安徽省社區(qū)矯正人員檔案管理辦法

安徽省社區(qū)矯正人員檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為了加強(qiáng)對社區(qū)矯正人員檔案的管理，準(zhǔn)確執(zhí)行刑罰，做好監(jiān)督管理、教育和幫扶工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《社區(qū)矯正實(shí)施辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我省社區(qū)矯正工作實(shí)際，制定本辦法。第二條社區(qū)矯正人員檔案是社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)對社區(qū)矯正人員實(shí)施社區(qū)矯正過程中形成的接收登記、考核獎懲、監(jiān)管審批、解除矯正等具有保存價(jià)值的執(zhí)法文書。第三條省及設(shè)區(qū)的市司法行政機(jī)關(guān)和各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)社區(qū)矯正人員檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督?？h級司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)社區(qū)矯正人員檔案管理工作。第四條社區(qū)矯正檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守國家保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案實(shí)體和內(nèi)容絕對安全。任何個人不得據(jù)為己有。第二章檔案歸檔第五條縣級司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為社區(qū)矯正人員建立社區(qū)矯正執(zhí)行檔案，司法所應(yīng)當(dāng)建立社區(qū)矯正工作檔案，同時(shí)留存社區(qū)矯正執(zhí)行檔案副本。做到一人一檔。第六條社區(qū)矯正人員執(zhí)行檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：結(jié)案登記表；假釋人員的原判法律文書、假釋裁定書、假釋證明書、罪犯出監(jiān)鑒定表、執(zhí)行通知書；暫予監(jiān)外執(zhí)行人員的起訴書副本、判決（裁定）書、執(zhí)行通知書、結(jié)案登記表、暫予監(jiān)外執(zhí)行審批表、暫予監(jiān)外執(zhí)行決定書、具保書；（二）社區(qū)矯正人員基本信息表；（三）社區(qū)矯正告知書、接受社區(qū)矯正保證書；（四）適用社區(qū)矯正社區(qū)影響調(diào)查評估意見書；（五）社區(qū)矯正人員進(jìn)入特定區(qū)域（場所）審批表；（六）社區(qū)矯正人員外出（居住地變更）審批表；（七）對社區(qū)矯正人員給予警告等決定書；（八）對社區(qū)矯正人員提出治安管理處罰、提出撤銷緩刑、假釋、收監(jiān)執(zhí)行、減刑等建議書和審核表；（九）解除社區(qū)矯正通知書；（十）社區(qū)矯正人員死亡的，死亡證明、法醫(yī)鑒定、社區(qū)矯正人員死亡通知書等有關(guān)材料；（十一）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的重要材料。第七條社區(qū)矯正人員工作檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容：（一）社區(qū)矯正執(zhí)行檔案副本；（二）社區(qū)矯正人員基本信息表；（三）社區(qū)矯正宣告書；（四）社區(qū)矯正責(zé)任書；（五）矯正方案；（六）社區(qū)矯正人員日常報(bào)告記錄；（七）社區(qū)矯正學(xué)習(xí)教育、社區(qū)服務(wù)記錄；（八）社區(qū)矯正幫困扶助記錄；（九）社區(qū)矯正人員進(jìn)入特定區(qū)域（場所）審批申報(bào)材料；（十）社區(qū)矯正人員外出（居住地變更）審批申報(bào)材料；（十一）給予警告決定審核材料、審批表；（十二）提出治安管理處罰、提出撤銷緩刑、假釋、收監(jiān)執(zhí)行、減刑等審核、審批表；（十三）社區(qū)矯正人員月、季度、年度考察表；（十四）社區(qū)矯正期滿鑒定及上報(bào)材料；（十五）解除社區(qū)矯正宣告書；（十六）與安置幫教銜接記錄；（十七）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的重要材料。第八條社區(qū)矯正人員組卷檔案的文書印刷格式和紙張使用，應(yīng)按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）的要求執(zhí)行，用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型；對于一式多份且需要加蓋騎縫章的文件，采用A3型或A3拼接型，左側(cè)裝訂。文件標(biāo)題字體一般用2號小標(biāo)宋體字，正文字體一般用3號仿宋體字。欄目較多的表格式文書，填寫時(shí)可用小四號仿宋體字。第三章檔案查閱第九條查閱社區(qū)矯正人員檔案，必須履行登記手續(xù)。外來人員查閱，須持縣級以上政府或政法機(jī)關(guān)外調(diào)介紹信和本人有效證件，經(jīng)縣級司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)閱卷。