檔案人員崗位培訓(xùn)基礎(chǔ)知識(shí)

檔案人員崗位培訓(xùn)根底知識(shí)第一章檔案與檔案工作概述第一節(jié)檔案概要一、檔案的概念〔一〕檔案的概念《中華人民共和國(guó)檔案法》在表述檔案概念時(shí)指出：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！焙茱@然，“檔案”這個(gè)概念的內(nèi)涵是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始的歷史記錄，它的外延是具有這種屬性的各種形式的文件材料。二、檔案的特點(diǎn)〔一〕檔案是直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄。檔案都是伴隨著人們實(shí)踐活動(dòng)自然而然地產(chǎn)生的，是最為原始的歷史記錄。這是檔案區(qū)別于圖書和報(bào)刊資料的標(biāo)志之一?！捕硻n案和文件是處于不同階段的同一事物。二者既有密切聯(lián)系，又有顯著區(qū)別。其間的聯(lián)系在于文件是檔案的前身，是形成檔案的根底；區(qū)別那么因?yàn)槲募D(zhuǎn)化為檔案是有條件的?！踩硻n案來源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣。只要有機(jī)關(guān)、團(tuán)體存在，有社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)存在，就有檔案產(chǎn)生。檔案來源的廣泛決定了檔案內(nèi)容的豐富。就檔案載體來說，古有甲骨、金石、竹木、縑帛、紙張，近現(xiàn)代又有膠片、磁帶、磁片和光盤等；就信息記錄方法而言，有手寫、刀刻、印刷、攝影、錄像和數(shù)字化存貯等；就信息表達(dá)方式來講，有文字、聲音和圖像等。三、檔案的種類在社會(huì)生活中，有一種廣為流行、被普遍接受的檔案分類方法，即以內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成文書檔案、科技檔案和專門檔案。(一)文書檔案文書檔案也曾被稱為黨政檔案、行政檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企業(yè)事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料。例如國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)出和收到的命令、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、決議、通知等，在辦理完畢歸檔保存后，即為文書檔案。它是了解、研究國(guó)家社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化開展史，研究個(gè)體的機(jī)構(gòu)、組織歷史的根本依據(jù)。(二)科技檔案科技檔案的全稱為科學(xué)技術(shù)檔案，是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、根本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設(shè)計(jì)院、研究院和地質(zhì)、測(cè)繪、水文、氣象、建筑等部門。它是反映科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)真實(shí)面貌的原始記錄，也是科學(xué)技術(shù)的重要存在形式之一。(三)專門檔案專門檔案是指一些社會(huì)機(jī)構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。如人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工商檔案、稅務(wù)檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、訴訟檔案、審計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、專利檔案、外交檔案和軍事檔案等。由于社會(huì)分工細(xì)致，專門檔案種類繁多，難以盡數(shù)。四、檔案的根本作用檔案是機(jī)關(guān)文件查考的依據(jù)、生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料、科學(xué)研究的根底和條件、政治斗爭(zhēng)的必要手段和宣傳教育的生動(dòng)素材。檔案的根本作用可概括為兩個(gè)根本方面，憑證作用和參考作用。1．檔案是歷史的真憑實(shí)證檔案之所以具有憑證作用，是由它的形成規(guī)律及自身特點(diǎn)決定的。首先，從其產(chǎn)生過程看，它是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地記錄了歷史情況，具有最可靠的憑證性。其次，從檔案本身的物質(zhì)形態(tài)看，它保存著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信。還有些文件材料，如合同、契約等，制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用更明顯。2．檔案是第一手的參考材料可供人們學(xué)習(xí)、參考的材料是很多的，如檔案、圖書和報(bào)刊資料等，但檔案這種前人知識(shí)的載體，更直接、更原始地記錄了前人的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，因而是第一手的參考材料。思考題：1．檔案的概念與特點(diǎn)是什么?2．如何理解檔案的根本作用?第二節(jié)檔案工作概要一、檔案事業(yè)的構(gòu)成(一)機(jī)關(guān)檔案室工作1983年4月(二)檔案館工作1983年4月26日國(guó)家檔案局頒發(fā)的《檔案館工作通那么》指出：“檔案館是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。”檔案館的根本任務(wù)是在維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家的檔案及有關(guān)資料，維護(hù)檔案的完整與平安，積極提供利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)效勞。2000年召開的全國(guó)檔案館工作會(huì)議進(jìn)一步要求：“把檔案館建成保管黨和國(guó)家重要檔案的基地和愛國(guó)主義教育基地，建成為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)提供檔案信息效勞的中心。”2009年召開的全國(guó)檔案館工作會(huì)議又提出：“努力把各級(jí)國(guó)家檔案館建設(shè)成檔案平安保管基地、愛國(guó)主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心我國(guó)檔案館主要分兩大類，即綜合性檔案館和專門性檔案館。1.綜合性檔案館我國(guó)設(shè)置的中央級(jí)綜合性檔案館包括：中央檔案館、中國(guó)第一歷史檔案館和中國(guó)第二歷史檔案館。北京市所設(shè)置的綜合性檔案館包括北京市檔案館和東城區(qū)、西城區(qū)等18個(gè)區(qū)縣檔案館。2．專門性檔案館我國(guó)專門性的、部門性的檔案館，包括中央一級(jí)和地方一級(jí)。它們分別收藏某一方面的、某一專業(yè)的、某種載體形式的檔案和相關(guān)資料。目前我國(guó)已建立的專門性或部門性檔案館有：中國(guó)照片檔案館、測(cè)繪檔案館和氣象檔案館等。城市建設(shè)檔案館是比較重要的地方專門性檔案館，它是專門收藏城建檔案及有關(guān)資料的科技文化事業(yè)單位。(三)檔案行政管理工作檔案行政管理工作是以國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)和現(xiàn)實(shí)需要為目標(biāo)，以檔案法律法規(guī)為準(zhǔn)那么，對(duì)全國(guó)以及地方檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督指導(dǎo)的過程和活動(dòng)。全國(guó)檔案行政管理工作的最高機(jī)關(guān)是國(guó)家檔案局。北京市檔案局為市政府負(fù)責(zé)本市檔案工作的主管部門，履行全市檔案事業(yè)行政管理職能。具有執(zhí)法主體資格，在履行全市檔案行政執(zhí)法職能的過程中，接受市人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)的法律監(jiān)督，接受市政府法制部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。(四)檔案教育工作檔案教育工作是社會(huì)教育機(jī)構(gòu)和檔案部門對(duì)預(yù)備從事和已經(jīng)從事檔案工作的人員實(shí)施培養(yǎng)的過程和活動(dòng)。我國(guó)的檔案教育工作較為興旺，主要分院校教育和在職教育兩個(gè)方面。(五)檔案科學(xué)研究工作依靠科研教育振興檔案事業(yè)是開展檔案事業(yè)的根本戰(zhàn)略之一，檔案科學(xué)研究工作受到高度重視。檔案科學(xué)研究工作包括檔案科學(xué)的根底理論研究、應(yīng)用理論研究、應(yīng)用技術(shù)研究和檔案科學(xué)研究管理工作等。(六)檔案宣傳工作檔案宣傳工作是向社會(huì)成員說明講解檔案和檔案工作的重要意義，傳播檔案和檔案法規(guī)的有關(guān)信息，煽動(dòng)和吸引人們積極參與檔案的保護(hù)和利用工作的過程和活動(dòng)。(七)檔案外事交往工作與國(guó)際檔案界的交往與合作，是國(guó)家檔案事務(wù)中的重要局部，是開展我國(guó)檔案事業(yè)的外部條件。新中國(guó)成立后，特別是改革開放以來，我國(guó)檔案界的國(guó)際交往與合作日趨活潑。北京市檔案界也廣泛地參與到這項(xiàng)工作中來，走出去，請(qǐng)進(jìn)來，學(xué)習(xí)和借鑒外國(guó)管理與開發(fā)檔案的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，宣傳和展示北京與整個(gè)國(guó)家改革開放所取得的巨大成就。二、檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容按照我國(guó)檔案界的習(xí)慣，檔案業(yè)務(wù)工作的根本內(nèi)容可概括為檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等六個(gè)方面，簡(jiǎn)稱“六個(gè)環(huán)節(jié)”。(一)檔案收集工作檔案的前身——文件，是由機(jī)關(guān)內(nèi)各組織機(jī)構(gòu)和個(gè)人分散形成的，而機(jī)關(guān)和社會(huì)利用檔案，那么要求一定的集中，為了更廣泛地發(fā)揮檔案的作用，就需挑選文件集中保存，這便是檔案的收集工作。機(jī)關(guān)文件歸檔和各單位檔案向檔案館移交都屬于檔案收集工作。(二)檔案整理工作收集起來的檔案來源廣泛，數(shù)量很大，內(nèi)容復(fù)雜，有的還可能是零散文件。為了改變這種相對(duì)零亂的狀況，便于保管和利用，就必須對(duì)檔案進(jìn)行分門別類，使之有規(guī)可循，這便是檔案的整理工作。(三)檔案鑒定工作隨著時(shí)間的推移和社會(huì)實(shí)踐的開展，檔案數(shù)量日益增多，而有些檔案那么逐漸失去了保存價(jià)值。為了減輕庫房負(fù)擔(dān)，降低檔案管理本錢，方便有價(jià)值檔案的管理和檢索，就需要對(duì)庫存檔案進(jìn)行鑒別、挑選，去粗取精，這便是檔案的鑒定工作。文件歸檔環(huán)節(jié)中確實(shí)定保管期限也屬檔案鑒定工作范疇。(四)檔案保管工作由于自然和社會(huì)的原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程，甚至遭到突變性的破壞。為了盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，就需要對(duì)其采取保護(hù)措施，進(jìn)行妥善管理，這便是檔案的保管工作。(五)檔案統(tǒng)計(jì)工作檔案數(shù)量多，成分復(fù)雜，為了科學(xué)地進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管和有效地提供利用，檔案管理部門和檔案行政管理部門都要掌握檔案和檔案工作的根本情況，這就要對(duì)有關(guān)狀況進(jìn)行數(shù)據(jù)的登記、統(tǒng)計(jì)和分析研究，這便是檔案的統(tǒng)計(jì)工作。(六)檔案利用工作黨和國(guó)家以及社會(huì)機(jī)構(gòu)、組織、單位建立檔案工作的最終目的是發(fā)揮檔案的作用。為此，檔案室、檔案館除大量的根底工作外，還要通過各種方式和手段提供利用檔案和有關(guān)資料。直接滿足社會(huì)各方面檔案利用者需求的工作，便是檔案的利用工作。三、檔案工作性質(zhì)〔一〕檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作國(guó)務(wù)院早在1956年《關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》中就規(guī)定：“檔案工作的任務(wù)就是要在統(tǒng)一管理國(guó)家檔案的原那么下建立國(guó)家檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于國(guó)家機(jī)關(guān)和科學(xué)研究工作的利用?！