大學(xué)計算機(jī)基礎(chǔ)（Windows10 Office2016）課件 張乾 第6、7章 Excel 2016電子表格系統(tǒng)、PowerPoint 2016課件

第6章Excel2016電子表格系統(tǒng)6.1Excel2016的基本概念6.2Excel2016的基本操作6.3Excel2016的文件操作6.4編輯工作表6.5在表格中輸入數(shù)據(jù)6.6公式與函數(shù)的使用6.7工作表的數(shù)據(jù)管理6.8創(chuàng)建和編輯圖表6.9預(yù)覽和打印工作表

6.1Excel2016的基本概念

1.工作簿工作簿即保存在磁盤上的擴(kuò)展名為?.xlsx的文件，圖標(biāo)為。一個工作簿中可以包含一個或多個工作表，它像一個表格集合，把若干張相關(guān)聯(lián)的表格或圖表存放在一起，便于集中管理。

2.工作表

工作表即包含在工作簿中的一個由列和行組成的單表。在Excel2016中，默認(rèn)情況下一個工作簿只包含一個工作表，命名為“Sheet1”。

3.單元格

工作表中行、列交匯處的區(qū)域稱為單元格，它可以保存數(shù)值、文字、聲音等數(shù)據(jù)，是Excel中最基本的編輯單位。

工作簿、工作表及單元格之間的關(guān)系如圖6-1所示。

圖6-1工作簿、工作表與單元格之間的關(guān)系

4.單元格地址

在Excel2016中，為唯一標(biāo)識每個單元格在表格中的位置，需要給每一個單元格定義一個唯一的編號，即單元格地址。

5.活動單元格

活動單元格即插入點所在的單元格或者已經(jīng)選定的單元格組，它表示當(dāng)前正在進(jìn)行編輯的區(qū)域，四周用黑色加粗的邊框標(biāo)識，并且在其右下角還會出現(xiàn)一個綠色的小方塊(稱為填充柄)。

6.2Excel2016的基本操作

1.啟動Excel2016和Word2016一樣，Excel2016也可以由以下三種方法來啟動：(1)單擊“開始”按鈕，在“開始”菜單中選擇“Excel2016”命令，即啟動Excel2016，如圖6-2所示。

圖6-2從“開始”菜單啟動Excel2016

(2)在桌面上雙擊“Excel2016”快捷圖標(biāo)，如圖6-3所示。圖6-3雙擊快捷圖標(biāo)啟動Excel2016

(3)雙擊文件夾里的“Excel素材”(擴(kuò)展名為?.xlsx)的文件圖標(biāo)，如圖6-4所示。圖6-4雙擊“Excel素材”的文件圖標(biāo)

2.?Excel2016工作窗口

Excel2016啟動后，打開Excel2016的工作窗口，如圖6-5所示。圖6-5Excel2016的工作窗口

Excel2016工作窗口中特有的幾個元素。

(1)名稱框。

(2)編輯欄。

(3)列號、行號。

(4)單元格。

(5)活動單元格。

(6)填充柄。

(7)工作表標(biāo)簽。

(8)狀態(tài)欄(見圖6-6)。圖6-5Excel2016的工作窗口

3.退出Excel2016

Excel2016的退出和Word2016一樣，也有以下幾種常用的方法：

(1)單擊Excel2016工作簿窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。

(2)執(zhí)行“文件”→“關(guān)閉”命令。

(3)使用Alt?+?F4組合鍵。

6.3Excel2016的文件操作

6.3.1建立工作簿1.創(chuàng)建空白工作簿創(chuàng)建空白工作簿即以系統(tǒng)默認(rèn)格式建立空工作簿，具體操作是：執(zhí)行“文件”→“新建”命令，在打開的“新建”窗口中單擊“空白工作簿”圖標(biāo)或按Ctrl?+?N組合鍵。

2.使用模板創(chuàng)建工作簿

Excel2016預(yù)先定義了很多設(shè)計精美、格式豐富的表格模板，可以執(zhí)行“文件”→“新建”命令，在打開的“新建”窗口中選擇適合的模板來完成(有些模板要連接到互聯(lián)網(wǎng)才能使用)，如圖6-7所示。

圖6-7Excel2016的表格模板

6.3.2保存工作簿

1.手工保存

在快速訪問工具欄中單擊“保存”按鈕，或按Ctrl?+?S組合鍵，可以對工作簿進(jìn)行保存。2.自動保存

(1)執(zhí)行“文件”→“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，在左側(cè)區(qū)域中單擊“保存”選項。

(2)在右側(cè)區(qū)域中選中“保存自動恢復(fù)信息時間間隔”復(fù)選項，啟用自動存盤功能，并在其后的文本框中輸入一個數(shù)值，用于設(shè)置自動保存時間間隔，如圖6-8所示。

圖6-8設(shè)置自動保存時間間隔

6.3.3打開工作簿

(1)在Windows資源管理器中定位并雙擊工作簿文件。

(2)執(zhí)行“文件”→“打開”命令，在“打開”窗口中單擊“瀏覽”按鈕，彈出“打開”對話框，選擇要打開的工作簿。

(3)從“打開”窗口的“最近”列表中選擇要打開的工作簿，如圖6-9所示。

圖6-9打開最近的Excel文檔

6.3.4關(guān)閉工作簿

在Excel2016中打開多個工作簿時，可使用以下方法關(guān)閉：

(1)執(zhí)行“文件”→“關(guān)閉”命令。

(2)單擊工作窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。

6.4編?輯?工?作?表

6.4.1插入工作表插入工作表常用的方法有以下兩種：(1)在“工作表標(biāo)簽”區(qū)中單擊右側(cè)的“新工作表”按鈕??或按Shift?+?F11組合鍵，即可在工作表的最后面插入一個新工作表，如圖6-10所示。

圖6-10插入新工作表

(2)在“工作表標(biāo)簽”區(qū)中的任意工作表上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，打開“插入”對話框，如圖6-11所示。在“插入”對話框的“常用”選項卡中選擇“工作表”圖標(biāo)，單擊“確定”按鈕，即可在右擊的工作表前插入一個工作表。

圖6-11“插入”對話框

6.4.2重命名工作表

(1)在要重命名的工作表標(biāo)簽上雙擊，這時原工作表名處于選中狀態(tài)，輸入新工作表名即可。

(2)右擊要重命名的工作表標(biāo)簽，從彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令，輸入新工作表名即可。

6.4.3移動和復(fù)制工作表

(1)先選中一個要移動的工作表，然后拖動工作表標(biāo)簽到合適的位置。若在拖動工作表標(biāo)簽的同時按下Ctrl鍵則可完成復(fù)制操作，并自動命名為“原工作表名?+?(序號)”，如“基本情況表(2)”。

(2)右擊要移動或復(fù)制的工作表標(biāo)簽，從彈出的快捷菜單中選擇“移動或復(fù)制”命令，打開“移動或復(fù)制工作表”對話框；在“工作簿”下拉列表框中選擇目標(biāo)工作簿(默認(rèn)情況下是當(dāng)前工作簿)，當(dāng)然，如果此時還有其他打開的工作簿，也可以把工作表移動或復(fù)制到其他工作簿中去；在“下列選定工作表之前”列表中選擇一個位置；是否選中“建立副本”復(fù)選框，可以根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置，如果選中該復(fù)選框，將進(jìn)行復(fù)制操作，否則進(jìn)行移動操作；單擊“確定”按鈕。復(fù)制工作表示例如圖6-12所示。

圖6-12復(fù)制工作表示例

6.4.4刪除工作表

(1)右擊選擇要刪除的工作表標(biāo)簽，從彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令。

(2)如果工作表中沒有數(shù)據(jù)，則工作表被直接刪除，否則會彈出確認(rèn)刪除提示框，如圖6-13所示。

(3)根據(jù)情況單擊“刪除”按鈕或“取消”按鈕。圖6-13確認(rèn)刪除提示框

6.4.5選定工作區(qū)

在對表格進(jìn)行詳細(xì)編輯之前，應(yīng)先選中一個區(qū)域，以便確定編輯的范圍和對象。在工作表中選定區(qū)域主要分為以下幾種情況：

(1)選中一個單元格。

(2)選中連續(xù)的多個單元格。

(3)選中不連續(xù)的多個單元格。

(4)選中整行或整列。

(5)選中整個工作表。單擊編輯區(qū)左上角的“全部選中”按鈕，可以選中整個工作表，如圖6-14所示。

圖6-14選中整個工作表

(6)根據(jù)條件選中特殊類型的單元格區(qū)域。

①在“開始”選項卡的“編輯”選項組中單擊“查找和選擇”按鈕，然后在打開的下拉菜單中選擇“定位條件”命令，打開“定位條件”對話框，如圖6-15所示。

②若要選擇空白單元格，可選中“空值”單選按鈕。

③若要選擇包含批注的單元格，可選中“批注”單選按鈕。

圖6-15“定位條件”對話框

④若要選擇包含常量的單元格，可先選中“常量”單選按鈕，然后通過選中“數(shù)字”“文本”“邏輯值”或“錯誤”復(fù)選框來設(shè)定要選取的單元格的類型。默認(rèn)情況下，這四個復(fù)選框全部被選中，如果只想選中表格中包含文本的單元格，那么就需要將除“文本”復(fù)選框外的三個復(fù)選框取消選中。

