2024年公司印章保管及使用管理規(guī)定

2024年通用公司印章保管及使用管理規(guī)定本合同目錄一覽1.印章的定義與分類1.1定義1.2分類2.印章的保管2.1保管人員的職責(zé)2.2保管場(chǎng)所的要求2.3印章的存放3.印章的使用3.1使用人員的資格3.2使用程序3.3使用過(guò)程中的監(jiān)管4.印章的交接4.1交接流程4.2交接確認(rèn)5.印章的作廢與銷毀5.1作廢情形5.2作廢程序5.3銷毀程序6.印章管理的監(jiān)督與檢查6.1監(jiān)督機(jī)構(gòu)6.2檢查頻率7.違規(guī)行為的處理7.1違規(guī)使用印章7.2印章保管不善7.3其他違規(guī)行為8.印章管理的培訓(xùn)與宣傳8.1培訓(xùn)內(nèi)容8.2宣傳方式9.印章管理的信息化建設(shè)9.1信息系統(tǒng)的要求9.2信息錄入與更新10.印章管理的應(yīng)急預(yù)案10.1突發(fā)事件應(yīng)對(duì)10.2應(yīng)急處理流程11.印章管理的對(duì)外協(xié)作11.1協(xié)作單位的選擇11.2協(xié)作方式的確定12.印章管理的費(fèi)用支出12.1費(fèi)用預(yù)算12.2費(fèi)用報(bào)銷13.印章管理的修訂與更新13.1修訂情形13.2更新程序14.合同的生效、終止與解除14.1生效條件14.2終止條件14.3解除條件第一部分：合同如下：1.印章的定義與分類1.1定義：本合同所稱印章，是指公司用于證明身份、授權(quán)、簽署文件等目的的各種印章，包括但不限于公章、財(cái)務(wù)章、人事章、合同章等。1.2分類：印章分為常用印章和非常用印章。常用印章是指日常業(yè)務(wù)中經(jīng)常使用的印章，由保管人員負(fù)責(zé)保管；非常用印章是指不經(jīng)常使用或者特殊用途的印章，由上級(jí)管理部門(mén)指定的專人負(fù)責(zé)保管。2.印章的保管2.2保管場(chǎng)所的要求：印章應(yīng)存放在安全可靠的保管場(chǎng)所，如保險(xiǎn)柜或者專門(mén)的印章保管盒中，并加鎖保護(hù)。2.3印章的存放：印章應(yīng)按照分類存放，并在存放時(shí)做好記錄，確保能夠迅速準(zhǔn)確的找到所需印章。3.印章的使用3.1使用人員的資格：印章的使用人員應(yīng)為公司內(nèi)部具備相應(yīng)職責(zé)和權(quán)限的員工，未經(jīng)授權(quán)，不得使用印章。3.2使用程序：印章的使用應(yīng)按照公司的規(guī)定程序進(jìn)行，包括使用申請(qǐng)、審批、使用登記等環(huán)節(jié)。3.3使用過(guò)程中的監(jiān)管：印章使用過(guò)程中，保管人員應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督，確保印章的使用符合規(guī)定，防止印章的濫用和遺失。4.印章的交接4.1交接流程：印章的交接應(yīng)按照公司的規(guī)定流程進(jìn)行，包括交接申請(qǐng)、審批、交接確認(rèn)等環(huán)節(jié)。4.2交接確認(rèn)：交接時(shí)，雙方應(yīng)對(duì)印章進(jìn)行清點(diǎn)，確認(rèn)數(shù)量和狀態(tài)無(wú)誤后，簽字確認(rèn)。5.印章的作廢與銷毀5.1作廢情形：印章在出現(xiàn)丟失、損壞、過(guò)期等情況時(shí)，應(yīng)立即作廢，并做好記錄。5.2作廢程序：作廢印章應(yīng)由保管人員提出申請(qǐng)，經(jīng)上級(jí)管理部門(mén)批準(zhǔn)后，進(jìn)行作廢處理。5.3銷毀程序：銷毀印章應(yīng)按照公司的規(guī)定程序進(jìn)行，包括銷毀申請(qǐng)、審批、銷毀記錄等環(huán)節(jié)。6.印章管理的監(jiān)督與檢查6.1監(jiān)督機(jī)構(gòu)：印章管理的監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)為公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或者上級(jí)管理部門(mén)。6.2檢查頻率：監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)公司印章管理情況進(jìn)行檢查，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。