币虼?，所謂檔案工作，確切地說就是檔案管理工作。〔二〕檔案工作是一項(xiàng)效勞性的工作檔案工作對(duì)于其他工作來說，屬于效勞性工作。通過管理和提供檔案資料為各項(xiàng)工作效勞，那么是檔案工作區(qū)別于其他效勞性工作的特點(diǎn)之一。效勞性是檔案工作的重要屬性之一，是檔案工作賴以生存和開展的主要因素?！踩硻n案工作是一項(xiàng)政治性的工作因?yàn)闄n案工作為一定的政治效勞，是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，所以說檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作?！菜摹硻n案工作是一項(xiàng)科學(xué)性的工作檔案工作是科學(xué)研究的先決條件之一，無論是自然科學(xué)研究，還是社會(huì)科學(xué)研究，都必須掌握豐富的第一手材料，檔案部門收藏的各種檔案原始、系統(tǒng)地記錄了人類同社會(huì)、同大自然抗?fàn)幍闹R(shí)經(jīng)驗(yàn)，能最大限度地滿足科學(xué)工作者的需要。檔案工作本身也具有學(xué)術(shù)性?！参濉硻n案工作是一項(xiàng)文化性的工作檔案室和檔案館保存的檔案都是國(guó)家珍貴的歷史文化財(cái)富，是人類文明進(jìn)步的階梯。四、檔案工作的根本原那么〔一〕檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是我國(guó)檔案工作的組織原那么1．國(guó)家全部檔案由各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存各機(jī)關(guān)內(nèi)黨、政、工、團(tuán)等組織和機(jī)構(gòu)的檔案，均由機(jī)關(guān)檔案室集中管理，不得由承辦單位和個(gè)人分散保存；各機(jī)關(guān)檔案中需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的，由各級(jí)檔案館集中保管；一切檔案非依規(guī)定和批準(zhǔn)手續(xù)，不得轉(zhuǎn)移、分散或銷毀。2．全國(guó)檔案工作，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一、分級(jí)、分專業(yè)負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)所謂統(tǒng)一，就是在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體說，就是全國(guó)檔案工作事務(wù)由國(guó)家檔案局掌管。所謂分級(jí)負(fù)責(zé)，就是地方各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)，按照全國(guó)統(tǒng)一的規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)的具體情況，在本地區(qū)黨委的領(lǐng)導(dǎo)、人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)和政府的監(jiān)督下，制定規(guī)劃，健全制度，具體指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)的檔案工作。所謂分專業(yè)負(fù)責(zé)，就是中央和地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案部門，按照全國(guó)檔案工作的統(tǒng)一規(guī)定，在國(guó)家和地方檔案行政機(jī)關(guān)的指導(dǎo)下，根據(jù)本專業(yè)、本系統(tǒng)的特點(diǎn)，負(fù)責(zé)本系統(tǒng)包括下屬單位檔案工作的管理。3．實(shí)行黨、政檔案統(tǒng)一管理黨、政檔案統(tǒng)一管理，是我國(guó)檔案工作的特點(diǎn)之一。一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)共產(chǎn)黨、行政、工會(huì)和共青團(tuán)等組織的檔案統(tǒng)一集中在一個(gè)機(jī)構(gòu)保管；需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的黨、政檔案，統(tǒng)一集中于各級(jí)檔案館?！捕尘S護(hù)檔案的完整與平安，是檔案管理的根本要求維護(hù)檔案完整，一方面，從數(shù)量上要保證檔案的齊全，使那些應(yīng)該集中和保存的檔案不能殘缺缺少；另一方面，從質(zhì)量上，也就是系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地將其割裂分散，或者零亂堆砌。維護(hù)檔案平安，一方面，從物質(zhì)上要保證檔案不遭受人為和自然的損壞，盡量延長(zhǎng)其壽命；另一方面，要保證檔案政治上的平安，即檔案不喪失、不被盜、不泄密?！踩潮阌谏鐣?huì)各方面的利用，是檔案工作的根本目的便于社會(huì)各方面的利用，是整個(gè)檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的。一切檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置，一切檔案工作制度的建立，一切檔案業(yè)務(wù)工作的開展，都要服從、效勞于這個(gè)總目標(biāo)。因此，便于社會(huì)各方面的利用，是檢驗(yàn)檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)。五、檔案工作的幾個(gè)專門術(shù)語(一)國(guó)家檔案全宗國(guó)家檔案全宗又稱國(guó)家全部檔案。指歸國(guó)家所有的、由國(guó)家統(tǒng)一管理的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的一切檔案財(cái)富的總和。它包括我國(guó)各個(gè)歷史時(shí)期的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和某些個(gè)人形成的各種內(nèi)容和各種形式的檔案。如下圖：中華人民共和國(guó)成立以后檔案國(guó)家檔案全宗中華人民共和國(guó)成立以前檔案革命歷史檔案舊政權(quán)檔案中華人民共和國(guó)成立后的檔案，是指1949年10月1日(二)全宗全宗是由一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的全部檔案所組成的有機(jī)整體。如一個(gè)公司所形成的全部檔案可包括黨群管理、行政管理、財(cái)務(wù)管理和產(chǎn)品、基建、設(shè)備、科研等方面的各種門類的檔案。一位科學(xué)家、文學(xué)家、教育家及其他知名人士，在其一生活動(dòng)中形成的著作手稿、講話稿、日記、文電、信函和音像材料等均屬個(gè)人全宗中的內(nèi)容。因?yàn)橐粋€(gè)機(jī)關(guān)或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案，反映了這個(gè)機(jī)關(guān)或人物的歷史面貌及開展變化過程，所以是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體，不能分散。(三)立檔單位立檔單位的定義是與全宗相對(duì)應(yīng)的，用一句話概括：其檔案能夠構(gòu)成檔案全宗的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或者個(gè)人即稱為立檔單位。確定一個(gè)組織機(jī)構(gòu)是不是立檔單位，它的檔案構(gòu)不構(gòu)成全宗，要根據(jù)一定的條件來分析。構(gòu)成立檔單位的主要條件是：第一、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外單獨(dú)行文；第二、是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)方案；第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。簡(jiǎn)單地說，就是看這個(gè)組織機(jī)構(gòu)在工作上、組織上和財(cái)務(wù)上是否有一定的獨(dú)立性。但是，三個(gè)條件不是并列的，其中以第一個(gè)條件最為主要。為了確定一個(gè)組織單位到底是立檔單位，還是立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，必須從有關(guān)這個(gè)組織單位職權(quán)的法規(guī)性、指導(dǎo)性文件和實(shí)際活動(dòng)兩個(gè)方面去分析。思考題：1．機(jī)關(guān)檔案室的工作任務(wù)是什么?2．檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容包括哪幾個(gè)方面?3．怎樣理解檔案工作的性質(zhì)？4．什么是檔案工作的根本原那么？5．什么是全宗及立檔單位?第二章公文管理第一節(jié)公文的概念、分類、文種和稿本一、公文的概念公文，即公務(wù)文書，是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織為處理公務(wù)、行政職權(quán)而按標(biāo)準(zhǔn)體式形成的具有法定效用的信息記錄。它是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。我們?cè)谌粘９ぷ髦薪佑|到的通知、請(qǐng)示、批復(fù)、決定、決議等都是公文。二、公文的分類常見的公文分類方法主要有以下幾種：(一)從公文的形成與使用范圍上劃分，公文可分為通用公文與專用公文兩大類。通用公文是指各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體等在工作活動(dòng)中普遍使用的文件。如通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)等。專用公文是相對(duì)于通用文件而言的，是指在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)由專門的機(jī)關(guān)、組織等因特殊需要而專門制定和使用的文件。如司法機(jī)關(guān)形成的起訴書、判決書等，外交機(jī)關(guān)形成的國(guó)書、照會(huì)、備忘錄等。(二)從公文的行文關(guān)系和運(yùn)行方向上劃分，公文可分為上行文、平行文、下行文三種。上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文。即自下而上的行文。如北京市財(cái)政局向北京市人民政府或國(guó)家財(cái)政部報(bào)送的公文都屬于上行文。平行文是指在同一組織系統(tǒng)中同級(jí)機(jī)關(guān)之間或在非同一組織系統(tǒng)中不相隸屬機(jī)關(guān)之間使用、運(yùn)行的公文。如國(guó)務(wù)院各部委、各局之間，市政府所屬各局之間使用、運(yùn)行的公文。再如某中學(xué)與衛(wèi)生局，雖然兩個(gè)單位的級(jí)別可能不同，但兩者之間沒有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，行文仍屬于平行文。下行文是指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬的被領(lǐng)導(dǎo)或被指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，即自上而下的行文。如市稅務(wù)局給各區(qū)縣稅務(wù)局下發(fā)的公文。國(guó)家檔案局給各省、市檔案局下發(fā)的公文。(三)從公文的機(jī)密程度和閱讀范圍上劃分，公文可分為公布公文、內(nèi)部公文、機(jī)密公文三大類。公布公文指內(nèi)容不涉及秘密，可以對(duì)外公開發(fā)布的公文，主要有對(duì)外公開公文和限國(guó)內(nèi)公開公文兩種。內(nèi)部公文指內(nèi)容不宜對(duì)社會(huì)公開，只限于機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的公文。機(jī)密公文指內(nèi)容涉及國(guó)家秘密，泄露出去會(huì)使國(guó)家的平安和利益遭受損害的公文。根據(jù)其內(nèi)容涉及國(guó)家秘密的程度，以及泄露后將給國(guó)家?guī)淼膿p害程度，機(jī)密公文可分為絕密、機(jī)密、秘密三種。(四)在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)，從公文的來源和去向上劃分，公文可分為發(fā)文、收文和內(nèi)部公文三種。發(fā)文是指由本機(jī)關(guān)制成并向外機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。收文是指本機(jī)關(guān)收到的，由外機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。內(nèi)部公文是指由本機(jī)關(guān)制成，并且只在本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的公文。三、常用公文文種文種，又稱公文名稱或公文種類，是國(guó)家以法規(guī)性文件規(guī)定的公文的名稱。