ISO∕IEC 42001-2023人工智能管理體系之7：“5領(lǐng)導(dǎo)作用-5.3 崗位、職責(zé)和權(quán)限”解讀、實施流程和風(fēng)險描述(雷澤佳編制-2024)

“5領(lǐng)導(dǎo)作用-5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”解讀、實施流程和風(fēng)險描述ISO∕IEC42001-2023《信息技術(shù)-人工智能管理體系》之7：“5領(lǐng)導(dǎo)作用-5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”解讀、實施流程和風(fēng)險描述(雷澤佳編制，2024年9月)第1部分：“5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”解讀“5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”條文“5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”標(biāo)準(zhǔn)條文解讀5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限最高管理者應(yīng)確保在組織內(nèi)部分配并溝通相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限。最高管理者在組織內(nèi)部對崗位、職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行明確分配的重要性。此要求旨在確保人工智能管理體系的順利運行，每個崗位都清晰了解其應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)和擁有的權(quán)限。通過明確的分配，可以減少職責(zé)不清、權(quán)限不明的情況，從而提高整個組織的管理效率和運作效果。崗位、職責(zé)與權(quán)限的分配和溝通；明確崗位職責(zé)：針對組織內(nèi)部涉及人工智能的各個崗位，制定清晰的職責(zé)描述，明確每個崗位的具體工作任務(wù)、責(zé)任范圍和目標(biāo)；分配相應(yīng)權(quán)限：基于崗位職責(zé)，為每個崗位分配必要的權(quán)限，確保崗位人員能夠順利開展工作，并在其權(quán)限范圍內(nèi)做出決策；形成正式文件：將崗位職責(zé)和權(quán)限分配以正式文件形式記錄，如崗位說明書、權(quán)限清單等，以便員工查閱和遵循。溝通職責(zé)與權(quán)限：通過下列有效的溝通機制，將崗位職責(zé)和權(quán)限信息傳達(dá)給每個崗位的人員，確保他們對自己的職責(zé)和權(quán)限有充分的認(rèn)識和理解。內(nèi)部會議：組織定期的內(nèi)部會議，向全體員工或相關(guān)部門明確傳達(dá)崗位職責(zé)和權(quán)限分配情況，確保信息的全面覆蓋；培訓(xùn)與教育：通過培訓(xùn)和教育活動，讓員工深入理解自己崗位的具體職責(zé)和權(quán)限，以及與其他崗位之間的協(xié)作關(guān)系；信息平臺：利用組織內(nèi)部信息平臺或公告欄，發(fā)布崗位職責(zé)和權(quán)限的詳細(xì)信息，便于員工隨時查閱；反饋機制：建立有效的反饋機制，鼓勵員工就崗位職責(zé)和權(quán)限分配提出建議和意見，促進(jìn)持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化；示例與案例分享：通過具體示例或案例分享，幫助員工更好地理解職責(zé)和權(quán)限的實際應(yīng)用，提升執(zhí)行效率。最高管理者應(yīng)分配職責(zé)和權(quán)限，以：a）確保人工智能管理體系符合本文件的要求；最高管理者應(yīng)分配職責(zé)和權(quán)限確保符合人工智能管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求：根據(jù)ISO/IEC42001-2023《信息技術(shù)-人工智能管理體系》的要求，最高管理者在構(gòu)建和運行人工智能管理體系時，需明確并分配各崗位的職責(zé)和權(quán)限。