財務共享模式下企業(yè)內部風險控制研究

摘要：內部控制以及財務管理對企業(yè)的運營起著極其重要的作用，只有結合時代發(fā)展的需求，積極運用信息技術，建立更加完善的財務共享服務中心，才能滿足當前企業(yè)的發(fā)展需要。本文從控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監(jiān)督等方面分析企業(yè)內部控制存在的問題，并有針對性地提出優(yōu)化措施。關鍵詞：財務共享；內部控制；問題；優(yōu)化對策一、引言隨著企業(yè)競爭日益激烈，為了把控風險、降低企業(yè)成本、提高工作效率，越來越多的企業(yè)開始啟動用財務共享服務中心來協(xié)助財務人員和管理人員完成大量的財務管理工作。一方面，構建財務共享服務中心可以減少企業(yè)在人力成本方面的支出，使企業(yè)用于財務管理方面的費用減少；另一方面，可以大幅提高信息報送速度，合理把控風險。F企業(yè)成立于1996年，由央企控股，目前已發(fā)展為涵蓋酒店、能源、地產的大型集團，部分企業(yè)已上市。因疫情影響，F(xiàn)企業(yè)近年來收入大幅收窄。以收入與利潤情況為例，F(xiàn)企業(yè)2019—2021年全年營業(yè)收入持續(xù)下降，2021年同比下降26.21%，2021年凈利潤-6.53億元，同比下降219.38%，改革迫在眉睫?；诖?，文章對財務共享模式下F企業(yè)的內部控制問題進行分析，并就其改革優(yōu)化對策展開了探討。二、財務共享模式下內部控制問題分析1.控制環(huán)境存在的問題（1）財務部門與業(yè)務部門相分離F企業(yè)的財務共享服務中心設立在企業(yè)總部，而F企業(yè)的許多子公司都在外地，這使其業(yè)務部門與財務部門天然形成了隔絕。同時，財務共享服務中心的工作人員需從事大量重復、機械的工作，處于一個相對封閉的空間，跟其他部門的接觸較少，遠離實際業(yè)務，對實際業(yè)務也缺乏一定的了解，難以真實、合理地了解業(yè)務發(fā)生的背景，直接導致在實際核算中出現(xiàn)錯漏的情況。（2）人員問題F企業(yè)建立財務共享服務中心后，目前只有37人，組織情況如表1所示，F(xiàn)企業(yè)存在許多人員問題。一方面，前期抽調的財務人員從事重復、繁雜的工作，導致技能減退、喪失競爭力；另一方面，從事同一類工作的員工薪酬水平差距較大，未根據審批流程的完成情況實行計件工作，導致部分員工工作懈怠，影響工作質量和會計信息的準確性。2.風險評估存在的問題對于一個企業(yè)來說，財務共享服務平臺的建立是為了防控風險，加強資金管理，更加應該在審計部門的指導配合下對各類業(yè)務的風險管控情況和資金安全進行定期、不定期的檢查和管理。然而，F(xiàn)企業(yè)審計法務部門還沒有充分發(fā)揮其內部風險管理的職能，未針對財務共享服務中心的設立制定一套切實有效的風險評估辦法。目前仍執(zhí)行原有的傳統(tǒng)資金運營管理、資金集中管理、融資管理、固定資產及無形資產的內部控制管理和評估，若財務共享服務中心發(fā)現(xiàn)了相關風險，會出現(xiàn)風險無法合理把控、風險應對不及時等情況。3.控制活動存在的問題（1）流程不完善，未形成閉環(huán)對于一個完整的財務共享流程來說，不僅應該包括收入、費用的核算，更應該包括預算系統(tǒng)、自動資金支付系統(tǒng)、稅務核算系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)，會計核算的流程應該包括憑證歸檔，才能形成閉環(huán)。