行政部門(mén)規(guī)范流程教材模板

目錄第一章綜合部組織結(jié)構(gòu)圖 3第二章綜合部崗位職責(zé) 4一、部門(mén)崗位職責(zé) 4二、部門(mén)職員崗位職責(zé) 4第三章綜合部管理步驟 81.預(yù)約客人來(lái)訪接待工作步驟 82.來(lái)電轉(zhuǎn)接步驟 93.信函收發(fā)工作步驟 104.寄送信函、快件工作步驟 115.傳真發(fā)文工作步驟 126.傳真收文工作步驟 137.關(guān)鍵接待步驟 148.入住酒店管理步驟 159.前臺(tái)接待步驟 1610.發(fā)文管理步驟 1711.收文管理步驟 1812.檔案歸檔步驟 1913.檔案借閱歸還步驟 2014.檔案銷(xiāo)毀步驟 2115.印章制刻申請(qǐng)步驟 2216.印章使用步驟 2317.企業(yè)證照管理步驟 2418.會(huì)議管理步驟 2519.辦公用具購(gòu)置審批步驟 2520.辦公用具領(lǐng)用步驟 2621.車(chē)輛使用步驟 27第四章綜合部管理表格 281.企業(yè)前臺(tái)來(lái)訪客人記錄表 282.信函和快件簽收記錄表 284.收文記錄表 295.擬文處理簽 296.文件處理簽 307.周例會(huì)簽到表 308.用印審批表 319.發(fā)文目錄表 3110.文件檔案借閱記錄表 3111.辦公用具采購(gòu)審批單 3212.辦公用具臺(tái)賬 3213.辦公用具領(lǐng)用表 3314.外出職員記錄表 3315.車(chē)輛出入記錄表 3316.油卡記錄表 3317.車(chē)輛登記列表 3418.車(chē)輛登記卡 3419.車(chē)輛請(qǐng)修表 3520.保養(yǎng)統(tǒng)計(jì)表 3521.住宿記錄表 3622.公務(wù)接待審批表 36第一章綜合部組織結(jié)構(gòu)圖第二章綜合部崗位職責(zé)一、部門(mén)崗位職責(zé)1.依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和集團(tuán)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，負(fù)責(zé)關(guān)鍵文稿起草工作；2.負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)所屬各企業(yè)綜合事務(wù)監(jiān)督及指導(dǎo)工作；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)企業(yè)資料、證照、資質(zhì)、印章、信息、宣傳報(bào)道等日常行政事務(wù)管理工作；3.組織制訂企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度；4.企業(yè)會(huì)議組織、統(tǒng)計(jì)及統(tǒng)計(jì)歸檔工作；5.負(fù)責(zé)前臺(tái)接待、客人來(lái)訪登記迎送等招待工作；6.負(fù)責(zé)企業(yè)日常安全保衛(wèi)及消防管理工作；7.負(fù)責(zé)企業(yè)車(chē)輛調(diào)動(dòng)管理工作；8.負(fù)責(zé)企業(yè)總務(wù)后勤管理工作；9.負(fù)責(zé)企業(yè)對(duì)外宣傳工作、公關(guān)工作；10.完成企業(yè)高層臨時(shí)交辦工作。二、部門(mén)職員崗位職責(zé)（一）部門(mén)責(zé)任人崗位職責(zé)1.依據(jù)企業(yè)階段性目標(biāo)和年度計(jì)劃，制訂所屬部門(mén)年度目標(biāo)、計(jì)劃和方法；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)綜合部辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、等日常監(jiān)督管理及相關(guān)規(guī)章制度制訂工作；3.負(fù)責(zé)所屬部門(mén)及各分企業(yè)綜合部組織建設(shè)日常工作指導(dǎo)、考評(píng)等工作；4.負(fù)責(zé)召集集團(tuán)企業(yè)辦公會(huì)議，跟蹤落實(shí)各項(xiàng)工作進(jìn)展情況；5.負(fù)責(zé)企業(yè)比較關(guān)鍵對(duì)外接待、聯(lián)誼、公關(guān)事宜組織、安排和實(shí)施；6.負(fù)責(zé)編制企業(yè)行政用款計(jì)劃，做好行政費(fèi)用預(yù)算及控制工作；7.負(fù)責(zé)組織本部工作，并督促部門(mén)人員完成職責(zé)范圍內(nèi)各項(xiàng)工作任務(wù)；8.按時(shí)完成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)交辦其它工作任務(wù)。（二）網(wǎng)絡(luò)管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，依據(jù)企業(yè)需求提出網(wǎng)絡(luò)改造意見(jiàn)并實(shí)施；2.