老年活動策劃與組織實施-老年活動統(tǒng)籌管理

活動財務(wù)管理活動財務(wù)管理包括從活動籌備期的經(jīng)費籌措到服務(wù)階段的預(yù)算管理、成本控制，再到結(jié)束階段完成經(jīng)費報銷。一、經(jīng)費籌措企業(yè)贊助專項基金公益眾籌個人資助活動籌資二、活動預(yù)算活動預(yù)算是活動工作者在活動目標的指導(dǎo)下，對未來活動和相應(yīng)的財務(wù)結(jié)果進行充分、全面的預(yù)測與籌劃，以幫助活動管理者更有效地管理活動和最大程度實現(xiàn)活動目標。020103資源計劃確定每一活動環(huán)節(jié)需要的資源(人力、設(shè)備、材料等)；制訂預(yù)算依據(jù)估算的資源成本分配到活動的各環(huán)節(jié)成本評估對資源計劃中所需要的資源成本進行估算編制活動預(yù)算的環(huán)節(jié)資源計劃活動任務(wù)分解歷史參考活動范圍說明資源的取得方式說明資源使用期限估計01例：資源種類表成本預(yù)估根據(jù)資源需求計劃及各資源價格，估算活動各環(huán)節(jié)成本的工作。02例：舉辦一個大型老年活動的成本費用

一般包括:第一，場地費用，包括場地租金、設(shè)施(燈光、音響等)、場地布置等費用；

第二，宣傳推廣費，包括資料印制費、宣傳廣告費用等；

第三，管理費，包括辦公費用、人員經(jīng)費、志愿者補貼等；第四，交通費；第五，材料費、食品費和禮品費；第六，稅費；第七，其他不可預(yù)見費，一般為預(yù)算總額的10%-15%。編制預(yù)算預(yù)估成本分配到活動各環(huán)節(jié)具體工作中，從而確定活動實際情況的基準。預(yù)算的目的是通過一系列分析計算，對活動各環(huán)節(jié)的資源需求情況進行預(yù)計，將估算的費用進行分配，從而得到活動預(yù)算表。03例：活動預(yù)算表任務(wù)四：活動進度管理

活動進度管理是指在活動實施過程中，對各項任務(wù)的進展程度和最終期限進行管理。在執(zhí)行活動進度表的時候，經(jīng)常要檢查實際進度是否按計劃要求進行，若出現(xiàn)偏差，便要及時找出原因，采取必要的補救措施或調(diào)整、修改原計劃，直至完成活動目標。{確定活動任務(wù)}{活動任務(wù)排序}{明確負責人}一、明確任務(wù)清單123步驟1【確定活動任務(wù)】將整體工作進程分解為更小、更易管理的任務(wù)。骨干小組討論組織活動所必須的各項工作，尤其是關(guān)鍵性任務(wù)。將所有活動列成一個明確的活動清單。專家審定過程。活動范圍資源狀況參與人員風險因素3【活動工期估算】

2要找出任務(wù)之間的依賴關(guān)系和工作順序。既要考慮團隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成活動所要做的一些相關(guān)工作。設(shè)立活動里程碑事件是排序工作中很重要的一部分。【活動任務(wù)排序】二、編制進度表工作任務(wù)負責人工作時間設(shè)計邀請函TANG7月28日——8月1日一審邀請函TANG8月1日——8月3日二審邀請函TANG8月3日——8月5日印刷邀請函TANG8月6日——8月10日邀請函寄給名單A的活動嘉賓WANG8月11日——8月13日在回復(fù)期內(nèi)確認名單A上的活動嘉賓WANG8月14日——8月30日邀請函寄給名單B上的活動嘉賓WANG8月31日——9月1日在回復(fù)期內(nèi)確認名單B上的活動嘉賓WANG9月2日——9月15日

案例：邀請會活動（關(guān)鍵任務(wù)）

活動進度表任務(wù)二活動進度管理

活動進度管理是指在活動實施過程中，對各項任務(wù)的進展程度和最終期限進行管理。在執(zhí)行活動進度表的時候，經(jīng)常要檢查實際進度是否按計劃要求進行，若出現(xiàn)偏差，便要及時找出原因，采取必要的補救措施或調(diào)整、修改原計劃，直至完成活動目標。{確定活動任務(wù)}{活動任務(wù)排序}{明確負責人}一、明確任務(wù)清單123步驟1【確定活動任務(wù)】將整體工作進程分解為更小、更易管理的任務(wù)。骨干小組討論組織活動所必須的各項工作，尤其是關(guān)鍵性任務(wù)。將所有活動列成一個明確的活動清單。專家審定過程。活動范圍資源狀況參與人員風險因素3【活動工期估算】

