武漢市中小學(xué)校檔案分類專項方案

武漢市中小學(xué)校檔案分類方案一級類目二級類目歸檔范圍保管期限類目代號類目名稱類目代號類目名稱WD黨群工作1、上級相關(guān)黨務(wù)工作文件材料：關(guān)鍵通常30年2、學(xué)校黨務(wù)工作：工作計劃、總結(jié)黨委（總支、支部）會、民主生活會議統(tǒng)計、匯報、紀(jì)要黨員大會、黨員代表大會文件黨委（總支、支部）指示、決定、匯報、通知黨內(nèi)專題教育方案、總結(jié)述職述廉匯報永久永久永久永久永久永久3、上級相關(guān)組織工作文件材料：關(guān)鍵通常30年4、學(xué)校組織工作：工作計劃、總結(jié)相關(guān)機構(gòu)設(shè)置、印章啟用和作廢組織關(guān)系介紹信及存根、黨員入黨、轉(zhuǎn)正材料黨內(nèi)干部任免、選舉、審查、考評、考績，黨委（總支、支部）領(lǐng)導(dǎo)分工黨員統(tǒng)計報表、花名冊永久永久永久永久永久5、上級團委相關(guān)共青團工作文件、參與上級團代會關(guān)鍵文件30年6、學(xué)校共青團工作：工作計劃、總結(jié)團委會議統(tǒng)計、團代會文件團工作要求、通知團組織機構(gòu)設(shè)置、干部任免團員組織生活、組織關(guān)系介紹信及存根、團籍、團員處分材料評選優(yōu)異團員、團干部材料團員統(tǒng)計報表、花名冊、簡報永久永久30年永久永久永久永久7、上級相關(guān)少先隊文件材料WD黨群工作8、學(xué)校少先隊工作：工作計劃、總結(jié)統(tǒng)計報表、名冊永久永久9、上級相關(guān)工會工作通知、章程宗旨、要求等10、學(xué)校工會工作：工作計劃、總結(jié)會議統(tǒng)計、職代會、工代會文件工會機構(gòu)設(shè)置、干部任免、會員管理勞動競賽和評選勞模、優(yōu)異材料統(tǒng)計、報表永久永久永久永久永久上級相關(guān)法紀(jì)監(jiān)察工作通知、要求學(xué)校法紀(jì)監(jiān)察工作：要求、通知、匯報、會議統(tǒng)計記要相關(guān)案件處理和處分材料永久永久13、上級相關(guān)婦女工作、計劃生育文件材料：關(guān)鍵通常30年14、人大議案、政協(xié)提案辦理意見、回復(fù)永久15、學(xué)校相關(guān)組織、紀(jì)檢監(jiān)察、共青團、工會、婦女工作匯報材料30年WX行政管理1、學(xué)校行政事務(wù)：行政工作計劃、總結(jié)、通知、要求措施校長辦公會、行政辦公會議統(tǒng)計、紀(jì)要、決定校長負(fù)責(zé)制、任期目標(biāo)和長遠(yuǎn)計劃文件制訂規(guī)章制度、要求、措施、通知和關(guān)單位、個人簽署關(guān)鍵協(xié)議、協(xié)議、協(xié)定目標(biāo)責(zé)任書機要、文秘、檔案、保密工作文件材料編輯大事記、組織沿革、年鑒編寫簡報、工作信息、報刊相關(guān)學(xué)校剪報、廣播稿、宣傳稿件綜合性匯報材料有領(lǐng)導(dǎo)指示或有處理結(jié)果信訪材料干部工作實施匯報永久永久永久永久永久30年30年永久30年30年30年永久30年WX行政管理2、上級相關(guān)人事管理文件材料：關(guān)鍵通常30年3、學(xué)校人事管理：機構(gòu)成立、更名、改變隸屬關(guān)系、等級等人事管理要求、通知、措施等干部人事培訓(xùn)文件材料干部人事分配、安置、調(diào)動介紹信及存根干部人事任免、聘用、選拔、錄用獎勵、處分材料人員退休、退職、解聘申報表、審批材料教職職員統(tǒng)計報表、花名冊永久永久永久永久永久永久永久4、上級相關(guān)安全保衛(wèi)要求、通知等5、學(xué)校安全保衛(wèi)：制訂安全保衛(wèi)制度、要求、通知、應(yīng)急方案、預(yù)案、總結(jié)安全事故處理及歷史案件復(fù)查30年永久6、學(xué)?？