8.印章管理的培訓(xùn)與宣傳8.1培訓(xùn)內(nèi)容：印章管理的培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括印章的定義、分類、保管、使用、交接、作廢與銷毀等基本知識(shí)，以及相關(guān)的法律法規(guī)和公司規(guī)章制度。8.2宣傳方式：印章管理的宣傳方式可以包括內(nèi)部培訓(xùn)、公告、海報(bào)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等，以提高員工的印章管理意識(shí)和能力。9.印章管理的信息化建設(shè)9.1信息系統(tǒng)的要求：印章管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備印章信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表等功能，確保印章信息的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性。9.2信息錄入與更新：印章的信息錄入與更新應(yīng)由專門(mén)的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，確保信息的準(zhǔn)確和及時(shí)更新。10.印章管理的應(yīng)急預(yù)案10.1突發(fā)事件應(yīng)對(duì)：發(fā)生印章丟失、被盜、損壞等情況時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取措施，最大限度減少損失。10.2應(yīng)急處理流程：應(yīng)急處理流程應(yīng)包括報(bào)告、調(diào)查、取證、補(bǔ)刻、通知等相關(guān)環(huán)節(jié)，確保印章的安全和公司的正常運(yùn)營(yíng)。11.印章管理的對(duì)外協(xié)作11.1協(xié)作單位的選擇：選擇與公司進(jìn)行印章管理相關(guān)的協(xié)作單位時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的考察和評(píng)估，確保協(xié)作單位的安全可靠。11.2協(xié)作方式的確定：根據(jù)協(xié)作內(nèi)容的不同，確定合適的協(xié)作方式，如委托管理、共同使用等，并簽訂相應(yīng)的協(xié)作協(xié)議。12.印章管理的費(fèi)用支出12.1費(fèi)用預(yù)算：印章管理的費(fèi)用支出應(yīng)納入公司的預(yù)算管理，由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一核算和報(bào)銷。12.2費(fèi)用報(bào)銷：印章管理的費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)按照公司的財(cái)務(wù)管理規(guī)定進(jìn)行，提供有效的費(fèi)用憑證和說(shuō)明。13.印章管理的修訂與更新13.1修訂情形：當(dāng)印章管理的規(guī)定與公司的實(shí)際情況發(fā)生變化時(shí)，或者發(fā)現(xiàn)規(guī)定存在不完善之處，應(yīng)進(jìn)行修訂。13.2更新程序：印章管理的更新應(yīng)由相關(guān)部門(mén)提出修訂建議，經(jīng)審批后，進(jìn)行公告和培訓(xùn)。14.合同的生效、終止與解除14.1生效條件：本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，并對(duì)雙方具有法律約束力。14.2終止條件：合同終止的條件應(yīng)符合合同約定的終止情形，包括但不限于合同期限屆滿、雙方協(xié)商一致等。14.3解除條件：合同解除的條件應(yīng)符合合同約定的解除情形，包括但不限于一方嚴(yán)重違反合同約定、不可抗力等。第二部分：其他補(bǔ)充性說(shuō)明和解釋說(shuō)明一：附件列表：附件一：印章保管人員職責(zé)說(shuō)明書(shū)詳細(xì)說(shuō)明印章保管人員的職責(zé)和要求，包括保管場(chǎng)所的要求、印章的存放、交接流程、作廢與銷毀程序等。附件二：印章使用申請(qǐng)表詳細(xì)說(shuō)明印章使用申請(qǐng)的填寫(xiě)要求、審批流程、使用登記等環(huán)節(jié)。