對(duì)于公文文種，要根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，按照本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍、法定地位以及機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系，正確選擇，不得濫用。依據(jù)國(guó)務(wù)院2000年8月20日發(fā)布、2001年1月1日(一)命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。(二)決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。(三)公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。(四)通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。(五)通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。(六)通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。(七)議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。(八)報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。(九)請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。(十)批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。(十一)意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理方法。(十二)函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。(十三)會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。四、公文的稿本公文稿本是指公文文稿和文本的統(tǒng)稱。文稿，指公文起草過程中的歷次稿子，如草稿、定稿等。文本，指同一公文由于作用不同而形成的不同版本，如正本、副本、存本等。在公文處理、保管和歸檔中，對(duì)各種稿本要加以區(qū)別對(duì)待。公文稿本主要有以下幾種：〔一〕草稿：即公文的原始文稿，是公文撰寫人員根據(jù)機(jī)關(guān)發(fā)文意圖而草擬的公文未定稿。草稿從內(nèi)容到形式都比較粗糙，其作用在于供討論、征求意見、修改審批之用。形式有討論稿、征求意見稿、送審稿、草案等。草稿因未獲審批通過，不是正式公文，不具備正式公文的效用，一般不向外發(fā)出。除重要法規(guī)性公文及重大事項(xiàng)公文的歷次草稿需要?dú)w檔保存外，一般公文草稿不需要?dú)w檔保存，待定稿產(chǎn)生后即可銷毀?！捕扯ǜ澹杭匆呀?jīng)履行法定批準(zhǔn)程序的公文文稿，是經(jīng)過負(fù)責(zé)人簽發(fā)或經(jīng)過會(huì)議討論通過(批準(zhǔn))的最后完成稿。定稿反映了公文起草、審核修改、簽發(fā)的全過程，是印制公文正本的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，是日后對(duì)文稿內(nèi)容查考的最直接、最原始的憑證，能產(chǎn)生正式法定效用。同時(shí)，定稿上留有負(fù)責(zé)人的簽發(fā)標(biāo)記和會(huì)議通過(批準(zhǔn))的標(biāo)記，可以說定稿的權(quán)威性和保存價(jià)值絲毫不亞于正本。任何公文在制發(fā)過程中必須形成定稿，且只能有一份定稿，所以定稿必須歸檔保存。書寫公文定稿，要使用標(biāo)準(zhǔn)格式的發(fā)文稿紙?！踩痴荆杭聪蚴芪恼咧瓢l(fā)的具有法定效用的公文文本，是依據(jù)定稿并按標(biāo)準(zhǔn)格式要求制作的正式文本。正本代表發(fā)文機(jī)關(guān)或部門的法定權(quán)威性和正式意圖，是收文者辦理公務(wù)、解決問題的依據(jù)，具備各種生效標(biāo)志，具有查考價(jià)值和現(xiàn)行執(zhí)行效用。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)歸檔保存公文正本。凡屬收文機(jī)關(guān)歸檔范圍的公文正本，收文機(jī)關(guān)也應(yīng)歸檔保存?！菜摹炒姹荆杭磁c公文正本同時(shí)印制的印刷本或依照正本復(fù)制的標(biāo)準(zhǔn)樣本。存本不對(duì)外發(fā)出，不作為開展工作的依據(jù)。由發(fā)文機(jī)關(guān)留存，作用限于存檔備考?！参濉掣北荆杭垂恼镜膹?fù)制本或與正本同時(shí)印制的重份公文。其內(nèi)容與形式完全與正本一致，供備查、知照、傳閱使用。思考題：1．怎樣理解公文的概念?2．常用的公文分類方法有幾種?各是什么?3．簡(jiǎn)述常用的公文文種。4．簡(jiǎn)述公文稿本的種類及各自的作用。第二節(jié)公文處理和整理工作一、公文處理工作的根本原那么公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原那么，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、平安。公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的平安。二、公文處理工作的根本要求(一)公文處理工作必須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理公文是機(jī)關(guān)工作的重要辦事工具，公文處理工作具有很強(qiáng)的政治性、機(jī)密性和現(xiàn)實(shí)效用性，直接關(guān)系到實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能和提高機(jī)關(guān)辦事效率。因此必須對(duì)公文實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能任其自流。具體而言，集中統(tǒng)一管理主要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一歸檔等含義。(二)公文處理工作必須準(zhǔn)確、周密準(zhǔn)確、周密是根據(jù)公文處理工作的原那么，對(duì)公文處理工作提出的質(zhì)量要求。在機(jī)關(guān)工作中，無論是擬制、發(fā)出文件，或制定、宣傳和貫徹有關(guān)方針政策，或組織、方案和安排具體工作，或匯報(bào)情況、請(qǐng)示和答復(fù)問題等，都要求做到準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量，防止過失。(三)公文處理工作必須及時(shí)、迅速在處理公文時(shí)，要明確規(guī)定公文的辦理時(shí)限，分清輕重緩急，保證緊急、重要的公文優(yōu)先辦理。要改良工作作風(fēng)，簡(jiǎn)化公文處理程序，縮短公文運(yùn)轉(zhuǎn)周期，加快傳遞和辦理速度。要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高公文處理工作的效率。(四)公文處理工作必須平安、可靠，確保國(guó)家機(jī)密在公文處理工作中，必須保護(hù)好公文，注意公文的平安，選擇防火、防盜、防潮，防蟲蛀鼠咬、防霉變的保管條件，使公文不受損壞，延長(zhǎng)壽命。同時(shí)要嚴(yán)格遵守有關(guān)制度，防止公文遺失。對(duì)涉及黨和國(guó)家機(jī)密的公文，在公文處理中要認(rèn)真遵守《中華人民共和國(guó)保密法》的規(guī)定，正確劃分公文的密級(jí)，執(zhí)行保密制度，確保黨和國(guó)家的機(jī)密。(五)精簡(jiǎn)公文，反對(duì)官僚主義和文牘主義為提高工作效率，防止行文混亂，解脫“文山”的負(fù)擔(dān)，在公文處理工作中必須精簡(jiǎn)一切可有可無的公文，將公文制發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)處理的數(shù)量嚴(yán)格控制在合理范圍內(nèi)。三、公文整理的含義公文整理，是指將辦理完畢的，具有查考利用價(jià)值的公文，按照一定原那么對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和根本編目，使之有序化的過程。對(duì)公文整理的含義，可以從以下方面理解：必須是辦理完畢的公文才能進(jìn)行整理(二)必須是有查考利用價(jià)值的公文才有必要進(jìn)行整理只有對(duì)現(xiàn)實(shí)活動(dòng)和歷史研究具有查考、使用價(jià)值的公文，才具有保存價(jià)值，才有必要進(jìn)行整理。(三)整理公文時(shí)必須遵循公文形成規(guī)律，保持公文內(nèi)在聯(lián)系對(duì)公文進(jìn)行整理時(shí)，必須遵循公文形成規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，以便于查找和利用。四、公文整理遵循的原那么公文整理遵循的原那么是：遵循公文形成規(guī)律，保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。對(duì)公文整理原那么，可以通過以下幾個(gè)方面做進(jìn)一步理解：(一)遵循公文形成規(guī)律各項(xiàng)職能活動(dòng)總是存在著各方面的聯(lián)系，所以在各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的公文之間，必然有一定的規(guī)律，而公文整理必須遵循這些規(guī)律。(二)保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系公文之間的有機(jī)聯(lián)系主要表現(xiàn)在公文的來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面。對(duì)公文進(jìn)行整理時(shí)，要注意保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，既要反映出機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史面貌，也要符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供線索。(三)區(qū)分不同價(jià)值應(yīng)區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同公文的價(jià)值，劃定不同保管期限。對(duì)于保存價(jià)值大、保管期限長(zhǎng)的公文，要重點(diǎn)整理和保管；對(duì)保存價(jià)值小、保管期限短的公文，要區(qū)別對(duì)待；對(duì)無保存價(jià)值、不須歸檔的公文，要進(jìn)行銷毀。(四)便于保管和利用便于保管和利用是公文整理歸檔的最終目的，也是衡量整理工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。在整理過程中，要將“便于保管和利用”作為重要因素考慮。思考題：1.公文處理工作的根本原那么是什么？2.簡(jiǎn)述公文處理工作的根本要求。3．如何理解公文整理的含義？4.公文整理應(yīng)遵循什么原那么？第三節(jié)公文歸檔公文歸檔是指一個(gè)立檔單位的文書處理部門或承辦部門，將處理完畢的公文按照一定的原那么進(jìn)行整理后，定期移交給檔案部門集中保存的工作。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷質(zhì)量要求。一、公文的歸檔范圍歸檔范圍，即歸檔公文整理的范圍。并不是所有公文都需要?dú)w檔，要對(duì)之正確分析、區(qū)別對(duì)待。根據(jù)2006年12月18〔一〕反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和根本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；〔二〕機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；〔三〕本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；〔四〕其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍是：上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。二、公文的歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間是指文書處理部門和業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的公文向檔案部門移交的時(shí)間。辦理完畢的公文一般應(yīng)在第二年6月底之前向本單位檔案部門移交；對(duì)于某些專業(yè)文件、特殊載體的檔案或駐地分散在外的部門形成的文件，可另行規(guī)定切合實(shí)際的歸檔時(shí)間。三、公文的歸檔要求歸檔要求，主要是指歸檔案卷在質(zhì)量上必須符合以下要求：(一)應(yīng)歸檔的公文材料其種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整，并要進(jìn)行分類、立卷，正確劃分保管期限，使之到達(dá)系統(tǒng)有序。(二)歸檔案卷封面的各個(gè)工程，均應(yīng)填寫清楚。