檔案及社保管理制度

讓政務(wù)服務(wù)更高效讓天下百姓更幸福目錄TOC\o"1-3"\h\u4666一、社保管理制度 37121（一）社保管理的目的 318071（二）適用范圍 34055（三）社保釋義 314035（四）參保原則 323385（五）參保項(xiàng)目 431815（六）社會保險(xiǎn)費(fèi)用管理 57464（七）社會保險(xiǎn)關(guān)系管理 525081（八）各項(xiàng)保險(xiǎn)費(fèi)用待遇及措施 617887（九）各項(xiàng)保險(xiǎn)費(fèi)用報(bào)銷說明 818706（十）住房公積金的辦理規(guī)定 108438二、員工檔案管理制度 1127200（一）目的 1131542（二）適用范圍 118905（三）職責(zé) 1131199（四）歸檔范圍 1113214（五）檔案管理員的職責(zé) 114106（六）檔案管理內(nèi)容 1118873（七）檔案管理相關(guān)規(guī)定 1411273（八）檔案的銷毀 168819（九）制定、修訂、廢除與頒布實(shí)施 17一、社保管理制度（一）公司員工社保管理的目的:建立合法的員工保險(xiǎn)體系，并確保公司保險(xiǎn)福利制度方案的有效實(shí)施，保障員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍:本制度適用于集團(tuán)總部及下屬各子公司員工的各類型保險(xiǎn)的管理。（三）社保釋義：社會保險(xiǎn)是指勞動(dòng)者由于年老、患病、失業(yè)、傷殘、死亡、生育等原因，暫時(shí)中斷勞動(dòng)或者永久喪失勞動(dòng)能力不能獲得勞動(dòng)報(bào)酬，本人及其供養(yǎng)的直系親屬失去生活收入時(shí)，國家通過立法，按規(guī)定提供物質(zhì)幫助的一種制度。社會保險(xiǎn)是國家立法強(qiáng)制實(shí)施，繳費(fèi)的個(gè)人和單位都必須按照規(guī)定的費(fèi)率繳費(fèi)。為落實(shí)國家政策要求現(xiàn)公司對社會保險(xiǎn)參保員工的規(guī)范如下:（四）參保原則1、與公司簽訂勞動(dòng)合同，并確定為參保對象的員工，公司將在合同有效期內(nèi)按規(guī)定繳納五險(xiǎn)(養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn))一金（住房公積金），入職日期為每自然月15日之前(包含15日)的將于當(dāng)月增員保險(xiǎn)，于15日之后入職的將于次月增員保險(xiǎn)。2、公司員工與原單位仍保留勞動(dòng)關(guān)系或由原單位代理或個(gè)人自行繳納社會保險(xiǎn)的，入職滿一年的此類員工可憑本年的繳費(fèi)發(fā)票根據(jù)國家有關(guān)社會保險(xiǎn)的相關(guān)規(guī)定及公司規(guī)定的相關(guān)比例給予核銷。(注:基于員工退休待遇計(jì)發(fā)及退休后領(lǐng)取的方便，對原已參保人員不強(qiáng)制要求將社會保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)入本公司)3、對與原單位解除勞動(dòng)關(guān)系且已經(jīng)參加社會保險(xiǎn)的，補(bǔ)齊欠繳保費(fèi)后可將社會保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)至公司進(jìn)行續(xù)保。（五）參保項(xiàng)目養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、(公積金)。1、社會保險(xiǎn)繳費(fèi)基數(shù)繳費(fèi)基數(shù)=上年度社會平均工資*(60%~300%)。具體繳費(fèi)基數(shù)由公司根據(jù)社保機(jī)構(gòu)提供的上年度社會平均工資及相關(guān)規(guī)定確定。2、員工參保須知2.1公司將在員工簽訂勞動(dòng)合同后為其辦理社會保險(xiǎn)參保手續(xù)。2.2員工社會保險(xiǎn)由人力資源部社保負(fù)責(zé)人統(tǒng)一核算出繳費(fèi)總額，并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以申報(bào)辦理。2.3員工養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、(公積金)按月繳納。2.4員工因個(gè)人原因自愿放棄公司各項(xiàng)社會保險(xiǎn)的，需提交書面形式的個(gè)人聲明，人力資源部備案。2.5不與公司簽訂勞動(dòng)合同的員工不能享受公司的各項(xiàng)社會保險(xiǎn)福利。2.6當(dāng)月在勞動(dòng)合同有效期內(nèi)參保員工未與公司解除或終止勞動(dòng)合同者中途不予退保。社會保險(xiǎn)繳費(fèi)公司員工的社保費(fèi)，包括企業(yè)承擔(dān)和個(gè)人承擔(dān)兩部份，統(tǒng)一由員工所在公司支付。員工個(gè)人承擔(dān)部份由公司社保管理責(zé)任人造表從員工應(yīng)發(fā)工資中扣回沖抵公司代支付部份。（六）社會保險(xiǎn)費(fèi)用管理1、根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定公司為員工代扣代繳各項(xiàng)社會保險(xiǎn)費(fèi)用。