公司合同管理系統(tǒng)

SY-004:公司協(xié)議管理系統(tǒng)(ECMS)EnterPriseContractManagementSystem－、客戶的業(yè)務問題隨著競爭越來越劇烈，很多公司在提出優(yōu)化管理的同時意識到信息化工作的必要性，如何盡快、迅速提高公司業(yè)務和人員運作效率，增強公司的生命力和競爭力，成為公司全體員工、特別是管理層所共同關注的焦點！協(xié)議管理涉及到公司與外界經(jīng)濟活動的最直接前沿，如何有效的管理協(xié)議，是協(xié)議管理按公司規(guī)則有效運營，是每個公司在新經(jīng)濟環(huán)境中取得有利位置的重要手段。在公司的協(xié)議管理過程中，重要涉及：項目管理招標申請協(xié)議申請協(xié)議審批協(xié)議招標協(xié)議執(zhí)行協(xié)議付款協(xié)議檔案八個大的方面，協(xié)議管理過程其實是公司管理中協(xié)議信息流的完整流動過程，當一個協(xié)議管理信息流流動完畢后，也就表達一個協(xié)議生命周期的完畢。二、產(chǎn)品滿足客戶的業(yè)務需求能力公司協(xié)議管理系統(tǒng)(ECMS)能有效的將解決公司，機關等用戶的協(xié)議管理的需求，重要表現(xiàn)在：1）以工作項目為數(shù)據(jù)的源頭，使公司的所有協(xié)議必須約束在以批準的項目基礎上，有效制約了協(xié)議簽訂的隨意性，使任何協(xié)議均有據(jù)可依。2）以工作流為基礎，將協(xié)議的審批納入公司規(guī)定的工作流范疇，避免手工辦理協(xié)議時審批過程的隨意性，不同類型的協(xié)議自動按規(guī)定的審批途徑進行流轉。3）在自動審批過程中，節(jié)約了大量的人力時間，避免因簽字不斷追找領導的繁瑣手續(xù)。4）協(xié)議執(zhí)行過程透明公開，每一協(xié)議的簽訂到執(zhí)行完畢均可有相關部門全程監(jiān)控。5）協(xié)議執(zhí)行過程中實現(xiàn)協(xié)議金額的上限控制，有效的解決協(xié)議付款過程中的資金控制。6）完善的協(xié)議臺帳，提供了公司每年成本控制的基本數(shù)據(jù)。7）可與成本控制系統(tǒng)無縫集成。8）支持公司所有協(xié)議的管理：材料采購協(xié)議，承包協(xié)議，承攬協(xié)議，對外承包協(xié)議，服務協(xié)議，基建協(xié)議等。9）材料采購協(xié)議可與物質管理系統(tǒng)進行集成，基建協(xié)議可與基建管理系統(tǒng)進行集成，承攬協(xié)議可與項目管理系統(tǒng)進行集成。三.產(chǎn)品功能簡述工作項目管理

公司計劃部門或綜合管理部門對批準實行的工作項目進行下達，同時可以下達項目資金作為執(zhí)行的控制依據(jù)。對項目進行協(xié)議執(zhí)行過程管理，一個項目可以相應多個協(xié)議招標申請

執(zhí)行部門對需要進行招標的項目一方面申請招標，通過工作流審批完畢后，執(zhí)行部門進行招標環(huán)節(jié)，假如不需要招標可直接進入?yún)f(xié)議申請環(huán)節(jié)。協(xié)議申請

項目執(zhí)行部門或項目主管部門對需要簽訂協(xié)議的工作項目起草協(xié)議文本及技術協(xié)議等文檔附件，通過工作流在網(wǎng)上進行會簽。協(xié)議招標

假如需要招標的協(xié)議，記錄協(xié)議招標過程文檔，如乙方評價記錄，乙方資質文獻，招標會簽記錄等。如進行議標記錄議標記錄。工作流

根據(jù)協(xié)議管理的生命周期，相應的工作流有：招標申請工作流，協(xié)議會簽工作流，協(xié)議變更工作流，乙方資質審查工作流（備選），協(xié)議付款申請工作流，協(xié)議驗收工作流（備選）協(xié)議審批

