OA系統(tǒng)運行管理詳細規(guī)定

_______企業(yè)OA協(xié)同辦公系統(tǒng)管理措施文件編號：編制審核同意實施日期目標：為使企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，加緊企業(yè)辦公業(yè)務透明、規(guī)范、高效運行，加緊公文、請示等業(yè)務流轉，達成管理科學，提升工作效率目標。適用范圍：適適用于_______企業(yè)全部各二級單位、部室、子企業(yè)。企業(yè)內部流轉多種文體公文、各類請示、價格審批、協(xié)議評審等辦公業(yè)務，本系統(tǒng)預設協(xié)同模板和表單見附表1，均屬本系統(tǒng)管理業(yè)務范圍。3.管理職責3.1信息評價部負責本系統(tǒng)運行維護管理，包含用戶管理、權限管理，表單制作、步驟配置和系統(tǒng)運行參數調整等工作內容。3.2企業(yè)辦公室負責本系統(tǒng)各業(yè)務及管理步驟制訂。3.3各二級單位、部室負責根據本要求正確使用本系統(tǒng)，將在使用中出現問題立即反饋給信息評價部，屬業(yè)務步驟變動或新增，需要先提交企業(yè)辦公室審核確定。3.4企業(yè)系統(tǒng)管理員負責本系統(tǒng)日常維護。3.5各二級單位、部室管理員負責本部門人員培訓并接收企業(yè)系統(tǒng)管理員指導和工作安排。4.術語4.1OA系統(tǒng)：本管理制度所說OA系統(tǒng)指某某有限責任企業(yè)應用用友致遠OA系統(tǒng)。4.2協(xié)同：泛指組織中多人完成一個或多個事務行為方法和過程，協(xié)同工作是組織行為基礎模式和狀態(tài)。4.3表單：表單指由系統(tǒng)管理人員依據業(yè)務要求在系統(tǒng)內定制固定表樣，并將表樣和步驟捆綁在一起供用戶調用應用模式。5.過程步驟圖無6.過程要求6.1使用要求6.1.1OA終端用戶必需確保天天登錄OA系統(tǒng)，查看是否有本人相關業(yè)務需要處理，確保業(yè)務處理立即性和正確性。6.1.2OA終端用戶要確保OA系統(tǒng)上相關事項處理時間不超出二十四小時，因出差、請假等原因不能立即處理時，要求經過設置代理人員代為辦理。6.1.3OA在線用戶假如長時間不從事OA相關業(yè)務處理時（時間超出15分鐘）應退出OA系統(tǒng)，方便OA系統(tǒng)釋放空間可供其它人員登錄使用，信息評價部不定時進行抽查和公告。6.1.4被授權用戶對自己享用資源負有保護責任，應使用好密碼并不得泄露給她人；因密碼泄露或更新不立即等引發(fā)損失由用戶本人負擔，給企業(yè)造成重大損失要追究法律責任，并按企業(yè)相關要求辦理。6.1.5各終端用戶要確保經過OA系統(tǒng)公布、流轉信息和文件內容完整正確，并對所公布內容負責。不得公布權限范圍之外內容和和工作無關垃圾信息。6.1.6除企業(yè)收文模塊可在收文表單意欄中見中輸入“已閱”外，其它簽報文件或表單領導閱后必需輸入意見，只能選擇同意、不一樣意，并可輸入其它意見。假如只選擇“已閱”并無其它意見，則一律視為“同意”。6.1.7要充足利用A6精靈功效，要求各單位領導、公文收發(fā)員、機要秘書等關鍵崗位必需確保公文快速傳輸。關鍵崗位及關鍵用戶要設開機密碼，確保計算機安全，因登錄密碼被盜用造成損失由用戶本人負擔。6.1.8步驟表中責任部門負責步驟業(yè)務建立和實施過程監(jiān)督，并對各單位是否按步驟進行業(yè)務處理進行管理，信息評價部負責對步驟責任部門進行評價和監(jiān)督。6.2人員及權限管理6.2.1人員權限管理6.2.1.1OA用戶分為：系統(tǒng)管理員、部門管理員、公文收發(fā)員、通常見戶。6.2.1.2因工作需要新增企業(yè)信息管理系統(tǒng)用戶時，由所在單位經過OA系統(tǒng)“信息系統(tǒng)用戶申請表”步驟進行用戶及權限申請。6.2.1.3人員調動、部門更名或取消等引發(fā)用戶變動，各單位應在事件發(fā)生后2小時內經過“信息系統(tǒng)用戶申請表”步驟上報，方便系統(tǒng)管理員能夠立即針對具體情況進行參數及權限調整。6.2.1.4各終端用戶不得隨意公布和工作無關信息，對自已行為負責，造成不良后果追究相關責任。