迎接教育部專家到文化傳播學(xué)院接待專項(xiàng)方案

迎接教育部教授到文化傳輸學(xué)院進(jìn)行檢驗(yàn)評定工作接待方案文化傳輸學(xué)院辦公室二零一五年五月十一日目錄TOC\o"1-3"\h\u12512一、接待方針 319761二、接待時(shí)間、地點(diǎn)、對象 33045三、接待內(nèi)容 312164四、接待工作機(jī)構(gòu) 35476五、時(shí)間安排: 625019六、后期工作： 729254七、經(jīng)費(fèi)預(yù)算： 720897八、附件 827527（一）注意事項(xiàng) 829986（二）相關(guān)預(yù)案 85336（三）接待時(shí)禮儀規(guī)范及事項(xiàng)： 9為做好迎接教育部教授組評定考察各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)安排，經(jīng)學(xué)校評建工作領(lǐng)導(dǎo)小組研究，制訂本接待方案，依據(jù)實(shí)際情況，本方案可作合適調(diào)整。一、接待方針以各級教育部行政管理部門、上級相關(guān)文件指導(dǎo)精神要求為導(dǎo)向，結(jié)合學(xué)院工作實(shí)際，全體老師職員、廣大學(xué)生要樹立大局意識整體意識，在評定時(shí)間堅(jiān)守崗位，推行職責(zé)，服從安排，主動(dòng)參與。高度重視，周密安排，熱情接待，周到服務(wù)，為順利完成評定工作任務(wù)提供一流服務(wù)，為學(xué)院增光添彩。在接待工作上既要實(shí)事求是又要充足表現(xiàn)學(xué)院特色、亮點(diǎn)，全體教職員、同學(xué)要以飽滿工作熱情，高度責(zé)任心和使命感確保評定工作順利經(jīng)過。二、接待時(shí)間、地點(diǎn)、對象時(shí)間：X月X—X日地點(diǎn)：文德樓401會議室對象：xx、xx等3位評定教授接待內(nèi)容聽取分管教學(xué)副院長對評定工作匯報(bào)檢驗(yàn)學(xué)校師資隊(duì)伍、辦學(xué)方針、培養(yǎng)方案等方面內(nèi)容回復(fù)教授提出問題四、接待工作機(jī)構(gòu)（—）接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組責(zé)任人：羅夏惠組員：羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華關(guān)鍵任務(wù)：對教授進(jìn)校后工作日程安排和接待方案進(jìn)行總體布署和安排，協(xié)調(diào)、督促、檢驗(yàn)、指導(dǎo)各項(xiàng)工作及要求相關(guān)人員根據(jù)要求完成各項(xiàng)迎評工作。（二）接待工作小組1.匯報(bào)組責(zé)任人：羅夏惠組員：羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華關(guān)鍵任務(wù)：匯報(bào)學(xué)院專業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)相關(guān)情況；解釋教授檢驗(yàn)過程中碰到通常疑問；幫助教授查閱教學(xué)資料；幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)完成其它迎評工作；由院長負(fù)責(zé)好匯報(bào)PPT內(nèi)容，準(zhǔn)備招生情況、教育情況等教授評定資料