協(xié)議起草后，工作流自動實現(xiàn)網(wǎng)上流轉，協(xié)議審批工作流能完畢各類復雜的審批流程。協(xié)議執(zhí)行

協(xié)議批準后，進入?yún)f(xié)議自行階段，涉及大量的執(zhí)行過程文檔記錄。如：階段驗收文檔，協(xié)議變更文檔，協(xié)議索賠文檔，協(xié)議驗收文檔等。協(xié)議付款

協(xié)議執(zhí)行階段，可以分階段進行付款，付款前必須進行付款申請，系統(tǒng)自動計算本次付款的最大金額，同時提醒質保金和付款歷史。假如啟用項目資金控制，在付款申請?zhí)峤磺斑€將檢查本協(xié)議相應項目的可用資金情況，如資金局限性，則不能提交付款申請。協(xié)議檔案

協(xié)議執(zhí)行完畢，協(xié)議管理部門對本協(xié)議進行歸檔管理，修正存檔號。歸檔的協(xié)議進入?yún)f(xié)議檔案管理，可以對協(xié)議進行全面的協(xié)議管理，同時提供協(xié)議臺帳供協(xié)議管理人員使用。四.產(chǎn)品功能詳解系統(tǒng)組成項目管理項目招標管理是指針對成本中心下達的項目及項目預算進行招標活動進行的管理，重要功能涉及：項目立項、項目預算、供應商及承包商、合作公司管理、評委專家?guī)旃芾怼⒄袠藴蕚涔芾?、招標實行管理、招標結束管理等，需要特別說明的是，項目必須來自成本中心下達的項目，而預算也許分為兩種情況：一種是帶預算的招標，一種是不帶預算的招標。帶預算的招標結算時可以在可用預算范圍內直接辦理結算，而不帶預算的招標在結算時必須先追加預算才干辦理付款手續(xù)。項目準備項目準備是協(xié)議管理的基礎，公司必須先對公司的所有工作進行規(guī)劃，建立公司工作項目樹，然后各工作部門對公司下達的工作進行項目申請和協(xié)議申請。項目準備按如下環(huán)節(jié)進行：公司工作規(guī)劃類型管理定義公司工作規(guī)劃模型公司工作管理中心定義工作管理中心工作規(guī)劃各部門申請項目項目下達項目申請項目申請是各承擔部門對公司規(guī)劃的工作分類進行明細項目的申請，批準后完畢立項，然后才可以進行協(xié)議準備工作。招標管理項目招標管理將公司的招標過程進行全過程管理，項目的資料準備開始，這項工作一般由各申請部門完畢，通常也稱為公司內部立項過程。立項資料準備完畢后，由公司主管部門辦理相關的審定手續(xù)，并將審定手續(xù)登記到軟件系統(tǒng)中，批準手續(xù)完畢后，就可以擬定本項目的資金來源了，至此為止，公司內部的立項過程才可以正式結束。根據(jù)不同部門、不同性質的項目，可以靈活地選擇和組織不同的臨時招標機構或小組，招標機構確立時，也可在專家?guī)熘须S機選擇專家評委，專家評委可以選擇公司內部專家，也可以選擇外面的專家，至此，招標工作正式啟動。招標機構著手準備招標文獻，擬定出臺或直接分發(fā)或網(wǎng)上發(fā)布的方式進行標書傳遞。對通過資質審查的承包商所提交的招標文獻進行管理，投標文獻涉及：封面，招標文獻目錄，商務文獻，技術文獻，商務文獻又涉及：招標函、招標授權、招標報價表、分項報價一覽表，貨品說明一覽表，偏差表，招標保函，資格證明文獻，招標文獻修正文獻，制造廠家資格及授權，交貨進度表，招標人現(xiàn)場代表派遣計劃表，超重或超尺寸貨品清單，重要設備、部件制造商名單及分包商名單，培訓計劃，安裝，須調試和調試中提供安裝和相關服務，產(chǎn)品樣本，承諾書，備品備件制造構件等。而技術文檔則涉及：技術說明，設備性能，參數(shù)保證，業(yè)績證明，質量認證證明文獻，生產(chǎn)許可證明文獻，標準檢測報告，技術規(guī)范/規(guī)格和圖樣，設計聯(lián)絡會安排，技術文獻提交進度表，施工計劃，工程機械設備清單等。資料準備完畢后，招標機構即可辦理招標手續(xù)，開標，評標和定標。招標記錄文獻有：供應商評價登記表，供應商資質審查表，招標登記表，談判登記表，招標結果登記表，招標結果會簽表，供應商評分登記表等。將相關記錄登記到軟件系統(tǒng)中，最后進入?yún)f(xié)議簽訂手續(xù)協(xié)議會簽協(xié)議文書是在招標工作完畢后進行的后續(xù)工作。本模塊重要完畢協(xié)議法律文本的相關管理功能。涉及協(xié)議規(guī)范文本，格式協(xié)議文本，協(xié)議文本起草，協(xié)議文本審批紀錄，協(xié)議文本鑒定等功能。公司協(xié)議文本可以分為兩大類，一類是規(guī)范文本，一類是格式文本。兩類文本均可采用模板管理方式，以協(xié)議類型為基礎，將行業(yè)內通用的規(guī)范文本作為標準協(xié)議文本，起草部門從模板中取得標準文本稍加修改后即可形成一個協(xié)議草本。協(xié)議文本起草待辦事宜已解決任務任務監(jiān)控掛起任務根據(jù)協(xié)議管理規(guī)定，可以設定很多網(wǎng)上審批的工作流，對需要的協(xié)議審批事項先定義號各類word

