收發(fā)文管理新規(guī)制度模板

為深入做好我企業(yè)收發(fā)文處理工作，確保文件能夠立即上承下達(dá)，發(fā)揮承上啟下樞紐工作，提升工作效率，規(guī)范收發(fā)文工作，就收發(fā)文作以下要求。收文處理程序收文處理程序：收文、登記、擬簽、閱批、分流、承接、歸檔。1、收文登記。通常從外部送達(dá)本企業(yè)文件，包含上級(jí)來文、企業(yè)內(nèi)部來文、其它來文（傳真、信函和其它文字材料），一律由企業(yè)前臺(tái)文員負(fù)責(zé)簽收，依據(jù)文件內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行整理登記（附件一）《外來文件記錄表》，并填寫《文件傳閱卡》（附件二）報(bào)行政部責(zé)任人擬簽分流。2、文件擬簽行政部責(zé)任人對(duì)前臺(tái)文員報(bào)送文件提出處理意見后，立即交呈閱領(lǐng)導(dǎo)。3、文件閱批來文經(jīng)行政部責(zé)任人擬簽后，承接文員應(yīng)按來文擬簽意見立即呈送領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門閱批，閱批文件應(yīng)在3日內(nèi)簽批并退回行政部，緊急文件應(yīng)于當(dāng)日批后退回。4、文件承接行政部綜合文員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)閱批指示，立即向其它領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門轉(zhuǎn)交。文件需轉(zhuǎn)交部門在行政部《文件傳閱卡》上簽字后給本部門留復(fù)印件一份，接收部門需根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)閱示意見辦理。承接：政府機(jī)關(guān)要求辦理、領(lǐng)導(dǎo)指示辦理及其它需要辦理公文由相關(guān)部門承接。屬部門職責(zé)范圍內(nèi)事項(xiàng)由該部門辦理。各相關(guān)部門收到公文后按要求期限立即辦理。包含兩個(gè)以上部門承接公文應(yīng)由主辦部門和相關(guān)部門協(xié)商辦理。需報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意事項(xiàng)，由承接部門提出辦理意見并代擬文稿，交行政部責(zé)任人簽發(fā)上報(bào)。5、文件歸檔全部文件統(tǒng)一歸檔行政部綜合文員。二、收文、傳閱工作要求1、對(duì)全部文件、資料，行政部要責(zé)成專員負(fù)責(zé)登記和保管。要重視收文工作時(shí)效性，做到規(guī)范化、制度化。2、傳輸文件資料須遵照先領(lǐng)導(dǎo)后部門、先行政部后主辦部門標(biāo)準(zhǔn)。3、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示急辦文件，相關(guān)部門要立即辦理，并將處理結(jié)果呈報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于需要承接急件，前臺(tái)文員須在收文當(dāng)日完成登記、擬簽、閱批、轉(zhuǎn)交承接部門程序。4、文件在轉(zhuǎn)遞時(shí)要辦理交接手續(xù)，移交人和接收人均要在各自收文簿上簽字登記，以分清責(zé)任。5、各部門所承接文件、資料要妥善保管，不得丟失，年底究檔。6、全部收文均應(yīng)在行政部登記編號(hào)（詳見附件三），個(gè)人不得保留文件正本。外出開會(huì)帶回文件，匯報(bào)或傳達(dá)工作后應(yīng)立即交行政部登記編號(hào)傳閱，不得滯存。7、要嚴(yán)格實(shí)施保密要求，全部關(guān)鍵文件和資料不得隨意放置，不得私自帶到公共場(chǎng)所。

