機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理中的問題與對策研究

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理中存在的問題1.部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理的重視力度不夠雖然目前我國機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理工作已經(jīng)取得了一定的成果,但是仍然存在著一些問題,很多機關(guān)單位檔案信息化管理的力度不夠,其中最為主要的原因就是單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案的信息化管理,沒有充分認識到檔案信息化管理對單位發(fā)展的有利作用。由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的認識不足,就導(dǎo)致在單位發(fā)展中為檔案信息化管理方面投資的金額不多,在信息化設(shè)備、經(jīng)費和政策等方面都缺少投入,因此延緩了檔案信息化管理的步伐。2.檔案信息化管理的技術(shù)落后機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理的程度高低不單單取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視力度,信息技術(shù)的高低也是影響檔案信息化管理的重要因素。就目前狀況來看,我國很多機關(guān)事業(yè)單位在信息化檔案管理中存在著技術(shù)落后的現(xiàn)象:第一,電子檔案和電子文件存在局限性。首先,部分機關(guān)事業(yè)單位由于掃描儀等設(shè)備存在問題,會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在向電子檔案轉(zhuǎn)化的過程中出現(xiàn)差錯,再加上很多單位的掃描儀速度較慢,這就降低了紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的效率。其次,電子文件本身就存在著保管期限和保管條件的缺陷,加之部分機關(guān)事業(yè)單位的信息化技術(shù)落后,就容易造成電子文件毀損、丟失等狀況。第二,數(shù)據(jù)管理和備份方面存在局限性。目前我國很多機關(guān)事業(yè)單位對數(shù)據(jù)的備份比較單一,一般是采用VCD光盤備份,一旦光盤出現(xiàn)質(zhì)量問題,那么就很難找到相關(guān)的信息。另一方面,對光盤的管理格式要求不嚴(yán)格,這就導(dǎo)致部分單位的數(shù)據(jù)信息不完整,不利于檔案信息的全面信息化管理。3.檔案管理人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)不夠檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)高低與檔案管理工作的效果有很大關(guān)系,檔案管理的信息化建設(shè)要求檔案管理人員具備較高的業(yè)務(wù)能力,并且有較高的專業(yè)素養(yǎng),能夠跟隨時代發(fā)展的步伐,掌握先進的管理理念和現(xiàn)代化管理技術(shù)。但是,從目前來看,我國的機關(guān)事業(yè)單位普遍存在著檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,專業(yè)化和現(xiàn)代化技能不高的狀況,這就在很大程度上影響了事業(yè)單位檔案信息化管理的效率。另外,部分檔案管理人員的安全防范意識不高,對檔案信息的安全管理意識淡薄,容易造成信息泄露的現(xiàn)象,為數(shù)據(jù)安全留下了隱患,不利于檔案信息化管理工作的順利進行。二、加強機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理的對策加強機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理不僅要從檔案管理人員素質(zhì)和技能方面努力,還要建立全面的檔案信息化管理制度,提升檔案信息化管理的效率。具體來說,加強機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理的對策有以下幾點:1.提高檔案信息化管理的重視力度,并開發(fā)先進的檔案管理技術(shù)首先,機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要更新自身的現(xiàn)代化管理理念,真正重視單位檔案的現(xiàn)代化管理,將檔案信息化管理作為主要工作,樹立全面的信息化管理理念。其次,要加大檔案信息化管理的研究力度,全面推進檔案信息化管理。同時要引進先進的檔案信息化管理技術(shù),開發(fā)相對應(yīng)的管理軟件,對當(dāng)前的檔案信息化管理軟件進行升級,依據(jù)本單位的實際狀況開發(fā)對應(yīng)的信息化管理軟件。要保證所開發(fā)的檔案管理軟件具有較強的通用性,能夠適應(yīng)不同層次的人員需求。還要在數(shù)據(jù)備份和保存方面進行改善,避免單一的數(shù)據(jù)管理方式,提高數(shù)據(jù)管理的效率。2.提高檔案管理人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)要想提高檔案管理人員的專業(yè)能力和素養(yǎng),不僅需要檔案管理人員自身進行業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí),還需要單位對其進行技術(shù)教育和培訓(xùn)。檔案管理人員自身要加強專業(yè)化知識的學(xué)習(xí),同時單位也要定期舉辦相關(guān)的培訓(xùn),為檔案管理人員灌輸新知識,提高他們的現(xiàn)代化管理意識。另外,要加強安全教育,做好檔案信息的安全保護工作。如今,科技信息發(fā)達,來自系統(tǒng)自身故障、病毒以及黑客等方面的安全因素對檔案信息安全產(chǎn)生了廣泛的影響,因此機關(guān)事業(yè)單位要加強防范,實時對檔案管理系統(tǒng)進行監(jiān)管,最大限度地降低風(fēng)險。同時也要為檔案管理人員講解相關(guān)的安全防范方式,提高檔案管理人員的工作技能,做好數(shù)據(jù)信息的管理和備份,提升檔案信息化管理的效率。3.完善檔案信息化管理的制度要從制度上入手,對檔案管理工作進行規(guī)范和約束,建立全面的檔案信息化管理制度,為單位檔案信息化管理提供保障。在檔案信息搜集方面,要創(chuàng)新信息收集的手段和方式,進行規(guī)范化的信息搜集,要將重點搜集和廣泛搜集相結(jié)合,掌握檔案資料的形成規(guī)律,同時要進行統(tǒng)一集中性的檔案管理,方便檔案信息的查找。另外,機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要在分析本單位發(fā)展?fàn)顩r和目標(biāo)的基礎(chǔ)上,制定出切實可行的檔案信息化管理計劃,形成統(tǒng)一性的網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式,推動檔案管理的全面化。還要結(jié)合國家的相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與自身的發(fā)展?fàn)顩r制定標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部檔案管理體系,對檔案的內(nèi)容、目錄以及各式、數(shù)據(jù)庫信息資源等進行統(tǒng)一的規(guī)范,實現(xiàn)電子信息的數(shù)據(jù)共享,提高檔案資料的利用率。4.加大對檔案信息化管理方面的投入加大機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理的投入是促進單位檔案信息化管理的有效途徑之一。機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不僅要從資金方面加大檔案信息化管理的投入,還要從技術(shù)和制度方面加大投入,使檔案管理工作處于有保障的狀態(tài)。首先,機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要合理分配單位的經(jīng)費,提高檔案信息化管理的費用支出,購置足夠的信息化管理設(shè)備,并引進相關(guān)的軟件,保證檔案信息化管理的效果。其次,要聘請相關(guān)的技術(shù)人才,對本單位的檔案信息工作進行管理,并邀請技術(shù)人員對單位檔案管理人員進行技術(shù)傳授,為提高檔案信息化管理做人才鋪墊,促使本單位檔案信息化管理更好地開展。三、結(jié)束語機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化管理是一項繁瑣而重要的工作,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人要制定健全的檔案信息化管理制度,創(chuàng)新檔案信息化管理理念,同時單位檔