負(fù)責(zé)企業(yè)數(shù)據(jù)安全管理，對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)應(yīng)定時(shí)進(jìn)行備份，并嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)出入企業(yè)；3.負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，病毒防治及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，和用戶(hù)端及相關(guān)準(zhǔn)系統(tǒng)接口安全管理；4.負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置和安裝及對(duì)計(jì)算機(jī)對(duì)應(yīng)調(diào)整分配權(quán)利；5.負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)軟硬件安裝、維護(hù)和管理，網(wǎng)絡(luò)線路連接及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備參數(shù)設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)故障排除及系統(tǒng)優(yōu)化，做好日常工作日志；6.負(fù)責(zé)信息設(shè)備登記入帳，維修，報(bào)廢，保障電話系統(tǒng)、打印系統(tǒng)正常運(yùn)作；7.負(fù)責(zé)企業(yè)監(jiān)控系統(tǒng)及OA系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)工作；8.完成領(lǐng)導(dǎo)安排臨時(shí)工作。（三）辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計(jì)劃；2.起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督實(shí)施情況；3.負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門(mén)及所屬企業(yè)月度、周工作計(jì)劃搜集、匯總、跟催工作；4.負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)、外多種來(lái)往文件查對(duì)、頒布和下發(fā)工作；5.負(fù)責(zé)起草會(huì)議文件及通知，立即完成會(huì)議統(tǒng)計(jì)、紀(jì)要工作；6.負(fù)責(zé)集團(tuán)報(bào)宣傳人員選拔及管理工作，定時(shí)做好報(bào)刊出版發(fā)行相關(guān)事宜；7.負(fù)責(zé)集團(tuán)大事記搜集、整理、匯編及集團(tuán)月度信息簡(jiǎn)報(bào)編輯、公布等工作；8.負(fù)責(zé)集團(tuán)公共郵箱往來(lái)文件檢驗(yàn)、跟蹤處理及信息回饋工作；9.幫助處理和集團(tuán)宣傳、秘書(shū)、物品印刷等相關(guān)其它工作。10.完成領(lǐng)導(dǎo)安排臨時(shí)工作。（四）檔案資料管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部及外來(lái)文件傳輸工作，嚴(yán)格實(shí)施文件簽收、登記、傳輸辦理、分類(lèi)立卷、歸檔等工作；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)公章保管工作，嚴(yán)格實(shí)施公章用印登記審核程序；3.負(fù)責(zé)集團(tuán)管理制度、通知、通告等關(guān)鍵文件公告、保管、分發(fā)、借閱、更新等工作；4.負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門(mén)及所屬企業(yè)相關(guān)資質(zhì)、證照、專(zhuān)利、文件資料、協(xié)議、檔案等歸檔工作，并進(jìn)行分類(lèi)整理、保管、編制檢索工具；5.嚴(yán)格檔案借閱程序，按要求辦理檔案借閱登記手續(xù)；6.負(fù)責(zé)做好檔案防盜、防火、防塵、防霉、防鼠、防蟲(chóng)、防光等工作，確保檔案材料完整無(wú)缺；7.負(fù)責(zé)企業(yè)會(huì)務(wù)接待、會(huì)務(wù)安排、會(huì)場(chǎng)部署及服務(wù)等工作；8.完成領(lǐng)導(dǎo)安排臨時(shí)工作。（五）后勤總務(wù)主管崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)擬訂綜合部季、月度資金使用計(jì)劃；2.負(fù)責(zé)油卡、電話、房租、水電等費(fèi)用管理工作；3.