綜合文秘基礎(chǔ)知識

第第頁綜合文秘基礎(chǔ)知識綜合文秘基礎(chǔ)學(xué)問5篇【精選】

文秘的工作都是做些什么的呢？你是否有了解過的呢？倘若沒有的話就讓我們一起來學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)吧！今日我在這給大家整理了一些綜合文秘基礎(chǔ)學(xué)問，就讓我們一起來看看吧！綜合文秘基礎(chǔ)學(xué)問篇1秘書工作任務(wù)重要有以下7個方面:

調(diào)查討論是領(lǐng)導(dǎo)者解情況、進行決策基礎(chǔ),而領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查討論工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進行,秘書應(yīng)當通過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實最新全面信息,適時供給給領(lǐng)導(dǎo)。

文書工作包含收文和發(fā)文兩個方面,收到文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理,發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)指示下按程序認真進行,許多時候秘書還要進行文件、報告起草,所以秘書對文書寫作規(guī)范、要求等要熟悉,處理完文檔要適時分類歸檔。

秘書應(yīng)當依照領(lǐng)導(dǎo)要求和會議主題、風格等進行會議準備、組織、后勤保障、安全守衛(wèi)等工作。注意不同會議類型(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同籌辦要求。

秘書應(yīng)負責賓客接待工作,包含訂立接待方案、組織迎送、布置宴會等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位良好形象。

倘若一個單位沒有專門檔案部門,秘書就要承當起檔案管理工作。要注意依照檔案管理科學(xué)方法和原則進行檔案采集、整理、保管和提取。

工作包含接待和處理。秘書對于各種信函、來訪或投訴要認真地對待,在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下可以作適當處理,對本身處理不好或不在本身權(quán)限范圍內(nèi)問題,要適時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作,經(jīng)常都需要秘書來處理。

【（一）秘書的職業(yè)特征】

服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性。

學(xué)問化和專業(yè)化。

年輕化和女性化。

【（二）秘書日益成為現(xiàn)代社會急需的軟人才】

秘書是“軟人才”中的代表之一、

秘書的職業(yè)通道很長，中國加入WTO，為秘書供給了更加無限寬闊的進展空間。

工作性質(zhì)

【（一）秘書的根天性質(zhì)——輔佑襄助性】

1、輔佑襄助性是秘書部門天生的屬性。

2、輔佑襄助性是領(lǐng)導(dǎo)工作對秘書工作的必定要求。

3、輔佑襄助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決議的。

【（二）秘書工作的特征】

1、中介性

秘書部門的這種中介性特征一方面決議了秘書工作的紐帶和橋梁的作用，另一方面也決議了秘書工作是非獨立性的輔佑襄助工作。

2、直接性

秘書工作的直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上。

3、全面性

是體現(xiàn)在職能輔佑襄助的全面性上。

是體現(xiàn)在過程輔佑襄助的全面性上。

4、服務(wù)性

人們把秘書工作比方為“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，把秘書工作說成“沒大沒小，沒完沒了”。

5、被動性

秘書工作的的被動性。要求秘書人員肯定要不越權(quán)、不越職。

秘書應(yīng)在輔佑襄助性被動性的工作中發(fā)揮制造性和自動性。

6、潛隱性

秘書工作的潛隱性表現(xiàn)在三個方面：

活動名義的假借性。

活動過程的幕后性。

勞動成果的潛在性。

7、機密性

對緊要信息進行保密。

綜合文秘基礎(chǔ)學(xué)問篇2一、基礎(chǔ)學(xué)問

秘書工學(xué)問的第一個層次，是秘書工必備的學(xué)問和前提條件。秘書工的學(xué)問面要廣，基礎(chǔ)學(xué)問要堅固結(jié)實。為此秘書工作應(yīng)把握以下三個方面的學(xué)問。

1.科學(xué)文化學(xué)問

基礎(chǔ)學(xué)問的基礎(chǔ)，包含語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等等。特殊要注意語言文字和歷史學(xué)問的提高，注重歷史學(xué)問的學(xué)習(xí)，可以讓本身透過歷史的現(xiàn)象捉住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

