2023年excel會計應學招秘技

也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復雜運算，也許你

認為Excel也不過如此,甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復的得心應手的使用方式方法只不過是Excel

全部技巧的百分之一。本專題從Excel2002中的一些鮮為人知的技巧入手,領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風情。

一、建立分類下拉列表填充項

我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類

下拉列表填充項。

1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建

立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。

2.選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進行確認。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……

3.切換到Sheetl中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)-有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有

效性”對話框。在“設(shè)置”標簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，

輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。

再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方

框中輸入公式：=INDIRECT（C1）,確定退出。

4.選中C列任意單元格（如C4）,單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該

單元格對應的D列單元格（如D4）,單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱

填入該單元格中。

提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，

將該列隱藏起來即可。

二、建立“常用文檔”新菜單

在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。

1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下

的“新菜單，，項,再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。

按“更改所選合適的內(nèi)容“按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔”）。

2.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新

菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。

重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。

3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接

一打開“選項，打開“分配超鏈接''對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如“工

資.xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。

重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。

4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選

項即可。

提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔''菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和

“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。

三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍

色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式一條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。

單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于“選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”

按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500,字體設(shè)置為“藍色”；小于1000,

字體設(shè)置為“棕色”）。

3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。

看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

四、制作“專業(yè)符號”工具欄

在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的

“專業(yè)符號”工具欄。

1.執(zhí)行“工具一宏一錄制新宏“命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名如“fuhaol”并將宏保存在“個

人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用“按鈕，然后將需要的特殊符號

輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。

仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏

2.打開咱定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱

?“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。

切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的"自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號''欄上（有

多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。

3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。

4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相

應的宏（如fuhaol等），確定退出。

重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。

5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸

入專業(yè)符號了。

五、用“視面管理器”保存多個打印頁面

有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。

1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出

現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。

2.執(zhí)行“視圖一視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，

輸入一個名稱（如"上報表”）后，單擊“確定”按鈕。

3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。

4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表

即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。

六、讓數(shù)據(jù)按需排序

如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫

順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。

1.執(zhí)行“格式一選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中

輸入部門排序的序列（如“機關(guān)，車隊，一車間,二車間，三車間”等），單擊"添加''和"確定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈

出“排序選項''對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按

要求進行了排序。

七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來

工作表部分單元格中的合適的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。

1.選中需要隱藏合適的內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式一單元格''命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)

字“標簽的"分類''下面選中"自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”（三個英文狀態(tài)下的

分號）。

2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。

3.執(zhí)行“工具一保護一保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。

經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的合適的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓

其現(xiàn)形。

提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“V”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來

的數(shù)據(jù)。

八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)

在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何

不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢？

選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入

法模式”標簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項后，"確定”退出。

以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文

輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。

九、讓“自動更正'’輸入統(tǒng)一的文本

你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。

1.執(zhí)行“工具—自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。

2.在“替換”下面的方框中輸入“pew”（也可以是其他字符，“pew”用小寫），在“替換為”下面的方框中輸入

“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。

3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pew”字符此時可以不考慮“pew”的大小寫，然后確認一

下就成了。

十、在Excel中自定義函數(shù)

Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運

算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：

1.執(zhí)行“工具一宏一VisualBasic編輯器”菜單命令（或按“Alt+Fl1”快捷鍵），打開VisualBasic編輯窗口。

2.在窗口中，執(zhí)行“插入一模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。

3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：

FunctionV（a,b,h）V=h*（a+b）/2EndFunction

4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。

以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。

提示：用上面方式方法自定義的函數(shù)通常只能在相應的工作簿中使用。

十一、表頭下面襯張圖片

為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢？

1.執(zhí)行“格式一工作表一背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”

按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。

2.在按住Ctrl鍵的同時、用鼠標在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時選中這些單元格（區(qū)域）。

3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣

的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實，是圖片

被“白色”遮蓋了）。

提示襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

十二、用連字符“&”來合并文本

如果我們想將多列的合適的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&”就能將它搞定

（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。

1.在D列后面插入兩個空列（E、F歹I」），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。

2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的合適的內(nèi)容

即被合并到E列對應的單元格中。

3.選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯一選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話

框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按鈕，E列的合適的內(nèi)容（不是公式）即被復制到F列中。

4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。

提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D歹IJ,公式會出現(xiàn)錯誤。故

須進行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。

十三、快速打印學生成績條

常有朋友問“如何打印成績條''這樣的相關(guān)問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方式方法來實現(xiàn)，這對

于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方式方法。

此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標題，第2行為學

科名稱。

1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,",IF(OMODROW(),

3(=1,sheet1!A$2,INDEX(sheetl!$A：$G,INT(((ROW()+4)/3)+l),COLUMN())))?