負(fù)責(zé)組織辦公行政用具購(gòu)置、登記、發(fā)放和管理；4.負(fù)責(zé)企業(yè)固定資產(chǎn)進(jìn)出、分類(lèi)、編號(hào)及臺(tái)帳等管理工作；5.負(fù)責(zé)企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資安全及設(shè)施維修工作；6.負(fù)責(zé)企業(yè)行政車(chē)輛調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門(mén)車(chē)輛使用7.負(fù)責(zé)職員宿舍登記、分配、租賃及管理工作；8.負(fù)責(zé)企業(yè)全部鑰匙登記、編號(hào)、配制、領(lǐng)用登記等管理工作；9.負(fù)責(zé)企業(yè)證照、法律、協(xié)議文件變更、登記及年檢工作；10.立即安排并完成綜合部主管臨時(shí)下達(dá)各項(xiàng)接待或領(lǐng)導(dǎo)宴請(qǐng)任務(wù)；11.完成領(lǐng)導(dǎo)安排臨時(shí)工作。（六）前臺(tái)崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)電話、郵件、信函收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息統(tǒng)計(jì)、整理、建檔等工作；2.負(fù)責(zé)訪客、貴賓登記、接待、引見(jiàn)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員出入企業(yè)；3.實(shí)施企業(yè)考勤制度，負(fù)責(zé)職員考勤統(tǒng)計(jì)匯總、外出登記，監(jiān)督職員刷卡等工作；4.負(fù)責(zé)職員出差預(yù)訂機(jī)票、火車(chē)票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記等工作；5.負(fù)責(zé)辦公區(qū)域內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生、綠化等監(jiān)督管理工作；6.負(fù)責(zé)企業(yè)辦公用具領(lǐng)用、發(fā)放、登記、入庫(kù)及盤(pán)存等工作；7.負(fù)責(zé)企業(yè)職員通行錄及郵箱更新等工作；8.負(fù)責(zé)會(huì)議室管理及開(kāi)會(huì)期間服務(wù)工作；9.配合辦公事務(wù)主管完成部分文件打印、復(fù)印、文字編制等工作；10.負(fù)責(zé)每日企業(yè)就餐人數(shù)統(tǒng)計(jì)并登記，安排落實(shí)職員就餐等工作；11.完成領(lǐng)導(dǎo)安排臨時(shí)工作。（七）司機(jī)崗位職責(zé)1.認(rèn)真實(shí)施企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度和工作程序，服從上級(jí)指揮和相關(guān)人員監(jiān)督檢驗(yàn)；2.依據(jù)企業(yè)年度預(yù)算及車(chē)輛使用情況，編制車(chē)輛年度、月份維修保養(yǎng)計(jì)劃；3.保持車(chē)輛內(nèi)外衛(wèi)生整齊，常常進(jìn)行車(chē)輛保養(yǎng)，保持車(chē)輛良好運(yùn)行狀態(tài)；4.按要求到指定地點(diǎn)維修，并提供詳盡、有效費(fèi)用明細(xì)；5.嚴(yán)格出車(chē)登記制度，根據(jù)企業(yè)要求時(shí)間，要求路線發(fā)車(chē)；6.負(fù)責(zé)車(chē)輛違章統(tǒng)計(jì)查閱及處理工作；7.負(fù)責(zé)車(chē)輛費(fèi)用、公里數(shù)統(tǒng)計(jì)，按公里數(shù)核實(shí)相關(guān)部門(mén)費(fèi)用；8.負(fù)責(zé)企業(yè)車(chē)輛管理、存放、年審、保險(xiǎn)等工作；9.完成領(lǐng)導(dǎo)安排臨時(shí)工作。第三章綜合部管理步驟1.預(yù)約客人來(lái)訪接待工作步驟①①整理當(dāng)日預(yù)約統(tǒng)計(jì)通知來(lái)訪者情況開(kāi)始結(jié)束綜合部前臺(tái)接待客人各職能部門(mén)②確定和提醒訪問(wèn)事宜來(lái)訪③來(lái)訪登記④通知被訪者客人等候接待來(lái)訪客人⑤確定來(lái)訪通知相關(guān)事宜準(zhǔn)備接待來(lái)訪客人⑥引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)配合送走用戶(hù)⑦來(lái)訪信息錄入，統(tǒng)計(jì)匯總審核⑧存檔2.來(lái)電轉(zhuǎn)接步驟開(kāi)始撥通電話結(jié)束前臺(tái)接待外部單位人員開(kāi)始撥通電話結(jié)束前臺(tái)接待外部單位人員各部門(mén)或職員①聽(tīng)到電話鈴響②拿起話筒接聽(tīng)③傾聽(tīng)來(lái)電事由明確被訪人在否④處理范圍內(nèi)范圍外⑤轉(zhuǎn)接接電在單位不在⑥通知情況⑦留言統(tǒng)計(jì)開(kāi)始開(kāi)始①接收信函審核②登記審核③分信接收⑤回信⑥寄信結(jié)束有無(wú)④拆信⑦登記信息是否有明確收信人綜合部前臺(tái)接待各職能部門(mén)4.