6.2.1.5OA“電子印章”和“手寫署名”均設置單獨密碼，含有對應權限用戶應妥善保管好單獨密碼，因密碼被盜用等引發(fā)行政或法律糾紛由用戶本人負擔。6.2.2節(jié)點權限6.2.2.1企業(yè)發(fā)文步驟節(jié)點對應節(jié)點策略擬文—繼續(xù)并提交封發(fā)—繼續(xù)并提交、后續(xù)節(jié)點審批—回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、目前會簽、督辦、修更正文、態(tài)度、暫存待辦、添加附件、意見隱藏、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交審核—回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、修更正文、態(tài)度、暫存待辦、添加附件、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交提交—回退、知會、加簽、減簽、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交指示—修更正文、暫存待辦、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交清稿—回退、修更正文、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交復核—回退、修改文單、督辦、修更正文、態(tài)度、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交會簽—回退、加簽、減簽、態(tài)度、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交歸檔—修改文單、調整文號、歸檔、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交編號、套紅—回退、修改文單、調整文號、套紅、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交簽發(fā)—修更正文、暫存待辦、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交蓋章—修改文單、蓋章、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交承接—回退、知會、態(tài)度、常見語、意見、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交辦理—回退、知會、加簽、減簽、目前會簽、態(tài)度、暫存待辦、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交6.2.2.2企業(yè)收文步驟節(jié)點對應節(jié)點策略登記—繼續(xù)并提交歸檔—歸檔、繼續(xù)并提交、后續(xù)節(jié)點擬辦—回退、撤銷、終止、知會、加簽、目前會簽、暫存待辦、添加附件、意見隱藏、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交知會—暫存待辦、添加附件、意見隱藏、態(tài)度、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交閱辦—加簽、減簽、態(tài)度、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交審批—回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、目前會簽、督辦、修更正文、態(tài)度、暫存待辦、添加附件、意見隱藏、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交審核—回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、修更正文、態(tài)度、暫存待辦、添加附件、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交提交—回退、知會、加簽、減簽、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