城投集團(tuán)會(huì)議管理制度

城投集團(tuán)會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為了加強(qiáng)城投集團(tuán)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、民主性和合法性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》、《中華人民共和國(guó)企業(yè)國(guó)有資產(chǎn)法》等法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于城投集團(tuán)及所屬各級(jí)子公司、各部門的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題會(huì)、座談會(huì)等。

三、會(huì)議原則

1.精簡(jiǎn)高效原則：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，提倡高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的會(huì)風(fēng)。

2.民主集中制原則：充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重不同意見，實(shí)行集體決策。

3.依法依規(guī)原則：會(huì)議決策應(yīng)當(dāng)遵循國(guó)家法律法規(guī)、公司章程和內(nèi)部管理制度。

4.公開透明原則：適當(dāng)公開會(huì)議內(nèi)容，保障員工知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。

四、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間和議程召開的會(huì)議。

2.臨時(shí)會(huì)議：因特殊情況需要，臨時(shí)召集的會(huì)議。

3.專題會(huì)議：針對(duì)特定議題召開的會(huì)議。

4.座談會(huì)議：用于溝通交流、聽取意見的會(huì)議。

五、會(huì)議組織

1.會(huì)議召集：根據(jù)工作需要，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)召集。

2.會(huì)議主持：由召集人或者指定主持人負(fù)責(zé)。

3.會(huì)議記錄：由專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，確保記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

4.會(huì)議通知：提前通知參會(huì)人員，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

5.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前簽到，遲到、早退需說(shuō)明原因。

六、參會(huì)人員

1.與會(huì)人員應(yīng)具備相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)和能力，對(duì)會(huì)議議題有一定的了解。

2.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加集團(tuán)及各部門的會(huì)議，因特殊情況不能參加的，需提前向召集人請(qǐng)假。

3.與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)議秩序，積極參與討論，保守會(huì)議秘密。

4.與會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督、檢查和落實(shí)。

七、本制度的解釋權(quán)歸城投集團(tuán)所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如遇特殊情況，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議議題：根據(jù)集團(tuán)及各部門工作需要，提前征集議題，明確議題的性質(zhì)、背景、目標(biāo)等內(nèi)容。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、資料準(zhǔn)備等。

3.會(huì)議通知：在會(huì)議召開前，將會(huì)議相關(guān)信息通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由專人負(fù)責(zé)簽到工作，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持：主持人按照議程逐項(xiàng)組織討論，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.發(fā)言與討論：與會(huì)人員圍繞議題充分發(fā)表意見，進(jìn)行討論。

4.會(huì)議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人或召集人根據(jù)民主集中制原則，組織會(huì)議決策。

5.臨時(shí)議題：如會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)需要緊急討論的議題，可由主持人決定是否納入會(huì)議議程。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄：專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等。

2.記錄整理：會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，確保記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

3.會(huì)議記錄審批：會(huì)議記錄需經(jīng)主持人或召集人審批，確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)送給與會(huì)人員。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議紀(jì)要：根據(jù)會(huì)議記錄，整理會(huì)議紀(jì)要，明確決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議紀(jì)要發(fā)放：將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給與會(huì)人員，以便了解會(huì)議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

3.跟蹤落實(shí)：各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，組織落實(shí)決策事項(xiàng)，并及時(shí)反饋落實(shí)情況。

4.評(píng)估與改進(jìn)：對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議流程。

五、會(huì)議資料的歸檔與管理

1.會(huì)議資料：包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

2.歸檔：將會(huì)議資料按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便查閱。

3.管理：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議資料的管理工作，確保資料的安全、完整。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議籌備、會(huì)議召開、會(huì)議記錄、會(huì)議總結(jié)與反饋以及會(huì)議資料的歸檔與管理等環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會(huì)議流程，提高會(huì)議效率。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)論述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.紀(jì)要編制：會(huì)議結(jié)束后，由專人負(fù)責(zé)根據(jù)會(huì)議記錄和討論內(nèi)容，編制會(huì)議紀(jì)要。

2.紀(jì)要內(nèi)容：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確記錄會(huì)議討論的主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果、責(zé)任分配及執(zhí)行期限。

3.審核流程：會(huì)議紀(jì)要完成后，需提交給主持人或召集人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