⑤若要選擇包含公式的單元格，可先選中“公式”單選按鈕，然后通過選中“數(shù)字”“文本”“邏輯值”或“錯誤”復(fù)選框來設(shè)定公式的類型。

⑥若僅選擇區(qū)域中可見的單元格，即使該區(qū)域跨越隱藏的行和列，也可選中“可見單元格”單選按鈕。

⑦若要選擇當(dāng)前區(qū)域，如整個列表，可選中“當(dāng)前區(qū)域”單選按鈕。

(7)選擇行或列中已填充數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域。

①單擊區(qū)域中的第一個或最后一個單元格。

②按住Shift鍵，雙擊活動單元格在待選中方向上的邊線。例如要選中活動單元格上方所有已填充數(shù)據(jù)的區(qū)域，可雙擊該單元格的頂端邊線，則選中區(qū)域會擴(kuò)展到此列中下一個空白單元格為止。

(8)取消選擇。單擊選中區(qū)域外的任意單元格，可取消選擇。

6.4.6在表格中插入和刪除

1.插入單元格

(1)在要插入單元格的位置上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，打開“插入”對話框，如圖6-16所示。

(2)根據(jù)需要在對話框中選擇一種插入單元格的方式，單擊“確定”按鈕。圖6-16“插入”對話框

2.插入行或列

插入行或列的方法有以下兩種：

(1)移動插入點到要插入行或列的任意一個單元格中，右擊該單元格，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，在打開的“插入”對話框中選中“整行”或“整列”單選按鈕。

(2)右擊行號或列號，從彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，即可在當(dāng)前行的上方插入空行或在當(dāng)前列的左邊插入空列。

3.刪除單元格

(1)右擊選擇要刪除的單元格或單元格區(qū)域，從彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，打開“刪除”對話框，如圖6-17所示。

(2)在對話框中選擇一種刪除單元格的方式，單擊“確定”按鈕。圖6-17“刪除”對話框

4.刪除行或列

(1)選中需要刪除的一行(列)或多行(列)。

(2)在選中區(qū)域中右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令或者在“開始”選項卡的“單元格”選項組中單擊“刪除”按鈕。

6.4.7合并單元格

在設(shè)計表格時，實現(xiàn)標(biāo)題名稱居中放置最簡單的方法就是使用單元格“合并后居中”功能，其具體操作步驟如下：

(1)選中要合并及居中的多個單元格。

(2)在“開始”選項卡的“對齊方式”選項組中單擊“合并后居中”按鈕。

(3)如果選中的區(qū)域中包含數(shù)據(jù)，則會彈出提示框(見圖6-18)，提示用戶選中范圍內(nèi)的各單元格在合并后只保留左上角單元格的值。圖6-18合并單元格提示框

(4)若要取消合并的單元格，可再次單擊“合并后居中”按鈕，也可在已合并的單元格上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，在打開的“設(shè)置單元格格式”對話框中單擊“對齊”選項卡，取消選中“合并單元格”復(fù)選框，如圖6-19所示。圖6-19取消選中“合并單元格”復(fù)選框

6.4.8調(diào)整單元格的行高和列寬

1.使用命令調(diào)整

(1)選中要調(diào)整的一行(列)或多行(列)。

(2)右擊選中的行號或列號，從彈出的快捷菜單中選擇“行高”或“列寬”命令，也可以在“開始”選項卡的“單元格”選項組中單擊“格式”的下三角按鈕，從打開的下拉菜單中選擇“行高”或“列寬”命令，打開“行高”對話框或“列寬”對話框，在其中輸入一個數(shù)值，即可調(diào)整行高或列寬，如圖6-20所示。

圖6-20使用命令調(diào)整行高或列寬

2.使用鼠標(biāo)調(diào)整

(1)選中要調(diào)整的一行(列)或多行(列)。

(2)將鼠標(biāo)指針移到選中行的下邊線或選中列的右邊線，當(dāng)鼠標(biāo)指針呈雙向調(diào)整箭頭形狀時，按下鼠標(biāo)左鍵拖動(這時會顯示一條虛線指示要調(diào)整到的邊線的位置，并且指針的右上角也會顯示一個數(shù)值)到適合位置后釋放鼠標(biāo)即可。使用鼠標(biāo)調(diào)整列寬的示例如圖6-21所示。圖6-21用鼠標(biāo)調(diào)整列寬

3.自動調(diào)整

(1)選定要調(diào)整的一行(列)或多行(列)。

(2)將鼠標(biāo)指針移到選中行的下邊線或選中列的右邊線，當(dāng)鼠標(biāo)指針呈雙向調(diào)整箭頭形狀時雙擊，系統(tǒng)會自動根據(jù)行或列內(nèi)的信息來調(diào)整行高或列寬。

6.4.9設(shè)置單元格格式

1.通過工具按鈕來設(shè)置

(1)選中要設(shè)置格式的單元格。

(2)分別在“開始”選項卡的“字體”選項組、“對齊方式”選項組和“數(shù)字”選項組中單擊相應(yīng)的按鈕進(jìn)行設(shè)置，如圖6-22所示。圖6-22使用工具按鈕設(shè)置單元格格式

2.通過對話框來設(shè)置

(1)選中要設(shè)置格式的單元格。

(2)單擊“開始”選項卡的“單元格”選項組中“格式”的下三角按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，或右擊選中的單元格，從彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對話框。

①在“數(shù)字”選項卡(見圖6-23)中，“分類”列表用于設(shè)置單元格中要保存的數(shù)據(jù)類型，“示例”區(qū)域用于設(shè)置數(shù)據(jù)類型的具體格式。

圖6-23“數(shù)字”選項卡

②在“對齊”選項卡中設(shè)置單元格內(nèi)部數(shù)據(jù)的對齊方式及文字方向等。

③在“字體”選項卡中設(shè)置單元格內(nèi)文字的字體、字形、字號、顏色等。

④在“邊框”選項卡中設(shè)置選中單元格區(qū)域的外邊框及內(nèi)部線條。

⑤在“填充”選項卡中設(shè)置選中單元格的底紋。

⑥在“保護(hù)”選項卡中設(shè)置選中單元格的鎖定或隱藏。

6.4.10應(yīng)用條件格式

所謂條件格式，就是根據(jù)用戶設(shè)定的條件來突出顯示所關(guān)注的單元格或單元格區(qū)域，強調(diào)異常值，使用數(shù)據(jù)條、顏色刻度和圖標(biāo)集來直觀地顯示數(shù)據(jù)。條件格式基于條件更改單元格區(qū)域的外觀。

相對于早期版本而言，Excel2016不僅加強了傳統(tǒng)的“突出顯示單元格規(guī)則”功能，還提供了更加豐富的其他條件格式，如“項目選取規(guī)則”“數(shù)據(jù)條”“色階”“圖標(biāo)集”等，甚至Excel2016還允許用戶自己定義其他規(guī)則，如圖6-24所示。

圖6-24Exce12016的條件格式

1.設(shè)置條件格式

【例6-1】將考試成績表中成績?yōu)閮?yōu)秀(大于或等于90分)的單元格顯示為紅色、加粗，對成績?yōu)橹械?大于70分但小于80分)的單元格添加黃色底紋。

具體操作步驟如下：

(1)選中成績表中保存分?jǐn)?shù)的單元格區(qū)域。

(2)在“開始”選項卡的“樣式”選項組中單擊“條件格式”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“突出顯示單元格規(guī)則”→“其他規(guī)則”命令，打開“新建格式規(guī)則”對話框。在“編輯規(guī)則說明”選項組中分別選擇“單元格值”“大于或等于”，并在文本框中輸入“90”，如圖6-25所示。圖6-25設(shè)置編輯規(guī)則說明

(3)單擊“格式”按鈕，打開“設(shè)置單元格格式”對話框。在“字形”列表中選擇“加粗”，在“顏色”下拉列表框中選擇“紅色”(見圖6-26)，單擊“確定”按鈕，完成第一個條件的格式設(shè)置。

圖6-26設(shè)置第一個條件的格式

(4)不取消當(dāng)前選中的區(qū)域，再次單擊“條件格式”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“突出顯示單元格規(guī)則”→“介于”命令，打開“介于”對話框。在對話框的兩個文本框中分別輸入“70”和“80”，在“設(shè)置為”下拉列表框中選擇“自定義格式”，在打開的“設(shè)置單元格格式”對話框中單擊“填充”選項卡，在“背景色”區(qū)域中選擇“黃色”，單擊“確定”按鈕，返回到“介于”對話框，單擊“確定”按鈕完成第二個條件的格式設(shè)置，如圖6-27所示。

圖6-27設(shè)置第二個條件的格式

(5)格式設(shè)置完成后的效果如圖6-28所示。圖6-28應(yīng)用條件格式后的效果

例如：在數(shù)據(jù)表中用色階顯示數(shù)據(jù)變化趨勢。

【例6-2】在數(shù)據(jù)表中用色階顯示數(shù)據(jù)變化趨勢。

具體操作步驟如下：

(1)選中溫度表中保存數(shù)值的單元格區(qū)域，如圖6-29所示。圖6-29選中保存數(shù)值的單元格區(qū)域

(2)在“開始”選項卡的“樣式”選項組中單擊“條件格式”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“色階”下的“紅-白-藍(lán)色階”，設(shè)置完成后如圖6-30所示。圖6-30設(shè)置色階后的效果

2.更改和刪除條件格式

(1)要更改一個或多個條件格式，可在原區(qū)域重新設(shè)置條件格式。

(2)要刪除一個或多個條件格式，可以在“開始”選項卡的“樣式”選項組中單擊“條件格式”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“清除規(guī)則”命令下的相應(yīng)子命令。

6.4.11格式的復(fù)制與套用

和Word2016一樣，Excel2016也提供了快速應(yīng)用格式的格式刷及自動套用格式功能，其操作也基本相同，這里不再重復(fù)，具體可參考5.5.2節(jié)中的相關(guān)內(nèi)容。

6.4.12文檔保護(hù)

1.保護(hù)工作簿、工作表和單元格

(1)保護(hù)工作簿。工作簿的保護(hù)方法包括兩個方面：一是設(shè)置打開、修改權(quán)限密碼，防止他人非法訪問；二是允許他人打開、瀏覽內(nèi)容，但禁止對工作簿中的工作表或?qū)ぷ鞑敬翱谶M(jìn)行操作。