而F企業(yè)在目前的財務共享服務中心建設過程中，僅從最容易的收入費用入手，未完善預算管理系統(tǒng)、資金系統(tǒng)及電子檔案系統(tǒng)。F企業(yè)資金系統(tǒng)上線但未投入使用，僅由財務共享服務中心資金組手動制單，領導手動復核。資金組工作壓力大，易出錯，影響工作效率。完善預算管理系統(tǒng)可實現(xiàn)降本增效、利潤預測，規(guī)避費用不合理、不合規(guī)的風險。財務共享服務中心未統(tǒng)一收集和歸檔原始單據，業(yè)務財務需每月打印審核流程、憑證、電子回單進行匹配及紙質歸檔，規(guī)避了檔案保管的責任，造成業(yè)務財務工作壓力增大，不便于后續(xù)審計、憑證歸檔等工作。（2）報銷流程冗長、手續(xù)煩瑣對于任何公司來說，效率永遠是第一位的。然而，F(xiàn)企業(yè)的報銷流程設計由于嚴格的管控要求和會計規(guī)范制度要求，流程復雜，表單填寫較為煩瑣。以常用的費用報銷流程為例，從報銷人提單到最終付款需要經過業(yè)務部門領導、業(yè)財會計、業(yè)財領導、財務總監(jiān)、公司領導、復審共享會計、出納、資金復核等審批流程，只要其中有一個環(huán)節(jié)耽誤了時間，整個流程的付款時間就會被延長。4.信息與溝通存在的問題F企業(yè)同級部門之間沒有正式的報告途徑，在沒有協(xié)調機制的情況下，F(xiàn)企業(yè)無法保證一個部門會將所需信息傳達給另一個部門。例如，F(xiàn)企業(yè)的財務部門要求人力資源部門提供全年的人員分類數(shù)據，以對預算分析報告中的人力資源數(shù)據進行分析，但人力資源部門不愿提供數(shù)據，聲稱工作太忙，這就導致整體執(zhí)行效率低下，而且無法進行有效的部門或業(yè)務崗位專項評估。5.內部監(jiān)督存在的問題（1）缺少完善的內控監(jiān)督制度由于F企業(yè)的財務共享服務中心剛建成不久，再加上財務共享服務中心目前沒有從事過審計專業(yè)的員工，未成立相應的審計小組，目前內部控制工作由集團總部的審計法務部完成。對于集團總部的審計法務部來說，財務共享模式也是一種全新的業(yè)態(tài)，暫時只能照搬原有的內控管理制度對財務共享服務中心進行監(jiān)督，但實際上很多內部控制點和測試、評價方法不適用于財務共享服務中心，難以實現(xiàn)對財務共享服務中心的有效監(jiān)督。（2）跨公司的內審實施困難F企業(yè)是央企的子公司，由于自身企業(yè)的特殊性質，除每年固定進行內部審計、內部控制評價以外，還會不定期地對其下屬子公司進行實地全面抽檢。在實施財務共享后，出具會計憑證和出納付款的環(huán)節(jié)在財務共享服務中心完成，而業(yè)務的實際發(fā)生地在下屬子公司。由于財務共享服務中心人員日常工作繁忙，發(fā)生問題時難以與審計人員進行有效溝通，在很大程度上影響了審計人員的工作效率和對核算的準確判斷。三、財務共享模式下內部控制問題的優(yōu)化對策1.控制環(huán)境的優(yōu)化（1）促進業(yè)財融合建立定期交流和培訓機制，讓新員工參加統(tǒng)一培訓，了解企業(yè)文化、歷史和財務規(guī)范，參與子公司財務部門工作，與業(yè)務部門員工建立良好聯(lián)系。對普通員工開展共享平臺操作和流程培訓。打破地點壁壘，鼓勵財務共享服務中心人員與業(yè)務部門員工開展財務知識分享等活動。業(yè)財融合使財務共享服務中心人員能對前端業(yè)務有充分的了解，也使業(yè)務人員能對共享模式提出具體的建議。