大學會議場所管理制度

大學會議場所管理制度第一章總則

一、目的與依據

為加強大學會議場所的管理，提高會議效率，保障會議的順利進行，根據《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和國物權法》以及大學相關規(guī)定，特制定本管理制度。

二、適用范圍

本管理制度適用于大學內所有會議室的使用、預約、管理及維護。

三、基本原則

1.公平、公正、公開原則：會議室的使用應遵循公平、公正、公開的原則，確保各部門、各單位及師生合理使用會議室。

2.效率優(yōu)先原則：會議的組織與安排應以提高工作效率為前提，盡量減少不必要的時間浪費。

3.分類管理原則：根據會議室的功能、規(guī)模及設備配置，實行分類管理，以滿足不同類型會議的需求。

四、責任主體

1.會議組織者：負責會議的籌備、組織、通知及會議紀要的整理。

2.會議室管理部門：負責會議室的日常管理、維護及預約工作。

3.參會人員：遵守會議紀律，按時參加或請假，積極參與會議討論。

五、制度修訂

本管理制度將根據大學發(fā)展及實際工作需要，適時進行調整和修訂。修訂后的管理制度應及時公布，確保全校師生了解并遵守。

六、解釋權

本管理制度的最終解釋權歸大學會議室管理部門所有。如有未盡事宜，由會議室管理部門負責解釋。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議組織者應根據工作需要，明確會議的主題和目標，確保會議內容具有針對性和實用性。

2.擬定會議議程：會議組織者應制定詳細的會議議程，包括會議時間、地點、參會人員、議題、討論時長等。

3.發(fā)送會議通知：會議組織者應在會議召開前至少3個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議主題、議程、時間、地點等信息。

4.會議材料準備：會議組織者應提前準備會議相關材料，包括會議議程、背景資料、報告等，并于會議前至少1個工作日送達參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負責組織參會人員進行簽到，確保會議出席情況的真實性。

2.會議主持人宣布會議開始：會議主持人應簡要介紹會議主題、議程和參會人員，并宣布會議正式開始。

3.會議議題討論：按照會議議程，逐項進行議題討論。會議組織者應確保會議內容緊扣主題，避免跑題和無效討論。

4.會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議討論的主要內容、觀點和結論。

三、會議決策

1.提出決策建議：會議組織者或相關人員針對討論議題，提出明確的決策建議。

2.表決：對于需要表決的事項，由會議主持人組織參會人員進行表決。表決方式可以為口頭表決、舉手表決或投票表決。

3.形成會議決議：根據表決結果，形成會議決議。會議決議應明確、具體，具備可操作性。

四、會議總結

1.會議主持人對會議進行簡要總結，概括會議成果、共識和下一步工作要求。

2.會議紀要整理：會議結束后，會議記錄人應在3個工作日內整理出會議紀要，包括會議主題、議程、參會人員、討論內容、決策結果等，并提交給會議組織者審核。

五、會議通知與反饋

1.會議紀要發(fā)布：會議紀要經審核無誤后，由會議組織者向參會人員發(fā)布，并要求相關部門或人員按照會議決議執(zhí)行。

2.參會人員反饋：參會人員應在收到會議紀要后2個工作日內，對會議決議的執(zhí)行情況進行反饋，如有問題或建議，應及時向會議組織者反映。

3.會議組織者跟蹤落實：會議組織者應跟蹤監(jiān)督會議決議的執(zhí)行情況，確保會議成果得以落實。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審核與發(fā)布

1.會議紀要完成后，應由會議組織者進行審核，確保紀要內容準確、完整、清晰地反映了會議的討論和決策。

2.審核無誤的會議紀要應由會議組織者簽字確認，并以書面形式發(fā)布給所有參會人員及相關部門。

3.發(fā)布會議紀要時應明確要求相關部門或個人按照會議決議執(zhí)行，并規(guī)定執(zhí)行期限。

二、會議決議執(zhí)行監(jiān)督

1.會議組織者應建立會議決議執(zhí)行跟蹤機制，對會議決議的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

2.對于重大決策或關鍵事項，會議組織者應設立專門的監(jiān)督小組，確保決議得到有效執(zhí)行。

3.監(jiān)督過程中發(fā)現問題，應及時采取措施，協調相關部門解決，確保會議決議執(zhí)行不偏離預定目標。

三、執(zhí)行情況反饋

1.各執(zhí)行部門或個人應在規(guī)定時間內完成會議決議的執(zhí)行，并向會議組織者反饋執(zhí)行情況。

2.反饋內容應包括執(zhí)行進度、遇到的問題及解決方案、改進措施等，確保信息暢通，便于會議組織者及時調整和優(yōu)化工作計劃。

四、會議紀要歸檔與管理

1.會議紀要應作為重要文件進行歸檔，由會議室管理部門負責保存和管理。

2.會議紀要的歸檔應遵循保密原則，確保信息安全，防止泄露。

3.會議紀要的歸檔和管理應便于查詢和追溯，以備后續(xù)工作中的參考和審計。

五、定期評估與改進

1.會議組織者應定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題，總結經驗教訓。

2.根據評估結果，會議組織者應提出相應的改進措施，完善會議管理制度，提高會議效率和決議執(zhí)行力度。

3.定期評估與改進的過程應形成閉環(huán)管理，確保會議紀要的跟蹤落實工作不斷優(yōu)化和提升。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預約與管理

1.會議室預約：各部門或單位需提前向會議室管理部門預約所需會議室，并提供會議主題、參會人數、使用時間等信息。

2.預約審核：會議室管理部門收到預約申請后，應及時進行審核，確認會議室使用是否符合規(guī)定，并在2個工作日內反饋預約結果。

3.會議室分配：會議室管理部門應根據預約申請的需求，合理分配會議室資源，確保會議室得到高效利用。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內禁止吸煙、進食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議室內設備使用：參會人員應愛護會議室設備，遵守設備使用規(guī)范，如遇問題應及時聯系會議室管理部門。

3.會議室內秩序：會議期間，參會人員應保持安靜，關閉手機或調至靜音，遵守會議紀律。

三、會議室設備維護與保養(yǎng)

1.定期檢查：會議室管理部門應定期對會議室設備進行檢查、維護，確保設備正常運行。

2.故障處理：會議室設備出現故障時，應及時聯系維修人員進行維修，保證會議順利進行。

3.更新換代：會議室管理部門應根據實際需要，定期更新會議室設備，提升會議室硬件水平。

四、會議室開放時間

1.會議室管理部門應制定合理的會議室開放時間，并根據實際需求調整。

2.特殊情況下，如需延長會議室使用時間，應提前向會議室管理部門申請，經批準后方可實施。

五、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應確保會議室的安全，加強防火、防盜措施。

2.會議室內涉及保密內容的，參會人員應遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。

3.會議室管理部門應定期對會議室進行安全檢查，消除安全隱患。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，會議室管理部門有權進行制止，并視情節(jié)嚴重程度給予相應處罰。

2.會議室管理部門應建立健全投訴、舉報機制，及時處理違規(guī)行為，維護會議室管理秩序。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起施行，原有相關規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準。

二、本管理制度的解釋權歸大學會