對工作簿中的工作表和窗口的保護(hù)就是不允許對工作簿中的工作表進(jìn)行移動、刪除、插入、隱藏、取消隱藏、重新命名，以及禁止對工作簿窗口進(jìn)行移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關(guān)閉等操作，其操作方法如下：

①在“審閱”選項卡的“更改”選項組中單擊“保護(hù)工作簿”按鈕，打開“保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口”對話框，如圖6-31所示。

②如果選中“結(jié)構(gòu)”復(fù)選框，將保護(hù)工作簿的結(jié)構(gòu)，不能對工作簿中的工作表進(jìn)行移動、刪除、插入等操作。

③如果選中“窗口”復(fù)選框，則每次打開工作簿時保持工作表窗口的固定位置和大小，不能對其進(jìn)行移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關(guān)閉等操作。

④在“密碼(可選)”文本框中輸入密碼，可以防止他人取消工作簿保護(hù)。

⑤若要取消保護(hù)，可重新執(zhí)行以上操作并按提示輸入密碼。

圖6-31“保護(hù)結(jié)構(gòu)和窗口”對話框

(2)保護(hù)工作表。除了保護(hù)整個工作簿，還可以保護(hù)工作簿中指定的工作表，其操作方法如下：

①選中要保護(hù)的工作表。

②在“審閱”選項卡的“更改”選項組中單擊“保護(hù)工作表”按鈕，或者右擊要保護(hù)的工作表標(biāo)簽，從彈出的快捷菜單中選擇“保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對話框，如圖6-32所示。圖6-32“保護(hù)工作表”對話框

③在“取消工作表保護(hù)時使用的密碼”文本框中輸入一個取消保護(hù)的密碼。

④在“允許此工作表的所有用戶進(jìn)行”下拉列表框中設(shè)置保護(hù)工作表后還允許用戶操作的項目(默認(rèn)選中“選定鎖定單元格”復(fù)選框和“選定未鎖定的單元格”復(fù)選框，如果還有其他項目，選中項目前方的復(fù)選框即可)。

⑤單擊“確定”按鈕。

⑥若要取消保護(hù)，重復(fù)以上操作并根據(jù)提示輸入密碼，即在密碼欄中輸入一個取消保護(hù)的密碼。

(3)保護(hù)單元格。一般來說，在Excel2016中，如果設(shè)置了保護(hù)工作表就意味著鎖定了它的全體單元格。然而，有時并不需要保護(hù)所有的單元格，如只需要保護(hù)重要的公式所在的單元格，其他單元格允許修改，其操作方法如下：

①使工作表處于非保護(hù)狀態(tài)，即取消工作表保護(hù)。

②選中需要保護(hù)的單元格區(qū)域并右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對話框，單擊“保護(hù)”選項卡，取消選中“鎖定”復(fù)選框，如圖6-33所示。

③在“設(shè)置單元格格式”對話框中重新選中“鎖定”復(fù)選框后，本操作中取消鎖定的單元格就是可以進(jìn)行修改的單元格，其余單元格為受保護(hù)單元格。圖6-33取消鎖定單元格

2.隱藏工作表和單元格

(1)隱藏工作表。

①在窗口的工作表標(biāo)簽區(qū)中右擊需要隱藏的工作表標(biāo)簽，從彈出的快捷菜單中選擇“隱藏”命令。

②若要取消工作表的隱藏，可再次執(zhí)行以上操作并選擇“取消隱藏”命令，在打開的“取消隱藏”對話框中選擇需要取消隱藏的工作表并單擊“確定”按鈕，如圖6-34所示。

圖6-34取消隱藏工作表

(2)隱藏行或列。

①選中需要隱藏的行或列，在標(biāo)號上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“隱藏”命令，被隱藏的行(列)將不顯示，但仍可以引用其中單元格的數(shù)據(jù)。

②選中全部工作表，在任意一個行號或列號上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“取消隱藏”命令，或者在任意一個行號(列號)的下邊線(右邊線)上雙擊，可以取消隱藏。

(3)隱藏單元格的內(nèi)容。隱藏單元格的內(nèi)容是指單元格的真正內(nèi)容不在單元格或編輯欄中顯示。例如對存有重要公式的單元格進(jìn)行隱藏后，用戶只能在單元格中看到公式的計算結(jié)果，在編輯欄中看不到公式本身。

①選中要隱藏的單元格區(qū)域。

②右擊該區(qū)域，從彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，打開“設(shè)置單元格格式”對話框，單擊“保護(hù)”選項卡。

③取消選中“鎖定”復(fù)選框，選中“隱藏”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。

④執(zhí)行前面的保護(hù)工作表操作，使隱藏功能生效。

6.4.13凍結(jié)工作表窗口

1.凍結(jié)行或列

(1)選中要凍結(jié)行的下一行或要凍結(jié)列的下一列。例如要凍結(jié)第2行，應(yīng)在行號“3”上單擊，選中第3行。

(2)在“視圖”選項卡的“窗口”選項組中單擊“凍結(jié)窗格”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“凍結(jié)拆分窗格”命令，這時在工作表窗口中出現(xiàn)一條凍結(jié)線，將工作表窗口凍結(jié)在第2行，如圖6-35所示。圖6-35將工作表窗口凍結(jié)在第2行

2.同時凍結(jié)行和列

(1)選中非凍結(jié)區(qū)域左上的第一個單元格。

(2)在“視圖”選項卡的“窗口”選項組中單擊“凍結(jié)窗格”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“凍結(jié)拆分窗格”命令，如圖6-36所示，這時在工作表窗口中出現(xiàn)兩條凍結(jié)線，同時凍結(jié)行和列。

圖6-36同時凍結(jié)行和列

3.取消凍結(jié)

如果要取消凍結(jié)，可在“視圖”選項卡的“窗口”選項組中單擊“凍結(jié)窗格”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“取消凍結(jié)窗格”命令。

6.5在表格中輸入數(shù)據(jù)

6.5.1輸入數(shù)據(jù)設(shè)置1.利用“編輯選項”組進(jìn)行設(shè)置為了方便和規(guī)范在單元格中輸入數(shù)據(jù)，在正式輸入數(shù)據(jù)之前，可以執(zhí)行“文件”→“選項”命令，打開“Excel選項”對話框，在“高級”選項卡的“編輯選項”組中對Excel2016的編輯選項進(jìn)行設(shè)置，如圖6-37所示。

圖6-37設(shè)置Exce12016的編輯選項

“編輯選項”組中的項目很多，其中與數(shù)據(jù)輸入聯(lián)系較密切的主要有以下幾項：

(1)按下Enter鍵后移動所選內(nèi)容。

(2)自動插入小數(shù)點。

(3)啟用填充柄和單元格拖放功能。

(4)允許直接在單元格內(nèi)編輯。

(5)為單元格值啟用記憶式鍵入。

2.輸入數(shù)據(jù)的技巧

(1)同時在多個單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)。

①選中需要輸入數(shù)據(jù)的多個連續(xù)或不連續(xù)的單元格(注意：選中后可直接輸入數(shù)據(jù)，不要在選中的區(qū)域內(nèi)單擊任何一個單元格)。

②輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)后按Ctrl?+?Enter組合鍵。

(2)同時在多張工作表中輸入或編輯相同的數(shù)據(jù)。

①同時選中需要輸入數(shù)據(jù)的多張工作表，讓它們組成工作組。

②在組內(nèi)任意一張表中進(jìn)行輸入或編輯，可將當(dāng)前表中的操作應(yīng)用到同組的所有表的相應(yīng)單元格中。

③若要取消工作組，可單擊工作組外任意一個工作表標(biāo)簽。

(3)將數(shù)據(jù)填充到其他工作表中。如果已在某個工作表中輸入數(shù)據(jù)，而其他一個或多個工作表也需要同樣的數(shù)據(jù)，則可快速將該數(shù)據(jù)填充到其他同組工作表的相應(yīng)單元格中。

①同時選中已包含數(shù)據(jù)和需要填充數(shù)據(jù)的多張工作表，讓它們組成工作組。

②在源數(shù)據(jù)表中選中數(shù)據(jù)區(qū)域。

③在“開始”選項卡的“編輯”選項組中單擊“填充”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“成組工作表”命令，在打開的“填充成組工作表”對話框中進(jìn)行設(shè)置。

6.5.2輸入文本

文本也稱字符或字符串，是表格中最常用的數(shù)據(jù)類型之一。文本通常由漢字、字母、符號組成，特殊情況下也可以包含數(shù)字。在默認(rèn)情況下，文本不能參與數(shù)學(xué)運算，否則系統(tǒng)會顯示“#VALUE！”的錯誤提示信息。

在表格編輯過程中，有時需要使用一些由數(shù)字組成的文本字符(如身份證號、電話號碼、產(chǎn)品編號等)，為了與其他數(shù)值區(qū)別，可先輸入單引號，然后再輸入數(shù)字型文本，也可先將單元格屬性設(shè)置為“文本”型，再輸入數(shù)字。數(shù)字型文本在單元格中靠左對齊，并且在單元格左上角還有一個“文本標(biāo)記”。數(shù)字型文本不參與計算，并且超過12位時也不會被轉(zhuǎn)換成科學(xué)記數(shù)法形式，如圖6-38所示。

圖6-38在單元格中輸入數(shù)字型文本

6.5.3輸入數(shù)值

在輸入數(shù)值時應(yīng)注意以下幾點：

(1)如果要輸入分?jǐn)?shù)(如3/8)，應(yīng)先輸入“0”和一個空格，然后輸入“3/8”，否則Excel會把該數(shù)據(jù)作為日期處理，顯示“3月8日”。

