醫(yī)院辦公室會(huì)議管理制度

醫(yī)院辦公室會(huì)議管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)醫(yī)院辦公室會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的及時(shí)、準(zhǔn)確、高效執(zhí)行，根據(jù)醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。

二、本制度適用于醫(yī)院辦公室各類(lèi)會(huì)議的組織、召開(kāi)、管理和監(jiān)督。

三、會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉；

2.重視會(huì)議質(zhì)量，注重會(huì)議效果；

3.明確會(huì)議目的，突出會(huì)議主題；

4.嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議議程，嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間；

5.充分發(fā)揮會(huì)議作用，提高決策水平。

四、醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查會(huì)議的召開(kāi)及執(zhí)行情況。

五、參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與會(huì)議討論，認(rèn)真履行職責(zé)。

六、會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確、具體、可行。

七、會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定及時(shí)辦理，確保決策執(zhí)行到位。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需修訂，由醫(yī)院辦公室提出方案，報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議的分類(lèi)與組織

1.醫(yī)院辦公室會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括年度會(huì)議、季度會(huì)議、月度會(huì)議等；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要隨時(shí)召開(kāi)。

2.定期會(huì)議由醫(yī)院辦公室統(tǒng)一組織，臨時(shí)會(huì)議由相關(guān)責(zé)任人提出申請(qǐng)，報(bào)醫(yī)院辦公室審批。

3.醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

二、會(huì)議的召開(kāi)

1.會(huì)議主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，檢查會(huì)議設(shè)備設(shè)施是否齊全、正常。

2.會(huì)議開(kāi)始時(shí)，主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.會(huì)議期間，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題進(jìn)行討論，確保會(huì)議內(nèi)容緊湊、有序。

三、會(huì)議議程管理

1.會(huì)議議程應(yīng)提前制定，并在會(huì)議召開(kāi)前通知參會(huì)人員。

2.會(huì)議議程應(yīng)包括議題、預(yù)計(jì)討論時(shí)間、責(zé)任人等。

3.會(huì)議期間，主持人應(yīng)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，確保會(huì)議內(nèi)容全面、深入。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清楚，便于查閱。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要。

五、會(huì)議決策與執(zhí)行

1.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決策，制定具體實(shí)施方案，并報(bào)醫(yī)院辦公室備案。

3.醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)跟蹤檢查決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況，確保決策落實(shí)到位。

六、會(huì)議結(jié)束與總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)決策事項(xiàng)和責(zé)任分工。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成，并發(fā)送至參會(huì)人員。

3.醫(yī)院辦公室應(yīng)定期對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行匯總分析，為提高會(huì)議質(zhì)量和效率提供參考。

七、會(huì)議請(qǐng)假與替補(bǔ)

1.參會(huì)人員如因特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向醫(yī)院辦公室請(qǐng)假，并說(shuō)明原因。

2.請(qǐng)假人員應(yīng)委托同事代替參加會(huì)議，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

八、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.會(huì)議紀(jì)要、決策事項(xiàng)等相關(guān)資料應(yīng)整理歸檔，便于查閱。

2.歸檔資料應(yīng)按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，確保資料的安全、完整。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人員根據(jù)會(huì)議記錄及時(shí)整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、責(zé)任分配及執(zhí)行時(shí)限等關(guān)鍵信息。

3.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)提交給會(huì)議主持人審核，確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)布。

4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后最遲不超過(guò)3個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)電子郵件或醫(yī)院內(nèi)部管理系統(tǒng)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

二、會(huì)議紀(jì)要的審批與反饋

1.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要前，應(yīng)獲得會(huì)議主持人的審批同意。

2.參會(huì)人員收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)認(rèn)真審閱，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出反饋意見(jiàn)。

3.若參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有異議，應(yīng)及時(shí)向醫(yī)院辦公室反映，以便及時(shí)更正。

三、決策事項(xiàng)的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)，應(yīng)按照既定的執(zhí)行時(shí)限和責(zé)任分配落實(shí)。