這一關(guān)鍵步驟是確保整個管理體系能夠有效運行，并嚴(yán)格符合標(biāo)準(zhǔn)文件規(guī)定的關(guān)鍵前提。確保管理體系符合ISO∕IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)要求；在分配職責(zé)時，最高管理者應(yīng)確保所有相關(guān)人員都清楚理解自己在AI管理體系中的角色和職責(zé)，特別是那些直接關(guān)系到體系合規(guī)性的職責(zé)。例如，需要有專人負(fù)責(zé)監(jiān)視和評價人工智能管理體系的運行情況，確保其始終符合ISO/IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)的各項要求。同時，還需要建立相應(yīng)的反饋機制，以便及時發(fā)現(xiàn)和糾正任何不符合標(biāo)準(zhǔn)的行為或活動。確保人工智能管理體系符合ISO/IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)要求的關(guān)鍵崗位示例：AI治理官：負(fù)責(zé)整體監(jiān)督AI管理體系的運行情況，確保其符合標(biāo)準(zhǔn)要求，并協(xié)調(diào)各部門間的合作與溝通；數(shù)據(jù)安全官：專注于數(shù)據(jù)安全策略的制定與實施，確保AI應(yīng)用中涉及的數(shù)據(jù)得到有效保護(hù)，避免數(shù)據(jù)泄露或濫用；AI項目負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)具體AI項目的規(guī)劃、執(zhí)行與監(jiān)控，確保項目在遵循標(biāo)準(zhǔn)的前提下高效推進(jìn)；合規(guī)專員：持續(xù)跟蹤最新的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)動態(tài)，確保組織的AI管理體系始終保持合規(guī)狀態(tài)。分配適當(dāng)?shù)臋?quán)限以支持職責(zé)履行。為了確保職責(zé)的有效履行，最高管理者還需要分配適當(dāng)?shù)臋?quán)限給相關(guān)人員。這些權(quán)限應(yīng)當(dāng)與他們的職責(zé)相匹配，以便他們能夠在各自的領(lǐng)域內(nèi)做出必要的決策和行動。權(quán)限的分配必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批和監(jiān)控，以防止濫用或誤用。人工智能管理體系中的關(guān)鍵崗位與職責(zé)分配示例崗位名稱崗位職責(zé)概述崗位權(quán)限概述風(fēng)險管理崗負(fù)責(zé)識別、評估、監(jiān)控和應(yīng)對人工智能系統(tǒng)可能帶來的風(fēng)險，包括技術(shù)風(fēng)險、數(shù)據(jù)風(fēng)險、合規(guī)風(fēng)險等有權(quán)制定風(fēng)險管理策略、進(jìn)行風(fēng)險評估、協(xié)調(diào)資源以應(yīng)對風(fēng)險，并向最高管理者報告風(fēng)險狀況人工智能系統(tǒng)影響評估崗評估人工智能系統(tǒng)對組織、社會、環(huán)境等方面的影響，包括正面影響和潛在負(fù)面影響有權(quán)進(jìn)行影響評估研究、提出改進(jìn)建議，并參與制定人工智能系統(tǒng)的應(yīng)用策略資產(chǎn)和資源管理崗管理人工智能系統(tǒng)所需的資產(chǎn)（如硬件、軟件、數(shù)據(jù)）和資源（如人力資源、財務(wù)資源），確保其有效配置和利用有權(quán)制定資產(chǎn)和資源管理計劃、進(jìn)行資源調(diào)配、監(jiān)督資源使用情況，并報告資源利用效率信息安全崗負(fù)責(zé)保護(hù)人工智能系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)免受未經(jīng)授權(quán)的訪問、使用、泄露、破壞等威脅有權(quán)制定信息安全策略、實施安全控制措施、監(jiān)控安全事件，并報告安全狀況物理安全崗確保人工智能系統(tǒng)相關(guān)物理設(shè)施（如服務(wù)器機房、數(shù)據(jù)中心）的安全，防止物理入侵和