項目用戶需求分析報告

XXXXX項目用戶需求分析報告文件狀態(tài)：[]正式發(fā)布[]正在修改文件標(biāo)識：iABCD-ECM-05-07當(dāng)前版本：作者：完成日期：2015-05-07版本歷史版本/狀態(tài)作者參與者起止日期備注1.合同管理項目現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的目標(biāo) 61.1調(diào)研現(xiàn)狀 61.2需求分析的目標(biāo) 62.現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的范圍和方法 82.1現(xiàn)狀調(diào)研的范圍 82.2現(xiàn)狀調(diào)研的方法 83.需求分析點-組織機構(gòu) 93.1企業(yè)組織機構(gòu)及角色 93.1.1ABCD組織機構(gòu)圖 93.1.2總部機構(gòu)圖 103.1.3獨立事業(yè)部機構(gòu)圖 103.1.4分子公司機構(gòu)圖 113.2合同業(yè)務(wù)部門 113.3合同審核崗位 153.4合同用戶角色及權(quán)限 163.4.1角色及權(quán)限分析 173.4.2功能說明 174.需求分析點-合同業(yè)務(wù) 174.1現(xiàn)有合同類別 174.2現(xiàn)有合同模板 184.2.1合同模版 184.2.2合同模板分析 194.2.3條款及款項 194.2.4條款及款項分析 204.3現(xiàn)有合同內(nèi)部管理規(guī)定 215.需求分析點-合同業(yè)務(wù)流程 225.1合同業(yè)務(wù)相關(guān)流程 225.1.1國內(nèi)銷售物流管理流程 225.1.2國內(nèi)采購流程 235.1.3國外銷售流程 255.1.4國外采購流程 265.1.5重大合同論證流程 275.1.6重大合同審核流程 285.1.7整套合同文件審核及交接流程 295.2合同管理流程分析 305.2.1合同創(chuàng)建 305.2.2合同協(xié)商 315.2.3合同審批 315.2.4合同執(zhí)行 325.2.5合同變更 325.2.6合同關(guān)結(jié) 325.2.7合同續(xù)簽 325.2.8其它 326.需求分析點-主數(shù)據(jù)維護 326.1供應(yīng)商信息 326.2產(chǎn)品信息 327.系統(tǒng)集成需求 33本文檔中用到的簡稱對照表全稱簡稱有限公司XXXXEmptorisContractManagement(合同管理軟件)ECM1.合同管理項目現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的目標(biāo)1.1調(diào)研現(xiàn)狀隨著業(yè)務(wù)國際化、信息化的發(fā)展，XXXX在傳統(tǒng)國際貿(mào)易模式中融入電子商務(wù)元素，于2011年推出全新的，面向全球的電子商務(wù)平臺易單網(wǎng)，后臺支撐易單網(wǎng)的為ERP系統(tǒng)。但是隨著公司業(yè)務(wù)量的擴大，XXXX在2014年下半年，企業(yè)管理部調(diào)研公司3649個銷售、3806個采購的合同評審、付款審批流程、權(quán)限，通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)公司合同管理權(quán)限職責(zé)分工不合理、部分環(huán)節(jié)執(zhí)行效率低下，缺乏全生命周期端到端的合同管理流程，部分環(huán)節(jié)存在失控、執(zhí)行不到位的問題。而且當(dāng)前XXXX國際貿(mào)易有限公司的合同都是線下審核，雖然有流程規(guī)定說明審核步驟及審核條款的說明，但審核人不能第一時間摘取出自己職責(zé)范圍內(nèi)的條款，且選擇審核內(nèi)容時可能會有疏漏，在會審的業(yè)務(wù)上，或者出現(xiàn)層層重復(fù)審核的情況，或者出現(xiàn)大家都認為對方審核過而實際上無人審核的情況。加之合同簽訂后在落實執(zhí)行上也需要通過信息化提升管理效率，避免人為失誤的控制漏洞。1.2需求分析的目標(biāo)需求分析的目標(biāo)是為了通過對合同管理軟件系統(tǒng)及ERP系統(tǒng)改造優(yōu)化，通過合同的結(jié)構(gòu)化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理，訂單的系統(tǒng)排程、進度提醒和控制，實現(xiàn)合同的在線制作、變更、審批與在線控制，固化合同管理全流程，最終達到系統(tǒng)防控合同管理風(fēng)險的目的。