對于財務共享服務中心人員來說，對業(yè)務了解得越深入，越能夠擴大自己的知識面，更能辨別財務數(shù)據的真實性、合理性和準確性，提高財務審核的質量和效率，加強內部控制管理。另外，子公司與財務共享服務中心之間良好的溝通能夠避免因不了解共享業(yè)務流程和規(guī)定要求而產生的互相推諉、互相指責等情況。（2）為員工提供晉升機制F企業(yè)財務共享服務中心應細分職責，明確各崗位晉升條件和標準，每年考核員工并形成競爭上崗機制，保持員工積極性。除重復工作外，鼓勵員工學習會計制度、稅務知識，提升知識面和崗位技能，加強對公司業(yè)務的參與感和使命感。除此之外，應根據崗位細分原則完善薪酬管理機制，除崗位工作工資外，應實施計件工資原則。根據審批流程的完成量、付款量與業(yè)務部門對共享服務中心工作的評價實施計件工作，在保證質量與數(shù)量的同時提高員工薪酬水平。這樣一來，財務服務共享中心員工有了工作的積極性，能更有質量地完成手頭工作，保證了會計信息的準確性。（3）權責劃分清晰在對F企業(yè)內部控制風險把控中，需要注意權責劃分，包括財務共享服務中心與業(yè)務財務、業(yè)務部門之間的責任劃分。目前F企業(yè)的財務核算業(yè)務基本由財務共享服務中心完成，但是紙質憑證未寄送到財務共享服務中心，大部分責任仍由業(yè)務財務承擔。理論上財務共享服務中心需同時保管電子和紙質檔案，但實際情況是財務共享服務中心拿走了權限，卻沒有承擔相應的責任。建議在風險評估中使用定性和定量分析來劃分責任權重，由財務共享服務中心統(tǒng)一管理原始單據和發(fā)票，業(yè)務財務每月末將已生成憑證的原始單據郵寄到財務共享服務中心，財務共享服務中心根據單據編號匹配后歸檔到檔案室。2.風險評估的優(yōu)化財務共享服務不同于傳統(tǒng)的財務管理，對公司的各個方面都產生了不同的影響，F(xiàn)企業(yè)審計法務部應該全面學習財務共享模式相關知識，在完整、深入地了解財務共享模式后，具體分析財務共享模式對F企業(yè)產生的影響，尤其是業(yè)務流程、資金集中等財務管理的變化帶來的影響。制定一套針對財務共享服務中心的切實有效的內部風險控制制度和風險評估辦法，尤其是加強對于業(yè)務流程、電子檔案、銀行賬戶管理、資金集中支付風險的管控和信息系統(tǒng)穩(wěn)定性風險、被篡改風險的管理辦法和應急措施。由于共享模式變化較多，F(xiàn)企業(yè)審計法務部應該結合實際工作，征求財務共享服務中心意見，不定期地對其制定的風險內控管理制度進行修訂和完善，并在整個過程中充分發(fā)揮風險控制管理的職能，實施全過程監(jiān)督及結果評價的管理方式，保證F企業(yè)會計報告的合規(guī)性，保證F企業(yè)的資金安全。3.控制活動的優(yōu)化（1）完善報賬流程，形成閉環(huán)首先應該結合F企業(yè)的實際情況，具體分析目前財務共享模式運行的情況，進行核心業(yè)務流程的優(yōu)化；其次要建立一套持續(xù)可優(yōu)化的評估流程體系。根據F企業(yè)的情況，運用PDCA循環(huán)法，用計劃、執(zhí)行、檢查、處理的方法對各類業(yè)務流程進行評估與優(yōu)化，在每次循環(huán)執(zhí)行中都會產生新的目標、新的標準和新的問題，在對這些問題不斷優(yōu)化的過程中，流程體系也能夠得到不斷的完善和提升。要對財務共享系統(tǒng)整體流程進行優(yōu)化，流程不全的盡快上線新流程，讓整個流程形成完整的閉環(huán)，完善預算管理系統(tǒng)、資金系統(tǒng)及電子檔案系統(tǒng)。