案卷題名要簡(jiǎn)明確切，注明保管期限，卷內(nèi)文件應(yīng)有序排列、編頁號(hào)、填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。(三)歸檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列，編制順序號(hào)及案卷目錄一式數(shù)份。交接案卷時(shí)，雙方要根據(jù)目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。思考題：1．歸檔制度的主要內(nèi)容是什么？2．確定歸檔范圍主要考慮哪些因素？3．如何確定歸檔時(shí)限?4．公文歸檔有哪些具體要求？第三章文書檔案管理文書檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。第一節(jié)文書檔案收集工作的內(nèi)容和要求一、文書檔案收集工作的內(nèi)容和重要性〔一〕收集工作的內(nèi)容文書檔案的收集工作，就是按照黨和國(guó)家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的方法，把分散在各機(jī)關(guān)、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館的工作。對(duì)于一個(gè)具體的立檔單位，文書檔案的收集工作是指該單位的檔案部門按照國(guó)家的規(guī)定，通過歸檔、接收等方法，把分散在本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的文書檔案集中到檔案室，實(shí)行集中統(tǒng)一管理的工作。需要強(qiáng)調(diào)的是，為了提高文書檔案收集工作的質(zhì)量，突出不同單位室藏檔案的特色，檔案人員在制定歸檔制度尤其是確定歸檔范圍時(shí)，要增強(qiáng)收集工作的針對(duì)性，要按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際，將反映本單位根本歷史面貌和主要職能活動(dòng)的文件材料列為收集重點(diǎn)。歸檔制度一經(jīng)確立，檔案部門和各有關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定，有方案分步驟地開展具體的接收和歸檔工作?！捕澄臅鴻n案收集工作的重要性檔案的收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的根底，文書檔案收集工作的重要性，概括起來有以下兩點(diǎn)：1.文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和根底文書檔案的收集工作是文書檔案管理工作的起點(diǎn)。一般情況下，檔案部門管理的檔案不是由檔案部門自身產(chǎn)生和形成的，而是通過開展收集工作，檔案部門將各個(gè)部門產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件接收過來，并經(jīng)過長(zhǎng)期積累形成的。因此，從全部檔案業(yè)務(wù)工作的程序來看，收集工作是第一個(gè)環(huán)節(jié)，它為文書檔案工作提供了實(shí)際管理對(duì)象。有了檔案，檔案室才能開展整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等各項(xiàng)工作。收集工作做不好，就沒有齊全完整的檔案，也不會(huì)有健全的檔案工作。2.文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量收集工作的質(zhì)量直接決定了檔案工作的質(zhì)量。通常，人們?cè)诤饬恳粋€(gè)單位檔案管理水平的上下時(shí)，首先要查看檔案室收集的檔案文件材料是否齊全完整。如果收集及時(shí)，檔案材料完整系統(tǒng)、鑒選得當(dāng)，就能為檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)奠定良好的根底，從而能夠集中力量對(duì)檔案進(jìn)行深入研究，并廣泛開展檔案的利用工作。二、文書檔案收集工作的要求〔一〕歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求保證歸檔文件材料的齊全完整是貫穿文書檔案收集工作始終的根本要求。就一個(gè)機(jī)關(guān)而言，檔案的齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整?？梢哉f，檔案部門接收文件材料齊全完整的程度決定了收集工作的質(zhì)量，而這也正是許多基層單位開展收集工作的難點(diǎn)。歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實(shí)，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長(zhǎng)期保存。因此，在收集過程中，檔案人員不僅要檢查文件的完整情況，而且要嚴(yán)把文件的書寫質(zhì)量關(guān)，杜絕不符合要求的文件進(jìn)入檔案室?！捕硽w檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確，并反映立檔單位的主要職能各個(gè)單位在日常工作中會(huì)形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價(jià)值、需要整理歸檔的文件只是一局部。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，文書部門與檔案部門對(duì)收集到的文件材料必須按照鑒定原那么和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地確定文件的存毀，使反映單位重要事件、重大活動(dòng)和根本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門。〔三〕檔案部門要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件在分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。特別是對(duì)業(yè)務(wù)部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位根本職能的根底上，深入、細(xì)致地掌握各部門的主要職能活動(dòng)及其形成的文件材料情況。準(zhǔn)確劃定收集的范圍和收集重點(diǎn)，確保歸檔文件齊全完整。第二節(jié)文書檔案的整理和鑒定工作的內(nèi)容與原那么一、文書檔案整理工作的內(nèi)容與原那么〔一〕文書檔案整理工作的內(nèi)容文書檔案整理工作的內(nèi)容可以概括為文書檔案的系統(tǒng)化和根本編目?jī)删植?。系統(tǒng)化是指對(duì)彼此間存在某種關(guān)系的案卷，按照一定的方法組合在一起，構(gòu)成完整的、具有有機(jī)聯(lián)系的整體，具體包括檔案的分類、案卷的排列和檔號(hào)的編制。根本編目主要是編制案卷目錄，以反映和介紹每一卷檔案的內(nèi)容、狀況和特征?！捕澄臅鴻n案整理工作的原那么文書檔案整理工作的原那么是：充分利用原有的整理根底，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。1．充分利用原有的整理根底在正常的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求整理好的案卷。對(duì)于已經(jīng)整理過的檔案，檔案部門不必打亂重整。一般情況下，只要不是零散文件或原有根底十分不好的案卷，都應(yīng)盡量保持原有的整理體系。對(duì)于某些不合理處，可以做必要的加工補(bǔ)救，這樣既可以節(jié)約人力物力，減輕對(duì)檔案的損毀，又可以保證整理工作的質(zhì)量和效率。2．保持文件之間的歷史聯(lián)系文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等四個(gè)方面?！?〕文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位形成的，形成文件的單位構(gòu)成了文件在來源方面不可分割的聯(lián)系。整理檔案，必須保持文件在來源方面固有的聯(lián)系。從全部整理工作來說，文件在來源方面的聯(lián)系是首要的?！?〕文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成文件的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人進(jìn)行工作活動(dòng)，都有一定的時(shí)間范疇，這使文件之間具有一定的時(shí)間聯(lián)系。整理檔案時(shí)，必須保持檔案在時(shí)間上的密切聯(lián)系?！?〕文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是一個(gè)單位在行使職權(quán)、解決問題的過程中產(chǎn)生的，文件形成者特定的活動(dòng)，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系?！?〕文件在形式方面的聯(lián)系，指文件在種類、名稱、載體或記錄方式等方面的聯(lián)系。文件的形式在一定程度上反映了文件的來源、時(shí)間和內(nèi)容性質(zhì)，構(gòu)成了文件之間一定的聯(lián)系。因此，在某些情況下，檔案整理也必須保持文件形式方面的聯(lián)系。3．便于保管和利用這是文書檔案整理工作的根本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。通常，“保持文件材料之間的歷史聯(lián)系”和“便于保管和利用”兩者是一致的，即如果按照檔案文件之間的歷史聯(lián)系進(jìn)行整理，就能便于歸檔文件的保管和利用。二、文書檔案鑒定工作的內(nèi)容與原那么〔一〕文書檔案鑒定工作的內(nèi)容文書檔案鑒定工作的內(nèi)容是鑒別和判定文書檔案的價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案由檔案機(jī)構(gòu)繼續(xù)保管，剔除無保存價(jià)值的檔案予以銷毀的工作。鑒定工作直接決定檔案的存毀，是文書檔案管理中非常重要同時(shí)也是難度最大的一項(xiàng)工作?！捕澄臅鴻n案鑒定工作的原那么文書檔案鑒定工作的原那么是從社會(huì)的總體需求出發(fā)，用全面的、歷史的、開展的觀點(diǎn)來判定檔案的價(jià)值。這一原那么包含了兩層含義：1．確定了文書檔案鑒定的根本指導(dǎo)思想和出發(fā)點(diǎn)檔案是全社會(huì)的歷史文化財(cái)富，檔案的價(jià)值從根本上說是由總體意義上的社會(huì)需求決定的。因此，鑒定工作不能以個(gè)人好惡或小團(tuán)體利益為準(zhǔn)繩，必須從社會(huì)的總體需求出發(fā)，合理預(yù)測(cè)檔案在社會(huì)中的作用。2．確定了文書檔案鑒定的三個(gè)根本觀點(diǎn)，即全面的觀點(diǎn)、歷史的觀點(diǎn)和開展的觀點(diǎn)在文書檔案的價(jià)值鑒定工作中必須堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，全面分析檔案的內(nèi)容、來源和形式等各種因素之間以及檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，全面預(yù)測(cè)社會(huì)多層次、多角度和多方面對(duì)檔案的利用需求，并促進(jìn)上述兩方面有機(jī)結(jié)合；鑒定工作必須堅(jiān)持歷史的觀點(diǎn)。檔案是歷史的記錄，要結(jié)合檔案形成的歷史環(huán)境和歷史條件進(jìn)行檔案價(jià)值的分析，只有這樣才能維護(hù)歷史的真實(shí)面貌；鑒定工作要堅(jiān)持開展的觀點(diǎn)，用開展的眼光衡量檔案的價(jià)值，既要看到檔案當(dāng)前的作用，也要看到它未來可能具有的作用。思考題：1．文書檔案收集工作的要求是什么?2．簡(jiǎn)述文書檔案整理工作的原那么。3．簡(jiǎn)述文書檔案鑒定工作的原那么。第四章科技文件管理第一節(jié)科技文件的概念、特點(diǎn)、作用和管理措施一、科技文件的概念科技文件是記錄和反映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)，傳遞科技思想的文字、圖表、聲像等文件材料的總稱。二、科技文件的特點(diǎn)(一)專業(yè)技術(shù)性從科技文件形成的領(lǐng)域看，科技文件產(chǎn)生于國(guó)民經(jīng)濟(jì)各個(gè)領(lǐng)域的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中，而任何一項(xiàng)科技生產(chǎn)活動(dòng)都是在一定專業(yè)分工的范圍內(nèi)進(jìn)行的，都具有較強(qiáng)的專業(yè)性?？萍嘉募鳛榭萍?、生產(chǎn)活動(dòng)的直接記錄，同樣具有專業(yè)技術(shù)性的特點(diǎn)。專業(yè)技術(shù)性是科技文件最突出的特點(diǎn)之一。(二)成套性科技文件的成套性是指在科技活動(dòng)中圍繞一個(gè)獨(dú)立的工作工程(如一個(gè)工程工程的設(shè)計(jì)與施工，一個(gè)新產(chǎn)品的研制與開發(fā)，一個(gè)科研課題的研究等)所形成的全部科技文件的總和?？萍嘉募某商仔允怯煽萍肌⑸a(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)決定的。