倓?wù)工作：工作計劃、總結(jié)相關(guān)財務(wù)、財產(chǎn)、儀器設(shè)備、生活、環(huán)境管理制度、要求、通知、措施等年度財務(wù)預(yù)算、決算儀器設(shè)備購置計劃、匯報及經(jīng)費分配方案永久永久永久永久WX行政管理7、學(xué)校財務(wù)審計：審計通知、匯報、結(jié)論、決定、證實材料永久8、上級相關(guān)財務(wù)審計工作通知、要求、措施、總結(jié)等9、學(xué)校外事接待方案、總結(jié)等文件材料30年10、上級相關(guān)衛(wèi)生保健工作計劃、總結(jié)、通知、要求11、學(xué)校衛(wèi)生保健：計劃、總結(jié)、通知、要求衛(wèi)生宣傳、防病治病材料統(tǒng)計報表永久永久永久WJ教學(xué)科研1、上級相關(guān)教學(xué)管理、研究、實踐、德育要求、通知、措施等30年2、上級相關(guān)學(xué)校教學(xué)評定綜合材料永久3、學(xué)校教學(xué)管理：教學(xué)計劃、方案、綱領(lǐng)、總結(jié)、課程總表教學(xué)管理決議、計劃、評定、激勵材料教學(xué)規(guī)章制度、措施、要求教學(xué)實習(xí)試驗綱領(lǐng)、計劃、指導(dǎo)書、講義、經(jīng)典匯報30年30年30年30年4、學(xué)校教學(xué)研究：教材研究、教法交流、教學(xué)設(shè)計優(yōu)異教案、說課稿、課例評說、教學(xué)反思等材料30年30年5、學(xué)校教學(xué)實踐：綜合實踐活動展示材料6、學(xué)校德育教育：政教（處、室）工作計劃、總結(jié)班主任工作計劃、總結(jié)等校園文化建設(shè)、心理訓(xùn)練、補位教育活動方案、總結(jié)等材料30年30年30年7、教學(xué)科研管理性材料（屬單項科研項目歸入科研課題）：學(xué)校相關(guān)教學(xué)科研工作通知、要求、制度、管理措施學(xué)?？蒲杏媱?、計劃、總結(jié)上級機關(guān)下達(dá)由本學(xué)校負(fù)擔(dān)關(guān)鍵科研項目上級相關(guān)科研經(jīng)費核撥、分配通知、學(xué)?？蒲薪?jīng)費實施情況匯報、決算學(xué)?？蒲泄ぷ鳌C構(gòu)統(tǒng)計報表、年報表外國教授、學(xué)者來訪、考察、講學(xué)形成科研材料科技合作項目形成文字材料被審批科研結(jié)果判定評選文件30年永久30年30年永久永久30年30年永久8、相關(guān)學(xué)校老師、學(xué)生獲獎材料（屬老師獲獎同時歸入老師業(yè)務(wù)類）：征文、講課、創(chuàng)新、制作等獲獎永久ZX學(xué)籍管理1、學(xué)校招生計劃、總結(jié)2、新生名冊、學(xué)生會干部名單3、學(xué)生異動、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、輟學(xué)匯報、請示、批復(fù)4、畢業(yè)生成績冊、記錄表、學(xué)籍卡5、學(xué)生統(tǒng)計表、花名冊永久ZJ老師業(yè)務(wù)1、老師基礎(chǔ)情況登記、判定表（包含受表彰、獎勵、處分材料）2、老師論文、著作、教研經(jīng)驗、總結(jié)和教學(xué)計劃、方案等3、老師公開課、示范課教案、說課稿、教學(xué)反思4、聽課統(tǒng)計5、老師學(xué)歷、等級、職稱、專業(yè)職務(wù)申報材料、同意書和參與各類型考試取得成績和證書6、老師業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計卡片（老師每學(xué)期教學(xué)班數(shù)、課時數(shù)、教學(xué)成績、發(fā)表論文、教學(xué)獲獎情況等等。）長久ZK財會類P會計憑證1、原始憑證2、記帳憑證3、匯總憑證Z會計賬簿1、月、季度財務(wù)匯報2、年度財務(wù)匯報（決算）（包含文字分析5年永久B財務(wù)匯報1、總帳（包含日志總帳）2、明細(xì)帳3、日志帳4、現(xiàn)金和銀行存款日志帳5、固定資產(chǎn)卡片（固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年）6、輔助帳簿25年Q其它類1、會計檔案移交清冊2、會計檔案保管清冊3、會計檔案銷毀清冊4、銀行余額調(diào)整表5、銀行對帳單永久永久5年5年KJ基礎(chǔ)建設(shè)用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（各學(xué)校自定）按建筑項目設(shè)置（各學(xué)校自定）可行性研究、任務(wù)書設(shè)計基礎(chǔ)材料設(shè)計文件工程管理文件施工文件（包含土建施工、設(shè)備及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工）監(jiān)理文件完工文件設(shè)備文件9、財務(wù)管理10、評獎創(chuàng)優(yōu)文件11、使用、維修、改建、擴建文件材料根據(jù)國檔發(fā)〔1988〕4號實施KS儀器設(shè)備用