2、員工養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療等保險(xiǎn)個(gè)人繳納部分將在員工工資按月扣除。3、公司將根據(jù)本年度社保機(jī)構(gòu)的工作安排按社保機(jī)構(gòu)規(guī)定時(shí)間繳納各項(xiàng)社會保險(xiǎn)費(fèi)用。（七）社會保險(xiǎn)關(guān)系管理1、員工的社會保險(xiǎn)關(guān)系由公司人力資源部統(tǒng)一繳納，統(tǒng)一管理。人力資源部是全公司社會保險(xiǎn)管理的所屬部門，主要負(fù)責(zé)全公司(公司總部員工社會保險(xiǎn)的實(shí)際管理)社會保險(xiǎn)的管理及管理制度、方法的制定，確定各類保險(xiǎn)個(gè)人及單位的交納辦法，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各地辦事處、子公司員工社會保險(xiǎn)帳戶的管理。各類保險(xiǎn)基金的預(yù)決算，負(fù)責(zé)上報(bào)各類保險(xiǎn)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表;各分、子公司社會保險(xiǎn)關(guān)系統(tǒng)一由集團(tuán)人力資源部為本公司管理。2、公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)各類保險(xiǎn)的個(gè)人代扣，保險(xiǎn)金代扣及社保相關(guān)的會計(jì)報(bào)表（八）各項(xiàng)保險(xiǎn)費(fèi)用待遇及措施:1、養(yǎng)老保險(xiǎn)職工喪失勞動(dòng)能力，但未達(dá)到退休條件，根據(jù)規(guī)定，退職后可按月發(fā)給本人標(biāo)準(zhǔn)工資一定比例(如40%)的生活費(fèi)。2、醫(yī)療保險(xiǎn)2.1給予一定時(shí)間的醫(yī)療期。實(shí)際工作年限10年以下及在本公司工齡5年以下的，醫(yī)療期為3個(gè)月;在本公司工齡5年以上的，為6個(gè)月。實(shí)際工作年限10年以上及在本公司工齡5年以下的，醫(yī)療期為6個(gè)月;在本公司工齡5年以上10年以下的，為9個(gè)月:在本公司工齡10年以上15年以下的，為12個(gè)月:在本公司工齡15年以上20年以下的，18個(gè)月;在本公司工齡20年以上的，為24個(gè)月。 2.2在醫(yī)療期，其醫(yī)療待遇為不低于所在市最低工資標(biāo)準(zhǔn)的80%。2.3醫(yī)療期滿后，因不能勝任工作而被解除勞動(dòng)合同的，由公司發(fā)給不低于6個(gè)月工資的醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi);同時(shí)按本公司工齡，每滿1年增加相當(dāng)于1個(gè)月工資的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。另外，患重病的，增加不低于醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)50%的金額；患絕癥的增加不低于醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)100%的金額。3、生育保險(xiǎn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，公司對女職工實(shí)行特殊勞動(dòng)保護(hù)。3.1女職工在懷孕期、產(chǎn)期、哺乳期，享有基本工資，不得解除勞動(dòng)合同，允許在勞動(dòng)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行產(chǎn)前檢查。3.2若男方參保，女方無工作或無生育保險(xiǎn)的，男方亦可提供相關(guān)資料進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。(報(bào)銷需提供的資料及男方報(bào)銷比例以社保機(jī)構(gòu)相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn))。3.3女職工產(chǎn)假為90天。其中，產(chǎn)前休假15天，難產(chǎn)增加休假15天。合法產(chǎn)假內(nèi)由企業(yè)代交各項(xiàng)社保費(fèi)用，其中員工繳費(fèi)部分，由公司代扣代繳在產(chǎn)假工資中扣除。產(chǎn)假逾期不上班者，自動(dòng)轉(zhuǎn)換為事假。各項(xiàng)社保費(fèi)用全額自理。4、工傷保險(xiǎn)4.1職工因工負(fù)傷，醫(yī)療費(fèi)用和住院膳食費(fèi)用全部由公司承擔(dān)，醫(yī)療時(shí)間至醫(yī)療終止時(shí)止。醫(yī)療期間原標(biāo)準(zhǔn)工資照發(fā)，直至醫(yī)療結(jié)束時(shí)止。4.2職工患職業(yè)病，凡被確診的，享受國家有關(guān)規(guī)定的工傷保險(xiǎn)待遇或職業(yè)病待遇。4.3職工因工致殘，經(jīng)勞動(dòng)鑒定委員會確認(rèn)的，按傷殘等級發(fā)給證書并享受相應(yīng)待遇4.3.1完全喪失勞動(dòng)能力的，按規(guī)定實(shí)行退休。4.3.2部分喪失勞動(dòng)能力的，公司安排力所能及的工作:因變崗降低了工資，應(yīng)發(fā)給因工傷殘補(bǔ)助費(fèi)。