(2)負(fù)數(shù)有兩種輸入法，分別用“-”或“()”來表示。

(3)如果在“設(shè)置單元格式”對話框的“數(shù)字”選項卡中設(shè)置了單元格的小數(shù)位數(shù)，那么輸入的小數(shù)將以“四舍五入”的方式去掉多余的位數(shù)。

(4)如果某單元格中已經(jīng)按系統(tǒng)格式輸入過日期或設(shè)置為日期格式，那么輸入的數(shù)字將自動轉(zhuǎn)換為距1900年1月1日相應(yīng)天數(shù)的日期或時間，

(5)對于輸入的數(shù)字，還可使用“數(shù)字”選項組中相應(yīng)的按鈕設(shè)置其格式。

6.5.4輸入日期時間

在輸入日期時間時應(yīng)注意以下幾點：

(1)如果在單元格中首次輸入的是日期，那么該單元格的格式就轉(zhuǎn)化為日期格式，以后輸入的數(shù)值都將被換算成日期。

(2)在單元格中可以用各種格式顯示日期或時間。例如，要將當(dāng)前單元格中輸入的“2012年3月14日”改成“二○一二年三月十四日”的形式，可在“設(shè)置單元格格式”對話框的“類型”下拉列表框中選擇相應(yīng)的格式，如圖6-39所示。

圖6-39選擇日期類型

(3)在Excel2016中，單元格中的日期和時間都是以數(shù)值(其值等于距1900年1月1日的天數(shù))來存儲的，并且可以利用“設(shè)置單元格格式”對話框中的“數(shù)值”項和“日期”項進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

(4)日期可以參與計算。例如對于某列中已經(jīng)按系統(tǒng)格式輸入的員工的出生日期，可以通過公式計算出年齡。

6.5.5設(shè)置數(shù)據(jù)驗證

1.添加數(shù)據(jù)驗證

(1)選中要限制其數(shù)據(jù)驗證范圍的單元格。

(2)在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”選項組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框，如圖6-40所示。

圖6-40“數(shù)據(jù)驗證”對話框

(3)在“設(shè)置”選項卡的“允許”下拉列表框中選擇一種所需的有效性類型。

①整數(shù)、小數(shù)。“整數(shù)”或“小數(shù)”用來指定單元格能輸入的整數(shù)或小數(shù)的范圍。例如數(shù)學(xué)成績必須是在0～100分之間，如圖6-41所示。圖6-41設(shè)置整數(shù)范圍為0～100

②序列。“序列”用來指定單元格只能從用戶設(shè)定的下拉列表框項中選擇或輸入一個。例如班級只能為一班、二班或三班，如圖6-42所示。選中“提供下拉箭頭”復(fù)選框后，單元格將提供下拉列表框來代替鍵盤輸入信息(見圖6-43)，否則，只能用鍵盤輸入其中的一個值。

圖6-42設(shè)定單元格能輸入的字符范圍 圖6-43設(shè)置有效性序列后的單元格

③文本長度?！拔谋鹃L度”用來指定單元格能輸入的字符的個數(shù)(一個漢字、字母、數(shù)字、標(biāo)點符號均算一個字符)。例如姓名必須在2～8個字符之間，如圖6-44所示。

圖6-44設(shè)定姓名的文本長度

(4)指定單元格是否為空白單元格。如果希望空白單元格(空值)有效，可選中“忽略空值”復(fù)選框；如果要避免輸入空值，可取消選中“忽略空值”復(fù)選框。

(5)若要在單擊單元格后顯示一個輸入信息，可單擊“輸入信息”選項卡，選中“選定單元格時顯示輸入信息”復(fù)選框，如圖6-45(a)所示；然后在“標(biāo)題”文本框中輸入該信息的標(biāo)題，在“輸入信息”文本框中輸入正文，如圖6-45(b)所示。

圖6-45單元格輸入提示信息的設(shè)置示例

(6)若要指定在單元格中輸入無效數(shù)據(jù)時系統(tǒng)的響應(yīng)方式，可以單擊“出錯警告”選項卡，選中“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告”復(fù)選框，如圖6-46(a)所示；根據(jù)需要設(shè)置“樣式”“標(biāo)題”和“錯誤信息”項，如圖6-46(b)所示。

圖6-46在單元格中輸入錯誤信息警告的設(shè)置示例

2.刪除數(shù)據(jù)驗證

在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”選項組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框，在該對話框中單擊“全部清除”按鈕。

6.5.6填充數(shù)據(jù)

1.填充相同的數(shù)據(jù)

(1)在第一個單元格中輸入一個文本型數(shù)據(jù)。

(2)將鼠標(biāo)指針移到該單元格的填充柄上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成“十”字形狀時，拖動鼠標(biāo)到要結(jié)束的位置。

(3)如果選擇的是一行或一列，那么向下或向右拖動填充柄可同時得到多行或多列的相同數(shù)據(jù)。

2.填充一個自定義序列

在Excel2016中，既可以輸入系統(tǒng)預(yù)先定義好的各種序列，也可以根據(jù)需要自定義序列，具體操作方法如下：在“開始”選項卡的“編輯”選項組中單擊“排序和篩選”按鈕；在打開的下拉菜單中選擇“自定義排序”命令，打開“排序”對話框；在“次序”下拉列表中選擇“自定義序列”，打開“自定義序列”對話框；在“輸入序列”欄中依次換行輸入序列的每一個元素，最后單擊“添加”按鈕，如圖6-47所示。

圖6-47自定義序列

3.填充一個數(shù)列

(1)在第一個單元格中輸入起始值，選中要填充的單元格區(qū)域，如圖6-48(a)所示。

(2)在“開始”選項卡的“編輯”選項組中單擊“填充”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“序列”命令，打開“序列”對話框，在“類型”欄中選擇一種填充規(guī)律(如“等差序列”)，在“步長值”文本框中輸入公差“1”[見圖6-48(b)]，單擊“確定”按鈕，填充結(jié)果如圖6-48(c)所示。

圖6-48填充一個數(shù)列

4.智能填充

(1)填充數(shù)字序列。例如要快速輸入1，2，3，4，5，……可先在前兩個單元格中輸入1和2，然后選中這兩個單元格，拖動填充柄進(jìn)行填充；如果要輸入2，4，6，8，……可先輸入2和4，然后選中這兩個單元格，拖動填充柄進(jìn)行填充；如果要為新生編學(xué)號，可先輸入前兩個學(xué)生的學(xué)號“201303001”“201303002”，然后選中這兩個單元格，拖動填充柄進(jìn)行填充。

(2)填充包含數(shù)字[如1、(1)等]的文本序列。例如要填充“第1名”“第2名”……可先在前兩個單元格中輸入“第1名”和“第2名”，然后選中這兩個單元格，拖動填充柄進(jìn)行填充；如果要填充“條件1”“條件2”……可先在前兩個單元格中輸入“條件1”和“條件2”，然后選中這兩個單元格，拖動填充柄進(jìn)行填充。

6.5.7插入符號、圖形與批注

1.插入符號

(1)雙擊要插入符號的單元格。

(2)在“插入”選項卡的“符號”選項組中單擊“符號”按鈕，打開“符號”對話框，如圖6-49所示。

(3)根據(jù)需要在“子集”下拉列表框中選擇一個符號類別，然后在列表框中雙擊要插入的符號。

2.插入圖形

插入和編輯圖形的方法和Word2016相似，但圖形只能浮動在表格的上方，不能嵌入單元格內(nèi)部。

圖6-49“符號”對話框

3.插入批注

(1)建立批注。

(2)修改批注。

①如果要修改批注外框的大小，可以拖動批注框邊或控制點。

②如果要移動批注，只需拖動批注框的邊框。

③如果要對批注設(shè)置更多的屬性，可在批注框的邊框上右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置批注格式”命令，在打開的“設(shè)置批注格式”對話框(見圖6-50)中進(jìn)行設(shè)置。

圖6-50“設(shè)置批注格式”對話框

(3)復(fù)制批注。

(4)刪除批注。

(5)打印批注。要打印批注，就必須打印包含該批注的工作表。打印位置可以與原位置相同，也可以出現(xiàn)在工作表末尾的列表中。先單擊相應(yīng)的工作表標(biāo)簽，然后再執(zhí)行“文件”→“打印”命令，在打開的“打印”窗口中單擊“頁面設(shè)置”鏈接，在打開的“頁面設(shè)置”對話框中單擊“工作表”選項卡。如果要在工作表的底部打印批注，可以在“批注”下拉列表框(見圖6-51)中選擇“工作表末尾”選項；如果要在工作表中出現(xiàn)批注的原地點打印批注，可以在“批注”下拉列表框中選擇“如同工作表中的顯示”選項。

圖6-51“批注”下拉列表框

6.5.8移動、復(fù)制數(shù)據(jù)

(1)選中要復(fù)制的源單元格或區(qū)域。

(2)按Ctrl?+?C組合鍵將內(nèi)容放入剪貼板。

(3)右擊要粘貼的單元格或區(qū)域的開始單元格，從彈出的快捷菜單中單擊“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，根據(jù)需要在“粘貼”欄中選擇一種粘貼方式。

6.5.9清除單元格

(1)選中要清除信息的單元格。

(2)單擊“開始”選項卡的“編輯”選項組中的“清除”按鈕，在打開的下拉列表中選擇一種方式，如圖6-52所示。圖6-52“清除”下拉列表

6.6公式與函數(shù)的使用

6.6.1構(gòu)建公式在Excel2016中，公式是指以等號“=”開頭，并用各種運算符將常量、變量、函數(shù)連接起來，能完成特定計算功能的一個表達(dá)式。