2要找出任務(wù)之間的依賴關(guān)系和工作順序。既要考慮團隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成活動所要做的一些相關(guān)工作。設(shè)立活動里程碑事件是排序工作中很重要的一部分?！净顒尤蝿?wù)排序】二、編制進度表工作任務(wù)負責人工作時間設(shè)計邀請函TANG7月28日——8月1日一審邀請函TANG8月1日——8月3日二審邀請函TANG8月3日——8月5日印刷邀請函TANG8月6日——8月10日邀請函寄給名單A的活動嘉賓WANG8月11日——8月13日在回復(fù)期內(nèi)確認名單A上的活動嘉賓WANG8月14日——8月30日邀請函寄給名單B上的活動嘉賓WANG8月31日——9月1日在回復(fù)期內(nèi)確認名單B上的活動嘉賓WANG9月2日——9月15日

案例：邀請會活動（關(guān)鍵任務(wù)）

活動進度表

任務(wù)五

活動現(xiàn)場組織一場成功的老年活動，從精心的策劃到實施環(huán)節(jié)的周密配合，很多的工作都是在幕后完成的，而現(xiàn)場活動的焦點往往是活動主持人?；顒娱_始后，大家的目光都聚焦在主持人身上，作為氣氛的營造者、程序的串連者、活動的帶領(lǐng)者、場面的掌控者等多重角色于一身的主持人影響著整個活動的效果。一、氣氛的營造者（一）情緒1.把握活動定位2.情緒真摯適度（二）語言1.吐字清晰2.語速適中3.音量起伏（三）體態(tài)1.表情2.姿勢3.手勢二、程序的連接者（一）熟悉活動主持人要與多人聯(lián)系；必須熟悉活動的過程，提前背熟主持串詞；了解活動策劃者的要求，熟悉各類活動的特點；提前熟悉活動座位安排、嘉賓單位和姓名；最好對活動對象比較熟悉。（二）巧于連接根據(jù)“起、承、轉(zhuǎn)、合”把整個活動連綴成一個有機的整體。三、活動的帶領(lǐng)者

（一）講解法運用清晰的語言，通俗易懂的表達方式對老年人進行活動背景、目的介紹，對重難點步驟進行操作說明、具體輔導(dǎo)。（二）示范法在示范過程中，可以根據(jù)動作難易程度分類示范。對于易于掌握的動作和操作，按照正常速度示范，對于重點難點動作和操作，可以分解后以較慢的速度示范，便于老人同時模仿。四、場面的掌控者

（一）引導(dǎo)節(jié)奏主持人在領(lǐng)會策劃者意圖之后，要能夠掌控活動方向，把握活動節(jié)奏。（二）應(yīng)變有術(shù)主持一場活動，難免會遇到臨時性、突發(fā)性、變動性的情況，對此主持人應(yīng)培養(yǎng)處事不驚的能力，沉著應(yīng)對。

活動人員管理活動管理的人員特征復(fù)合型人才溝通能力市場的開拓和應(yīng)變能力組織能力和協(xié)調(diào)能力一、志愿者參與動機分析志愿者是指不為物質(zhì)報酬，基于良知、信念和責任，自愿為社會和他人提供服務(wù)和幫助的人。（1）組織認可的選擇。（2）志愿者自我實現(xiàn)的需要。

