酒店部門綜合辦公室管理實(shí)務(wù)模板

綜合辦公室管理實(shí)務(wù)部門慨述幫助總經(jīng)理管理好總經(jīng)理室日常行政事務(wù)；幫助總經(jīng)理協(xié)調(diào)好各部門工作；主持酒店行政會；審核管理好行政費(fèi)用開支；審核簽章及酒店法律事務(wù)協(xié)調(diào)；組織制訂、修改、充實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，做好招聘、培訓(xùn)工作；制訂酒店工資結(jié)構(gòu)、職員福利標(biāo)準(zhǔn)；管理酒店人事檔案及酒店后勤工作，確保酒店經(jīng)營活動正常進(jìn)行。一、具體工作內(nèi)容：1、全方面領(lǐng)導(dǎo)辦公室工作并具體主持酒店行政事務(wù)工作。2、負(fù)責(zé)召集部門例會并做好統(tǒng)計(jì)。3、審核同意酒店1000元以下行政費(fèi)用開支匯報(bào)。4、審核上報(bào)酒店1000元以上行政費(fèi)用開支計(jì)劃。5、負(fù)責(zé)酒店防火、防盜及交通安全管理工作。6、管理酒店職員食宿問題。7、負(fù)責(zé)對外經(jīng)濟(jì)協(xié)議審核簽章及酒店法律事務(wù)協(xié)調(diào)。8、管理好總經(jīng)理室人員編制。9、負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)工作計(jì)劃制訂和實(shí)施。二、崗位職責(zé)：A、行政辦公室主任：1、協(xié)調(diào)各部門工作，幫助總經(jīng)理監(jiān)督，檢驗(yàn)對各項(xiàng)方針政策、上級指示落實(shí)和實(shí)施情況。2、掌握市場情況，搜集行業(yè)信息，為總經(jīng)理決議提供咨詢，當(dāng)好參謀。3、安排總經(jīng)理辦公會議，并減產(chǎn)會議決定事項(xiàng)實(shí)施情況。4、根據(jù)總經(jīng)理意圖，組織起草綜合性匯報(bào)，計(jì)劃、總結(jié)、請示、通知等信涵，并審查簽發(fā)前文稿。5、領(lǐng)導(dǎo)本部門工作人員做好文件歸檔、收發(fā)、打字、接待、用車管理和印章管理工作。6、抓本身管理、本部門學(xué)習(xí)、考評等提升工作效益。7、協(xié)調(diào)、平衡各部門關(guān)系，發(fā)生矛盾，應(yīng)立即疏導(dǎo)，調(diào)查研究，明確責(zé)任，必需時匯報(bào)總經(jīng)理處理。8、組織制訂酒店行文管理各項(xiàng)要求，努力使公文規(guī)范化、科學(xué)化、提升辦事效率、9、完成總經(jīng)理臨時交辦各項(xiàng)工作。B、行政主管：1、按協(xié)議實(shí)施物資采購和小型用具采購；2、計(jì)劃安排好酒店職員午餐；3、幫助主任做好日常工作及管理好酒店環(huán)境衛(wèi)生和綠化工作4、安排好外貴來賓食宿和活動5、具體辦理酒店車輛年檢、年審、保險(xiǎn)、維修并和管理部門做好聯(lián)絡(luò)工作；6、辦理酒店職員暫住證、體檢證；7、負(fù)責(zé)和保安部聯(lián)絡(luò)相關(guān)工作；8、辦理上級領(lǐng)導(dǎo)交辦工作。三、行政辦公室紀(jì)律管理制度：1、上班著制服及配戴職員名牌。不能穿超短裙和無袖上衣和休閑裝。2、堅(jiān)守崗位不串崗；3、上班時間不看書、看報(bào)，不玩電腦游戲；不打磕睡及做和工作無關(guān)事；4、不準(zhǔn)在崗位上化妝；5、接待來訪和業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在會議室進(jìn)行；6、不準(zhǔn)因私事占用電話；7、不經(jīng)同意不準(zhǔn)隨意上網(wǎng)，更不能用酒店電腦發(fā)送私人郵件或上網(wǎng)聊天，未經(jīng)同意不得使用酒店其它部門電腦；8、全部電子郵件發(fā)出，必需經(jīng)部門經(jīng)理同意；以酒店名義發(fā)出郵件需經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理同意；9、未經(jīng)總經(jīng)理或部門經(jīng)理授意，不能索要、打印、復(fù)印其它部門資料；10、不遲到、早退；11、平時加班、請假需經(jīng)部門經(jīng)理同意；12、更要嚴(yán)格遵守打卡制度，不管任何理由，不得代她人打卡，違者開除。