防疫物資采購項目管理制度

第一節(jié)供應(yīng)商管理制度 2一、目的及依據(jù) 2二、適用范圍 2三、供應(yīng)部職責(zé) 2四、辦公室職責(zé) 3五、其他部門職責(zé) 3第二節(jié)供應(yīng)商的選定管理 3一、供應(yīng)商信息收集 3二、供應(yīng)商的調(diào)查與選定 4三、生產(chǎn)制造類供應(yīng)商的選定 4四、市場經(jīng)銷商類供應(yīng)商的選定 5五、服務(wù)類供應(yīng)商選定 6六、建立采購平臺 9七、獎懲 10八、附表 10第三節(jié)公司內(nèi)部規(guī)章制度 16一、辦公室職能 16二、辦公室管理制度 17三、檔案管理制度 19第四節(jié)采購管理制度 20一、總則 20二、采購原則 20第一節(jié)供應(yīng)商管理制度一、目的及依據(jù)為了建立和完善供應(yīng)商管理體系，開展供應(yīng)商的開發(fā)、監(jiān)督、評估、管理工作，協(xié)調(diào)供應(yīng)商關(guān)系，優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)商隊伍，最終達(dá)到不斷提高采購質(zhì)量和效率的目的，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于為公司提供產(chǎn)品和服務(wù)的所有供應(yīng)商的管理。三、供應(yīng)部職責(zé)1.制訂和實施供應(yīng)商開發(fā)計劃；2.定期開展市場行情調(diào)查、收集整理市場信息，匯報供應(yīng)商情況及編制分析報告；3.負(fù)責(zé)潛在供應(yīng)商的拜訪和評估工作，選擇和推薦潛在供應(yīng)商；4.建立、維護(hù)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，并不斷提高采購質(zhì)量；5.完善供應(yīng)商檔案庫，保證數(shù)據(jù)及時更新和正常使用，利用各種方式及渠道掌握供應(yīng)商及市場動態(tài)；6.根據(jù)供應(yīng)商的考核結(jié)果進(jìn)行等級管理。四、辦公室職責(zé)1.組織采購、請購和使用等各部門對供應(yīng)商進(jìn)行考核評估，形成《合格供應(yīng)商名單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后傳遞給相關(guān)部門；2.定期檢查采購記錄，檢驗采購人員是否在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購。五、其他部門職責(zé)1.參與本專業(yè)范圍內(nèi)供應(yīng)商信息的收集和供應(yīng)商調(diào)查2.對供應(yīng)商供貨、質(zhì)量、交期和售后服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督；3.對供應(yīng)商的技術(shù)能力、質(zhì)量保證能力、生產(chǎn)及交付能力進(jìn)行考察與評估；4.了解供應(yīng)商的生產(chǎn)流程和關(guān)鍵控制點，協(xié)助供應(yīng)部解決技術(shù)或質(zhì)量控制方面的問題。第二節(jié)供應(yīng)商的選定管理一、供應(yīng)商信息收集1.供應(yīng)商信息收集與調(diào)查米購部負(fù)責(zé)組織，采購人員平時要注意收集供應(yīng)商的信息，隨時登記整理。物品請購部門、使用部門等應(yīng)積極參與提供供應(yīng)商信息。2.供應(yīng)商信息來源一般有下列方式：（1）網(wǎng)絡(luò)等傳播媒體（2）商業(yè)廣告或供應(yīng)商主動聯(lián)絡(luò)（3）同行或供應(yīng)商介紹（4）公開征詢（5）其他途徑二、供應(yīng)商的調(diào)查與選定1.各部門提供的供應(yīng)商信息，由各部門調(diào)查填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》；凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系者，由供應(yīng)商填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》?！豆?yīng)商調(diào)查表》作為選擇供應(yīng)廠商的參考，應(yīng)包括下列內(nèi)容：（1）公司名稱、地址、電話、傳真、E-mail、網(wǎng)址、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人。