庫存管理信息系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)

管理信息系統(tǒng)開發(fā)示例——庫存管理信息系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)1．問題的提出（1）開發(fā)背景XX廠是我國的一家老加工企業(yè)，隨著改革的深入和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，該廠的生產(chǎn)任務(wù)日益繁重，從而對庫存管理的要求也更加嚴(yán)格。在傳統(tǒng)的手工管理時(shí)期，一種物品由進(jìn)貨到發(fā)貨，要經(jīng)過若干環(huán)節(jié)，且由于物品的規(guī)格型號繁多，加之業(yè)務(wù)人員素質(zhì)較低等因素，造成物品供應(yīng)效率低下，嚴(yán)重的影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)。同時(shí)由于庫房與管理部門之間的信息交流困難，造成庫存嚴(yán)重積壓，極大的影響了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)速度，另外也使得物資管理、數(shù)據(jù)匯總成為了一大難題。當(dāng)今該廠的競爭壓力越來越大，企業(yè)要想生存，就必須在各個(gè)方面加強(qiáng)管理，并要求企業(yè)有更高的信息化集成，能夠?qū)ζ髽I(yè)的整體資源進(jìn)行集成管理。現(xiàn)代企業(yè)都意識到，企業(yè)的競爭是綜合實(shí)力的競爭，要求企業(yè)有更強(qiáng)的資金實(shí)力，更快的市場響應(yīng)速度。這就要求企業(yè)各部門之間統(tǒng)一計(jì)劃，協(xié)調(diào)生產(chǎn)步驟，匯總信息，調(diào)配集團(tuán)內(nèi)部資源，實(shí)現(xiàn)既要獨(dú)立，又要統(tǒng)一的資源共享管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，該廠為了提高庫存周轉(zhuǎn)率，加快資金周轉(zhuǎn)速度，決定開發(fā)“庫存管理信息系統(tǒng)”。（2）項(xiàng)目目標(biāo)充分利用現(xiàn)有的設(shè)備，采用VB6.0作為開發(fā)工具，利用ACCESS數(shù)據(jù)庫建立一個(gè)高效、準(zhǔn)確、操作方便，具有專業(yè)的查詢、更新及統(tǒng)計(jì)功能的微機(jī)管理信息系統(tǒng)，以滿足工作人員進(jìn)行綜合的、模糊的查詢及更新要求，從而更加方便的管理庫存物品。該系統(tǒng)的開發(fā)與建立會極大程度提高管理人員、工作人員的工作效率。2．對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行需求調(diào)查需求調(diào)查是信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。要開發(fā)并實(shí)施一個(gè)完整的信息系統(tǒng)，必須首先了理解用戶的需求，并形成系統(tǒng)需求說明書。在此基礎(chǔ)上才能進(jìn)行系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和程序編碼等工作。該廠在需求調(diào)查過程中發(fā)放了8種不同種類的調(diào)查表，要求相關(guān)人員對其進(jìn)行逐條逐項(xiàng)的填寫，從而對其現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了詳細(xì)的調(diào)查。（1）現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程通過大量的調(diào)查，我們了解到當(dāng)前該廠的業(yè)務(wù)流程如下：各車間向商品供應(yīng)部門提出對某種商品的需求計(jì)劃，倉庫將相應(yīng)的商品發(fā)放給各車間，一般要經(jīng)過計(jì)劃、庫房管理等流程。（2）現(xiàn)行系統(tǒng)存在的問題由于采用的是手工管理，賬目繁多，加之幾個(gè)倉庫之間距離較遠(yuǎn)，庫管員、計(jì)劃員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)相互之間的信息交流困難，使得物資供應(yīng)效率低下，影響生產(chǎn)。