運(yùn)用SWOT分析法談高校檔案信息開發(fā)利用的對(duì)策

運(yùn)用SWOT分析法談高校檔案信息開發(fā)利用的對(duì)策摘要：隨著信息時(shí)代的到來，高校檔案部門如何加快開發(fā)與利用檔案信息資源，更好地為高校發(fā)展和社會(huì)服務(wù)，是一項(xiàng)緊迫而艱巨的任務(wù)。文章嘗試運(yùn)用SWOT分析法，分析高校檔案信息資源開發(fā)利用工作所面臨優(yōu)勢、劣勢，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)，認(rèn)清我國高校檔案信息資源開發(fā)利用所面臨的機(jī)遇及挑戰(zhàn)，提出了重塑檔案服務(wù)理念、構(gòu)建高校數(shù)字化檔案信息資源體系、加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)和重視人才隊(duì)伍建設(shè)的建議，以促進(jìn)高校檔案信息的開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞 ：高校；檔案信息；開發(fā)；利用

隨著信息時(shí)代的到來，高校檔案信息資源作為一種具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值的原生態(tài)信息，在國家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中日益成為一種兼具戰(zhàn)略性和基礎(chǔ)性的生產(chǎn)資源被人們所重視。如何加快開發(fā)與利用檔案信息資源，提高信息資源的使用效率，更好地為高校的教學(xué)科研工作服務(wù)，這是擺在我們高校檔案工作者面前的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。

一、高校檔案信息開發(fā)利用的SWOT分析

SWOT分析法是把某一機(jī)構(gòu)、組織或部門運(yùn)行中所形成的機(jī)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)勢、劣勢四個(gè)方面的情況，結(jié)合起來進(jìn)行分析，進(jìn)而尋找并制定出適合自身實(shí)際情況的管理戰(zhàn)略和策略的方法。它是Opportuni?ties、Threats、Strengths、Weaknesses四個(gè)單詞首字母的縮寫。本文嘗試運(yùn)用這種辦法，分析高校檔案信息資源開發(fā)利用工作所面臨優(yōu)勢、劣勢，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)，認(rèn)清我國高校檔案信息資源開發(fā)利用所面臨的機(jī)遇及挑戰(zhàn)，指導(dǎo)對(duì)策的提出。

1.優(yōu)勢分析（StrengthAnalysis）⑴加速網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)。高校信息化建設(shè)的快速發(fā)展，推動(dòng)了檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。高校檔案部門以校園網(wǎng)為根基，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理模式和技術(shù)手段，大力開發(fā)檔案信息資源，積極建立檔案網(wǎng)站，及時(shí)公布檔案信息。檔案信息的開發(fā)利用有了突破性的發(fā)展。

⑵重視檔案信息資源的開發(fā)利用。

開發(fā)利用時(shí)檔案工作的最終目的和落腳點(diǎn)，這是檔案工作者的共識(shí)。一些高校檔案館專門設(shè)置了以檔案信息開發(fā)利用或提供信息技術(shù)支持為主要工作內(nèi)容的科室，它們主要負(fù)責(zé)本校檔案的信息化建設(shè)、檔案信息的開發(fā)、發(fā)布、交互、利用等，同時(shí)為檔案管理提供技術(shù)支持，維護(hù)檔案信息及館內(nèi)設(shè)備的安全等。

2.劣勢分析（WeaknessAnalysis）

⑴檔案意識(shí)欠缺。高校檔案館（室）作為高校內(nèi)部一個(gè)常設(shè)機(jī)構(gòu)，由于國家安全和保密的原因，使得絕大部分高校館藏信息資源，加之長期以來“重硬輕軟、重建輕用”的建設(shè)模式，公眾對(duì)高校檔案館藏資源的開發(fā)利用價(jià)值知之不多，公眾對(duì)高校檔案信息資源的開發(fā)利用沒有太多的興趣與需求,更談不上有力支持檔案館工作。因此，在缺乏社會(huì)資金和相應(yīng)技術(shù)支持的前提下，僅靠國家有限的資金、高校人力資源和技術(shù)開發(fā)高校檔案資源為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)的許多工作無法開展。