2.馬列主義理論學(xué)問哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)、黨的建設(shè)、有實踐中不絕地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。

3.政策法規(guī)學(xué)問這是作為秘書工必備的學(xué)問，包含黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的學(xué)問，特殊要重視后者的學(xué)習(xí)。由于它在平常的工作中接觸最多的學(xué)問。

二、專業(yè)學(xué)問

是秘書工學(xué)問結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)分于其他領(lǐng)域的學(xué)問結(jié)構(gòu)的方面。

1理論學(xué)問，是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論學(xué)問，是秘書工勝任本職工作的緊要前提，總的理論，也是秘書工作的基本理論學(xué)問，秘書引導(dǎo)思想。分門別類的理論，包含文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實務(wù)的理論。

2業(yè)務(wù)學(xué)問，秘書工作中各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。

3行業(yè)學(xué)問，秘書工所在機關(guān)的行業(yè)的基本學(xué)問。

三、相關(guān)學(xué)問

秘書工的輔佑襄助學(xué)問，它包含以下幾個方面的學(xué)問。

1新的學(xué)科學(xué)問，社會科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)學(xué)問中的一個緊要內(nèi)容，包含行為科學(xué)、系統(tǒng)論、掌控論、信息論。

2管理學(xué)學(xué)問，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的學(xué)問。

3社會交往學(xué)問，社會關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書工在工作能夠提高自身的交際本領(lǐng)，信息溝通本領(lǐng)。

4心理學(xué)學(xué)問。

四、社會學(xué)問

國際學(xué)問，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟，軍事，思想，科技，文化等方面學(xué)問的變動及進展情況。國內(nèi)學(xué)問，國情，民情，民俗，民風等。

文秘專業(yè)內(nèi)容：

一個稱職的秘書，必需具有運籌本領(lǐng)、做事本領(lǐng)、調(diào)查討論本領(lǐng)、組織協(xié)調(diào)本領(lǐng)、交際本領(lǐng)、文字表達本領(lǐng)和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的本領(lǐng)。其中文字表達本領(lǐng)是最緊要、最基本的，也是實現(xiàn)其它本領(lǐng)的基礎(chǔ)。可以這么說，文字表達本領(lǐng)是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本事。

那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的本領(lǐng)呢?實在說來，重要應(yīng)注意以下幾點：

首先，要端正態(tài)度，培育愛好，自發(fā)學(xué)好文秘寫作。

不管干什么事情，必需有正確的態(tài)度和深厚的愛好，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種多而雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項非常嚴厲而艱苦的制造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國知名的將來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——更改我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件?最緊要?的事情應(yīng)當記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作本領(lǐng)，也就是應(yīng)用寫作本領(lǐng)。”與此同時，我們還要培育學(xué)習(xí)文秘寫作的深厚愛好，變被動為自動，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過：酷愛是最好的老師。對寫作有猛烈的責任感和深厚的愛好，酷愛寫作，酷愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去研討，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就肯定會學(xué)得好，學(xué)得入門，就會不絕地取得進步。

其次，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)學(xué)問，借鑒優(yōu)秀作品。

寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是確定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認得是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作閱歷的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們把握文秘寫作方法和技巧的理論。

要提高文秘寫作本領(lǐng)，還應(yīng)有意識地選讀一些范文，以作借鑒。周樹人說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著?應(yīng)當怎樣寫?。只是讀者很不簡單看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認得到：讀書是讀他人之書，作文是作本身之文;借鑒只是從中吸取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為本身的東西;而不是生搬硬套，仿照抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最終，要勇于實踐，堅持多練習(xí)、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作本領(lǐng)最有效的途徑。倘若只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學(xué)到的確良學(xué)問，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自若，真正學(xué)到本事。作為文秘人員，多寫多練當然緊要，但每次擬稿時，還要進行認真的修改。多修改本身的文章也是提高文秘寫作本領(lǐng)的一個緊要環(huán)節(jié)。多改符合人們認得客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責任心強的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項實在的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的看法，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復(fù)推敲，精思細改，這樣寫作本領(lǐng)才能快速地提高。

