《信息與文獻(xiàn)+文件（檔案）管理+概念與原則GBT+26162-2021》詳細(xì)解讀

《信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理概念與原則GB/T26162-2021》詳細(xì)解讀contents目錄1范圍2規(guī)范性引用文件3術(shù)語(yǔ)和定義4文件管理原則5文件與文件系統(tǒng)contents目錄6方針與職責(zé)7鑒定8文件控制9形成、捕獲和管理文件的過(guò)程參考文獻(xiàn)011范圍指以任何形式或媒介存在，能夠表達(dá)、傳遞、處理的知識(shí)、消息或信號(hào)。信息記錄有知識(shí)或信息的一切載體，包括圖書、期刊、報(bào)紙、手稿、照片、錄音錄像資料等。文獻(xiàn)在組織或個(gè)人活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的記錄，如報(bào)告、計(jì)劃、決議、紀(jì)要、信函等。文件具有查考使用價(jià)值、經(jīng)過(guò)立卷歸檔集中保管起來(lái)的各種文件材料，是文件的一種特殊形式。檔案1.1概念定義對(duì)信息和文獻(xiàn)進(jìn)行系統(tǒng)性管理，確保其完整性、準(zhǔn)確性和可用性。系統(tǒng)性原則確保信息和文獻(xiàn)的安全，防止其丟失、損壞或被非法獲取。安全性原則提供便捷的信息和文獻(xiàn)查詢、檢索和使用服務(wù)，滿足用戶需求。便捷性原則按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行信息和文獻(xiàn)的管理，確保其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。規(guī)范性原則1.2管理原則022規(guī)范性引用文件指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理事務(wù)過(guò)程中形成的各種記錄。文件（檔案）文件（檔案）管理全宗指對(duì)文件（檔案）的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計(jì)和移交等一系列活動(dòng)。指一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位或其他組織在處理事務(wù)過(guò)程中形成的文件（檔案）整體。030201術(shù)語(yǔ)和定義文件（檔案）管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保文件（檔案）的完整、安全、可用。文件（檔案）管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高管理效率和服務(wù)水平。文件（檔案）管理應(yīng)納入組織的管理體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步檢查、同步考核。文件（檔案）管理應(yīng)注重保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和個(gè)人隱私，遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策。原則和要求033術(shù)語(yǔ)和定義信息是事物運(yùn)動(dòng)的狀態(tài)與方式，是物質(zhì)的一種屬性。在這里，事物泛指一切可能的研究對(duì)象，包括外部世界的物質(zhì)客體，也包括主觀世界的精神現(xiàn)象。信息是事物之間相互作用、相互聯(lián)系的表征，它反映了客觀事物運(yùn)動(dòng)變化的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。信息對(duì)于接收者的預(yù)先不確定性具有消除或減少的作用，即信息是消除不確定性的東西。3.1信息

3.2文獻(xiàn)文獻(xiàn)是記錄有知識(shí)的一切載體，即用文字、圖像、符號(hào)、聲頻、視頻等手段以記錄人類知識(shí)的一種載體。文獻(xiàn)是人類腦力勞動(dòng)成果的一種表現(xiàn)形式，根據(jù)載體形態(tài)的不同，文獻(xiàn)可分為印刷型文獻(xiàn)、縮微型文獻(xiàn)、機(jī)讀型文獻(xiàn)、視聽(tīng)型文獻(xiàn)等。文獻(xiàn)具有歷史性、傳承性、現(xiàn)實(shí)性和創(chuàng)新性等特點(diǎn)，是人類社會(huì)發(fā)展的重要信息資源。03文件和檔案都是人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，記錄了人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)，是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分。01文件是指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的歷史記錄。02檔案是指經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔保存的文件，具有憑證和參考作用。3.3文件（檔案）管理是指通過(guò)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等手段，對(duì)組織所擁有的資源進(jìn)行合理配置和有效利用，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的過(guò)程。管理具有普遍性、目的性、動(dòng)態(tài)性和創(chuàng)新性等特點(diǎn)，是任何組織都不可或缺的一種活動(dòng)。