13、無工作需要不得隨意進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、計(jì)算機(jī)房、用戶服務(wù)中心、檔案室、打字室、財(cái)務(wù)室、會議室及接待室。四、印章使用管理制度1、酒店印章由集團(tuán)駐店經(jīng)理保管，各部門印章應(yīng)由各部門經(jīng)理或各部門指定人員保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，印章保管員不得委托她人代管，而且不得帶出辦公室使用；2、以酒店名義簽署意見書、協(xié)議書、協(xié)議書，各部門以酒店上使用酒店公章。3、未經(jīng)許可，不得私自使用酒店公章。五、電腦室崗位職責(zé)1、業(yè)務(wù)培訓(xùn)：（1）組織對電腦操作人員、前臺收銀員技術(shù)培訓(xùn)、考評職員工作質(zhì)量和工作效率；（2）結(jié)合電腦、收印機(jī)操作過程中出現(xiàn)各類問題，組織制訂對應(yīng)注意事項(xiàng)和操作規(guī)程；（3）更多地掌握電腦新技術(shù)，參與相關(guān)電腦學(xué)術(shù)活動，不停提升業(yè)務(wù)能力，愈加好地為酒店服務(wù)；2、硬件維護(hù)：（1）負(fù)責(zé)酒店電腦設(shè)備、收銀設(shè)備管理和維修，立即組織排除各設(shè)備出現(xiàn)故障，修理更換損壞零件；（2）負(fù)責(zé)酒店電腦設(shè)備、收銀設(shè)備日常保養(yǎng)，定時檢驗(yàn)、清潔各設(shè)備及線路，預(yù)防塵埃、蟲害損害，確保各設(shè)備正常運(yùn)行，以確保酒店?duì)I業(yè)需要；（3）對酒店各電腦設(shè)備更新?lián)Q代及技術(shù)引進(jìn)提出可行性提議，并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。3、軟件維護(hù)（1）處理電腦系統(tǒng)、收銀機(jī)在使用過程中出現(xiàn)故障，確保運(yùn)算數(shù)據(jù)正確性和系統(tǒng)正常運(yùn)行可靠性；（2）按電腦使用部門要求，逐步實(shí)施自編軟件，修改、擴(kuò)充、完善電腦系統(tǒng)功效，以適應(yīng)酒店業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)律需要；（3）擴(kuò)大電腦應(yīng)用范圍，為各部門裝置電腦，開發(fā)設(shè)計(jì)管理程序。（4）管理電腦室內(nèi)部事務(wù)，包含工作安排、調(diào)配、檢驗(yàn)、落實(shí)等。（5）完成總經(jīng)理臨時交辦其它工作。六、會議管理要求1、酒店會議是由：辦公例會、日常工作會議組成。2、最高級會議通常情況下每個月最少召開一次，就一定時期工作事項(xiàng)作出研究和決議。會議由酒店總經(jīng)理主持、參與人員為：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理等領(lǐng)導(dǎo)。3、酒店辦公例會是為落實(shí)落實(shí)作出決議、決定召開會議。會議由總經(jīng)理組持，參與人員為：各部門經(jīng)理及相關(guān)人員。4、酒店辦公例會由酒店行政辦公室組織。應(yīng)于會前3天將關(guān)鍵內(nèi)容通知于會人員，會后14小時之內(nèi)整理、公布《會議紀(jì)要》。（1）會議紀(jì)要形成和簽發(fā)A、公例會會議紀(jì)要、決議，由行政辦整理成文。B、行政辦依據(jù)會議內(nèi)容需要在限定時間內(nèi)完成紀(jì)要整理工作。C、會議紀(jì)要和決議形成后，由和會酒店組員簽字確定。D、紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)填寫《會議紀(jì)要發(fā)放審批單》，審批單內(nèi)容包含紀(jì)要編號、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)（或主持會議領(lǐng)導(dǎo)）審批意見。E、紀(jì)要應(yīng)有發(fā)文號，發(fā)放時應(yīng)填寫《文件簽收統(tǒng)計(jì)表》，并由接收人簽字。F、紀(jì)要應(yīng)分類存檔，并按關(guān)鍵程度確定保留限。（2）會議紀(jì)要作為酒店關(guān)鍵文件，備忘已研究決定事項(xiàng)，發(fā)給和會人員，方便對照核查落實(shí)。5、日常工作會議由會議召集人填寫《會議申請單》，經(jīng)主管副總經(jīng)理同意方可召開，會議通知由行政辦公室依據(jù)申請部門要求發(fā)出。