合同管理軟件項目要實現(xiàn)的目標(biāo)為：1、降低風(fēng)險：通過合同標(biāo)準(zhǔn)化，條款款項結(jié)構(gòu)化管理，實現(xiàn)合同文本的規(guī)范，降低制作、審核過程中的差錯和遺漏；通過合同的在線管理，有效保存合同執(zhí)行過程中的歷史痕跡記錄，避免有人隨意變更條款但卻沒有說明，審核人沒有審核變更條款的情況；避免審核版本混亂不清的情況；合同審批通過之后才能出現(xiàn)打印按鈕，避免線上線下內(nèi)容不一致；通過系統(tǒng)對合同的分類分級、風(fēng)險點的組合判斷，觸發(fā)不同審批流，降低合同管理風(fēng)險；通過合同管理，有效的實現(xiàn)風(fēng)險預(yù)警管理，包括：應(yīng)收賬款逾期、逾期收貨、增值稅票未收等，從而實現(xiàn)從事后的壞賬預(yù)警跟蹤處理到事前的有效防范及事中的有效控制。2、提高效率： (1)通過合同標(biāo)準(zhǔn)化，條款款項結(jié)構(gòu)化管理，審核內(nèi)容按崗位進行區(qū)分，大大降低審核時間，提高審核效率；審批權(quán)限合理下放，減少領(lǐng)導(dǎo)層審批瓶頸。 (2)審批及審核合并；減少審批、審核中的重復(fù)環(huán)節(jié)； (3)合并重大業(yè)務(wù)論證、審核到合同管理平臺中，實現(xiàn)重大業(yè)務(wù)管理的在線化； (4)通過合同在線對比功能，審批人可將變更的條款及原條款做出清晰的比對； (5)通過系統(tǒng)自帶的報表功能，可快速配置內(nèi)部所需報表。2.現(xiàn)狀調(diào)研和需求分析的范圍和方法2.1現(xiàn)狀調(diào)研的范圍合同管理項目調(diào)研的范圍包括企業(yè)組織機構(gòu)，合同涉及的業(yè)務(wù)部門，及合同用戶角色及職責(zé)，權(quán)限管理；合同類別，合同模板及合同的內(nèi)部管理規(guī)定；合同全生命周期 (合同起草，合同協(xié)商，合同審批，合同簽訂，合同變更，合同終止，合同續(xù)簽，其他)的合同業(yè)務(wù)流程及功能描述；主數(shù)據(jù)(供應(yīng)商，物料，合同模板，合同條款等)維護流程和功能需求；ERP系統(tǒng)與ECM系統(tǒng)關(guān)系及集成需求。表格總結(jié)如下：調(diào)研項備注企業(yè)組織機構(gòu)，合同業(yè)務(wù)部門，合同用戶角色及職責(zé)，合同用戶權(quán)限4項合同類別，合同模板，合同內(nèi)部管理規(guī)定3項合同全生命周期的業(yè)務(wù)流程及功能描述7項主數(shù)據(jù)維護流程和功能需求4項ERP系統(tǒng)與ECM系統(tǒng)關(guān)系及集成需求需求調(diào)研涉及到的部門為信息技術(shù)部，各個事業(yè)部，市場部，風(fēng)控部，企管部，供應(yīng)鏈部，法務(wù)部，物流部，財務(wù)部，人力資源部等各大部門。2.2現(xiàn)狀調(diào)研的方法現(xiàn)狀調(diào)研的工作方法主要依據(jù)IBM提供的合同管理項目需求調(diào)研模板，采用問卷調(diào)查法進行。問卷調(diào)查是一種結(jié)構(gòu)化的調(diào)查，其調(diào)查問題的表達形式、提問的順序、答案的方式與方法都是固定的，是一種文字交流方式，且問卷調(diào)查的結(jié)果便于統(tǒng)計處理與分析。但是也存在一些潛在的問題，如問卷調(diào)查經(jīng)常由客戶自己填寫問卷，所以調(diào)查結(jié)果【點擊拖動可看大圖】子公司公司務(wù)公司處網(wǎng)訓(xùn)部公司海外倉部部發(fā)部部部訓(xùn)部 料制訓(xùn)部司組務(wù)部海外倉炭部物流公司部公司板部務(wù)部伏公司宣部會建筑機械事業(yè)部纜組作部建材海外倉料業(yè)部司貿(mào)易公司理部資部部部板部公司伏務(wù)程業(yè)部建材務(wù)部纖部海外倉部公司作伴部單證部南公司纖子公司公司務(wù)公司處網(wǎng)訓(xùn)部公司海外倉部部發(fā)部部部訓(xùn)部 料制訓(xùn)部司組務(wù)部海外倉炭部物流公司部公司板部務(wù)部伏公司宣部會建筑機械事業(yè)部纜組作部建材海外倉料業(yè)部司貿(mào)易公司理部資部部部板部公司伏務(wù)程業(yè)部建材務(wù)部纖部海外倉部公司作伴部單證部南公司纖組料業(yè)部司力部特海外倉部部部海外倉建筑機械部羅公司程料部業(yè)部流部政部五組理部處程料部部部國公司務(wù)部門處制部杭州公司流部流部購部部力部理部部計算部膠粘理部業(yè)理部務(wù)部務(wù)部制部溫程部溫程組料制品無錫項目組五部建材部膠粘理文檔。