工程檔案管理制度

工程檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范公司工程檔案管理，特制訂本制度。第二條本制度適用于公司職能部門及各業(yè)務(wù)部門工程檔案管理。第三條本制度最終解釋權(quán)歸技術(shù)安全部，技術(shù)安全部負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。第二章工程檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求第四條工程檔案劃分及管理部門（一）工程檔案是指本公司在從事工程項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的對(duì)公司有保留價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。（二）公司設(shè)立的工程檔案室，由技術(shù)安全部負(fù)責(zé)檔案資料歸檔的規(guī)范操作和檔案室的日常管理工作，并設(shè)置檔案室管理員。（三）工程檔案根據(jù)其重要性和保密程度，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范統(tǒng)一的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。第五條各部門資料管理（一）公司各職能部門及業(yè)務(wù)部門必須設(shè)專（兼）職的資料管理員，制訂明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門工程檔案管理，實(shí)行部門工程檔案與公司工程檔案歸口管理。（二）各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司工程檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。（三）工程檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。第三章檔案分類第六條檔案質(zhì)量（一）工程檔案脊背及封面統(tǒng)一按技術(shù)安全部規(guī)定格式打印粘貼（詳見附件），封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。（二）工程檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。（三）工程檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。（四）檔案盒統(tǒng)一用4公分或5公分的牛皮檔案盒，盒內(nèi)必須附《卷內(nèi)目錄》。（五）所有工程資料必須裝盒歸檔存放，圖紙類檔案必須折疊成A4幅面存放于檔案盒內(nèi)，不得散放。第七條分類檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊（如:工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件等）。第八條檔案編號(hào)（一）統(tǒng)一編號(hào)，主合同號(hào)+部門首字母+檔案類別+三位數(shù)序號(hào)（例如：102-J-竣001，表示第102號(hào)主合同，技術(shù)安全部，竣工資料，流水號(hào)001號(hào)）（二）工程檔案分類確定后，用數(shù)字編號(hào)依次排列，以便查閱。（三）工程檔案分類和編號(hào)一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，擬定新舊工程檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。第四章工程檔案日常管理各職能部門及業(yè)務(wù)部門工程檔案，原則上由本部門自行存放管理，檔案柜鑰匙需在綜合部留存一套備用。借閱、銷毀、移交必須有相關(guān)人員的簽字手續(xù)。第九條借閱（一）借閱手續(xù):1.各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱工程檔案時(shí)，經(jīng)辦人必須在借閱登記表上簽字。2.檔案員應(yīng)在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。3.檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案立即歸檔，填寫歸還日期，取消借閱記錄。（二）借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。（三）借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件，需借閱人向借閱部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)示，經(jīng)借閱部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)印。（四）借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。第十條銷毀（一）每年保管期限已滿的工程檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀?！稒n案銷毀清冊(cè)》需注明:銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案管理人簽字、監(jiān)銷人簽字、銷毀時(shí)間。（二）銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人?！稒n案銷毀清冊(cè)》需永久保管。（三）保管期限已滿但事項(xiàng)仍未完結(jié)的，須待事項(xiàng)完結(jié)時(shí)才能銷毀，否則不能銷毀檔案。第十一條移交需要進(jìn)行移交的工程檔案，需由移交方編制《移交清單》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！兑平磺鍐巍沸枳⒚鳎阂平粰n案目錄、部門負(fù)責(zé)人意見、移交方簽字、監(jiān)交人簽字、接收方簽字、移交時(shí)間、移交原因?！兑平磺鍐巍芬皇絻煞荩平环胶徒邮辗礁饕环莶⒂谰帽９?，同時(shí)應(yīng)將《移交清單》word電子版移交給接收方存檔。移交完成后由檔案員編制《工程檔案移交（接收）登記簿》，移交人、接收人簽字。第十二條保密（一）工程檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部工程文件資料檔案，維護(hù)工程檔案的完整和安全，主動(dòng)做好工程檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。（二）檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地