綜合文秘基礎(chǔ)學(xué)問篇3秘書與上級之間交談技巧

一般說來，人們在與本身同等級、同層次的人講話時，表現(xiàn)比較正常，行為舉止都會比較自然、大方。但是，在與比本身地位高的人交往時，就可能感到緊張;表現(xiàn)比較拘謹，而且自卑感強;相反，在與社會地位低于本身的人講話時，就會表現(xiàn)得比較自若、自信，甚至比較放縱。

譬如，有的人在本身的上級面前從不敢“妄言”，在同一科室的也不多說話，可是在本身的下級或所管班組面前講話時，則落落大方，侃侃而談。有的則在一般人面前總是擺出一副能者的架勢，可是一見到權(quán)威就顯得非常馴服和虔誠。

因此，上下級之間的講話，上級要力求避開實行自命不凡、命令、訓(xùn)斥、使役下級的口吻說話，而是要放下架子，以平易近人的方式對待下級。這樣，下級才會向你打開心扉。談話是雙邊活動，只有感情上的貫穿，才談得上信息的交流。

公平的態(tài)度，除說話自身的內(nèi)容外，還通過語氣、語調(diào)、神色、動作等體現(xiàn)出來。所以，不要以為是小節(jié)，純屬個人的習(xí)慣，不會影響上下級的談話。實際上，這往往關(guān)系到下級是否敢向你接近。此外，上級同下級談話時，要注重開場白的作用。不妨與下級先扯幾句家常，以便使感情接近，打掉拘謹感。

上級同下級說話時，不宜作否定的表明態(tài)度：“你們這是怎么搞的?”“有你們這樣做工作的嗎?”

在必需發(fā)表評論時，應(yīng)當擅長把握分寸。點個頭，搖個頭都會被人看作是上級的“指示”而貫徹下去，所以，輕易的表明態(tài)度或過于一定的評價都簡單失誤。

例如一位下級匯報某改革試驗的情況，作為領(lǐng)導(dǎo)，只宜提一些問題，或作一些一般性的激勵：“這種試驗很好，可以多請一些人發(fā)表看法?！薄澳銈儗碛辛私Y(jié)果，希望適時告知我們?！边@種評論不涉及實在問題，留有余地。

如上級認為下級的匯報中有什么欠妥，表達更要謹慎，盡可能采納勸說或建議性的措詞：“這個問題能不能有別的看法，例如……”“不過，這是我個人的看法，你們可以參考?！薄敖ㄗh你們看看近來到的一份材料，看看有什么啟發(fā)?”這些話，起了一種啟發(fā)作用，自動權(quán)仍在下級手中，對方簡單接受。

下級對上級說話，則要避開采納過分膽小、拘謹、謙恭、順從，甚至唯唯諾諾的態(tài)度講話，更改誠惶誠恐的心理狀態(tài)，而要活潑、大膽和自信。

下級跟上級說話，成功與否，不只影響上級對你的觀感，有時甚至?xí)绊懩愕墓ぷ骱颓巴尽?/p>

跟上級說話，要敬重，要慎重，但不能一味附和?！疤мI子”、“吹喇叭”等等，只能有損失本身的人格，卻得不到注重與尊敬，倒很可能引起上級的反感和輕視。

在保持獨立人格的前提下，你應(yīng)實行不卑不亢的態(tài)度。在必需的場合，你也不必恐懼表示本身的不同觀點，只要你從工作啟程，擺事實，講道理，領(lǐng)導(dǎo)一般是予以考慮的。

還應(yīng)當了解上級的個性。上級當然是領(lǐng)導(dǎo)，但他首先是一個人。作為一個人，他有他的性格、喜好，也有他的語言習(xí)慣等。如有些領(lǐng)導(dǎo)性格爽快、干脆，有些領(lǐng)導(dǎo)則靜默寡言，事事多加思索，你必需了解清晰，不要認為這是“迎合”，這正是運用心理學(xué)的一種學(xué)問。此外，與上級談話還要選擇有利時機。

