檔案管理制度范例樣本

檔案管理制度

立卷歸檔制度一、歸檔范圍：通常本校在各項工作活動中直接形成、已經辦理完成、含有查考保留價值多種文字、圖紙、表格、聲像等不一樣形式和載體文件材料，均應依法歸檔，任何人不得以任何借口拒絕歸檔。二、歸檔時間1、文書檔案：本年度各部門形成多種不一樣形式和載體文件材料，在第二年一月底前由檔案室管理人員統(tǒng)一組織部署立卷工作，各部門兼職人員負責本部門文件材料立卷工作，按要求要求完成立卷任務，經本部門責任人審定后，每十二個月三月份移交檔案室集中統(tǒng)一保管。2、業(yè)務考績檔案：職稱評定后，按申報類、考評類、結果類立即整理歸檔。3、會計檔案由財務部門年底立卷，保留十二個月后，移交綜合檔案室保管。4、設備檔案：按同一設備儀器名稱，含設備購置、協(xié)議、說明書、安裝、調試、驗收統(tǒng)計等文字材料，指定責任人員，搜集整理。設備投入使用后立即移交檔案室保管。5、聲像檔案在每項工作活動完成后隨時整理歸檔。6、實物檔案：學校所獲榮譽獎品、銅牌等按時間次序隨時編號歸檔。三、歸檔要求1、應歸檔文件材料要搜集齊全、完整、查對正確，根據文件材料形成規(guī)律及其內在聯絡，進行分類、立卷，使案卷能正確反應出本校工作活動真實情況，便于保管和利用。2、歸檔文件材料通常一式一份。關鍵或利用頻繁，可酌情增加歸檔份數。3、凡歸檔文件材料，其制作材料必需利于長久保留，同時要確保圖樣清楚，字跡工整耐久，簽署完備。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙制作文件。4、案卷封面各個項目應填寫清楚、正確；卷內文件材料按要求次序排列、編號，并填寫“卷內文件目錄”和“備考表”。5、歸檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列，根據不一樣門類、載體和不一樣保管期限分別進行編號，并編制案卷目錄，填寫案卷目錄號。6、歸檔手續(xù)，各部門將文件材料和案卷向檔案室移交時，應編制“移交清單”一式二份，經交接雙方查對簽字后，各留一份，以備考查。

檔案保管制度一、庫房是本單位檔案集中存放機要重地，必需加強管理，非檔案人員一律不得隨意進入庫房。二、庫房內應排列有序，根據保管期限或類別，項目和項目內保管單位次序，依次從左到右，從上到下排列，便于管理和查找。三、檔案庫房必需采取防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等方法，確保檔案完整、安全。四、做好庫房溫濕度統(tǒng)計，采取有效方法控制庫房溫濕度。五、嚴格控制和保管庫房、箱柜鑰匙，不得隨意轉借她人。六、庫房內嚴禁煙火，不得存放有腐蝕性、易燃易爆等其它一切和檔案無關物品，定時打掃衛(wèi)生、保持庫房整齊、清潔。七、常常地對庫房各項安全方法進行檢驗，并作好統(tǒng)計，發(fā)覺隱患立即采取方法。八、要定時進行庫藏檔案清理查對工作，做到帳、物相符。對破損或載體變質檔案，要立即修補和復制，庫藏檔案因移交或銷毀時，應注冊登記，保留依據。

檔案借閱保密制度一、檔案工作人員應認真學習《保密法》，自覺遵守保密紀律，果斷維護黨、國家安全。二、檔案工作人員忠于職守，不得利用工作之便私自將有秘級檔案帶出檔案室，不得摘錄、復制或和無關人員談論機密檔案。三、檔案人員應按保密要求、保密范圍提供檔案，不得隨意擴大保密范圍、降低級案密級。四、對有密級檔案應注上密級標識、關鍵保管。依據單位發(fā)展、改變情況，不停調整檔案保密范圍、密級程度。五、利用者查閱保密檔案，必需經領導同意，在閱檔室閱讀，確因工作需要帶出、摘錄或復制，須經領導同意。六、常常檢驗檔案庫房，嚴格控制和管理檔案箱柜鑰匙，關鍵機密檔案由專員專柜保管，確保檔案安全。七、凡對保守黨和國家機密做出重大貢獻人員，應給予表彰和獎勵；對泄露機密造成損失者，視情節(jié)輕重給予批評和處罰。

