工程機械租賃與人員雇傭項目管理制度

第一節(jié)公司內(nèi)部管理制度 2一、經(jīng)營管理制度 2二、財務(wù)管理制度 7三、物資管理制度 9第二節(jié)常規(guī)管理制度 13一、文檔管理制度 13二、公章管理制度 18三、項目協(xié)調(diào)制度 20四、辦公用品使用制度 22第三節(jié)安全管理制度 25第四節(jié)機械設(shè)備管理制度 26一、機械設(shè)備檢修制度 26二、機械設(shè)備操作制度 27三、機械設(shè)備維修保養(yǎng)制度 28四、機械設(shè)備交接班制度 28五、機械設(shè)備潤滑管理制度 29六、機械設(shè)備固定資產(chǎn)管理制度 30七、配件管理制度 30第五節(jié)檔案管理制度 31一、檔案人員崗位責任制 31二、檔案保管制度 33三、檔案復制制度 34四、檔案查借閱制度 34五、檔案庫房管理制度 35六、檔案立卷歸檔制度 36七、文書材料歸檔制度 37八、檔案移交制度 39第一節(jié)公司內(nèi)部管理制度一、經(jīng)營管理制度（一）保密管理為保守公司秘密，維護公司利益，特制訂本制度。1.公司秘密是關(guān)系公司發(fā)展和利益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的員工知悉的事項。全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。2.公司秘密包括下列秘密事項：（1）公司經(jīng)營發(fā)展決策中的秘密事項；（2）人事決策中的秘密事項（3）專有技術(shù)；（4）客戶信息、產(chǎn)銷渠道、產(chǎn)銷策略、營銷計劃、定價政策和重要的合同、單據(jù)；（5）產(chǎn)品的具體材料成分，特殊制作工藝，產(chǎn)品的生產(chǎn)成本；（6）經(jīng)理確定應(yīng)當保守的公司其他秘密事項。3.公司秘密根據(jù)需要限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不準打聽公司秘密。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準出賣公司秘密。4.屬于公司秘密的文件、資料，非經(jīng)批準，不準復印、摘抄秘密文件、資料。5.記載有公司秘密事項的工作筆記、電子儲存器，持有人必須妥善保管，原則上不準帶出公司。如外出需攜帶須經(jīng)理同意，并妥善保管，如有遺失必須立即報告并采取補救措施。6.公司薪酬福利制度屬于保密事項。公司員工在任何場合、任何情況下，對內(nèi)、對外都不得泄露、打聽、議論本人及他人的薪酬福利待遇的具體細節(jié)及數(shù)額。7.對保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表揚、獎勵。違反本規(guī)定故意或過失泄露公司秘密的，視情節(jié)及危害后果予以處罰，直至予以除名，公司保留追究刑事責任的權(quán)利。（二）行政管理1.工作紀律（1）上班時間不準大聲喧嘩、不準打瞌睡。（2）上班時著裝整潔、坐姿端正，樹立良好的公司形象和個人形象。（3）工作時注意提高工作效率，盡量減少私人電話及聊天，嚴禁看與工作內(nèi)容無關(guān)的抖音視頻、新聞、玩電子游戲、微信QQ上網(wǎng)聊天等，營造良好的工作范圍。（4）員工養(yǎng)成開源節(jié)流、節(jié)能降耗的良好工作習慣，下班時注意能耗設(shè)備（電腦、空調(diào)、燈等）是否關(guān)閉完好，下班時間、節(jié)假日等非工作時間（非加班情況下）不在辦公區(qū)域做與工作無關(guān)的事情。（5）電話、燈光、復印機、空調(diào)機、電腦及其他電器按規(guī)定使用，不做私用。最后離開公司的員工確保門、窗、燈、空調(diào)均關(guān)閉。（6）危險物品嚴禁帶入辦公區(qū)域。（7）工作文件作廢時，需做撕毀處理；辦公電腦及重要電子文檔需設(shè)置密碼，做好保密工作。（8）做好保密工作。尊重別人隱私和公司制度。做到不聽、不問、不傳。2.考勤管理制度（1）公司實行雙休工作制。工作時間：上午8：30-11：30，下午13：30-17：30，晚上19：00-22：30【注：后勤人員晚上不需出勤】。（2）公司實行打卡考勤。員工每天上班、下班均需打卡（共計每日2次）。員工親自打卡，幫助他人打卡和接受他人幫助打卡者，無論是否遲到，均按遲到或曠工計算。忘記打卡的員工，需要報告經(jīng)理簽字批準補簽。（3）所有員工須按工作時間按時上下班。不能準時到崗或因公事外出時，需事前報告經(jīng)理同意并告知行政，否則按遲到或曠工處理。根據(jù)業(yè)務(wù)工作的特殊性，業(yè)務(wù)員在晚上工作至凌晨2點之后時，次日早晨可適當推遲到崗時間，但是否可推遲、可推遲時長必須報備經(jīng)理批準同意。（4）遲到、早退、曠工：退于上班時間視為遲到，早于下班時間視為早退，無故離崗超過3小時視為曠工。凡遲到、早退者處罰10元/小時（不到1小時作1小時計算），曠工者罰50元/小時（不到1小時作1小時計算）。無故曠工5天及以上者公司可直接辭退員工。特別條款，在一個自然月份里，允許遲到兩次（不晚于9：00），給員工應(yīng)急時使用。（5）員工生病、有事可向公司請假。1）請假程序：按規(guī)定填寫《請假條》，經(jīng)理書面批準同意后方可按批示休假。2）請假規(guī)定：員工可享有病假、事假、婚假、產(chǎn)假、喪假、工傷假、年休假，其中婚假、產(chǎn)假、喪假、工傷假、年休假為全薪假。病假：員工因患病或非因公負傷可請病假，累計休假不得超過3個月。病假期間不享受原有工資及福利待遇。事假：員工因事可請事假，但全年累計休假不得超過20天。事假期間不享受原有工資及福利待遇。婚假：3天。實行晚婚的增加晚婚假10天，即13天（男滿25周歲，女滿23周歲初次結(jié)婚即為晚婚）。其中，婚假包含了公休假和法定假。同年里，婚假與年休假不可重復享受。產(chǎn)假：女性員工因生產(chǎn)可請產(chǎn)假，按國家政策生育的，女職工可享受98天產(chǎn)假，其中產(chǎn)前可以休假15天，非按國家政策生育的則不能享受本產(chǎn)假。喪假：員工因直系親屬離世可請喪假，假期3天，休假期間享受原有工資及福利待遇。外地職工可按往返喪葬的實際路程時間延長休假，但延長期的工資按事假標準計算）。工傷假：員工因公負傷可請工傷假，享受原有工資及福利待遇。年休假：員工每年可享受5天年休假，本公司工齡每滿一年可加休2天，休假期間享受原有工資福利待遇。