社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意，涉密的須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十條查閱社區(qū)矯正人員檔案時(shí)，不得遺失、涂改、拆散、裁剪、鉤劃、批注。第十一條歸還檔案時(shí)要當(dāng)面查清，如發(fā)現(xiàn)損壞的情況，應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任，認(rèn)真處理。閱卷人摘抄或復(fù)印的材料，經(jīng)檔案人員核對無誤后，可簽署意見，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，加蓋公章。第十二條社區(qū)矯正人員檔案原則上不外借。如有特殊情況需外借的，需經(jīng)縣級司法行政機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出時(shí)要點(diǎn)交清楚，辦理外借手續(xù)，并限期歸還。第十三條未成年社區(qū)矯正人員相關(guān)犯罪紀(jì)錄應(yīng)當(dāng)予以封存，不得向任何單位和個人提供。司法機(jī)關(guān)為辦案需要或者有關(guān)單位根據(jù)國家規(guī)定進(jìn)行查詢的，應(yīng)嚴(yán)格辦理相關(guān)手續(xù)。依法進(jìn)行查詢的單位，應(yīng)當(dāng)對被封存的犯罪紀(jì)錄的情況予以保密。第四章檔案移交和銷毀第十四條社區(qū)矯正人員解除矯正、死亡、被收監(jiān)執(zhí)行或被判處監(jiān)禁刑后，縣級司法行政機(jī)關(guān)社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)及司法所應(yīng)對其檔案進(jìn)行整理立卷，執(zhí)行檔案與工作檔案合并，在1個月內(nèi)將該社區(qū)矯正人員檔案移交縣級司法行政機(jī)關(guān)檔案部門集中統(tǒng)一保管。第十五條社區(qū)矯正人員居住地變更的，縣級司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)自作出決定之日起三個工作日內(nèi)，將有關(guān)法律文書和矯正檔案移交新居住地縣級司法行政機(jī)關(guān)。社區(qū)矯正人員重新犯罪，撤銷緩刑、假釋或者收監(jiān)執(zhí)行的，矯正檔案應(yīng)移交給偵查機(jī)關(guān)、監(jiān)獄或者看守所。檔案移交雙方應(yīng)做好交接登記手續(xù)。縣級司法行政機(jī)關(guān)留存檔案副本。第十六條縣級司法行政機(jī)關(guān)應(yīng)組織由檔案部門、社區(qū)矯正工作機(jī)構(gòu)等部門組成鑒定小組，定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。第十七條銷毀的檔案應(yīng)將第六條第（一）項(xiàng)、第（九）項(xiàng)和第七條第（十四）項(xiàng)內(nèi)容留下，并按年立卷永久保存。其余材料逐卷登記造冊，經(jīng)縣級司法行政機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)書面審批后，在符合保密的條件下，由二人監(jiān)銷，并報(bào)上級主管單位檔案部門備案。第五章檔案保管第十八條社區(qū)矯正機(jī)構(gòu)檔案室，應(yīng)具備保密、防盜、防火、防漬、防有害生物等基本保管條件，室內(nèi)應(yīng)當(dāng)保持清潔、整齊、通風(fēng)。應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的檔案庫房，設(shè)置調(diào)閱室、檔案管理人員辦公室。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)外存放易燃、易爆物品及其他雜物。第十九條檔案管理人員每年應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)、字跡褪色和被蟲蛀、鼠咬的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取防治措施，并進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。發(fā)現(xiàn)丟失的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告，并負(fù)責(zé)查找。第二十條社區(qū)矯正人員檔案管理應(yīng)使用的獨(dú)立的計(jì)算機(jī)，且不得與互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)連接。第二十一條社區(qū)矯正人員檔案保管期限，從解除社區(qū)矯正的當(dāng)年算起不少于二十年。第二十二條各級司法行政部門應(yīng)加強(qiáng)對社區(qū)矯正人員檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配置必要設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。第六章附則第二十三條在社區(qū)矯正人員檔案形成和管理過程中，造成社區(qū)矯正人員檔案損毀、丟失等情形的，對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員