2.責(zé)任人應(yīng)定期向醫(yī)院辦公室報(bào)告決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度。

3.醫(yī)院辦公室應(yīng)建立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、評(píng)估和督促。

四、執(zhí)行結(jié)果的反饋與評(píng)估

1.決策事項(xiàng)完成后，責(zé)任人應(yīng)向醫(yī)院辦公室提供執(zhí)行結(jié)果報(bào)告。

2.醫(yī)院辦公室應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)是否達(dá)到預(yù)期效果。

3.對(duì)于未按期完成或未達(dá)到預(yù)期效果的決策事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)會(huì)議中跟進(jìn)。

五、會(huì)議紀(jì)要的存檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為正式文件進(jìn)行存檔，以備后續(xù)查詢(xún)和審計(jì)。

2.醫(yī)院辦公室應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)，確保紀(jì)要的安全存儲(chǔ)和便捷檢索。

3.存檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)定期進(jìn)行審查，以保持其時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

六、持續(xù)改進(jìn)與效果評(píng)價(jià)

1.醫(yī)院辦公室應(yīng)定期收集會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的數(shù)據(jù)，進(jìn)行效果評(píng)價(jià)。

2.根據(jù)效果評(píng)價(jià)結(jié)果，醫(yī)院辦公室應(yīng)不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度，提高會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行效率。

3.對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和不足，應(yīng)及時(shí)調(diào)整和完善，確保會(huì)議決策的落實(shí)效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室的預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室的預(yù)訂應(yīng)通過(guò)醫(yī)院內(nèi)部管理系統(tǒng)進(jìn)行，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.預(yù)訂會(huì)議室需提前至少一個(gè)工作日，以便于后勤部門(mén)進(jìn)行安排和準(zhǔn)備。

3.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間進(jìn)行，如需延期或取消，應(yīng)提前通知后勤部門(mén)。

二、會(huì)議室的配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如會(huì)議桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等。

2.后勤部門(mén)負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其處于良好狀態(tài)。

3.如會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)設(shè)施設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向后勤部門(mén)報(bào)修，以便及時(shí)解決。

三、會(huì)議室的環(huán)境與秩序

1.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜、舒適，室內(nèi)溫度、濕度適中。

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室秩序，不大聲喧嘩，不隨意走動(dòng)，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議期間，禁止在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

四、會(huì)議室的安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、應(yīng)急照明等。

2.后勤部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議室安全無(wú)隱患。

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)熟悉安全設(shè)施的擺放位置和使用方法，提高安全意識(shí)。

五、會(huì)議室的開(kāi)放時(shí)間與權(quán)限

1.會(huì)議室的開(kāi)放時(shí)間應(yīng)遵循醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，確保會(huì)議需求得到滿足。

2.后勤部門(mén)負(fù)責(zé)管理會(huì)議室的鑰匙和門(mén)禁權(quán)限，嚴(yán)格控制會(huì)議室的使用。

3.特殊情況下，如需在非開(kāi)放時(shí)間使用會(huì)議室，需提前向后勤部門(mén)申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。

六、會(huì)議室的共享與協(xié)調(diào)

1.醫(yī)院辦公室應(yīng)建立會(huì)議室共享機(jī)制，合理分配會(huì)議室資源，提高使用效率。

2.在保證重要會(huì)議需求的前提下，鼓勵(lì)部門(mén)間相互協(xié)調(diào)，共享會(huì)議室資源。

3.后勤部門(mén)應(yīng)定期收集會(huì)議室使用情況，為優(yōu)化會(huì)議室分配提供依據(jù)。

七、會(huì)議室的臨時(shí)使用

1.如有特殊原因需臨時(shí)使用會(huì)議室，應(yīng)向后勤部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

2.臨時(shí)使用會(huì)議室需遵守相關(guān)規(guī)定，確保會(huì)議室的正常秩序和設(shè)施完好。

3.臨時(shí)使用會(huì)議室結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)確保會(huì)議室恢復(fù)原狀，并及時(shí)通知后勤部門(mén)。

第五章附則

一、本制度