XXXX合同管理項目需求調(diào)研分析過程如下：3.需求分析點-組織機構(gòu)3.1企業(yè)組織機構(gòu)及角色3.1.1ABCD組織機構(gòu)圖業(yè)部海外業(yè)部煤分公司燃料公司伏公司建材信息業(yè)部海外業(yè)部煤分公司燃料公司伏公司建材信息技術(shù)公司市中建無紡布有限公司部伏業(yè)部炭部信息術(shù)部酋公司部圳處部料部四公司二公司能公司一公司產(chǎn)購部制購部制部流理部建材事業(yè)四部部材料項信息技術(shù)公司工程無組分公司司司出口部進口部務(wù)開發(fā)部燃料分公司料部公司公司建材事業(yè)四部部材料項信息技術(shù)公司工程無組分公司司司出口部進口部務(wù)開發(fā)部燃料分公司料部公司公司品部PE塑料制品無錫項目組產(chǎn)品無組心業(yè)務(wù)無組部產(chǎn)品部 資金科【點擊拖動可看大圖】3.1.3獨立事業(yè)部機構(gòu)圖XXXXXXXX國際貿(mào)易有限公司公司公司 煤分公司海外運營事業(yè)務(wù)部錫工程部【點擊拖動可看大圖】機業(yè)筑事部建械心煤司信息技分公司司市 光伏項海外運部公司分公司源公司分公司分公司司事建材事 海外倉部業(yè)四部新業(yè)務(wù)開發(fā)事部倉倉一部司司組組事建材事務(wù)部部 部司業(yè)二部燃料分公司建材事二工公司司伙伏貿(mào)組 部料事業(yè)部特海公司 機業(yè)筑事部建械心煤司信息技分公司司市 光伏項海外運部公司分公司源公司分公司分公司司事建材事 海外倉部業(yè)四部新業(yè)務(wù)開發(fā)事部倉倉一部司司組組事建材事務(wù)部部 部司業(yè)二部燃料分公司建材事二工公司司伙伏貿(mào)組 部料事業(yè)部特海公司 倉斯公司材料部處公司辦處州分 部部 部公司司XXXXXXXX國際貿(mào)易有限公司合部合部一部一部部務(wù)部一部部部部 公司 部 公司公司業(yè)務(wù)力資部建筑機部流部部務(wù)部購部部中心部【點擊拖動可看大圖】3.2合同業(yè)務(wù)部門合同管理相關(guān)的業(yè)務(wù)部門及崗位信息如下表：分支機構(gòu)部門合同相關(guān)業(yè)務(wù)部門相關(guān)崗位一分公司副總經(jīng)理塑料事業(yè)部塑料事業(yè)部客戶經(jīng)理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理裝飾材料事業(yè)部瓷磚部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部燈具項目組銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部吊頂及隔墻部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理(專)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部人造板材部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部五金制品部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理(專)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理裝飾材料事業(yè)部裝飾材料事業(yè)部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理二分公司副總經(jīng)理獨立事業(yè)部燃料分公司燃料分公司事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門副經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理燃料分公司業(yè)務(wù)總監(jiān)獨立事業(yè)部冶金煤分公司冶金煤分公司客戶經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)總監(jiān)一分公司鋼材事業(yè)部鋼管部采購經(jīng)理銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理(專)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理鋼材事業(yè)部卷板部采購經(jīng)理采購助理銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理(