檔案統(tǒng)計、判定、銷毀制度一、檔案人員必需對單位檔案和檔案工作發(fā)展情況進行調查研究、統(tǒng)計分析。二、檔案統(tǒng)計內容要健全，關鍵包含：檔案收進、移出、整理、判定、保管數量、利用情況登記、檔案組成、機構、人員、設施、庫房管理等情況統(tǒng)計。三、檔案統(tǒng)計要正確、立即、科學。如實反應單位檔案形成、管理、利用等方面情況，按時上報多種統(tǒng)計報表，不得虛報和偽造。四、建立檔案和檔案工作統(tǒng)計臺帳，常常核實內容、數量、做到帳物相符。五、依據上級檔案部門相關檔案管理相關要求，結合本單位對檔案利用實際需求，正確判別和判定檔案價值。六、建立“檔案判定小組”，定時或不定時地對檔案進行判定，確定不一樣保管期限，剔除不再有保留價值檔案，做好銷毀工作。七、判定人員應本著辨證唯物主義和歷史唯物主義見解采取逐件逐張審查方法，不能只看文件標題和案卷目錄來判定。八、經判定需要銷毀檔案應編制“銷毀清單”，寫出判定匯報、由判定人簽字，經相關領導審批后，方可銷毀。九、檔案銷毀由檔案部門負責，會同保衛(wèi)部門指派二人以上負責監(jiān)銷。

檔案利用制度一、檔案人員熟悉室藏檔案內容，了解本單位各部門對檔案需要，主動主動為本單位各項工作提供服務。二、檔案室應依據需要編制必需檔案檢驗工具和編輯專題匯編資料，主動主動地開展檔案利用工作。三、本單位人員需要利用檔案時，應辦理借閱登記手續(xù)。利用完成后，填寫檔案利用效果，立即、真實地反饋檔案利用情況。四、凡外單位人員需要查閱本單位檔案時，應持單位介紹信，經相關領導簽字同意后，方可辦理查閱手續(xù)。未經檔案部門同意，不得將檔案復制或帶出檔案室。五、檔案利用者在查閱檔案時，嚴禁品茗、抽煙，必需珍惜檔案。不得任意拆卷、涂改剪切檔案，如有發(fā)覺，依法追究責任，并給予嚴厲處理。

檔案人員崗位責任制一、認真落實實施黨和國家相關檔案工作方針、政策和檔案主管部門各項要求、措施，結合本單位實際情況，制訂檔案工作計劃和管理制度。二、集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案，根據檔案業(yè)務建設規(guī)范要求，做好檔案搜集、整理、歸檔等工作。三、負責指導、檢驗、督促兼職檔案人員做好本部門檔案形成、積累、歸檔工作，確保檔案完整、正確。四、加強檔案庫房管理，做好溫濕度統(tǒng)計，定時檢驗檔案保管情況，發(fā)覺問題立即向相關領導匯報，主動采取方法，保護檔案安全。五、主動開發(fā)利用檔案信息資源，編制多個檢索工具和專題資料，主動利用檔案幫助領導和相關部門處理實際問題，熱心為利用者提供服務。六、根據“檔案保管期限”和“檔案判定、銷毀制度”，定時做好檔案保管判定、銷毀工作。七、做好檔案統(tǒng)計工作，立即、正確地上報各類檔案統(tǒng)計表，對本單位檔案和檔案管理情況做到心中有數。八、檔案人員要忠于職守，自覺遵守檔案制度，保守機密，認真做好檔案管理工作。

行政人秘檔案建設網絡說明依據學校常規(guī)管理基礎要求，學校行政和人秘工作應圍繞下面六個方面，整理好檔案資料：（一）行政會議統(tǒng)計：行政會議、行政學習通常每半月舉行一次，特殊情況能夠臨時召開。行政會議、行政學習全部應統(tǒng)計，尤其討論學校重大問題，要有具體統(tǒng)計。（二）文書檔案：1、上級正式來文。2、上級對本校多種批復、獎懲。3、相關協(xié)議、協(xié)議。4、學校年鑒。（三）人事檔案：1、人事年報。2、工資檔案。3、職改資料。4、老師獎懲資料。5、崗位責任制考評資料。（