上級一天到晚要考慮的問題許多。所以，假如是個人瑣事，就不要在他埋頭處理大事時去驚動他。你應(yīng)當依據(jù)本身的問題緊要與否，去選擇適當時機反映。

文秘必備基礎(chǔ)專業(yè)學(xué)問

一、基礎(chǔ)學(xué)問

秘書工學(xué)問的第一個層次，是秘書工必備的學(xué)問和前提條件。秘書工的學(xué)問面要廣，基礎(chǔ)學(xué)問要堅固結(jié)實。為此秘書工作應(yīng)把握以下三個方面的學(xué)問。

1.科學(xué)文化學(xué)問

基礎(chǔ)學(xué)問的基礎(chǔ)，包含語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等等。特殊要注意語言文字和歷史學(xué)問的提高，注重歷史學(xué)問的學(xué)習(xí)，可以讓本身透過歷史的現(xiàn)象捉住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

2.馬列主義理論學(xué)問

哲學(xué)、政治經(jīng)濟學(xué)、黨的建設(shè)、有實踐中不絕地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。

3.政策法規(guī)學(xué)問

這是作為秘書工必備的學(xué)問，包含黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的學(xué)問，特殊要重視后者的學(xué)習(xí)。由于它在平常的工作中接觸最多的學(xué)問。

二、專業(yè)學(xué)問

專業(yè)學(xué)問是秘書工學(xué)問結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)分于其他領(lǐng)域的學(xué)問結(jié)構(gòu)的方面。

1.理論學(xué)問，是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論學(xué)問，是秘書工勝任本職工作的緊要前提，總的理論，也是秘書工作的基本理論學(xué)問，秘書引導(dǎo)思想。

分門別類的理論，包含文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實務(wù)的理論。

2.業(yè)務(wù)學(xué)問，秘書工作中各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。

3.行業(yè)學(xué)問，秘書工所在機關(guān)的行業(yè)的基本學(xué)問。

三、相關(guān)學(xué)問

秘書工的輔佑襄助學(xué)問，它包含以下幾個方面的學(xué)問。

1.新的學(xué)科學(xué)問，社會科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)學(xué)問中的一個緊要內(nèi)容，包含行為科學(xué)、系統(tǒng)論、掌控論、信息論。

2.管理學(xué)學(xué)問，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的學(xué)問。

3.社會交往學(xué)問，社會關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書工在工作能夠提高自身的交際本領(lǐng)，信息溝通本領(lǐng)。

4.心理學(xué)學(xué)問。

四、社會學(xué)問

國際學(xué)問，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟，軍事，思想，科技，文化等方面學(xué)問的變動及進展情況。國內(nèi)學(xué)問，國情，民情，民俗，民風等。

文秘專業(yè)內(nèi)容：

一個稱職的秘書，必需具有運籌本領(lǐng)、做事本領(lǐng)、調(diào)查討論本領(lǐng)、組織協(xié)調(diào)本領(lǐng)、交際本領(lǐng)、文字表達本領(lǐng)和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的本領(lǐng)。其中文字表達本領(lǐng)是最緊要、最基本的，也是實現(xiàn)其它本領(lǐng)的基礎(chǔ)。可以這么說，文字表達本領(lǐng)是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本事。

那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的本領(lǐng)呢?實在說來，重要應(yīng)注意以下幾點：

首先，要端正態(tài)度，培育愛好，自發(fā)學(xué)好文秘寫作。

不管干什么事情，必需有正確的態(tài)度和深厚的愛好，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作，是一種多而雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項非常嚴厲而艱苦的制造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。

美國知名的將來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——更改我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件?最緊要?的事情應(yīng)當記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作本領(lǐng)，也就是應(yīng)用寫作本領(lǐng)?！?/p>

與此同時，我們還要培育學(xué)習(xí)文秘寫作的深厚愛好，變被動為自動，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過：酷愛是最好的老師。對寫作有猛烈的責任感和深厚的愛好，酷愛寫作，酷愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去研討，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就肯定會學(xué)得好，學(xué)得入門，就會不絕地取得進步。

其次，學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)學(xué)問，借鑒優(yōu)秀作品。

寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是確定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認得是符合辯證法的。

我們所學(xué)的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作閱歷的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們把握文秘寫作方法和技巧的理論。