交指示—修更正文、暫存待辦、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交會簽—回退、加簽、減簽、態(tài)度、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交歸檔—修改文單、調整文號、歸檔、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交承接—回退、知會、態(tài)度、常見語、意見、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交辦理—回退、知會、加簽、減簽、目前會簽、態(tài)度、暫存待辦、常見語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交6.2.2.3協(xié)同節(jié)點權限：協(xié)同—常見語、目前會簽、轉發(fā)、回退、終止、知會、加簽、態(tài)度、修更正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交、繼續(xù)并歸檔、繼續(xù)并刪除知會—常見語、目前會簽、轉發(fā)、回退、終止、知會、加簽、態(tài)度、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交提議—常見語、目前會簽、轉發(fā)、回退、終止、知會、加簽、態(tài)度、修更正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交、繼續(xù)并歸檔、繼續(xù)并刪除歸檔—知會、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交、繼續(xù)并歸檔提交—常見語、目前會簽、轉發(fā)、回退、知會、加簽、減簽、撤銷、修更正文、意見、意見隱藏、添加附件、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交指示—常見語、目前會簽、回退、知會、態(tài)度、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交審批—常見語、目前會簽、轉發(fā)、回退、知會、加簽、態(tài)度、修更正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交審核—常見語、轉發(fā)、回退、知會、加簽、態(tài)度、修更正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交承接—常見語、回退、知會、態(tài)度、意見、添加附件、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交終止—終止、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交6.3公文管理：6.3.1公文格式要求：參考國資辦[]52號文《相關省政府國資委系統(tǒng)公文處理計劃化相關要求通知》中公文格式要求。企業(yè)發(fā)文：提議人擬文—提議者部門主管審核—相關部門領導會簽—行政機要秘書提交—辦公室主任審批—企業(yè)領導簽發(fā)—辦公室主任提交—行政機要秘書編號、套紅—行政機要秘書清稿—辦公室主任復核—行政機要秘書蓋章—行政機要秘書封發(fā)企業(yè)收文：行政機要秘書登記—辦公室主任擬辦—企業(yè)領導指示—辦公室主任提交—企業(yè)領導指示—辦公室主任提交—行政機要秘書提交—相關部門領導閱辦—行政機要秘書歸檔部門發(fā)文：提議人擬文—提議者部門主管審批—（提議者部門）部門一把手領導審批—提議者部門公文收發(fā)員編號、套紅—提議者部門公文收發(fā)員清稿—提議者部門公文收發(fā)員封發(fā)部門收文：提議者部門公文收發(fā)員登記—提議者部門主管審批—提議者部門公文收發(fā)員提交—（提議者部門）承接人閱辦—提議者部門公文收發(fā)員歸檔黨委發(fā)文：（授權黨委工作部）提議人擬文—黨委工作部主任審批—企業(yè)領導簽發(fā)—黨委工作部主任提交—黨委機要秘書編號、套紅—黨委機要秘書清稿—黨委工作部主任復核—黨委機要秘書蓋章——黨委機要秘書封發(fā)黨委收文：黨委機要秘書登記—黨委工作部主任擬辦—企業(yè)領導指示—黨委工作部主任提交—企業(yè)領導指示—黨委工作部主任提交—黨委機要秘書提交—相關部門領導閱辦—黨委機要秘書歸檔6.4表單管理6.4.1在OA內設置表單功效，將業(yè)務中固定表格、固定步驟設置在系統(tǒng)中，由提議人調用，進行事務提議。