年休假不跨年調(diào)休=特別條款，在一個自然月份里，允許請假（病假或事假）2次，不扣工資，但每次不得超過4小時。（三）會議、學習培訓及接待管理制度1.會議中，做好會議記錄，及時整理會議內(nèi)容、落實會議要求。2.凡公司安排的學習培訓，學習者必須按規(guī)定參加，不遲到不早退，遵守現(xiàn)場紀律，無故缺席或遲到、早退者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將處以100-500元/次的罰款。在學習過程中，參與人員應(yīng)做好學習記錄。學習完成后，及時整理學習筆記，積極分享學習心得給其他同事。3.在公司客戶來訪接待、參展接待中，員工應(yīng)儀表整潔，舉止大方，積極、主動、熱情地做好接待及服務(wù)工作，嚴禁客戶來訪時置之不理、粗暴無禮。二、財務(wù)管理制度全體財務(wù)人員應(yīng)認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)財政法規(guī)及會計制度。敬業(yè)愛崗，不做有損于公司的事。嚴格按照公司財務(wù)管理制度做好自己的本職工作。對待工作認真踏實，樹立為客戶服務(wù)意識。貫徹公司質(zhì)量方針和質(zhì)量目標。（一）財務(wù)部門職責范圍1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)財務(wù)管理的法律法規(guī)，確保財務(wù)工作的合法性。2.建立健全公司各種財務(wù)管理制度，嚴格按照財務(wù)工作程序執(zhí)行。3.采取切實有效的措施保證公司資金和財產(chǎn)的安全，維護公司的合法權(quán)益。4.編制和執(zhí)行財務(wù)預(yù)算、財務(wù)收支計劃，督促有關(guān)部門加強資金回流，確保資金的有效供應(yīng)。5.進行成本、費用預(yù)測、核算、考核和控制，督促有關(guān)部門降低消耗、節(jié)約費用，提高經(jīng)濟效益。6.建立健全各種財務(wù)賬目，編制財務(wù)報表，并利用財務(wù)資料進行各種經(jīng)濟活動分析，為公司領(lǐng)導決策提供有效依據(jù)。7.負責公司材料庫、辦公用品庫的管理。8.參與公司工程承包合同和采購合同的評審工作。9.及時核算和上繳各種稅金。10.參與項目部與施工隊結(jié)算，參與采供部與材料供應(yīng)商結(jié)算。11.會計檔案資料的收集、整理，確保檔案資料的完整、安全、有效。12.加強本部門管理，進行內(nèi)部培訓，提高本部門工作人員素質(zhì)。13.完成公司工作程序規(guī)定的其他工作，完成領(lǐng)導布置的其他任務(wù)。（二）會計崗位職責1.負責登記各項經(jīng)管的明細賬、分類賬、總賬；2.全面了解、掌握國家有關(guān)財務(wù)工作制度、政策、公司的會計核算和財務(wù)管理的各項規(guī)定，并正確執(zhí)行；3.負責總賬、明細賬、分類賬的核對工作，銀行存款的調(diào)節(jié)工作，匯總會計憑證，登記總賬；4.對其他應(yīng)收、應(yīng)收賬款及時催收清理；按公司規(guī)定安排固定資產(chǎn)及庫存材料等資產(chǎn)的盤點；5.每月編制會計報表，確保報表數(shù)字真實，計算正確，鉤稽關(guān)系清楚；6.負責裝訂、管理會計檔案；7.承辦公司領(lǐng)導交辦的其他工作。（三）出納員崗位職責1.辦理現(xiàn)金收支和銀行結(jié)算業(yè)務(wù)，嚴格按照我國有關(guān)現(xiàn)金管理和銀行結(jié)算制度的規(guī)定，管好貨幣資金，不坐支現(xiàn)金，不以白條抵庫；2.順序、及時地登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬，保證數(shù)字清楚、內(nèi)容準確，做到日清月結(jié)，要及時核對庫存現(xiàn)金，每周一填寫貨幣資金周報表；3.保管好庫存現(xiàn)金，有價證券，確保其安全無缺，如有短缺要賠償損失；4.保管好印章，嚴格按規(guī)定用途使用印章，簽發(fā)支票用的印章不得全交出納員一人保管；5.嚴格管理空白收據(jù)和空白發(fā)票，認真辦理領(lǐng)用手續(xù)，按規(guī)定簽發(fā)支票，對簽發(fā)空頭支票負責；6.完成財務(wù)總監(jiān)或財務(wù)經(jīng)理交付的其他工作。三、物資管理制度為加強公司的資產(chǎn)管理，規(guī)范各類物資的采購管理，在物資的采購、使用、管理等過程中貫徹按需購置、合理使用、妥善保管、厲行節(jié)約的原則，特制定本管理辦法。各部門要認真遵照執(zhí)行，資產(chǎn)管理部門及物資采購人員、使用保管人員必須依照此辦法管理使用好各項物資。（一）物資管理的范疇本辦法所管理的物資范疇為公司內(nèi)各部門經(jīng)營、建設(shè)、維護保養(yǎng)、辦公所需要的各類設(shè)施、設(shè)備、低值易耗品、辦公用品、工具、備件以及臨時采購使用的各類物資。（二）物資管理工作的原則物資管理工作要堅持按需購置，合理使用，妥善保管，厲行節(jié)約的原則。在計劃采購中要堅持做到：確實需要，質(zhì)量優(yōu)良，價格合理。在使用中做到正確使用，精心保管，細心保養(yǎng)，盡量延長設(shè)備及物資的使用壽命。在物資管理中要做好物資的采購計劃，倉儲保管和物資的回收利用工作，做到物盡其用，厲行節(jié)約。（三）物資的需求及采購程序1.采購計劃各部門相關(guān)人員所需各種物資要根據(jù)各部門的實際情況報送部門負責人，由負責人統(tǒng)一填報《物資采購計劃表》，采購部根據(jù)各部門上報的物資需求計劃，結(jié)合物資在用、庫存等情況合理安排采購時間，同時報財務(wù)部備案，預(yù)支采購備用金及時采購。采購人員按物資采購計劃進行采購，在采購時要嚴格按照物資需求的采購計劃執(zhí)行。專用物資及技術(shù)專業(yè)性較強的物資采購，需求部門要派專業(yè)人員與采購人員共同采購，以保證物資采購的準確。2.采購時間各部門提報物資需求計劃時要給采購部門留有采購的時間，常規(guī)的物資需求要求提前五日之前提報計劃，臨時計劃用物資應(yīng)比使用日期提前一日提報計劃。對于突發(fā)的臨時急需物資的采購可不受計劃提報時間限制，及時與部門主管溝通，由部門主管直接向采購部門要求臨時采購使用，然后按程序補辦計劃手續(xù)。3.采購各類物資的采購統(tǒng)一由各部門主管負責，采購人員依據(jù)批準的物資采購計劃進行采購，采購人員持《物資采購申請表》到財務(wù)部辦理借款手續(xù)，無《物資采購申請表》財務(wù)部不予辦理借款。