破壞有權(quán)制定物理安全規(guī)范、進(jìn)行安全檢查、管理物理訪問權(quán)限，并報告物理安全狀況隱私保護(hù)崗保護(hù)個人信息和敏感數(shù)據(jù)的隱私，確保人工智能系統(tǒng)的使用符合隱私保護(hù)法律法規(guī)有權(quán)制定隱私保護(hù)政策、實施隱私控制措施、處理隱私投訴，并報告隱私保護(hù)狀況開發(fā)崗負(fù)責(zé)人工智能系統(tǒng)的需求分析、設(shè)計、開發(fā)、測試和維護(hù)等工作有權(quán)參與系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計、編寫代碼、進(jìn)行系統(tǒng)測試、修復(fù)漏洞，并持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)性能績效管理崗評估人工智能系統(tǒng)的性能、效率和效果，制定績效指標(biāo)，并監(jiān)控績效達(dá)成情況有權(quán)制定績效評估標(biāo)準(zhǔn)、收集和分析績效數(shù)據(jù)、提出改進(jìn)建議，并向管理層報告績效狀況人員監(jiān)督崗監(jiān)督人工智能系統(tǒng)相關(guān)人員的工作表現(xiàn)、遵守規(guī)章制度和職業(yè)道德情況有權(quán)進(jìn)行人員考核、培訓(xùn)、獎懲，并處理違規(guī)行為供方關(guān)系管理崗管理人工智能系統(tǒng)相關(guān)的供應(yīng)商和合作伙伴關(guān)系，確保供應(yīng)鏈的穩(wěn)定和可靠有權(quán)選擇供應(yīng)商、簽訂合作協(xié)議、監(jiān)督合同履行情況，并處理供應(yīng)商糾紛法律合規(guī)崗確保人工智能系統(tǒng)的開發(fā)、部署和使用符合相關(guān)法律法規(guī)和政策要求有權(quán)進(jìn)行法律風(fēng)險評估、制定合規(guī)策略、處理合規(guī)問題，并向管理層報告合規(guī)狀況數(shù)據(jù)質(zhì)量管理崗負(fù)責(zé)人工智能系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)的收集、清洗、轉(zhuǎn)換、存儲、使用等全生命周期的質(zhì)量管理有權(quán)制定數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)控數(shù)據(jù)質(zhì)量、處理數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，并優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量管理流程b）向最高管理者報告人工智能管理體系的績效；分配人工智能管理體系績效報告的職責(zé)與權(quán)限：最高管理者需分配明確的職責(zé)和權(quán)限，以確保有一個機制能夠向最高管理者直接報告人工智能管理體系的績效。人工智能管理體系績效的定期報告：應(yīng)建立一個報告機制，該機制應(yīng)能夠定期向最高管理者提供關(guān)于人工智能管理體系績效的詳細(xì)信息。這些績效信息可能包括但不限于：人工智能管理體系的運行效率、AI項目的進(jìn)展情況、目標(biāo)達(dá)成情況、技術(shù)創(chuàng)新、存在的問題與風(fēng)險、客戶滿意度、改進(jìn)措施及效果等。通過這些信息，最高管理者能夠全面了解管理體系的運行狀態(tài)，并據(jù)此作出相應(yīng)的決策；全面績效報告內(nèi)容報告AI管理體系績效的關(guān)鍵崗位與職責(zé)：向最高管理者報告體系績效的角色通常由高級管理層中的關(guān)鍵崗位人員擔(dān)任，如首席技術(shù)官(CTO)、首席信息官(CIO)或?qū)ｉT負(fù)責(zé)AI項目管理的執(zhí)行副總裁等。這些崗位人員不僅需了解AI技術(shù)的最新進(jìn)展，還需掌握管理體系的運行狀況，以確保能夠全面、準(zhǔn)確地向最高管理者報告績效；報告AI管理體系績效的途徑（方式）：可包括定期會議、書面報告、電子郵件、績效看板等多種形式。定期會議允許面對面交流，增強溝通效果；書面報告和電子郵件便于記錄和存檔，確保信息可追溯；績效看板則能實時展示關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPIs)，讓最高管理者一目了然。