。評定資料:教授手冊5本、評分表5套

。2.接待組責(zé)任人：陳靜梅組員：楊明芳、唐東、李學(xué)麗、白奇峰關(guān)鍵任務(wù)：（1）迎賓（選擇形象好、氣質(zhì)佳、一般話標(biāo)準(zhǔn)年輕老師負(fù)責(zé)此次工作。檢驗(yàn)人員抵達(dá)前30分鐘，提醒相關(guān)人員做好迎賓工作）。（2）精心設(shè)計(jì)考察路線，揚(yáng)長避短，凸顯辦學(xué)特色。在去往辦公室走廊中，設(shè)計(jì)一幅表現(xiàn)漢語專業(yè)文學(xué)藝術(shù)海報(bào)和一幅表現(xiàn)廣告創(chuàng)意海報(bào)，展出傳輸系、廣告系學(xué)生在征文比賽、大廣賽中獲獎(jiǎng)作品。在文德樓每一樓層安排好接待人員，擺設(shè)鮮花等，教授入場要以掌聲相迎。（4）在會議室中，將分院科學(xué)合理規(guī)章制度、各級老師及學(xué)生得獎(jiǎng)證書和優(yōu)異作品提前整合，設(shè)計(jì)成多種形狀。將準(zhǔn)備贈(zèng)予教授優(yōu)異廣告作品、文章整理好，在視察結(jié)束后發(fā)放。（5）確定講解員和陪同人員，進(jìn)行合適培訓(xùn)。xx負(fù)責(zé)講解，事先擬好講解稿，把分院專業(yè)建設(shè)和課程建設(shè)精煉融入，展現(xiàn)分院特色；講解時(shí)熟悉內(nèi)容，關(guān)鍵數(shù)字等信息要一口清。驗(yàn)收人員到來前1小時(shí)，再次提醒相關(guān)人員做好接待準(zhǔn)備。3.后勤組責(zé)任人：文化傳輸學(xué)院學(xué)生會主席陳嫻組員：學(xué)生會組織部、辦公室組員關(guān)鍵任務(wù)：清潔工作準(zhǔn)備會議室外清潔工作。負(fù)責(zé)打掃分院辦公室、過道及走廊，檢驗(yàn)、督促消毒落實(shí)情況，并立即處理可能出現(xiàn)情況，盡可能保持通風(fēng)，確保空氣質(zhì)量對辦公室、通道等公共區(qū)域墻面、地面和物體表面包含門窗、桌面、沙發(fā)、洗手池、衛(wèi)生間等。（XX檢驗(yàn)）會議室清潔工作。提前一天清潔并部署接待室，保持室內(nèi)整齊有序，空氣清新。正確擺放接待室內(nèi)所需物品。辦公室里部署多種鮮花、茶水、水果等。正確擺放接待室內(nèi)所需物品。調(diào)試投影儀、音響等設(shè)備，放映相關(guān)資料；辦公室里部署多種鮮花、茶水、水果等。（XX檢驗(yàn)）宣傳準(zhǔn)備文德樓前、會議室橫幅“熱烈歡迎評定教授蒞臨文化傳輸學(xué)院進(jìn)行評定指導(dǎo)”、“迎評、促建、重在建設(shè)”橫幅、宣傳牌懸掛。播放辦公室設(shè)電子屏幕歡迎詞“熱烈歡迎教育部教授蒞臨文傳學(xué)院視察指導(dǎo)工作”。在會議室中，將分院科學(xué)合理規(guī)章制度、各級老師及學(xué)生得獎(jiǎng)證書和優(yōu)異作品提前張貼。（XX檢驗(yàn)）會務(wù)準(zhǔn)備提前印制座位牌、現(xiàn)場會場部署、座位牌擺放；負(fù)責(zé)會場秩序、臨時(shí)需求等。

整理辦公室多種配置，調(diào)試投影儀、音響等設(shè)備，放映相關(guān)資料；7:30-8:00在崗，提前一天到場熟悉，確保電腦、投影儀開機(jī)，必需等教授參觀或察看功效室后方可離開。4.宣傳報(bào)道組責(zé)任人：郭猛關(guān)鍵組員：各年級廣告專業(yè)班委關(guān)鍵任務(wù)：全程攝像工作；條幅橫幅、宣傳牌制作；匯報(bào)PPT制作。制作歡迎橫幅、宣傳橫幅共2面，教學(xué)樓一幅，會議室一幅，網(wǎng)站建設(shè)，制作學(xué)院5分鐘宣傳短片。廣告創(chuàng)意海報(bào)設(shè)計(jì)；當(dāng)日完成活動(dòng)宣傳報(bào)道撰寫。5.儀表風(fēng)紀(jì)組責(zé)任人：文化傳輸學(xué)院學(xué)生會副主席陳中建組員：學(xué)生會宣傳部、文體部組員關(guān)鍵任務(wù)：學(xué)生著裝合適按規(guī)范要求進(jìn)行整理，下課期間嚴(yán)禁大聲喧嘩、嬉鬧。見到教授要問好等。五、時(shí)間安排:時(shí)間地點(diǎn)內(nèi)容責(zé)任人員9：00一教4樓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)整齊著裝站立一排，迎候教授組光臨，引導(dǎo)至?xí)h室。

羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華9：10—9：25學(xué)院辦公室由書記簡單介紹分院情況，著重匯報(bào)近兩年發(fā)展情況（使用ppt）羅夏惠9：25-9:40學(xué)院辦公室院長匯報(bào)專業(yè)和課程建設(shè)，檢驗(yàn)資料，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員必需在場，辦公室主任作相關(guān)專業(yè)建設(shè)匯報(bào)。陳祖君9:40-9:50學(xué)院辦公室教授提問楊經(jīng)華9:50-10:30引導(dǎo)教授沿設(shè)計(jì)固定線路對學(xué)院設(shè)施設(shè)備、校園文化、學(xué)生精神面貌初步考察，同時(shí)依據(jù)辦學(xué)條件組要求細(xì)致全方面考察校舍和設(shè)施設(shè)備，全程陪同，陳靜梅在前面引導(dǎo)。陳靜梅10:30-11:00學(xué)院辦公室歡送教授羅夏惠、陳祖君、楊經(jīng)華、陳靜梅、楊明芳、唐東說明：因教授組具體活動(dòng)，時(shí)間安排還存在不確定原因，如臨時(shí)變動(dòng)調(diào)整，以學(xué)校安排、教學(xué)檢驗(yàn)協(xié)調(diào)組通知為準(zhǔn)。六、后期工作：1、物資整理：接待場地物資整理。