各部門的零星、臨時采購及各種專用物資的采購也必須填寫《物資采購申請表》，按采購程序辦理，要杜絕無計劃采購、無審批采購。對于不能按采購程序進行管理的臨時突發(fā)應(yīng)急用物品，可在事先向財務(wù)部通報后自行采購使用；后補辦相關(guān)計劃審批手續(xù)。4.入庫與結(jié)賬物資采購后要由倉庫管理員進行驗收并辦理入庫手續(xù)。使用部門要確定采購物品符合質(zhì)量需求及使用要求并進行簽字，采購人員在辦理入庫驗收后方可到財務(wù)部報銷，所報銷的內(nèi)容應(yīng)與物資采購計劃相符并記錄詳細信息和發(fā)票，對不合乎質(zhì)量、使用要求的不予報銷。（四）物資的使用和管理1.物資采購進貨，由倉庫管理員辦理入庫手續(xù)后，方可出庫使用，直接使用的物資在物資到位后要及時補辦物資的出、入庫手續(xù)。低值易耗品等使用周期較短（一次性使用）的物品登記入庫后直接使用，在入庫單備注說明，不另寫出庫單。工具類等使用周期長的物資，在填寫入庫單后必須登記入賬本，大件管理落實到人，兩個月進行一次清理盤點。2.物資倉庫管理要做到入庫及時、保管得當、賬物相符，倉庫清點要準確，入庫記賬要及時，要及時掌握和申報物資的庫存情況，以便及時調(diào)整物資的使用和采購計劃。3.各種專業(yè)工具、辦公設(shè)備等在領(lǐng)用后要建立使用保管檔案，使用人員要保證各種工具、設(shè)備、設(shè)施規(guī)范使用、妥善保管，不得違章、違規(guī)使用。綜合管理部要根據(jù)物資領(lǐng)用使用保管檔案定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.部門和個人領(lǐng)用的設(shè)備、設(shè)施、辦公用具等要專人使用專人負責，使用管理人員工作變動時要辦理使用、管理交接手續(xù)，否則綜合管理辦不予辦理調(diào)、離職手續(xù)和工資結(jié)算。5.綜合管理辦要對在存以及臨時使用的一次性物資、各種包裝物、廢棄物專門統(tǒng)一管理并及時回收利用。對于報廢的設(shè)備工具等物資要及時進行使用價值鑒定，做好維修再利用和處理工作。物資回收處理收入要及時上繳財務(wù)并做好記錄。（五）物資管理工作的獎勵、處罰及責任確定。1.各部門要根據(jù)實際需要申報物資需求計劃，需求計劃要做到準確、合理，對因虛報、錯報而引起的物資采購損失，要追究當事人的責任并給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。2.采購人員因不按采購計劃采購、延誤采購、錯誤采購以及采購質(zhì)量不合格而影響工期和使用的，要追究采購人員的責任并給予扣應(yīng)的經(jīng)濟處罰。3.物資需求單位要根據(jù)需要對所需物資的質(zhì)量、性能、技術(shù)要求等作出明確的采購要求，而且對所使用物資市場情況及價格要有比較準確的了解，能夠基本預(yù)測所需要采購物資的價格。4.采購人員在滿足采購物資的質(zhì)量及使用要求的前提下，要保證物資采購的價格合理。如采購人員在采購中有高價購進等營私舞弊行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要嚴肅處理。5.物資保管及使用人員在入庫時要嚴把驗收關(guān)，在工作中如發(fā)現(xiàn)有作弊、瀆職等不良行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要嚴肅處理。物資保管使用人員因人為因素造成物資損失的，要追究當事人的責任，并給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。6.對于節(jié)約使用物資、回收利用廢舊物資等有功人員，依據(jù)節(jié)約物資的價值及貢獻給予相應(yīng)的獎勵。第二節(jié)常規(guī)管理制度一、文檔管理制度本項目的文檔管理包括文件、資料、證照、證函等，按照分類歸檔，分工管理的原則，由綜合辦公室及各部門指定專人管理，具體管理條例如下：1.文件管理：（1）文件包括：會議記錄、會議決議、申請報告、通知批復、來函來電、規(guī)章制度、管理辦法、工作計劃等：（2）行政文件由行政部指定專人管理，部門文件由各部門指定專人管理，文件管理人要及時對各類文件分類歸檔、編號管理。（3）公司人員開會、學習帶回的文件及資料要根據(jù)其性質(zhì)及時送交各部門文件管理人統(tǒng)一管理，不得個人保存。（4）文件的閱批與分轉(zhuǎn)：文件接收人要根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送項目負責人親自閱批后分送承辦部門閱辦。（5）文件的傳閱與催辦：傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍規(guī)定，不得將秘密的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當天閱完后應(yīng)在下班前將文件交還文件管理人。閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見”，各部門負責人要責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。文件閱完后，應(yīng)送交文件管理人，切忌橫傳。（6）文件的起草：行政文件由行政部起草，部門文件由各部門起草，起草的各類文件應(yīng)形成統(tǒng)一格式，起草的各類文件經(jīng)項目負責人審批后方可形成正式文件報、抄、發(fā)給各級部門。（7）文件的使用包括借閱、復印等，文件的使用按使用管理規(guī)定程序執(zhí)行。（8）文件使用審批權(quán)限：普通文件由部門負責人審批，重要文件由項目負責人審批，機密文件由項目負責人交由公司董事長審批。（9）文件使用人要填寫《文檔使用登記表》，并對使用的文件負全部責任。（10）文件使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。（11）審批后的《文檔使用申請表》由文件管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。2.資料管理：（1）資料包括項目資料、人事資料、申報材料、合同資料、工資資料、發(fā)票憑證、技術(shù)圖紙、技術(shù)標準、產(chǎn)品資料、操作規(guī)程、業(yè)務(wù)單據(jù)、客戶資料、銷售臺賬等。