工作日程安排（秘書業(yè)務(wù)培訓(xùn)課件）

——工作日程安排工作日程安排(一)日程安排的內(nèi)容(二)日程安排的原則√(三)日程安排的注意事項(xiàng)日程安排的原則工作日程安排統(tǒng)籌兼顧及時(shí)處理變更安排工作日程要從全局出發(fā)統(tǒng)一籌劃，兼顧實(shí)際情況。突出重點(diǎn)在安排工作日程時(shí)，應(yīng)注意把各項(xiàng)事務(wù)理順、排序，分清輕重緩急和先后次序。安排規(guī)范秘書要根據(jù)組織領(lǐng)導(dǎo)的分工，明確活動(dòng)安排，避免出現(xiàn)隨意性，注意實(shí)效，克服形式主義。追求效率秘書在安排領(lǐng)導(dǎo)日程的時(shí)候，要注意使整個(gè)日程有助于提高組織工作效率。在安排領(lǐng)導(dǎo)的日程時(shí)要征得領(lǐng)導(dǎo)本人的同意。日程安排的原則1.安排規(guī)范秘書要根據(jù)組織領(lǐng)導(dǎo)的分工，明確哪一類組織活動(dòng)應(yīng)由誰參加，避免出現(xiàn)隨意性，注意實(shí)效，克服形式主義。二、日程安排原則日程安排的原則2.統(tǒng)籌兼顧秘書應(yīng)充分了解領(lǐng)導(dǎo)的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、工作規(guī)律、作息習(xí)慣等，安排工作日程要從全局出發(fā)統(tǒng)一籌劃，兼顧實(shí)際情況，注意各項(xiàng)工作之間的聯(lián)系，使各環(huán)節(jié)銜接順暢，提高效率。二、日程安排原則日程安排的原則3.突出重點(diǎn)秘書在安排工作日程時(shí)，應(yīng)注意把各項(xiàng)事務(wù)理順、排序，分清輕重緩急和先后次序，酌情安排處理。二、日程安排原則日程安排的原則ABCD法則1.給浙江耀興房地產(chǎn)公司打電話，與對(duì)方確定下周四雙方領(lǐng)導(dǎo)會(huì)面的事宜。2.復(fù)印下午部門經(jīng)理會(huì)議所有討論的報(bào)告及會(huì)議日程表，每人一份（8人，每份10頁）。3.向人力資源部提交報(bào)告，申請(qǐng)今年的休假日。4.復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對(duì)方。5.拆分、分類和分發(fā)今天收到的郵件。6.布置下午要使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡。7.為上司預(yù)定周末去天津的火車票（從寧波出發(fā)）。8.將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印一份備份，原件放置文件傳閱夾中給部門同事傳閱。日程安排的原則4.追求效率秘書在安排領(lǐng)導(dǎo)日程的時(shí)候，要注意使整個(gè)日程有助于提高組織工作效率，設(shè)計(jì)的工作日程要清楚。日程安排的原則5.及時(shí)處理變更秘書要根據(jù)情況變化結(jié)合實(shí)際隨機(jī)應(yīng)變，并采取相應(yīng)的措施。日程安排的原則——工作日程安排目錄一工作日程安排二工作日程安排表制作工作日程安排(一)日程安排的內(nèi)容√(二)日程安排的原則(三)日程安排的注意事項(xiàng)日程安排的內(nèi)容工作日程安排日程安排是領(lǐng)導(dǎo)或組織每月、每周、每天的主要活動(dòng)納入計(jì)劃，日常工作安排一般涉及內(nèi)容包括：各種接待、約見；商務(wù)旅行活動(dòng)；參加各類會(huì)議；到車間進(jìn)行實(shí)地檢查或指導(dǎo)；組織的各類重大活動(dòng)；領(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)等。日程安排的內(nèi)容日程安排的具體內(nèi)容包括以下七類：參加各種會(huì)議指導(dǎo)檢查工作參觀訪問報(bào)告演講商務(wù)旅行活動(dòng)接待約見洽談?lì)I(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)參加慶典宴請(qǐng)日程安排的內(nèi)容日程安排的具體內(nèi)容包括以下七類：參加各種會(huì)議指導(dǎo)檢查工作參觀訪問報(bào)告演講商務(wù)旅行活動(dòng)接待約見洽談?lì)I(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)參加慶典宴請(qǐng)日程安排的內(nèi)容日程安排的具體內(nèi)容包括以下七類：參加各種會(huì)議指導(dǎo)檢查工作參觀訪問