檔案管理系統(tǒng)用戶操作手冊

用戶操作手冊系統(tǒng)應用價值產品的特點系統(tǒng)檔案庫結構系統(tǒng)根本操作1、系統(tǒng)應用價值購置檔案管理系統(tǒng)主要用來解決以下問題：檔案沒有管理，檔案散落在每個職工手里，沒有檔案管理部門，并且每年有200份以上的文件產生。有檔案管理部門，但沒有計算機管理，查詢利用還是手工操作。原始紙質檔案占用大量的空間。在現(xiàn)在大城市空間緊張，房價越來越高的今天，，如何節(jié)省檔案占用的空間？檔案的保管成為問題，南方太潮濕、北方枯燥都成為檔案管理的難題，如何能保證檔案信息不隨著時間的流逝而消失。有計算機管理檔案，但沒有實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，檔案信息被困在“信息孤島”中，無法得到有效利用。有了計算機管理檔案了，但系統(tǒng)維護非常困難，出現(xiàn)問題找開發(fā)廠商，幾個月也沒有回音。上了計算機系統(tǒng)，但查詢起來還是比擬慢，不能到達預期的目的。實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)了，但其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法與檔案管理互通。造成數(shù)據(jù)的重復錄入和查詢利用困難。檔案管理系統(tǒng)也聯(lián)網(wǎng)了，與其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)也可以互通了，但檔案的全面信息的保存沒有實現(xiàn)。如檔案的產生過程〔例如審批過程〕，并沒有記錄到檔案中，而這些對于檔案信息保持完整也是必須的。上面的問題都解決了，是不是就沒有問題了？也不一定！聯(lián)網(wǎng)了、數(shù)據(jù)互通了，只是解決了檔案的一般性管理。它并沒有解決檔案全部問題。如檔案的保密特性，每個重要的單位都有非常保密的檔案，和無法用價值衡量的珍貴檔案，這些是在當前市場競爭中非常重要的“軟實力”了。怎樣絕對的防止喪失和不能擴散，如果只是實現(xiàn)的一般意義上的權限管理及加密，顯然是不夠的。我們需要一個更加嚴密的監(jiān)控系統(tǒng)監(jiān)控整個單位的檔案發(fā)生及保管過程。舉一個例子：戰(zhàn)場上偵查敵情，過去有飛機已經不錯了，現(xiàn)在使用上了衛(wèi)星，敵人的一舉一動就一目了然，勝利就有了可靠的保證！結合檔案管理，每個職工手頭的檔案并沒有隨著一般的檔案管理系統(tǒng)的使用得到嚴密的控制，喪失、泄密時有發(fā)生，而且不被人發(fā)覺，造成的損失是巨大的，有時是不可彌補的。對于以上問題的解決，我們都有對應的軟件部件給予解決，并且量體裁衣，讓客戶明明白白的上系統(tǒng)，實實在在的解決問題。2、產品特點1.數(shù)據(jù)庫樹形結構技術:數(shù)據(jù)庫樹形結構技術是我們系統(tǒng)的獨有優(yōu)勢，針對某一具體檔案管理類型，樹形擴展深度沒有限制，提供了復雜文、檔資料的管理平臺。檔案管理中可能出現(xiàn)個性的地方均可靈活定制支持檔案管理類型深度擴充檔案管理中可能出現(xiàn)個性的地方均可靈活定制支持檔案管理類型深度擴充2.平臺化的檔案管理軟件：檔案類型、庫類型結構、錄入顯示字段、錄入界面、報表、網(wǎng)頁輸出字段、檔號生成規(guī)那么、字段值設置、檔案庫關聯(lián)都可以根據(jù)用戶實際情況自定義，以上所列最大程度上涵蓋了單位檔案管理中的個性化要求，都是無需二次開發(fā)。