文件記錄管理控制程序

文件/記錄管理控制程序1目的對質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保其有系統(tǒng)的分類、編號、制定、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、更改、作廢的規(guī)定，使公司各部門、單位均使用管理體系文件的有效版本。對記錄（表格）的收集、編目、標(biāo)識、歸檔、貯存、查閱、保管和處理做出規(guī)定，使記錄得到有效控制，并為證明其符合規(guī)定要求和管理體系有效運行提供證據(jù)。2適用范圍適用于公司管理體系有關(guān)文件/記錄的控制、使用和管理，包括適用的外來文件/記錄（表格）。3術(shù)語和定義《管理手冊》中0.3章的有關(guān)術(shù)語和定義適用本程序。4職責(zé)4.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系的總體框架策劃，對公司《管理手冊》、《程序文件》及有關(guān)管理制度的批準(zhǔn)發(fā)布實施。4.2管理者代表負(fù)責(zé)《管理手冊》、《程序文件》的審核及有關(guān)管理體系文件的審批，必要時組織進行修改、換版。4.3副總經(jīng)理負(fù)責(zé)有關(guān)管理制度的審核及有關(guān)管理體系文件的審批。4.4安質(zhì)部4.4.1負(fù)責(zé)公司《管理手冊》的編制、評審和管理。4.4.2負(fù)責(zé)與“質(zhì)量、環(huán)境、安全”相關(guān)的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)的審查、管理。4.4.3負(fù)責(zé)編制、管理公司和本部門的“記錄（表格）控制清單”，確定記錄的主管部門、單位和保管期限。4.4.4負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)記錄（表格）的編制、審批及處置。4.5辦公室負(fù)責(zé)公司外來文件、網(wǎng)上辦公文件、公司行政文件的控制管理。4.6人力資源部4.6.1負(fù)責(zé)與人力資源、職業(yè)健康相關(guān)的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)的審查、管理。4.6.2負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的升級維護，為文件控制提供良好的技術(shù)支撐。4.6.3負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)記錄（表格）的編制、審批及處置。4.7財務(wù)部4.7.1負(fù)責(zé)與財務(wù)相關(guān)的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)的審查、管理。4.7.2負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)記錄（表格）的編制、審批及處置。4.8技術(shù)部 4.8.1負(fù)責(zé)與設(shè)備設(shè)施管理、維修、保養(yǎng)相關(guān)的規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的審查、管理。4.8.2負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)記錄（表格）的編制、審批及處置。4.9生產(chǎn)部4.9.1負(fù)責(zé)與船舶作業(yè)相關(guān)的規(guī)章制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的審查、管理。4.9.2負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)記錄（表格）的編制、審批及處置。4.10各部門、單位4.10.1負(fù)責(zé)與本部門相關(guān)的程序文件的編制、評審4.10.4.10.3負(fù)責(zé)4.10.4負(fù)責(zé)4.10.5負(fù)責(zé)4.10.65程序5.1文件的分類5.1.1a)管理方針、目標(biāo)b)管理手冊c)程序文件d)作業(yè)指導(dǎo)書e)管理記錄（表格）5.1.2與管理活動有關(guān)的以公司名義制發(fā)的文件。5.1.3各部門、單位編寫的與管理活動有關(guān)的其他文件。5.1.4與管理活動有關(guān)的外來文件，如法律法規(guī)及其他要求等。5.1.5記錄（表格）a）按質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系規(guī)定要求的記錄（表格）。b）對生產(chǎn)作業(yè)過程中形成的檔案資料和證實質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理符合性的記錄（表格）。5.2管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄（表格）的編號執(zhí)行《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)則》。5.3文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放5.3.1文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放（見表一）。