10.1計算機管理信息系統(tǒng)的建設規(guī)劃書

杭州景岳堂藥材有限公司（籌）計算機管理信息系統(tǒng)的建設規(guī)劃書一、項目背景杭州景岳堂藥材有限公司是根據(jù)國家有關規(guī)定，按照現(xiàn)代物流要求籌建的新型醫(yī)藥流通商業(yè)企業(yè)。計算機信息化管理要求：吸取最新的信息處理技術和先進的現(xiàn)代管理思想，高度融合現(xiàn)代物流設備的系統(tǒng)集成；即博采眾長，又充分考慮未來發(fā)展趨勢，以全新理念來設計和怪話管理軟件。它不僅能為經(jīng)營管理提供良好的決策基礎，提高企業(yè)的運作速度和工作效率，而且能夠為有效地按照GSP的要求控制業(yè)務流程提供支持、以減少不必要的支出提供依據(jù)，同時還能為企業(yè)GSP認證提供良好的數(shù)據(jù)基礎和經(jīng)營記錄。開發(fā)商背景杭州佳點科技有限公司注冊于杭州高新技術開發(fā)區(qū)，2002年被認定為高新技術企業(yè)。公司設有軟件開發(fā)部，計算機網(wǎng)絡部、工程技術部、市場營銷部、財務部、售后服務部等部門。杭州佳點科擁有一支高素質、經(jīng)驗豐富、技術精湛的專業(yè)工程技術人員和高級管理人員隊伍，匯聚了長期從事信號檢測與處理、智能儀器與系統(tǒng)、網(wǎng)絡通信、自動控制、軟件挨罰以及網(wǎng)絡工程等專業(yè)的精英。杭州佳點科技公司一直致力于醫(yī)藥企業(yè)計算機綜合管理信息系統(tǒng)的研發(fā)、推廣工作，為努力提高醫(yī)藥企業(yè)的信息化建設作出了自己的努力。在多年調研開發(fā)的基礎上不斷總結和完善，成功的推出了醫(yī)藥批發(fā)綜合業(yè)務管理、零售連鎖管理、GSP質量流程管理等多重版本的流通軟件產品系列。并擁有醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)幾十家成功應用案例，目前浙江省內用戶數(shù)居同類產品前列。企業(yè)組織架構和人員配備我們建設了連接業(yè)務中心和庫區(qū)的覆蓋整個公司范圍的局域網(wǎng)絡，按標準建立了“中心機房”，并在公司行政管理上設置“信息中心”部門，專職管理計算機硬件和軟件系統(tǒng)。配備了中央數(shù)據(jù)處理器（服務器）：PowerEdge12GT620（戴爾）添置了13臺計算機。計算機分布如下圖：部門配置數(shù)量備注總經(jīng)理室1副總經(jīng)理室1信息中心1質管部1辦公室1倉庫復核3銷售開票1驗收養(yǎng)護1購進記錄1財務部2系統(tǒng)特點1.1集中式數(shù)據(jù)庫管理機制公司下屬的業(yè)務、財務部門虞倉儲部門分布在不同的地點，而且隨著業(yè)務不斷發(fā)展，未來公司還將從規(guī)模效益和地域雙方面繼續(xù)擴張，而公司的管理又要求能及時地反映業(yè)務的進銷變化，準確地進行成本跟蹤，隨時進行各種統(tǒng)計分析，逐步向統(tǒng)一進貨，就近配送的模式靠攏。因此，系統(tǒng)必須能夠幾時調整管理架構，數(shù)據(jù)存放的方式應能即時體現(xiàn)各地業(yè)務的變化和數(shù)據(jù)的匯總，所以，數(shù)據(jù)庫我們采用最先進的Oracle10g數(shù)據(jù)庫和應用服務器，采用分散客戶端操作，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫處理和記錄的方法，在保證客戶端和服務器（數(shù)據(jù)庫）實時連接的情況下，來運行整個系統(tǒng)，并完成實時的控制和分析，以更好地為企業(yè)服務。1.2建立完整的用戶授權訪問機制采用計算機管理系統(tǒng)，對部門、人員、上下級關系等踢出了更嚴格的權限要求。