寄送信函、快件工作步驟開(kāi)始開(kāi)始③登記④聯(lián)絡(luò)對(duì)應(yīng)單位處剪發(fā)送結(jié)束前臺(tái)接待各職能部門(mén)外部單位①交待寄送信函、文件事宜②簽收⑤接到服務(wù)要求5.傳真發(fā)文工作步驟開(kāi)始開(kāi)始①提出申請(qǐng)審批結(jié)束②登記③發(fā)傳真④原件存檔填寫(xiě)申請(qǐng)表綜合部前臺(tái)接待職員6.傳真收文工作步驟開(kāi)始開(kāi)始①收文簽收結(jié)束②登記③復(fù)?、蒉D(zhuǎn)交文件④存檔接收綜合部前臺(tái)接待各部門(mén)或職員7.關(guān)鍵接待步驟是是否是是是否否提出關(guān)鍵接待申請(qǐng)結(jié)束審核審核審批①計(jì)劃接待事宜②提交請(qǐng)購(gòu)匯報(bào)審核審批③組織實(shí)施配合實(shí)施④實(shí)施開(kāi)始結(jié)束相關(guān)部門(mén)綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是否8.入住酒店管理步驟結(jié)束部門(mén)/職員結(jié)束部門(mén)/職員綜合部企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)前臺(tái)接待審批否是職員住宿登記酒店安排③酒店退訂①審核是否②辦理入住手續(xù)填寫(xiě)《住宿申請(qǐng)表》同意住宿入住辦理入住手續(xù)開(kāi)始9.前臺(tái)接待步驟看到客人，看到客人，禮貌招呼開(kāi)始問(wèn)明來(lái)訪事由，登記通知被訪人安排客人等候地點(diǎn)引領(lǐng)客人抵達(dá)等候地點(diǎn)奉茶，請(qǐng)客人稍等離開(kāi)結(jié)束10.發(fā)文管理步驟相關(guān)部門(mén)相關(guān)部門(mén)綜合部相關(guān)部門(mén)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是草擬文本開(kāi)始結(jié)束①審核②審核③會(huì)簽否會(huì)簽④審核寄發(fā)公文校稿、更正復(fù)印、蓋章正式公文否否11.收文管理步驟③③秘書(shū)回復(fù)④具體辦理綜合部主管審核①領(lǐng)導(dǎo)閱否傳閱②傳閱否核定文件領(lǐng)導(dǎo)審閱企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門(mén)是否是否開(kāi)始外部文件外部單位結(jié)束資料存檔12.檔案歸檔步驟①①準(zhǔn)備資料是否合格②資料匯總分類(lèi)歸檔上架③重新整理相關(guān)部門(mén)綜合部是否搜集資料開(kāi)始結(jié)束13.檔案借閱歸還步驟否否按相關(guān)要求處理歸還后檢驗(yàn)是否損壞分管領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門(mén)①審核②審核③審核機(jī)密否辦理手續(xù)檔案使用否否是是是開(kāi)始結(jié)束借閱申請(qǐng)否是否辦理注銷(xiāo)14.檔案銷(xiāo)毀步驟是否是否①提出銷(xiāo)毀檔案申請(qǐng)②審批④銷(xiāo)毀開(kāi)始③審批結(jié)束相關(guān)部門(mén)綜合部企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)信息存檔15.印章制刻申請(qǐng)步驟企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門(mén)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門(mén)主管審核主管審核①審核②審核③公安部門(mén)批文④制刻印章啟用印章否是制刻申請(qǐng)開(kāi)始結(jié)束是否16.印章使用步驟相關(guān)部門(mén)相關(guān)部門(mén)綜合部企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)①審核②企業(yè)章③審核⑤審核④請(qǐng)示否加蓋印章用印登記加蓋部門(mén)章用印登記否是用章申請(qǐng)開(kāi)始結(jié)束否是否否是否是資料歸檔資料歸檔17.企業(yè)證照管理步驟移交人移交人綜合部使用部門(mén)開(kāi)始①移交登記、保管②申請(qǐng)使用④使用步驟③是否需要年檢歸還年檢結(jié)束否是18.