（2）各類資料分由各部門指定專人管理，資料管理人要及時對各種資料分類歸檔、編號管理。（3）各類項目資料、人事資料、申報材料等由行政部指定專人管理。（4）各類合同資料、工資資料、發(fā)票憑證等由財務(wù)部指定專人管理。（5）各類工程資料、技術(shù)圖紙、技術(shù)標準、產(chǎn)品資料、操作規(guī)程等分別由生產(chǎn)部指定專人管理。（6）各類業(yè)務(wù)單據(jù)、客戶資料、銷售臺賬等由營銷部指定專人管資料分類歸檔要求：資料完整齊全。根據(jù)資料內(nèi)容合并整理建檔。根據(jù)資料的歷史編號。案卷標題簡明確切、便于查詢。（7）資料管理人要做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫等工作，定期檢查。（8）資料的使用包括借閱、復印等，資料的使用按《使用管理》規(guī)定程序執(zhí)行。（9）資料使用審批權(quán)限：普通資料由部門負責人審批，重要資料由項目負責人審批，機密資料由公司董事長審批。（10）資料使用人要填寫《文檔使用登記表》，并對使用的文件負全部責任。（11）資料使用人應(yīng)妥善保管，如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。（12）審批后的《文檔使用申請表》由資料管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。3.證照管理：（1）證照文件是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等，如營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人證書、稅務(wù)登記證等。（2）公司證照由行政部統(tǒng)一管理。（3）證照的使用包括借用、復印、掃描、翻拍等。（4）證照的使用按《使用管理》規(guī)定程序執(zhí)行。（5）證照的使用須項目負責人審批。（6）證照使用人要填寫《文檔使用登記表》，并對使用的證照文件負全部責任。（7）證照文件使用人應(yīng)妥善保管，如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。（8）未使用的證照文件，要及時退還證照管理人。（9）審批后的《文檔使用申請表》由證照管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。4.證函管理：（1）證函文件包括：證明、介紹信、法定代表人證明書、授權(quán)委托書等。（2）公司證函文件由行政部統(tǒng)一開出。嚴禁開出空白證函文件。（3）證函文件要按公司規(guī)定統(tǒng)一格式開具，常用證函文件格式見附件。（4）證函文件的使用按《使用管理》規(guī)定程序執(zhí)行。（5）證函文件的使用需經(jīng)項目負責人的審批。（6）證函文件使用人要填寫《文檔使用登記表》，并對使用的證函文件負全部責任。（7）證函文件使用人應(yīng)妥善保管，如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向行政部匯報，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。（8）未使用的證函文件，應(yīng)立即退還證函管理人。（9）審批后的《文檔使用申請表》由證函管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。5.使用管理：（1）文檔使用包括借閱、復印、借出、掃描、翻拍、開出等方式。（2）使用程序：使用人申請—在行政部領(lǐng)填文檔使用申請表—部門負責人審批—項目負責人審批—填寫《文檔使用登記表》—使用—歸還—填寫《填寫使用登記表》。（3）行政部要仔細核實《文檔使用申請表》的審批是否符合各類文檔使用要求。（4）文檔借閱由行政部根據(jù)《文檔使用申請表》中審批意見，調(diào)用文檔供使用人閱讀，閱后立即交還文檔管理人。（5）文檔復印由行政部根據(jù)《文檔使用申請表》中審批意見，統(tǒng)一復印并加蓋“再復印無效”章，復印完畢立即交還文檔管理人。（6）文檔借出由使用申請人憑經(jīng)權(quán)限審批后的《文檔使用申請表》，到文檔管理人借出文檔，并填寫《文檔使用登記表》，歸還后填寫《文檔使用登記表》。（7）文檔掃描、翻拍由行政部根據(jù)《文檔使用申請表》審批意見，統(tǒng)一掃描、翻拍后交給使用申請人，使用申請人必須保證掃描、翻拍件的安全使用，并承擔全部責任。（8）文檔開出指需要開具的證函文件，由行政部根據(jù)《文檔使用申請表》中審批意見開具證明函件，證明函件需要加蓋印章的，使用申請人要按《印章管理制度》規(guī)定程序操作。（9）《文檔使用申請表》應(yīng)包括編號、申請人、資料類型、所辦事宜、使用方式、使用數(shù)量、使用時間等內(nèi)容（見附表）。（10）《文檔使用登記表》應(yīng)包括使用人、使用方式、使用時間、歸還時間等內(nèi)容，詳見附表。二、公章管理制度為規(guī)范項目印章的管理，維護企業(yè)形象和合法權(quán)益，實現(xiàn)印章管理的制度化和規(guī)范化，為了進一步加強項目公章的使用、借用規(guī)范，做好公章的保管工作，特制定以下公章使用管理制度。1.分類：公司的印章根據(jù)用途類別分為公司公章、財務(wù)專用章、法人章。2.使用范圍：（1）公司對外簽發(fā)的文件。（2）公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。（3）由公司出具的證明及有關(guān)資料。（4）公司對外提供的財務(wù)報告。（5）公司章程、協(xié)議。（6）員工的調(diào)動、任免及聘用。（7）財務(wù)專用章及法人章主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)等。3.使用制度：（1）各類印章的使用須嚴格登記程序，完成審批手續(xù)后方可用印。不符合規(guī)定和不經(jīng)主管領(lǐng)導簽發(fā)的文件、資料、合同等，公章保管人有權(quán)拒印。（2）任何情況不得攜出各類公章或外借。若因工作需要，確需將印章帶出，需提交申請，經(jīng)項目負責人批準，方可帶出，公章帶出期間，只可將公章用于申請事由，并對公章的使用承擔一切責任。（3）各類公章的保管人嚴格執(zhí)行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而違規(guī)用章。