三、發(fā)文處理程序企業(yè)所發(fā)出一切文件材料，統(tǒng)稱發(fā)文。發(fā)文處理包含:擬稿、核稿、會(huì)簽、簽發(fā)、打印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、歸檔等步驟。1、擬稿就是草擬文件初稿。這是發(fā)文處理第一道程序，是關(guān)系到文件質(zhì)量基礎(chǔ)工作，必需十分認(rèn)真細(xì)致。企業(yè)公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性文件由行政部綜合文員負(fù)責(zé)擬稿；各部門責(zé)任人以企業(yè)名義起草文件,一律交企業(yè)行政部綜合文員按正式文件格式填寫《發(fā)文審批卡》(祥見附件四)，經(jīng)行政部責(zé)任人審閱核稿后交企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批,依據(jù)文件急緩程度統(tǒng)一安排打印,打印后文件校對(duì)由企業(yè)行政部負(fù)責(zé)把關(guān),努力爭(zhēng)取不出差錯(cuò)或少出差錯(cuò)。文件起草要字跡清楚,不得涂改。2、核稿即對(duì)文件初稿進(jìn)行審核。由行政部負(fù)責(zé)在初稿未送主管審批之前，依據(jù)公文基礎(chǔ)要求，對(duì)初稿體式、內(nèi)容等進(jìn)行全方面審核。3、簽發(fā)各職能部門需以企業(yè)名義發(fā)文時(shí)，部門責(zé)任人在《發(fā)文審批卡》“擬稿部門”欄簽字；凡包含到其它相關(guān)部門事宜，要事先和相關(guān)部門會(huì)簽，核稿或會(huì)簽后送行政部。4、會(huì)簽簽發(fā)是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿最終審批，文件初稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，即成為最終定稿，文件據(jù)此生效。5、編號(hào)(祥見附件三)文稿經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，要進(jìn)行編號(hào)登記，預(yù)防發(fā)文混亂。編號(hào)應(yīng)按公文格式要求方法編排，通常包含發(fā)文代字、發(fā)文年號(hào)和該年度發(fā)文序號(hào)三部分組成。6、校對(duì)校對(duì)是文件制發(fā)過程中一個(gè)關(guān)鍵步驟，也是行政部一項(xiàng)關(guān)鍵工作職責(zé)。要堅(jiān)持三校制度。一校由起草者進(jìn)行。二校由核稿人員進(jìn)行，三校最好由部門責(zé)任人進(jìn)行。校對(duì)時(shí)要以文件定稿為基準(zhǔn)，進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)地校對(duì)，連標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也不能放過，把住文件制發(fā)最終一關(guān)。7、打印即對(duì)經(jīng)簽發(fā)后文稿進(jìn)行印制，在印制過程中，必需做到：1）必需以經(jīng)簽發(fā)后定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動(dòng)，確需改動(dòng)要報(bào)經(jīng)簽發(fā)人同意。2）注意排版藝術(shù)，版面安排要美觀大方、賞心悅目。3）注意保密，文印人員不得讓她人隨便翻閱文稿。對(duì)印制底板、清祥、廢頁也要管理好，預(yù)防泄密。8、蓋章即在制成公文上加蓋機(jī)關(guān)印章，這是公文生效取信憑證。用印要做到端正、清楚、位置合適。9、分發(fā)發(fā)放文件時(shí)，必需建立《發(fā)文登記簿》（詳見附件五），嚴(yán)格推行收文人簽字手續(xù)，確保文件發(fā)放不出差錯(cuò)。10、歸檔。這是發(fā)文處理工作最終一道工序，立即制成文件連同初稿、發(fā)文審批卡、傳閱卡一起搜集起來，按檔案管理要求，整理歸檔。收文步驟圖上級(jí)來文上級(jí)來文其它來文企業(yè)內(nèi)部來文前臺(tái)文員簽收、登記行政部責(zé)任人擬辦意見行政部分流領(lǐng)導(dǎo)閱批承接部門辦理文件存檔發(fā)文步驟圖各責(zé)任部門草擬公文各責(zé)任部門草擬公文部門責(zé)任人初審文稿如審核不合格或不需要發(fā)文，退回?cái)M稿部門并說明理由如有異議，由行政部退回