應(yīng)用文寫(xiě)作（第2版） 課件 項(xiàng)目十一 函

徐鴻張雋主編應(yīng)用文寫(xiě)作（第2版）【情景導(dǎo)入】

小李是黃河地產(chǎn)公司辦公室新招聘來(lái)的文員。某日，辦公室主任老李給她布置了一項(xiàng)寫(xiě)作任務(wù)，主題是向區(qū)國(guó)土資源局申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)位于南山腳下的一塊土地。小李不知用什么文種：用請(qǐng)示？用報(bào)告？沒(méi)有上下級(jí)關(guān)系！用申請(qǐng)？又過(guò)于民間化，不正式！經(jīng)咨詢(xún)辦公室“老前輩”得知，應(yīng)該用函。

那么，函適用哪些范圍呢？項(xiàng)目十一

函【布置任務(wù)】

根據(jù)下述材料，寫(xiě)一封報(bào)價(jià)函和一封還價(jià)函。要求具備標(biāo)題、函號(hào)、稱(chēng)謂、正文、信尾五項(xiàng)格式。（1）樂(lè)家家食品有限公司收悉大有客聯(lián)營(yíng)商場(chǎng)希望訂購(gòu)“樂(lè)家家”兒童食品350箱的詢(xún)價(jià)函。（2）樂(lè)家家食品有限公司報(bào)出“樂(lè)家家”兒童食品的商品名稱(chēng)、質(zhì)量等級(jí)、包裝規(guī)格、單價(jià)（每箱80元）及總金額、結(jié)算方式、交貨日期、交貨方式。（3）大有客聯(lián)營(yíng)商場(chǎng)要求降價(jià)10%，提出還價(jià)后的單價(jià)及總金額?！救蝿?wù)要求】（1）了解函的特點(diǎn)和類(lèi)型。（2）掌握函的基本格式和內(nèi)容要素。（3）能正確寫(xiě)作和使用不同類(lèi)型的函?！颈貍渲R(shí)】

函，就是信，公函即指公務(wù)信件。這里的函，即指公函，一般是用來(lái)處理公務(wù)的，與一般個(gè)人的信函是不同的。一般公函有文件頭、文件名稱(chēng)、發(fā)文字號(hào)、公章等。

函是適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。它是平行公文，使用起來(lái)簡(jiǎn)潔、靈活、具體、方便，使用范圍十分廣泛，有時(shí)上下級(jí)機(jī)關(guān)也可以使用函。任務(wù)一公函

函是一種較為特殊的公文，具有行文的多樣性、功能的多樣性、表述的靈活性等特點(diǎn)。依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以將其劃分為不同的類(lèi)別。

從函的形式上看，它可以分為公函和便函兩類(lèi)。盡管二者都可以用于處理公務(wù)，但公函屬于正式公文，要用文頭，寫(xiě)編號(hào)，嚴(yán)格按公文格式行文，還要立卷、存檔；便函只是普通件，不用文頭，也不編號(hào)，無(wú)需存檔，使用較為方便。

從函的行文關(guān)系上看，它可分為來(lái)函與復(fù)函兩類(lèi)。來(lái)函又叫發(fā)函，是主動(dòng)給其他機(jī)關(guān)去的函，用以交流信息、協(xié)商工作。復(fù)函，是被動(dòng)地答復(fù)相應(yīng)商請(qǐng)的函件。

從函的作用上看，函可分為五種：商洽函，用于互不隸屬或平級(jí)機(jī)關(guān)之間商洽工作；詢(xún)問(wèn)函，向有關(guān)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)情況，提出問(wèn)題，要求對(duì)方答復(fù)；答復(fù)函，針對(duì)詢(xún)問(wèn)答復(fù)問(wèn)題；知照函，把需要知照的情況告知對(duì)方；請(qǐng)批函，一般是就某一方面的業(yè)務(wù)向沒(méi)有隸屬關(guān)系的“主管”部門(mén)的行文，請(qǐng)求批準(zhǔn)。

函一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、簽署等部分組成。（1）標(biāo)題。正式公函的標(biāo)題與其他公文文種標(biāo)題格式相同，由制發(fā)機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成，如《國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于人民銀行委托加工飾品征稅問(wèn)題的函》。（2）發(fā)文字號(hào)。為完全式，即由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)組成。但函的發(fā)文字號(hào)機(jī)關(guān)代字要加一個(gè)“函”字，如粵府函〔2012〕23號(hào)。（3）主送機(jī)關(guān)。因?yàn)樾枰糖⒐ぷ?，?xún)問(wèn)情況或答復(fù)問(wèn)題的有關(guān)單位一般應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)。最后一個(gè)單位名稱(chēng)之后應(yīng)加上冒號(hào)。（4）正文。一般書(shū)信在內(nèi)容上沒(méi)有限制，函原則上應(yīng)當(dāng)一事一函。函的正文包括緣由、事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)三部分。