要提高文秘寫作本領(lǐng)，還應(yīng)有意識地選讀一些范文，以作借鑒。周樹人說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著?應(yīng)當怎樣寫?。只是讀者很不簡單看出，也就不能領(lǐng)悟。

我們也應(yīng)認得到：讀書是讀他人之書，作文是作本身之文;借鑒只是從中吸取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為本身的東西;而不是生搬硬套，仿照抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最終，要勇于實踐，堅持多練習(xí)、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作本領(lǐng)最有效的途徑。倘若只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學(xué)到的確良學(xué)問，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。

天道酬勤，勤能補拙。只有勤學(xué)若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自若，真正學(xué)到本事。作為文秘人員，多寫多練當然緊要，但每次擬稿時，還要進行認真的修改。多修改本身的文章也是提高文秘寫作本領(lǐng)的一個緊要環(huán)節(jié)。多改符合人們認得客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責任心強的一種表現(xiàn)。

文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項實在的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的看法，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復(fù)推敲，精思細改，這樣寫作本領(lǐng)才能快速地提高。

文秘必需把握的電腦技巧

一、紅頭文件的制作及標準

1、進行頁面設(shè)置

選擇“文件”——“頁面設(shè)置”選擇“頁邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁眉和頁腳”設(shè)置成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”;“字號”設(shè)置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”;將“每行”設(shè)置成“28”個字符;“每頁”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。

2、插入頁號

選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設(shè)置為“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設(shè)置為“外側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設(shè)置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短線;并將頁碼字號設(shè)置成“四號”;字體任意;奇數(shù)頁的頁碼設(shè)置成右空一個漢字，偶數(shù)頁的頁碼設(shè)置成左空一個漢字。

3、發(fā)文機關(guān)標識制作

選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會變成“┼”，在Word版面上單擊鼠標左鍵，顯現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關(guān)標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設(shè)置文本框格式”，在這里來設(shè)置紅頭的屬性。

選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)置成“2cm”;寬度設(shè)置成“15.5cm”。注：用戶可依據(jù)實際情況調(diào)整尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”;垂直對齊：“一定位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可依據(jù)實際情況調(diào)整尺寸。然后單擊“確定”。

選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標宋簡體”，字號依據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號，但要盡量充足該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。

4、紅線制作

首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”;“虛實”設(shè)置為“實線”;“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。

選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設(shè)置成“中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁面”，垂直對齊：“一定位置”設(shè)置成“頁邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm”——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶可依據(jù)實際情況進行調(diào)整。單擊確定。

5、文號制作

平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。

上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個字的距離;簽發(fā)人——三號仿宋字體;簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。注：文號肯定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。

6、主題詞制作

選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設(shè)置為“居中”;然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫實在內(nèi)容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。

7、保管成模板文件

單擊“文件”——“保管”，“保管類型”：選擇“文檔模板(__.dot)”;“文件名”：給模板命名;“保管位置”：模板所在路徑(一般不做，默認即可)。至此，模板制作完成。以后全部屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文的排版。

要對該模板進行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”——“打開”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保管時按系統(tǒng)默認設(shè)置的，然后單擊“打開”按鈕調(diào)出模板即可進行修改。

二、公文正文排版

1.依據(jù)模板建立新公文：

選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。

2.制作公文正文內(nèi)容：

正文內(nèi)容依據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進來，但必需遵從以下國家標準：

標題——二號小標宋字體，居中顯示;主送機關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式;

正文——三號仿宋字體;

成文日期——三號仿宋字體，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。

文號、簽發(fā)人、主題詞——依照模板定義的字體填寫完整。最終，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好。

三、用Word制作電子公章

1、圖章輪廓

選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設(shè)置為“無填充色”，線條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。

2、編輯文字

在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內(nèi)容后設(shè)置字體、字號，然后用藝術(shù)字四周的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫好的圓內(nèi)，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫忙移動到精準的位置。并把藝術(shù)字設(shè)置成紅色。

3、插入五角星

在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫出一個大小適合的五角星，并設(shè)置成紅色，移動到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個公章就制作出來了，要用時復(fù)制一個到目標處，是不是很正規(guī)啊!