企業(yè)中流動著大量敏感的數(shù)據(jù)，不能在內部網(wǎng)完全公開。查看和使用這些數(shù)據(jù)，均需要足夠的授權。不同用戶登錄，根據(jù)角色和權限不同，應顯示不同的界面和數(shù)據(jù)，將每個業(yè)務人員的操作權限，牢牢控制在預計的范圍內。1.3面向現(xiàn)代管理理念的業(yè)務流程優(yōu)化和重組本系統(tǒng)注重整體流程最優(yōu)的系統(tǒng)設計思想，面向企業(yè)供需鏈來設計流程，以組織依流程定而不是流程依組織定的原則，充分發(fā)揮每個部門及每個人在整個流程中的作用，達到從職能管理到面向業(yè)務流程管理的轉變，利用現(xiàn)代信息技術協(xié)調分散與集中的矛盾，建立起一套完整適合計算機管理的流程體系：規(guī)范基礎管理理順和優(yōu)化業(yè)務處理流程客觀設置流程中的崗位清晰描述各崗位的職責完善保證職責有效完成的制度體系建立考評崗位工作情況的定量指標體系1.4版本的統(tǒng)一性和用戶操作的個性化軟件體系結構的優(yōu)劣，衡量標準的依據(jù)是系統(tǒng)的整體一致性、規(guī)范性、重組性、擴展性、可靠性、安全性。每家企業(yè)在經(jīng)營模式、管理模式、客戶對象等諸多方面是不同的；經(jīng)營理念，管理理念，創(chuàng)新意識就更難統(tǒng)一，而且還在不斷延伸、發(fā)展。所以，我們在版本統(tǒng)一的前提下，保留了多重流程模式，以適應不同客戶的經(jīng)營、管理模式和理念以及創(chuàng)新意識的特殊需求。本著引導客戶，規(guī)范管理，服務客戶的原則，在不違背各項相關法律法規(guī)以及管理制度的前提下，不同的客戶可以通過對流程控制點的不同的設置，以體現(xiàn)客戶的經(jīng)營特點，適應客戶的業(yè)務需求。我們在銷售軟件產品的同時，更大程度上是在銷售我們的軟件應用解決方案，我們對行業(yè)應用軟件的理念是“交流+咨詢+培訓+服務”。隨著技術的產生、應用，我們可以做到“沒有最好，只有更好”。1.5在業(yè)務流程的控制中體現(xiàn)GSP管理規(guī)范GSP規(guī)范貫穿始終，滲透在流轉的每一個環(huán)節(jié)中，通過對每一個流程節(jié)點進行控制來保證整個質量體系。GSP管理規(guī)范實質是在藥品流通過程中對藥品質量進行全程跟蹤，并在每一個環(huán)節(jié)都留下質量情況與責任人的記錄，所以，本系統(tǒng)注重的是對于流轉過程的控制，通過嚴格控制的過程得到一個合理的結果。所以體現(xiàn)在系統(tǒng)中就是沒有一個獨立的GSP管理模塊，但在每一個流轉環(huán)節(jié)中都有質量檢查，管理和監(jiān)督的要求，并直接影響到每一筆業(yè)務，每一個客戶，每一個商品下一步的流轉。而最終的結果再通過各類報表完整呢個地體現(xiàn)出來。1.6采用統(tǒng)一進貨、集中配送、無紙化流轉的模式本系統(tǒng)所倡導的銷售模式是統(tǒng)一進貨，統(tǒng)一調撥，就近配送的模式。運用現(xiàn)在網(wǎng)絡技術，充分利用信息高度共享和無紙化信息傳遞的優(yōu)勢，打破按藥品大類設立部門，倉庫只對部門負責的部門考核制度，以每一個業(yè)務員為考核的基礎，責任到人，考核到人，費用分攤到人。為業(yè)務人員進一步拓展市場提供更大更靈活的幫助。同時在流轉中改變以單據(jù)作為唯一依據(jù)的做法，以數(shù)據(jù)為唯一在、依據(jù)，以薩、、單據(jù)為輔助手段，實現(xiàn)真正意義上的無紙化流轉。但同時，在不違背大原則的前提下，我們也保留了一些傳統(tǒng)的銷售模式，以適應某些客戶的一些習慣性做法，以便循序漸進的達到改變銷售模式目的。1.7實時的成本跟蹤和準確的成本分析本系統(tǒng)實行移動臺加權平均的方式來核算成本，在銷售時可提示當前準確的均價成本，成為業(yè)務員銷售的依據(jù)。