2、總結(jié)提升：接待完成后，組織總結(jié)大會，以改善不足，提煉經(jīng)驗(yàn)。3、宣傳報(bào)道：整理新聞稿件，在二十四小時(shí)之內(nèi)進(jìn)行宣傳報(bào)道。經(jīng)費(fèi)預(yù)算：名稱單價(jià)（元）數(shù)量費(fèi)用（元）礦泉水茶葉橫幅煙酒辦公用具其它總計(jì)八、附件（一）注意事項(xiàng)1.人員通知安排。各協(xié)調(diào)、責(zé)任人員要負(fù)責(zé)將各自職責(zé)范圍內(nèi)工作任務(wù)對相關(guān)人員進(jìn)行轉(zhuǎn)答、安排，說明注意事項(xiàng)。視察期間無教學(xué)任務(wù)老師必需全部參與迎評工作。

2.確保對接到位。各步驟責(zé)任人員要相互協(xié)調(diào)，保持聯(lián)絡(luò)，確保對接到位。

各小組要明確責(zé)任，在做好本職員作同時(shí)，也要幫助其它組工作，緊密配合教授完成對我分院評定工作。3.臨時(shí)情況處理。碰到臨時(shí)性突發(fā)情況要立即匯報(bào)、協(xié)調(diào)處理，關(guān)鍵事項(xiàng)立即匯報(bào)。4.會場管理工作。每20—30分鐘添加茶水或視情況而定；會后拍照，依據(jù)關(guān)鍵程度進(jìn)行拍照留戀；會后整理（如教授需資料，裝袋贈(zèng)予）；5．事先安排人員關(guān)注教授活動(dòng)，方便立即采取應(yīng)對方法。（二）相關(guān)預(yù)案欲達(dá)目標(biāo):在專業(yè)建設(shè)和課程建設(shè)中展現(xiàn)本分院特色，以吸引評定教授，給教授留下良好印象，使評定工作圓滿成功。1.教授提問預(yù)案（1）教授來之前,分院進(jìn)行相關(guān)問題猜想及培訓(xùn)，召集分院老師搜集和討論表現(xiàn)分院特色素材；（2）每位老師全部得熟記本院專業(yè)特色，了解本院具體工作情況和未來發(fā)展動(dòng)向；（3）教授第一個(gè)問題由分院領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)，其它老師先不回復(fù)；（4）專業(yè)性問題由教研組責(zé)任人或資深老師回復(fù)；（5）全部回復(fù)問題老師全部應(yīng)該以分院特色為關(guān)鍵（555111；1111），圍繞專業(yè)建設(shè)和課程建設(shè)進(jìn)行回復(fù)，切不可離題；2.查閱資料預(yù)案（1）可將突顯分院成績資料放在顯眼處（如近兩年來分院取得碩士點(diǎn)、廣告大賽、征文大賽等成績），方便教授看到亮點(diǎn)；（2）資料庫由相關(guān)人員值班，方便講解；（3）資料事先經(jīng)分院老師整合，突出亮點(diǎn)和特色（如漢語言“555111”、廣告學(xué)“1111”）；（4）查閱資料結(jié)束時(shí)，能夠廣告專業(yè)同學(xué)優(yōu)異廣告作品作為紀(jì)念禮品贈(zèng)予給各位教授。（三）接待時(shí)禮儀規(guī)范及事項(xiàng)：1.握手力度：握手時(shí)力度要適中，太輕給人以輕視；太重，也不好；標(biāo)準(zhǔn)：要遵照“尊者先伸手”標(biāo)準(zhǔn)，有女同志時(shí)要讓女同志主動(dòng)伸手；姿勢：距離對方約一步，兩足站立，正面朝向?qū)Ψ?，上身微微前傾，雙目注視對方，微笑伸手；時(shí)間：在心里默數(shù)1,2,3,4,5后才緊開手2.迎接禮儀要先介紹最高領(lǐng)導(dǎo)，依次介紹；把男士介紹給女士。"你好，這是王先生"；介紹時(shí)候要謙虛謹(jǐn)慎，注意對方年紀(jì)和職位。"劉總，你好，這是小王"千萬別調(diào)換了。3.接待禮儀要走在客人前面。上樓、下樓全部走在客人前面距離為一、兩個(gè)臺階，不要走太快；要讓客人走樓梯內(nèi)側(cè)，主人走外側(cè)；接待對方要做到“三到”：