社區(qū)會議記錄管理制度

社區(qū)會議記錄管理制度第一章總則

社區(qū)會議記錄管理制度旨在規(guī)范社區(qū)會議的組織、召開及記錄工作，確保會議效率，促進社區(qū)決策的透明化和民主化，加強社區(qū)內部溝通與協(xié)作。以下總則對會議管理制度的基本原則、適用范圍、責任主體等作出規(guī)定。

一、基本原則

1.公開透明：會議內容應充分體現公開、公平、公正的原則，確保社區(qū)居民的知情權和參與權。

2.效率優(yōu)先：會議應注重效率，減少冗余環(huán)節(jié)，確保議題得到充分討論和決策。

3.記錄完整：會議記錄應真實、準確、完整地反映會議內容，便于跟蹤落實和監(jiān)督。

4.保密原則：涉及敏感信息或個人隱私的會議內容，應嚴格按照國家法律法規(guī)和社區(qū)規(guī)定進行保密。

二、適用范圍

本制度適用于社區(qū)內各類會議，包括但不限于：社區(qū)居民大會、業(yè)主委員會會議、物業(yè)管理委員會會議、社區(qū)工作協(xié)調會議等。

三、責任主體

1.會議組織者：負責會議的籌備、通知、組織、主持等工作。

2.會議記錄者：負責會議記錄的整理、歸檔和提交等工作。

3.與會人員：積極參與會議討論，遵守會議紀律，按時提交會議材料。

4.會議室管理員：負責會議室的預定、布置、設施維護等工作。

四、制度修訂

本制度根據社區(qū)實際情況制定，必要時可進行修訂。修訂程序如下：

1.由會議組織者或相關部門提出修訂建議。

2.報社區(qū)領導審批。

3.召開會議，充分聽取各方意見。

4.形成修訂稿，報社區(qū)領導審批。

5.公布修訂后的制度。

五、制度解釋

本制度的最終解釋權歸社區(qū)領導層所有。在執(zhí)行過程中，如有疑問或爭議，由社區(qū)領導層負責解釋。

六、制度施行

本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關制度與本制度不符的，以本制度為準。在施行過程中，如有未盡事宜，可根據實際情況予以補充。

第二章會議流程

為確保社區(qū)會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的責任和要求，制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題和議題：會議組織者根據社區(qū)實際情況，提前確定會議主題和議題，并在會議通知中明確。

2.發(fā)布會議通知：會議組織者應在會議召開前，通過公告、短信、電話等方式，向與會人員發(fā)布會議通知，內容包括會議時間、地點、議題等。

3.準備會議材料：會議組織者應提前準備好與會議議題相關的背景資料、報告、提案等，并在會議召開前至少兩天送達與會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員在會議開始前進行簽到，會議記錄者負責統(tǒng)計簽到情況。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議題和議程。

3.與會人員依次發(fā)言，針對議題展開討論，會議記錄者做好記錄。

4.會議主持人根據討論情況，組織與會人員進行表決或決策。

5.會議期間，與會人員應遵守會議紀律，保持會場秩序。

三、會議記錄

1.會議記錄者應詳細記錄會議的討論內容、決策結果以及與會人員的意見和建議。

2.會議記錄應真實、準確、完整，并在會議結束后盡快整理成會議紀要。

3.會議紀要由會議組織者審核后，發(fā)送給與會人員，并在社區(qū)范圍內進行公示。

四、會議總結

1.會議組織者應在會議結束后，對會議的召開情況進行總結，分析會議成果和不足之處，并提出改進措施。

2.會議總結報告應在下一次會議前提交給社區(qū)領導，并通報與會人員。

五、會議決策的執(zhí)行與反饋

1.與會人員應按照會議決策，及時開展相關工作。

2.會議組織者應跟蹤了解會議決策的執(zhí)行情況，并及時向社區(qū)領導匯報。

3.對于會議決策執(zhí)行中出現的問題，應及時向社區(qū)領導反饋，并提出解決方案。

六、會議資料的歸檔

1.會議組織者應將會議通知、會議材料、會議紀要等資料進行歸檔，以備查閱。

2.會議資料的保存期限根據社區(qū)規(guī)定和實際需要確定，但不得少于兩年。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，加強會議成果的轉化，提高社區(qū)管理工作的效率，本章對會議紀要的跟蹤落實進行詳細規(guī)定。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結束后，會議記錄者應在24小時內完成會議紀要的初稿，確保內容真實、準確、完整。