（2）公司概況，如資本額、成立日期、占地面積、營業(yè)額、銀行訊息。（3）物資狀況。（4）人力資源狀況。（5）主要產(chǎn)品及原材料。（6）主要客戶。三、生產(chǎn)制造類供應(yīng)商的選定1.供應(yīng)商初選根據(jù)本公司所用原輔材料、物資情況結(jié)合市場供方信息，各部門從各種渠道了解供應(yīng)商信息，填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》；或由供應(yīng)部向候選供應(yīng)商發(fā)出《供應(yīng)商調(diào)查表》，并請供應(yīng)商提供價目表、材料樣品、物資產(chǎn)品說明書及備品備件技術(shù)指標(biāo)。供應(yīng)部門匯總各部門的推薦信息以及本部門了解的信息，初步選擇幾家信譽(yù)好的生產(chǎn)廠家作候選合格供應(yīng)商。2.生產(chǎn)技術(shù)部、物資管理部或使用部門根據(jù)米購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對樣品進(jìn)行檢測、試用，或?qū)ξ镔Y、備品備件技術(shù)指標(biāo)向供應(yīng)商質(zhì)詢，并出具書面意見。3.必要時，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由采購部組織生產(chǎn)技術(shù)部、物資管理部或使用部門相關(guān)人員對候選供應(yīng)商進(jìn)行實地調(diào)查，聽取介紹，了解供應(yīng)商的經(jīng)營理念、質(zhì)量管理、技術(shù)水平、供貨能力等情況，根據(jù)調(diào)查結(jié)果撰寫書面報告。4.依據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》、檢測或試用意見、現(xiàn)場考察，確定合格供應(yīng)商，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，將其納入《合格供應(yīng)商名單》。5.采購時，根據(jù)采購有關(guān)制度，從《合格供應(yīng)商名單》中確定采購物資供應(yīng)商進(jìn)行采購。四、市場經(jīng)銷商類供應(yīng)商的選定1.通過實地考察，聽取介紹等方式了解基本情況，并索取資質(zhì)證明文件。2.填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》3.在購買地點進(jìn)行時貨檢驗4.必要時，由使用部門試用，并出具書面意見。5.經(jīng)過兩次試用沒有質(zhì)量問題時，根據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》、書面試用報告，確定合格供應(yīng)商，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，將其納入《合格供應(yīng)商名單》。五、服務(wù)類供應(yīng)商選定1.服務(wù)類供應(yīng)商包括校準(zhǔn)、運輸、設(shè)計和化驗等供應(yīng)商；2.對于服務(wù)類供應(yīng)商首先應(yīng)調(diào)查下述內(nèi)容，并將調(diào)查結(jié)果填寫供應(yīng)商調(diào)查表：（1）服務(wù)范圍，資格及其資質(zhì)證明文件；（2）服務(wù)價格；（3）準(zhǔn)時提供服務(wù)的能力；（4）技術(shù)力量與服務(wù)設(shè)施；（5）對待客戶的態(tài)度。3.對于服務(wù)類供應(yīng)商，現(xiàn)場考察或?qū)ζ浞?wù)過的客戶調(diào)查，由使用部門和供應(yīng)部門共同出具書面意見。4.根據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》、書面試用報告，確定合格供應(yīng)商，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，將其納入《合格供應(yīng)商名單》。5.每個合格供應(yīng)商，由采購部門負(fù)責(zé)建立《供應(yīng)商資料表》及供應(yīng)商檔案。六、供應(yīng)商的考核和評估1.對重要物資、服務(wù)的采購或年采購金額萬的供應(yīng)商，其每次供貨后，供應(yīng)部門均應(yīng)組織驗收和使用部門填寫《供應(yīng)商信用記錄表》。