會(huì)議管理步驟開(kāi)始開(kāi)始和會(huì)各單位召開(kāi)會(huì)議部門(mén)綜合部提出會(huì)議召開(kāi)申請(qǐng)結(jié)束①會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議通知接收接收邀請(qǐng)②會(huì)議服務(wù)按時(shí)參會(huì)按時(shí)參會(huì)形成會(huì)議決議和文件③會(huì)后管理19.辦公用具購(gòu)置審批步驟采購(gòu)人員分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門(mén)綜合部采購(gòu)人員分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門(mén)綜合部②審核②審核⒊⑹核②④審核③審核采購(gòu)程序是否開(kāi)始①購(gòu)置申請(qǐng)單結(jié)束20.辦公用具領(lǐng)用步驟相關(guān)部門(mén)綜合部結(jié)束⑤信息存檔②審核相關(guān)部門(mén)綜合部結(jié)束⑤信息存檔②審核③審核④按清單發(fā)放否是開(kāi)始①填寫(xiě)領(lǐng)用單否是21.車(chē)輛使用步驟開(kāi)始開(kāi)始審核審批填寫(xiě)車(chē)輛請(qǐng)用單查詢(xún)車(chē)輛使用信息②調(diào)配車(chē)輛安排司機(jī)檢驗(yàn)車(chē)輛③提供車(chē)輛登記用車(chē)信息接車(chē)信息使用車(chē)輛結(jié)束①辦理車(chē)輛使用手續(xù)行政部經(jīng)理交代其它工作辦理車(chē)輛使用手續(xù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人綜合部部門(mén)第四章綜合部管理表格1.企業(yè)前臺(tái)來(lái)訪客人記錄表年月日序號(hào)姓名所在單位來(lái)訪人數(shù)是否預(yù)約被訪人事由時(shí)間備注姓名部門(mén)抵達(dá)離開(kāi)12…2.信函和快件簽收記錄表日期來(lái)件單位數(shù)量密級(jí)接收部門(mén)簽收人（簽字）3信函和快件寄送記錄表日期送寄部門(mén)數(shù)量密級(jí)送達(dá)單位接收人送寄人（簽字）

4.收文記錄表第頁(yè)收文編號(hào)收到日期來(lái)文單位文件號(hào)文件標(biāo)題（內(nèi)容）處理情況備注月日承接單位承接人簽字處理結(jié)果5.擬文處理簽行文單位起草人文件專(zhuān)題主送單位抄送單位文件編號(hào)〔〕號(hào)份數(shù)份發(fā)文日期年月日（加蓋印章）部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽字：年月日領(lǐng)導(dǎo)指示簽字：年月日6.文件處理簽來(lái)文單位秘級(jí)來(lái)文單位

電話傳真文件名內(nèi)容摘要受文部門(mén)受文日期受文單位處理意見(jiàn)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指示受理部門(mén)意見(jiàn)7.周例會(huì)簽到表部門(mén)個(gè)人日期：日期：日期：日期：主持：主持：主持：主持：簽名簽名簽名簽名備注：8.用印審批表用章日期用章事由印章名稱(chēng)申請(qǐng)人審批等級(jí)保管員備注部門(mén)主管分管領(lǐng)導(dǎo)總裁9.發(fā)文目錄表文件號(hào)文件標(biāo)題領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)擬稿部門(mén)密級(jí)發(fā)放范圍份數(shù)登記日期發(fā)出日期備注10.文件檔案借閱記錄表文件標(biāo)題用途借用時(shí)間借用人歸還時(shí)間有沒(méi)有損壞經(jīng)手人備注11.辦公用具采購(gòu)審批單部門(mén)使用人填表時(shí)間序號(hào)物品名稱(chēng)規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時(shí)間采購(gòu)原因：部門(mén)主管意見(jiàn)：綜合部門(mén)意見(jiàn)：簽字：年月日企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：簽字：年月日12.辦公用具臺(tái)賬項(xiàng)目物品名稱(chēng)編號(hào)數(shù)量單價(jià)入庫(kù)時(shí)間備注13.辦公用具領(lǐng)用表日期物品名稱(chēng)數(shù)量領(lǐng)用人備注14.外出職員記錄表時(shí)間姓名所屬部門(mén)出司時(shí)間入司時(shí)間事由備注15.車(chē)輛出入記錄表日期用車(chē)部門(mén)事由車(chē)輛往返時(shí)間行車(chē)路線出車(chē)時(shí)儀表里程數(shù)（公里）此次出車(chē)公里數(shù)（公里）加油費(fèi)（元）用車(chē)人署名駕駛?cè)耸鹈麑徍藗渥⒓佑涂ㄏM(fèi)現(xiàn)金至至至至至至至至16.油卡記錄表卡號(hào)：日期領(lǐng)卡人還卡時(shí)間加油金額卡上余額還卡人備注17.車(chē)輛登記列