專)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理鋼材事業(yè)部型鋼部采購經(jīng)理銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理(專)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理鋼材事業(yè)部鋼材事業(yè)部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理二分公司建材事業(yè)二部防水材料部采購經(jīng)理銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理建材事業(yè)二部家居產(chǎn)品部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理建材事業(yè)二部金屬工程部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理建材事業(yè)二部再生材料部采購經(jīng)理銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理二分公司建材事業(yè)二部建材事業(yè)二部業(yè)務(wù)部門經(jīng)理獨立事業(yè)部建材事業(yè)四部電線電纜項目組銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理建材事業(yè)四部復(fù)合材料部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理建材事業(yè)四部冶煉材料項目組銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理建材事業(yè)四部建材事業(yè)四部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理一分公司建材事業(yè)一部采購部采購經(jīng)理采購助理建材事業(yè)一部節(jié)能產(chǎn)品部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理(專)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理建材事業(yè)一部鋁箔部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理(專)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理建材事業(yè)一部鋁材部銷售經(jīng)理銷售助理銷售助理(專)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理建材事業(yè)一部數(shù)碼產(chǎn)品項目組銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理建材事業(yè)一部建材事業(yè)一部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理四分公司建筑機械事業(yè)部工程機械部技術(shù)工程師銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理建筑機械事業(yè)部模板工程部技術(shù)工程師銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理建筑機械事業(yè)部重型裝備部技術(shù)工程師銷售經(jīng)理銷售助理(專)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理建筑機械事業(yè)部建筑機械事業(yè)部采購經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理二分公司水務(wù)工程事業(yè)部球墨鑄件二部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理水務(wù)工程事業(yè)部球墨鑄件一部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理水務(wù)工程事業(yè)部水務(wù)工程事業(yè)部事業(yè)部總經(jīng)理事業(yè)部總經(jīng)理助理獨立事業(yè)部新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部PE塑料制品部銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