總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)檢查《供應(yīng)商信用記錄表》的記錄執(zhí)行情況。2.每年1月、7月，由總經(jīng)理辦公室組織采購部、物資管理部、生產(chǎn)技術(shù)部、后勤部及其它使用部門，對《合格供應(yīng)商名單》進(jìn)行復(fù)審。結(jié)合供應(yīng)商的實際供貨情況及其信用記錄，從品質(zhì)、交期、價格、服務(wù)等幾個方面對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評估?？己撕驮u估后，形成新的《合格供應(yīng)商名單》，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后傳遞到相關(guān)部門執(zhí)行。供應(yīng)部應(yīng)做好供應(yīng)商的調(diào)查和管理工作，原則上應(yīng)保證每類產(chǎn)品的合格供應(yīng)商名單不少于三個。3.對重要原材料、涉及安全方面的儀器物資的供應(yīng)商，產(chǎn)品如果出現(xiàn)質(zhì)量問題一票否決。4.發(fā)現(xiàn)和采購人員串通虛高價格或提供虛假產(chǎn)品，一票否決。5.一般產(chǎn)品的供應(yīng)商的考核和評估可參照以下方式進(jìn)行：（1）供應(yīng)商考核項目及分?jǐn)?shù)比例如下（滿分100分）：品質(zhì)：40分。交期：25分。價格：15分。服務(wù)：15分。其他：5分。（2）評分標(biāo)準(zhǔn)①品質(zhì)評分質(zhì)量可靠，技術(shù)先進(jìn)：36~40分質(zhì)量可靠，技術(shù)一般：30~36分質(zhì)量基本能滿足要求，技術(shù)先進(jìn)：25~30分質(zhì)量、技術(shù)基本能滿足要求：20~25分質(zhì)量基本不能滿足要求：20分以下②交期評分依訂單規(guī)定的交貨日期進(jìn)行評分，方式如下：如期交貨得分25分。延遲1~2日每批次扣2分。延遲3~4日每批次扣5分。延遲5~6日每批次扣10分。延遲7日以上不得分。③價格評分價格公平合理，報價迅速：10分。價格尚屬公平，報價緩慢：8分。價格稍微偏高，報價迅速：6分。價格稍微偏高，報價緩慢：3分。價格甚不合理或報價十分低效：0分。④服務(wù)評鑒A.抱怨處理評分誠意改善：8分。尚能誠意改善：5分。改善誠意不足：2分。置之不理：0分。B.退貨交換行動評分按期更換：7分。偶爾拖延：5分。經(jīng)常拖延：2分。置之不理：0分。（3）依據(jù)供應(yīng)商的供貨情況，對以上各項打分后，匯總平均。60分以下的為不合格供應(yīng)商，取消合格供應(yīng)商資格；90分以上為優(yōu)秀供應(yīng)商，根據(jù)公司的需求，給予增加訂貨或加快付款進(jìn)度的獎勵。六、建立采購平臺1.采購人員應(yīng)及時登記整理供應(yīng)商信息資料，已與公司發(fā)生往來業(yè)務(wù)的供應(yīng)商必須建立檔案，供應(yīng)商檔案至少包括《供應(yīng)商資料卡》、《供應(yīng)商調(diào)查表》和《供應(yīng)商信用記錄表》。2.在采購部的組織下，依照以往的采購資料和平時收集的數(shù)據(jù)，對合格供應(yīng)商及其產(chǎn)品分門別類地整理出一套完整的“產(chǎn)品一價格一供應(yīng)商”資料庫，形成公司的采購平臺。價格平臺應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）材料（物資）名稱；（2）規(guī)格型號；（3）主要技術(shù)指標(biāo)；（4）價格區(qū)間；（5）廠家（或供應(yīng)商）；（6）索引。3.邀請招標(biāo)或議標(biāo)，首先從資料庫（采購平臺）中選取邀請對象；對于勞保用品、辦公用品及常用生產(chǎn)材料等，可以從中指定供應(yīng)商采購。4.對單件金額較大的備品備件、材料等，結(jié)合自身及周邊采購需求，努力和合格供應(yīng)商建立供應(yīng)商庫存或與供應(yīng)商建立聯(lián)合庫存，減少資金占用和縮短供應(yīng)時間。物資管理部人員有責(zé)任和義務(wù)提供該類備品備件的名單，本單位的使用信息、周邊米業(yè)的使用信息及有關(guān)廠商信息。七、獎懲1.對推薦合格供應(yīng)商，經(jīng)公司實施采購和評估后，證實為優(yōu)秀供應(yīng)商的人員，公司給予推薦人員一定的獎勵。2.提供虛假信息或故意隱瞞供應(yīng)商的不良信用記錄的人員，視情節(jié)輕重，給予200—10000元的處罰。