附件三：印章交接確認(rèn)書(shū)詳細(xì)說(shuō)明印章交接的流程、簽字確認(rèn)的要求等。附件四：印章作廢證明詳細(xì)說(shuō)明印章作廢的申請(qǐng)、審批、記錄等要求。附件五：印章銷毀記錄詳細(xì)說(shuō)明印章銷毀的申請(qǐng)、審批、記錄等要求。附件六：印章管理培訓(xùn)計(jì)劃詳細(xì)說(shuō)明印章管理的培訓(xùn)內(nèi)容、方式、時(shí)間安排等。附件七：印章管理信息系統(tǒng)操作手冊(cè)詳細(xì)說(shuō)明印章管理信息系統(tǒng)的操作步驟、功能介紹等。附件八：應(yīng)急預(yù)案流程圖詳細(xì)說(shuō)明突發(fā)事件應(yīng)對(duì)的流程、調(diào)查取證、補(bǔ)刻、通知等環(huán)節(jié)。附件九：協(xié)作協(xié)議模板詳細(xì)說(shuō)明與協(xié)作單位簽訂的協(xié)作協(xié)議的內(nèi)容和要求。附件十：費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表詳細(xì)說(shuō)明費(fèi)用報(bào)銷的填寫(xiě)要求、審批流程等。附件十一：印章管理修訂記錄詳細(xì)說(shuō)明印章管理修訂的提出、審批、公告、培訓(xùn)等流程。說(shuō)明二：違約行為及責(zé)任認(rèn)定：1.印章保管不善，導(dǎo)致印章丟失、被盜、損壞等情況。2.未經(jīng)授權(quán)使用印章，或者使用印章超出授權(quán)范圍。3.不按照規(guī)定的程序進(jìn)行印章的交接、作廢與銷毀。4.不按照規(guī)定的程序進(jìn)行印章管理的培訓(xùn)與宣傳。5.違反印章管理的信息化建設(shè)要求，導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確或不及時(shí)更新。6.不按照應(yīng)急預(yù)案處理突發(fā)事件，導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大。違約責(zé)任認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)：1.印章丟失、被盜、損壞等情況，應(yīng)由保管人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.未經(jīng)授權(quán)使用印章或超出授權(quán)范圍使用印章的，應(yīng)由使用人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.不按照規(guī)定的程序進(jìn)行印章的交接、作廢與銷毀的，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.不按照規(guī)定的程序進(jìn)行印章管理的培訓(xùn)與宣傳的，應(yīng)由組織培訓(xùn)與宣傳的部門(mén)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.違反印章管理的信息化建設(shè)要求的，應(yīng)由負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。6.不按照應(yīng)急預(yù)案處理突發(fā)事件的，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。示例說(shuō)明：如果保管人員未按照規(guī)定將印章存放在安全可靠的保管場(chǎng)所，導(dǎo)致印章丟失，則保管人員應(yīng)承擔(dān)丟失印章的責(zé)任。說(shuō)明三：法律名詞及解釋：1.印章：指公司用于證明身份、授權(quán)、簽署文件等目的的各種印章，包括但不限于公章、財(cái)務(wù)章、人事章、合同章等。2.保管人員：指公司內(nèi)部負(fù)責(zé)印章保管的人員，負(fù)責(zé)印章的安全與有效使用。3.使用人員：指公司內(nèi)部具備相應(yīng)職責(zé)和權(quán)限的員工，經(jīng)授權(quán)可以使用印章。4.保管場(chǎng)所：指用于存放印章的安全可靠的地點(diǎn)，如保險(xiǎn)柜或者專門(mén)的印章保管盒中。5.應(yīng)急預(yù)案：指針對(duì)印章管理中可能