施工單位檔案管理辦法

PAGEPAGE43鳳凰公司行政管理制度檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強對公司檔案的管理，促進對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。第二條本辦法適用于公司本部及項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。第三條職責分工（一）辦公室負責對公司的各類檔案實行統(tǒng)一管理和公司文書檔案、影像檔案、實物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各部門的檔案工作及資料員進行業(yè)務指導和培訓。（二）財務審計部在遵照本制度和財務檔案管理的有關法規(guī)性文件的前提下，負責公司會計檔案的管理，并接受辦公室的監(jiān)督、檢查。（三）各部門應指定本單位的檔案管理人員（兼）并報公司辦公室備案。（四）各部門負責人負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。第四條檔案的分類公司檔案分為七大類：文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、影像檔案、實物檔案、經(jīng)營檔案。第二章檔案立卷、歸檔第五條辦公室及各職能部門的檔案（資料）管理員應定期（每月一次）進行檔案的收集。第六條立卷歸檔的時間（一）各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在7日內(nèi)交辦公室，由辦公室負責外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，可留存復印件。除了項目技術性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔。（二）凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料、合同、協(xié)議等，均應在當月內(nèi)立卷歸檔。每月底，各部門檔案管理員應把整理審定完畢的檔案資料移交辦公室保管。（三）在獲得證照后，除了“稅務登記證”在財務審計部保存外，公司的其它各類證照（營業(yè)執(zhí)照、資質證書、企業(yè)代碼證等）應在7日內(nèi)交辦公室保存。項目的各類批文、證照原件，在辦理結束后三日內(nèi)移交辦公室保存。第七條立卷歸檔的要求（一）歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。（二）案卷要求1、歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清楚。案卷標題要簡明確切，保管期限要準確，裝訂要整齊。2、歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時，雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。3、卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務的全貌，便于保管和利用。4、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。（三）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。（四）影像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第八條交接檔案的要求（一）交接的資料必須完整；（二）交接的資料必須準確，務必真實地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、物相符，數(shù)據(jù)準確要靠，簽字手續(xù)完備；（三）歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復寫紙形成的資料和傳真件一般不得作為歸檔資料，如遇特殊情況需總經(jīng)理助理批準；（四）交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負責完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經(jīng)理助理審批方可歸檔；（五）檔案盒、檔案袋的標簽及目錄的格式和內(nèi)容實行統(tǒng)一的制作標準（六）卷內(nèi)資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始。頁號編寫位置：單面書寫的資料在右下角，雙面書寫的資料，正面在右下角，背面在左下角，折疊后圖標一律在右下角；（七）交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng)手人和負責人簽字。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份（如有需要可提供電子版）。（八）對工程資料檔案的特殊要求：1、工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。文字材料尺寸規(guī)格應采用A4幅面（297mm*210mm），圖紙應采用國家標準圖幅（圖紙一般采用藍曬圖,竣工圖應是新藍圖）；2、用計算機出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄要露在外面；3、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章；4、文字材料應按事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。第三章檔案的保管第八條歸檔后的檔案由辦公室統(tǒng)一保管。各部門、項目部臨時保管的檔案應設專用檔案柜，并由專（兼）職管理員負責保管。第九條檔案資料要按門類和載體進行科學的分類、排列和編號。檔案管理員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項業(yè)務的開展提供依據(jù)性資料。第十條辦公室要嚴格按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密）的要求做好檔案的技術保護并定期檢查檔案保管情況。第十一條檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關的物品。第四章檔案的借閱和保密第十二條檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應辦理借閱審批和登記手續(xù)。借閱、復印一般檔案，應經(jīng)辦公室主任批準；重要檔案（機密文件、證照等），需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。第十三條各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)辦公室主任和原形成檔案的部門負責人批準，方可借閱。第十四條借閱人員在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應積極配合、協(xié)助，嚴禁擅離崗位。第十五條借閱人員要愛護檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借、涂改和私自復印。私自復印者，公司經(jīng)查證屬實后給予“嚴重警告處分”。預期歸還者，檔案管理人員應及時催收。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。第十六條檔案的保密（一）檔案管理人員必須有嚴格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。（二）檔案室要堅固，保管設備要符合保密要求。（三）合理劃分并調整檔案密級，嚴格履行借閱手續(xù)，涉及公司重要信息的檔案必須由副總經(jīng)理以上領導簽字后方可借閱，涉及本部業(yè)務的由部門負責人簽字后方可借閱，涉及其它部門的由本部門負責人及相關部門負責人簽字方可借閱。（四）經(jīng)常對員工進行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。（五）企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案。第五章檔案鑒定和移交第十七條公司辦公室檔案管理員、各部門、項目部專（兼）職檔案管理員應按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確確定檔案的存毀。第十八條檔案的鑒定工作應在公司分管領導的指導下，由公司辦公室和有關業(yè)務人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理或總經(jīng)理助理批準后，由專人進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。第十八條檔案的移交工作需嚴格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。移交的檔案應保留一份復印件以備查考。第六章附則第十