文檔的模板，然后公司人員需要申請時只要將內容填好，然后有工作流自動完畢網(wǎng)上審批工作。在網(wǎng)上起草申請，并發(fā)送給相關負責人進行審批，實現(xiàn)無紙化辦公。審批人可以在網(wǎng)上直接對申請內容進行修改、審批，注明審批意見，并蓋章或署名。申請內容在多個審批人之間按順序自動流轉，審批過程即可以在建立審批模板時設定，也可以由起草者設定?？梢栽趯徟芾碇懈鶕?jù)單位規(guī)定設立模板的統(tǒng)一格式，可以設立每個模板的使用者、管理者和修改者。具有使用權限的用戶可以使用模板起草申請；具有管理權限的用戶可以在表單管理中管理使用該模板起草的申請；具有修改權限的用戶可以對模板進行維護。審批的流程即可以采用固定流程，一個模板梆定一個流程的方式，也可以設定允許在流轉過程中自定義流程或修改已設定的流程，流程支持直流、分流、并流、條件分支、流程嵌套以及各種協(xié)辦、聯(lián)辦等復雜流程。在審批中，可以按照角色進行審批的流轉，可以通過相對途徑找到相應的崗位，如審批者的上級領導，當前審批者的上級領導。流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一級，也可以退回到發(fā)起人.在審批過程中，支持痕跡保存，電子印章，手寫署名、全文批注。可以實現(xiàn)催辦，督辦，記錄。協(xié)議執(zhí)行管理協(xié)議執(zhí)行管理是指自協(xié)議登記之日起到協(xié)議結束這一時間段的協(xié)議狀態(tài)。協(xié)議執(zhí)行管理重要就是對這一階段一個協(xié)議形成的各類狀態(tài)變更記錄，招標記錄，驗收記錄，工作進度信息，通過進度監(jiān)控，可以全面掌握一個協(xié)議的執(zhí)行情況，對協(xié)議的進度進行有效監(jiān)督，對協(xié)議付款進度進行有效管理。項目協(xié)議和非項目協(xié)議均直接起草協(xié)議文本，協(xié)議文本可以直接手工輸入，也可以直接從協(xié)議模板中導入。協(xié)議模板管理可以有效地對公司的規(guī)范協(xié)議文本進行管理，所有起草協(xié)議的部門均可直接使用協(xié)議模塊進行協(xié)議起草。協(xié)議文本必須登記到軟件系統(tǒng)中，在登記協(xié)議正本的同時，也必須將協(xié)議的所有附件同時進行登記。協(xié)議正文登記之前，由于管理的需要，必須將協(xié)議的基本項信息抽取出來，錄入到或補錄到協(xié)議信息主表中，常見的如協(xié)議乙方、協(xié)議金額、工程明細、協(xié)議進度等。協(xié)議各類信息登記完畢以后，協(xié)議管理人員或承擔協(xié)議的部門必須編制協(xié)議進度計劃和協(xié)議付款進度表，以運用協(xié)議執(zhí)行階段的監(jiān)督。協(xié)議文本起草：項目承擔部門或上級主管部門起草協(xié)議文本，提交到系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動選擇工作流進行網(wǎng)上流轉，起草人只需要監(jiān)控流轉進度即可直到協(xié)議目前審批的進度。協(xié)議會簽：工作流自動找到相應的審批人，完畢自動流轉，不可人工干預審批過程。協(xié)議變更申請：當協(xié)議執(zhí)行階段需要進行協(xié)議變更時，相關部門提交變更申請，網(wǎng)上審批。