6.4.2已經在OA系統(tǒng)中設置表單模板業(yè)務，均要求經過OA表單管理功效進行業(yè)務處理，如有特殊原因，經企業(yè)主管領導同意方可辦理。舉例：（文件評審統(tǒng)計應用步驟）提議人提議—提議者部門主管審批—企業(yè)辦公室文件管理員審核—（企業(yè)）承接人審核—企業(yè)辦公室行政管理員審核—相關部門領導審批—辦公室主任審。6.5協(xié)同模板6.5.16.5.2已設置協(xié)同模板業(yè)務，均要求經過OA協(xié)同模板管理功效進行業(yè)務處理。舉例：（電子公告審批步驟） 提議人提議—提議者部門主管審批—企業(yè)領導指示—公告管理員組承接6.6簽報管理6.6.1簽報管理適適用于企業(yè)各部門間或向企業(yè)提出各類申請，請示、函等文件。6.6.2簽報管理由簽報提議人直接調用模板來完成，不許可經過新建個人協(xié)同事務來提議簽報。6.6.3簽報管理步驟：提議人擬文——提議者部門主管審批—相關部門領導會簽—提議者部門公文收發(fā)員提交—（提議者部門）部門一把手領導審批—辦公室主任辦理—企業(yè)領導指示—辦公室主任提交—提議者部門主管承接—提議者部門公文收發(fā)員編號、套紅—提議者部門公文收發(fā)員清稿—提議者部門公文收發(fā)員封發(fā)。6.7項目管理6.7.1由固定人員組成，能夠連續(xù)一定時間事項，視為項目管理，要求在OA系統(tǒng)內經過項目管理能來管理項目計劃，項目會議紀要，項目關鍵事項處理等工作；6.7.2項目標創(chuàng)建授權二級單位領導，由二級單位領導進行項目創(chuàng)建；6.7.3項目責任人、項目領導、項目組員均由項目創(chuàng)建者負責建立完成，建立完成后，項目包含人員能夠查詢全部項目工作內容；6.7.4全部包含項目標工作，必需經過新建項目協(xié)同來完成工作創(chuàng)建，以利于項目工作統(tǒng)一歸檔管理；如有需要使用協(xié)同模板或表單模板，在調用模板后應選擇關聯(lián)項目。7考評7.1OA系統(tǒng)用戶人員編碼、用戶名稱和登錄名稱均是某某職員在系統(tǒng)內進行操作標識，用戶要妥善保管用戶密碼并不定時更新，嚴禁將用戶賬號提供外來人員登錄系統(tǒng)進行操作，發(fā)覺一次考評責任單位1000元；同時提議由企業(yè)給其它處分。7.2全部OA用戶應按本管理要求完成協(xié)同模板、表單模板、公文、簽報、項目管理，未按時間或業(yè)務處理要求完成，每項業(yè)務考評責任單位500元。7.3步驟中上一節(jié)點處理人員有催辦義務，下一節(jié)點處理人員有審核是否按本步驟實施義務，并應相互監(jiān)督，出現問題二者負相同責任，同時考評。8績效指標無相關程序、支持文件冀國資辦[]52號文10統(tǒng)計無更改狀態(tài)日期章節(jié)更改內容版本號更改人同意人.9.1――新訂/0王良臣袁世臻.12.12――全部更新/0陳沁華附1：OA系統(tǒng)步驟表及責任單位步驟分類分類序號步驟名稱責任單位招待類1____（處室）客飯申請單企業(yè)辦公室2____（分廠）客飯申請單企業(yè)辦公室3____客飯報銷單企業(yè)辦公室4無償住宿申請單企業(yè)辦公室5用車使用申請單企業(yè)辦公室6____（處室）招待費使用申請單（非新光酒店就餐）企業(yè)辦公室7____（分廠）招待費使用申請單（非新光酒店就餐）企業(yè)辦公室8招待費用月結審批（分企業(yè)、子企業(yè)）企業(yè)辦公室行政類1____（個人）小車進廠出入證申請單物業(yè)治安科2印章使用申請單企業(yè)辦公室3進廠考察參觀審批表企業(yè)辦公室4出差申請單企業(yè)辦公室5請假單人力資源部6科技單項獎審批技術中心7每個月新光物業(yè)企業(yè)包干費用情況反饋卡安全生產部8辦公樓物業(yè)綜合服務工作考評表安全生產部9檔案查/閱審批單企業(yè)