（3）“以恩報恩”文化底蘊的支撐。

二、志愿者的管理流程計劃招募定位與培訓配置與協(xié)調(diào)激勵監(jiān)督與評估（1）志愿者的計劃志愿者計劃是根據(jù)活動的整體規(guī)劃，分析和預(yù)測活動對志愿者的需求和志愿者的供給情況，采用多種手段使志愿者資源與活動籌辦需求相適應(yīng)的綜合性發(fā)展計劃。目標體系的建立既要符合大型活動的要求，還要反映志愿者個體的要求。要把志愿者已具有的一定需要進行專門化分類，并在此分類的基礎(chǔ)上，明確志愿者在整個大型活動管理組織體系的位置和隸屬關(guān)系。活動服務(wù)崗位分析是志愿者招募的前提，主要估算所需志愿者的類型、數(shù)量和應(yīng)具備的條件。（2）志愿者的招募志愿者招募就是大型活動通過發(fā)布大型活動志愿者需求信息、按要求選拔錄用合乎要求的志愿者的活動過程。志愿者為大型活動提供服務(wù)有兩種組織形式：一種是集體志愿者，一種是個體志愿者。從有效協(xié)調(diào)的角度來看，集體志愿者是最理想的組織形式。由于我國大量的志愿者隸屬于各級團組織的青年志愿者協(xié)會，因此可以通過團組織代為招募。志愿者招募選擇方式一般經(jīng)過以下程序：資格條件審查筆試面試……（3）志愿者的培訓志愿者培訓就是通過對志愿者進行有關(guān)大型活動的相關(guān)知識和能力培養(yǎng)，使其獲得為大型活動服務(wù)所需的知識和技能的活動過程。志愿者素質(zhì)培訓：包括待人接物的禮儀、社會公眾責任心的加強、組織歸屬感的培養(yǎng)、注重精神層次的培養(yǎng)。崗前定位培訓：了解大型活動志愿者服務(wù)的政策、程序，以及可能面臨的日常事務(wù)的處理，使志愿者盡快、盡可能多地了解大型活動，以適應(yīng)大型活動的要求。分類培訓:根據(jù)志愿者所從事的具體服務(wù)工作的不同，進行的不同內(nèi)容的培訓。志愿者服務(wù)水平的高低往往是評價一個大型活動成功與否的重要指標，這與培訓水平的高低密切相關(guān)。（4）志愿者的配置與協(xié)調(diào)根據(jù)大型活動舉辦工作的需求以及志愿者的供給狀況，將志愿者分配到各個崗位上，并隨時根據(jù)大型活動的實際工作需求，對不同大型活動崗位的志愿者進行重新分配使用，以保證各項活動順利開展。處理合作與協(xié)調(diào)關(guān)系：志愿者與正式員工之間不同部門的志愿者之間統(tǒng)一部門的志愿者之間志愿者崗位配置柔性化，留有適當?shù)膹椥钥臻g。（5）志愿者的激勵志愿者的激勵就是要設(shè)法讓志愿者將個人需要與活動需要、社會需要聯(lián)系在一起，使其處于一種互動狀態(tài)，在這種狀態(tài)下所付出的努力不僅可以滿足志愿者的個人需要，同時也可以滿足大型活動的需要并實現(xiàn)大型活動的總體目標。福利保障：雖然志愿服務(wù)是無償?shù)姆?wù)活動，但必要的福利有助于保障志愿者的積極參與。一般以交通補貼、餐飲補貼為主。西方國家對于志愿者的福利保障做得比較好。如法國，規(guī)定志愿服務(wù)者有一定的補貼，且高于服兵役者，其中包括住房和交通補貼。（6）志愿者的監(jiān)督與評估對不良工作表現(xiàn)要給予建設(shè)性的批評。如果某些志愿者確實不勝任，應(yīng)委婉予以解職。其他注意事項：1.平等對待志愿者。2.為每一位志愿者設(shè)立一個檔案，注明其姓名、通訊地址、家庭電話、志愿工作的日期、感興趣的工作以及工作時間段。3.正確認識志愿者的服務(wù)有限性，不能對志愿者提出過分要求。4.為每一位志愿者提供一份工作任務(wù)書，包括工作描述、具體職責、上級主管、相關(guān)委員會、活動發(fā)言人等信息。5.為志愿者提供便于識別的服裝或飾品，如工作服和標示飾物等。例：活動預(yù)算表任務(wù)四：活動進度管理

活動進度管理是指在活動實施過程中，對各項任務(wù)的進展程度和最終期限進行管理。在執(zhí)行活動進度表的時候，經(jīng)常要檢查實際進度是否按計劃要求進行，若出現(xiàn)偏差，便要及時找出原因，采取必要的補救措施或調(diào)整、修改原計劃，直至完成活動目標。{確定活動任務(wù)}{活動任務(wù)排序}{明確負責人}一、明確任務(wù)清單123步驟1【確定活動任務(wù)】將整體工作進程分解為更小、更易管理的任務(wù)。骨干小組討論組織活動所必須的各項工作，尤其是關(guān)鍵性任務(wù)。將所有活動列成一個明確的活動清單。專家審定過程?；顒臃秶Y源狀況參與人員風險因素3【活動工期估算】