成套性的特點(diǎn)，對(duì)于科技文件在整理、保管及利用等方面起著重要的規(guī)定和制約作用。(三)更改性科技文件在各個(gè)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的活動(dòng)中，處于正在形成、使用的動(dòng)態(tài)過程中。比方，一個(gè)產(chǎn)品或一個(gè)建筑工程在生產(chǎn)和建設(shè)的過程中，為滿足用戶的需要，而進(jìn)行工藝、設(shè)計(jì)的改良，這就要對(duì)相應(yīng)的科技文件進(jìn)行不斷的修改、補(bǔ)充，使之準(zhǔn)確地反映產(chǎn)品、工程等客觀變化的實(shí)際。(四)通用性各學(xué)科、專業(yè)的相互依賴性增強(qiáng)和標(biāo)準(zhǔn)化工作的不斷開展，給科技文件的通用性奠定了根底。利用原有的科技文件，不僅可以提高產(chǎn)品質(zhì)量，而且可以加速、縮短產(chǎn)品研制的生產(chǎn)周期?？萍嘉募谛袠I(yè)、專業(yè)之間進(jìn)行的科技交流，互相借鑒和使用，充分表達(dá)了科技文件的通用性特點(diǎn)。(五)現(xiàn)實(shí)性科技文件從某項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的開始到完全結(jié)束，都自始至終發(fā)揮著作用?？萍嘉募哂袠O強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用性。三、科技文件的作用科技文件是國(guó)家重要的科學(xué)技術(shù)資源，是廣闊科技人員獲得科技成果的重要載體，在生產(chǎn)、建設(shè)、科研等活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用。(一)科技文件是指導(dǎo)科技、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的重要依據(jù)科技生產(chǎn)活動(dòng)產(chǎn)生了各種科技文件，科技文件又是指導(dǎo)科技生產(chǎn)活動(dòng)的重要依據(jù)。為使科技生產(chǎn)活動(dòng)有條不紊地進(jìn)行，就要通過科技文件對(duì)科技生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行指揮、控制、協(xié)調(diào)等。(二)科技文件是繼承科技知識(shí)的重要手段科技文件是科技生產(chǎn)活動(dòng)的直接記錄，記錄了豐富的科技知識(shí)，是繼承和傳播科技知識(shí)的重要手段。這主要表現(xiàn)在：一方面科技文件是科技人員開展科技工作的重要條件，科技文件是繼承和借鑒前人或他人科技成果不可缺少的重要文獻(xiàn)，是科技人員進(jìn)行科研工作，設(shè)計(jì)工作的重要條件。另一方面，科技文件是進(jìn)行科技交流和實(shí)現(xiàn)信息資源共享的重要工具。當(dāng)一項(xiàng)科技任務(wù)結(jié)束或告一段落，一般情況下會(huì)產(chǎn)生兩種成果：一是硬件成果，如建筑、產(chǎn)品的實(shí)體；二是軟件成果，如反映建筑、產(chǎn)品生產(chǎn)建設(shè)情況的科技文件?？萍嘉募强萍汲晒涣骱图夹g(shù)轉(zhuǎn)讓的主要物質(zhì)承當(dāng)者，人們通過科技文件交流和轉(zhuǎn)讓，到達(dá)信息資源共享和傳播科技知識(shí)的目的。因此，科技文件是繼承、傳遞和交流科技成果的重要手段。(三)科技文件是提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的重要工具科技文件是提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的重要工具，這主要表現(xiàn)在：一是科技文件是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力。科技文件是科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的產(chǎn)物，是科學(xué)技術(shù)資源的有機(jī)組成局部，屬于知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力?？萍嘉募哂屑夹g(shù)轉(zhuǎn)讓性的特點(diǎn)，利用它實(shí)現(xiàn)技術(shù)有償轉(zhuǎn)讓，可以使科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，從而創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。二是利用科技文件，加速科學(xué)研究，促進(jìn)生產(chǎn)開展，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。通過利用科技文件，我們可以及時(shí)了解和掌握新的技術(shù)、新的科研成果，對(duì)其加以借鑒和吸收，可以防止重復(fù)勞動(dòng)，縮短科研周期，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。四、科技文件的管理措施由于科技文件的形成和積累貫穿于科技、生產(chǎn)活動(dòng)的全過程，同科技、生產(chǎn)活動(dòng)是同步進(jìn)行的，因此，基層檔案部門要為科技文件的形成和積累，健全工作制度，采取有效措施，實(shí)行全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)。其管理措施主要有：〔一〕實(shí)行“三納入”和“四同步”管理實(shí)行“三納入”，就是將科技文件的形成和積累納入科技、生產(chǎn)、基建工作方案；納入科技、生產(chǎn)等工作程序；納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。實(shí)行“四同步”，就是下達(dá)方案任務(wù)同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；檢查方案進(jìn)度同時(shí)檢查文件材料形成情況；評(píng)審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核時(shí)，檔案部門同時(shí)出具專題歸檔情況證明材料?！捕硨⒖萍嘉募男纬?、積累列入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍將科技文件材料的形成、積累列入企業(yè)事業(yè)單位各部門及有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，由檔案部門進(jìn)行考核，并將對(duì)各部門和有關(guān)人員的考核結(jié)果通報(bào)本單位的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核主管部門，提出具體的獎(jiǎng)罰意見，由主管部門統(tǒng)一執(zhí)行獎(jiǎng)勵(lì)或處分。〔三〕檔案部門要參加各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)的鑒定、驗(yàn)收、創(chuàng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，以確?？萍嘉募牧系耐暾?、準(zhǔn)確、系統(tǒng)檔案部門參加各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)的鑒定、驗(yàn)收活動(dòng)、創(chuàng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，就是參加本單位的產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收、產(chǎn)品或工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果的評(píng)獎(jiǎng)等活動(dòng)。如果在上述活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)形成和積累的科技文件，達(dá)不到規(guī)定的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，就不能算最終完成任務(wù)，應(yīng)暫緩鑒定、驗(yàn)收，檔案部門不予簽字。如果是申報(bào)創(chuàng)優(yōu)及評(píng)獎(jiǎng)工程的科技文件，檔案部門不予簽字，那么不得申報(bào)成果?！菜摹硻n案部門應(yīng)從歸檔的角度對(duì)科技文件標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查在科技文件的形成、積累過程中，檔案部門應(yīng)配合、協(xié)助標(biāo)準(zhǔn)化部門對(duì)科技文件標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，以確保歸檔科技文件的質(zhì)量。其監(jiān)督和檢查的根本內(nèi)容有：1.形成的科技文件是否齊全、完整、成套、準(zhǔn)確；2.科技文件的幅面、格式、名稱、編號(hào)、更改等，是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，責(zé)任簽字是否符合規(guī)定要求；3.科技文件的編制，是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定；4.圖樣的標(biāo)題欄格式、內(nèi)容填寫是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，簽字手續(xù)是否完備；5.文字材料的原稿，是否用藍(lán)黑墨水書寫在標(biāo)準(zhǔn)化的用紙上，字跡是否工整、清晰；6.圖紙(藍(lán)圖)的折疊方法是否符合標(biāo)準(zhǔn)．標(biāo)準(zhǔn)。思考題：1．什么是科技文件?如何理解科技文件的概念?2．簡(jiǎn)述科技文件的主要作用。3．什么是“三納入”、“四同步”?4．簡(jiǎn)述科技文件的管理措施。第二節(jié)科技文件歸檔科技文件歸檔是科技文件工作的最后一項(xiàng)工作，也是科技文件轉(zhuǎn)化為科技檔案的關(guān)口。科技文件的歸檔，要以歸檔制度為根本依據(jù)?？萍嘉募w檔制度的內(nèi)容，一般包括科技文件的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)。一、科技文件的歸檔范圍(一)確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)確定歸檔范圍，就是確定一個(gè)單位內(nèi)哪些科技文件應(yīng)該歸檔。確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是：科技文件是否具有保存價(jià)值。但凡直接記述和反映本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的，具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的科技文件，都應(yīng)列入歸檔范圍。(二)確定歸檔范圍的根本方法1．研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件的種類和成分，確定歸檔范圍中應(yīng)包括哪些方面的科技文件。2．掌握本單位根本職能活動(dòng)，將本單位在根本職能活動(dòng)中形成的科技文件作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其根本職能活動(dòng)進(jìn)行的其他科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件，從而確定這些科技文件的歸檔范圍。3．正確劃定本單位科技文件與科技資料、科技文件與文書材料的界限。4．根據(jù)國(guó)家及專業(yè)主管部門確定的科技文件歸檔范圍，結(jié)合本單位實(shí)際，確定具體的科技文件的歸檔范圍。二、科技文件的歸檔時(shí)間綜合科技、生產(chǎn)活動(dòng)及其科技文件的特點(diǎn)，科技文件的歸檔時(shí)間最常見的有以下兩種：(一)在工程全部結(jié)束時(shí)間歸檔在工程全部結(jié)束時(shí)間歸檔，是指在一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)(一項(xiàng)基建工程、產(chǎn)品研制、科研課題)全部結(jié)束后限期歸檔。一般情況下，在一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成周期不太長(zhǎng)的科技文件材料，較適宜于采用這種方式歸檔。(二)在工程工作階段或工程子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔當(dāng)一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)按照其工作程序完成一個(gè)工作階段后，即可將該階段形成的科技文件材料整理歸檔。如一項(xiàng)規(guī)模較大的基建工程工程，可在工程的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，分別進(jìn)行歸檔。有些復(fù)雜的工程，如基建工程、科研課題等，往往由假設(shè)干個(gè)單項(xiàng)工程或科研專題組成，但每個(gè)單項(xiàng)工程或科研專題仍各自有相對(duì)的獨(dú)立性，當(dāng)工程的子項(xiàng)結(jié)束后，即可進(jìn)行歸檔。