1.運算符

運算符是為了對公式中的元素進(jìn)行某種運算而規(guī)定的符號，在Excel2016中，常用的運算符有以下四類：

(1)算術(shù)運算符。

(2)比較運算符。

(3)文本運算符。

(4)引用運算符。

2.常量

常量是指在計算過程中，值不會發(fā)生變化的量。

3.變量

變量是指在計算過程中，值會發(fā)生變化的量。

4.函數(shù)

下面是幾個典型的公式示例：

(1)“=36?+?B3/C3”返回B3單元格中保存的數(shù)值除以C3單元格中的數(shù)值再加上36的值。

(2)“=A3&的總分是：”返回A3中保存的字符串與“的總分是：”連接在一起的新字符串。

(3)“=SQRT(SUM(B2:G2))*10?+?5”返回B2:G2單元格區(qū)域的和開平方后乘以10再加5的值。

6.6.2使用函數(shù)

1.函數(shù)的定義

函數(shù)是系統(tǒng)中預(yù)先定義好的具有某種特定運算規(guī)則的式子。一般情況下，函數(shù)會對合法輸入的參數(shù)按預(yù)先定義的法則進(jìn)行運算，并返回一個或多個值。函數(shù)可以單獨使用，如“=SUM(D1:D6)”，也可以出現(xiàn)在公式中，如“=A1*3?+?SUM(D1:D4)”。在數(shù)據(jù)的計算過程中合理地使用函數(shù)可以極大地簡化公式的輸入，提高計算的速度。

2.函數(shù)的組成

Excel2016中的函數(shù)通常由函數(shù)名(一個能反映函數(shù)功能的英文單詞或單詞縮寫，如SUM、MAX、AVERAGE)，括號“(?)”(函數(shù)標(biāo)志，用于包括函數(shù)參數(shù))和參數(shù)(參與函數(shù)運算的常量、變量或表達(dá)式，如100、B5、B2:F5、C6>=50，函數(shù)可以包含0個、1個或多個參數(shù)，當(dāng)包含多個參數(shù)時，各參數(shù)間用逗號分隔)三部分組成，其中函數(shù)名和括號是必需的，而參數(shù)有時是可選的。

3.常用的函數(shù)

(1)數(shù)學(xué)函數(shù)(見表6-2)。

(2)統(tǒng)計函數(shù)(見表6-3)。

(3)文本函數(shù)(見表6-4)。

(4)日期和時間函數(shù)(見表6-5)。

4.函數(shù)的用法

下面以Excel中一個非常重要且使用廣泛的IF函數(shù)為例簡單介紹函數(shù)的用法：

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

其功能是根據(jù)一個邏輯表達(dá)式的值，從兩個備用值中返回一個(二選一)。其中：

(1)?logical_test為一個邏輯表達(dá)式(或判斷式)，其運算結(jié)果只能為真(T)或假(F)。

(2)?value_if_true可以是一個常量、單元格地址或一個表達(dá)式，當(dāng)logical_test的結(jié)果為真時，函數(shù)返回該值。

(3)?value_if_false可以是一個常量、單元格地址或一個表達(dá)式，當(dāng)logical_test的結(jié)果為假時，函數(shù)返回該值。

例如在H2單元格中保存的是某學(xué)生的高考成績，高考錄取分?jǐn)?shù)線是520分，如果需要在K2單元格中顯示該學(xué)生是否被錄取，則可在K2單元格中輸入：

=IF(H2>520,"已錄取","未錄取")

即如果H2中的值大于520，則在K2單元格中顯示“已錄取”，否則顯示“未錄取”。

6.6.3輸入公式

在Excel2016中，公式也可像其他對象一樣輸入，但要注意以下幾點：

(1)公式可直接在單元格中輸入，也可在編輯欄中輸入，但必須以“=”開頭。

(2)公式的所有符號都應(yīng)當(dāng)在英文半角狀態(tài)下輸入(字符型常量除外)。

(3)保存公式的單元格不能包含在計算的區(qū)域中，否則會出現(xiàn)循環(huán)邏輯錯誤。

(4)如果公式中包含簡單的、較短的函數(shù)，可以手工輸入，而未知的、復(fù)雜的函數(shù)可以使用粘貼函數(shù)的方法，在函數(shù)向?qū)У膸椭椭笇?dǎo)下輸入，避免在輸入過程中產(chǎn)生錯誤，具體步驟如下：

①準(zhǔn)備輸入函數(shù)時，單擊編輯欄左側(cè)的“插入函數(shù)”按鈕。

②打開“插入函數(shù)”對話框，如圖6-53所示。

③如果能根據(jù)函數(shù)的用途判斷函數(shù)的所屬類別，可以在“或選擇類別”下拉列表框中選擇一個類別，在“選擇函數(shù)”下拉列表框中顯示該類別的所有函數(shù)，用向下光標(biāo)鍵瀏覽列表中的函數(shù)，每選中一個，在列表的下方即有該函數(shù)的功能和用法，直到找到所需的函數(shù)為止。

圖6-53“插入函數(shù)”對話框

④找到所需函數(shù)后，可單擊對話框下方的“有關(guān)該函數(shù)的幫助”超鏈接，在打開的“Excel2016幫助”窗口中查閱該函數(shù)的詳細(xì)信息及示例，如圖6-54所示。

⑤確定函數(shù)名后，單擊“確定”按鈕，打開“函數(shù)參數(shù)”對話框，如圖6-55所示。

圖6-54顯示函數(shù)幫助 圖6-55“函數(shù)參數(shù)”對話框

⑥在“函數(shù)參數(shù)”對話框中，可直接在文本框中輸入函數(shù)的參數(shù)，也可單擊其右側(cè)的“選擇區(qū)域”按鈕?，在工作表中拖動選擇單元格(見圖6-56)。單擊該按鈕后，“函數(shù)參數(shù)”對話框?qū)⒆詣与[藏，區(qū)域選擇完成后，可再單擊此按鈕返回到“函數(shù)參數(shù)”對話框，直到所有參數(shù)設(shè)置完成。

⑦設(shè)置完畢后，單擊“確定”按鈕，即可在單元格中插入一個函數(shù)。

圖6-56在工作表中拖動選擇單元格

6.6.4使用自動求和按鈕

(1)先選中要執(zhí)行運算的多個單元格，并多選一個保存計算結(jié)果的空單元格(如未選，Excel2016會自動分析用戶選取的是行還是列，并將結(jié)果保存到該行后的第一個空單元格或該列下面的第一個空單元格)，然后單擊“自動求和”按鈕，所得結(jié)果如圖6-57所示。圖6-57選中區(qū)域后單擊“自動求和”按鈕后的計算結(jié)果

(2)先單擊要保存運算結(jié)果的單元格，然后單擊“自動求和”按鈕或其右邊的下三角按鈕，這里選擇“平均值”命令，這時系統(tǒng)會根據(jù)該單元格的位置自動給出一個計算區(qū)域(見圖6-58)，如果該區(qū)域不符合計算需求，可拖動鼠標(biāo)重新選取正確的計算區(qū)域(見圖6-59)，然后按Enter鍵即可。

圖6-58系統(tǒng)自動給出一個計算區(qū)域圖6-58系統(tǒng)自動給出一個計算區(qū)域

6.6.5復(fù)制公式

在復(fù)制公式時，Excel2016并不是簡單地把單元格中的公式原樣照搬(如果這樣，那成績表中的每個學(xué)生的平均分就都一樣了)，而是根據(jù)公式原來所在的單元格位置及復(fù)制到的目標(biāo)單元格位置的偏移量來自動推算出新公式中參與計算的單元格地址，如圖6-60所示。因此，Excel中公式的復(fù)制(填充)實際上就是“運算規(guī)則”的復(fù)制。

圖6-60自動推算參與計算的單元格地址

公式在復(fù)制過程中默認(rèn)使用的是相對地址。雖然相對地址增加了計算的靈活性，但有時也會給公式復(fù)制帶來麻煩或錯誤。例如在圖6-61所示的表格中，第一個員工的基本工資已預(yù)先保存在H1單元格中，在I3單元格中輸入公式“=H1?+?E3?+?F3-G3-H3”，就可正確地計算出第一個員工的實發(fā)工資。

圖6-61使用相對地址計算實發(fā)工資

計算其他員工的實發(fā)工資時，如果直接將公式復(fù)制下來，會得到如圖6-62所示的結(jié)果。圖6-62使用相對地址計算出現(xiàn)錯誤

在Excel2016中，地址的引用除上述的三種形式外，還經(jīng)常出現(xiàn)跨工作簿或工作表的地址引用，即參與運算的單元格除了可以是本工作表中的單元格，還可以是本工作簿的其他工作表中的單元格，甚至是其他工作簿的工作表中的單元格，其使用格式為“[工作簿名]工作表名!單元格地址”。在圖6-63中，計算獎金的公式為

“=IF(成績表!K2>=60,1000,0)”，即獎金是依據(jù)另外一張“成績表”中的K2單元格來計算的，如果該員工在“成績表”中的平均成績大于等于60，則獎金為1000，否則為0。這里的“成績表!K2”就是一個跨工作表的地址引用。

圖6-63跨工作表的地址引用

6.6.6關(guān)于單元格的錯誤信息

在單元格中輸入數(shù)據(jù)或編輯公式后，有時會出現(xiàn)諸如“#####!”“#DIV/O!”“#N/A”等錯誤信息，具體介紹如下。

1.?#####!

(1)單元格中公式所產(chǎn)生的結(jié)果太長，該單元格容納不下。可以通過調(diào)整單元格的寬度來消除該錯誤。

(2)日期或時間格式的單元格中出現(xiàn)負(fù)值。如果準(zhǔn)備對日期和時間格式的單元格進(jìn)行計算，要確認(rèn)計算后的結(jié)果日期或時間必須為正值。

2.?#DIV/O!