對公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，追究其賠償責(zé)任。八、附表1.供應(yīng)商基本信息調(diào)查表基本信息公司名稱：詳細(xì)地址：聯(lián)系人：郵政編碼：Tel：Fax：E-mail：企業(yè)曾用名：主管部門：企業(yè)性質(zhì)：總投資額：注冊資本：廠房面積：企業(yè)信譽(yù)：企業(yè)創(chuàng)立日期：公司主要股東股東名稱或姓名投資額股份比例財務(wù)信息稅號：蓋稅號章：去年銷售總額（萬元）：企業(yè)固定資產(chǎn)（萬元）：流動資金（萬元）：開戶行：銀行賬戶：人員情況主要負(fù)責(zé)人職務(wù)姓名年齡任職時間學(xué)歷職稱聯(lián)系電話員工總數(shù)：人，其中本科以上人，中專以上人其中管理人員人，工程技術(shù)人員人工作班制：□一班□二班□三班；職工月平均工資：元附件：企業(yè)法人代表身份證明文件復(fù)印件營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證副本、增值稅一般納稅人資格證復(fù)印件，并加蓋單位公章企業(yè)工廠正門照片、企業(yè)廠景照片2.企業(yè)整體實力整體實力：1.□是□否國內(nèi)前五名，排名位2.□是□否國外知名企業(yè)在中國的分公司或設(shè)立的獨資合資企業(yè)a.請列出國內(nèi)同行業(yè)前五位1.2.3.4.5.b.請列出國際上同行業(yè)前五位1.2.3.4.5.c.產(chǎn)品年產(chǎn)量：，年產(chǎn)值（萬元）：d.請?zhí)峁゛bc三條的見證性資料（行業(yè)協(xié)會排名，政府部門統(tǒng)計年鑒，第三方權(quán)威機(jī)構(gòu)排序或新聞媒體公布）附見證性資料：企業(yè)信譽(yù)證明復(fù)印件3.企業(yè)產(chǎn)品情況表A.主要產(chǎn)品主要產(chǎn)品名稱規(guī)格年產(chǎn)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)：□國際標(biāo)準(zhǔn)□國家標(biāo)準(zhǔn)□行業(yè)或地方標(biāo)準(zhǔn)□企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品一次合格率：（填合格率最高、最低產(chǎn)品的名稱及其合格率）B．產(chǎn)品認(rèn)證情況：（□是□否屬強(qiáng)制執(zhí)行有關(guān)質(zhì)量或安全認(rèn)證行業(yè)）通過的國內(nèi)安全或質(zhì)量認(rèn)證：認(rèn)證名稱認(rèn)證編號認(rèn)證時間認(rèn)證機(jī)構(gòu)通過的國際安全或質(zhì)量認(rèn)證：認(rèn)證名稱認(rèn)證編號認(rèn)證時間認(rèn)證機(jī)構(gòu)注：認(rèn)證證書包括ISO9001、ISO9002、ISO14001、UL、VDE、EMC、CCEE、CE等所有認(rèn)證。附件：企業(yè)或企業(yè)產(chǎn)品介紹（如果是代理供應(yīng)商需列出代理企業(yè)及其產(chǎn)品介紹）企業(yè)或企業(yè)產(chǎn)品通過的各項認(rèn)證的復(fù)印件企業(yè)產(chǎn)品檢測報告4.企業(yè)供貨歷史狀況為其他企業(yè)配套零部件明細(xì)其他供貨單位名稱配件名稱單價年供貨量占該廠比例5.質(zhì)量保證能力A．檢驗機(jī)構(gòu)名稱人數(shù)B．出廠檢驗負(fù)責(zé)人職務(wù)職稱C.檢驗范圍：1.入廠檢驗□有□無2.生產(chǎn)過程檢驗□有□無3.檢驗范圍□有□無4.出廠檢驗□有□無D.質(zhì)量重點控制工序：1.2.3.4.5.6.E.質(zhì)量重點控制工序現(xiàn)場是否有標(biāo)志和詳細(xì)的作業(yè)指導(dǎo)書及檢驗規(guī)程：□有□無注：代理供應(yīng)商需列出其主要供貨廠家的質(zhì)量保證能力，及與代理企業(yè)簽定的質(zhì)量協(xié)議或質(zhì)量承諾復(fù)印件6.企業(yè)物資能力生產(chǎn)物資狀況主要生產(chǎn)物資名稱規(guī)格數(shù)量產(chǎn)地購買時間生產(chǎn)哪類配件單班產(chǎn)量操作人數(shù)備注目前檢測物資（儀器、儀表）物資（儀器）名稱數(shù)量產(chǎn)地購買時間檢測項目精度備注企業(yè)目前無法檢測的檢測項目無能力檢測項目委托實驗部門檢驗周期不檢測項目請列出下一年度加強(qiáng)檢測的手段、措施從硬件上計劃引進(jìn)哪些檢測物資（儀表儀器）從軟件上有何措施附件：企業(yè)主要生產(chǎn)工序照片企業(yè)主要生產(chǎn)物資照片企業(yè)生產(chǎn)、檢測物資清單7.