此外，還可利用數(shù)字化工具，如管理信息系統(tǒng)(MIS)或企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)系統(tǒng)，自動收集、整合和呈現(xiàn)績效數(shù)據(jù)；最高管理者的監(jiān)督與指導(dǎo)：向最高管理者報告績效的目的在于為其提供一個監(jiān)督和指導(dǎo)管理體系運行的平臺。最高管理者可以根據(jù)報告內(nèi)容，對管理體系的不足之處進(jìn)行干預(yù)和指導(dǎo)，提出改進(jìn)措施或調(diào)整方向，以確保管理體系始終符合組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求。附件A（A.3.2）提供了規(guī)定和分配崗位與職責(zé)的控制。B.3.2提供了該控制的實施指南。目標(biāo)：建立人工智能系統(tǒng)的責(zé)任制；ISO/IEC42001-2023標(biāo)準(zhǔn)要求組織在內(nèi)部確立明確的責(zé)任制，確保人工智能系統(tǒng)的實施、運行和管理均以負(fù)責(zé)任的方式進(jìn)行。這一目標(biāo)的設(shè)立旨在通過明確的責(zé)任分工，促進(jìn)組織的透明度、可問責(zé)性和合規(guī)性。通過實施責(zé)任制，組織能夠更有效地管理和控制人工智能系統(tǒng)的風(fēng)險，確保其行為符合倫理和法律要求，同時保障人工智能系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。確定和分配人工智能的崗位和職責(zé)。根據(jù)組織需要確定和分配AI崗位和職責(zé)：組織應(yīng)根據(jù)自身的實際需求和戰(zhàn)略目標(biāo)，確定和分配與人工智能系統(tǒng)相關(guān)的崗位和職責(zé)。這包括識別哪些部門和員工將負(fù)責(zé)人工智能系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、測試、部署、運維等各個環(huán)節(jié)，并明確各崗位的具體職責(zé)和任務(wù)；規(guī)定崗位和職責(zé)的重要性：規(guī)定崗位和職責(zé)對于確保整個組織在人工智能系統(tǒng)全生命周期中的崗位責(zé)任制至關(guān)重要。通過明確的崗位和職責(zé)劃分，可以確保每個環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，避免職責(zé)不清、推諉扯皮的情況發(fā)生。同時，這也有助于提高員工的工作積極性和責(zé)任感，促進(jìn)組織的整體效率和效果；分配角色和職責(zé)時的考慮因素：在分配人工智能相關(guān)的角色和職責(zé)時，組織應(yīng)充分考慮人工智能方針、目標(biāo)和已識別的風(fēng)險。這包括評估不同崗位對人工智能系統(tǒng)的影響程度、所需的專業(yè)技能和資源投入等因素，以確保分配的合理性和科學(xué)性。此外，組織還應(yīng)優(yōu)先考慮如何分配崗位和職責(zé)，以確保關(guān)鍵領(lǐng)域和重要環(huán)節(jié)得到充分的關(guān)注和支持；崗位職責(zé)的明確性：崗位職責(zé)應(yīng)界定到適合個人履行其職責(zé)的程度。這意味著每個崗位的職責(zé)都應(yīng)具體、清晰、可操作，避免模糊不清或過于寬泛的表述。通過明確的崗位職責(zé)，員工可以清楚地了解自己的工作任務(wù)和要求，從而更好地履行自己的職責(zé)和義務(wù)。同時，這也有助于組織對員工的工作績效進(jìn)行客觀、公正的評價和考核。具體見《附件A：A.3內(nèi)部組織——規(guī)定和分配崗位與職責(zé)的控制實施指南》。