2.再次選中Al單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1

單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。

至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。

3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊

框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要

邊框，可以不進行此步及下面的操作)。

4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖

拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。

按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。

十四、Excel幫你選函數(shù)

在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，

挑選出合適的函數(shù)。

執(zhí)行“插入一函數(shù)，，命令，打開“插入函數(shù)，，對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計數(shù)，，)，然

后單擊“轉(zhuǎn)到，，按鈕，相關(guān)系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。

再結(jié)合查看相關(guān)的協(xié)助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。

十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)

有時，我們編輯某個工作表(Sheetl)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Shcet3……)某個單元格的合適

的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。

執(zhí)行“視圖-工具欄一＞監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”

對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。

以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。

十六、為單元格快速畫邊框

在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進行了全新

的拓展。

單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行

“視圖一工具欄一邊框”命令，展開“邊框”工具欄。

單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為

相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。

提示：①如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，

就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在

隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。

十七、控制特定單元格輸入文本的長度

你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入

了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能，對Excel來說，

也并不難。

例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份”

都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的"允

許''下拉菜單中選擇“文本長度然后在"數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于“，且“長度”為“4”。同時:我們再來到

“出錯警告''卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填

入“輸入文本非法!''和"請輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。

很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你

出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判

斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興

趣，何不自作主張，自己設(shè)計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。

十八、成組填充多張表格的固定單元格

我們知道每次打開Excel,軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表

格的處理相關(guān)能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。

因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的合適的內(nèi)容。

那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheetl”，然后按住Shift鍵，單

擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”（如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選）。此時，我

們看到Excel的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一

次輸入多張表格合適的內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出

相應合適的內(nèi)容了。

但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎

么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選

擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”

后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。

十九、改變文本的大小寫

在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為

Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格中的合適的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如

改變文本的大小寫。

在Excel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER(源數(shù)據(jù)格廠,

將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；”=LOWER(源數(shù)據(jù)格廣，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER(源數(shù)據(jù)格］，將文本

轉(zhuǎn)換成"適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫

的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結(jié)果將會是“EXCEL"。同樣，如果我們

在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)"，那么我們得到的結(jié)果就

將是“Mr.Weiwei”了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接輸入外，從已存在的單元格合適的內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方式方

法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。

如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，

它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要

使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)

中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入

“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個

字。

二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞

將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復雜的相關(guān)問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數(shù)

的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”

結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎

很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看："=A2&IF

(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={1l,12,13}),'thMF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={l,2,3,},CHOOSE

(RlGHT(A2),"st","nd","rd"),"th"))”。該公式盡管一長串,不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“H”、“12”、“13”

結(jié)尾的，則加上“th”后綴：②如果第1原則無效，則檢查最后一個數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用

“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)

得如此輕松和快捷。

二十二、用特殊符號補齊位數(shù)

和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位

補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方式方法，那就是“REPT”

函數(shù)。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數(shù)戶。

比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為

“=(A2&REPT("#",16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要

改為“=REPT("#",16-LEN(A3)))&A3"；另外，如果我們想用"#”號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為

“=REPT("#",8-LEN(A4)/2)&A4&REPT("#")8-LEN(A4)/2)"；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂

頭加上'$'符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,"$#,##0.00"(&REPT("#",16-LEN(TEXT(A5,"$#,##0.00"))))"，一

定能滿足你的要求。

二十三、創(chuàng)建文本直方圖

除了重復輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。

它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效

果。

比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E歹U”作為直方圖中“預算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G歹U”

則作為直方圖中"超預算''的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表

現(xiàn)出來。具體步驟如下：

在E3單元格中寫入公式“=IF(D3O,REPT("n",-R0UND(D3*100,0)),"")"，然后選中它并拖動“填充柄”，

使E列中所有行都能一一對應D列中的結(jié)果；接著在G3單元格中寫入公式

“=IF(D3>0,REPT("n",ROUND(D3*100,0)),"")"，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表

功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。

二十四、計算單元格中的總字數(shù)

有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單元格中的總字數(shù)。要解決這個相關(guān)

問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單

元格中輸入有“howmanywords?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙：

ll=IF(LEN(Al)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A11)”

該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空

格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1,就得出單元格中字

符的數(shù)量了。

二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換

這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”

菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，

“確定”后Excel2002就會自行安裝了。

完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換

的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標區(qū)域”，

然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽

表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后

的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。

二十六、給表格做個超級搜索引擎

我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有合適的內(nèi)容（包括

靜態(tài)文本）都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內(nèi)。我們可以利用“函數(shù)查詢”，對目標數(shù)據(jù)進行精確定位，就像網(wǎng)頁中

的搜索引擎一樣。

比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8到A13的單元格

中我們則建立了一個“函數(shù)查詢”區(qū)域。我們的設(shè)想是，當我們在“輸入學生姓名''右邊的單元格，也就是C8

格中輸入任何一個同學的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現(xiàn)的方式方

法如下：

將光標定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之"函數(shù)”選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP”