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（各學(xué)校自定）按設(shè)備型號設(shè)置（各學(xué)校自定）1、設(shè)備儀器申購匯報、計劃、論證匯報2、上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購指示3、定購協(xié)議（復(fù)印件）和會談紀(jì)要、統(tǒng)計等4、進(jìn)口設(shè)備過程中相關(guān)技術(shù)商務(wù)文件5、開工箱統(tǒng)計及裝箱單6、安裝、調(diào)試統(tǒng)計和雙方簽字移交文件、保修單7、驗收匯報及文件材料8、索賠來往函件及結(jié)果文件9、設(shè)備說明書及全套隨機文件材料10、使用、檢測、故障事故及統(tǒng)計設(shè)備履歷書11、重大事故調(diào)查分析及處理意見12、技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成技術(shù)文件材料長久KY科研課題用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（各學(xué)校自定）按課題設(shè)置（各學(xué)校自定）1.科研研究準(zhǔn)備階段1.1課題調(diào)研匯報、可靠性研究匯報、課題論證文件綜述1.2科學(xué)基金、科研課題經(jīng)費申請匯報主批件1.3課題任務(wù)書、協(xié)議書、科研協(xié)議、委托任務(wù)書、會議統(tǒng)計1.4課題研究計劃、課題計劃調(diào)整或課題撤銷文件1.5試驗試驗方案、設(shè)計方案、調(diào)查考察方案2.科研研究試驗階段2.1試驗任務(wù)書、試驗綱領(lǐng)2.2試驗、試驗、測試關(guān)鍵原始統(tǒng)計及匯報2.3課題分析匯報2.4檢驗統(tǒng)計等文件2.5理論分析文件2.6設(shè)計文件、圖樣2.7工藝文件2.8課題階段總結(jié)3.科研總結(jié)判定驗收階段3.1工作總結(jié)（含最終完成、階段完成或中止）3.2課題研究匯報、結(jié)題匯報3.3論文、專著3.4科研課題經(jīng)費決算3.5科研課題結(jié)果驗收、判定、評審文件4.科研結(jié)果獎勵申報階段4.1科技結(jié)果申報表及附件4.2科技結(jié)果獎勵申報和審批文件4.3獲獎憑證4.4專利文件5.推廣應(yīng)用階段永久KY科研課題用2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識（各學(xué)校自定）按課題設(shè)置（各學(xué)校自定）5.1推廣應(yīng)用方案5.2技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、協(xié)議書5.3結(jié)果推廣應(yīng)用中形成技術(shù)5.4同行評價及用戶反饋意見5.5結(jié)果宣傳報道文件6.和科研各階段相關(guān)文件6.1科研專業(yè)會議文件材料6.2標(biāo)本、樣品目錄6.3科研中形成聲像、電子、實物等特種載體檔案永久DZ電子類G光盤1、反應(yīng)學(xué)校基礎(chǔ)面貌、關(guān)鍵職能活動和工作結(jié)果光盤2、上級領(lǐng)導(dǎo)、著名人士視察或參與學(xué)校重大活動光盤3、學(xué)校各類活動數(shù)碼照片、數(shù)碼錄像、數(shù)碼錄音光盤4、教學(xué)課件、課堂實錄5、各類應(yīng)用軟件光盤6、各類電子文書、電子科技、電子專業(yè)文件材料長久SX聲像Z照片1、學(xué)校歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子照片2、反應(yīng)學(xué)校基礎(chǔ)面貌、關(guān)鍵職能活動和工作結(jié)果照片3、上級領(lǐng)導(dǎo)、著名人士視察或參與學(xué)校重大活動照片4、學(xué)校各類活動照片5、歷屆畢業(yè)班照片永久Y錄音帶1、反應(yīng)學(xué)?；A(chǔ)面貌、關(guān)鍵職能活動和工作結(jié)果錄音2、上級領(lǐng)導(dǎo)、著名人士視察或參與學(xué)校重大活動錄音3、學(xué)校各類活動錄音SX聲像X錄像帶1、反應(yīng)學(xué)?