如會議需要撰寫會議紀(jì)要，由會議召集部門撰寫完成后報(bào)相關(guān)及行政辦公室。七、酒店每七天例會制度1、部門領(lǐng)導(dǎo)例會每七天舉行一次，由總經(jīng)理主持，副總經(jīng)理及各部門經(jīng)理級人員參與。2、關(guān)鍵內(nèi)容：（1）總經(jīng)理傳達(dá)上級主管部門相關(guān)部門文件和總經(jīng)理室相關(guān)精神。（2）各部門經(jīng)理匯報(bào)工作情況，和提出需要提請總經(jīng)理或其它部門協(xié)調(diào)處理問題。（3）總經(jīng)理對各部門工作進(jìn)行講評，部署和安排下周工作。（4）其它需要處理問題。3、例會參與者在會上要踴躍講話，許可持有不一樣意見、不一樣見解、不一樣見解和保留心見，但會上一旦形成決議，不管個人同意是否，全部應(yīng)認(rèn)真實(shí)施。4、嚴(yán)格會議紀(jì)律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布前，不得私自泄露會議統(tǒng)計(jì)。八、日常部門經(jīng)理例會制度1、部門經(jīng)理必需提前五分鐘抵達(dá)會場。2、和會期間，全部些人員必需保持平靜，認(rèn)真聽取總經(jīng)理指示。3、各部門經(jīng)理按順時針方向逐一限時匯報(bào)本部門工作情況，各部門經(jīng)理匯報(bào)應(yīng)用規(guī)范語言，匯報(bào)內(nèi)容為前一天部門工作情況、存在問題、提議等，匯報(bào)完成請總經(jīng)理指示。總經(jīng)理做指示時，對應(yīng)部門經(jīng)理應(yīng)做好統(tǒng)計(jì)。九、檔案管理：（見工作步驟）十、人事經(jīng)理崗位職責(zé)：1、組織制訂人事計(jì)劃，經(jīng)酒店總經(jīng)理同意后實(shí)施。2、負(fù)責(zé)酒店人事工作，掌握業(yè)務(wù)計(jì)劃，確定工作計(jì)劃，立即向相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并共同研究、討論。3、抓好管理工作，常常深入基層，掌握情況，合理安排使用干部，發(fā)覺人才，立即提出調(diào)整意見。4、組織本部門工作人員學(xué)習(xí)，提升管理水平和業(yè)務(wù)能力，做到管理規(guī)范化。5、依據(jù)用工計(jì)劃組織招聘工作，負(fù)責(zé)招聘、解聘、停薪留職職員審核，負(fù)責(zé)職員內(nèi)部調(diào)配審核，6、結(jié)合酒店實(shí)際，制訂本酒店工資、獎金、福利標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核同意；負(fù)責(zé)工資、獎金、福利、加班夜班費(fèi)及多種津貼報(bào)表審核。7、負(fù)責(zé)審核、辦理各類休假期期限和相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)；8責(zé)任人事檔案管理工作。9、完成總經(jīng)理交給其它各項(xiàng)工作。十一、培訓(xùn)管理制度培訓(xùn)內(nèi)容：（1）職員培訓(xùn)應(yīng)依據(jù)其所從事工作，以專業(yè)對口培訓(xùn)和崗位培訓(xùn)為主；（2）管理人員應(yīng)充足了解政府方針、政策要求、學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理理論和技術(shù)，提升市場估計(jì)能力、控制能力，決議能力；（3）專業(yè)人員和財(cái)務(wù)人員、工程人員，廚師等，應(yīng)接收各自專業(yè)對口技術(shù)培訓(xùn)，提升專業(yè)技能。（4）基層管理人員應(yīng)經(jīng)過培訓(xùn)充實(shí)知識，提升實(shí)際工作能力。2、培訓(xùn)形式（1）脫產(chǎn)學(xué)習(xí)。關(guān)鍵是培養(yǎng)有發(fā)展前途骨干力量。（2）半脫產(chǎn)培訓(xùn)。關(guān)鍵是專業(yè)對口培訓(xùn)。（3）業(yè)余培訓(xùn)。激勵職員主動參與多種不一樣類型，和本職員作相關(guān)培訓(xùn)。十二、酒店總值班制度1、由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。值班者為：部門經(jīng)理以上管理干部。2、值班