賓館前臺會議管理制度

賓館前臺會議管理制度第一章總則

為確保賓館前臺會議的有序、高效進(jìn)行，提高會議質(zhì)量，明確會議目的，特制定以下賓館前臺會議管理制度。

一、會議目標(biāo)

1.提高賓館前臺服務(wù)質(zhì)量和效率，確保客戶滿意度。

2.增進(jìn)各部門之間的溝通與協(xié)作，形成團(tuán)隊合力。

3.對前臺工作中存在的問題進(jìn)行及時討論、解決，不斷提升管理水平。

4.傳達(dá)賓館相關(guān)政策、規(guī)定，確保前臺工作符合法律法規(guī)要求。

二、會議原則

1.會議主題明確，議程安排合理，時間安排緊湊。

2.會議主持人為本部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)會議的組織、協(xié)調(diào)和總結(jié)。

3.與會人員應(yīng)積極參與討論，充分發(fā)表意見和建議。

4.會議內(nèi)容保密，不得泄露賓館內(nèi)部信息。

三、會議類型

1.定期會議：每周召開一次，對本部門工作進(jìn)行總結(jié)和計劃。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，隨時召開，解決突發(fā)問題和重大事項。

3.培訓(xùn)會議：不定期召開，提升前臺工作人員的業(yè)務(wù)技能和服務(wù)水平。

四、與會人員

1.定期會議：本部門全體員工。

2.臨時會議：根據(jù)會議議題，邀請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。

3.培訓(xùn)會議：本部門及相關(guān)崗位人員。

五、會議紀(jì)律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。

2.會議期間，手機(jī)調(diào)至靜音，如有緊急事項，需向主持人請假后方可離場。

3.會議期間，與會人員應(yīng)保持秩序，尊重他人，不隨意打斷他人發(fā)言。

4.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要內(nèi)容，認(rèn)真執(zhí)行各項工作。

六、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。全體與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)賓館前臺會議的秩序和效果。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，賓館前臺會議流程分為以下五個階段：

一、會議籌備

1.確定會議主題和議程：根據(jù)賓館前臺工作實際需要，明確會議主題，制定會議議程，并在會議召開前至少三天通知與會人員。

2.安排會議時間、地點：選擇合適的會議室，避免與其他會議沖突。會議時間應(yīng)根據(jù)與會人員的工作安排進(jìn)行協(xié)調(diào)，盡量減少對正常工作的影響。

3.發(fā)送會議通知：通過電話、短信、電子郵件等方式，將會議時間、地點、議程等信息通知與會人員。

4.準(zhǔn)備會議材料：收集與會議議題相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)、報告等，提前打印或整理成電子版，并在會議召開前至少一天發(fā)送給與會人員。

5.會議設(shè)備檢查：確保會議室內(nèi)的音響、投影儀、白板等設(shè)備正常運(yùn)行，如有需要，提前進(jìn)行調(diào)試。

二、會議簽到

1.與會人員在會議開始前10分鐘到達(dá)會議室，并在簽到表上簽字。

2.會議主持人對與會人員到場情況進(jìn)行統(tǒng)計，確保與會人員齊全。

三、會議議程執(zhí)行

1.會議主持人簡要介紹會議主題和議程，明確會議目標(biāo)。

2.各部門負(fù)責(zé)人或議題負(fù)責(zé)人匯報工作、提出問題或建議。

3.與會人員針對議題進(jìn)行討論，充分發(fā)表意見和建議。

4.會議主持人對討論情況進(jìn)行總結(jié)，形成決策或解決方案。

四、會議記錄

1.指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.記錄內(nèi)容包括：會議主題、時間、地點、與會人員、討論議題、決策或解決方案等。

3.會議結(jié)束后，將會議記錄整理成會議紀(jì)要，并在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給與會人員。

五、會議總結(jié)與反饋

1.會議主持人對本次會議的成果、不足之處進(jìn)行總結(jié)。

2.收集與會人員對會議流程、組織等方面的意見和建議，不斷優(yōu)化會議管理。

3.對會議決策或解決方案的實施情況進(jìn)行跟蹤，確保各項工作落實到位。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