協(xié)議變更審批：審批協(xié)議變更申請，批準后變更有效，可依駁回申請。協(xié)議執(zhí)行文檔管理：管理協(xié)議執(zhí)行過程中的各類文檔，如階段驗收報告，階段付款文檔，協(xié)議變更文檔等。協(xié)議索賠管理：當協(xié)議出現(xiàn)糾紛時，需要進行協(xié)議索賠管理，記錄協(xié)議索賠相關文檔。協(xié)議驗收申請：協(xié)議驗收申請，可選功能。協(xié)議驗收審批：協(xié)議驗收申請審批，可選功能。協(xié)議付款可以對成本中心的付款申請功能進行改造和加強，付款申請時必須附帶上協(xié)議號，經(jīng)審批后財務辦理付款時必須根據(jù)協(xié)議號結合付款計劃進行付款，否則不予付款。協(xié)議費用管理重要是針對協(xié)議的預付款、階段付款、質保金、索賠收款等進行全面管理。同時對各類協(xié)議進行費用記錄，費用分析，追加減少預算資金等。假如公司的預算工作很細，則可以結合預算管理，在成本中心軟件中直接下達和變更預算，而付款時財務也可直接運用原有的預算控制協(xié)議的付款。協(xié)議付款申請：可以對協(xié)議進行多次付款，單合計付款不能大于協(xié)議總額。協(xié)議付款審批：對付款申請進行審批。協(xié)議歸檔協(xié)議管理部門定期對自行完畢的協(xié)議進行歸檔解決，歸檔時校正協(xié)議號和協(xié)議歸檔號。歸檔后的協(xié)議自動結束，不可對本協(xié)議進行任何操作。協(xié)議工作流本系統(tǒng)涉及工作流如下：招標申請工作流（可選）招標資料準備工作流（可選）供應商推薦工作流（可選）標書審核工作流（可選）協(xié)議會簽工作流協(xié)議變更申請工作流（可選）項目開工申請工作流（可選）項目驗收工作流（可選）協(xié)議付款申請工作流在每個工作流中，都包含了各種類型的分支解決，如協(xié)議付款申請工作流，在定義時將材料采購協(xié)議，燃料采購協(xié)議等多種判斷條件同時設立在一個工作流中即可，沒有必要對每種類型的協(xié)議單獨設立一個工作流，這樣將不利于工作流的管理，也不利于以后工作流的改變。協(xié)議臺帳綜合查詢時針對領導和專業(yè)協(xié)議管理人員進行的功能設立，重要對協(xié)議的原始資料，協(xié)議執(zhí)行進度，協(xié)議的付款，協(xié)議的結束資料進行全面綜合的查詢。五.產(chǎn)品獨特之處順宇ECMS系統(tǒng)是一個技術先進、功能強大的網(wǎng)絡化協(xié)議管理平臺。它集成了目前主流的計算機與通信技術科學、管理與行為科學、系統(tǒng)工程與人機工程學、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術以及圖文解決技術，可以綜合解決協(xié)議文本中涉及到的各種格式的語音、數(shù)據(jù)、文字、圖像等文獻。