辦公室10復印曬圖審批單企業(yè)辦公室11外委試驗費用審批北京科技中心12小汽車行車任務結算單銷售部13小汽車費用報銷單銷售部14標準審批技術中心15電子公告審批信息評價部16新聞公布審批企業(yè)辦公室17檔案查/閱審批單（分企業(yè)檔案館）北京焊網審計監(jiān)察類1效能監(jiān)察立項表（臨時立項）紀委審計監(jiān)察部2效能監(jiān)察立項表（報國資委）紀委審計監(jiān)察部3效能監(jiān)察終止表（報國資委，十二個月一次）紀委審計監(jiān)察部4財務審計立項審批表紀委審計監(jiān)察部5對***（人員）審計匯報紀委審計監(jiān)察部6對***（部門）審計匯報紀委審計監(jiān)察部7對***（工程）審計匯報紀委審計監(jiān)察部8監(jiān)察提議書紀委審計監(jiān)察部9月度資金計劃審批表紀委審計監(jiān)察部10調查匯報（對應臨時立項效能監(jiān)察立項表）紀委審計監(jiān)察部群團類1某某慈善基金會相關為_____獻愛心請示群團工作部2群團工作部提議通知（請示、函）群團工作部3群團工作部提議通知（需相關部門會簽）（請示、函）群團工作部4群團工作部提議通知（需企業(yè)領導指示）（請示）群團工作部5女工計生普查審批單群團工作部財務類1借款單（OA步驟和紙制單據并存，紙制借款單據和報銷單據財務走賬時署名為實際借款人，OA表單中借款人為實際借款人，要求提議人填寫，不是和提議人綁定）財務部2付款單（要求有付款計劃單可查）（OA步驟和紙制現金支付憑證并存）財務部3月付款計劃審批單財務部4追加月付款計劃審批單財務部5日付款單財務部6全方面預算管理財務部7采購質保金支付申請財務部8月度資金計劃審批表北京焊網9**年**月月度資金支付計劃審批單北京焊網10檢定費請示財務部11專題費用請示質量控制部人力資源類1月度工資總額審批人力資源部2臨時用工審批表人力資源部3___工資發(fā)放單（包含分類匯總表）人力資源部4____（單位）處級人員考勤表人力資源部5____（單位）職員考勤表人力資源部6職員月度培訓計劃人力資源部文件類1體系文件多功效小組評審表企業(yè)辦公室2三體系績效指標報表企業(yè)辦公是3職能處室月份專業(yè)考評結果通知單人力資源部4各部門月度履責情況匯報企業(yè)辦公室5專業(yè)考評落實表人力資源部采購類1供給商業(yè)績評價表采購部2采購質量異議處理審批單（綜合類物資）采購部3緊急采購計劃步驟采購部4采購計劃問題反饋采購部5大宗類日報表（原燃料日進統(tǒng)計表、欠款臺帳、付款明細表、付款匯總表）采購部進/出廠類1出廠物資報表物業(yè)企業(yè)3___進廠原料統(tǒng)計匯總表、進廠原料明細統(tǒng)計表信息評價部4進出廠物資匯總表企業(yè)辦公室協(xié)議價格類1協(xié)議條款變更申請北京焊網2價格審批表北京焊網3銷售協(xié)議審批北京焊網4綜合類價格審批單采購部5某某協(xié)議（協(xié)議）會簽/審批表投資管理部6大宗原燃料價格審批表采購部7大宗原燃料協(xié)議管理投資管理部8綜合類物資協(xié)議管理投資管理部9價格變動申報表銷售部10（出口線材）價格申請表（帶附表）、協(xié)議審批表銷售部11出口協(xié)議更改銷售部12鋼材買賣協(xié)議銷售部13線材精制廠___年____月價格審批單線材精制廠14協(xié)議（協(xié)議）簽署投資管理部15采購協(xié)議采購部16組價價格申請表采購部17物資采購價格調整申請表采購部18北方區(qū)域精制線材協(xié)議簽署價格表線材精制廠19南方區(qū)域精制線材協(xié)議簽署價格表線材精制廠20_____（項目/工程）招標申請采購部21招標結果請示采購部22出口協(xié)議（依據訂單評審表、價格申請表（帶附表）、協(xié)議審批表鏈接）銷售部客商編碼類1供給商退出審批表信息評價部2客商系統(tǒng)服務協(xié)議審批信息評價部3物資編碼申請信息評價部質量類1____質量異議檢驗匯報質量控制部2相關_____質量異議賠付請示(合并后）銷售部3質量/數量異議處理北京焊網4化驗用具月計劃審批質量控制部5質量控制部化玻比價表質量控制部銷售類1訂單評審表銷售部2發(fā)貨通知單北京焊網投資管理類1招標文件會簽投資管理部2招標計劃會簽投資管理部3工程項目招（議）標評價意見表/