在文件（檔案）管理中，管理的主要任務(wù)是對(duì)文件（檔案）進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等，以確保文件（檔案）的完整、安全和有效利用。3.4管理044文件管理原則完整性原則確保文件的完整性在文件形成、接收、處理、保管、利用和處置等各個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)保持文件的完整性，避免文件內(nèi)容的丟失、篡改或損毀。維護(hù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系對(duì)于具有相互聯(lián)系的文件，應(yīng)保持其內(nèi)在的關(guān)聯(lián)性，以便于后續(xù)的查找、利用和管理。確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性文件內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映相關(guān)活動(dòng)和事務(wù)，避免虛假、誤導(dǎo)性信息的出現(xiàn)。規(guī)范文件處理流程在文件處理過(guò)程中，應(yīng)遵循規(guī)定的流程和程序，確保文件處理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。準(zhǔn)確性原則應(yīng)建立科學(xué)、合理的文件分類和檢索體系，以便于用戶快速、準(zhǔn)確地查找到所需文件。通過(guò)優(yōu)化文件處理流程和采用先進(jìn)的技術(shù)手段，提高文件處理的效率和質(zhì)量。便捷性原則提高文件處理效率便于文件的查找和利用應(yīng)采取適當(dāng)?shù)陌踩胧乐刮募环欠ㄔL問(wèn)、篡改、損毀或丟失。保障文件的安全對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的管理措施，確保其安全保密。加強(qiáng)對(duì)涉密文件的管理安全性原則055文件與文件系統(tǒng)文件是信息記錄和存儲(chǔ)的基本單位，具有名稱、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)等屬性。文件系統(tǒng)是對(duì)文件進(jìn)行組織、管理和檢索的系統(tǒng)，提供文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、訪問(wèn)、修改和刪除等功能。文件與文件系統(tǒng)的關(guān)系是密不可分的，文件系統(tǒng)是文件存在和發(fā)揮作用的基礎(chǔ)。5.1概述根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，文件可分為文本文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件等多種類型。文件的類型文件由內(nèi)容、格式和元數(shù)據(jù)等部分組成，其中內(nèi)容是文件的核心部分，格式?jīng)Q定了文件的組織和存儲(chǔ)方式，元數(shù)據(jù)描述了文件的基本信息和屬性。文件的結(jié)構(gòu)文件的操作包括創(chuàng)建、打開(kāi)、讀取、寫入、關(guān)閉和刪除等，這些操作是文件管理系統(tǒng)和用戶與文件進(jìn)行交互的基本方式。文件的操作5.2文件文件系統(tǒng)的類型根據(jù)文件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)方式，文件系統(tǒng)可分為磁盤文件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)文件系統(tǒng)、分布式文件系統(tǒng)等多種類型。文件系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)文件系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)包括文件目錄、文件分配表、文件數(shù)據(jù)區(qū)等部分，其中文件目錄是文件系統(tǒng)的核心部分，提供了文件的組織和管理方式。文件系統(tǒng)的功能文件系統(tǒng)的功能包括文件的存儲(chǔ)、訪問(wèn)、共享、保護(hù)和恢復(fù)等，這些功能保障了文件的完整性、安全性和可用性。同時(shí)，文件系統(tǒng)還提供了文件和數(shù)據(jù)的備份、歸檔和遷移等功能，以滿足不同場(chǎng)景下的需求。5.3文件系統(tǒng)066方針與職責(zé)6.1概述方針與職責(zé)是文件（檔案）管理中的重要組成部分，它們?yōu)榻M織提供了明確的方向和指導(dǎo)，確保文件（檔案）管理工作的有效實(shí)施。通過(guò)制定方針和明確職責(zé)，可以規(guī)范文件（檔案）管理流程，提高工作效率，保障信息安全和完整性。010203制定文件（檔案）管理方針時(shí)，應(yīng)考慮組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求，確保方針與組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展相一致。方針應(yīng)具有指導(dǎo)性和可操作性，為文件（檔案）管理工作提供明確的方向和標(biāo)準(zhǔn)。方針應(yīng)強(qiáng)調(diào)信息安全和保密性，確保文件（檔案）不被泄露、篡改或損壞。6.2方針123文件（檔案）管理職責(zé)應(yīng)明確到具體的崗位和人員，確保每項(xiàng)工作都有專人負(fù)責(zé)。