同時，本系統(tǒng)結合客戶的實際需要，進行了一系列改善和創(chuàng)新，使之無論在技術架構、系統(tǒng)結構、管理思想、使用性能上都達成了國內先進水平，并具有一些特色鮮明的優(yōu)勢：內嵌基于角色的工作流引擎，國內唯一在工作流中轉移條件無需編程；采用橫縱向相結合功能菜單，符合人的視覺流程；引入portal技術，實現(xiàn)用戶主頁面的內容個人定制；引入sybase公司的datawindow技術，全面解決中間層的技術難題；C#成熟架構，全面支持WebService，跨平臺、擴展無極限；根據(jù)不同級別設立權限管理，用戶權限設立簡樸靈活，保證信息安全；首創(chuàng)基于協(xié)議生命過程的全過程管理思想，真正實現(xiàn)了協(xié)議從需求，生成，執(zhí)行，結束完整周期的管理，使公司的協(xié)議管理跨上了一個可以信賴，實用完善的工作平臺；協(xié)議相關文檔在線編輯，支持WORD/EXCEL、審批過程痕跡保存、支持電子印章、手寫署名。系統(tǒng)中初次引入文檔服務器，將協(xié)議文檔和數(shù)據(jù)庫分離，避免數(shù)據(jù)庫解決大量文檔數(shù)據(jù)而引起的擁塞。初次在協(xié)議管理軟件中引入工作執(zhí)行追蹤思想，實現(xiàn)工作任務從指派到協(xié)議執(zhí)行到協(xié)議完畢的全過程管理。支持用戶自定義WEB服務器集群，用戶可以根據(jù)系統(tǒng)的實際負載隨時改變web服務器的配置。六.重要技術參數(shù)本協(xié)同辦公系統(tǒng)可以分布式運營方式進行程序運營以及數(shù)據(jù)傳輸。本協(xié)同辦公系統(tǒng)支持服務器集群、分發(fā)式服務器和二級服務器，系統(tǒng)兼容性好，系統(tǒng)可以運營于Windows98、Windows2023、WindowsXP、Windows2023、LINUX、Unix及小型機操作系統(tǒng)等各種操作平臺上。七.我們的服務購買順宇ECMS系統(tǒng)只是我們合作的開始，山東順宇的“五八六三”管家式服務（“五心”服務精神、八項服務承諾、六大服務內容、三級服務體系）盡可以使我們的客戶安枕無憂，盡享軟件系統(tǒng)帶來的無限辦公樂趣，而無任何后顧之憂。7.1“五心”服務精神：專心、耐心、細心、貼心、放心專心、耐心、細心、貼心、放心7.2八項服務承諾：提供1小時內的服務請求響應，省內24小時到達現(xiàn)場，省外三天內到達。簡樸問題8小時內提供解決方案。復雜問題24小時內提供解決方案。終身免費維護升級及終身免費技術支持。終身免費協(xié)助重裝軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)恢復工作。終身免費指導數(shù)據(jù)備份、二次開發(fā)。終身免費指導涉及到本系統(tǒng)的軟、硬件及計算機網(wǎng)絡技術。實現(xiàn)7X24小時的在線服務。7.3六大服務內容：7.3.1定制服務根據(jù)客戶的具體工作模式，我們會與客戶共同分析工作流程和其中的數(shù)據(jù)邏輯變化，以及特殊業(yè)務規(guī)則，免費把這些具有客戶行業(yè)特性、平常運作特性的管理功能整理成適合客戶的實用、貼身、低成本的解決方案，并將方案配置實現(xiàn)，即根據(jù)客戶的需求定制系統(tǒng)。7.3.2對于購買產(chǎn)品的客戶，我們提供免費升級服務，在系統(tǒng)升級之后的3-6個月，各版本的客戶享受隨系統(tǒng)升級而升級的服務，將使自己的系統(tǒng)保持在最先進的狀態(tài)。7.3.3二次開發(fā)服務隨著用戶使用的進一步和公司的發(fā)展，客戶往往需要對系統(tǒng)進行二次開發(fā)乃至多次開發(fā)