緣由，發(fā)函要說(shuō)明原因與目的，而復(fù)函一般是引敘來(lái)函：“你單位××××年×月×日的來(lái)函收悉?！?/p>

事項(xiàng)，無(wú)論是發(fā)函還是復(fù)函，都要寫(xiě)清楚有關(guān)事情。發(fā)函要將本單位想要商洽或詢(xún)問(wèn)或請(qǐng)求批準(zhǔn)的問(wèn)題具體、明確地寫(xiě)出來(lái)。而復(fù)函也要將本單位對(duì)來(lái)函的意見(jiàn)說(shuō)明白。

結(jié)語(yǔ)，函的結(jié)束語(yǔ)是一些習(xí)慣用語(yǔ)，發(fā)函用‘特此函告”“即請(qǐng)函復(fù)”等；復(fù)函用“特此函復(fù)”“此復(fù)”等。（5）簽署。在信箋的右下角寫(xiě)上發(fā)（復(fù)）函單位的名稱(chēng)、主要負(fù)責(zé)人的簽名，有的還要寫(xiě)上聯(lián)系人。如果是幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)函，發(fā)函單位的名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)并列。在簽名之下寫(xiě)明成文日期。要在簽署和日期上加蓋公章?！緦?xiě)作模板】框

圖

模

式去函文字模板標(biāo)題↓主送機(jī)關(guān)↓正文↓落款

關(guān)于××××××（事由）的函××××：××××××××××××××××。（依據(jù)、緣由、背景）為了××××××××××，（行文目的）現(xiàn)函商（現(xiàn)函請(qǐng)、現(xiàn)函洽、現(xiàn)函告）如下：（文種承啟語(yǔ)）××××××××××××××××××××××××。（事項(xiàng)）××××××××××××。（事項(xiàng)）是否同意（是否慨允、是否可行），請(qǐng)函復(fù)（請(qǐng)函批、請(qǐng)函告）。（要求、希望、祈盼）×××××公司

××××年×月×日框

圖

模

式復(fù)函文字模板標(biāo)題↓主送機(jī)關(guān)↓正文↓落款

××××（復(fù)函方）關(guān)于×××××（事由）的復(fù)函××××：貴公司（貴方）《關(guān)于×××××的函》（××××〔×××〕20號(hào)）已收悉。（依據(jù)、緣由、背景）經(jīng)研究，現(xiàn)函復(fù)（現(xiàn)函批，現(xiàn)函告）如下：（文種承啟語(yǔ)）×××××××××××××××。（事項(xiàng)）×××××××××××××××××××××。（事項(xiàng)）專(zhuān)此函復(fù)。（特此函復(fù)、特此函批）×××××集團(tuán)公司××××年×月×日【必備知識(shí)】

商務(wù)信函簡(jiǎn)稱(chēng)商函，是一種主要通過(guò)郵政系統(tǒng)遞送的有關(guān)經(jīng)貿(mào)事務(wù)的書(shū)信。一、商務(wù)信函的作用、特點(diǎn)和類(lèi)型1．商務(wù)信函的作用（1）處理經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)。商函的基本用途是處理各種經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)。并且，它所涉及的業(yè)務(wù)范圍極其廣泛，任何工商企業(yè)都可利用商函的這一主要作用來(lái)實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)營(yíng)目的。任務(wù)二商函（2）交流經(jīng)貿(mào)信息。商務(wù)信函是生產(chǎn)企業(yè)和供應(yīng)廠商同銷(xiāo)售商和用戶(hù)保持密切聯(lián)系的重要途徑之一，也是工商企業(yè)相互溝通信息，獲取經(jīng)濟(jì)效益的一種重要手段。2．商務(wù)信函的特點(diǎn)（1）業(yè)務(wù)性強(qiáng)。商務(wù)信函具有純粹的業(yè)務(wù)性，一般不涉及當(dāng)事人之外的任何事情。業(yè)務(wù)性是商函區(qū)別于其他信函的最突出特點(diǎn)。（2）憑證效用。商務(wù)信函一經(jīng)簽署發(fā)出，便具有司法憑證的性質(zhì)，可以作為辦理商務(wù)的憑據(jù)，也可備日后查考。（3）內(nèi)容單一。商務(wù)信函寫(xiě)作要求一函一事，內(nèi)容集中單一，行文敘述具體。商函內(nèi)容的單一性決定了它在結(jié)構(gòu)上的簡(jiǎn)明性和語(yǔ)言上的簡(jiǎn)潔性、明確性。（4）講究禮節(jié)。商函往來(lái)主體之間地位平等，互惠互利，由此決定了商函寫(xiě)作雖然不說(shuō)過(guò)分客套的話，但卻比較講究禮節(jié)性用語(yǔ)。3．商務(wù)信函的類(lèi)型