職責(zé)劃分應(yīng)合理，避免出現(xiàn)職責(zé)重疊或缺失的情況。相關(guān)人員應(yīng)了解自己的職責(zé)范圍和工作要求，并嚴(yán)格按照規(guī)定履行職責(zé)。6.3職責(zé)監(jiān)管是確保文件（檔案）管理工作得到有效執(zhí)行的重要手段，應(yīng)定期對(duì)文件（檔案）管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。評(píng)估是對(duì)文件（檔案）管理工作效果的評(píng)價(jià)，應(yīng)通過(guò)評(píng)估發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和不足，并提出改進(jìn)措施。監(jiān)管和評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為組織改進(jìn)文件（檔案）管理工作的依據(jù)。0102036.4監(jiān)管與評(píng)估文件（檔案）管理人員應(yīng)具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能，能夠勝任所承擔(dān)的工作。組織應(yīng)定期對(duì)文件（檔案）管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，提高他們的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括文件（檔案）管理的基本理論、方法、技能以及相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)等。6.5技能與培訓(xùn)077鑒定鑒定是文件（檔案）管理過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，它涉及到對(duì)文件價(jià)值的判斷和后續(xù)處理方式的決定。鑒定工作應(yīng)遵循客觀性、全面性和發(fā)展性原則，確保對(duì)文件價(jià)值的準(zhǔn)確評(píng)估。鑒定過(guò)程中應(yīng)充分考慮文件的來(lái)源、內(nèi)容、形式、時(shí)間等因素，以及其在組織歷史和發(fā)展中的作用。7.1通則7.2鑒定的范圍鑒定工作應(yīng)覆蓋組織產(chǎn)生的所有類型和形式的文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音錄像等。鑒定過(guò)程中應(yīng)對(duì)文件的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性等方面進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的文件，應(yīng)特別注意其保密性和安全性問(wèn)題。7.3理解業(yè)務(wù)01鑒定人員應(yīng)充分了解組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作流程，以便更好地判斷文件的價(jià)值和重要性。02鑒定過(guò)程中應(yīng)與業(yè)務(wù)部門保持密切溝通，確保對(duì)文件內(nèi)容和背景的準(zhǔn)確理解。鑒定人員還應(yīng)具備一定的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，以便對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的文件進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)估。03010203鑒定前應(yīng)明確各類文件的保管期限和開(kāi)放范圍等要求，以便后續(xù)工作的順利開(kāi)展。對(duì)于不同類型的文件，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)和價(jià)值制定相應(yīng)的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序。鑒定過(guò)程中應(yīng)關(guān)注文件的關(guān)聯(lián)性和連續(xù)性，確保相關(guān)文件能夠得到妥善處理和保存。7.4明確文件要求01鑒定工作應(yīng)按照既定的程序和規(guī)范進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。02對(duì)于鑒定結(jié)果的處理，應(yīng)根據(jù)文件的價(jià)值和重要性采取相應(yīng)的措施，如保存、銷毀、開(kāi)放利用等。03鑒定過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)文件的原始性和完整性，避免對(duì)文件造成不必要的損壞或丟失。同時(shí)，對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)采取有效的保護(hù)措施，確保其能夠長(zhǎng)期保存并可供利用。7.5實(shí)施文件要求088文件控制它包括文件的創(chuàng)建、使用、存儲(chǔ)、保護(hù)和處置等方面。文件控制的目標(biāo)是維護(hù)文件的完整性、可靠性、可用性和安全性。文件控制是確保文件在其整個(gè)生命周期內(nèi)得到妥善管理的重要過(guò)程。8.1概述元數(shù)據(jù)是描述文件屬性、內(nèi)容和上下文的數(shù)據(jù)。文件元數(shù)據(jù)方案應(yīng)包括文件的標(biāo)識(shí)、版本、日期、作者、描述等關(guān)鍵信息。元數(shù)據(jù)可以幫助用戶快速找到所需文件，并了解文件的歷史和背景。