部玻纖產(chǎn)品部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部第五業(yè)務(wù)部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部高溫工程部采購助理銷售經(jīng)理銷售助理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部膠粘帶部銷售經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理新業(yè)務(wù)開發(fā)事業(yè)部新產(chǎn)品部銷售助理業(yè)務(wù)項目經(jīng)理3.3合同審核崗位根據(jù)合同管理審核要素表,按照其中崗位的最大子集整理的審核崗位信息如下:序號部門審核崗位備注1總經(jīng)理2風(fēng)險控制部風(fēng)控總監(jiān)3風(fēng)險控制部風(fēng)險控制部經(jīng)理4風(fēng)險控制部進口風(fēng)險控制科長5風(fēng)險控制部合同審核主管6風(fēng)險控制部信保主管7法務(wù)部法務(wù)部經(jīng)理8法務(wù)部法務(wù)主管9物流部物流部經(jīng)理物流部貨權(quán)控制科科長物流部倉儲監(jiān)管科科長物流部商務(wù)科長單證部單證部經(jīng)理單證部單證主管供應(yīng)鏈管理部供應(yīng)鏈管理總監(jiān)供應(yīng)鏈管理部供應(yīng)鏈管理部經(jīng)理供應(yīng)鏈管理部質(zhì)量主管市場部市場部經(jīng)理財務(wù)部財務(wù)總監(jiān)20財務(wù)部財務(wù)部經(jīng)理21財務(wù)部資金科科長22財務(wù)部資金主管23財務(wù)部付款主管24財務(wù)部授信主管25財務(wù)部會計核算部經(jīng)理26財務(wù)部會計核算主管27業(yè)務(wù)副總經(jīng)理28事業(yè)部總經(jīng)理29業(yè)務(wù)部門經(jīng)理3.4合同用戶角色及權(quán)限調(diào)研示例表格如下：權(quán)限角色(合同創(chuàng)建者)合同審閱合同審批合同創(chuàng)建合同編輯合同審批3.4.1角色及權(quán)限分析在合同管理軟件中，權(quán)限設(shè)計對系統(tǒng)的運行與操作非常重要，是系統(tǒng)成功運行非常重要的組成部分，每個用戶在系統(tǒng)中都擁有一定的操作權(quán)限完成相應(yīng)的系統(tǒng)操作，“權(quán)限”既包括應(yīng)該具有的權(quán)利，也包括應(yīng)該受到的限制兩個部分。要通過權(quán)限設(shè)計保證用戶能夠進行正常的業(yè)務(wù)操作，也要限制用戶在系統(tǒng)中的操作本不屬于他的業(yè)務(wù)。要通過權(quán)限設(shè)置限制機密信息被不相關(guān)的人查看。權(quán)限分配的結(jié)果是用戶所得到的權(quán)限應(yīng)該正好夠用，既不多也不少。配置合同管理軟件時，會依據(jù)實際業(yè)務(wù)崗位創(chuàng)建對應(yīng)的用戶組，然后為用戶組賦予合適的權(quán)限，并將用戶和用戶組或角色關(guān)聯(lián)。3.4.2功能說明按照XXXX合同管理軟件需求說明書中4.5小節(jié)的說明，參考如下：1、支持樹型多級結(jié)構(gòu)。2、支持分子公司管理，支持集團式組織結(jié)構(gòu)管理。說明：XXXX與分子公司分別使用獨立的ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng)，屬于集團組織管理架構(gòu)。3、在ERP中維護組織架構(gòu)，包括增刪改停啟用等操作，都能同步到合同管理軟件中。單向維護，ERP—》合同。4、支持組織機構(gòu)、人員的調(diào)整，如合并、撤銷(離職)、變更、調(diào)動等，對客商、合同等相關(guān)權(quán)限進行同步調(diào)整。5、支持持單點登錄功能。4.