這在相當程度上表達了用戶檔案管理的靈活性。3.獨有的強大的報表輸出功能報表輸出是用戶使用最為頻繁的操作，所以需要對這個局部給予最充分的重視，對每個功能考慮周全。需要提供的功能如下：豎排：在打印檔案的脊背條中，漢字需要豎著排列。插入圖像：可以把檔案文件通過掃描或直接保存的圖像電子文件與條目信息打印在一起。這樣圖文并茂的打印很受用戶的歡送。上下腳標：在科技檔案中，需要打印出上下腳標的形式。行距列距調整：可以改變信息打印的行距和列距參數(shù)。超長處理：打印題名字段時，如果長度超出表格的范圍，系統(tǒng)自動判斷，然后把余下的內容打印在下面的表格，同時序號和其它字段內容作相應的調整。對齊方式：可以實現(xiàn)打印的上下對齊、左右對齊等。關聯(lián)打?。嚎梢源蛴￡P聯(lián)的數(shù)據(jù)，這樣在同一個打印中可以打印多個檔案庫內容。分組排序打?。嚎梢詫n案的記錄進行分組及排序操作，最后打印出符合的編目。插入表格、文字、線段：可以插入表格、文字、及線段，包括斜線，其中表格可以插入行列，并且不影響其它的行列內容。自動產生編目：可以根據(jù)用戶的選擇自動產生編目信息，并且產生的形式非常貼近檔案的格式，這樣以后只要稍微修改一下就可以使用，防止從頭做起。UNDO：功能當操作失誤時可以恢復之前的狀態(tài)?？截愓迟N：可以把做好的編目格式“拷貝粘貼”到其它編目中防止重復勞動。格式的轉出和引進：可以把做好的編目格式另存為一個文件，并且在需要的時候引進到系統(tǒng)中來。行高可變：每一行的數(shù)據(jù)可以根據(jù)需要自動改變高度，以適應數(shù)據(jù)的多寡。多頁格式定義：可以定義多頁打印格式，即使是再復雜的報表也可以輕松輸出。獨有的多種查詢功能全文檢索：可以在百萬條數(shù)據(jù)中幾秒中快速查找出需要的數(shù)據(jù)。直接查詢：直接輸入檢索詞進行查詢，快速方便。條碼查詢：可以根據(jù)檔案實體上的條碼，經過條碼掃描掃描直接查詢。組合查詢：包含復雜的邏輯關系查詢，例如并且、或者、不，這些組合的邏輯關系可以通過我們特殊排列的樹形結構，形象地表現(xiàn)出來，防止了由于復雜的邏輯關系造成的混亂，化繁為簡為用戶提供了方便。模糊查詢：這種查詢方式其實包含在所有查詢中，模糊查詢在我們的系統(tǒng)作為一個必備項，包含在所有查詢中。關鍵詞查詢：這個在我們的系統(tǒng)中對應的是全文檢索，只有輸入一個、或者幾個關鍵詞就可以查詢到所要的信息，如同互聯(lián)網(wǎng)查詢一樣。并且速度非?？?，同時對電子文件中數(shù)據(jù)一樣可以查詢到。多線程查詢，用戶在查詢的時候還可以做其他的事情，如瀏覽已經查詢到的信息等。對于網(wǎng)絡版本支持多用戶同時查詢，支持的數(shù)量只與硬件的配置有關，也就是硬件配置高，每個用戶訪問的速度就快。對于查詢要求苛刻的用戶，我們還以提供群集技術，對檔案數(shù)據(jù)采取多效勞器共同效勞的方法，分擔每個效勞器的任務，保證用戶的查詢要求。網(wǎng)格查詢，可以實現(xiàn)跨地區(qū)分布查詢，也就是檔案不需要集中管理，各自保存在各自的地點，包括數(shù)字化的后的檔案信息。系統(tǒng)可以在整個檔案“網(wǎng)格”中查詢，保證了檔案信息的查全率。這項技術在國內首創(chuàng)，到達國際的先進水平?？傊?，我們在檔案管理查詢領域具有豐富的經驗，具有多項領先的技術，可以做到超出您的想象!