4.發(fā)布紀(jì)要：審核通過(guò)后，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給所有與會(huì)人員和相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任分配：會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任應(yīng)分配到具體的人員或部門。

2.執(zhí)行計(jì)劃：責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，明確執(zhí)行步驟和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

3.進(jìn)度匯報(bào)：執(zhí)行過(guò)程中，責(zé)任人需定期向召集人或主持人匯報(bào)工作進(jìn)展情況。

4.監(jiān)督檢查：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門應(yīng)對(duì)決策執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保決策落實(shí)到位。

三、問(wèn)題反饋與協(xié)調(diào)解決

1.問(wèn)題反饋：執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向上級(jí)或相關(guān)部門反饋。

2.協(xié)調(diào)解決：對(duì)于反饋的問(wèn)題，相關(guān)部門應(yīng)積極協(xié)調(diào)資源，協(xié)助解決問(wèn)題。

3.記錄變更：如會(huì)議決策內(nèi)容發(fā)生變化，需及時(shí)更新會(huì)議紀(jì)要，并通知相關(guān)人員和部門。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.歸檔管理：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和審計(jì)。

2.查閱權(quán)限：會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循保密原則，限制查閱范圍，確保信息安全。

3.信息化管理：利用信息化手段，建立會(huì)議紀(jì)要管理系統(tǒng)，提高查閱效率。

四、跟蹤評(píng)估與持續(xù)改進(jìn)

1.跟蹤評(píng)估：定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)工作提供借鑒。

2.整改措施：對(duì)于執(zhí)行不到位或存在的問(wèn)題，制定相應(yīng)的整改措施，并進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

3.持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)跟蹤評(píng)估結(jié)果，不斷完善會(huì)議管理制度，提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和效果。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議紀(jì)要的編制、發(fā)布、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋、歸檔及持續(xù)改進(jìn)等環(huán)節(jié)，旨在確保會(huì)議決策的有效落實(shí)。后續(xù)章節(jié)將論述會(huì)議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：需使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，應(yīng)提前通過(guò)規(guī)定的預(yù)訂渠道提交會(huì)議室申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.審批權(quán)限：會(huì)議室預(yù)訂需經(jīng)相關(guān)部門審批，確保會(huì)議室合理使用。

3.優(yōu)先級(jí)原則：在多個(gè)會(huì)議時(shí)間沖突時(shí)，應(yīng)按照會(huì)議的重要性和緊急程度進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序。

二、會(huì)議室布置與服務(wù)

1.布置要求：會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方，符合會(huì)議性質(zhì)，確保會(huì)議環(huán)境的舒適和功能性。

2.設(shè)備檢查：會(huì)議前應(yīng)檢查音響、投影儀、話筒等設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.服務(wù)保障：提供必要的會(huì)議服務(wù)，如茶水、資料分發(fā)等，滿足會(huì)議需求。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.使用時(shí)間：會(huì)議開始前，參會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)清理會(huì)議室，確保下一場(chǎng)會(huì)議的正常進(jìn)行。

2.使用范圍：會(huì)議室主要用于集團(tuán)及各部門的正式會(huì)議，不得用于私人用途。

3.保密要求：會(huì)議過(guò)程中，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

四、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.定期檢查：對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行定期檢查、維護(hù)，確保設(shè)備性能良好。

2.報(bào)修機(jī)制：發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，避免影響會(huì)議使用。

3.節(jié)能減排：合理使用會(huì)議室資源，遵循節(jié)能減排原則，降低能源消耗。

五、會(huì)議室安全管理

1.安全檢查：會(huì)議前對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

2.人員管理：會(huì)議期間，加強(qiáng)會(huì)議室進(jìn)出人員管理，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。

3.緊急預(yù)案：針對(duì)突發(fā)情況，制定應(yīng)急預(yù)案，確保會(huì)議安全。

本章詳細(xì)闡述了會(huì)議室預(yù)訂、布置與服務(wù)、使用規(guī)范、維護(hù)與保養(yǎng)以及安全管理等方面的規(guī)定，旨在為集團(tuán)及各部門提供一個(gè)良好的會(huì)議環(huán)境，保障會(huì)議的順利進(jìn)行。后續(xù)章節(jié)將論述附則等內(nèi)容。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸城投集團(tuán)所有，如有未盡事宜，