（4）保管人員不在時由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好印章的交接手續(xù)。（5）公章一般不得用于空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等，如遇特殊情況時，必須經(jīng)項目負責人批準，由經(jīng)辦人在需蓋文件蓋章處背面簽字方可蓋章，公章一般應(yīng)在上班時間內(nèi)使用，如無特殊情況，下班后停止使用公章。（6）如遇特殊情況，需要以公司名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，項目負責人批準后方可蓋章（對加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰）。4.保管制度：（1）印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準人、圖樣等信息。（2）印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。（3）印章管理員如因工作變動，應(yīng)及時上繳印章，并與新印章管理員辦理交接印章手續(xù)，以免貽誤工作。（4）非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應(yīng)的責任。（5）印章應(yīng)及時維護、確保其清晰、端正。（6）印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護現(xiàn)場，管理員應(yīng)及時向項目負責人進行報告，并備案配合查處。三、項目協(xié)調(diào)制度1.協(xié)調(diào)原則：（1）守法是組織與協(xié)調(diào)工作的第一原則，在相關(guān)法律法規(guī)的許可范圍內(nèi)去協(xié)調(diào)、去工作，面對招標單位，更應(yīng)該嚴格遵守法律法規(guī)，只有這樣，才能做好組織與協(xié)調(diào)工作。（2）組織協(xié)調(diào)要維保公正原則：要站在項目的立場上，公平的處理每一個糾紛，一切以最大的項目利益為原則，做好組織與協(xié)調(diào)工作，就必須按照合同的規(guī)定，維護合同雙方的利益，這樣，最終才能最大的經(jīng)濟效益。（3）協(xié)調(diào)與控制目標與一致的原則：在整個項目的實施過程中，應(yīng)該注意各部門職能的相互配合和統(tǒng)一，不能有所偏廢，協(xié)調(diào)與控制的目標是一致的，不能脫離目標去協(xié)調(diào)，不能強調(diào)某一目標而忽視其他目標。2.項目內(nèi)部協(xié)調(diào)制度：（1）項目內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)依據(jù)各項規(guī)章制度，通過做好思想工作，加強教育培訓，提高人員素質(zhì)等方法實現(xiàn)。（2）項目負責人建立詳細的負責系統(tǒng)，做到項目各要素活動有人操作、有人檢查運行情況，防止因為責任不清相互推諉。（3）做好項目計劃的編制、平衡工作，并認真執(zhí)行計劃。（4）充分發(fā)揮項目控制部門的項目調(diào)度作用，加強調(diào)度工作，排除障礙。3.項目外部協(xié)調(diào)制度：（1）與采購單位的請示、報告一般應(yīng)通過項目負責人進行，以保證傳遞信息的完整、統(tǒng)一。（2）項目負責人應(yīng)直接向采購單位代表請示、匯報工作。（3）提交的報告、發(fā)文等均應(yīng)經(jīng)項目負責人審核批準并加蓋項目部公章后才能發(fā)出，發(fā)文應(yīng)有專門立檔的簽收記錄表和有關(guān)人員簽字。（4）采購單位給項目部的批示、發(fā)文等應(yīng)單獨立檔保存、（5）指導日常工作的月、周工作計劃，管理月報由信息服務(wù)師準時報送采購單位。（6）及時收集采購單位的反饋意見，對其投訴和不滿應(yīng)及時向項目負責人和總公司匯報，并做出相應(yīng)處理。（7）與對方領(lǐng)導的不定期溝通，及時協(xié)調(diào)處理有關(guān)問題。四、辦公用品使用制度1.目的：為了規(guī)范辦公用品的管理，使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，針對項目具體的辦公用品使用情況特制定本制度。

2.適用范圍：適用于項目辦公用品的采購、保管、領(lǐng)用及報廢等管理。3.辦公用品分類：辦公用品分為消耗品、耐用品及特殊用品三類。（1）消耗品：系指容易消耗，無法重復使用的用品，如：水筆、圓珠筆、鉛筆、熒光筆、筆記本、橡皮擦、回形針、訂書針、打印墨盒、蠟紙、硒鼓等。（2）耐用品：系指能重復使用并能保持原有形態(tài)和性能的用品。耐用品文具如有遺失應(yīng)由個人自購。平時使用如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如：U盤、訂書機、啟釘器、計算器、筆筒、小刀、尺子等。耐用品文具需列入離崗移交范疇：服務(wù)年限1年以內(nèi)（含），如有遺失，照價賠償。服務(wù)年限1年以上，耐用品單價在500元（含）以上的，如有遺失，照價賠償。（3）特殊用品：系指某些部門人員為進行其專業(yè)工作需要的特殊用品。如：財務(wù)部常用的憑證等。（4）領(lǐng)用分類：根據(jù)辦公用品的使用性質(zhì)，將辦公用品分為公用品和私用品兩類，私用品由使用人個人領(lǐng)用，公用品由部門專門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)用。①個人領(lǐng)用：系個人使用保管用品，如水筆、橡皮擦、筆記本、筆芯等。②部門領(lǐng)用：系本部門共同使用用品，如打印紙、打印墨盒等。4.管理規(guī)定：（1）申購規(guī)定：①各部門應(yīng)于每月25日前根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計劃，填寫《辦公用品采購申請單》，經(jīng)部門負責人審核，分管領(lǐng)導審批后交綜合辦。②綜合辦統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購申請，并經(jīng)核查庫存狀況后填寫《辦公用品采購申請單》，于次月1日前經(jīng)綜合辦經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，交采購部采購。