企業(yè)主要材料情況主要材料名稱來源渠道單價8.企業(yè)獲獎情況獲獎名稱獲獎項目獲獎時間頒發(fā)部門附件：企業(yè)最近一年的榮譽(yù)證書復(fù)印件9.企業(yè)生產(chǎn)環(huán)境情況本企業(yè)是否通過環(huán)境認(rèn)證（ISO14001）□是□否企業(yè)是否符合相關(guān)的環(huán)保法律法規(guī)及其他要求□是□否環(huán)境有污染的活動是否采取相應(yīng)的污染消除措施與活動□是□否企業(yè)從事特殊崗位的職工是否進(jìn)行教育培訓(xùn)□是□否產(chǎn)品包裝物或容器為：廢品處理形式：□重新利用□廢料賣出□其他企業(yè)內(nèi)部是否設(shè)置危險物識別標(biāo)志□是□否企業(yè)內(nèi)部應(yīng)急電話：安全控制：對生產(chǎn)環(huán)境的要求是什么：是否能達(dá)到：□是□否本企業(yè)是否屬化工類廠家□是□否若是，請?zhí)峁┑胤江h(huán)保局提供的檢測報告附件：地方環(huán)保局提供的檢測報告10.填表承諾謹(jǐn)承諾：此調(diào)查表所填內(nèi)容皆屬實，若有任何弄虛作假，愿承擔(dān)法律責(zé)任。填表人：法定代表簽字：日期：日期：承諾單位蓋章：第三節(jié)公司內(nèi)部規(guī)章制度為完善公司的行政管理機(jī)制，建立規(guī)范化的行政管理，提高工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。一、辦公室職能1.負(fù)責(zé)督查公司職能部門對領(lǐng)導(dǎo)決策、決定事項的催辦查辦；來往文電處理、文書檔案的管理；公司會議和重要文件的執(zhí)行情況。2.負(fù)責(zé)公司對外宣傳、聯(lián)絡(luò)，拓展公關(guān)業(yè)務(wù)，促進(jìn)公司與各界的廣泛合作與友好往來，樹立良好的企業(yè)形象。3.負(fù)責(zé)信訪接待，協(xié)調(diào)處理日常事務(wù)。4.負(fù)責(zé)公司的綜合治理、安全保衛(wèi)、消防等工作，貫徹落實各級政府有關(guān)指示精神，組織宣傳檢查工作。5.負(fù)責(zé)公司計算機(jī)管理、維修、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、電子信箱使用維護(hù)，不斷提高辦公自動化水平。6.按照檔案管理要求，做好資料的收集積累后進(jìn)行整理并及時歸案。7.負(fù)責(zé)辦理公司法人營業(yè)執(zhí)照年檢、工商登記、商標(biāo)注冊及公司部分印章的管理；負(fù)責(zé)勞動合同的鑒定、保管、變更和手續(xù)審批。8.負(fù)責(zé)公司辦公用車的使用、保養(yǎng)、維護(hù)及人員的行政管理。9.嚴(yán)格管理干部及職工聘用制度，負(fù)責(zé)干部職工的考核聘任調(diào)配，以促進(jìn)公司進(jìn)一步發(fā)展。10.負(fù)責(zé)收集、整理、通報及反饋公司政務(wù)信息，并承擔(dān)公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。二、辦公室管理制度1.為加強(qiáng)考勤管理，維護(hù)工作秩序，提高工作效率，公司員工必須自覺遵守勞動紀(jì)律。2.工作時間：上午：8：00--12：00下午：3：006：30(夏季)上午：8：00一12：00下午：2：306：00(冬季)（以上時間安排根據(jù)實際情況可作調(diào)整，具體安排以公司文件為準(zhǔn)，公司辦公室負(fù)責(zé)員工考勤）3.公司員工按時上下班，不得遲到、早退、曠工遲到：公司員工每月遲到三次(含三次)以內(nèi)，每次不超過15分鐘者予以口頭警告；遲到四次(含四次)以上者，罰款20元；遲到15--30分鐘(含15分鐘)一次罰款50元；遲到30分鐘以上者，按曠工處理。早退：早退的處理方法與遲到情況同等。曠工：無故曠工一次者處罰100元，每月曠工三次者公司將予以除名，罰款額均從當(dāng)月工資中扣除。4.請假程序事假：公司員工請假1-3天由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)，4天以上者報董事長批準(zhǔn)方可準(zhǔn)假。請假首先填寫好請假表，因特殊原因未辦理請假手續(xù)者，事后說明原因并及時補(bǔ)辦請假手續(xù)。