同時(shí)每月的月末報(bào)表會耗費(fèi)大量的人力，且由于手工處理容易造成失誤，從而影響了數(shù)據(jù)的效率和準(zhǔn)確率，造成了不必要的損失。因此，該廠必須建立相應(yīng)的庫存管理信息系統(tǒng)，使其能根據(jù)市場情況，及時(shí)合理地采購所需商品，同時(shí)又能科學(xué)地對商品進(jìn)行管理，統(tǒng)籌安排人力、物力、財(cái)力，有效地改善當(dāng)前管理的混亂狀況。庫存管理是企業(yè)管理的重要組成部分。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，庫存管理既必須保證生產(chǎn)車間對原材料、零部件需求，又直接影響采購、銷售部門的購、銷活動。為盤活企業(yè)流動資金，加快資金周轉(zhuǎn)，在保障供給的前提下，最大限度地降低商品的庫存量，節(jié)省企業(yè)流動資金的占用，直接影響著企業(yè)的經(jīng)營效益。根據(jù)對該廠的庫存管理情況所作的調(diào)查和參考有關(guān)資料，發(fā)現(xiàn)目前該廠在庫存管理方面存在著如下問題:①不能及時(shí)獲得庫存信息在企業(yè)運(yùn)作過程中，管理人員必須獲知各種商品當(dāng)前的庫存量，在庫存數(shù)量小于商品的最低庫存限度的時(shí)候，向供應(yīng)商進(jìn)行訂貨；在庫存數(shù)量大于商品的最高庫存限度的時(shí)候，即商品積壓的時(shí)候，應(yīng)該停止商品的進(jìn)貨活動。但在實(shí)際操作中，由于商品的種類多、數(shù)量大，需要進(jìn)行仔細(xì)地核算，這不僅費(fèi)時(shí)，而且易出錯，從而影響企業(yè)快速有效地運(yùn)轉(zhuǎn)。②庫存信息不夠準(zhǔn)確倉庫管理員根據(jù)各種入庫單、需求計(jì)劃單和領(lǐng)料單進(jìn)行商品的入庫、出庫操作后，要隨時(shí)修改商品的庫存信息和出庫、入庫信息，以便反映庫存狀況。工作中的主要問題是：由于商品種類多、數(shù)量大、出庫入庫操作頻繁等原因，造成庫存記錄和實(shí)際庫存量通常達(dá)不到嚴(yán)格一致，因而需要通過盤點(diǎn)來糾正差錯，這既耽誤時(shí)間，又增加了工作量。③無法及時(shí)了解車間對庫存商品的需求情況在需求計(jì)劃單下達(dá)后，由于庫存商品與車間的關(guān)系復(fù)雜，根據(jù)送料員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)給各車間分配車間所需商品時(shí)，常缺少入庫、出庫信息和相關(guān)信息，經(jīng)常出現(xiàn)車間缺少該商品的時(shí)候才知道該產(chǎn)品需要情況，此時(shí)如果庫存量不足，將會導(dǎo)致車間的停產(chǎn)。無法及時(shí)了解車間對庫存商品的需求情況會使企業(yè)的生產(chǎn)和銷售環(huán)節(jié)發(fā)生混亂，使企業(yè)無法正常的運(yùn)作。市場需求日益多樣化和個(gè)性化，產(chǎn)品更新?lián)Q代的周期越來越短，這就要求企業(yè)必須改變庫存管理現(xiàn)狀，以適應(yīng)時(shí)代的要求。（3）企業(yè)庫存管理系統(tǒng)的特點(diǎn)因?yàn)閭鹘y(tǒng)企業(yè)庫存管理存在以上的問題難于適應(yīng)現(xiàn)代庫存管理要求，所以現(xiàn)代企業(yè)庫存管理系統(tǒng)要具有以下的特點(diǎn)：①科學(xué)的庫存管理流程存貨的種類不同，所涉及的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及它們所組成的業(yè)務(wù)流程也各有差異。一般而言，庫存業(yè)務(wù)包括入庫處理、貨物保管和出庫處理三個(gè)主要部分。通暢的業(yè)務(wù)流程是保障高效庫存管理的基礎(chǔ)，應(yīng)具備優(yōu)化、無冗余、并行作業(yè)的基本屬性。企業(yè)庫存管理系統(tǒng)對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行流程再造，使其更加通暢，提高企業(yè)在同行業(yè)中的競爭力。②商品代碼化管理代碼問題，嚴(yán)格說是一個(gè)科學(xué)管理的問題，設(shè)計(jì)出一個(gè)好的代碼方案對于系統(tǒng)的開發(fā)工作是一件極為有利的事情。代碼設(shè)計(jì)的好可以使很多機(jī)器處理變得十分方便，還可以把一些現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)很難處理的工作變成很簡單的工作。由于庫存商品種類繁多，在庫存管理過程中極易發(fā)生混亂的問題。