單元格的公式中出現(xiàn)零除問題，即輸入的公式中包含除數(shù)0，或者公式中的除數(shù)引用了零值單元格或空白單元格。解決辦法是修改公式中的零除數(shù)或零值單元格或空白單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。

當(dāng)作除數(shù)的單元格為空或含有值為零時，如果希望不顯示錯誤，可以使用IF函數(shù)。例如單元格B5包含除數(shù)而A5包含被除數(shù)，可以使用“=IF(B5=0,"",A5/B5)”(兩個連續(xù)引號代表空字符串)來表示B5值為0時，什么也不顯示，否則顯示A5/B5的值。

3.?#N/A

在函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值時會出現(xiàn)“#N/A”錯誤信息。

4.?#NAME?

出現(xiàn)“#NAME?”錯誤信息的原因是公式中使用了Excel2016不能識別的文本，主要有以下幾種情況：

(1)公式中的名稱或函數(shù)名拼寫錯誤。

(2)公式中的區(qū)域引用不正確。如某單元格中有公式“=SUM(G2G3)”，系統(tǒng)無法識別G2G3，應(yīng)使用冒號“:”來表達(dá)區(qū)域G2:G3。

(3)在公式中輸入文本時沒有使用雙引號(定界符)。例如將文本“Theis”和單元格G1中的文本合并在一起，應(yīng)使用公式“="Theis"&G1”，如果單元格中的公式錯寫為“=Theis&G1”，就會出現(xiàn)錯誤信息。

5.?#NUM!

“#NUM!”錯誤信息表示公式或函數(shù)中的某個數(shù)值越界，即公式產(chǎn)生的結(jié)果太大或太小，超出范圍(-10307～10307)。例如，某單元格中的公式為“=1.2E?+?100*1.2E?+?290”，其結(jié)果大于10307，就會出現(xiàn)“#NUM!”錯誤信息。

6.?#NULL!

“#NULL!”錯誤信息表示在單元格中試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交叉點。例如使用了不正確的區(qū)域運算符或不正確的單元格引用等。

7.?#REF!

“#REF!”錯誤信息表示該單元格引用了無效的結(jié)果。假設(shè)單元格A9中有數(shù)值5，單元格A10中有公式“=A9?+?1”，單元格A10顯示的結(jié)果為6。若刪除單元格A9(注意：不是刪除數(shù)值5，而是刪除單元格A9)，則單元格A10中的公式“=A9?+?1”對單元格A9的引用無效，就會出現(xiàn)“#REF!”錯誤信息。

8.?#VALUE!

“#VALUE!”錯誤信息表示公式中使用了不正確的參數(shù)或運算符，這時應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)類型及數(shù)量是否正確，公式引用的單元格中是否包含有效的數(shù)值。在需要數(shù)字或邏輯值時輸入了文本，就會出現(xiàn)這樣的錯誤信息。

6.7工作表的數(shù)據(jù)管理

在Excel2016中，數(shù)據(jù)表通常是由若干行和若干列組成的二維表格，表格中的第1行往往是各列的列標(biāo)題，稱為字段名，字段名以下各列的數(shù)據(jù)稱為各字段的“值”，由各字段的值組成的每一行稱為記錄，如圖6-64所示。

圖6-64工作表中的字段值與記錄

6.7.1數(shù)據(jù)排序

1.簡單排序(排序依據(jù)只有一個)

(1)在要作為排序依據(jù)的字段列內(nèi)的任意位置單擊(不能雙擊，也不能在列號上單擊)。

(2)在“數(shù)據(jù)”選項卡的“排序和篩選”選項組中單擊“升序”按鈕或“降序”按鈕對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，如圖6-65所示。圖6-65使用“降序”按鈕排序

2.復(fù)雜排序(多個字段排序)

(1)將光標(biāo)定位到數(shù)據(jù)清單的任意單元格上。

(2)在“數(shù)據(jù)”選項卡的“排序和篩選”選項組中單擊“排序”按鈕，系統(tǒng)會自動選中當(dāng)前表格的有效區(qū)域(如果自動選中的區(qū)域不符合要求，可手工選擇)并打開“排序”對話框。

(3)在對話框的“主要關(guān)鍵字”下拉列表框中選擇排序主關(guān)鍵字(見圖6-66)，并在其后選擇排序依據(jù)和次序。如果需要還可單擊“添加條件”按鈕，在新增的列表中進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。

(4)根據(jù)實際情況選中或取消選中“數(shù)據(jù)包含標(biāo)題”復(fù)選框，以決定標(biāo)題行是否參與排序。

(5)單擊“確定”按鈕。

圖6-66選擇排序主關(guān)鍵字

3.恢復(fù)排序

若要將多次排序后的數(shù)據(jù)表恢復(fù)到未排序前的樣子，應(yīng)在表格中找到能標(biāo)識原序的字段，利用該字段進(jìn)行簡單排序即可。如果表格中沒有這樣的字段，則排序前應(yīng)先在數(shù)據(jù)表中增加一個名為“記錄號”的字段，并使用自動填充的方法產(chǎn)生記錄號，這樣在所有的排序完成后以“記錄號”為關(guān)鍵字排序即可將數(shù)據(jù)表恢復(fù)成原來的樣子。

6.7.2數(shù)據(jù)篩選

1.自動篩選

(1)在工作表中選中有效數(shù)據(jù)區(qū)域。

(2)在“數(shù)據(jù)”選項卡的“排序和篩選”選項組中單擊“篩選”按鈕，這時在工作表的每個字段名右側(cè)將出現(xiàn)一個下三角按鈕。

(3)單擊需要篩選的字段名右側(cè)的下三角按鈕，在打開的列表中選擇“數(shù)字篩選”→“自定義篩選”命令(見圖6-67)，打開“自定義自動篩選方式”對話框。

圖6-67選擇“自定義篩選”命令

(4)在對話框中輸入相應(yīng)的篩選條件，如篩選所有“基礎(chǔ)工資”為5000～8000的記錄(見圖6-68)，完成后單擊“確定”按鈕，篩選后的結(jié)果如圖6-69所示。圖6-68自定義篩選條件圖6-69篩選后的結(jié)果

(5)篩選完成后，若要重新進(jìn)行其他的篩選或結(jié)束自動篩選操作，可在“數(shù)據(jù)”選項卡的“排序和篩選”選項組中單擊“清除”按鈕或再次單擊“篩選”按鈕。

2.高級篩選

(1)構(gòu)造篩選條件。在數(shù)據(jù)表的空白區(qū)域(一般在數(shù)據(jù)表的下方，且與數(shù)據(jù)區(qū)至少相隔一行)中先輸入涉及篩選的多個字段名(字段名必須在同一行，為防止輸入出錯，一般采用復(fù)制粘貼完成)，然后依次在每個字段名的下方輸入篩選的條件。

注意：如果多個條件屬于“與”關(guān)系，條件必須出現(xiàn)在同一行，如圖6-70所示。圖6-70“與”關(guān)系篩選條件區(qū)的建立

如果多個條件屬于“或”的關(guān)系，條件應(yīng)分行書寫，如圖6-71所示。圖6-71“或”關(guān)系篩選條件區(qū)的建立

(2)執(zhí)行高級篩選。

①在“數(shù)據(jù)”選項卡的“排序和篩選”選項組中單擊“高級”按鈕，打開“高級篩選”對話框，如圖6-72所示。

②在對話框的“方式”選項組中選擇篩選結(jié)果的顯示位置。

③在“列表區(qū)域”欄中指定需要篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域，可以直接輸入“$A$2:$I$14”，也可以單擊右側(cè)的“選擇區(qū)域”按鈕，在工作表中從數(shù)據(jù)區(qū)的第一個單元格拖動到最后一個單元格，選中數(shù)據(jù)區(qū)域后再次單擊“選擇區(qū)域”按鈕，返回“高級篩選”對話框。

④用同樣的方法選中“條件區(qū)域”($C$17:$D$18)并單擊“確定”按鈕，篩選結(jié)果如圖6-73所示。

圖6-72“高級篩選”對話框圖6-73執(zhí)行高級篩選后的結(jié)果

6.7.3數(shù)據(jù)分類匯總

數(shù)據(jù)分類匯總的具體操作如下：

(1)在數(shù)據(jù)表中按要分類匯總的字段(如果沒有分類字段，則需要先創(chuàng)建并輸入數(shù)據(jù))進(jìn)行排序。

(2)在“數(shù)據(jù)”選項卡的“分級顯示”選項組中單擊“分類匯總”按鈕，打開“分類匯總”對話框，如圖6-74所示。

(3)在“分類字段”下拉列表框中選擇分類字段，如“班級”。

圖6-74“分類匯總”對話框

(4)在“匯總方式”下拉列表框中選擇匯總方式，如“平均值”。

(5)在“選定匯總項”列表框中選中要匯總的一個或多個字段，如“語文”“英語”等。

(6)“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框用來設(shè)置如果在本次匯總前已經(jīng)進(jìn)行過某種分類匯總，是否保留原來的匯總數(shù)據(jù)；“每組數(shù)據(jù)分頁”復(fù)選框用來設(shè)置每類匯總數(shù)據(jù)是否獨占一頁；“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選框用來設(shè)置匯總結(jié)果的顯示方式。

(7)單擊“確定”按鈕，完成分類匯總操作，如圖6-75所示。

圖6-75分類匯總結(jié)果

6.8創(chuàng)建和編輯圖表

6.8.1創(chuàng)建和編輯迷你圖

迷你圖是Excel2016的一個新增的功能，是以單元格為繪圖區(qū)域創(chuàng)建的微型圖表。相對于傳統(tǒng)圖表來說，迷你圖占用空間小，不僅可以作為單元格背景美化表格，而且可以幫助用戶快速、直觀地分析一系列復(fù)雜的數(shù)據(jù)，并且當(dāng)數(shù)據(jù)被更改時，可以立即在迷你圖中看到相應(yīng)的變化。