并可隨時統(tǒng)計出公司、部門、業(yè)務員、客戶的銷售情況、毛利、毛利率及應收，應付情況，賬齡分析，從而進行準確的業(yè)績考核。1.8實行業(yè)務、長褲、財務三賬流轉體系，成功解決在途問題業(yè)務、倉庫、財務各有一本進銷進賬，他們相互關聯(lián)、相互制約，在不斷的變化中求得平衡，從而準確反映商品在途情況。倉庫只需賬貨相符，而各業(yè)務流程環(huán)節(jié)的對賬將由電腦自動完成。這樣就免除了傳統(tǒng)模式中月度、季度、年度的對賬，倉庫可隨時盤庫，降低了工作強度，提高了工作效率，并能及時發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤、減少損失。1.9細化業(yè)務分工，明確崗位職責在本系統(tǒng)中，對于各個環(huán)節(jié)崗位的分工明確有效，各崗位都有自己的權利和相應要承擔的責任。而整個企業(yè)的經(jīng)營工作又是通過這些崗位和職責有效地串成一個整體。系統(tǒng)對于每個崗位的每個員工的每一項操作都作了明確的規(guī)范和詳盡的記錄，從而使整個系統(tǒng)能在有效，高速，低差錯率的情況下正常運作。一旦發(fā)生差錯也可以及時的發(fā)現(xiàn)問題，對癥下藥，迅速合理的糾正錯誤。1.10人性化的操作界面和靈活的報表設計在新思路的引導下，采用新技術手段編程，使本系統(tǒng)具有完全不同于普通進銷存軟件的界面和操作技術。在本系統(tǒng)中，打印格式的設定及統(tǒng)計報表的產生與程序完全分離，以便于客戶根據(jù)自身的需求，靈活設定打印格式并隨時增加所需的統(tǒng)計報表。2.1統(tǒng)計分為九個部分，如下圖：醫(yī)藥流通信息管理系統(tǒng)輔助功能系統(tǒng)管理財務管理倉庫管理GSP管理客戶管理商品管理物價管理業(yè)務管理輔助功能系統(tǒng)管理財務管理倉庫管理GSP管理客戶管理商品管理物價管理業(yè)務管理初始化設置系統(tǒng)設置權限管理用戶管理初始化設置系統(tǒng)設置權限管理用戶管理出入庫管理銷售業(yè)務倉庫臺帳驗收驗發(fā)藥品養(yǎng)護批號管理業(yè)務臺帳業(yè)務收款退貨業(yè)務移庫調撥加工業(yè)務采購業(yè)務出入庫管理銷售業(yè)務倉庫臺帳驗收驗發(fā)藥品養(yǎng)護批號管理業(yè)務臺帳業(yè)務收款退貨業(yè)務移庫調撥加工業(yè)務采購業(yè)務操作選項設置信息公告欄打印格式設置通用報表設置財務軟件接口財務商品臺帳應收應付管理GSP報表臺帳首營商品管理首營客戶管理從業(yè)人員管理操作選項設置信息公告欄打印格式設置通用報表設置財務軟件接口財務商品臺帳應收應付管理GSP報表臺帳首營商品管理首營客戶管理從業(yè)人員管理特殊商品管理計量器具管理特殊商品管理計量器具管理從業(yè)人員管理從業(yè)人員管理3.功能模塊的流程定義和設計1、進貨（采購）管理采購業(yè)務是商業(yè)流通企業(yè)業(yè)務活動的一個中藥環(huán)節(jié)。進貨（采購）業(yè)務，包括采購合同登記、審核、到貨驗收、入庫處理、承付審核處理、購進退貨管理以及相關查詢統(tǒng)計報表等功能，以實現(xiàn)有效的監(jiān)控采購行動、采購成本的變動及供應商交貨履約情況，確保采購工作高質量、高效率及低成本執(zhí)行。要求實現(xiàn)與庫存、應付帳管理、銷售等環(huán)節(jié)有良好的銜接。1.1進貨（采購）業(yè)務概述采購進貨流程由采購員填報采購合同，經(jīng)業(yè)務經(jīng)理審批后正式生效，當貨到時根據(jù)采購合同的條款對來貨進行驗收，由倉庫保管員登記入財務商品賬。