文秘公文寫作“五步”法

第一步，搜集資料

方法是“看兩篇”

寫作之前，可以先找兩篇文章。第一篇，要找以往領(lǐng)導(dǎo)同志在仿佛教育實踐活動中的總結(jié)講話。由于每種類型的講話，都有著相對固定的套路和邏輯，這篇文章，解決的是“形似”的問題，就是文章結(jié)構(gòu)、語言風格要像。第二篇，要找上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或者同級其他機關(guān)群眾路線教育實踐活動總結(jié)大會上的講話。由于每種內(nèi)容的講話，在肯定時期內(nèi)，都有著相對固定的內(nèi)容要求，這篇文章，解決的是“神似”的問題，就是文章最基本的內(nèi)容、方向要準。找出這“兩篇文章”，通過學(xué)習(xí)和仿照，之后寫出來的文章，最起碼在結(jié)構(gòu)上、內(nèi)容上不會顯現(xiàn)大的偏差。

第二步，琢磨內(nèi)容

方法是“換位思索”

替領(lǐng)導(dǎo)起草講話稿，當然要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思索問題，學(xué)會“換位思索”是最基本的方法。那么，可以從哪些角度換位思索呢?概括起來，可以有以下五個:

第一，領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)當講什么?就是在這次總結(jié)大會上領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當強調(diào)的內(nèi)容、要求等。

第二，文件起草的部門希望領(lǐng)導(dǎo)同志講什么?就是有關(guān)部門對于這項工作的考慮，希望通過領(lǐng)導(dǎo)講話傳遞出的工作信號。

第三，聽眾希望聽到什么?講話都是有對象、有聽眾的，聽眾對領(lǐng)導(dǎo)的講話往往都有實在期盼，或是答疑解惑，或是確定贊揚，或是明確思路等，應(yīng)當將聽眾的需求反映在領(lǐng)導(dǎo)講話之中。

第四，領(lǐng)導(dǎo)同志本人希望講什么?每位領(lǐng)導(dǎo)同志講話都有一貫的思路、風格，每位領(lǐng)導(dǎo)同志都有近期關(guān)注的重點、強調(diào)的要點等。

第五，上級希望領(lǐng)導(dǎo)同志講什么?每項工作都應(yīng)當依照上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的部署和要求開展，科學(xué)地傳遞上級的要求也是講話的題中應(yīng)有之義。

有了這五種角度，是不是就全面了、窮盡了?不肯定，最起碼還可以“更上一層樓”，在綜合各個角度之后，重新回到最初始的問題——在這樣的場合，領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)當講什么?這并不是簡單的回歸，而是實行螺旋式上升方式，否定之否定，站在更高的平臺去重新思索。通過多個角度的思索，我們就會對文章的主體內(nèi)容有較為充分的把握。

第三步，擬定提綱

方法是“閉上眼睛”

講話開寫之前，要起草提綱。起草提綱要在把握基本素材、充分思索的基礎(chǔ)上，合上參考文章，合上各類材料，越過紙面看實質(zhì)，閉上眼睛想清晰，合上書本寫提綱。要切忌“找”提綱，翻閱各類材料，這里摘一個意思，那里找一個想法。擬定提綱，最起碼要寫到二級，想得清晰的地方要寫到三級。

第四步，起草文章

方法是“一氣呵成”

長期用電腦寫作，許多人往往養(yǎng)成“先寫簡單的”和“復(fù)制粘貼”的習(xí)慣。好的講話稿應(yīng)做到文氣貫穿，倘若先寫材料豐富的、簡單的、想清晰的，會使文章看上去是“拼湊”出來的，而不是“寫”出來的。這是公文寫作的大忌。因此，在公文寫作的培育階段，就要形成一個良好的寫作習(xí)慣，想清晰、寫清晰，依照提綱，從頭到尾寫下來、順下來。

第五步，反復(fù)修改

方法是“逼著本身改”