在預算系統(tǒng)方面，首先根據PDCA循環(huán)法制定針對每個部門費用控制的預算金額，做好事前預算控制；其次在報賬流程中，對預計大額支付的費用進行歸納分析，靈活調整額度，做好事中控制；最后要做好事后控制，將年度數(shù)據進行整理分析，預防下一年度出現(xiàn)同樣的問題。資金系統(tǒng)自動支付功能和電子檔案系統(tǒng)的上線不僅可以提高整個財務共享服務中心和業(yè)務人員的工作效率，還方便了財務共享服務中心對整個流程的檢查和歸檔。（2）審核流程標準化根據2021年12月對F企業(yè)的調查結果，審核被退單的有470多筆，具體退回原因如圖1所示。圖1F企業(yè)審核流程退回原因分析鑒于以上被退回原因，筆者針對F企業(yè)財務共享模式下的審核流程優(yōu)化提出了相應的解決方案。應加強對員工的財務共享知識培訓，包括對所有員工的定期與不定期培訓，并對培訓結果進行考核，組織案例實操演練，將考核成績和由于自身原因導致的流程被退回等納入績效考核范圍，解決原始憑證不規(guī)范、流程誤退、費用歸屬不正確和金額錯誤等問題。共享表單填寫、原始憑證規(guī)范等應附有操作指引，可以在提單時快速進行流程分類。出具具體詳細的操作指引手冊和操作小視頻給到員工，從而加快員工提單的效率和質量。每月對供應商信息進行維護，根據供應商的統(tǒng)一社會信用代碼和工商局網站的標準名稱規(guī)范供應商信息，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤要及時進行改正調整。同時，要將變更和新增的供應商信息分享至共享平臺，供員工及時查看篩選。4.信息與溝通的優(yōu)化（1）企業(yè)層面F企業(yè)有必要從橫向溝通、縱向溝通等多個維度制定信息質量標準，同時確定具體的信息交流程序和溝通保障機制，以提高內部信息交流的有效性。①要求信息及時：確定信息與溝通的時間、周期或頻率等；②要求信息準確性：確定信息數(shù)據計算的口徑、信息與溝通的事實依據和緣由等；③要求信息完整性：確定信息應包含的時間、事項、目的等。（2）執(zhí)行層面在信息與溝通過程中，對于F企業(yè)內部信息輸出方而言，必須明確信息的收集、審批、報告、抄送等程序，以及根據信息需求進行信息澄清的程序；對于F企業(yè)內部信息接收方而言，必須明確信息需求報告、信息接收和請求信息澄清的程序；從F企業(yè)內部第三方角度來看，必須對信息與溝通的績效進行協(xié)調、審查和評估。5.內部監(jiān)督的優(yōu)化（1）完善內部審計流程目前F企業(yè)雖然實施了財務共享模式，但是內部審計控制仍然停留在傳統(tǒng)財務審計的模式上，并不能滿足現(xiàn)在的內部監(jiān)督需求。除上文提到的需要建立健全內部控制制度及評價手冊外，還應縮短內部審計周期，對財務共享服務中心實施實時的內部監(jiān)督。對于發(fā)現(xiàn)的各類問題，在與被審計對象多次溝通后，了解問題的要求和本質，積極調整內部控制制度與評價手冊，同時監(jiān)督其進行整改。除監(jiān)督外，應建立健全懲罰機制和自上而下的問責制度，對于典型、重大的問題要進行通報和處罰，加大懲罰力度。（2）管控指標與績效考核根據前文對F企業(yè)審核流程被退回情況的統(tǒng)計和財務共享模式下會計規(guī)范的要求，建議在風險評價、內部監(jiān)督的體系之上加入對管控效果的考核，并使管控效果與員工績效掛鉤。管控目標除會計規(guī)范和公司管控要求之外，還應加入對個人的工作評價，如對客戶滿意程度、問題處理情況、溝通服務態(tài)度等的評價。四、結語在對