5.3.2對顧客（相關(guān)方）和上級制發(fā)的外來文件由辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示或文件性質(zhì)向相關(guān)部門、單位5.3.3對國家、地方政府現(xiàn)行適用的法律法規(guī)、行業(yè)管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，分別由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)收集，建立法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)行有效版本清單，并根據(jù)文件性質(zhì)分發(fā)到相關(guān)部門、單位或通過“報表專用”進行公布；各部門、單位應(yīng)建立內(nèi)部適5.3.4文件（含通過媒體形式文件）發(fā)放部門、單位應(yīng)建立“文件發(fā)放登記表”5.4文件的更改和換版5.4.1管理手冊、程序文件的更改a)文件更改流程圖：原文件持有人對文件實施修改并填寫修改記錄頁原文件持有人對文件實施修改并填寫修改記錄頁。文件編寫部門將“文件更改申請單”交安質(zhì)部并發(fā)放“文件更改通知單”文件編寫部門文件編寫部門填寫“文件更改申請單”由文件編寫部門征詢相關(guān)部門、單位意見并會簽。分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)b)文件換版流程圖：文件經(jīng)多次修改或文件需多項修改文件經(jīng)多次修改或文件需多項修改編寫部門組織換版相關(guān)部門對新版文件進行評審“評審會議記錄”相關(guān)部門會簽分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批5.4.2其他文件（5.1.3所述文件）更改、換版流程圖：由原審批人對由原審批人對“文件更改申請單”進行審核、批準(zhǔn)當(dāng)原審批人不在職時，由接替職位的人員審批，但必須獲得原審批所依據(jù)的背景材料當(dāng)原審批人不在職時，由接替職位的人員審批，但必須獲得原審批所依據(jù)的背景材料。文件編寫部門文件編寫部門征詢相關(guān)部門、單位意見由文件編寫部門填寫“文件更改申請單”5.5文件的有效控制與管理體系有關(guān)的文件使用管理控制具體執(zhí)行《文件管理規(guī)定》。5.6記錄（表格）的控制與管理5.6.1a)與管理體系有關(guān)的記錄（表格）由相關(guān)部門、單位進行編制，并由相關(guān)部門、單位負(fù)責(zé)人確認(rèn)。●與安全/質(zhì)量/環(huán)境有關(guān)的記錄（表格）由安質(zhì)部編制、確認(rèn)?！衽c行政、溝通有關(guān)的記錄（表格）由辦公室編制、確認(rèn)。●與人力資源、職業(yè)健康安全有關(guān)的記錄（表格）由人力資源部編制、確認(rèn)。●與財務(wù)有關(guān)的記錄（表格）由財務(wù)部編制、確認(rèn)?！衽c設(shè)備設(shè)施管理、維修、保養(yǎng)有關(guān)的記錄（表格）由技術(shù)部編制、確認(rèn)?！衽c船舶作業(yè)有關(guān)的記錄（表格）由生產(chǎn)部編制、確認(rèn)。b)記錄（表格）一般不得借閱。確需外借時，需經(jīng)記錄（表格）主管部門及其分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報總經(jīng)理審批后方可外借。5.6.2a)各部門、單位應(yīng)按照《記錄（表格）填寫規(guī)范》的具體要求填寫記錄（表格）。b)記錄（表格）按照管理體系文件的要求進行流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)過程所經(jīng)過的部門、單位必須予以妥善保管，流轉(zhuǎn)的最終部門、單位是該記錄（表格）的保管部門、單位。5.6.3a)記錄（表格）標(biāo)識包括名稱、編號。b)記錄（表格）的收集、編目●各部門、單位及時收集相關(guān)的記錄（表格），確保其完整、有效。●記錄（表格）的保管部門、單位對所保管的記錄（表格）進行編目以便于檢索。5.6.4安質(zhì)部會同相關(guān)職能部門不定期檢查各部門5.6.5記錄a)保管部門、單位對超出期限需報廢的記錄（表格），填寫“文件處置申請單”，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施銷毀。b)實施銷毀時，應(yīng)由兩人以上同時在銷毀現(xiàn)場，核對待銷毀記錄后，用機碎、焚燒或打紙漿等方法處置；負(fù)責(zé)銷毀和監(jiān)銷人員在“文件處置申請單”上簽字，并填寫銷毀處置時間；銷毀后登記“已處理文件登記表”。c)記錄（表格）可以呈各種媒體形式，例如照片、硬拷貝或電子媒體等。6相關(guān)支持性文件6.1《管理評審控制程序》HJHA/QES-CX23-20126.2《文件編寫導(dǎo)則》HJHA/QG01-001-2012-06.3《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號規(guī)則》HJHA/QG01-0016.4《文件管理規(guī)定》HJHA/QG01-001-2012-06.5《記錄（表格）填寫規(guī)范》HJHA/QG01-001-2012-07記錄（表格）7.1受控文件現(xiàn)行有效版本清單JL01-017.2文件接收登記表JL01-027.3文件發(fā)放登記表JL01-037.4文件借閱登記表JL01-047.5文件更改申請單JL01-057.6文件更改通知單JL01-067.7文件評審會簽表JL01-077.8已處理文件登記表JL01-087.9文件處置申請單JL01-097.10記錄（表格）控制清單JL01-107.11參考文件留用表JL01-11（表一）內(nèi)容