好文不厭百回改。剛學(xué)習(xí)公文寫作的同志在寫完初稿后，往往會感覺“不知道改什么”“不知道怎么改”“不會改”“改不動”，這是很正常的。這時候，就需要對本身“狠一點”，進行自我否定、自我提升，要強迫本身多換角度、加深思索、提高站位，對已有的文稿反復(fù)琢磨，反復(fù)修改，有時甚至還要推倒重來。要信任，“山重水復(fù)疑無路，柳暗花明又一村”，一篇文章每突破一次“改不動”的逆境，就會上升一個水平，本身的寫作本領(lǐng)也會提高一個層次。

經(jīng)過這樣五個步驟，就形成了一個相對完整的寫作流程，寫出的講話初稿就可能達到基本的要求。但是，從提高自身公文寫作的水平來看，還需再做好兩項工作:

第一，整理學(xué)習(xí)，方法是“對比花臉稿”。提交初稿之后，領(lǐng)導(dǎo)往往會對文稿提出修改要求，有的時候還會有顛覆性看法，這是提升本身公文寫作水平最好的教材、最好的機會。我們應(yīng)當將領(lǐng)導(dǎo)改動的部分和本身起草的內(nèi)容進行比照，細致揣摩，認得到“應(yīng)當這么寫”的道理和“不應(yīng)當那么寫”的原因。每對比一次，就相當于和領(lǐng)導(dǎo)進行了一次間接的思想交流。當文章最終成稿后，還應(yīng)當對一稿、二稿、三稿甚至更多的修改過程進行重溫，這樣經(jīng)常會有新的啟發(fā)，也會逐漸找到寫公文的竅門。有的同志將領(lǐng)導(dǎo)改過的花臉稿整理起來，形成個人的“錯題本”，就是一個很好的方法。

第二，豐富完善，方法是“傷其十指，不如斷其一指”。寫上一百篇文章，不如寫好一篇文章。要提升公文寫作水平，聚焦目標、集中火力是一個很好的方法。同樣以領(lǐng)導(dǎo)同志在群眾路線教育實踐活動機關(guān)總結(jié)大會上的講話為例，可以嘗試把這篇講話改造成大會報告、會議紀要、學(xué)習(xí)通知、新聞通稿、評論員文章、社論文章、專欄文章、發(fā)言摘要等各類形式，雖然基本內(nèi)容一致，但不同形式對文章的要求是不同的，把一篇文章拆開了揉碎了，重新排列組合，反復(fù)咀嚼琢磨，就會對各種類型的文體有基本把握，也會大大加深對領(lǐng)導(dǎo)講話的理解。

提升公文寫作水平是一個需要長期學(xué)習(xí)、思索和實踐的過程，不可能一蹴而就。所謂的“五步”寫作法，只是為初學(xué)者供給一個最基本的思路和方法，倘若希望真正地提升公文寫作水平，或許還需要勤學(xué)苦練，孜孜以求，在工作之外多讀、多問、多思、多背、多寫，下苦功夫、深功夫、真功夫。這“五多”比前面的“五步”寫作法，要緊要得多。

綜合文秘基礎(chǔ)學(xué)問篇4辦公室是公司運轉(zhuǎn)的一個緊要樞紐部門，對公司內(nèi)外的很多工作進行協(xié)調(diào)、溝通，做到上情下達，這就決議了辦公室工作繁雜的特點。每天除了本職工作外，還常常有計劃之外的事情需要臨時處理，而且通常比較緊急，讓我不得不放心手頭的工作先去解決，因此這些臨時性的事務(wù)占用了許多工作時間，常常是忙繁忙碌的一天下來，原來計劃要完成的卻沒有做。但手頭的工作也不能耽擱，今日欠了帳，明天還會有其他工作要去處理，因此，我常常利用休息時間來進行補課，把一些文字工作帶回家去寫。

辦公室人手少，工作量大，特殊是公司會務(wù)工作較多，這就需要部門員工團結(jié)協(xié)作。在這一年里，碰到各類活動和會議，我都積極搭配做好會務(wù)工作，與部門同事心往一處想，勁往一處使，不會計較干得多，干得少，只希望把活動圓滿完成。

今年是公司的效益與服務(wù)年，而辦公室就是個服務(wù)