外事接待管理制度

外事接待管理制度第一章總則為加強企業(yè)外事接待工作的管理，提升企業(yè)形象，營造良好的外部關(guān)系，特訂立本《外事接待管理制度》（以下簡稱本制度）。本制度適用于本企業(yè)全體員工在處理來訪、出訪和參加外部活動等各種外事接待活動中的行為規(guī)范和管理要求。第二章來訪接待第一節(jié)來訪接待基本原則接待單位應(yīng)依據(jù)來訪人員的身份、目的、級別等情況確定接待等級和規(guī)模。高級別、緊要性質(zhì)的來訪人員應(yīng)盡量布置企業(yè)高層接待。接待單位應(yīng)提前了解來訪人員的背景、需求和特殊要求，做好接待準備。接待人員應(yīng)禮貌熱誠，供應(yīng)必需的幫助和服務(wù)，遵守機密和保密要求。接待單位應(yīng)做好來訪人員的行程布置、留宿、用餐、交通等具體布置工作。接待人員應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告來訪情況，保持留底備查。第二節(jié)來訪接待程序來訪接待需經(jīng)過事先申請和批準程序，接待人員應(yīng)在接待日期前提前將來訪信息報告給上級領(lǐng)導(dǎo)。接待單位應(yīng)依據(jù)來訪人員的級別確定接待計劃和接待內(nèi)容，預(yù)先做好準備工作。來訪接待工作由接待組統(tǒng)一負責，接待組由相關(guān)部門指派人員構(gòu)成。接待組應(yīng)提前與來訪單位溝通，確認接待布置，包含接待時間、地方、人員、議程等。接待組應(yīng)依照接待計劃，定時到達接待地方，準備好接待所需物品和料子。在接待過程中，接待人員應(yīng)注意言行舉止，敬重來訪人員的文化習慣和基本禮儀。接待結(jié)束后，接待組應(yīng)從來訪人員致謝，并記錄接待過程的重要內(nèi)容和要點，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。第三章出訪接待第一節(jié)出訪接待基本原則出訪接待應(yīng)遵從國家規(guī)定和企業(yè)政策，確保出訪活動的合法性和正當性。出訪接待應(yīng)重視節(jié)省，避開奢華揮霍。出訪接待應(yīng)重視禮儀，代表企業(yè)形象，增長雙方的友好合作關(guān)系。第二節(jié)出訪接待程序出訪接待需經(jīng)過事先申請和批準程序，出訪人員應(yīng)在出訪日期前提前將出訪信息報告給上級領(lǐng)導(dǎo)。出訪接待工作由出訪組統(tǒng)一負責，出訪組由相關(guān)部門指派人員構(gòu)成。出訪組應(yīng)提前與對方單位溝通，了解目的地情況，訂立出訪計劃和出訪議程。出訪組應(yīng)做好出訪人員的行程布置、簽證辦理、交通預(yù)訂、留宿布置等具體事項。出訪人員應(yīng)注意形象和儀容儀表，在出訪期間恪守企業(yè)紀律和國家法律法規(guī)。出訪結(jié)束后，出訪組應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報出訪情況和成績，并總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的出訪活動供應(yīng)參考。第四章參加外部活動第一節(jié)外部活動基本原則參加外部活動應(yīng)聽從組織布置，確?；顒拥捻樌M行，注意禮儀，維護企業(yè)形象。參加外部活動應(yīng)敬重主辦方的布置和要求，樂觀與與會人員溝通，增長合作與溝通。第二節(jié)外部活動程序參加外部活動需事先報備，接收組織的授權(quán)、委派和批準。參加外部活動應(yīng)提前了解活動的主題、議程、參會人員等相關(guān)信息，并做好參會準備工作。參加外部活動期間，應(yīng)依照活動布置參加相關(guān)會議和活動，并樂觀參加討論與溝通。參加外部活動結(jié)束后，應(yīng)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報活動情況和收獲，并及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。第五章附則第一節(jié)外事接待紀律外事接待工作應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度，不能違反職業(yè)道德和社會公德。外事接待工作涉及的資金使用應(yīng)符合企業(yè)財務(wù)制度和財務(wù)審批程序。外事接待期間，接待人員應(yīng)保守機密，不得對外泄露涉密信息。外事接待過程中產(chǎn)生的文件、資料等應(yīng)妥當保管，及時歸檔備查。第二節(jié)外事接待考核與獎懲對外事接待工作表現(xiàn)突出的人員，應(yīng)及時予以表揚和嘉獎。對外事接待工作失職、瀆職的人員，應(yīng)依據(jù)企業(yè)規(guī)定進行處理，包含警告、記過、降級等紀律處分。第三節(jié)本制度的解釋權(quán)和修改本制度由企業(yè)管理負責人負責解釋，如有爭議，以企業(yè)管理負責人的解釋為準。對本制度的修改必需經(jīng)企業(yè)管理