數(shù)據(jù)接口多：任何外部數(shù)據(jù)都可以引進到系統(tǒng)中來。包括舊的數(shù)據(jù)，如DBF文件數(shù)據(jù)。接口程序主要解決兩個問題：確保辦公自動化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)無縫轉入到檔案系統(tǒng)中來；系統(tǒng)中的原件在檔案系統(tǒng)中能夠正常瀏覽顯示。6.OCR智能識別系統(tǒng)紙質文件可以通過掃描儀直接進入計算機中，系統(tǒng)把掃描的數(shù)據(jù)經過OCR處理變成可查詢的文字信息。然后再采用全文檢索技術，對檔案信息進行全方位的查詢，我們采用雙層PFD技術，掃描的檔案原件和識別后的文字分別存放在PDF文件中的不同數(shù)據(jù)塊中，這樣既可以使用戶可以看到檔案原件的原貌，又可以查詢其中的文字，做到兩全其美，徹底解決了紙質檔案原件的管理問題。7、獨有的全文水?。翰扇《喾N文件瀏覽控件，可以隨時對電子文件增加水印，包括各種印章。屏幕水印防止非法拷屏和相機拍攝?？扇我庠O置打印水印，說明文件來源?？勺杂啥ㄖ茍D章，限制文件使用范圍，杜絕檔案利用風險。8.借閱審批流程化管理：系統(tǒng)實現(xiàn)在線的檔案借閱、傳閱、歸還、預歸檔、領導審批、打印等功能，使企事業(yè)單位或管理部門通過申請批準就能方便快捷查檔或獲取所需的各種檔案資料?！膊╆柂氂小常耗転g覽市面上通用的多種文件格式，不需要安裝特殊瀏覽程序，尤其適合貴公司工程圖紙文件的管理。10、強大的工程圖紙管理：支持大幅面圖紙的復原瀏覽利用，復原速度快；支持工程圖紙檔案標準中案卷號和順序號上下角標的打印方式；支持圖紙局部放大、縮小、切割打印，支持工程圖紙資料的快速檢索。11、數(shù)字化加工：數(shù)字化加工包括圖像掃描、支持任意類型的掃描儀，同時支持多頁掃描和高速掃描；掃描件整理；數(shù)據(jù)壓縮，支持JBIG和G4兩種壓縮算法；OCR識別，從掃描的文件中識別出相應的著錄信息；批量掛接，使文件名與條目的字段相關聯(lián)，自動掛接到當前條目下。不用另外購置圖紙掃描軟件，就可使用本系統(tǒng)把歷史的庫存檔案掃描成電子文件，存儲到數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，查詢利用。12、多媒體文件在線播放：集成的多媒體播放環(huán)境；支持流媒體在線播放；音頻、視頻數(shù)據(jù)快速查找。13、高效多樣的錄入方式：系統(tǒng)提供了強大豐富的輔助錄入方式，以提高數(shù)據(jù)錄入效率，如主題詞自動提取、復制修改錄入、編碼錄入、多點錄入、自動錄入等。同時系統(tǒng)還提供了數(shù)據(jù)約束機制，防止誤操作，保證數(shù)據(jù)錄入的完整性和平安性。14、平安可靠：網(wǎng)絡系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和應用軟件系統(tǒng)均有平安機制保障，系統(tǒng)提供電子認證機制和水印功能。通過認證可拒絕非法用戶進入系統(tǒng)和合法用戶的非授權操作，防止數(shù)據(jù)被竊取和篡改；基于角色的權限管理模式和使用權限高強度的加密算法處理，能有效防止誤刪除、誤修改、泄密，確保了檔案數(shù)據(jù)信息的平安性。15.分布式管理：通過中間件解決信息孤島問題。單位之間或單位之中檔案效勞器之間通過中間件連接在一起，組成網(wǎng)格檔案，網(wǎng)格中的檔案可以作為一個整體提供檔案的查詢。