4.4職工因工死亡，公司發(fā)給相當(dāng)于本公司3個(gè)月平均工資的喪葬費(fèi)。另每月支付其供養(yǎng)直系親屬撫恤費(fèi):供養(yǎng)1人，為死者本人工資的25%；供養(yǎng)2人，為死者本人工資的40%供養(yǎng)3人及以上者，為死者本人工資的50%，直到受供養(yǎng)者失去受供養(yǎng)條件為止。5、失業(yè)保險(xiǎn)失業(yè)保險(xiǎn)領(lǐng)取或失去資格的情形。5.1領(lǐng)取資格情形:5.1.1公司依法破產(chǎn)后;5.1.2員工在公司整頓期被精簡;5.1.3公司被撤銷解散后;5.1.4員工被辭退、除名或開除。5.2失去資格情形:5.2.1領(lǐng)取期限屆滿;5.2.2參軍或出國定居;5.2.3重新就業(yè);5.2.4無正當(dāng)理由，兩次拒絕接受就業(yè)機(jī)構(gòu)介紹的工作5.2.5在領(lǐng)取期間被勞教或被判刑。（九）各項(xiàng)保險(xiǎn)費(fèi)用報(bào)銷說明:1、醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷程序:1.1住院后必須派人提前攜帶住院手續(xù)通知社保局辦理登記手續(xù)，社保局將會定期核查住院時(shí)間等，社保局才可報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。1.2社保局要求醫(yī)療保險(xiǎn)報(bào)銷費(fèi)用所需資料如下:醫(yī)院診斷證明、住院手續(xù)、出院手續(xù)、相關(guān)費(fèi)用發(fā)票、醫(yī)療卡、身份證、單位出具的身份證明。1.3當(dāng)年費(fèi)用當(dāng)年報(bào)銷。1.4其它報(bào)銷程序到社保局五險(xiǎn)大廳咨詢辦理。2、生育保險(xiǎn)費(fèi)用報(bào)銷注意事項(xiàng):2.1生育保險(xiǎn)報(bào)銷費(fèi)用所需資料:戶口本、準(zhǔn)生證、出生證明、出院手續(xù)、相關(guān)費(fèi)用發(fā)票，單位出具的證明，當(dāng)年費(fèi)用務(wù)必當(dāng)年報(bào)銷，社保卡復(fù)印件。2.2在孕婦生產(chǎn)前提前在社保局辦理備案登記手續(xù)2.3詳細(xì)報(bào)銷程序到社保局五險(xiǎn)大廳按程序辦理。3、工傷保險(xiǎn)費(fèi)用報(bào)銷注意事項(xiàng):3.1員工發(fā)生工傷事故后，在24小時(shí)以內(nèi)廠部必須及時(shí)上報(bào)人力資源部社保管理人員。3.2由公司工傷保險(xiǎn)負(fù)責(zé)人必須最晚在48小時(shí)內(nèi)通知社保局備案登記，同時(shí)人力資源部在第一時(shí)間記錄或拍攝事故現(xiàn)場證據(jù)。3.3工傷保險(xiǎn)報(bào)銷費(fèi)用所需資料:身份證、醫(yī)院診斷書、相關(guān)費(fèi)用發(fā)票單位出具證明。3.4詳細(xì)報(bào)銷程序到社保局咨詢辦理。4、失業(yè)保險(xiǎn)費(fèi)用報(bào)銷注意事項(xiàng):4.1領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)手續(xù):4.1.1用人單位與職工終止或解除勞動(dòng)關(guān)系后，應(yīng)及時(shí)辦理停保手續(xù)，并應(yīng)在終止或解除勞動(dòng)關(guān)系7日內(nèi)將終止或解除勞動(dòng)關(guān)系告知社保中心，社保中心會打出一個(gè)該員工歷年繳費(fèi)清單，人力資源部將此轉(zhuǎn)給本人，其他由本人去其相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)或是戶口所在地辦理。4.1.2失業(yè)人員應(yīng)在終止或解除勞動(dòng)關(guān)系之日起60日內(nèi)攜帶本人身份證、暫住證(原件)、1寸2張照片到受理其原用人單位資料的失業(yè)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理失業(yè)保險(xiǎn)金申領(lǐng)登記，同時(shí)填寫《失業(yè)保險(xiǎn)金申領(lǐng)登記表》。經(jīng)辦機(jī)構(gòu)受理登記復(fù)核后，應(yīng)及時(shí)發(fā)放《失業(yè)保險(xiǎn)金領(lǐng)取卡》。(超出規(guī)定時(shí)間的，視作重新就業(yè))。4.1.3失業(yè)狀態(tài)確認(rèn)手續(xù)限本人辦理，他人不得代辦。連續(xù)兩個(gè)月不辦理失業(yè)狀態(tài)確認(rèn)手續(xù)的，視作重新就業(yè);失業(yè)保險(xiǎn)金限本人領(lǐng)取。（十）住房公積金的辦理規(guī)定公司按政府有關(guān)規(guī)定，為員工辦理住房公積金有關(guān)手續(xù)，具體繳費(fèi)比例由當(dāng)?shù)卣募?guī)定。員工檔案管理制度（一）目的為保證公司員工檔案科學(xué)、完整管理，為公司人力資源管理提供真實(shí)、有效的依據(jù)，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)全體員工（三）職責(zé)人資本部負(fù)責(zé)本管理方法制定、修改、廢止、解釋等工作。