部門經(jīng)理請假應(yīng)事先安排清楚本部門的各項工作。假期休完時到原批準(zhǔn)部門及時銷假。病假：公司員工請病假，須持正規(guī)醫(yī)院證明，并由部門經(jīng)理簽字，公司領(lǐng)導(dǎo)審批的請假條登記與考勤簿。病假2天以上者按請假天數(shù)扣發(fā)工資。5.公司根據(jù)實際需要，在保證員工每天實際工作時間總和或滿足公司制度的前提下，靈活調(diào)整工作人員的上下班時間。6.節(jié)儉自律電源：各部門下班時應(yīng)隨手關(guān)閉電燈及空調(diào)電源，如發(fā)現(xiàn)未關(guān)閉電源者將其進(jìn)行處罰。電燈未關(guān)閉者罰款20元；空調(diào)未關(guān)閉者罰款100元。如不能確定未關(guān)閉者，公司將根據(jù)部門當(dāng)天，上班人數(shù)平均分?jǐn)偂ｋ娫挘汗締T工未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得隨意撥打與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的電話，更不允許外來人員隨意使用。以經(jīng)發(fā)現(xiàn)，查明后將以其.使用電話費用的三倍進(jìn)行處罰。三、檔案管理制度1.嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密安全制度，確保所有案卷的機(jī)密安全。公司員工都有保守公司秘密的義務(wù)。在對外交往合作中要特別注意不泄露公司秘密，更不能出賣公司秘密。（秘密事項：公司經(jīng)營發(fā)展決策、人事決策、招標(biāo)項目的標(biāo)底合作條件、客戶合作渠道、重要合同、財務(wù)情況、銀行帳戶等）。2.各部門應(yīng)在每年元月底前向公司辦公室全面移交上年度的未入文書檔案，并履行清交手續(xù)。3.各類規(guī)章制度、人事、資料、會議記錄、會議紀(jì)要、重要電話記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置物資、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。4.各類項目立項、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理質(zhì)檢及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料、承包合同、協(xié)議、申報資料，由采購部、策劃部負(fù)責(zé)整理收集移交辦公室歸檔。5.歸檔資料必須符合下列要求：文件材料齊全完整，根據(jù)內(nèi)容合并整理立卷，區(qū)別保存價值，分類便于保利用。6.檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱復(fù)印，應(yīng)先請示公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱。7.各部門草擬的文種、合同、資料等由各部門自行打印均需逐項登記，以備查驗。嚴(yán)禁擅自為私人打印，復(fù)印材料。違者視情節(jié)輕重給予處罰。8.辦公室明確規(guī)定檔案責(zé)任人需加強(qiáng)檔案管理工作，確保公司檔案的建立、收集、保管、借閱、復(fù)印及利用并承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。第四節(jié)采購管理制度一、總則為規(guī)范公司商務(wù)采購工作，特制定本制度。本制度適用于公司的商務(wù)采購活動（含辦公用品、工程、物資設(shè)施維修/維護(hù)等項目）。二、采購原則1.嚴(yán)格執(zhí)行詢議價程序采購活動，必須由項目需求部門擬定工程、辦公用品、項目的招標(biāo)書（含項目完成時間、質(zhì)量要求及驗收標(biāo)準(zhǔn)等）；采購活動，必須有三家以上具備合法資質(zhì)的供應(yīng)商提供報價，同時應(yīng)圍繞供應(yīng)商資信情況進(jìn)行背景調(diào)查，并如實記錄；在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上，由管理部聯(lián)合采購項目需求部門、財務(wù)部進(jìn)行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格及采購要求；臨時性應(yīng)急采購的項目，須向公司領(lǐng)導(dǎo)電話匯報，經(jīng)授權(quán)確認(rèn)后，可以先予實施，但應(yīng)于項目實施之日起五個工作日內(nèi)，補(bǔ)充完善相關(guān)審批程序。2.采購會審、合同會簽制度采購活動，必須各相關(guān)部門共同參與，調(diào)研匯總各方意見，形成書面的評估報告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，并確認(rèn)最終中標(biāo)單位；采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)采購項目招標(biāo)書相關(guān)要求，擬定《合作協(xié)議》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審核；采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人與中標(biāo)單位溝通并確認(rèn)《合作協(xié)議》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以執(zhí)行。3.職責(zé)分離采購人員不得單獨實施貨物、工程項目和服務(wù)的驗收；采購過程中，貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由管理部、項目需求部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，與供應(yīng)商協(xié)商完成；財務(wù)部負(fù)責(zé)對項目采購過程中，相關(guān)費用的審核及評估程序合法性的監(jiān)控。4.一致性原則采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列要求規(guī)格、型號、數(shù)量相一致；在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，采購人員應(yīng)及時反饋信息，由項目需求部門綜合評估，變更采購單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，再次向供應(yīng)商發(fā)出采購要約。5.廉潔制度所有采購人員必須做到：自覺維護(hù)公司利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率；加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，增強(qiáng)法治觀念；廉潔自律，不能向供應(yīng)商索取或收受回扣；嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督；工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失；努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新物資及市場信息。三、采購程序1.供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商必須具有合法資質(zhì)（供應(yīng)商評估過程中，參與投標(biāo)單位應(yīng)提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明、組織機(jī)構(gòu)代碼證及其他專業(yè)資質(zhì)證明）；對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，管理部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同相關(guān)部門對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計；在選擇供應(yīng)商時，必須進(jìn)行詢議價程序和綜合評估；供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、以往的服務(wù)對象及客戶評價情況，供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素；為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。2.采購程序固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請，由各使用部門報管理部統(tǒng)一申請。根據(jù)采購申請流程，由各相關(guān)部門審核，