等供貨方增值稅票到達后，由財務人員審核后生成正式的應付款記錄，最后由財務人員根據(jù)實際情況付款并核銷相應的應付款記錄。采購業(yè)務流程圖：采購進貨流程倉庫進貨合同進貨合同倉庫保管賬入庫進貨驗收單收貨驗收倉庫保管賬入庫進貨驗收單收貨驗收驗收臺帳進貨合同驗收臺帳進貨合同進貨驗收單進貨驗收單業(yè)務部業(yè)務賬業(yè)務核價業(yè)務賬業(yè)務核價合合同進貨單財務部轉應收應付處理財務賬財務審核轉應收應付處理財務賬財務審核1.2采購流程說明：采購合同登記采購人員根據(jù)年度采購協(xié)議、當前庫存、市場銷售等因素和廠家確定采購任務，登記采購合同。合同的主要內容包括商品信息（品名、規(guī)格、產地、生產廠家、單位、裝箱數(shù)等）、單價、數(shù)量、質量條款、運輸條款。承付條款，其中含稅價和無稅價的小數(shù)位長度可能不同，可以在系統(tǒng)維護中加以設置。進貨協(xié)議（費質量協(xié)議）可以視作一份長期進貨合同。收貨驗貨到貨后，倉庫相關人員根據(jù)采購合同、對方銷售清單進行驗收，填寫驗收單，并轉倉庫入庫處理。填寫驗收單同時，核銷采購合同的未到貨數(shù)。在驗收時輸入批號效期。數(shù)量。生產廠家、藥品質量情況等。對于不合格品考慮到實際情況，只做拒收處理，記入拒收臺帳，但不核銷采購合同的實際到貨數(shù)量。驗收合格商品填制驗收單。倉庫保管人員將驗收入庫單轉送采購業(yè)務人員。入庫處理倉庫報關員根據(jù)自己的保管范圍，對相應的是那個破登記倉庫保管賬。業(yè)務核價采購員餓時供貨商、商品進貨價格（進貨核價，也稱業(yè)務點單、業(yè)務審核），同時記入業(yè)務臺帳，同時系統(tǒng)自動進行成本的移動加權平均計算。采購員再將進貨單交財務，記財務商品賬。對于增值稅票到后所進行的單價調整、組票登記應付款等操作姜包含在應付款處理模塊中。財務審核由財務人員根據(jù)進貨記錄，登記入財務商品賬。并轉入相應的應付款處理流程。1.3、承付審核處理付款排款具體額度和看、付款順序由系統(tǒng)外掛程序根據(jù)銷售額、毛利。資金回籠、返利、到貨時間、客戶級別等具體情況確定。本系統(tǒng)提供各種報表來幫助完成此項工作。1.4、進貨退出處理業(yè)務員和供應商寫上之后，可以對已進貨的還是那個破以協(xié)商出庫復核。業(yè)務流程圖：進貨退出流程業(yè)務部業(yè)務帳業(yè)務帳錄入進貨退出單進錄入進貨退出單進貨單進貨退出單合進貨退出單合同倉庫倉庫保管賬倉庫保管賬進貨退出單出庫進貨退出單出庫復核復核臺帳進貨退出單復核臺帳進貨退出單財務部轉應收應付處理財務賬財務審核轉應收應付處理財務賬財務審核進貨退出需填寫特殊類型的進貨單——進貨退出單。進貨退貨如果供應商可開來紅字增值稅發(fā)票，則可以直接進行結算沖減應付賬款。否則，則本次進貨退貨必須和下一次的進貨單合并結算。錄入進貨退出單業(yè)務員錄入進貨推出單，記業(yè)務賬，轉倉庫作出庫復核處理。倉庫出庫由倉庫報關員根據(jù)進貨推出單點單確認出庫，自動記倉庫臺帳。出庫復核復核員復核出庫商品，記復核臺帳。財務復核財務審核進貨退出單，記財務商品賬。并轉入相應的應付款處理流程。1.5、進貨紅沖處理業(yè)務員進貨核價時發(fā)現(xiàn)供貨商、采購合同等因素有誤，聯(lián)系驗收員對指定驗收單進行紅沖處理，同時及驗收臺帳上留下沖單記錄。進貨紅沖流程圖：進貨紅沖流程倉庫出庫出庫倉庫保管賬進貨紅沖單進貨單收貨驗收倉庫保管賬進貨紅沖單驗收臺帳進貨紅沖單業(yè)務部業(yè)務審核業(yè)務審核業(yè)務賬進貨紅沖單合同財務部財務審核轉應收應付處理財務賬收貨驗貨驗收員對有誤的進貨單進行紅沖，聲稱進貨紅沖單，轉入庫處理，記進貨驗貨臺帳；倉庫保管人員將驗收入庫單轉送采購業(yè)務人員。入庫處理倉庫保管員根據(jù)進貨紅沖單，記倉庫保管賬業(yè)務審核業(yè)務人員審核進貨紅沖單；財務審核財務審核進貨紅沖單，記財務商品賬；并轉入相應的應付款處理流程。