⑵館藏結(jié)構(gòu)不合理。各高校之間各自為政，缺少與其他高校檔案館（室）進(jìn)行溝通和交流，資源獲取范圍單一，所能利用的檔案信息資源僅局限于本校所擁有的信息資源。其次，我國高校檔案信息資源是高校在領(lǐng)域產(chǎn)生的文書檔案，科研檔案、人事檔案等，一般只能提供文本信息和圖像信息，其他載體形式的檔案卻很少見。再次，缺乏對(duì)學(xué)校特色檔案信息的整合與開發(fā)。

⑶檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。在網(wǎng)絡(luò)條件下進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)和開發(fā)利用過程中首先遇到的難題就是人才問題。雖然目前絕大部分高校檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的熟練程度，檔案管理人員配置和專業(yè)契合度較過去已經(jīng)有了很大程度的提高，但目前我國高校檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)年齡不合理、缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)、缺乏創(chuàng)新意識(shí)等等，給高校檔案信息的開發(fā)利用工作帶來了一定的阻礙。

3.機(jī)會(huì)分析（OpportunityAnalysis）

⑴國家政策的支持。檔案的憑證價(jià)值決定了其作為信息的特殊性和重要性，而檔案信息較與其它信息也更具有可靠性，近十年，國家尤其重視檔案信息的建設(shè)和檔案信息的開發(fā)與利用工作。國家政策的支持，為高校檔案管理提供了政策保證，高校檔案部門要抓住機(jī)遇加大檔案管理軟件與硬件的建設(shè)，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，樹立起良好的服務(wù)形象。

⑵擁有先進(jìn)技術(shù)的支持。高校擁有領(lǐng)先的技術(shù)支持優(yōu)勢，為檔案信息資源開發(fā)利用提供先進(jìn)的理念和技術(shù)。高校集教學(xué)、科研與管理為一體，聚集了大批優(yōu)秀人才和先進(jìn)的信息技術(shù)，也有信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全方面的專業(yè)技術(shù)人員，可為檔案系統(tǒng)、信息安全提供指導(dǎo)和技術(shù)支持。

4.挑戰(zhàn)分析（ThreatAnalysis）

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源的開發(fā)與利用方式徹底改變了。第一，開發(fā)利用的對(duì)象不再以紙質(zhì)檔案、音像檔案等為主，取而代之的是電子檔案，由此帶來了檔案與檔案信息的完整與安全問題；第二，對(duì)一直指導(dǎo)檔案管理工作的來源原則、鑒定理論和文件生命周期理論，檔案界也有了不同意見，認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理客體范圍已不僅僅是檔案實(shí)體，還包含了與檔案有關(guān)的信息，這樣便擴(kuò)大了檔案的收集范圍，高校檔案部門有必要認(rèn)真思考檔案管理的理論，指導(dǎo)檔案信息的收集和開發(fā)利用工作的科學(xué)發(fā)展。

二、高校檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)策

通過SWOT分析，可以看到，網(wǎng)絡(luò)的普及、信息技術(shù)的提高，對(duì)高校信息的開發(fā)利用提出了新的要求和挑戰(zhàn)，檔案部門只有創(chuàng)新才能促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)，提高檔案部門的服務(wù)能力。

1.重塑檔案服務(wù)理念

高校檔案管理部門要以公眾的檔案基本需求為準(zhǔn)繩，充分認(rèn)識(shí)在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展的前提下，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和平臺(tái)促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的必要性、重要性、緊迫性和依賴性，破除對(duì)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化存在信息安全危險(xiǎn)的論斷，增強(qiáng)檔案資源網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的信心。改變高校檔案管理事實(shí)存在的藏之為寶、被動(dòng)服務(wù)狀況。