2.會議紀要初稿提交給會議組織者進行審核，審核通過后形成正式會議紀要。

3.正式會議紀要應在會議結束后72小時內，通過社區(qū)公告、郵件、短信等方式發(fā)送給與會人員，并在社區(qū)范圍內進行公示。

二、會議紀要的內容要求

1.會議紀要應包括會議基本信息（如會議時間、地點、與會人員等）。

2.詳細記錄會議討論的主要觀點、決策結果以及具體的行動計劃。

3.明確各責任人和完成時限，確保會議決策的落實。

三、會議紀要的執(zhí)行跟蹤

1.會議組織者應建立會議紀要執(zhí)行跟蹤機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查。

2.各責任人應按照會議紀要的要求，及時匯報工作進展和存在的問題。

3.會議組織者針對執(zhí)行過程中出現的問題，協(xié)調各方資源，協(xié)助責任人解決問題。

四、會議紀要的反饋與評估

1.會議組織者應在會議決策執(zhí)行完畢后，組織相關人員對執(zhí)行情況進行評估。

2.評估結果應以書面形式報告社區(qū)領導，并提出改進措施和建議。

3.對于未按期完成的會議決策，應查明原因，追究相關責任人的責任。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應按照社區(qū)檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的安全和便于查閱。

2.會議紀要的歸檔應包括電子版和紙質版，電子版應存放在社區(qū)指定的信息系統(tǒng)中。

3.會議紀要的查閱權限應根據內容涉及的范圍和保密要求進行設置，確保信息安全。

六、會議紀要的公開與監(jiān)督

1.會議紀要的公示期限不得少于7天，以確保社區(qū)居民的知情權。

2.社區(qū)居民對會議紀要的內容有疑問或建議的，可向會議組織者提出，會議組織者應及時回應。

3.會議紀要的執(zhí)行情況接受社區(qū)居民的監(jiān)督，提高社區(qū)管理工作的透明度和民主化。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障社區(qū)會議的順利召開，提高會議室的使用效率，確保會議環(huán)境的舒適與安全，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議室管理員負責管理。

2.需要使用會議室的單位或個人，應提前向會議室管理員提交書面或電子檔的會議室預訂申請。

3.預訂申請應包括會議時間、預計參會人數、會議類型等信息。

4.會議室管理員根據預訂申請，合理安排會議室的使用，避免時間沖突。

二、會議室布置

1.會議室管理員應根據會議類型和參會人數，提前布置會議室，確保座位充足、布局合理。

2.會議室內應配備必要的會議設施，如投影儀、音響設備、白板等。

3.會議室內應保持整潔、衛(wèi)生，禁止在會議室內進食。

三、會議室使用

1.會議召開前，會議室管理員應檢查會議室設施是否正常，如有問題及時報修。

2.與會人員在會議室內應保持安靜，遵守會議紀律，不在會議室內吸煙。

3.會議結束后，使用單位或個人應負責清理會議室，恢復原狀，并將廢棄物品投放至指定位置。

四、會議室設施維護

1.會議室管理員應定期檢查會議室設施，確保設備正常運行。

2.如發(fā)現設施故障，會議室管理員應及時報修，并跟蹤維修進度。

3.定期對會議室進行保養(yǎng)，延長設施使用壽命。

五、會議室安全管理

1.會議室管理員應確保會議室內的消防安全，定期檢查消防設施。

2.會議室內應設置明顯的安全標識，提醒與會人員注意安全。

3.嚴禁在會議室內私拉亂接電源線，避免發(fā)生安全事故。

六、會議室鑰匙管理

1.會議室管理員負責會議室鑰匙的保管和分發(fā)。

2.需要使用會議室的人員，應在會議開始前向會議室管理員領取鑰匙，并在會議結束后及時歸還。

3.會議室鑰匙丟失或損壞，應立即向會議室管理員報告，并按照社區(qū)規(guī)定承擔相應責任。

遵循以上規(guī)定，確保會議室的高效利用，為社區(qū)會議提供良好的召開環(huán)境。

第五章附則

為確保社區(qū)會議