需求分析點-合同業(yè)務(wù)4.1現(xiàn)有合同類別根據(jù)5月5日XXXX初步反饋，合同類別劃分如下：合同分類合同類型公司主體部門其他屬性合同采購國貿(mào)總部事業(yè)部物流部其他部門無錫產(chǎn)品一部產(chǎn)品二部產(chǎn)品三部…德國產(chǎn)品一部產(chǎn)品二部產(chǎn)品三部…阿聯(lián)酋銷售國貿(mào)總部事業(yè)部物流部其他部門無錫產(chǎn)品一部產(chǎn)品二部產(chǎn)品三部…德國產(chǎn)品一部產(chǎn)品二部產(chǎn)品三部…阿聯(lián)酋4.2現(xiàn)有合同模板4.2.1合同模版序號名稱模版文件備注1國內(nèi)采購合同x2國外采購合同3國內(nèi)銷售合同國內(nèi)銷售合同.docAris系統(tǒng)下載4國外銷售合同銷售確認書.xls5職能合同4.2.2合同模板分析合同模板可以用來創(chuàng)建合同實例。合同模板的正文可以由多個條款模板組成。合同模板可以帶入一個合同所需的大部分信息，包括合同正文的初稿、合同中包含的關(guān)鍵變量、合同的審批流程等...合同模板設(shè)計的優(yōu)劣，將直接影響合同管理模塊實際應(yīng)用的效果和效率。合同模板的設(shè)計目標(biāo)：1.能準(zhǔn)確有效提取定義好的條款庫內(nèi)容，并保持不同模板建立時定義的排版格式；2.根據(jù)合同模板管理要求，靈活但嚴(yán)格設(shè)置權(quán)限管理，保證模板的規(guī)范性及統(tǒng)一性；3.抽取通用信息，加入合同模板，方便每個合同的編輯處理工作。合同模板的設(shè)計原則：統(tǒng)一合同格式，簡化合同編輯。目前只有國內(nèi)銷售和國內(nèi)采購示例合同，沒有按照業(yè)務(wù)部門劃分的合同示例，或者沒有客戶已經(jīng)歸類好的合同模板。4.2.3條款及款項合同條款序號名稱條款內(nèi)容備注1通用條款2協(xié)議條款3特殊條款合同款項序號款項類別變量/要素備注1付款條件金額、時間2品質(zhì)條件3物流條件44.2.4條款及款項分析合同條款是組成合同正文的基本元素。通過對合同現(xiàn)有模板的分析整理，形成可應(yīng)用于各類合同模板的合同條款，將有助于提高未來合同管理業(yè)務(wù)的效率。合同條款的設(shè)計目標(biāo)：1.某些針對特定內(nèi)容(例如法務(wù))的條款具有很高的通用性，并且需要在合同制作/協(xié)商過程中保持標(biāo)準(zhǔn)性。此類條款通常會由固定的負責(zé)人維護。如果引用這些條款的合同在制作/協(xié)商過程中對條款進行了修改，則需要由對應(yīng)的條款負責(zé)人進行審批。2.根據(jù)以往的系統(tǒng)使用和項目實施經(jīng)驗，一個合同中含有過多的條款容易導(dǎo)致一些不好的結(jié)果：a、條款維護過程比較復(fù)雜，b、合同編輯比較麻煩，c、容易產(chǎn)生合同正文格式錯誤。所以盡量簡化合同的條款組成。根據(jù)現(xiàn)有的合同模板進行對應(yīng)的合同條款，這個合同條款包含合同正文的主要內(nèi)容。這樣一個合同一般包括3到4個條款。3.對于用合同正文中用表格表示的信息盡量采用行條款。因為行條款能夠定義所用信息的數(shù)據(jù)類型，能獲得更好管理的控制性、并便于程序自動處理。4.通過對已有合同模板中款項及關(guān)鍵信息的篩選，建立通用的款項，為后續(xù)系統(tǒng)設(shè)計、報表開發(fā)及合同執(zhí)行管理等做好準(zhǔn)備。合同條款的設(shè)計原則：1.確保實現(xiàn)特定條款由特定負責(zé)人維護，條款在具體合同中被改動后要由對應(yīng)的負責(zé)人審批。2.簡化合同的組成結(jié)構(gòu)。需要根據(jù)收集上來的合同范本來分析合同條款。4.3現(xiàn)有合同內(nèi)部管理規(guī)定序號階段說明管理規(guī)定備注1合同簽訂論證審核重大合同審核規(guī)定.Aris下載2合同執(zhí)行風(fēng)險控制(物流和財務(wù)等要素)合同執(zhí)行手冊相關(guān)出口業(yè)務(wù)合同執(zhí)行doc出口貨物保險相關(guān)Aris下載3合同歸檔歸檔分析合同檔案管理規(guī)定.Aris下載NYNYYN5.1合同業(yè)務(wù)相關(guān)流程5.1.1國內(nèi)銷售物流管理流程動流程結(jié)束流程結(jié)束 YNN5.1.2國內(nèi)采購流程 YNN啟啟動Y 流程結(jié)束流程結(jié)束國內(nèi)采購訂單審核子流程審核成本估算表有銷售訂單部分有銷售訂單/無銷售訂單業(yè)務(wù)部經(jīng)理審核業(yè)務(wù)部經(jīng)理審批國內(nèi)采購訂單事業(yè)部總經(jīng)理審核業(yè)務(wù)部副總經(jīng)理風(fēng)控總監(jiān)審核國內(nèi)采購訂單審核審核成本估算表有銷售訂單部分有銷售訂單/無銷售訂單業(yè)務(wù)部經(jīng)理審核業(yè)務(wù)部經(jīng)理審批國內(nèi)采購訂單事業(yè)部總經(jīng)理審核業(yè)務(wù)部副總經(jīng)理風(fēng)控總監(jiān)審核國內(nèi)采購訂單審核是否是庫存訂是否是庫存訂單審核要素：致證通過審核要素：證通過5.1.3國外銷售流程審核要素：1.