此外，高校檔案部門要建立起集體的、共享的公共利益觀念，與社會(huì)公眾達(dá)成相同的價(jià)值取向，制定符合自身特點(diǎn)的檔案信息開發(fā)利用規(guī)劃，在盡量滿足社會(huì)對(duì)檔案需求的同時(shí)，爭取社會(huì)的支持，保證高校檔案工作的科學(xué)持續(xù)發(fā)展。

2.構(gòu)建數(shù)字化檔案信息資源體系

改善高校信息資源結(jié)構(gòu)，健全保障體系。改善我國目前高校檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)狀，應(yīng)從高校檔案文化事業(yè)機(jī)構(gòu)屬性的現(xiàn)實(shí)出發(fā)，打破過去高校自我管理、自我服務(wù)的觀念，本著服務(wù)社會(huì)、方便民眾的角度，切實(shí)研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高校提供信息的要求，突破高校檔案信息專業(yè)性、神秘性的觀念，立足本館館藏資源，本著利用優(yōu)先、分步實(shí)施的原則，對(duì)一些珍貴檔案資源如內(nèi)容重要的、使用頻率高的、載體珍稀的紙質(zhì)檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，建立館藏檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫。積極建設(shè)各種專門檔案信息數(shù)據(jù)庫，在加大對(duì)社會(huì)檔案的接收和征集工作，擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類。

3.加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)

高校檔案信息資源開發(fā)利用工作改變了管理方式，拓寬了檔案信息的傳播范圍,擴(kuò)大了用戶規(guī)模,增強(qiáng)了用戶獲取信息的自主性和便利性。這對(duì)高校檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專屬性、地域性和時(shí)間性帶來了很大的挑戰(zhàn)，同時(shí)，在檔案網(wǎng)站信息資源開發(fā)利用過程中還會(huì)涉及到著作權(quán)、隱私權(quán)等問題，都成為了今天我們必須面對(duì)和解決的重要問題。這些問題的解決不僅涉及到知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人隱私保護(hù)，檔案立法，信息和計(jì)算機(jī)立法等多個(gè)層面。因此，對(duì)高校檔案網(wǎng)站信息資源開發(fā)利用相關(guān)法律法規(guī)的研究和建設(shè)工作已經(jīng)刻不容緩，我們只有提供了更加完善的法律保障，檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)才能走得更遠(yuǎn)，才能更好地為社會(huì)公眾服務(wù)。

4.重視人才隊(duì)伍建設(shè)

近幾年，高校檔案信息資源地開發(fā)利用工作對(duì)人才隊(duì)伍的要求有了很大提高，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的檔案人才不僅要有檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)背景，還要具備公共管理學(xué)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等學(xué)科知識(shí)。從人員配備的年齡結(jié)構(gòu)上看，需要有老、中、青梯次配備，并鼓勵(lì)師帶徒，讓青年工作者能盡快掌握好的經(jīng)驗(yàn)和方法。建設(shè)一支適應(yīng)現(xiàn)代信息發(fā)展需要的復(fù)合型檔案工作人才隊(duì)伍是當(dāng)前高校檔案管理部門的當(dāng)務(wù)之急，而加強(qiáng)人力資源建設(shè)，把人才的培養(yǎng)和合理使用則是首要工作。檔案部門要解放思想、更新觀念、拓寬思路，采取高校、科研院所與政府檔案部門人才優(yōu)勢互補(bǔ)的思路，加強(qiáng)人才資源整合利用力度。正視高校檔案界同行之間缺乏交流與合作的現(xiàn)狀，不僅要加強(qiáng)高校檔案部門之間的交流與合作,也要加強(qiáng)高校檔案界與圖書館、博物館界及其他文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)間的合作，促進(jìn)高校檔案信息資源開發(fā)利用工作。

參考文獻(xiàn)