1.創(chuàng)建迷你圖

在Excel2016中創(chuàng)建迷你圖的方法非常簡單，現(xiàn)以“2013年圖書銷售分析”為例，介紹創(chuàng)建迷你圖的一般步驟：

(1)打開工作簿文件，單擊要插入迷你圖的單元格。

(2)在“插入”選項卡的“迷你圖”選項組中，根據(jù)需要單擊一種迷你圖類型按鈕(如折線圖)，打開“創(chuàng)建迷你圖”對話框。

(3)在對話框中分別單擊“數(shù)據(jù)范圍”和“位置范圍”右側(cè)的“選擇區(qū)域”按鈕，在數(shù)據(jù)表中選中迷你圖的數(shù)據(jù)源和存放位置(見圖6-76)，單擊“確定”按鈕即可將迷你圖插入指定單元格中，如圖6-77所示。

(4)如果相鄰區(qū)域也需要創(chuàng)建迷你圖，可以像復(fù)制公式一樣，拖動已創(chuàng)建迷你圖單元格的填充柄進(jìn)行快速創(chuàng)建。

圖6-76設(shè)置迷你圖的數(shù)據(jù)源和存放位置

圖6-77迷你圖的創(chuàng)建結(jié)果

2.更改迷你圖的類型

在Excel2016中，迷你圖的類型既可以在創(chuàng)建時指定，也可以根據(jù)需要在后期更改。

(1)在工作表中單擊某個需要更改類型的迷你圖，功能區(qū)中將自動顯示“迷你圖工具|設(shè)計”選項卡。

(2)在“迷你圖工具|設(shè)計”選項卡的“類型”選項組中選擇所需類型(如“柱形圖”)，結(jié)果如圖6-78所示。

圖6-78更改迷你圖類型后的結(jié)果

3.突出顯示數(shù)據(jù)點

可以通過設(shè)置來突出顯示迷你圖中的各個數(shù)據(jù)標(biāo)記。

(1)選擇需要突出顯示數(shù)據(jù)點的迷你圖。

(2)在“迷你圖工具|設(shè)計”選項卡的“顯示”選項組中，根據(jù)需要選中“高點”(突出顯示最大值)、“低點”(突出顯示最小值)、“負(fù)點”(突出顯示負(fù)值)、“首點”(突出顯示開始值)、“尾點”(突出顯示結(jié)束值)及“標(biāo)記”(突出顯示所有數(shù)據(jù)點)等復(fù)選框，圖6-79為突出顯示最大值和最小值的迷你圖。

圖6-79突出顯示最大值和最小值的迷你圖

4.設(shè)置樣式和顏色

(1)選擇要設(shè)置樣式和顏色的迷你圖。

(2)在“迷你圖工具|設(shè)計”選項卡的“樣式”選項組中單擊要應(yīng)用的樣式，也可單擊該組右下角的“其他”按鈕查看更多樣式。

(3)單擊“樣式”組中的“迷你圖顏色”按鈕，在打開的下拉列表中選擇迷你圖的顏色及線條粗細(xì)。

(4)單擊“樣式”組中的“標(biāo)記顏色”按鈕，在打開的下拉列表中為不同的標(biāo)記值設(shè)定不同的顏色。

5.處理隱藏和空單元格

當(dāng)迷你圖所引用的數(shù)據(jù)系列中含有被隱藏的數(shù)據(jù)或空單元格時，可指定處理該單元格的規(guī)則，從而控制如何顯示迷你圖。

選擇要進(jìn)行設(shè)置的迷你圖，在“迷你圖工具|設(shè)計”選項卡的“迷你圖”選項組中單擊“編輯數(shù)據(jù)”下方的按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“隱藏和清空單元格”命令，打開“隱藏和空單元格設(shè)置”對話框(見圖6-80)，在該對話框中按照需要進(jìn)行相關(guān)設(shè)置即可。圖6-80“隱藏和空單元格設(shè)置”對話框

6.清除迷你圖

選擇要進(jìn)行清除的迷你圖，在“迷你圖工具|設(shè)計”選項卡的“分組”選項組中單擊“清除”按鈕。

6.8.2創(chuàng)建和編輯圖表

1.常用的圖表類型

(1)柱形圖。

(2)折線圖。

(3)餅圖。

(4)條形圖。

(5)面積圖。

(6)?XY散點圖。

(7)股價圖。

(8)曲面圖。

(9)圓環(huán)圖。

(10)氣泡圖。

(11)雷達(dá)圖。

2.創(chuàng)建基本圖表

(1)打開需要創(chuàng)建圖表的工作表并正確選擇數(shù)據(jù)源，應(yīng)注意以下幾點：

①用于創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)應(yīng)按照行或列的形式組織，并在數(shù)據(jù)的上方和左側(cè)分別設(shè)置文本格式的行標(biāo)題和列標(biāo)題，這樣系統(tǒng)會自動根據(jù)所選數(shù)據(jù)區(qū)域確定在圖表中繪制數(shù)據(jù)的最佳方式，某些圖表類型(如餅圖和氣泡圖)則需要特定的數(shù)據(jù)排列方式。

②加入圖表的數(shù)據(jù)不應(yīng)該太多，否則圖表會顯得非常復(fù)雜，失去直觀顯示信息的意義。

③加入圖表的數(shù)據(jù)的類型應(yīng)當(dāng)一致，標(biāo)題外一般都為數(shù)值型。

④不要將量級相差太大的數(shù)據(jù)同時加入圖表，如成績表中的各單科成績和總成績。

⑤加入圖表的數(shù)據(jù)可以是相鄰的，也可以是不相鄰的，如果是不相鄰的，可按Ctrl鍵配合選擇。

(2)在“插入”選項卡的“圖表”選項組中單擊某個圖表類型，然后從打開的下拉列表中選擇要使用的圖表子類型(將鼠標(biāo)指針停留在任何圖表類型或圖表子類型上，屏幕上會顯示該圖表類型的名稱及特征)，如圖6-81所示。

如果單擊“圖表”選項組右側(cè)的“查看所有圖表”擴(kuò)展按鈕，則可打開“插入圖表”對話框，從中選擇合適的圖表類型后單擊“確定”按鈕，則可將相應(yīng)圖表插入當(dāng)前工作表中，如圖6-82所示。圖6-81選擇圖表類型圖6-82插入簇狀柱形圖

(1)圖表的組成。圖表中包含許多元素，如圖6-83所示。默認(rèn)情況下，某類圖表可能只顯示其中的部分元素，而其他元素可以根據(jù)需要添加，也可以將圖表元素移動到圖表的其他位置，調(diào)整圖表元素的大小或者更改其格式，還可以刪除不希望顯示的圖表元素。圖6-83圖表的組成

①圖表區(qū)。

②繪圖區(qū)。

③數(shù)據(jù)系列。

④橫坐標(biāo)軸(x軸、分類軸)和縱坐標(biāo)軸(y軸、數(shù)值軸)。

⑤圖例區(qū)。

⑥圖表標(biāo)題。

⑦坐標(biāo)軸標(biāo)題

⑧數(shù)據(jù)標(biāo)簽。

(2)更改圖表位置。默認(rèn)情況下，圖表作為嵌入對象放在工作表上。如果要將圖表放在單獨的工作表中，可執(zhí)行以下操作：

①單擊圖表區(qū)中的任意位置將其激活，此時功能區(qū)中會顯示“圖表工具|設(shè)計/格式”兩個選項卡。

②在“圖表工具|設(shè)計”選項卡的“位置”選項組中單擊“移動圖表”按鈕，打開“移動圖表”對話框，如圖6-84所示。

③在“選擇放置圖表的位置”區(qū)域中選中“新工作表”單選按鈕，然后在“新工作表”文本框中輸入工作表的名稱。

④單擊“確定”按鈕，包含圖表的新工作表將被插到當(dāng)前數(shù)據(jù)工作表之前。圖6-84“移動圖表”對話框

(3)更改圖表的布局和樣式。創(chuàng)建圖表后，可以為圖表應(yīng)用預(yù)定義布局和樣式以快速更改它的外觀。Excel2016提供了多種預(yù)定義布局和樣式，必要時還可以根據(jù)需要手動更改各個圖表元素的布局和格式。

①應(yīng)用預(yù)定義圖表布局。

單擊要使用預(yù)定義圖表布局的圖表的任意位置。在“設(shè)計”選項卡的“圖表布局”選項組中單擊“快速布局”按鈕，在打開的下拉列表中選擇要使用的圖表布局，如選擇“布局9”，如圖6-85所示。圖6-85更改后的圖表布局

②應(yīng)用預(yù)定義圖表樣式。單擊要使用預(yù)定義圖表樣式的圖表的任意位置。在“設(shè)計”選項卡的“圖表樣式”選項組中單擊“其他”按鈕，在打開的列表中查看更多的預(yù)定義圖表樣式，根據(jù)需要單擊要使用的圖表樣式。

③手動更改圖表元素的布局。在圖表中單擊要更改布局的圖表元素。在“圖表布局”選項組中單擊“添加圖表元素”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇所需的布局命令。

④手動更改圖表元素的格式。

設(shè)置形狀樣式。

·設(shè)置藝術(shù)字效果。

·設(shè)置元素的全部格式。

(4)更改圖表類型。對于已創(chuàng)建的圖表可以根據(jù)需要改變其類型，但要注意改變后的圖表類型要支持所基于的數(shù)據(jù)列表，否則系統(tǒng)會給出錯誤提示信息。