8.2文件元數(shù)據(jù)方案8.3業(yè)務(wù)分類方案業(yè)務(wù)分類方案是根據(jù)組織的業(yè)務(wù)需求對(duì)文件進(jìn)行分類的方法。它可以基于文件的類型、主題、項(xiàng)目、部門等進(jìn)行分類。業(yè)務(wù)分類方案有助于用戶更好地理解文件的內(nèi)容和用途，并促進(jìn)文件的共享和協(xié)作。8.4訪問(wèn)和許可規(guī)則01訪問(wèn)和許可規(guī)則是控制誰(shuí)可以訪問(wèn)和修改文件的規(guī)定。02它應(yīng)根據(jù)文件的敏感性和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行制定。03訪問(wèn)和許可規(guī)則可以保護(hù)文件免受未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和修改，確保文件的安全性和完整性。處置授權(quán)是規(guī)定誰(shuí)有權(quán)對(duì)文件進(jìn)行處置（如刪除、銷毀等）的權(quán)限。它應(yīng)根據(jù)組織的政策和法規(guī)要求進(jìn)行制定。處置授權(quán)可以確保文件在不再需要時(shí)得到妥善處置，避免占用存儲(chǔ)空間或泄露敏感信息。8.5處置授權(quán)099形成、捕獲和管理文件的過(guò)程123從文件形成到最終處置的全過(guò)程，包括形成、捕獲、分類、標(biāo)引、存儲(chǔ)、利用、遷移和處置等階段。文件生命周期對(duì)文件生命周期內(nèi)各階段進(jìn)行有效控制和管理，確保文件的完整性、可靠性、可用性和安全性。過(guò)程管理文件管理涉及多個(gè)部門和人員，需要建立跨部門協(xié)作機(jī)制，確保文件流程的順暢進(jìn)行?？绮块T協(xié)作9.1概述包括文件起草、審核、簽發(fā)等過(guò)程，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī)。形成環(huán)節(jié)制定文件模板和編寫規(guī)范，提高文件形成效率和質(zhì)量。模板與規(guī)范在文件形成過(guò)程中，自動(dòng)生成或手動(dòng)添加元數(shù)據(jù)，為后續(xù)管理和利用提供便利。元數(shù)據(jù)生成9.2文件形成03質(zhì)量檢查對(duì)捕獲的文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保文件內(nèi)容完整、清晰、可讀。01捕獲范圍確定需要捕獲的文件類型和范圍，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。02捕獲方式采用自動(dòng)捕獲或手動(dòng)捕獲方式，確保文件及時(shí)、完整地進(jìn)入管理系統(tǒng)。9.3文件捕獲分類體系建立科學(xué)、合理的分類體系，便于文件分類和檢索。標(biāo)引方法采用主題標(biāo)引、關(guān)鍵詞標(biāo)引等方法，提高文件檢索效率和準(zhǔn)確性。質(zhì)量控制對(duì)分類和標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行質(zhì)量控制，確保分類準(zhǔn)確、標(biāo)引恰當(dāng)。9.4文件分類與標(biāo)引訪問(wèn)權(quán)限根據(jù)文件密級(jí)和用戶需求，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保文件安全。身份驗(yàn)證采用用戶名/密碼、數(shù)字證書等方式進(jìn)行身份驗(yàn)證，防止非法訪問(wèn)。訪問(wèn)日志記錄用戶訪問(wèn)日志，便于追蹤和審計(jì)。9.5文件訪問(wèn)控制存儲(chǔ)介質(zhì)選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)介質(zhì)，如硬盤、光盤、磁帶等，確保文件長(zhǎng)期保存。備份策略制定備份策略和計(jì)劃，定期對(duì)文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。災(zāi)難恢復(fù)建立災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制和計(jì)劃，確保在發(fā)生災(zāi)難時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)文件數(shù)據(jù)。9.6文件存儲(chǔ)9.7文件的利用與再利用檢索方式提供多種檢索方式，如全文檢索、條件檢索等，滿足用戶不同需求。利用形式根據(jù)用戶需求提供文件原件、復(fù)制件、縮微品或電子文件等利用形式。再利用策略制定再利用策略和計(jì)劃，對(duì)文件進(jìn)行深度挖掘和開(kāi)發(fā)利用。根據(jù)技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)需求制定遷移策略和計(jì)劃。遷移策略采用適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)換方式和技術(shù)手段將文件從一種格式轉(zhuǎn)換為另一種格式或從一種系統(tǒng)遷移到另一種系統(tǒng)。轉(zhuǎn)換方式對(duì)遷移和轉(zhuǎn)換結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)證和監(jiān)控確保文件內(nèi)容完整性和可讀性不受影響。驗(yàn)證與監(jiān)控0102039.8文件遷移與轉(zhuǎn)換