會(huì)議展覽管理制度匯編

會(huì)議展覽管理制度匯編第一章總則

一、目的與原則

本制度旨在規(guī)范會(huì)議的組織、召開及管理，確保會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高會(huì)議決策的科學(xué)性和執(zhí)行力。制定本制度時(shí)，遵循以下原則：

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)；

2.程序規(guī)范、講究實(shí)效；

3.公開透明、民主集中；

4.保密安全、確保質(zhì)量。

二、適用范圍

本制度適用于公司各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)等。

三、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議，如董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)決定召開的會(huì)議，如專題協(xié)調(diào)會(huì)、緊急會(huì)議等。

四、參會(huì)人員

1.與會(huì)議議題相關(guān)的公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及工作人員；

2.特邀嘉賓、專家學(xué)者、合作伙伴等。

五、會(huì)議組織

1.會(huì)議的組織工作由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，必要時(shí)可指定專人協(xié)助；

2.會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議通知、議題收集、資料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置等工作；

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議的召開符合公司規(guī)定，遵循會(huì)議流程，確保會(huì)議質(zhì)量。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得無故缺席、遲到、早退；

2.參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議秩序，尊重主持人及發(fā)言者，不得隨意插話、打斷發(fā)言；

3.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容；

4.參會(huì)人員應(yīng)積極參與會(huì)議討論，發(fā)表建設(shè)性意見，提高會(huì)議效果。

七、制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要，可適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂工作由公司辦公室負(fù)責(zé)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。

八、解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸公司辦公室所有。如有疑問，請(qǐng)向公司辦公室咨詢。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定議題：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)公司工作計(jì)劃及實(shí)際需要，提前征集會(huì)議議題，明確會(huì)議目的和預(yù)期成果；

2.發(fā)送通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員等；

3.準(zhǔn)備資料：會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議所需資料齊全，包括會(huì)議議程、相關(guān)文件、報(bào)告等；

4.會(huì)場(chǎng)布置：根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，合理布置會(huì)場(chǎng)，確保音響、投影、通訊等設(shè)備正常運(yùn)行。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員到齊；

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員；

3.依次進(jìn)行議題討論，發(fā)言人應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，簡(jiǎn)明扼要地陳述觀點(diǎn)；

4.會(huì)議討論：參會(huì)人員圍繞議題展開討論，充分發(fā)表意見和建議；

5.形成決議：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)共識(shí)，形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容，包括議題、討論情況、決議等；

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、客觀、全面，不得遺漏重要信息；

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并發(fā)送給主持人及相關(guān)部門。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的執(zhí)行和落實(shí)；

2.會(huì)議組織者應(yīng)收集參會(huì)人員的意見和建議，為改進(jìn)會(huì)議組織工作提供參考；

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要和決議發(fā)送給相關(guān)人員，確保決議的貫徹落實(shí)。

五、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議資料整理歸檔，包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要、決議等；

2.歸檔資料應(yīng)按照公司規(guī)定保存，便于查詢和追溯。

六、會(huì)議反饋

1.參會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，向會(huì)議組織者提出改進(jìn)意見和建議；

2.會(huì)議組織者應(yīng)認(rèn)真對(duì)待反饋意見，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)會(huì)議組織工作。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容及時(shí)編制，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論的主要議題、形成的決議及分工安排等；

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給主持人審核，經(jīng)批準(zhǔn)后發(fā)布；

4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

二、決議任務(wù)的分解與分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)決議的具體任務(wù)、責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)決議內(nèi)容，將任務(wù)分解為具體的執(zhí)行步驟，并分配給相應(yīng)的責(zé)任人；

3.責(zé)任人應(yīng)明確任務(wù)要求，制定執(zhí)行計(jì)劃，確保決議的有效落實(shí)。

三、跟蹤監(jiān)督與進(jìn)度匯報(bào)

1.會(huì)議組織者或指定的跟蹤責(zé)任人應(yīng)對(duì)決議的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤監(jiān)督；

2.跟蹤責(zé)任人應(yīng)定期收集執(zhí)行進(jìn)度，通過會(huì)議或書面形式向相關(guān)人員匯報(bào)；

3.對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保決議按期完成。

四、評(píng)估與反饋

1.會(huì)議決議完成后，應(yīng)進(jìn)行效果評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為改進(jìn)工作和決策的依據(jù)；

2.對(duì)于未按期完成的決議，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新設(shè)定完成時(shí)間；

3.參會(huì)人員及相關(guān)部門應(yīng)對(duì)決議的執(zhí)行情況提出反饋意見，促進(jìn)會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)。

五、檔案管理與查詢

1.會(huì)議紀(jì)要及其執(zhí)行情況應(yīng)作為重要檔案進(jìn)行管理，確保資料的完整性和可追溯性；

2.建立會(huì)議紀(jì)要檔案查詢系統(tǒng)，方便相關(guān)人員查閱；

3.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保資料的長(zhǎng)期保存。

六、激勵(lì)機(jī)制

1.對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；

2.建立健全激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極參與會(huì)議討論，提高會(huì)議決策的質(zhì)量和執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政部門或指定的會(huì)議室管理人員提出申請(qǐng)；

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便于管理人員安排合適的會(huì)議室；

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)遵循先到先得的原則，特殊情況可由行政部門協(xié)調(diào)解決。

二、會(huì)場(chǎng)布置與服務(wù)

1.會(huì)議室管理人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求提前布置會(huì)場(chǎng)，包括座位安排、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等；

2.會(huì)場(chǎng)內(nèi)應(yīng)保持整潔，提供必要的會(huì)議用品，如筆記本、筆、水杯等；

3.會(huì)議期間，會(huì)議室管理人員應(yīng)全程跟進(jìn)，確保會(huì)議順利進(jìn)行，及時(shí)解決突發(fā)問題。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證設(shè)備正常運(yùn)行；

2.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室前，應(yīng)熟悉設(shè)備操作，必要時(shí)由專業(yè)人員指導(dǎo)；

3.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，確保設(shè)備安全，防止損壞。

四、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，保持環(huán)境整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾等行為；

2.會(huì)議期間，應(yīng)遵守會(huì)場(chǎng)秩序，不得大聲喧嘩、隨意走動(dòng)；

3.未經(jīng)允許，不得攜帶外來人員在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行非會(huì)議活動(dòng)。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理人員應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防、疏散等安全設(shè)施完好；

2.會(huì)議期間，應(yīng)明確安全責(zé)任人，確保參會(huì)人員的人身安全；

3.如遇緊急情況，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織人員疏散。

六、會(huì)議室開放時(shí)間

1.會(huì)議室的開放時(shí)間應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況制定，并在顯著位置公示；

2.特殊情況下，會(huì)議室管理人員可根據(jù)需要調(diào)整開放時(shí)間，并及時(shí)通知相關(guān)人員。

七、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，將視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處理；

2.對(duì)于造成會(huì)議室設(shè)施損壞