會議紀(jì)要是會議成果的重要體現(xiàn)，為確保會議決策和任務(wù)的落實，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進(jìn)行規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，由指定的會議記錄人負(fù)責(zé)整理會議內(nèi)容，形成會議紀(jì)要。

2.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議的討論重點、決策結(jié)果、責(zé)任分配、任務(wù)期限等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核無誤后，于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)發(fā)送給所有與會人員，并抄送相關(guān)部門。

二、任務(wù)分配與責(zé)任落實

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和責(zé)任，應(yīng)具體分配到個人或小組，確保每一項工作都有人負(fù)責(zé)。

2.各責(zé)任人在接到任務(wù)后，應(yīng)立即著手開展工作，并按照會議紀(jì)要中規(guī)定的期限完成任務(wù)。

三、跟蹤監(jiān)督與進(jìn)度反饋

1.會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對會議紀(jì)要中的任務(wù)進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項工作按計劃推進(jìn)。

2.各責(zé)任人需定期向會議主持人報告工作進(jìn)度，對于遇到的問題和困難，應(yīng)及時溝通并尋求解決方案。

3.會議主持人根據(jù)工作進(jìn)度和反饋情況，調(diào)整工作計劃，確保會議決策的順利實施。

四、效果評估與持續(xù)改進(jìn)

1.在任務(wù)完成后，應(yīng)對照會議紀(jì)要進(jìn)行效果評估，確保各項決策得到有效執(zhí)行。

2.對于未按預(yù)期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)工作中予以落實。

3.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問題，為提高會議管理水平和決策執(zhí)行力提供參考。

五、文檔管理與歸檔

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為重要文檔進(jìn)行管理，確保易于查詢和追溯。

2.會議紀(jì)要的電子版和紙質(zhì)版應(yīng)分別存檔，以備不時之需。

3.定期對會議紀(jì)要進(jìn)行整理和歸檔，以利于賓館前臺工作的持續(xù)改進(jìn)和經(jīng)驗積累。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效利用，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，本章對會議室的管理規(guī)定如下：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用需提前預(yù)訂，由各部門負(fù)責(zé)人或指定人員向行政部門提出申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、時間、預(yù)計參會人數(shù)等信息，以便行政部門合理安排會議室。

3.行政部門收到預(yù)訂申請后，應(yīng)及時回復(fù)確認(rèn)，如有沖突，需與申請部門協(xié)商調(diào)整。

二、會議室布置與設(shè)施

1.會議室布置應(yīng)簡潔、大方，符合會議主題。

2.會議室內(nèi)設(shè)備應(yīng)保持完好，包括但不限于音響、投影儀、白板、空調(diào)等。

3.會議開始前，相關(guān)人員應(yīng)檢查會議室設(shè)備是否正常運(yùn)行，如有問題，及時報修。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持安靜，遵守會議紀(jì)律。

3.會議結(jié)束后，應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保設(shè)備安全。

四、會議室清潔與維護(hù)

1.定期對會議室進(jìn)行清潔，保持地面、墻面、桌面等干凈整潔。

2.會議室內(nèi)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備性能穩(wěn)定。

3.如有損壞，應(yīng)及時報修，行政部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)維修進(jìn)度。

五、會議室安全管理

1.會議室應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)陌踩O(shè)施，如滅火器、煙霧報警器等。

2.會議室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，確保消防安全。

3.會議期間，與會人員應(yīng)了解安全通道位置，確保發(fā)生緊急情況時能迅速疏散。

六、會議室使用反饋

1.使用會議室的部門應(yīng)在會議結(jié)束后向行政部門提供反饋，包括會議設(shè)施、環(huán)境、服務(wù)等方面的意見和建議。

2.行政部門根據(jù)反饋，不斷優(yōu)化會議室管理，提升服務(wù)水平。

遵循以上規(guī)定，各部門共同維護(hù)會議室的良好環(huán)境，確保會議的順利進(jìn)行。

第五章附則

為確保賓館前臺會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸賓館前臺