16、權限設置：提供了完備的用戶組織結構管理方式，對于小型單位可以按照用戶組的方式進行簡單權限設置，而對于大型單位可以按照組織機構方式進行復雜的權限設置，包括按照單位、職務、角色等進行設置。實現(xiàn)檔案庫中數(shù)據(jù)記錄、字段權限控制，實現(xiàn)一份檔案具有多篇檔案原文、電子文件的被使用權限細化工作。以使檔案在管理與利用的平安性得到較好保障。界面權限可以對系統(tǒng)的每個菜單項設置使用權限。檔案庫權限對每個檔案庫設置是否可以進行增、刪、改、查等操作。記錄權限對每個記錄設置是否可以進行增、刪、改、查等操作。字段權限對每個字段設置在增、刪、改、查操作時是否可見。頁權限對每一頁掃描原文或一個電子文件設置是否可以進行增、刪、改、查，烤屏等操作。綜上所述，我們產品的功能比擬豐富，充分考慮到用戶使用的具體情況，盡可能將利用端的程序零安裝化〔B/S〕，目前已經將網(wǎng)上借閱管理，檔案上傳、收集、歸檔管理，預歸檔、借閱審批流程，權限管理，全文檢索，多格式瀏覽器，檔案錄入、增刪改，OCR識別，掃描、打印、在線視頻等功能B/S化；充分減少用戶的日常工作量。此外，系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)備份、恢復、操作日志、網(wǎng)絡查詢日志、用戶權限按角色賦權、等嚴密的平安控制功能，確保用戶在訪問、操作、災難控制等方面有很好的保障。實現(xiàn)企業(yè)集中檔案知識管理、創(chuàng)新管理。3、系統(tǒng)檔案庫結構系統(tǒng)中預制了四個檔案庫，包括：文書檔案、科技檔案、會計檔案、特殊載體，如下列圖：我們根據(jù)不同檔案管理員分配了不同的權限，如分管會計檔案的只能操作“會計檔案”，但區(qū)域公司分管人員可以查看下屬礦井檔案資料。如“瑞泰煤業(yè)”科技檔案管理員操作界面：4、系統(tǒng)根本操作系統(tǒng)登陸：翻開IE流覽器，輸入登陸地址增加檔案增加數(shù)據(jù)功能主要完成對檔案數(shù)據(jù)的添加工作，實現(xiàn)檔案信息的遠程錄入。操作方法：1、進入系統(tǒng)主界面后，首先選擇要編輯的檔案分類庫，如下列圖選擇“分類檔案－正和檔案－科技檔案－底圖檔案”。2、在底圖檔案中點右鍵“增加數(shù)據(jù)”，參加新的記錄，將進入數(shù)據(jù)編輯界面。3、出現(xiàn)的如下列圖所示界面，點擊“參加新紀錄”進入數(shù)據(jù)錄入的界面。增加數(shù)據(jù)圖如上圖所示，按照所要填寫的根本信息進行登記，點擊“添加數(shù)據(jù)”，保存數(shù)據(jù)過程中，系統(tǒng)將自動進行信息正確性的驗證工作。如所添寫項的根本信息的格式不正確那么提示“數(shù)據(jù)未能保存”。注：檔案庫的建立和結構的設計是由應用軟件完成的工作這是使用的前提，這一局部會在設置結構有中介紹。用戶進入系統(tǒng)后有權限的用戶才能完成對應的數(shù)據(jù)增加工作，不具有添加數(shù)據(jù)權限的用戶系統(tǒng)將提示“沒有添加數(shù)據(jù)的權限”。4.2修改檔案系統(tǒng)的修改功能采用的是直觀的方法，當具有修改權限的用戶進入到修改窗口后，窗口中會顯示所有的記錄數(shù)據(jù)，在修改時只要直接進行就可以，在選擇記錄時可通過上下按鈕來進行，這種方法在使用中不是很常用，這時可通過“指定記錄范圍”來進行，在選中“指定范圍”系統(tǒng)會進入查詢狀態(tài)，用戶根據(jù)自己的需求查詢出要修改的數(shù)據(jù)，修改即可。