IT技術(shù)與層次編碼技術(shù)的結(jié)合為商品的高效管理提供了可能。這種編碼技術(shù)對所有庫存商品按照層次和類別賦予唯一的編碼。它是區(qū)分不同商品的最主要的標(biāo)準(zhǔn)，具有易讀和易記的特點(diǎn)，使得管理者只需知道商品的編碼，就可以了解該商品的有關(guān)信息，以便在每日的煩雜管理中，保持規(guī)范、有序的狀態(tài)。③庫存異常報(bào)警當(dāng)庫存數(shù)量小于商品的最低庫存限度的時(shí)候，系統(tǒng)發(fā)出警報(bào)，提醒管理人員應(yīng)該向供應(yīng)商進(jìn)行訂貨；在庫存數(shù)量大于商品的最高庫存限度的時(shí)候，即商品積壓的時(shí)候，系統(tǒng)也會發(fā)出警報(bào)，提醒管理人員應(yīng)該停止商品的進(jìn)貨活動。也就是說企業(yè)庫存管理信息系統(tǒng)既能防止商品供應(yīng)滯后于車間對它們的需求，也能防止商品過早地生產(chǎn)和進(jìn)貨，以免增加庫存。對企業(yè)的生產(chǎn)起了保障作用，同時(shí)節(jié)省了企業(yè)的流動資金。3．系統(tǒng)分析系統(tǒng)分析的任務(wù)是在全面調(diào)查的基礎(chǔ)上，通過對現(xiàn)行管理業(yè)務(wù)的分析，提出系統(tǒng)的目標(biāo)要求和功能分析的總體邏輯模型。（1）數(shù)據(jù)流程圖根據(jù)系統(tǒng)調(diào)查階段的數(shù)據(jù)資料，并依據(jù)用戶的要求，確定該廠信息系統(tǒng)的基本功能和工作過程如下：首先車間科室提出需求計(jì)劃，庫房管理員根據(jù)庫存情況，決定是否需購貨，如不需購貨則通知車間前來取貨，否則庫房管理員通知采購員購貨，當(dāng)貨物到達(dá)后進(jìn)行入庫處理并通知車間科室前來取貨。（2）數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)字典是對描述數(shù)據(jù)流程圖中的數(shù)據(jù)項(xiàng)、數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)存儲、加工處理邏輯等組成部分的嚴(yán)格定義，下面是本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典（由于篇幅原因，在此僅給出部分）。①數(shù)據(jù)項(xiàng)的定義數(shù)據(jù)項(xiàng)編號：1-01數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：商品編號別名：無簡述：某種商品的編號類型：字符型長度：8字節(jié)取值范圍：數(shù)字+英文字母數(shù)據(jù)項(xiàng)編號：1-02數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：單價(jià)別名：購入單價(jià)簡述：某種商品的購入單價(jià)類型：數(shù)值型長度：10位，小數(shù)位2位取值范圍：0.00－9999999.99數(shù)據(jù)項(xiàng)編號：1-03數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱：庫存數(shù)量別名：實(shí)際庫存數(shù)量簡述：某種商品的庫存數(shù)量類型：數(shù)值型長度：5位整數(shù)取值范圍：0－99999②數(shù)據(jù)流的定義數(shù)據(jù)流名稱：入庫單編號：F1簡述：采購人員填寫的商品入庫憑單數(shù)據(jù)流來源：采購人員數(shù)據(jù)流去向：登記庫存臺賬數(shù)據(jù)流組成：日期+入庫單編號+商品編號+購入數(shù)量流通量：25份/天高峰流通量：50份/天數(shù)據(jù)流名稱：發(fā)貨單編號：F2簡述：供應(yīng)商填寫的商品發(fā)貨憑單數(shù)據(jù)流來源：供應(yīng)商數(shù)據(jù)流去向：登記合同臺賬數(shù)據(jù)流組成：日期+發(fā)貨單編號+供應(yīng)商編號+商品編號+發(fā)貨數(shù)量流通量：25份/天高峰流通量：50份/天數(shù)據(jù)流名稱：取貨單編號：F3簡述：庫管員填寫的要求車間取貨憑單數(shù)據(jù)流來源：庫管員數(shù)據(jù)流去向：車間數(shù)據(jù)流組成：日期+車間編號+商品編號+數(shù)量流通量：25份/天高峰流通量：50份/天③數(shù)據(jù)存儲的定義數(shù)據(jù)存儲的名稱：庫存臺賬數(shù)據(jù)存儲編號：D1簡述：記錄商品的編號、名稱、單價(jià)與庫存數(shù)量等信息數(shù)據(jù)存儲組成：商品編號+購入單價(jià)+庫存數(shù)量關(guān)鍵字：商品編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：合同臺賬數(shù)據(jù)存儲編號：D2簡述：記錄合同的編號、供應(yīng)商編號、貨物編號、單價(jià)與購入數(shù)量等信息數(shù)據(jù)存儲組成：合同編號+供應(yīng)商編號+商品編號+單價(jià)+購入數(shù)量+日期+合同狀態(tài)關(guān)鍵字：合同編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：計(jì)劃臺賬數(shù)據(jù)存儲編號：D3簡述：記錄計(jì)劃的編號、車間編號、商品編號、數(shù)量等信息數(shù)據(jù)存儲組成：計(jì)劃編號+供應(yīng)商編號+商品編號+數(shù)量+日期+計(jì)劃狀態(tài)關(guān)鍵字：計(jì)劃編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)存儲編號：D4簡述：記錄供應(yīng)商的編號，名稱，地址，電話，傳真，銀行帳號數(shù)據(jù)存儲組成：供應(yīng)商編號+名稱+地址+電話+傳真+銀行帳號關(guān)鍵字：供應(yīng)商編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：商品信息數(shù)據(jù)存儲編號：D5簡述：記錄庫存商品的編號，類別，名稱，規(guī)格，單價(jià)，單位，存放位置，用途數(shù)據(jù)存儲組成：商品編號+名稱+類別+規(guī)格+單價(jià)+單位+存放位置+用途關(guān)鍵字：商品編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：車間信息數(shù)據(jù)存儲編號：D6簡述：記錄車間的編號，名稱，聯(lián)系人，電話數(shù)據(jù)存儲組成：車間編號+名稱+聯(lián)系人+電話關(guān)鍵字：車間編號數(shù)據(jù)存儲的名稱：用戶信息數(shù)據(jù)存儲編號：D7簡述：記錄用戶名稱、密碼和權(quán)限數(shù)據(jù)存儲組成：用戶名+密碼+權(quán)限關(guān)鍵字：用戶名④處理邏輯的定義處理名：庫存檢查編號：P1輸入：數(shù)據(jù)流F5輸出：數(shù)據(jù)流F6描述：當(dāng)車間將計(jì)劃單發(fā)給庫管員后，庫管員要將計(jì)劃單與庫存臺賬進(jìn)行比較，看是否需要訂貨。處理名：驗(yàn)貨處理編號：P2輸入：數(shù)據(jù)流F2，數(shù)據(jù)流F5輸出：數(shù)據(jù)流F1，數(shù)據(jù)流F4描述：采購員要檢驗(yàn)貨物的質(zhì)量。處理名：出入庫檢查編號：P3輸入：數(shù)據(jù)流F1輸出：數(shù)據(jù)流F3描述：當(dāng)驗(yàn)貨處理后，庫管員將貨物入庫，并發(fā)取貨單到訂貨單位。4．系統(tǒng)設(shè)計(jì)（1）系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)庫存管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)是保障企業(yè)生產(chǎn)所需的所有商品供給，并通過有效的管理，提高庫存周轉(zhuǎn)率，降低資金占用。我們根據(jù)系統(tǒng)分析結(jié)果，得出本系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)圖如圖3所示。計(jì)劃管理的主要功能是根據(jù)各生產(chǎn)部門上報(bào)的生產(chǎn)、維修及工程用料計(jì)劃與已有的采購合同計(jì)劃和庫存情況等信息建立數(shù)據(jù)庫，并及時(shí)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃的變更，修改商品計(jì)劃，生成商品采購清單。庫存管理模塊中的各子模塊都由數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除、查詢等模塊構(gòu)成。其中數(shù)據(jù)錄入模塊包括對商品庫存文件的數(shù)據(jù)錄入、商品購入文件的數(shù)據(jù)錄入、商品出庫文件的錄入；數(shù)據(jù)修改是對上述三種文件中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改；數(shù)據(jù)刪除同數(shù)據(jù)修改基本上是一樣的，只不過這里是將記錄從相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫文件中刪除掉。