從商函形態(tài)看，可分為公函式商函和普通商函。公函式商函仿效行政公文函的形式，普通商函就是便函在商務(wù)交往中的運(yùn)用。公函式商函和普通商函的格式有繁簡(jiǎn)之別。從行文關(guān)系看，可分為致函和復(fù)函，致函是主動(dòng)發(fā)出的商函，復(fù)函是答復(fù)來(lái)函的回函。從發(fā)函緣由看，可分為建立關(guān)系函、推薦聘用函、商務(wù)邀請(qǐng)函、商務(wù)確認(rèn)函、詢(xún)價(jià)報(bào)價(jià)函、推銷(xiāo)訂購(gòu)函、信用調(diào)查函、發(fā)貨催貨函、付款索款函、索賠理賠函等。二、商務(wù)信函的基本格式

商務(wù)信函的信文格式包括信頭、標(biāo)題、函號(hào)、稱(chēng)謂、正文、信尾、附件標(biāo)注、附言等項(xiàng)。

公函式商函的格式如下。（1）信頭

信頭出現(xiàn)于信文首頁(yè)的上部，在左上方寫(xiě)收件人地址、單位、職稱(chēng)、職銜、姓名等；右上方寫(xiě)發(fā)信人地址、法定名稱(chēng)、姓名、電話、傳真、電報(bào)掛號(hào)、E-mail、郵政編碼、寄信日期等。信頭并非中文商函的必有格式，國(guó)內(nèi)商函往來(lái)多無(wú)信頭。（2）標(biāo)題（事由）

標(biāo)題位置在信文首頁(yè)上方，居中書(shū)寫(xiě)，其內(nèi)容是標(biāo)明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過(guò)標(biāo)題一目了然地明白信文的主要內(nèi)容。

商函標(biāo)題常見(jiàn)有兩種形式：一是由事由加文種名稱(chēng)“函”構(gòu)成，類(lèi)似于行政公文函的兩項(xiàng)式標(biāo)題，如《關(guān)于要求承付打印機(jī)貨款的函》；二是先寫(xiě)“事由”二字，加冒號(hào)提示，然后直接標(biāo)寫(xiě)該信件的內(nèi)容，如“事由：機(jī)動(dòng)車(chē)索賠”。（3）函號(hào)（編號(hào)）

函號(hào)即發(fā)函字號(hào)或發(fā)函編號(hào)。中文商函編號(hào)常見(jiàn)有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號(hào)，形成“×函〔20××〕×號(hào)”或“〔20××〕×函第×號(hào)”的形式，如“瓊紡財(cái)函〔20××〕99號(hào)”或“〔20××〕瓊紡財(cái)函第99號(hào)”，不過(guò)，商函的發(fā)函字號(hào)不像行政公文發(fā)文字號(hào)那樣有嚴(yán)格的要求。二是采用直接編號(hào)，如“第23號(hào)”。

設(shè)置函號(hào)是為了便于收發(fā)函雙方對(duì)商函的處理、歸檔、備查，是否需要編制函號(hào)或采用何種形式編排函號(hào)是發(fā)函者的自由行為。函號(hào)的標(biāo)注位置也沒(méi)有固定、統(tǒng)一的要求，通常出現(xiàn)在標(biāo)題右下方或信頭的左上方。（4）稱(chēng)謂

稱(chēng)謂是對(duì)收信人或收信單位的稱(chēng)呼。稱(chēng)謂的位置在標(biāo)題或函號(hào)的左下方，單獨(dú)占行，頂格書(shū)寫(xiě)，后面用冒號(hào)。商函比較注重稱(chēng)謂。若收信方是單位，應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)或單位內(nèi)的部門(mén)名稱(chēng)；若寫(xiě)給個(gè)人，要在公司名稱(chēng)和對(duì)方名字之后加職務(wù)銜，以示尊重。（5）正文

正文的基本結(jié)構(gòu)由開(kāi)頭、主體、結(jié)語(yǔ)構(gòu)成。

開(kāi)頭應(yīng)直截了當(dāng)、簡(jiǎn)單扼要地說(shuō)明發(fā)函意圖、緣由。復(fù)函則要引述對(duì)方來(lái)函，以示復(fù)函的針對(duì)性。

主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容。一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項(xiàng)，或是針對(duì)所要商洽的問(wèn)題或所聯(lián)系的事項(xiàng)，闡明自己的意見(jiàn)。主體的寫(xiě)作要求觀點(diǎn)明確，一文一事，文字簡(jiǎn)明，事實(shí)有據(jù)，行文禮貌。