審核業(yè)務(wù)模式、產(chǎn)品范圍是否符合公司要求2.審核客戶資信、信用額度和付款方式是否合理，并在公司授信范圍之內(nèi)，且客戶前期無潛在壞賬3.審核成本核算單計算是否完整準(zhǔn)確、利潤合理，符合公司利益4.按照《銷售確認書填寫規(guī)定》逐條審核合同條款，并按照《成本核算單填寫規(guī)定》審核費用等項目5.審核線上訂單數(shù)據(jù)、條款、成本核算單是否準(zhǔn)確、完整6.若使用線下文件簽約，線上訂單數(shù)據(jù)是否填寫準(zhǔn)確且與線下一致注：業(yè)務(wù)部經(jīng)理審核1到6點事業(yè)部總經(jīng)理審核1，2，3業(yè)務(wù)副總審核1，2，3風(fēng)控總監(jiān)審核1，2，3NN流程結(jié)流程結(jié)束非大宗采購需求產(chǎn)生 N采購管理Y建立采購訂單并提請申請采購經(jīng)理審批重大業(yè)務(wù)論證流程采購管理成本估算表大宗采購論證通過成本估算表采購合同建立采購訂單并提請審批采購管理成本估算表采購管理事業(yè)部總經(jīng)理審核采購訂單成本估算表業(yè)務(wù)副總經(jīng)理審核采購訂單采購合同采購合同成本估算表2000萬人名幣以上采購合同大宗(判斷條件？)重大合同審核簽訂流程 客戶經(jīng)理辦理簽字蓋章手續(xù)采購管理客戶經(jīng)理上傳雙方已簽署的合同合同雙方簽署蓋章完成N(2000萬含及以下)風(fēng)控總監(jiān)審批采購訂單采購管理采購合同Y總經(jīng)理審批采購訂單成本估算表采購合同國外采購訂單審批完成重大合同審核簽訂流程采購管理采購合同成本估算表審批要素：1.該采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險和預(yù)防措施是否合理.業(yè)務(wù)模式、付款方式非大宗采購需求產(chǎn)生 N采購管理Y建立采購訂單并提請申請采購經(jīng)理審批重大業(yè)務(wù)論證流程采購管理成本估算表大宗采購論證通過成本估算表采購合同建立采購訂單并提請審批采購管理成本估算表采購管理事業(yè)部總經(jīng)理審核采購訂單成本估算表業(yè)務(wù)副總經(jīng)理審核采購訂單采購合同采購合同成本估算表2000萬人名幣以上采購合同大宗(判斷條件？)重大合同審核簽訂流程 客戶經(jīng)理辦理簽字蓋章手續(xù)采購管理客戶經(jīng)理上傳雙方已簽署的合同合同雙方簽署蓋章完成N(2000萬含及以下)風(fēng)控總監(jiān)審批采購訂單采購管理采購合同Y總經(jīng)理審批采購訂單成本估算表采購合同國外采購訂單審批完成重大合同審核簽訂流程采購管理采購合同成本估算表審批要素：1.該采購業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險和預(yù)防措施是否合理.業(yè)務(wù)模式、付款方式、盈利預(yù)期等是否有利于公司的發(fā)展國國外采購是是否大宗采購采購合采購合同客戶經(jīng)理審客戶經(jīng)理審批業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審核采購訂單采購合同審審核要素：1.如果是重大業(yè)務(wù)是否已經(jīng)通過重大業(yè)務(wù)風(fēng)險論證，并根據(jù)論證意見擬定了預(yù)防措施2.采購合同條款符合要求和公司利益3.檢查成本估算表(進口)或成本核算單成本、費用內(nèi)容完整，符合實際,并適當(dāng)考慮了價格波動的因素4.線上采購合同信息與文本一致采購管采購管理成本估算表采購管采購管理完完成結(jié)束全部否決論證材料審核未通過結(jié)束不同意通過5.1.5重大合同論證流程結(jié)束全部否決論證材料審核未通過結(jié)束不同意通過擬承接重大業(yè)擬承接重大業(yè)務(wù)銷售合同業(yè)務(wù)部門經(jīng)理申請部門級重大業(yè)務(wù)論證項目基本情況分析報告項目基本情況分析報告成本核算單項目基本情況分析報告有問題有問題銷售合同沒有問題銷售合同業(yè)務(wù)部門經(jīng)理申請風(fēng)險決策小組討論采購合同成本核算單項目基本情況分析報銷售合同重大業(yè)務(wù)風(fēng)險論銷售合同證規(guī)定采購合同風(fēng)險決策小組進行風(fēng)險論證并提示風(fēng)險點采購合同成本核算單項目基本情況分析報告重大業(yè)務(wù)風(fēng)險論證規(guī)定風(fēng)險小組決策風(fēng)險小組決策業(yè)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理制作《項目操作節(jié)點控制表》銷售合同銷售合同風(fēng)風(fēng)險控制部經(jīng)理提請總經(jīng)理決策總經(jīng)理總經(jīng)理對所論證業(yè)務(wù)進行決策是是否同意承接重大業(yè)務(wù)重重大合同審核簽訂流程5.1.6重大合同審核流程 