（2）系統(tǒng)配置方案根據(jù)開發(fā)時(shí)期計(jì)算機(jī)市場的性能價(jià)格比和本系統(tǒng)的實(shí)際情況，選擇了P4微機(jī)及Access數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。（3）代碼設(shè)計(jì)為了和工作人員以往的商品管理方式一致，商品信息編碼以數(shù)字表示。根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，所有商品分為19大類（兩位數(shù)字），每大類又分為若干小類（兩位數(shù)字），在小類中根據(jù)商品規(guī)格型號的不同以卡號（四位數(shù)字）再進(jìn)行區(qū)分。此外為了使數(shù)據(jù)錄入、商品信息管理、信息查詢、統(tǒng)計(jì)的方便快速，我們還根據(jù)需要對商品的去向和來源進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)用信息編碼和部門編碼。（4）數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序的核心。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)是建立一個(gè)應(yīng)用程序最重要的步驟之一。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)一般要在需求分析和數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行概念設(shè)計(jì)、邏輯設(shè)計(jì)和物理設(shè)計(jì)。①概念設(shè)計(jì)經(jīng)過對該廠的調(diào)查我們了解到系統(tǒng)中的實(shí)體類型有：供應(yīng)商、商品、領(lǐng)用單位等，這些實(shí)體之間的相互關(guān)系有：供應(yīng)商與商品之間存在“供應(yīng)”聯(lián)系，是多對多的。商品與領(lǐng)用單位之間存在“出庫”，“出庫”對多的。每個(gè)實(shí)體的屬性分別是：供應(yīng)商：供應(yīng)商編號，名稱，地址，電話，傳真，銀行帳號商品：商品編號，名稱，類別，規(guī)格，單價(jià)，單位，庫存量，存放位置，用途車間：車間編號，名稱，聯(lián)系人，電話畫出庫存管理的E－R圖。②邏輯設(shè)計(jì)邏輯設(shè)計(jì)的任務(wù)是根據(jù)DBMS的特征把概念結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的邏輯結(jié)構(gòu)。概念設(shè)計(jì)所得到的E－R模型，是獨(dú)立于DBMS的，這里的轉(zhuǎn)換就是把表示概念結(jié)構(gòu)的E－R圖轉(zhuǎn)換成關(guān)系模型的邏輯結(jié)構(gòu)。將上圖轉(zhuǎn)換為規(guī)范的關(guān)系模式為：供應(yīng)商（供應(yīng)商編號，名稱，地址，電話，傳真，銀行帳號）商品（商品編號，名稱，類別，規(guī)格，單價(jià)，單位，庫存量，存放位置，用途）供應(yīng)（供應(yīng)商編號，商品編號，數(shù)量，單價(jià)）車間（車間編號，名稱，聯(lián)系人，電話）出庫（商品編號，車間編號，數(shù)量）③物理設(shè)計(jì)物理設(shè)計(jì)的目的是根據(jù)具體DBMS的特征，確定數(shù)據(jù)庫的物理結(jié)構(gòu)（存儲結(jié)構(gòu)）。關(guān)系數(shù)據(jù)庫的物理設(shè)計(jì)任務(wù)包括兩個(gè)方面，一是確定所有數(shù)據(jù)庫文件的名稱及其所含字段的名稱、類型和寬度；二是確定各數(shù)據(jù)庫文件需要建立的索引，在什么字段上建立索引等。（5）系統(tǒng)處理流程設(shè)計(jì)該廠的庫存管理信息系統(tǒng)包括：計(jì)劃管理、庫房管理等子系統(tǒng)，系統(tǒng)運(yùn)行流程圖（略）。5．系統(tǒng)實(shí)施（略）2010年讀書節(jié)活動方案一、

活動目的：書是人類的朋友，書是人類進(jìn)步的階梯！為了拓寬學(xué)生的知識面，通過開展“和書交朋友，遨游知識大海洋”系列讀書活動，激發(fā)學(xué)生讀書的興趣，讓每一個(gè)學(xué)生都想讀書、愛讀