；A(chǔ)面貌、關(guān)鍵職能活動和工作結(jié)果錄像2、上級領(lǐng)導(dǎo)、著名人士視察或參與學(xué)校重大活動錄像3、學(xué)校各類活動錄像SW實物J獎品1、學(xué)校取得獎旗、獎杯、獎狀、錦旗、證書等永久Y印章1、學(xué)校報廢停止使用印章、印模Q其它1、著名人士為學(xué)校題詞、字畫等2、和學(xué)校相關(guān)紀(jì)念章、紀(jì)念品等實物注：市教育局直屬單位參考實施，幼稚園檔案分類增加衛(wèi)生保健類荊門市中小學(xué)校檔案分類編號措施為提升本市中小學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理水平，依據(jù)國家檔案局第8號令（《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限要求》）和《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22－）、《湖北省中小學(xué)校檔案管理暫行措施》（鄂檔〔〕13號）、《荊門市中小學(xué)校檔案分類方案》等相關(guān)要求，制訂本措施。一、檔案分類（一）分類標(biāo)準(zhǔn)：表現(xiàn)學(xué)校特點，涵蓋全部職能，類別科學(xué)合理，便于查找利用。（二）12個一級類目：黨群工作、行政管理、教學(xué)科研、老師業(yè)務(wù)、學(xué)籍管理、財會類、基礎(chǔ)建設(shè)、儀器設(shè)備、科研課題、電子、聲像、實物。（三）一級類目代號黨群工作---------WD行政管理--------WX教學(xué)科研---------WJ學(xué)籍管理---------ZX老師業(yè)務(wù)--------ZJ財會類---------ZK基礎(chǔ)建設(shè)---------KJ儀器設(shè)備--------KS科研課題---------KY電子---------DZ聲像--------SX實物---------SW二、檔號編制檔號是存取檔案代號和排架依據(jù)，必需反應(yīng)學(xué)校檔案分類體系和物理位置。（一）檔號編制標(biāo)準(zhǔn)符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性要求（即同一檔案室內(nèi)檔案不得重號）；方便插卷，使其有充足擴展余地；不能隨意變動；能適應(yīng)計算機管理需要；發(fā)揮排架、檢索雙向功效。（二）檔號結(jié)構(gòu)1、文書檔案：年度—機構(gòu)或問題—保管期限—件號。示意圖：20×8—WD—D30—11 件號（從1—N流水號）保管期限（永久30年） 類目代號（黨群工作WD）年度（4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識）表示基建檔案第2個項目標(biāo)第1卷從第1頁開始第1份文件材料。示意圖：KJ02—001—01卷內(nèi)文件次序號（用01—99標(biāo)識） 案卷號（用001—999標(biāo)識）二級類目一級類目KY06—005—01卷內(nèi)文件次序號（用01—99標(biāo)識）案卷號（用001—999標(biāo)識）二級類目一級類目3、財會檔案：類目號—目錄號—案卷號—卷內(nèi)文件次序號。示意圖：ZKP1—003案卷號（用001—999標(biāo)識）目錄號（1位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識）二級類目一級類目4、特殊載體檔案（電子、聲像）：類目號—案卷號—卷內(nèi)文件次序號。示意圖：SXZ—002—01卷內(nèi)文件次序號（每張照片編號）案卷號（盒號）（用001—999標(biāo)識）二級類目一級類目5、實物檔案：類目號—目錄號—次序號。示意圖：SWJ1—001次序號目錄號二級類目一級類目（三）檔號標(biāo)識1、類目代號采取大寫拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合混合號編碼制。不一樣級位類目號、目錄號之間能夠不分開。年度、類目號、案卷號、件號、卷內(nèi)文件次序號之間，用連接符號“—”連結(jié)（如：20×8年、黨群工作、30年、11件檔號，可標(biāo)為20×8—WD—D30—11；基建檔案第2個項目標(biāo)第1卷從第1頁開始第1份文件材料檔號，可標(biāo)為KJ02—001—01）。2、文書檔案年度：畢業(yè)年度或下學(xué)期年度。如：-對應(yīng)年度為。3、項目號標(biāo)識（1）項目號（基建項目號、科研課題號、儀器設(shè)備號）=一級類目+二級類目（二位阿拉伯?dāng)?shù)字），即KJ02=