5.2合同管理流程分析流程是一個公司業(yè)務(wù)運作的基礎(chǔ)，合同管理的規(guī)范化要求必須通過流程來實現(xiàn)，圍繞規(guī)范化構(gòu)造端到端的業(yè)務(wù)為核心，實現(xiàn)合同管理各個階段的有效銜接，達到持續(xù)改善和優(yōu)化的目標(biāo)。對于合同管理業(yè)務(wù)，主要的業(yè)務(wù)過程包括：合同起草、合同談判、合同審閱、合同發(fā)布、合同簽署、合同執(zhí)行、合同變更、合同關(guān)閉等。從合同全生命周期管理角度出發(fā)，項目組結(jié)合XXXX現(xiàn)有的合同管理流程、實際業(yè)務(wù)特點以及Emptoris合同管理模塊的系統(tǒng)功能，梳理了8個合同管理業(yè)務(wù)流程，見下表。序號流程編號流程名稱1合同創(chuàng)建管理流程2BPD_2合同審批及發(fā)布管理流程3BPD_3合同執(zhí)行管理流程4BPD_4合同變更管理流程5合同變更申請審批管理流程6BPD_5合同關(guān)結(jié)管理流程7BPD_6合同模板(條款)管理流程8BPD_7合同續(xù)簽管理流程具體的流程設(shè)計會在后續(xù)的《XXXX國際貿(mào)易合同管理項目詳細設(shè)計報告》中給出。5.2.1合同創(chuàng)建類別起草人員動作描述國內(nèi)銷售客戶經(jīng)理起草合同，提出申請國內(nèi)采購采購經(jīng)理建立國內(nèi)采購訂單，提請申請國外銷售銷售經(jīng)理制作，上掛相關(guān)文件國外大宗采購客戶經(jīng)理起草合同，提出申請國外非大宗采購采購經(jīng)理建立采購訂單，提請申請2、合同審核要素：審核成本估算表有銷售訂單部分有銷售訂單/無銷售訂單業(yè)務(wù)部經(jīng)理審核業(yè)務(wù)部經(jīng)理審批國內(nèi)采購訂單事業(yè)部總經(jīng)理審核業(yè)務(wù)部副總經(jīng)理風(fēng)控總監(jiān)審核一般合同審核成本估算表有銷售訂單部分有銷售訂單/無銷售訂單業(yè)務(wù)部經(jīng)理審核業(yè)務(wù)部經(jīng)理審批國內(nèi)采購訂單事業(yè)部總經(jīng)理審核業(yè)務(wù)部副總經(jīng)理風(fēng)控總監(jiān)審核客戶經(jīng)理重大合同業(yè)務(wù)部門經(jīng)理起草合同，提出申請5.2.2合同協(xié)商合同起草人負責(zé)與合同各方對合同條款進行協(xié)商，修改。5.2.3合同審批1、合同審批流程類別審批流程審批要素國內(nèi)銷售國內(nèi)采購見下圖見圖中描述國外銷售國外大宗采購國外非大宗采購一般合同重大合同示例：國內(nèi)采購合同審批流程國內(nèi)采購訂單審國內(nèi)采購訂單審核是否是庫存訂是否是庫存訂單審核要素：致證通過審核要素：證通過合同管理相關(guān)審核合同管理相關(guān)審核要素20150209銷售要素(2014.11)-15.2.4合同執(zhí)行具體的流程設(shè)計會在后續(xù)的《XXXX國際貿(mào)易合同管理項目詳細設(shè)計報告》中給出。5.2.5合同變更5.2.6合同關(guān)結(jié)5.2.7合同續(xù)簽5.2.8其它6.需求分析點-主數(shù)據(jù)維護6.1供應(yīng)商信息供應(yīng)商主數(shù)據(jù)在ERP中維護，同步到合同軟件中。6.2產(chǎn)品信息產(chǎn)品分類和產(chǎn)品信息在ERP中維護，同步到合同軟件中,同步信息包括產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品單位、產(chǎn)品規(guī)格屬性，產(chǎn)品規(guī)格屬性值等信息。7.系統(tǒng)集成需求按照《XXXX合同管理軟件需求說明書》及《ECM軟件功能清單》，篩選出總共11條需做系統(tǒng)集成定制開發(fā)。功能一級功能二級功能ERPEmptorisContractManagement描述備注2基礎(chǔ)數(shù)據(jù)品信息ERP維護，格屬性，產(chǎn)品規(guī)格屬性值等信息。產(chǎn)