結(jié)語(yǔ)一般用精練的詞語(yǔ)將主體所敘之事加以簡(jiǎn)要概括，并提出本函的有關(guān)要求，如“候復(fù)”“希望上述答復(fù)能夠滿足貴方的要求，并候早復(fù)”等。有的商函在結(jié)語(yǔ)時(shí)使用慣用語(yǔ)，如“此致”“此復(fù)”“候復(fù)”“見(jiàn)復(fù)”等。也有的商函不設(shè)結(jié)語(yǔ)。

一般商函不使用祝頌語(yǔ)，個(gè)別商函如聯(lián)系信、慶賀信，為聯(lián)絡(luò)情感、表示禮貌，常在結(jié)語(yǔ)寫(xiě)一些表示祝愿或致敬的祝頌話語(yǔ)，如“謹(jǐn)祝商安”“順頌商祺”“恭祝健康”等。（6）信尾

信尾包括落款、簽章、日期等格式。

落款通常寫(xiě)在結(jié)語(yǔ)后另起一行（或空一兩行）的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的信函，落款可寫(xiě)單位名稱(chēng)或單位內(nèi)具體部門(mén)名稱(chēng)，也可同時(shí)署寫(xiě)信人的姓名。有負(fù)責(zé)人姓名的還須注明職銜。

簽章包括簽字和加蓋公章。重要的信函，為鄭重起見(jiàn)要加蓋公章。有發(fā)函人署名的必須親自手簽真名，不能用圖章代替手簽；打印的信件在打印的姓名前面也必須簽署真名，因?yàn)樯毯侵匾膽{證。

日期一般寫(xiě)在署名的下一行或同一行偏右的位置。發(fā)函日期要寫(xiě)明具體的年、月、日（甚至?xí)r）。作為憑據(jù)，日期是商函非常重要的一項(xiàng)格式，要求書(shū)寫(xiě)完整，不可省略、遺漏。（7）附件說(shuō)明

附件說(shuō)明的標(biāo)注位置可在落款之前也可在落款之后，靠左側(cè)寫(xiě)“附件：”或“附：”字樣，注明附件的名稱(chēng)和件數(shù)，如“附件：安圖公司最新地圖目錄三份”。（8）附言

信函寫(xiě)完后，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有漏，或有補(bǔ)充說(shuō)明之事，或有必須修正之處，可在落款左下方標(biāo)寫(xiě)“又及：”“又啟：”“再者：”“再啟者：”字樣，然后提行予以補(bǔ)敘，交代有關(guān)事項(xiàng)。也可直接補(bǔ)敘有關(guān)事項(xiàng)，然后標(biāo)寫(xiě)“又及”“又啟”字樣。如果附言補(bǔ)敘的內(nèi)容較多，應(yīng)重寫(xiě)此函，以示尊重。

上述公函式商務(wù)信函的八項(xiàng)格式并非每件商函必備，其中標(biāo)題（事由）、稱(chēng)謂、正文、信尾四項(xiàng)是必有的格式；而信頭、函號(hào)（編號(hào)）、附件說(shuō)明、附言四項(xiàng)是或有的格式，依實(shí)際需要選用?！鞠嚓P(guān)鏈接】附：商貿(mào)信函常用文言詞語(yǔ)匯釋1．稱(chēng)呼部分的習(xí)慣用語(yǔ)臺(tái)鑒：“臺(tái)”，敬辭，舊時(shí)對(duì)別人的敬稱(chēng)?！拌b”，審察明鑒的意思?！芭_(tái)鑒”，請(qǐng)您審閱的意思。臺(tái)覽：“覽”，閱看的意思?！芭_(tái)覽”義同“臺(tái)鑒”，請(qǐng)您審閱的意思?；蓁b：“惠”，有求于人的敬辭，有勞您的意思。“惠鑒”，勞您審閱的意思雅鑒：“雅”，高尚不俗的意思，對(duì)人的稱(chēng)譽(yù)之辭。“雅鑒”，請(qǐng)您指教、審閱的意思。2．開(kāi)頭部分常用的習(xí)慣用詞語(yǔ)已悉：已經(jīng)知道了的意思。收悉：收到并知道了的意思。茲啟者：“茲”現(xiàn)在的意思?！皢ⅰ?，陳述的意思?！捌潌⒄摺?，現(xiàn)在陳述的意思。茲有：現(xiàn)在有的意思。茲將：現(xiàn)在把的意思。頃接：“頃”，剛才的意思?！绊暯印?，剛才接到的意思。3．主體部分常用的慣用詞語(yǔ)鑒于：由于考慮到的意思。應(yīng)予：應(yīng)