2要找出任務(wù)之間的依賴關(guān)系和工作順序。既要考慮團隊內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成活動所要做的一些相關(guān)工作。設(shè)立活動里程碑事件是排序工作中很重要的一部分?！净顒尤蝿?wù)排序】二、編制進度表工作任務(wù)負責人工作時間設(shè)計邀請函TANG7月28日——8月1日一審邀請函TANG8月1日——8月3日二審邀請函TANG8月3日——8月5日印刷邀請函TANG8月6日——8月10日邀請函寄給名單A的活動嘉賓WANG8月11日——8月13日在回復(fù)期內(nèi)確認名單A上的活動嘉賓WANG8月14日——8月30日邀請函寄給名單B上的活動嘉賓WANG8月31日——9月1日在回復(fù)期內(nèi)確認名單B上的活動嘉賓WANG9月2日——9月15日

案例：邀請會活動（關(guān)鍵任務(wù)）

活動進度表

任務(wù)五

活動現(xiàn)場組織一場成功的老年活動，從精心的策劃到實施環(huán)節(jié)的周密配合，很多的工作都是在幕后完成的，而現(xiàn)場活動的焦點往往是活動主持人。活動開始后，大家的目光都聚焦在主持人身上，作為氣氛的營造者、程序的串連者、活動的帶領(lǐng)者、場面的掌控者等多重角色于一身的主持人影響著整個活動的效果。一、氣氛的營造者（一）情緒1.把握活動定位2.情緒真摯適度（二）語言1.吐字清晰2.語速適中3.音量起伏（三）體態(tài)1.表情2.姿勢3.手勢二、程序的連接者（一）熟悉活動主持人要與多人聯(lián)系；必須熟悉活動的過程，提前背熟主持串詞；了解活動策劃者的要求，熟悉各類活動的特點；提前熟悉活動座位安排、嘉賓單位和姓名；最好對活動對象比較熟悉。（二）巧于連接根據(jù)“起、承、轉(zhuǎn)、合”把整個活動連綴成一個有機的整體。三、活動的帶領(lǐng)者

（一）講解法運用清晰的語言，通俗易懂的表達方式對老年人進行活動背景、目的介紹，對重難點步驟進行操作說明、具體輔導(dǎo)。（二）示范法在示范過程中，可以根據(jù)動作難易程度分類示范。對于易于掌握的動作和操作，按照正常速度示范，對于重點難點動作和操作，可以分解后以較慢的速度示范，便于老人同時模仿。四、場面的掌控者

（一）引導(dǎo)節(jié)奏主持人在領(lǐng)會策劃者意圖之后，要能夠掌控活動方向，把握活動節(jié)奏。（二）應(yīng)變有術(shù)主持一場活動，難免會遇到臨時性、突發(fā)性、變動性的情況，對此主持人應(yīng)培養(yǎng)處事不驚的能力，沉著應(yīng)對。

任務(wù)六

活動評估總結(jié)一、活動評估的定義活動評估是指運用科學的研究方法和技術(shù)，系統(tǒng)地評估活動過程和結(jié)果，考查活動的效果是否達到了預(yù)期目的與目標的過程。活動評估具有持續(xù)性、互動性、逐步深入等特點。二、活動評估的意義（一）監(jiān)督工作進度起到督促、提醒活動工作者注意工作方向和進度的作用。（二）鞏固活動成果通過活動評估，可以幫助活動組織者和活動參與對象回顧活動的過程，幫助活動參與對象總結(jié)參與活動中的愉快經(jīng)歷，增強今后繼續(xù)參與活動的動力。（三）進行社會交代活動評估是活動組織者向社會、公眾、上級主管部門、贊助單位等，交代其在多大程度上實現(xiàn)了活動目標和它的社會功能的過程，說明社會資源的使用情況和效益，接受社會公眾的監(jiān)督。三、活動評估的方法活動評估可從以下四方面開展：1.活動準備工作評估2.活動執(zhí)