公司文件及檔案管理制度

公司文件及檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范公司文件及檔案的管理，保護機關(guān)檔案資料的完整性與安全性，提高文件管理的效率和便捷性，訂立本制度。本制度適用于全體公司員工，包含公司內(nèi)外的紙質(zhì)文件、電子文件和其他相關(guān)檔案的管理與歸檔。第二條公司文件及檔案應(yīng)當(dāng)依照國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行管理，并遵守公司內(nèi)部的規(guī)章制度。第二章文件管理第三條公司文件包含但不限于經(jīng)營、財務(wù)、人事、行政等方面的文件。全部文件均需經(jīng)過登記和編號，并依據(jù)發(fā)文、收文、傳閱等不同情況分類管理。第四條文件的起草應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、明確，符合匯報流程，經(jīng)過多方批閱和簽字后方可生效。涉及緊要事項的文件，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批之后才略發(fā)放和使用。第五條文件的傳閱應(yīng)依照相關(guān)流程進行，需確保傳閱對象明確和必需性合理，并在傳閱單上做好記錄。對于時間敏感的文件傳閱，應(yīng)當(dāng)盡量使用電子傳閱方式，提高傳閱效率。第六條文件歸檔應(yīng)依照文件的性質(zhì)、種類和保管期限進行分類，并訂立相應(yīng)的文件歸檔計劃。歸檔文件應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)保管，嚴(yán)禁私自損毀、竄改或銷毀檔案文件。第七條文件的保管期限應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司的實際情況進行訂立，到期后應(yīng)進行銷毀或轉(zhuǎn)移存檔。已定期銷毀的文件應(yīng)有銷毀記錄，并保存肯定時間。第八條文件的檢索應(yīng)當(dāng)依照規(guī)定的流程和方式進行，并在檢索記錄中記錄有關(guān)情況，以便查詢和審查。檢索后的文件應(yīng)及時放回原處，保持檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第九條文件的保密工作是公司工作的緊要內(nèi)容，各部門和員工須嚴(yán)守保密責(zé)任，不得將涉密文件外傳或?qū)ν庑孤断嚓P(guān)信息。涉密文件的存儲和傳輸應(yīng)符合相關(guān)保密管理規(guī)定。第三章檔案管理第十條公司各類型的檔案應(yīng)依照肯定的分類和編號規(guī)定進行管理，并訂立檔案管理計劃，明確檔案的歸屬部門和責(zé)任人。第十一條檔案的收集應(yīng)當(dāng)及時、準(zhǔn)確，對于涉及公司利益、法律合規(guī)等緊要檔案，應(yīng)進行備份和儲存，以確保檔案的完整性和安全性。第十二條公司檔案的保管應(yīng)當(dāng)依照規(guī)定的場合進行，保證檔案安全、無毀損，并負(fù)責(zé)做好防火、防水等安全措施。檔案室的進出應(yīng)進行登記，嚴(yán)禁未經(jīng)許可私自帶出檔案。第十三條檔案的借閱應(yīng)符合規(guī)定的程序和要求，借閱檔案須填寫借閱單，并在借閱期滿后及時歸還。借閱者須對借閱檔案負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁私自處理和影響檔案的完整性。第十四條檔案的鑒定、呈現(xiàn)、復(fù)制和銷毀等操作，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照公司的規(guī)定進行，遵從相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度。緊要檔案的銷毀必需經(jīng)過合法程序，并填寫銷毀記錄。第十五條公司檔案的轉(zhuǎn)入和移交應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的程序和準(zhǔn)備工作，接收部門應(yīng)進行驗收和整理，確保檔案的準(zhǔn)確性和可用性。第十六條檔案管理工作應(yīng)定期進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時矯正，并做好相應(yīng)的整改和改進工作。對表現(xiàn)突出的檔案管理工作，應(yīng)予以適當(dāng)?shù)募为労蜆s譽。第四章審計與監(jiān)督第十七條公司應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)的文件與檔案管理部門，負(fù)責(zé)文件與檔案管理工作，并指定專人負(fù)責(zé)具體事務(wù)的執(zhí)行和監(jiān)督。第十八條公司內(nèi)部應(yīng)建立健全的文件與檔案內(nèi)部掌控機制，確保文件與檔案管理工作的規(guī)范性和有效性，及時發(fā)現(xiàn)和矯正工作中的問題。第十九條公司應(yīng)定期組織對文件與檔案管理工作進行審計，對文件與檔案管理工作的情況和效果進行評估，并及時發(fā)布評估結(jié)果。第二十條公司內(nèi)部員工應(yīng)樂觀搭配文件與檔案管理部門的工作，如實供應(yīng)相關(guān)資料和幫助開展文件與檔案管理的工作。第二十一條對于違反文件與檔案管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重進行相應(yīng)處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并予以紀(jì)律處分。第五章附則第二十二條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有新增或修改，應(yīng)及時進行相應(yīng)調(diào)整，并及時通知相關(guān)人員。第二十三條本制度的解釋權(quán)歸公司全部，并由公司文件與檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十四條本制度自發(fā)布之日起廢止我公司過去的相關(guān)管理規(guī)定和制度。附：相關(guān)定義說明

1.文件：指公司內(nèi)部產(chǎn)生的各類紙質(zhì)或電子的書面料子，包含文件、信函、報告、便條等。

2.檔案：指公司歸檔并長期保管的各類型文件，包含經(jīng)營、財務(wù)、人事、項目等檔案。

3.保密文件：指公司涉及商業(yè)機密、個人隱私、內(nèi)部資料等需要嚴(yán)格保密的文件。

4.歸檔：指將文件存放到特地的檔案室中，依照肯定的次序和分類進