③各部門辦公用品領(lǐng)用經(jīng)辦人根據(jù)本部門的《辦公用品采購申請單》所列明細，于每月5日前向綜合辦領(lǐng)用并發(fā)放到本部門員工手中。

④各部門若需采購臨時急需的辦公用品，由部門填寫《辦公用品采購申請單》，并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因，經(jīng)部門負責人、綜合辦經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，由采購部負責實施采購任務(wù)。（2）采購規(guī)定：

①為有效完成采購任務(wù)，原則上由采購部負責實施采購任務(wù)。②對專業(yè)性辦公用品的采購，由所需部門協(xié)助采購部共同進行采購。③臨時急需辦公用品可經(jīng)綜合辦和采購部同意后由使用部門自行采購。④對單價大于500元以上辦公用品的采購，應(yīng)先進行詢價、比價、議價，并將最終議定價格呈報總經(jīng)理同意后，方可實施采購任務(wù)。（3）辦公用品入庫規(guī)定

①辦公用品入庫前由綜合辦指定專人進行驗收，對于符合規(guī)定要求的，由綜合辦公用品管理人員登記入庫，并填寫《辦公用品入庫登記表》。對不符合要求的，由采購人員負責辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。

②辦公用品采購發(fā)票應(yīng)由綜合辦經(jīng)理簽字確認入庫后，方可報銷。（4）辦公用品領(lǐng)用

①員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用登表》。

②員工領(lǐng)用單價在人民幣500元以上的辦公用品，須填寫《固定資產(chǎn)購買申請表》，說明理由，經(jīng)部門主管、部門分管領(lǐng)導、綜合辦審核，總經(jīng)理審批。（5）辦公用品使用

①嚴禁員工將辦公用品帶出項目挪作私用。②凡屬各部門或部門內(nèi)員工共用的辦公用品應(yīng)指定專人負責保管。③項目員工使用辦公用品必須堅持科學、合理、節(jié)約、愛護的原則，節(jié)省使用易耗品，正確使用非易耗品。對于項目內(nèi)部文件資料，提倡使用二手紙。④辦公用品若被人為損壞，應(yīng)由責任人照價賠償。第三節(jié)安全管理制度為了加強設(shè)備租賃的安全管理，杜絕生產(chǎn)安全事故的發(fā)生，保障員工生命和設(shè)備安全，并能安全、高效為生產(chǎn)作業(yè)服務(wù)，我公司特制定了安全管理制度。一、租賃設(shè)備的狀況和性能要求良好，牌照、證件齊全，保證設(shè)備能夠正常投入使用。設(shè)備操作人員須具備規(guī)定要求的資質(zhì)、技能。二、生產(chǎn)業(yè)務(wù)部、設(shè)備管理部在租賃設(shè)備時，必須與合作方簽訂設(shè)備租賃合同或者是租賃協(xié)議，同時簽訂安全管理協(xié)議。安全管理協(xié)議副本須到技術(shù)安全部進行備案。三、生產(chǎn)業(yè)務(wù)部、設(shè)備管理部要加強設(shè)備租賃工作的管理，設(shè)備租賃活動各環(huán)節(jié)的相關(guān)部門、人員，要加強協(xié)調(diào)配合，互相監(jiān)督，防止出現(xiàn)管理漏洞。四、設(shè)備租賃及現(xiàn)場管理人員應(yīng)保持與合作方及所租賃設(shè)備的操作人員的溝通協(xié)調(diào)，加強操作人員的安全意識和責任心教育，要求其嚴格實行法律法規(guī)及公司各項管理規(guī)定和合同、協(xié)議的具體要求，杜絕違反設(shè)備操作規(guī)程的行為，并根據(jù)現(xiàn)場環(huán)境以及季節(jié)、氣候的變化，采取相應(yīng)的安全防護措施。五、設(shè)備租賃過程中發(fā)生事故或財產(chǎn)損失時，技術(shù)安全部組織調(diào)查，并按合同、協(xié)議規(guī)定進行處理，生產(chǎn)業(yè)務(wù)部、設(shè)備管理部及其他相關(guān)部門做好協(xié)調(diào)配合工作。第四節(jié)機械設(shè)備管理制度一、機械設(shè)備檢修制度1.按機械設(shè)備修理周期要求，制定出每臺機械設(shè)備的檢修計劃。2.根據(jù)機械設(shè)備運轉(zhuǎn)原始記錄，機械設(shè)備運轉(zhuǎn)達到檢修規(guī)定時間后對機械設(shè)備進行檢查，技術(shù)鑒定。3.針對檢查中機械設(shè)備的技術(shù)狀況確定修理等級，明確責任人，規(guī)定修理時間，制定修理目標。4.對檢修中發(fā)現(xiàn)需小修的機械設(shè)備，由使用單位組織，操作人員、修理工實施修理。5.對檢修中發(fā)現(xiàn)，確實需大修的機械設(shè)備，按大修有關(guān)規(guī)定申請大修。報公司有關(guān)審批。6.對己批復大修的機械設(shè)備由公司委托具有大修能力的單位承修。并做到：（1）對己批復的大修機械設(shè)備不得拆換原機零部件。（2）機械設(shè)備外觀清潔，資料齊全，辦好大修交接手續(xù)。（3）大修機械設(shè)備修竣時必須符合大修驗收標準。（4）認真做好各種記錄。二、機械設(shè)備操作制度1.機械設(shè)備操作人員要具有一定的文化和思想素質(zhì)，身體健康，熟悉木機的操作規(guī)程。2.機械設(shè)備操作人員必須堅持先培訓后上崗的原則。進行必要的機械基礎(chǔ)理論知識和實際操作、維修保養(yǎng)、排除故障等基本技能培訓，經(jīng)考試合格并取得相關(guān)主管單位頒發(fā)的《操作證》后，方可上機操作。3.對大型機械設(shè)備的操作人員，必須具備三年以上操作經(jīng)驗，責任心強的內(nèi)部正式職工擔任，需要時可聘請合同制工人擔任副駕駛員。4.使用機械設(shè)備必須堅持三定（定人、定機、定操作規(guī)程），三包（包使用、包養(yǎng)修、包保管）制度。5.機械設(shè)備操作實行機長責任制，以機長為主，共同負責該機械設(shè)備的使用、維護、保管，并認真執(zhí)行交接班制度，填寫機械設(shè)備運行記錄三、機械設(shè)備維修保養(yǎng)制度1.認真貫徹“養(yǎng)修并重，預(yù)防為主”的原則，嚴防“以修代?！被蛲媳！⒚摫５亩唐诨袨?。2.