附件A：規(guī)定和分配崗位與職責(zé)的控制實施指南工作第2部分：“5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”流程控制表一級流程二級流程三級流程流程節(jié)點控制要點所期望輸出崗位規(guī)劃與設(shè)置崗位需求分析分析組織需求，明確AI管理崗位類型明確AI相關(guān)業(yè)務(wù)需求和目標(biāo)確定關(guān)鍵AI管理流程與活動識別所需的崗位種類與數(shù)量AI管理崗位需求分析報告崗位設(shè)計編制崗位說明書，明確職責(zé)、權(quán)限、任職要求根據(jù)業(yè)務(wù)需求，細(xì)化崗位描述明確崗位間協(xié)作關(guān)系制定任職能力標(biāo)準(zhǔn)和培訓(xùn)需求AI管理崗位說明書崗位評估與調(diào)整評估崗位設(shè)置的合理性和有效性，定期調(diào)整收集員工和相關(guān)部門反饋分析崗位效率與業(yè)績必要時調(diào)整崗位設(shè)置和職責(zé)崗位評估報告及調(diào)整建議職責(zé)分配與溝通職責(zé)分配根據(jù)崗位說明書，分配具體職責(zé)給崗位人員確保職責(zé)與崗位需求一致明確責(zé)任人記錄職責(zé)分配情況職責(zé)分配表職責(zé)溝通通過多種方式溝通職責(zé)分配情況內(nèi)部會議、培訓(xùn)與教育信息平臺公告反饋機制收集員工意見員工對職責(zé)清晰理解和認(rèn)同權(quán)限分配與管理權(quán)限評估根據(jù)職責(zé)需要，評估并分配相應(yīng)權(quán)限權(quán)限與職責(zé)相匹配確保權(quán)限有效且可控記錄權(quán)限分配情況權(quán)限分配清單權(quán)限監(jiān)督監(jiān)控權(quán)限使用情況，防止濫用權(quán)限變更審批流程定期審查權(quán)限使用情況處理違規(guī)行為權(quán)限使用情況監(jiān)控報告績效報告與監(jiān)督績效數(shù)據(jù)采集收集AI管理體系的績效數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)采集范圍包括效率、進(jìn)展、滿意度等使用信息系統(tǒng)輔助收集數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性校驗AI管理體系績效數(shù)據(jù)集績效報告編制編制AI管理體系績效報告匯總并分析績效數(shù)據(jù)評估績效達(dá)標(biāo)情況提出改進(jìn)建議AI管理體系績效報告績效報告提交與監(jiān)督提交績效報告給最高管理者，并進(jìn)行反饋循環(huán)定期提交報告面對面或書面形式溝通跟進(jìn)改進(jìn)措施的執(zhí)行效果管理者對績效的全面了解與決策指導(dǎo)第3部分：“5.3崗位、職責(zé)和權(quán)限”過程風(fēng)險清單過程名稱過程風(fēng)險描述（風(fēng)險源、過程運行可能發(fā)生什么并產(chǎn)生什么后果及其對實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程目標(biāo)帶來什么影響）崗位規(guī)劃與設(shè)置風(fēng)險源：崗位設(shè)置不合理或缺乏前瞻性風(fēng)險描述：如果崗位設(shè)置未能充分考慮人工智能技術(shù)的發(fā)展趨勢和組織的戰(zhàn)略目標(biāo)，可能導(dǎo)致崗位與業(yè)務(wù)需求不匹配，進(jìn)而影響AI項目的實施效率和效果此外，缺乏前瞻性的崗位規(guī)劃可能使得組織在未來發(fā)展中面臨人力資源短缺或技能錯配的風(fēng)險后果：項目延誤、成本超支、技術(shù)競爭力下降，無法實現(xiàn)預(yù)期的業(yè)務(wù)價值對實現(xiàn)AI管理體系目標(biāo)的影響：降低整體管理體系的有效性和可持續(xù)性職責(zé)分配與溝通風(fēng)險源：職責(zé)分配不明確或溝通不暢風(fēng)險描述：若職責(zé)分配不夠明確，各崗位間可能產(chǎn)生責(zé)任重疊或責(zé)任真空，導(dǎo)致工作推諉或效率低下同時，如果溝通機制不健全，員工對自身的職責(zé)和權(quán)限認(rèn)知不清，也會影響工作的順利進(jìn)行后果：工作效率降低、協(xié)作困難、內(nèi)部沖突增多對實現(xiàn)AI管理體系目標(biāo)的影響：削弱團(tuán)隊凝聚力，阻礙管理體系的有效運行權(quán)限分配與管理風(fēng)險源：權(quán)限分配不當(dāng)或管理不善風(fēng)險描述：權(quán)限分配過多或過少都可能導(dǎo)致問題權(quán)限過多可能引發(fā)權(quán)力濫用或誤用，損害組織利益；權(quán)