（四）歸檔范圍員工入職檔案、專項(xiàng)培訓(xùn)檔案、離職檔案、績效管理檔案、異動(dòng)檔案以及與員工個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。（五）檔案管理員的職責(zé)由人資本部專人負(fù)責(zé)保管員工檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證集團(tuán)與各個(gè)子公司的原始資料及單據(jù)安全完整、安全保密和使用方便。（六）檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案:1.1應(yīng)聘人員面試登記表或個(gè)人簡歷; 1.2離職證明(注:如無離職證明材料且能力突出者可簽訂無離職證明承諾函。);1.3身份證復(fù)印件; 1.4最高學(xué)歷證書復(fù)印件: 1.5學(xué)位證復(fù)印件; 1.6從業(yè)證書復(fù)印件;1.7個(gè)人體檢報(bào)告; 1.8廉潔與誠信承諾書; 1.9勞動(dòng)合同(注:實(shí)習(xí)生可簽訂實(shí)習(xí)協(xié)議。); 1.10入職須知回執(zhí); 1.11招商銀行卡號或復(fù)印件:建設(shè)銀行卡號或復(fù)印件 1.12社保及公積金賬號(注:如因員工在本公司以外的地方或已在其他公司繳納或因員工個(gè)人原因?qū)е律绫；蚬e金無法正常繳納者，須提供已繳納證明或確認(rèn)書。);1.13責(zé)任狀(注:所有營銷人員試用期須簽訂責(zé)任狀)。(注:根據(jù)員工入職管理制定修訂員工入職檔案內(nèi)容。)以上1、2、3、4、7、8、9、10為入職當(dāng)天必須要收集齊全且不可缺少的入職資料。2、培訓(xùn)檔案2.1培訓(xùn)合同、協(xié)議;2.2培訓(xùn)相關(guān)資料及獲取證書原件:2.3培訓(xùn)日志或總結(jié)報(bào)告:2.4外派培訓(xùn)審批表;2.5員工外派培訓(xùn)合同;2.6外出培訓(xùn)反饋表(或證書原件)。(注:根據(jù)公司培訓(xùn)管理制度修訂員工培訓(xùn)檔案內(nèi)容。)3、績效管理檔案將員工績效考核相關(guān)的檔案資料按月規(guī)整(注:根據(jù)公司績效管理內(nèi)容修訂員工績效管理檔案內(nèi)容。)4、員工異動(dòng)檔案4.1轉(zhuǎn)正申請表;4.2延長試用期申請及審批記錄;4.3晉升評估表;4.4任免文件;4.5內(nèi)部調(diào)動(dòng)審批流程表;4.6獎(jiǎng)懲文件;4.7薪資調(diào)整記錄;5、員工離職檔案5.1辭職信;5.2員工離職審批表:5.3員工辭退審批表;5.4離職工作交接單;5.5勞動(dòng)合同解除協(xié)議:6、其他資料檔案決定、委托書、其他合同、協(xié)議或通知等與員工個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。（七）檔案管理相關(guān)規(guī)定1、基礎(chǔ)管理1.1原則:分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。1.2員工入職前，人力資源部應(yīng)對員工檔室的直實(shí)性，有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。1.3新錄用的員工應(yīng)及時(shí)建立檔案、造冊登記，并更新員工信息表1.4人員檔案按入司時(shí)間分類存檔，按在職人員，離職人員進(jìn)行整理，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。1.5當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)、身份證信息變動(dòng)、技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻狀態(tài)變動(dòng)等),應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。1.6調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)道一個(gè)月內(nèi)立檔，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。1.7對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整性;立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備，材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。1.8離職員工檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止)。1.9人力資源部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。1.10檔案應(yīng)分類編號后存放，檔案編號應(yīng)和員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄以方便查找。1.11要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。2、檔案的查閱2.1如因公須查閱檔案，須填寫《查閱員工檔案審批表》(見附表一)，經(jīng)人力資源部負(fù)