日常保養(yǎng)。駕駛員在當班時間內(nèi)對機械設(shè)備應(yīng)進行檢查調(diào)整、緊固、清潔、潤滑以及添加油、水等工作，保證機械設(shè)備正常運轉(zhuǎn)。3.定期保養(yǎng)。各類機械設(shè)備應(yīng)按出廠說明書規(guī)定進行定期保養(yǎng)，定期保養(yǎng)由操作人員和維修人員共同完成。4.特殊保養(yǎng)。即磨合保養(yǎng)、換季保養(yǎng)、停用保養(yǎng)，按特殊規(guī)定實施，由修理工和操作駕駛員負責進行。5.機械設(shè)備保養(yǎng)計劃。機械設(shè)備使用單位應(yīng)根據(jù)施工任務(wù)和機械設(shè)備使用情況及保養(yǎng)規(guī)定，由項目的主要管理人員編制出保養(yǎng)實施計劃，并組織實施。四、機械設(shè)備交接班制度1.交機械設(shè)備生產(chǎn)任務(wù)。即當班生產(chǎn)任務(wù)完成情況，生產(chǎn)要求或其它注意事項。2.交機械設(shè)備運轉(zhuǎn)情況。即當班機械設(shè)備在使用中的工作狀況，燃、潤油的消耗和準備情況，并清點隨機工具和附件。3.交機械設(shè)備保養(yǎng)情況和存在問題。4.交班駕駛員要做到：機械設(shè)備不擦拭干凈不交；油水不補加滿不交；一保潤滑作業(yè)不搞不交；運轉(zhuǎn)日報單和交接班記錄簿不填寫好不交。5.交接駕駛員要做到：接班駕駛員在接班時要按時到達接班地點，交班駕駛員必須做好交班準備工作。接班駕駛員未到時，交班駕駛員不得擅自離開工作崗位。6.交接駕駛員共同登記好交接記錄，并雙方簽字以備存查。五、機械設(shè)備潤滑管理制度1.嚴格按照機械使用說明書的規(guī)定，熟悉機械設(shè)備潤滑部位及潤滑要求，采購、加注合格的潤滑油脂，嚴防以劣代好，確保機械設(shè)備潤滑質(zhì)量。2.嚴格按照潤滑周期要求，定期更換潤滑油，清洗或更換潤滑油濾清器，保證機械設(shè)備的各潤滑部位有足夠的潤滑油脂。3.駕駛員在每班工作前，必須檢查潤滑油的液面高度，發(fā)現(xiàn)不正常時要查明原因，予以排除，防止造成機械事故。4.大型進口機械設(shè)備按要求進行油樣化驗，分析掌握機械設(shè)備磨損程度及油質(zhì)質(zhì)量，保證機械設(shè)備潤滑效果。5.機械設(shè)備潤滑執(zhí)行“五定”：定人、定點、定質(zhì)、定時、定量，做好潤滑工作。六、機械設(shè)備固定資產(chǎn)管理制度1.機械設(shè)備要統(tǒng)一編號。為了便于管理，易于識別和監(jiān)督，凡構(gòu)成固定資產(chǎn)的機械設(shè)備，按照上級的規(guī)定，進行統(tǒng)一分類、編號，設(shè)置標牌或噴制管理號碼。2.建立機械設(shè)備技術(shù)卡片和固定資產(chǎn)臺賬。為了掌握機械設(shè)備的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量，對每臺機械設(shè)備要建立技術(shù)長片和固定資產(chǎn)臺賬，定期核對，做到賬、卡、物相符。3.做好機械設(shè)備統(tǒng)計報表工作。統(tǒng)計人員按時收集每臺機械設(shè)備的原始記錄資料和賬、F所記錄的數(shù)據(jù)，按有關(guān)報表制度和考核指標的要求，進行計算，填表上報。4.做好機械設(shè)備的調(diào)撥、調(diào)度工作。經(jīng)有關(guān)部門批準，凡改變機械設(shè)備的隸屬關(guān)（產(chǎn)權(quán)）時，調(diào)入、調(diào)出單位及時做好交接和固定資產(chǎn)的賬目處理。出租的機械設(shè)備簽訂租賃合同、合理取費。5.做好閑置機械設(shè)備的管理，定期進行保養(yǎng)工作，盡量聯(lián)系調(diào)劑使用。6.做好機械設(shè)備報廢工作。對符合報廢條件的機械設(shè)備，先進行檢查鑒定，后填寫《機械設(shè)備報廢申請表》，上報機械設(shè)備主管部門，未獲批準前，不能拆改、拆散和處理。批準后按有關(guān)規(guī)定沖減固定資產(chǎn)，回收變價收入費用七、配件管理制度1.配件原則上采購原廠提供的配件或協(xié)作廠生產(chǎn)的配件，嚴禁假冒偽劣配件購入。2.加強計劃性和預(yù)見性，適時適量進行配件采購和儲備。配件儲備應(yīng)按本單位機械設(shè)備原值的3%進行儲備。配件在采購前根據(jù)易損件、常用件消耗規(guī)律和數(shù)量按時編報計劃，經(jīng)批復后方可采購。3.配件的管理必須有專人管理，做到職責分明，選派責任心強，業(yè)務(wù)技術(shù)精的人員擔任。4.妥善保管，適時保養(yǎng)。配件庫要通風、防潮、防火、防盜，做到庫容、庫貌美觀整潔、四定位、上蓋下墊、按類掛示標簽，加工而無銹蝕和劃傷，儀表電器元件無受潮現(xiàn)象。5.加強檢查，保證質(zhì)量，掌握配件庫存動態(tài)，改進管理。對配件的收發(fā)、存放、保養(yǎng)、數(shù)量、質(zhì)量和安全措施等進行定期或不定期檢查，對精密度高、有保存期限的配件重點檢查，保證配件的使用質(zhì)量。6.準確收發(fā)，發(fā)陳存新。配件收發(fā)必須手續(xù)完善，憑證齊全，收發(fā)有據(jù)，先進先發(fā)，合理輪換。新品進庫必須經(jīng)過檢驗，防止不合格品進入庫內(nèi)。7.修舊利廢、交舊領(lǐng)新。積極推廣新技術(shù)、新工藝，對舊件采用改、修、代的原則，做到物盡其用。第五節(jié)檔案管理制度一、檔案人員崗位責任制（一）努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。（二）認真貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本公司各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領(lǐng)導報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定，追究當事人和直接領(lǐng)導人的行政責任或刑事責任。（三）熟悉本公司和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本公司各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。（四）切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。