OA審批系統(tǒng)、釘釘員工打卡系統(tǒng)，這些信息子系統(tǒng)相對完備。由于在啟用時缺乏統(tǒng)籌考慮與整體規(guī)劃，信息化建設過程中各子系統(tǒng)相互獨立，分別歸屬部門管理，各個系統(tǒng)融合程度不高，數據也比較分散，難以有效發(fā)揮信息化的統(tǒng)籌管控作用。而新建ERP往往需要投入大量的人力、物力，系統(tǒng)實施成本很高，如果沒有統(tǒng)籌規(guī)劃容易導致系統(tǒng)重復建設，造成資源浪費。因此，HH企業(yè)經過多方調研、討論，最終決定充分利用原有系統(tǒng)信息，建立新舊系統(tǒng)的數據關聯(lián)，打破數據壁壘，形成業(yè)務管理閉環(huán)，實現(xiàn)信息數據資源的有效共享。比如重新整理物料統(tǒng)一編碼，重新梳理客戶、供應商統(tǒng)一編碼，通過接口把銷售ECP系統(tǒng)、費用報銷系統(tǒng)、OA審批系統(tǒng)與企業(yè)ERP財務系統(tǒng)銜接，有效整合企業(yè)內外部信息資源，實現(xiàn)資源的集中優(yōu)化與共享，提升企業(yè)財務信息化水平，推動財務的數字化轉型進程。HH企業(yè)在不具備開現(xiàn)場會議的不利形勢下，ERP項目組將工作全部搬到線上，通過騰訊會議，積極堅持推進工作，建立一個完善的信息交流平臺。平臺的搭建有效的增加了各部門之間的溝通，提高了工作效率。因為ERP操作流程是扁平的線狀流程方式，第一步流程沒有及時準確的上報都會影響到下一個流程甚至導致整個流程的停滯。比如ERP的應收模塊中，銷售訂單沒有錄入就不能開出貨單，緊跟著銷售發(fā)票不能開，導致銷售成本無法計算。有了信息交流平臺，只要在平臺上選中相關的人員，直接提醒錄入單據，就可以馬上得到答復，大大提高HH企業(yè)內部各部門之間溝通的效率和質量，既可以互相監(jiān)督、協(xié)調發(fā)展，又確保流程暢通，使數據及時準確上報，完善了內部管理。（三）加速集團公司信息化建設HH公司針對ERP的信息安全隱患，采取了許多措施。首先在使用ERP系統(tǒng)的前期對大數據技術可能存在的風險因素進行評估，并針對可能出現(xiàn)的風險提前做好防范措施，盡量將風險控制在可承受范圍內。在加強防范的同時，HH企業(yè)在內部加強宣貫，提高HH企業(yè)員工信息安全風險防范意識，自定義計算機備份數據時間，一般5分鐘備份一次，盡量避免突發(fā)事情的發(fā)生，減少因突發(fā)事件丟失數據的可能性。在HH企業(yè)內部的員工設定訪問權限，防止重要財務數據意外丟失或者被惡意刪除，影響企業(yè)發(fā)展。具體細則如下：一是HH企業(yè)用戶訪問權限控制，強化權限管理。根據部門管理需求合理設置訪問權限，對超級用戶權限的設定要規(guī)范，做到定期檢查，等ERP系統(tǒng)建設完，及時收回HH企業(yè)外部人員賬號，防止系統(tǒng)信息泄露。二是加強網絡安全教育，定期實施檢查，強化ERP系統(tǒng)使用人員的安全意識。禁止設置簡單的登錄密碼、強制定期更換用戶密碼、短暫離開電腦及時鎖屏，防止賬號被黑客利用，竊取公司商業(yè)機密。三是每日下班后10分鐘進行數據物理備份。保證企業(yè)信息網絡遭到破壞造成數據丟失時，能以最短的時間快速恢復歷史數據，將損失降低最低點。四是增加信息安全投入。定期進行軟件系統(tǒng)升級與硬件設備維護，安裝防火墻對財務的終端采取必要的措施防止病毒入侵，保障數據安全。（四）加強管理會計信息化知識培訓，提高財務人員綜合素質實施ERP后，工作雖然專業(yè)化了，但是很單一，導致財務人員綜合財務素質得不到提升，沒有工作積極性。HH公司針對這方面，對財務人員實施輪崗制，定期對財務人員的崗位做調整，使企業(yè)員工的工作不再枯燥單一，同時也提升了財務人員的綜合能力。還有另外一個好處是，萬一某個崗位的員工不在，其他人可以隨時接替，保證工作正常有序進行。財務人員自身也要做好從核算型向管理價值創(chuàng)造型轉變的準備。定期參加企業(yè)組織管理會計學習和財務軟件應用相關的信息化知識，能掌握相關的操作技巧，對財務數據進行深層次的分析。企業(yè)加強了財務人員對業(yè)務流程和生產工藝的培訓，通過了解流程，利用信息整合，提高對企業(yè)財務數據的管理能力，達到能參與支持企業(yè)的經營決策的水平。HH企業(yè)強化日常財務考核工作，通過考核調動財務人員由核算型向管理型轉變的積極性、