報(bào)告演講商務(wù)旅行活動(dòng)接待約見洽談?lì)I(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)參加慶典宴請(qǐng)日程安排的內(nèi)容日程安排的具體內(nèi)容包括以下七類：參加各種會(huì)議指導(dǎo)檢查工作參觀訪問報(bào)告演講商務(wù)旅行活動(dòng)接待約見洽談?lì)I(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)參加慶典宴請(qǐng)日程安排的內(nèi)容日程安排的具體內(nèi)容包括以下七類：一、日程安排內(nèi)容參加各種會(huì)議指導(dǎo)檢查工作參觀訪問報(bào)告演講商務(wù)旅行活動(dòng)接待約見洽談?lì)I(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)參加慶典宴請(qǐng)日程安排的內(nèi)容日程安排的具體內(nèi)容包括以下七類：參加各種會(huì)議指導(dǎo)檢查工作參觀訪問報(bào)告演講商務(wù)旅行活動(dòng)接待約見洽談?lì)I(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)參加慶典宴請(qǐng)日程安排的內(nèi)容日程安排的具體內(nèi)容包括以下七類：一、日程安排內(nèi)容參加各種會(huì)議指導(dǎo)檢查工作參觀訪問報(bào)告演講商務(wù)旅行活動(dòng)接待約見洽談?lì)I(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)參加慶典宴請(qǐng)日程安排的內(nèi)容日程安排的具體內(nèi)容包括以下七類：參加各種會(huì)議指導(dǎo)檢查工作參觀訪問報(bào)告演講商務(wù)旅行活動(dòng)接待約見洽談?lì)I(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)參加慶典宴請(qǐng)日程安排的內(nèi)容1.青島中寰房地產(chǎn)有限公司李總到公司考察（大約45分鐘）；2.召開公司中層會(huì)議（大約1小時(shí)）；3.與公司幾位副總召開碰頭會(huì)（大約20分鐘）；4.宴請(qǐng)青島中寰房地產(chǎn)有限公司李總；5.與公司項(xiàng)目經(jīng)理討論錢江新城新項(xiàng)目施工方案（大約30分鐘）；6.拜訪xx市建委領(lǐng)導(dǎo)；7.去杭州市第一人民醫(yī)院看望住院的叔叔；8.參加杭州智友工程造價(jià)咨詢有限公司的在香格里拉酒店舉行的晚宴；9.與公司會(huì)計(jì)師審議下半年的預(yù)算（大約30分鐘）；10.到公司位于留下鎮(zhèn)的新項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)視察，并與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人討論工作（約1小時(shí)）。日程安排的內(nèi)容——工作日程安排工作日程安排(一)日程安排的內(nèi)容(二)日程安排的原則(三)日程安排的注意事項(xiàng)√日程安排注意事項(xiàng)工作日程安排提前安排秘書應(yīng)把領(lǐng)導(dǎo)主要活動(dòng)納入計(jì)劃，提早做出安排，提早交由領(lǐng)導(dǎo)過目。注意特殊日子秘書應(yīng)把一些不適合安排工作的時(shí)間提前預(yù)留出來，確保工作日程能順利開展。留有余地秘書安排工作日程，在時(shí)間上不可太緊，一定要留有充分的余地。事先確認(rèn)秘書在安排領(lǐng)導(dǎo)的日程時(shí)，各項(xiàng)活動(dòng)都要事先征得領(lǐng)導(dǎo)本人的同意，不可按照自己的經(jīng)驗(yàn)擅自安排。日程安排注意事項(xiàng)1.提前安排秘書應(yīng)把主要活動(dòng)提早做出安排，提早交由領(lǐng)導(dǎo)過目，以防領(lǐng)導(dǎo)措手不及。日程安排注意事項(xiàng)2.注意特殊日子秘書應(yīng)把一些不適合安排工作的時(shí)間提前預(yù)留出來，確保工作日程能順利開展。日程安排注意事項(xiàng)3.留有余地秘書安排工作日程，在時(shí)間上不可太緊，一定要留有充分的余地。日程安排注意事項(xiàng)4.事先確認(rèn)秘書在安排領(lǐng)導(dǎo)的日程時(shí)，各項(xiàng)活動(dòng)都要事先征得領(lǐng)導(dǎo)本人的同意，不可按照自己的經(jīng)驗(yàn)擅自安排。日程安排注意事項(xiàng)——工作日程安排目錄一工作日程安排二