函數(shù)，點“確定在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中我們設(shè)置“Lookup_value”（指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的

值）為“C8”（即搜索我們在C8單元格中填入的人名）；“Table_array”（指數(shù)據(jù)搜索的范圍）為“A2：B6”（即在所有

學生的“語文”成績中搜索）；“Col_vindex_nunT（指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號）為“2”（即數(shù)值在第2列）;

“Range_lookup”（指是否需要精確匹配）為“FALSE”（表明不是。如果是，就為“TURE”）。設(shè)定完畢按“確定”。

此時回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUP（C8,A2：B6,2,

FALSE）”。復制該命令行，在CO、C11、C12、C13單元格中分別輸入:“=VLOOKUP（C8,A2：C6,3,FALSER；

“=VLOOKUP（C8,A2：D6,4,FALSE）"；“=VLOOKUP（C8,A2：E6,5,FALSE）"；"=VLOOKUP（C8,A2：F6,

6,FALSE）”（其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述）。

接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP”函數(shù)的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個學生名，比如“趙耀”，

回車之下我們會發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學成績了。

二十七、Excel工作表大綱的建立

和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將關(guān)鍵條目顯示在同

一屏上的相關(guān)問題。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先

用鼠標選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點擊“數(shù)據(jù)”菜單的"分類匯總”選項。并在彈出菜單的“選定匯總項"區(qū)域選擇你要

匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當然，如果你還想查看明細的話，

單擊表格左側(cè)的“+”按鈕即可。

二十八、插入“圖示”

盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī)的圖表表示方

式方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的

“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對于說明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示

數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”；而要表達資金的流通過程則可以選擇“循環(huán)圖”；當然，要說明各種

數(shù)據(jù)的交*重疊性可以選擇“維恩圖你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，

調(diào)出“圖示”工具欄。隨心所欲地設(shè)置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個圓環(huán)。

二十九、熟悉Excel的“從文本到語音”

這是Excel2002中的一個搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡管

目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機器朗讀，但微軟的Office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是

其它同類軟件不可比擬的。

按照Office的默認安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認安裝了“從文本到語音”

的選項后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”本次項目了。如圖21所示，打開一個表格，隨便選

擇其中的合適的內(nèi)容，然后單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時一個帶有磁性的聲音

就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當碰到標點符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接

著朗讀，這一點和其他軟件完全不同，筆者認為這樣的處理更加自然。

還有一點需要說明的是，如果你想調(diào)整Excel2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語音”

圖標，然后在“文字到語音”卡片上調(diào)整即可

三十、Excel中“攝影”功能的妙用

這個功能比較另類，似乎和計算、統(tǒng)計、排序等等“正統(tǒng)”功能格格不入，因為它的作用竟然是——“抓

屏”!而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允許讓你通過鼠標進行選擇，“指哪抓哪

要找到這個功能還不太容易，我們點擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項。在“命令”卡片的“類別”中點

“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一部

分“照相”，只須先選擇它們（圖23）,然后按下“攝影”按鈕，這時該選定區(qū)域就被“拍”了下來。然后將鼠標移

動到需要顯示“照片”的地方（當然，也可以是另一張表格），再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”

就立即粘貼過來了。當然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來

對待了，我們可隨意將它進行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。

不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數(shù)據(jù)看

看——刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了！

三十一、在多張表格間實現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用

也許我們會奇怪，為什么每次打開Excel,軟件總是打開了一個由3張空白表格組成的文件組呢?如果

你是專業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算本次項目的名目繁多、數(shù)

據(jù)信息的頭緒復雜，單*一張表格往往解決不了所有的相關(guān)問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動才是以

一當十的制勝法寶。

比如我們首先制作“Sheetl”為“一班學生成績表”,“Sheet2”為“二班學生成績表”，然后來到“Sheet3”,想進

行”一班,，和“二班,，各科成績的比較以及“年級平均分,，的計算。此時我們就可以將光標定位到目標位置，選擇

好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel彈出的函數(shù)對話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點擊一下其他表格中想引用

的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“x班學生成績表!xx單元格”的字樣了。此

后，不管我們在源單元格中進行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標位置都會適時進行重新計算。

三十二、“馴服”Excel2002的剪貼板窗口

Excel2002極大地改進了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個本次項目（而Excel

2000只能容納12個）。而且，這個剪貼板可以在任何Office應用程序之間來回拷貝，所以對于經(jīng)常需要拷

貝和粘貼的用戶來說，確實更加方便。但每次當你連續(xù)使用兩次“復制”或"剪切”命令時，剪貼板就會彈出

來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方式方法非常簡單。

筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點擊剪貼板菜單底部的“選項”，清除“自

動顯示Office剪貼板”復選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標出現(xiàn)在相關(guān)系統(tǒng)任