（五）同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導批準后，和有關(guān)人員一起進行認真負責地銷毀。（六）保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。（七）編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。（八）積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務(wù)工作的需要。（九）積極參加本公司組織的科研課題鑒定會、公司質(zhì)檢驗收會、初步驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。（十）做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺賬，及時、準確地向檔案管理部門填報機關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。（十一）在做好公司內(nèi)部檔案管理的同時，還要對公司內(nèi)部各科室和所屬公司的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。二、檔案保管制度（一）收進、移出檔案和資料，必須認真清點，嚴格履行交接手續(xù)。（二）保管檔案和資料，必須使用符合國家標準和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。（三）檔案資料庫房必須堅固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。（四）隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時進行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。（五）檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但要相對集中，便于管理。（六）庫房專管人員進出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進入庫房。（七）必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉爛、褪變、破損或賬務(wù)不符時，必須及時追查、處理和修復。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。（八）檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

三、檔案復制制度（一）要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復制。（二）復制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導同意，由檔案管理人員進行復制。（三）破損的檔案，檔案員要及時修改和復制。（四）對利用較多的檔案，可復制數(shù)份，以利用使用，并保護原檔案，減少檔案的磨損。

四、檔案查借閱制度（一）本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。（二）本處有關(guān)科室因工作需要需借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱，確實要借出的檔案，必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時間一般不超過一周。（三）外公司來查找利用檔案者，一律憑公司介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。（四）借閱者不準在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準涂改撕毀，不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內(nèi)容外泄。（五）查閱檔案時，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。（六）借閱者歸還檔案時，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責任。

五、檔案庫房管理制度為了加強檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。（一）保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅持不定期查庫，并認真做好記載。（二）注意庫房安全。庫內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物。進出庫房隨時關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進入庫內(nèi)。（三）定時測量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機和去濕機的定時開關(guān)工作。（四）搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。（五）遇有特殊情況，及時向分管領(lǐng)導和職能部門報告，保護現(xiàn)場不受破壞。六、檔案立卷歸檔制度（一）歸檔范圍凡是本公司在各項活動中直接形成的具有查考利用價值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、賬簿、聲像、照片、實物以及上級印發(fā)需要本公司長期執(zhí)行和落實的各項規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。（二）歸檔時間1.各項管理工作形成的文件材料，各科室應(yīng)在工作完成后及時向綜合檔案室移交。2.財務(wù)會計檔案，由財務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊，保管一年后移交給綜合檔案室。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料一般一式一份，本公司發(fā)文、供貨項目檔案