①單擊要更改類型的圖表或者圖表中的某一數(shù)據(jù)系列。

②在“設(shè)計”選項卡的“類型”選項組中單擊“更改圖表類型”按鈕，打開“更改圖表類型”對話框，如圖6-86所示。

③選擇新的圖表類型后，單擊“確定”按鈕。圖6-86“更改圖表類型”對話框

(5)添加圖表標(biāo)題和坐標(biāo)軸標(biāo)題。為了使圖表更易于理解，可以給圖表添加圖表標(biāo)題和坐標(biāo)軸標(biāo)題(如果已選擇了包含圖表標(biāo)題和坐標(biāo)軸標(biāo)題的預(yù)定義布局，那么標(biāo)題文本框會自動顯示在圖表的相應(yīng)位置，只需進(jìn)行修改即可)。

①添加圖表標(biāo)題。

②添加坐標(biāo)軸標(biāo)題。

③將標(biāo)題鏈接到工作表單元格。

(6)添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽。為快速標(biāo)識圖表中的數(shù)據(jù)系列，可以給數(shù)據(jù)系列添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽。默認(rèn)情況下，數(shù)據(jù)標(biāo)簽鏈接到工作表中的數(shù)據(jù)值，當(dāng)數(shù)據(jù)值發(fā)生變化時圖表中的數(shù)據(jù)標(biāo)簽會自動更新。

①在圖表中單擊要添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽的數(shù)據(jù)系列(如果選擇某個系列，則只添加該系列數(shù)據(jù)標(biāo)簽；如果單擊圖表區(qū)的空白位置，可為所有數(shù)據(jù)系列添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽)。

②在“設(shè)計”選項卡的“圖表布局”選項組中單擊“添加圖表元素”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“數(shù)據(jù)標(biāo)簽”下的相應(yīng)命令(命令會隨圖表類型的不同而變化)，即可在相應(yīng)系列的相應(yīng)位置顯示數(shù)據(jù)值，如選擇“數(shù)據(jù)標(biāo)簽”→“數(shù)據(jù)標(biāo)簽外”命令，結(jié)果如圖6-87所示。圖6-87添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽后的結(jié)果

(7)設(shè)置圖例。創(chuàng)建基本圖表時自動顯示圖例，用戶可以根據(jù)需要隱藏圖例或更改圖例的屬性。

①單擊要設(shè)置圖例的圖表。

②在“設(shè)計”選項卡的“圖表布局”選項組中單擊“添加圖表元素”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“圖例”下的相應(yīng)命令，可以隱藏圖例或改變圖例的顯示位置。③可單擊圖表中的圖例，利用“開始”選項卡的“字體”選項組改變圖例的字形。

④如需修改圖例的文本內(nèi)容，可返回數(shù)據(jù)表進(jìn)行修改，圖表中的圖例會隨之更新。

(8)設(shè)置坐標(biāo)軸。在創(chuàng)建基本圖表時，一般會為大多數(shù)圖表類型顯示主要的橫(縱)坐標(biāo)軸。創(chuàng)建三維圖表時會顯示豎坐標(biāo)軸。用戶可以根據(jù)需要對坐標(biāo)軸的格式進(jìn)行設(shè)置，調(diào)整坐標(biāo)軸刻度間隔、更改坐標(biāo)軸上的標(biāo)簽等。

①單擊要設(shè)置坐標(biāo)軸的圖表。

②在“設(shè)計”選項卡的“圖表布局”選項組中單擊“添加圖表元素”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“坐標(biāo)軸”下的相應(yīng)命令，根據(jù)需要分別設(shè)置是否顯示橫、縱坐標(biāo)軸，以及坐標(biāo)軸的顯示方式。

③若要指定詳細(xì)的坐標(biāo)軸顯示和刻度選項，可選擇“更多軸選項”命令，在打開的“設(shè)置坐標(biāo)軸格式”任務(wù)窗格中對坐標(biāo)軸上的刻度類型及間隔、標(biāo)簽位置及間隔、坐標(biāo)軸的顏色及粗細(xì)等格式進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)置。

(9)顯示或隱藏網(wǎng)格線。為了使圖表更為清晰，可以給圖表分類軸和數(shù)值軸添加水平的網(wǎng)格線和垂直的網(wǎng)格線。

①單擊要添加網(wǎng)格線的圖表。

②在“設(shè)計”選項卡的“圖表布局”選項組中單擊“添加圖表元素”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“網(wǎng)格線”下的相應(yīng)命令，設(shè)置是否顯示主軸主要水平網(wǎng)格線、主軸主要垂直網(wǎng)格線、主軸次要水平網(wǎng)格線、主軸次要垂直網(wǎng)格線等。

③在要設(shè)置格式的網(wǎng)格線上雙擊，可打開“設(shè)置主要網(wǎng)格線格式”任務(wù)窗格，在該任務(wù)窗格中對指定網(wǎng)格線的線條、效果等進(jìn)行設(shè)置。

6.8.3創(chuàng)建和編輯數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表來源于數(shù)據(jù)表格，并且要求數(shù)據(jù)源必須是比較規(guī)則的數(shù)據(jù)，如圖6-88所示，否則在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的過程中會出現(xiàn)錯誤。圖6-88比較規(guī)則的數(shù)據(jù)

1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建過程步驟如下：

(1)在數(shù)據(jù)源的有效區(qū)域內(nèi)單擊或選取整個有效區(qū)域。

(2)在“插入”選項卡的“表格”選項組中單擊“數(shù)據(jù)透視表”按鈕，打開“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”對話框，如圖6-89所示。根據(jù)需要在“表/區(qū)域”框中選擇透視表的數(shù)據(jù)源，在“選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置”選項組中選中“新工作表”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，即可插入一個空的數(shù)據(jù)透視表(見圖6-90)，并在功能區(qū)中顯示“數(shù)據(jù)透視表工具”選項卡。圖6-89數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建設(shè)置圖6-90空的數(shù)據(jù)透視表

(3)空數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建完成后，若要生成報表，可將“數(shù)據(jù)透視表字段”中顯示的任何字段移動到“布局”區(qū)域中。

默認(rèn)情況下，如果直接選中字段名左側(cè)的復(fù)選框，非數(shù)值字段會自動添加到“行”區(qū)域中；數(shù)值字段會自動添加到“值”區(qū)域中，并對其進(jìn)行求和運算(若需改變值的匯總方式，只需在“值”區(qū)域中單擊“求和項：…”后面的下三角按鈕，在打開的下拉菜單中選擇“值字段設(shè)置”命令，在打開的“值字段設(shè)置”對話框中選擇其他所需的值字段匯總方式即可)；日期和時間字段會自動添加到“列”區(qū)域中。例如，在圖6-90所示的字段列表中選中“銷售區(qū)域”“銷售數(shù)量(臺)”和“銷售金額(元)”復(fù)選框，透視表區(qū)域會自動按區(qū)域匯總銷售數(shù)量和銷售金額，如圖6-91所示。圖6-91按銷售區(qū)域匯總銷售數(shù)量和銷售金額

若要手工將字段放置到“布局”區(qū)域中，可以直接將字段名從字段列表中拖到“布局”區(qū)域中，也可右擊字段名，從彈出的快捷菜單中選擇字段要移動到的位置。例如先將“商品名稱”拖到“篩選器”區(qū)域中，然后將“銷售日期”拖到“列”區(qū)域中，再將“銷售區(qū)域”拖到“行”區(qū)域中，最后將“銷售金額”拖到“值”區(qū)域中，數(shù)據(jù)透視表就會匯總各地區(qū)不同時間段的銷售金額，并在數(shù)據(jù)表的最上方添加用于篩選商品的報表字段，單擊其右側(cè)的下三角按鈕可以選擇篩選條件，如圖6-92所示。圖6-92手工添加篩選字段

在圖6-92中，也可根據(jù)實際需要右擊任意一個日期單元格，從彈出的快捷菜單中選擇“創(chuàng)建組”命令，將日期按月、季、年等分組，以便按固定月份、季度或年度統(tǒng)計數(shù)據(jù)，單擊年份前面的??或??按鈕，還可以顯示或隱藏年份下面的詳細(xì)信息，如圖6-93所示。圖6-93創(chuàng)建組

2.編輯數(shù)據(jù)透視表

和普通表格一樣，數(shù)單擊數(shù)據(jù)透視表中的任意一個單元格，在功能區(qū)中會顯示“數(shù)據(jù)透視表工具|分析/設(shè)計”兩個選項卡，利用這兩個選項卡可以對數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行進(jìn)一步編輯。利用“數(shù)據(jù)透視表工具|設(shè)計”選項卡(見圖6-94)可以更改數(shù)據(jù)透視表的布局、標(biāo)題、邊線及樣式等項目。圖6-94“數(shù)據(jù)透視表工具|設(shè)計”選項卡

3.更新數(shù)據(jù)透視表報表

(1)當(dāng)數(shù)據(jù)源僅僅是某個數(shù)據(jù)發(fā)生改變時，更新透視表數(shù)據(jù)只需在數(shù)據(jù)透視表中右擊，從彈出的快捷菜單中選擇“刷新”命令；或者在“數(shù)據(jù)透視表工具|分析”選項卡中單擊“數(shù)據(jù)”選項組中的“刷新”按鈕，即可將數(shù)據(jù)源中的更改應(yīng)用到報表中。

(2)當(dāng)數(shù)據(jù)源的行、列結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時，需要重新為報表確定數(shù)據(jù)源?？稍跀?shù)據(jù)透視表內(nèi)的任意地方單擊，然后在“數(shù)據(jù)透視表工具|分析”選項卡的“數(shù)據(jù)”選項組中單擊“更改數(shù)據(jù)源”按鈕，從打開的下拉菜單中選擇“更改數(shù)據(jù)源”命令，打開“更改數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)源”對話框，在該對話框中重新選擇正確的數(shù)據(jù)區(qū)域即可，如圖6-95所示。