公司資料室操作流程規(guī)定

公司資料室操作流程規(guī)定公司資料室操作流程規(guī)定一、目的：為界定資料室對(duì)文件資料的收發(fā)范圍，明確相應(yīng)的操作方式，做到資料管理有章可依，特制定此流程。

二、適用范圍：資料室及資料相關(guān)的部門三、名詞定義：無四、內(nèi)容：

4.1資料收存的范圍4.1.1公司開辦或者變更的申請(qǐng)、審批、登記、注冊(cè)及和各投資方簽定的合同；公司各種認(rèn)證的原始文本材料，以及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)終止后業(yè)務(wù)和資產(chǎn)清算的文字性文件。

4.1.2公司技術(shù)研發(fā)、技術(shù)引進(jìn)、評(píng)審等方面的文件。

4.1.3技術(shù)項(xiàng)目完成后的技術(shù)歸檔資料及成果鑒定的專利資料等。

4.1.4生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表等原始記錄表。

4.1.5財(cái)務(wù)管理各種賬冊(cè)、分析報(bào)表、憑證的原始存根。4.1.6市場(chǎng)銷售的各類客戶資料、銷售合同、銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表、庫存報(bào)表、投標(biāo)標(biāo)書。

4.1.7人事檔案、員工培訓(xùn)資料、培訓(xùn)記錄。

4.1.8產(chǎn)品質(zhì)量管理資料，各類產(chǎn)品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)原件，產(chǎn)品原始質(zhì)量記錄，公司生產(chǎn)設(shè)備的采購、維修、檢定等記錄。4.1.9公司各供應(yīng)商的所有評(píng)定、考核的原始資料。

4.1.10公司其他有保存價(jià)的光盤、照片、電子文檔等文件資料。

4.1.11公司生產(chǎn)性和非生產(chǎn)性用品的《領(lǐng)料單》、《申購單》等。

4.1.12公司所有質(zhì)量記錄文件收存范圍見《質(zhì)量記錄控制程序》。

4.2資料收存操作4.2.1除以上4.1條款規(guī)定應(yīng)歸檔范圍的資料，若部門仍有其他內(nèi)部資料需歸

檔，須提供資料的明細(xì)清單和對(duì)應(yīng)的保管期限，無正式的保管期限資料室拒收。

技術(shù)部須在每月15日之前將上月資料進(jìn)行歸檔，生產(chǎn)部須在每月5日前將上月資料進(jìn)行歸檔，質(zhì)管部須在每月7日前將上月資料進(jìn)行歸檔，市場(chǎng)部須在每月10日前將資料進(jìn)行歸檔，其他部門須在每月20日之前將上月資料進(jìn)行歸檔。4.2.2公司所有需要正式發(fā)行文件資料的原件，在送資料室發(fā)行的同時(shí)應(yīng)將電子檔拷貝給資料室，以便資料室及時(shí)更新文件電子檔。

4.2.3資料管理員在接收資料時(shí)，應(yīng)依據(jù)部門提供的清單和資料核對(duì)，對(duì)封存的資料要進(jìn)行開箱核對(duì)，然后再封存。確保資料的完整性、準(zhǔn)確性。

4.2.4資料交接時(shí)，各部門經(jīng)辦人員應(yīng)與資料管理員辦理交接清單，經(jīng)過雙方簽字確認(rèn)后生效。

4.2.5資料交接后由資料管理人員統(tǒng)一編號(hào)、裝訂和保管。

4.3資料的發(fā)放4.3.1二階文件和三階文件（技術(shù)資料除外）發(fā)行時(shí)，資料管理員加蓋紅色發(fā)行章，發(fā)放給各部門文員，并由接收人簽字確認(rèn)。

4.3.2一階文件即《質(zhì)量手冊(cè)》類受控文件由資料室加蓋紅色受控文件印章后，直接發(fā)放給各部門主管，并由接受人簽字確認(rèn)。

4.3.3元器件清單、指標(biāo)參數(shù)、裝配示意圖等技術(shù)資料由技術(shù)部文員送往資料室，資料管理員要進(jìn)行編號(hào)、登記，然后加蓋紅色受控文件章下發(fā)到各對(duì)應(yīng)部門，并由接收人簽字確認(rèn)，同時(shí)對(duì)于需回收的舊版進(jìn)行回收。

4.4資料保管4.4.1資料室內(nèi)嚴(yán)禁堆放易燃物及除資料外的其他任何雜物，同時(shí)與工作無關(guān)人員，不得隨意出入。

4.4.2資料室應(yīng)配備防蟲防腐物品、空調(diào)機(jī)及干粉滅火器。

4.4.3資料室須經(jīng)常清掃，保持整潔、通風(fēng)。

4.4.4每日下班前檢查資料室門窗關(guān)閉情況并關(guān)掉電源。

4.4.5資料管理員負(fù)責(zé)對(duì)每月已到保存期限的資料，提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)對(duì)應(yīng)部門確認(rèn)后，提交行政部統(tǒng)一進(jìn)行銷毀處理。

4.5資料更改4.5.1文件資料進(jìn)行更改時(shí)，參照公司《文件與資料管制程序》。

4.5.2技術(shù)部已歸檔的技術(shù)資料，在元器件清單、指標(biāo)參數(shù)、裝配示意圖等更改時(shí)，須找到對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的資料，將資料進(jìn)行更換。

4.6資料的借閱、查閱1、公司發(fā)行的內(nèi)部管理類文件，已匯編成電子檔，查閱時(shí)，可通過以下途徑：\總經(jīng)辦\資料室\共享文件\公司文件\公司管理手冊(cè)，即可找到。但這些文件僅限查閱，若要用作其他功能時(shí)，征得資料室同意后才可以進(jìn)行其他功能操作。

2、下發(fā)的技術(shù)資料，對(duì)其目錄已做成電子檔。查閱時(shí)，可通過以下途徑：\總經(jīng)辦\資料室\共享文件\技術(shù)部，即可以看到你所需要的技術(shù)資料有沒有下發(fā)。3、購買或從網(wǎng)上下載一些勵(lì)志、管理、專業(yè)等類的圖書，員工可以在中午休息時(shí)間查閱。從\資料室\共享文件\資料室圖書，查看圖書的目錄，若有你想看的圖書，到資料室借閱。

4.7相關(guān)文件4.7.1《文件與資料管制程序》4.7.2《質(zhì)量記錄控制程序》4.8相關(guān)附件4.8.1《資料借閱申請(qǐng)單》：HTZJQP-01-004A(02)4.8.2《資料查閱登記表》：HTZJQP-01-004B(02)4.8.3《部門年月資料移交清單》HTZJQP-01-004C(02)4.8.4《技術(shù)資料簽收一覽表》HTZJQP-01-004D(02)

資料借閱單資料名稱借閱部門借閱人年月日用途核批歸還時(shí)間年月日確認(rèn)人備注HTZJQP--01--004A(02)資料借閱單資料名稱借閱部門借閱人年月日用途核批歸還時(shí)間年月日確認(rèn)人備注HTZJQP-01-004A(02)

資資料查閱登記表序號(hào)文件名稱文件所屬部門查閱人查閱人所在部門查閱時(shí)間查閱