1.6、進貨沖差處理業(yè)務員在收到對方發(fā)票后，選出對應的原始進貨單，填寫進貨單的沖差單，調整進價。進貨沖差流程圖：進貨沖差業(yè)務部進貨沖補對方發(fā)票進貨沖補業(yè)務帳業(yè)務帳進貨單沖補單財務部財務賬財務點單轉應收應付進貨沖補業(yè)務員根據(jù)對方發(fā)票和原始進貨單填寫沖補單，并記業(yè)務帳。財務審核財務審核進貨退出單，記財務商品帳，并轉入相應的應付款處理流程。2銷售業(yè)務總論銷售流程基于統(tǒng)一的業(yè)務賬，同時針對商業(yè)的特殊性進行分部門考核。幫助企業(yè)的銷售人員完成客戶檔案管理、銷售合同管理、客戶信用額度檢查、銷售開票、銷售收款登記、票據(jù)自動組單打印及銷售提貨處理、客戶退貨處理等一系列銷售管理事務。銷售流程體現(xiàn)為一個多環(huán)節(jié)、連續(xù)步驟的系統(tǒng)，通過它用戶可及時了解到銷售過程中每個環(huán)節(jié)的準確情況和數(shù)據(jù)信息。銷售流程管理作為企業(yè)運作中的一個重要部分，與庫存管理、財務管理等流程有著緊密的聯(lián)系，一起共同組成完整的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。銷售的對象可根據(jù)區(qū)域劃分，客戶性質劃分等，視銷售對象不同而價格可略有差異；也可才卻統(tǒng)一銷售價格，年終根據(jù)銷售總量、資金回籠等指標確定年終返利。銷售流程主要包括如下模塊：銷售合同批發(fā)登記，銷售確認收款倉庫出庫結算、財務審核銷售沖補價銷售退回開始 是否按 否 業(yè)務登記收款倉庫出庫合同銷售是結束財務處理銷售合同2.1、銷售合同功能說明銷售合同主要是銷售業(yè)務處理時的合同依據(jù)，其處理及管理方法基本同采購合同。由業(yè)務員（或開票員，不過我們建議由業(yè)務員直接登記更好）登記合同內容和明細，經(jīng)審核確認后轉入銷售，直接生產銷售清單，并由系統(tǒng)自動記入業(yè)務臺帳。用此種方式開票，在合同確認轉入銷售之前可以對合同登記內容進行修改和刪除，當轉入銷售后再有差錯就只能進行紅沖了。2.2、批發(fā)登記、銷售確認不通過銷售合同登記，由銷售業(yè)務員提供書面的銷售合同或要貨計劃給銷售開票員。銷售開票員根據(jù)銷售合同或要貨計劃直接開銷售清單，同時系統(tǒng)自動記入業(yè)務臺帳。用此種方式開票，一發(fā)生錯誤，不能修改或刪除，只能作紅沖處理。2.3銷售收款收款人員根據(jù)確認后的業(yè)務登記明細，進行收款確認，并轉送倉庫出庫。收款員可根據(jù)實際情況，對收款情況作出收現(xiàn)，收支票或是掛賬等幾種選擇。同時，可由收款員根據(jù)實際情況作出當場打票或暫不打票，六待倉庫打印的判斷。另外，對業(yè)務登記明細可根據(jù)打印要求自動組單，打印內部流轉單（銷售清單）。關羽自動組單規(guī)則，主要是判斷銷售明細是否同一客戶、是否同一倉庫、是否同一業(yè)務員、是否同一保管員、是否同一銷售日期、是否同一收款方式等等，按以上規(guī)則將所以未打印的銷售明細分別打印在不同的銷售單上。銷售日報表根據(jù)收款后銷售單信息進行日結并匯總生成，日結后業(yè)務日期自動轉入下一天。收款員每天做日結后，可打印該天的日銷售報表（業(yè)務日期）。2.4、倉庫出庫倉庫保管員根據(jù)不同的保管員、不同的客戶查詢或打印商品出庫列表，以便快速備貨、取貨、出口路，記商品貨位卡，確認出庫商品批號。商品倉庫出庫后，經(jīng)復核（驗發(fā)）人員確認，記復核臺帳、記倉庫是那個破賬，并核對轉送的內部流轉單（銷售清單）進行發(fā)貨。內部流轉單（銷售清單）分為兩個渠道而來，即由客戶憑單上門提貨以及由倉庫打