股份公司公文文件管理規(guī)定

PAGE共8頁第1頁股份公司文件管理規(guī)定1總則1.1為了加強(qiáng)公司內(nèi)部的文件控制和管理，使之既利于提高效率和質(zhì)量、又利于安全和保密，根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳和上級(jí)主管部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合運(yùn)行實(shí)際，特制定本制度。1.2公司文件是生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策、發(fā)布規(guī)章制度、實(shí)施企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、施行行政措施、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)布置和商洽工作、報(bào)告情況和交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。1.3文件管理總的原則是：準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。文件處理和文件控制力求做到規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。技術(shù)文件、管理文件的控制,具體按TS“文件控制程序”執(zhí)行。1.4公司總經(jīng)理辦公室文秘人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備有關(guān)專業(yè)知識(shí)。1.5公司職能部門要發(fā)揚(yáng)深入實(shí)際、聯(lián)系群眾、調(diào)查研究、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，逐步改善辦公手段，努力提高公文處理工作效率和質(zhì)量。行文要少而精、注重效用。1.6在公文處理過程中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定,確保國家和企業(yè)的機(jī)密安全。2文件種類2.1公司文件分為技術(shù)文件、管理文件、專用文件。2.1.1技術(shù)文件主要有產(chǎn)品圖樣及設(shè)計(jì)文件、工藝文件、工藝裝(設(shè))備文件、采購文件、檢驗(yàn)文件等。2.1.2管理文件主要有職責(zé)職能、規(guī)章制度、質(zhì)量體系文件等。2.1.3專用文件指在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，具有特定文件版頭和處理程序的公文。2.2文件一般分上行文、平行文、下行文三種。2.2.1上行文—指對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的請示、報(bào)告等。2.2.2平行文—指同級(jí)單位之間聯(lián)系的公函、通報(bào)等。2.2.3下行文—指對(duì)下級(jí)單位的規(guī)定、通知、通告、通報(bào)、標(biāo)準(zhǔn)、命令等。2.3文件使用范圍2.3.12.3.2分廠、部門、子(分)公司文件：凡各單位職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，以各分廠、部門、子(分)公司行文。2.4文件使用文種根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，本公司公文文種主要有：2.4.1命令適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布實(shí)施重大強(qiáng)順序和名稱。3.1.9成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。3.10文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，主題詞一般應(yīng)在文件“抄送”欄上方用三號(hào)黑體字打印(排印)。3.2公文用紙一般為16開型(長260毫米、寬184毫米)；也可以采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米、寬210毫米)左側(cè)裝訂。4行文規(guī)則4.1公司和分廠、部門、子(分)公司各級(jí)的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定。4.2根據(jù)職責(zé)范圍、隸屬關(guān)系和有關(guān)公文處理的規(guī)定，行文應(yīng)遵守下列規(guī)則：4.2.1各類文件的編制、校對(duì)、審核和會(huì)簽必須符合規(guī)定程序，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或歸口部門負(fù)責(zé)人審批后才能正式發(fā)布和實(shí)施。4.2.2請示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄送形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請示”不要直接送給領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。4.2.3報(bào)告中不得夾帶請示事項(xiàng)。4.2.4職能部門之間未對(duì)有關(guān)問題協(xié)商一致時(shí)，一律不得各自向下行文，如擅自行文，公司有權(quán)撤消。4.2.5職能部門在職責(zé)范圍內(nèi)允許以公司名義行文。分廠、子(分)公司原則上不得以公司名義行文，但在特殊情況下，可以采取代公司擬稿的辦法，代公司擬稿的單位領(lǐng)導(dǎo)只能核簽而不能正式簽發(fā)公文。此類公文應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或由有關(guān)歸口職能部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)授權(quán)簽發(fā)。5公文辦理5.1公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、打印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。5.2需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)人批示，或者交有關(guān)部門辦理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限。5.3承辦單位應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。5.4送領(lǐng)導(dǎo)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦、查辦,做到緊急公文及時(shí)跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對(duì)下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解和反饋執(zhí)行情況。5.5草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：5.5.1符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。5.5.2情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。5.5.3人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。5.5.4結(jié)構(gòu)層次序號(hào)a通用文件，一般可：第一層為“一”、第二層為“(一)”、第三層為“1”，第四層為“(1)”。b技術(shù)文件或“標(biāo)準(zhǔn)”，一般可：第一層為“1”、第二層為“1.1”、第三層為“1.1.1”、第四層為5.5.5必須使用國家法定計(jì)量單位。5.5.6用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。5.6公司文件由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要的或涉及面廣的，必須由正職或者主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)，有的公司文件可由公司總經(jīng)理辦公室主任簽發(fā)。5.7草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。5.8各類文件的發(fā)放，依據(jù)確定的發(fā)放范圍進(jìn)行，并做好發(fā)放簽收記錄。6公文立卷、歸檔和銷毀6.1公文辦完后應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。6.2公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映公司主要工作情況，以便于保管和利用。6.3聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件。6.4公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