一般情況下，科技、生產(chǎn)活動(dòng)形成周期較長(zhǎng)的科技文件材料，可以在科技文件材料的形成階段或子項(xiàng)完成時(shí)間歸檔。三、科技文件的歸檔份數(shù)歸檔份數(shù)，是指同一項(xiàng)科技文件應(yīng)歸檔幾份。但凡需要?dú)w檔的科技文件，一般是歸檔一份，但重要的、使用頻繁的應(yīng)歸檔二份以上。在具體確定科技文件歸檔份數(shù)時(shí)，要考慮以下幾個(gè)方面：(一)要考慮歸檔材料的重要程度。重要的，尤其是需永久保存的文件，要視情況，應(yīng)歸檔假設(shè)干份副本供日常使用。(二)要考慮開架閱覽的需要。對(duì)利用頻繁的、不保密的科技文件材料，應(yīng)多復(fù)制一份副本供開架閱覽使用。(三)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，凡需要上報(bào)上級(jí)有關(guān)部門或科技專業(yè)檔案館的文件材料，應(yīng)對(duì)歸檔的份數(shù)做出相應(yīng)規(guī)定。四、科技文件的歸檔要求科技文件歸檔的最根本要求，應(yīng)包括：(一)歸檔工作由相關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門承當(dāng)。由科技業(yè)務(wù)部門及有關(guān)的科技人員負(fù)責(zé)科技文件的歸檔工作，是國(guó)家的一項(xiàng)規(guī)定。履行這一根本職責(zé)，是由科技、生產(chǎn)活動(dòng)及科技文件形成的特點(diǎn)決定的。(二)歸檔的科技文件，應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰，有利于長(zhǎng)久保存。(三)歸檔的科技文件必須到達(dá)完整、準(zhǔn)確并經(jīng)過系統(tǒng)整理、編目，由工程負(fù)責(zé)人審查后及時(shí)歸檔。(四)檔案部門有責(zé)任監(jiān)督、指導(dǎo)科技人員做好科技文件的歸檔工作。五、科技文件的歸檔手續(xù)辦理科技文件的歸檔手續(xù)主要包括兩個(gè)方面：(一)編寫歸檔情況簡(jiǎn)要說明歸檔情況說明，一般包括：本工程的名稱、任務(wù)來源、主要任務(wù)和實(shí)施過程、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益、文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況、工程負(fù)責(zé)人等。(二)填寫歸檔文件移交清單移交清單(移交目錄)，是科技文件歸檔和接收的憑證。由歸檔者填制一式兩份或假設(shè)干份，歸檔時(shí)交接雙方按清單核查清楚，雙方簽字，各留一份，以備查考。思考題：1．科技文件歸檔制度的內(nèi)容包括哪些?2．簡(jiǎn)述科技文件歸檔的根本要求。3．簡(jiǎn)述科技文件的歸檔時(shí)間。4．簡(jiǎn)述確定科技文件歸檔范圍的根本方法。第五章科技檔案管理第一節(jié)科技檔案的概念與根本種類一、科技檔案的概念2000年二、科技檔案的根本種類隨著科技領(lǐng)域的不斷開拓，隨著生產(chǎn)、科研、建設(shè)活動(dòng)的開展變化，科技檔案的種類也在不斷增加，內(nèi)容日益豐富。目前，科技檔案的種類主要有：工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案，農(nóng)業(yè)科技檔案，設(shè)備儀器檔案，科學(xué)技術(shù)研究檔案，地質(zhì)檔案，測(cè)繪檔案和醫(yī)學(xué)科技檔案等。在這里，我們主要介紹具有典型意義的幾種科技檔案。(一)工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是工業(yè)產(chǎn)品檔案。它是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)制造活動(dòng)中形成的科技檔案。其根本特點(diǎn)是型號(hào)成套，一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體。它主要產(chǎn)生在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)部門和工礦企業(yè)單位。(二)農(nóng)業(yè)科技檔案農(nóng)業(yè)科技檔案是在農(nóng)、林、牧、副、漁各業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案。它是一種種類繁多、綜合性強(qiáng)的科技檔案。包括種子檔案、作物栽培檔案，植物保護(hù)檔案、林業(yè)檔案、畜牧檔案、水產(chǎn)檔案及農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境和農(nóng)業(yè)區(qū)劃?rùn)n案。(三)根本建設(shè)檔案根本建設(shè)檔案簡(jiǎn)稱基建檔案，它是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等根本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案。即，一個(gè)建設(shè)工程從醞釀、決策到建成投入使用的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。(四)設(shè)備儀器檔案設(shè)備儀器檔案是指各種機(jī)器設(shè)備、車輛、船舶和儀器、儀表的檔案材料。其特點(diǎn)是型號(hào)成套，同一型號(hào)的設(shè)備或儀器的檔案材料是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。(五)科研檔案科研檔案是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)和聲像等各種形式和載體的文件材料。它的根本特點(diǎn)是課題成套，圍繞著一個(gè)課題的科技研究活動(dòng)，形成一套在程序上和內(nèi)容上前后銜接左右聯(lián)系的科技檔案有機(jī)整體。第二節(jié)科技檔案的收集工作內(nèi)容與要求科技檔案收集工作的內(nèi)容科技檔案的收集，就是按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過切實(shí)可行的措施和方法，把對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存和利用價(jià)值的科技文件資料集中到檔案部門的工作。科技檔案的收集工作包括：基層檔案部門的收集工作和科技專業(yè)檔案館的收集工作。二、科技檔案收集工作的要求〔一〕要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原那么集中統(tǒng)一管理科技檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。在任何機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位內(nèi)部，科技檔案都應(yīng)該由檔案部門實(shí)行集中統(tǒng)一管理，而不能分散保存在各業(yè)務(wù)技術(shù)部門，這是國(guó)家全部科技檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的根底。集中統(tǒng)一管理是做好科技檔案收集工作的根本指導(dǎo)原那么。〔二〕要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律科技檔案是在各項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)中，伴隨著科技、生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)行自然形成的。而科技檔案的收集工作是一個(gè)承前啟后的環(huán)節(jié)，對(duì)于基層檔案部門的接收歸檔來說，它銜接著科技、生產(chǎn)活動(dòng)和科技檔案管理工作，因此必須要符合科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的規(guī)律性，要根據(jù)科研、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的工作程序和科技文件材料形成過程，具體規(guī)定歸檔范圍、歸檔時(shí)間，這樣才能既做到集中統(tǒng)一管理，保證科技檔案的完整與平安，又不影響現(xiàn)實(shí)工作的使用?！踩骋ＷC科技檔案的完整、準(zhǔn)確科技檔案的收集工作，必須高度重視科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性。這是保證科技檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。第三節(jié)科技檔案整理工作的內(nèi)容與原那么一、科技檔案整理工作的內(nèi)容科技檔案整理工作的內(nèi)容就是由檔案部門對(duì)收集來的科技檔案，按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列及編目的工作?？萍紮n案的整理工作，包括系統(tǒng)整理和科學(xué)編目?jī)删植?。系統(tǒng)整理包括對(duì)案卷的分類和排列，以真實(shí)反映科技、生產(chǎn)活動(dòng)的歷史面貌，保持其有機(jī)聯(lián)系為原那么?？茖W(xué)編目包括編檔號(hào)、編目錄，用以固定案卷分類、排列的整理成果，揭示各類案卷內(nèi)的文件內(nèi)容和構(gòu)成。二、科技檔案整理工作的原那么科技檔案整理工作的原那么是，遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理根底，對(duì)科技檔案進(jìn)行分門別類的整理，便于保管和利用。第四節(jié)科技檔案鑒定工作的內(nèi)容與價(jià)值鑒定原那么一、科技檔案鑒定工作的內(nèi)容科技檔案鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：一方面，是對(duì)科技檔案價(jià)值的鑒定分析工作，即鑒別科技檔案現(xiàn)實(shí)的和歷史的價(jià)值，根據(jù)其價(jià)值的大小確定保管期限，把沒有保存價(jià)值和失去保存價(jià)值的科技檔案，經(jīng)過一定的審查和批準(zhǔn)手續(xù)剔出銷毀的工作?？萍紮n案價(jià)值的鑒定分析工作，是科技檔案鑒定工作的主體內(nèi)容。另一方面，是對(duì)科技檔案質(zhì)量的鑒別核查工作。它是對(duì)科技檔案的準(zhǔn)確性和完整性，即對(duì)科技檔案的質(zhì)量狀況進(jìn)行甄別和查對(duì)，并采取相應(yīng)措施，提高庫藏科技檔案質(zhì)量的工作。二、確定科技檔案保管期限的原那么〔一〕但凡在工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的科技檔案，都應(yīng)該永久保存；〔二〕但凡在一定時(shí)期內(nèi)具有利用價(jià)值的科技檔案，都可以定期保存〔長(zhǎng)期或短期〕；〔三〕但凡介于兩種保管期限之間的科技檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。思考題：1．談?wù)勀銓?duì)科技檔案定義及其含義的理解。2．簡(jiǎn)述科技檔案的根本種類。3．簡(jiǎn)述科技檔案收集工作的根本要求。4．簡(jiǎn)述確定科技檔案保管期限表的原那么。第六章會(huì)計(jì)檔案與聲像檔案的管理第一節(jié)會(huì)計(jì)檔案管理為了適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的開展，1998年10月，財(cái)政部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)了新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》，1999年一、會(huì)計(jì)檔案的概念和特點(diǎn)(一)會(huì)計(jì)檔案的概念會(huì)計(jì)檔案按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》中的表述：會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。(二)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)與文書檔案、科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案有它自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：1．形成范圍廣泛但凡具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位，都要形成會(huì)計(jì)檔案。這些單位有國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。一方面，會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)的各領(lǐng)域無處不有，形成普遍；另一方面，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體數(shù)量也相對(duì)其他門類的檔案數(shù)量更多一些。2．