會(huì)議與會(huì)晤管理制度

會(huì)議與會(huì)晤管理制度第一章總則第一條基本原則本制度的訂立目的是為了規(guī)范和提高企業(yè)內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)晤的效率和質(zhì)量，促進(jìn)信息流通和決策執(zhí)行。本制度適用于本企業(yè)內(nèi)部的各級(jí)會(huì)議和與外部相關(guān)人員的會(huì)晤，適用于公司全體員工。會(huì)議和會(huì)晤的組織與管理應(yīng)遵從公平、公正、公開(kāi)和高效的原則。第二條定義會(huì)議：指企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行集體討論、決策、溝通或匯報(bào)的形式性活動(dòng)。會(huì)晤：指企業(yè)內(nèi)部與外部相關(guān)人員進(jìn)行商務(wù)溝通、洽談或合作的活動(dòng)。主持人：指會(huì)議或會(huì)晤的組織者，負(fù)責(zé)主持、引導(dǎo)和協(xié)調(diào)會(huì)議或會(huì)晤的進(jìn)行。參會(huì)人員：指被邀請(qǐng)或應(yīng)邀參加會(huì)議或會(huì)晤的人員。會(huì)議紀(jì)要：指會(huì)議的記錄，記錄會(huì)議的目的、議題、討論和決策情況等內(nèi)容。會(huì)晤報(bào)告：指會(huì)晤的記錄，記錄會(huì)晤的目的、內(nèi)容、討論和達(dá)成的共識(shí)等情況。第二章會(huì)議管理第三條會(huì)議召集會(huì)議主持人應(yīng)提前確定會(huì)議的目的、議題、時(shí)間、地方和參會(huì)人員，并書(shū)面下發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議主題、時(shí)間、地方、參會(huì)人員名單和議題。會(huì)議通知應(yīng)提前至少三個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員，并妥當(dāng)保管備查。第四條會(huì)議組織會(huì)議主持人應(yīng)定時(shí)召集會(huì)議，確保會(huì)議的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間。會(huì)議開(kāi)始前，應(yīng)做好會(huì)議料子的準(zhǔn)備和分發(fā)，確保參會(huì)人員了解和準(zhǔn)備會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議期間，主持人應(yīng)保持會(huì)議紀(jì)律，引導(dǎo)討論內(nèi)容，確保會(huì)議秩序，防止無(wú)關(guān)話題的干擾。會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)主持對(duì)會(huì)議的總結(jié)和評(píng)價(jià)，并盡快形成會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給參會(huì)人員。第五條會(huì)議議事規(guī)定會(huì)議議題應(yīng)事先確定，并在會(huì)議通知中明確說(shuō)明，參會(huì)人員應(yīng)針對(duì)議題做好充分準(zhǔn)備。會(huì)議應(yīng)充分征求參會(huì)人員的看法和建議，鼓舞多方參加討論。會(huì)議討論應(yīng)重視實(shí)質(zhì)性問(wèn)題，具體、明確地提出問(wèn)題并加以解決。會(huì)議應(yīng)注意時(shí)間管理，合理布置討論的時(shí)間，防止一部分議題過(guò)分占用時(shí)間而導(dǎo)致其他議題討論不足。會(huì)議決策應(yīng)采用多數(shù)看法或?qū)崿F(xiàn)共識(shí)的方式，主持人應(yīng)確保決策的合法性和科學(xué)性。第六條會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人或會(huì)議秘書(shū)書(shū)寫(xiě)，應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議的目的、議題、討論過(guò)程和決策結(jié)果等內(nèi)容。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的三個(gè)工作日內(nèi)完成，并由主持人審核并分發(fā)給參會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)保管備查，以備后續(xù)的參考和追溯。第三章會(huì)晤管理第七條會(huì)晤申請(qǐng)與批準(zhǔn)內(nèi)外部人員若需進(jìn)行會(huì)晤，應(yīng)按規(guī)定填寫(xiě)會(huì)晤申請(qǐng)表，并由申請(qǐng)人的直接上級(jí)審批簽字。會(huì)晤申請(qǐng)應(yīng)提前至少三個(gè)工作日提交，以便審批和布置。會(huì)晤申請(qǐng)應(yīng)明確會(huì)晤的目的、對(duì)象、時(shí)間、地方等基本信息，并說(shuō)明會(huì)晤的必需性和預(yù)期效果。第八條會(huì)晤組織與溝通會(huì)晤主辦方應(yīng)提前與參會(huì)人員取得聯(lián)系，明確會(huì)晤的議程和要求，并告知所需準(zhǔn)備的料子。會(huì)晤期間，主辦方應(yīng)做好參會(huì)人員的接待和布置工作，確保會(huì)晤的順利進(jìn)行。第九條會(huì)晤記錄與總結(jié)會(huì)晤主辦方應(yīng)布置專人進(jìn)行記錄，記錄會(huì)晤的目的、內(nèi)容、討論和達(dá)成的共識(shí)等情況。會(huì)晤結(jié)束后，主辦方應(yīng)盡快形成會(huì)晤報(bào)告，并將會(huì)晤記錄和報(bào)告通過(guò)郵件或其他方式發(fā)給參會(huì)人員。會(huì)晤報(bào)告應(yīng)包含會(huì)晤的目的、內(nèi)容、參會(huì)人員名單、討論情況和達(dá)成的共識(shí)等內(nèi)容。第四章監(jiān)督與評(píng)估第十條監(jiān)督與督導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議和會(huì)晤的監(jiān)督和督導(dǎo)，確保制度的落實(shí)和執(zhí)行。監(jiān)督和督導(dǎo)應(yīng)定期開(kāi)展，可以通過(guò)會(huì)議紀(jì)要和會(huì)晤報(bào)告的審核等方式進(jìn)行。第十一條評(píng)估與改進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議和會(huì)晤制度進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)，以切實(shí)提高會(huì)議和會(huì)晤的效率和質(zhì)量。評(píng)估和改進(jìn)可通過(guò)會(huì)議和會(huì)晤的參加者的反饋、效果的檢查和與會(huì)者的滿意度調(diào)查等方式進(jìn)行。第五章附則第十二條監(jiān)督和改進(jìn)的責(zé)任全部員工都應(yīng)自發(fā)遵守本制度，嚴(yán)格遵從會(huì)議和會(huì)晤的管理流程和規(guī)定。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本制度的宣傳和培訓(xùn)，確保員工了解和遵守本制度。對(duì)于違反本制度的行為，將按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，包含但不限于警告、記過(guò)、降職或解除勞動(dòng)合同等。第十三條本制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)負(fù)責(zé)人全部，對(duì)本制度的內(nèi)容進(jìn)行解釋和調(diào)整。對(duì)本制度的任何修改或更改，應(yīng)經(jīng)