如“正和檔案”方法：分類檔案－正和檔案－科技檔案－底圖檔案點右鍵“修改數(shù)據(jù)”，進到選擇修改分類庫的界面選擇所需的分類庫，輸入查詢條件，點擊查詢按鈕，進行查找需要修改的目錄如下列圖所示：選中需要修改的數(shù)據(jù)后點擊圖標即可進修改。(修改數(shù)據(jù))圖如上圖可對根本信息做修改工作，點擊右鍵“輸入文件”可實現(xiàn)對電子文件的添加工作。(添加附件)圖4.3刪除檔案系統(tǒng)的刪除界面是一種比擬直觀的界面，在數(shù)據(jù)刪除操作時，只要選中要刪除的數(shù)據(jù)再選擇刪除按鈕即可。操作方法：在分類檔案中選擇檔案庫點右鍵“刪除檔案”，進入到選擇刪除的目標分類庫，如“底圖檔案”右鍵“刪除數(shù)據(jù)”，進到數(shù)據(jù)查詢界面。3、在出現(xiàn)的“數(shù)據(jù)查詢”界面中，輸入要刪除數(shù)據(jù)相應的“查詢值”，系統(tǒng)會根據(jù)用戶選擇的刪除條件列出相關的數(shù)據(jù)信息，默認不輸入查詢條件為查詢該檔案庫全部內容。刪除數(shù)據(jù)查詢圖4系統(tǒng)進入查詢數(shù)據(jù)結果界面，在此界面中用戶可以選擇，要刪除的數(shù)據(jù)。可以通過選擇數(shù)據(jù)，如果被選中說明反映在用戶面前的當前數(shù)據(jù)被選擇在刪除范圍中，如未被選中說明該條信息不在刪除范圍中。對將要進行刪除的數(shù)據(jù)做選擇后，點擊右鍵中的“刪除選擇的記錄”即可完成選定數(shù)據(jù)的刪除工作。注：刪除數(shù)據(jù)時要謹慎操作。防止數(shù)據(jù)的誤刪。檔案查詢檔案管理〔B/S〕系統(tǒng)具有強大的數(shù)據(jù)檢索功能，做到檔案信息的遠程查詢，具有無距離限制的特點，可以做到跨省、跨地區(qū)，實現(xiàn)真正意義上的檔案信息查詢的網(wǎng)絡化查詢。在檔案信息的查全率、查準率上系統(tǒng)有較高保障。為滿足不同用戶查詢方式的要求，系統(tǒng)提供全文檢索、普通查詢、條碼查詢方式。綜合查詢可對選定的檔案庫中的某個指定字段進行檢索值的查詢工作，例如查詢文書檔案中保管期限為臨時的歸檔文件目錄的所有檔案信息。普通查詢同時支持多個條件限制的邏輯關系較強的表達式的信息的查詢工作。普通查詢中所支持的查詢表達式的結構模式為：查詢表達式=被檢索字段+查詢運算關系式+檢索值被檢索字段——字段列表：列出當前檔案庫中所有根本登記項字段。根本登記項字段列表與檔案庫結構定制同步，即檔案庫中根本結構如發(fā)生變化，它也隨之改變，時時反映檔案庫中的最新結構。查詢運算關系式：系統(tǒng)具有如下查詢運算關系式：大于、小于、包含、大于等于、小于等于、模式匹配。檢索值： 所要檢索的關鍵字。查詢實例：如上圖為一查詢實例，系統(tǒng)中普通查詢能實現(xiàn)對查詢表達式的邏輯關系組合。所提供的組合為“并且”與“或者”兩種邏輯關系。如上圖形成有2個條件表達式：ItemOne=順序號包含39ItemTwo=題名包含調入點擊“確認”顯示查詢結果頁面，如下列圖所示(查詢結果)圖全文檢索全文檢索功能，能實現(xiàn)檔案信息的全文檢索，檢索的范圍為建立全文索引的檔案庫中字段與電子檔案庫中的文本類型的電子文件?！踩臋z索設置索引字段的方法可參看GE2008檔案管理〔C/S〕系統(tǒng)中的全文檢索設置功能中的詳細介紹〕。系統(tǒng)中全文檢索的運算方法為：