檔案類別穩(wěn)定社會(huì)上會(huì)計(jì)工作的種類繁多，如有工業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)、稅收會(huì)計(jì)、總預(yù)算會(huì)計(jì)、單位預(yù)算會(huì)計(jì)等，但是會(huì)計(jì)核算的方法、工作程序以及所形成的會(huì)計(jì)核算材料的成份是一致的，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿，財(cái)務(wù)報(bào)告等。會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容成份的穩(wěn)定和共性，是其他門類檔案無可比較的，它便于整理分類，有利于管理制度的制定和實(shí)際操作的標(biāo)準(zhǔn)。3．外在形式多樣會(huì)計(jì)專業(yè)的性質(zhì)決定了會(huì)計(jì)檔案形式的多樣化。會(huì)計(jì)的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分。財(cái)務(wù)報(bào)告由于有文字、表格、數(shù)據(jù)而出現(xiàn)了16開或8開的紙張規(guī)格以及計(jì)算機(jī)打印報(bào)表等。會(huì)計(jì)憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異，長(zhǎng)短參差不齊。會(huì)計(jì)檔案的這個(gè)外形多樣的特點(diǎn)，要求我們?cè)跁?huì)計(jì)檔案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他門類檔案的方法，而是要從實(shí)際出發(fā)，防止“一刀切”。二、會(huì)計(jì)核算材料的歸檔會(huì)計(jì)核算材料的歸檔，是會(huì)計(jì)檔案收集工作的首要環(huán)節(jié)。在歸檔中要遵循會(huì)計(jì)核算工作的規(guī)律，力求會(huì)計(jì)檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。(一)歸檔范圍《會(huì)計(jì)檔案管理方法》對(duì)會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍作了規(guī)定，具體包括：1．會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證是用來記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、作為記賬依據(jù)的書面證明。會(huì)計(jì)憑證按填制的程序和用途可分為：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證是在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中最初形成的，是重要的會(huì)計(jì)核算材料，應(yīng)當(dāng)歸檔。2．會(huì)計(jì)賬簿會(huì)計(jì)賬簿是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍，是編制財(cái)務(wù)報(bào)告的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)賬簿可分為：總賬(也稱總分類賬)、明細(xì)賬(如現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬、經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)賬等)、固定資產(chǎn)賬、輔助賬簿(也稱備查賬簿)等。會(huì)計(jì)賬簿在外形上，一般有兩種：訂本式賬，指賬簿在啟用之前，已將賬頁統(tǒng)一編號(hào)裝訂成冊(cè)的硬皮本賬簿，如總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬等；活頁式賬簿和卡片式賬簿是將賬頁放置于活頁夾中或卡片盒內(nèi)的賬簿。這兩種賬簿有利于記賬人員的使用，但賬頁不固定，易散失或抽換。各個(gè)單位的會(huì)計(jì)賬簿，其名稱和外形雖不盡相同，但賬簿是會(huì)計(jì)核算的主要材料，全部應(yīng)當(dāng)歸檔。3．財(cái)務(wù)報(bào)告財(cái)務(wù)報(bào)告是根據(jù)日常會(huì)計(jì)核算材料定期編制的，綜合地反映一定時(shí)期的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時(shí)期的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流動(dòng)情況的書面文件。財(cái)務(wù)報(bào)告是非常重要的核算材料。財(cái)務(wù)報(bào)告的種類較多，按報(bào)告的編制時(shí)間可分為：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)；按報(bào)告的編制單位可分為：?jiǎn)挝回?cái)務(wù)報(bào)告、匯總財(cái)務(wù)報(bào)告；按報(bào)告的內(nèi)容或名稱看就更多了，如企業(yè)有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，行政事業(yè)單位有經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況報(bào)表、資金活動(dòng)報(bào)表等；按報(bào)告的效勞對(duì)象可分為：內(nèi)部報(bào)告和外部報(bào)告兩種。財(cái)務(wù)報(bào)告都是應(yīng)歸檔的。在財(cái)務(wù)報(bào)告的歸檔中需要注意，會(huì)計(jì)報(bào)表，附表及相關(guān)的編制說明，文字補(bǔ)充材料，都應(yīng)視為財(cái)務(wù)報(bào)告的組成局部，一并歸檔而不要遺漏。4．其他核算材料根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理方法》的規(guī)定，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料也屬歸檔之列。另外，會(huì)計(jì)檔案管理中的三種清冊(cè)(或稱目錄)即：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)也屬于歸檔范圍。(二)歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間，是指會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)核算材料整理后向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交的時(shí)間。《會(huì)計(jì)檔案管理方法》要求：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間，有別于文書檔案的歸檔時(shí)間，這主要因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案在它形成的初期，其利用頻率比較高，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫存一段時(shí)間，是為了方便會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的查閱利用。根據(jù)北京市會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)踐，我們檔案人員在執(zhí)行歸檔時(shí)間時(shí)應(yīng)該注意：1．每個(gè)單位應(yīng)明確會(huì)計(jì)檔案具體的歸檔時(shí)間。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)與會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)商，從實(shí)際出發(fā)，確定會(huì)計(jì)核算材料在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保存的時(shí)間，并列進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理制度，以便于操作實(shí)施。2．雖然會(huì)計(jì)核算材料的實(shí)體可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一段時(shí)間，但是每年年初，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)把上一年度的會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)(目錄)，先向檔案機(jī)構(gòu)移交一份。其目的是便于檔案機(jī)構(gòu)掌握會(huì)計(jì)檔案的形成數(shù)量、內(nèi)容和價(jià)值，以加強(qiáng)檔案工作的綜合管理。(三)歸檔要求會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)在向檔案機(jī)構(gòu)移交會(huì)計(jì)核算材料時(shí)，應(yīng)做到：1．歸檔的會(huì)計(jì)核算材料真實(shí)、準(zhǔn)確。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿(除訂本式賬)、財(cái)務(wù)報(bào)告等的裝訂須做密封處理。會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告按會(huì)計(jì)工作規(guī)定需有經(jīng)手人員、主管會(huì)計(jì)或會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的簽字蓋章，以保證其準(zhǔn)確性。2．會(huì)計(jì)檔案屬于專門檔案，涉及法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任，因此移交歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原那么上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。3．歸檔移交會(huì)計(jì)核算材料時(shí)，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)要逐卷認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格交接手續(xù)，雙方簽字。(四)電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔會(huì)計(jì)電算化是指由會(huì)計(jì)人員操作會(huì)計(jì)軟件，使用電子計(jì)算機(jī)替代人工來完成會(huì)計(jì)工作的活動(dòng)。電算化會(huì)計(jì)核算材料是會(huì)計(jì)電算化中產(chǎn)生的電子文件，它與傳統(tǒng)手工核算形成的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料相比較，具有記錄載體磁性化、會(huì)計(jì)核算信息的非人工識(shí)讀性、信息存儲(chǔ)的高密度性以及對(duì)系統(tǒng)的依賴性等特點(diǎn)。因此，電算化會(huì)計(jì)核算材料在歸檔內(nèi)容和歸檔要求上有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)核算材料。1．根據(jù)1996年財(cái)政部制定頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作標(biāo)準(zhǔn)》和《會(huì)計(jì)檔案管理方法》，電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍主要有三局部：(1)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)。(2)打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料(不能只保存不可見的磁性介質(zhì)的核算數(shù)據(jù))。(3)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序。由此可見，電算化會(huì)計(jì)核算材料的歸檔要求是“雙軌制”：即電子核算材料、打印輸出的紙質(zhì)核算材料一并歸檔。另外，會(huì)計(jì)軟件的文檔資料及軟件程序，也應(yīng)作為電算化會(huì)計(jì)核算材料的重要組成局部，不可缺少。2．電算化會(huì)計(jì)核算材料歸檔的特殊要求(1)磁性介質(zhì)或光盤等電子文件，應(yīng)作防寫處理。(2)為了保證檔案的完整性、平安性，歸檔的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)要進(jìn)行雙備份，即歸入檔案機(jī)構(gòu)的磁盤或光盤應(yīng)是兩套。一套封存保管；另一套作為日常提供利用使用。(3)打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料，必須有經(jīng)手人員和會(huì)計(jì)主管人員的簽字或蓋章；以保證其真實(shí)性、準(zhǔn)確性。