工作日程安排表制作√工作日程表制作(一)日程安排表的種類(二)日程安排表的形式日程安排表的形式工作日程安排表制作工作日程表的形式根據(jù)類型的不同，形式也有不一樣：年計(jì)劃表月計(jì)劃表日程表多人日程表周計(jì)劃表日程安排表的形式×年工作計(jì)劃表時(shí)間事

項(xiàng)備注1月10－12日召開股東大會(huì)25日公司董事會(huì)

2月5－8日接待瑞典客商

3月參加中國絲綢博覽會(huì)26日、27日，陸總出席青年企業(yè)家協(xié)會(huì)年會(huì)

4月3－10日董事長去德國考察

…………

12月年終總結(jié)表彰大會(huì)

工作日程表的形式根據(jù)類型的不同，形式也有不一樣：二、工作日程表的形式年計(jì)劃表月計(jì)劃表日程表多人日程表周計(jì)劃表日程安排表的形式X月計(jì)劃表日

期星

期事

項(xiàng)備

注1二8月份銷售情況匯報(bào)會(huì)

2三市領(lǐng)導(dǎo)來企業(yè)調(diào)研

3四

4五南港集團(tuán)公司30周年慶典

…………

30三接待《經(jīng)濟(jì)時(shí)報(bào)》記者來訪下午2點(diǎn)日程安排表的形式工作日程表的形式根據(jù)類型的不同，形式也有不一樣：二、工作日程表的形式年計(jì)劃表月計(jì)劃表日程表多人日程表周計(jì)劃表日程安排表的形式黃××總經(jīng)理7月5－9日工作計(jì)劃表時(shí)

間事

項(xiàng)地

點(diǎn)備

注星期一9：00－9：30經(jīng)理例會(huì)會(huì)議室

視察新廠區(qū)建設(shè)施工情況新廠區(qū)工地

18：00-19：30接待新加坡客商趙總一行星洲酒店6號(hào)包廂

星期二與趙總商談項(xiàng)目合作事宜會(huì)議室張總工陪同星期三9：00-14:00拜訪新亞公司

陳副總同行星期四

星期五接待招商銀行范經(jīng)理辦公室

工作日程表的形式根據(jù)類型的不同，形式也有不一樣：二、工作日程表的形式年計(jì)劃表月計(jì)劃表日程表多人日程表周計(jì)劃表日程安排表的形式黃××總經(jīng)理7月5日工作計(jì)劃表時(shí)

間事

項(xiàng)地

點(diǎn)備

注9：00－9：30經(jīng)理例會(huì)會(huì)議室

10：00－12：00視察新廠區(qū)建設(shè)施工情況新廠區(qū)工地吳副總出差15：00－15：30處理銷售部送來的文件辦公室

16：00－17：30接待新加坡客商趙總一行3人會(huì)議室

18：00－19：30宴請(qǐng)趙總星洲酒店6號(hào)包廂陳副總陪同日程安排表的形式工作日程表的形式根據(jù)類型的不同，形式也有不一樣：二、工作日程表的形式年計(jì)劃表月計(jì)劃表日程表多人日程表周計(jì)劃表日程安排表的形式××公司高管5月13日—5月17日作計(jì)劃表日

期時(shí)間事項(xiàng)人員地點(diǎn)備

注5月13日周一9：30－12：00接待A廠趙科長孫經(jīng)理孫經(jīng)理辦公室午餐2號(hào)包廂14：00—14：40經(jīng)理例會(huì)全體人員2號(hào)會(huì)議室

5月14日周二8：30—9：30加強(qiáng)考勤制度工作會(huì)議全體人員2號(hào)會(huì)議室

14：00—16：00拜訪××大學(xué)，洽談合作開發(fā)新產(chǎn)品事宜張總陳副總××大學(xué)劉秘書隨行5月15日周三9：30－12：00接待臺(tái)商徐岱先生張總孫經(jīng)理張總辦公室午餐2號(hào)包廂10：00—11：30接待能達(dá)公司鄭經(jīng)理鄧經(jīng)理鄧經(jīng)理辦公室午餐3號(hào)包廂5月16日周四上午體檢全體人員××醫(yī)院

8：30—10：00新員工培訓(xùn)工作會(huì)議高經(jīng)理鄧經(jīng)理2號(hào)會(huì)議室

5月17日周五9：00—10：00安全生產(chǎn)職工大會(huì)全體人員1號(hào)會(huì)議室高經(jīng)理出差——工作日程安排目錄一工作日程安排二

工作日程安排表制作√工作日程表制作(一)日程安排表的種類(二)日程安排表的形式日程安排表的種類工作日程安排表制作工作日程表包括五種類型：年計(jì)劃表月計(jì)劃表日程表多人日程表周計(jì)劃表日程安排表的種類1.年計(jì)劃表年計(jì)劃表是把一年中單位或領(lǐng)導(dǎo)的重要活動(dòng)、考察出訪、重大會(huì)議、公共關(guān)系活動(dòng)等用表格形式做出妥善的安排。日程安排表的種類2.月計(jì)劃表月計(jì)劃表即以天為單位，將每一個(gè)月的單位或領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容加以安排，是年計(jì)劃表的進(jìn)一步細(xì)化，每個(gè)月連續(xù)制訂。日程安排表的種類3.周計(jì)劃表周計(jì)劃表是在月計(jì)劃的基礎(chǔ)上制訂的，記錄領(lǐng)導(dǎo)一周之內(nèi)的具