(4)打印輸出的紙質(zhì)載體核算材料，須字跡清晰，方便查閱和利用。三、會(huì)計(jì)檔案的保管和利用工作(一)會(huì)計(jì)檔案的保管作為專門檔案，會(huì)計(jì)檔案在保管方法上有專門要求。1．在會(huì)計(jì)檔案移交檔案機(jī)構(gòu)之前，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)有專人對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理〔根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》規(guī)定，出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案保管)，并要配備專柜或?qū)爝M(jìn)行保管，嚴(yán)防會(huì)計(jì)檔案的散失、毀損、泄密。2．會(huì)計(jì)檔案移交到檔案機(jī)構(gòu)后，要注意將會(huì)計(jì)檔案與文書檔案、科技檔案等區(qū)別開，單獨(dú)排列，存放有序。保管會(huì)計(jì)檔案要符合防火、防潮、防塵、防盜、防蟲等要求。3．由于會(huì)計(jì)檔案的外在形式規(guī)格不同，為了整齊排列和便于保管，會(huì)計(jì)檔案的裝具(卷皮、卷套、卷盒)要符合檔案行政管理機(jī)關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化要求，到達(dá)合體包裝、鞏固耐用、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、便于存取、封面設(shè)置合理。對(duì)于存放會(huì)計(jì)檔案的柜架，可根據(jù)不同會(huì)計(jì)檔案的規(guī)格進(jìn)行改造，以便充分利用存貯空間。4．保管磁性介質(zhì)的電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采取直立存放形式，并且注意避光、防塵、防磁。磁性介質(zhì)檔案除備份二套，還要按電子檔案的保管要求，定期進(jìn)行檢查，并每四年復(fù)制轉(zhuǎn)存一次，以防止意外和人為錯(cuò)誤造成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的喪失，確保平安性。(二)會(huì)計(jì)檔案的利用工作利用工作是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。會(huì)計(jì)檔案不僅為宏觀或微觀的經(jīng)濟(jì)工作決策提供了依據(jù)，還起到對(duì)財(cái)經(jīng)紀(jì)律進(jìn)行監(jiān)督的憑證作用，更是研究經(jīng)濟(jì)和財(cái)政歷史的珍貴史料。因此，做好會(huì)計(jì)檔案的利用工作十分重要。會(huì)計(jì)檔案的利用工作方式及要求，主要包括：1．完善借閱效勞會(huì)計(jì)檔案的借閱效勞有其自身特點(diǎn)和特殊要求。首先要健全借閱制度，嚴(yán)格借閱手續(xù)。本單位人員借閱會(huì)計(jì)檔案，要經(jīng)過會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人同意。如有特殊需要，外單位查閱會(huì)計(jì)檔案(如審計(jì)、司法等工作需要)應(yīng)持所在單位介紹信，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可查閱，但會(huì)計(jì)檔案原件原那么上不能借出。借閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)填寫《借閱登記簿》。查閱會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。檔案管理人員要加強(qiáng)借閱的監(jiān)督和檢查。2．編制會(huì)計(jì)檔案檢索工具會(huì)計(jì)檔案的檢索工具主要有會(huì)計(jì)檔案案卷目錄和專題目錄兩種。會(huì)計(jì)檔案案卷目錄主要用于對(duì)會(huì)計(jì)檔案案卷的查找，其格式及編制要求，前面已有講述。會(huì)計(jì)檔案專題目錄是根據(jù)利用要求或研究工作等特殊需要，針對(duì)歷年的會(huì)計(jì)檔案中有關(guān)案卷按專題匯總編制的目錄。如對(duì)歷年經(jīng)費(fèi)使用情況、財(cái)務(wù)決算情況的案卷專門編制目錄，以便于及時(shí)、準(zhǔn)確地查閱會(huì)計(jì)檔案。思考題：1．會(huì)計(jì)核算材料的歸檔范圍是什么?2．電算化會(huì)計(jì)檔案與手工傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案在歸檔的內(nèi)容、歸檔的要求及保管上有什么區(qū)別?第二節(jié)聲像檔案管理一、聲像檔案的概念和特點(diǎn)(一)聲像檔案的概念聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，有保存價(jià)值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。但聲像檔案與紙質(zhì)載體檔案的根本區(qū)別在于聲像檔案是以感光材料、磁性材料等特殊載體構(gòu)成的，因此它的功能、處理程序有著特殊性。聲像檔案除載體特殊外，還必須以文字說明為補(bǔ)充，它是圖文并茂、音像并行的有獨(dú)到特色的歷史記錄。(二)聲像檔案的特點(diǎn)聲像檔案相對(duì)于紙質(zhì)載體檔案而言，有著自身的特性，主要表現(xiàn)在：1．直觀的形象性聲像檔案記錄的是社會(huì)開展中人們活動(dòng)的聲音和圖像，因此反映的客觀事物直觀形象，活靈活現(xiàn)。2．收集、保管的特殊性聲像檔案難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。如一盤重要的錄音磁帶，母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。又如區(qū)別照片檔案中的原版底片和制作精良的翻版底片，有時(shí)也很困難。這給聲像檔案的收集和保管工作帶來了一定的難度。另外，由于聲像檔案是由感光材料和磁性材料構(gòu)成的，它與紙質(zhì)載體材料所要求的保管條件有很大的區(qū)別。聲像檔案的保管條件的好壞與其“壽命”長(zhǎng)短有著密切的聯(lián)系。所以要加強(qiáng)聲像檔案的科學(xué)保護(hù)和管理，增強(qiáng)聲像材料的耐久性，延長(zhǎng)其“壽命”。3．是其他載體檔案的必要補(bǔ)充聲像檔案的產(chǎn)生和存在并不是孤立的。它與紙質(zhì)載體的檔案往往有著密切的聯(lián)系，它們是相互依存、相互補(bǔ)充的，是對(duì)歷史的相互印證。二、聲像材料的收集歸檔(一)聲像材料的收集工作將分散在各部門、個(gè)人手中的具有保存價(jià)值的聲像材料，收集、集中到檔案館、室，實(shí)行統(tǒng)一管理，是聲像檔案管理的首要工作環(huán)節(jié)。做好聲像材料的收集，應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：第一，要加強(qiáng)宣傳工作，增強(qiáng)群眾的檔案意識(shí)。第二，檔案機(jī)構(gòu)要采取一定的措施引導(dǎo)與控制聲像材料的流向，保證收集工作的落實(shí)。在各單位，聲像材料的主要產(chǎn)生渠道是宣傳部門、領(lǐng)導(dǎo)部門、綜合部門等。只有抓住重點(diǎn)，調(diào)動(dòng)有關(guān)部門的積極性，才會(huì)以重點(diǎn)帶動(dòng)全面，使收集工作順利完成。第三，收集工作要著眼于平時(shí)。檔案人員應(yīng)隨時(shí)了解本單位工作活動(dòng)的信息和動(dòng)向，當(dāng)一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)進(jìn)行收集，才能確保聲像材料的齊全和完整。(二)聲像材料的歸檔制度1．聲像材料的歸檔范圍聲像材料的歸檔，也要強(qiáng)調(diào)“以我為主”即本單位形成的并反映本單位工作活動(dòng)的聲像材料，是歸檔的重點(diǎn)。主要包括：(1)反映本單位主要職能活動(dòng)、重要?dú)v史面貌的聲像材料；(2)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與本單位重要公務(wù)活動(dòng)形成的聲像材料；(3)本單位組織的或參加的重要的外事活動(dòng)的聲像材料；(4)本單位的各種重要會(huì)議的聲像材料；(5)記錄本地區(qū)、本單位重大事件、重大事故、自然災(zāi)害情況的聲像材料；(6)反映本單位重點(diǎn)工程工程、重點(diǎn)科研工程、重大工作成果的聲像材料；(7)本單位或本系統(tǒng)的勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的聲像材料；(8)本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的照片；(9)本單位榮獲的市級(jí)以上各種榮譽(yù)性實(shí)物，如獎(jiǎng)狀、錦旗、證書、禮品等的照片；(10)本單位攝制的或反映本單位工作活動(dòng)的專題錄像片、影片等。2．聲像材料的歸檔時(shí)間對(duì)于聲像材料的歸檔時(shí)間，不能照搬照抄文書材料的歸檔時(shí)間。通過檔案部門多年的工作實(shí)踐，總結(jié)出了“兩段式歸檔時(shí)間”。一是聲像材料要隨時(shí)歸檔，即工作活動(dòng)結(jié)束，照片沖印加工后或錄音、錄像、磁帶錄制完畢后，承辦部門或承辦人員，就要輔以文字說明，將其及時(shí)向檔案部門進(jìn)行歸檔。隨時(shí)歸檔的優(yōu)越性在于：防止聲像材料的散失；原版、原件易于區(qū)分，保證歸檔質(zhì)量。二是局部聲像材料年終歸檔，一些零散產(chǎn)生或制作過程相對(duì)較長(zhǎng)的聲像材料，可隨同紙質(zhì)載體一起，于年終由承辦部門或承辦人員整理并輔以文字說明后，統(tǒng)一向檔案部門歸檔。3．聲像材料的歸檔要求(1)歸檔的聲像材料應(yīng)力求是原底片、原件(原聲磁帶)。要盡量防止復(fù)制版或復(fù)制件。(2)歸檔的聲像材料要齊全完整。照片歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)有底片及文字說明。錄音、錄像磁帶歸檔時(shí)也要附有簡(jiǎn)要的文字說明。檔案部門在接收磁帶時(shí)，要聽音看像，檢查內(nèi)容與文字說明是否相符、音像效果是否清晰。(3)對(duì)歸檔的聲像材料要進(jìn)行選擇和鑒別。如一次會(huì)議形成了假設(shè)干張照片，并不是要求張張歸檔。要從中選擇出典型、有代表性的、質(zhì)優(yōu)的，反映了會(huì)議不同議程的，大、小不同角度的重要照片歸檔。另外錄像磁帶，有的是屬于承辦部門攝錄的素材，而需要?dú)w檔的那么是經(jīng)過編輯的，比較完整、標(biāo)準(zhǔn)的新聞片或?qū)ｎ}片。三、聲像檔案的保管和保護(hù)由于聲像檔案是由特殊載體構(gòu)成的，為了維護(hù)其耐久性，延長(zhǎng)“壽命”，就要加強(qiáng)科學(xué)的保護(hù)、保管?！惨弧痴掌瑱n案的保管、保護(hù)照片檔案是以感光材料為載體的，因此對(duì)照片檔案的保管、保護(hù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案有所區(qū)別。1.在照片檔案入庫前，檔案人員應(yīng)對(duì)照片、底片進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，防止受污染的照片、底片入庫。對(duì)已受污染的照片、底片(如發(fā)霉)要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。2.檔案人員在接觸底片時(shí)，應(yīng)戴上潔凈的手套，防止汗?jié)n污染底片。3.感光材料屬易燃材料，因此保存照片檔案的庫房要枯燥、涼爽、嚴(yán)禁煙火，并且防光、防塵。應(yīng)有專門的檔案柜存放照片檔案。庫房?jī)?nèi)晝夜溫度變化不應(yīng)超出±3℃。濕度變化不應(yīng)超出±54.選擇和使用標(biāo)準(zhǔn)的照片檔案裝具。社會(huì)上許多相冊(cè)是不利于照片檔案管理的，在照片檔案保管中，要選擇檔案行政管理機(jī)關(guān)推薦使用的照片冊(cè)和底片冊(cè)。照片冊(cè)和底片冊(cè)的存放要采用立放形式。5.檔案館、室應(yīng)建立照片檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決?！捕充浺翡浵駲n案的保管、保護(hù)1.庫房要保持適宜的溫、濕度溫度過高，濕度較大或太枯燥都會(huì)使磁帶變形，變脆，帶來致命損害。國(guó)家規(guī)定保管磁帶的庫房溫度應(yīng)控制在15—25℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45—60％。庫房要配有溫、濕度記錄儀器，測(cè)量和記錄溫濕度的數(shù)據(jù)，并通過必要的設(shè)備(去濕機(jī)、加濕器、空調(diào))2.磁帶應(yīng)豎放，卷繞平整，防止帶體損壞。歸檔的磁帶應(yīng)有外盒或外套。磁帶上架的要求是豎放，以使其受力均勻，防止磁帶卷邊或變形。磁帶的卷繞不能太緊或太松，太松易造成走帶時(shí)的滑動(dòng)，使磁帶出現(xiàn)折皺，太緊易造成磁帶的永久性變形，因此卷繞的松緊要適當(dāng)。3.防塵、防光灰塵落在磁帶上，會(huì)