記錄管理制度全套

記錄管理制度1.目的規(guī)范質(zhì)量記錄的管理，客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映質(zhì)量活動(dòng)和質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行，為產(chǎn)品的可追溯性以及采取改進(jìn)、糾正措施提供依據(jù)。2.適用范圍本程序文件適用于與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有記錄。3.職責(zé)3.1公司各級(jí)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)質(zhì)量記錄的編制、處理的審批。3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)質(zhì)量記錄的編制、填寫(xiě)、收集、保存、歸檔、移交、處理。3.3行政人事部負(fù)責(zé)監(jiān)督、審查質(zhì)量記錄控制的實(shí)施情況。3.4質(zhì)量記錄的填寫(xiě)人員，對(duì)所記錄的每一個(gè)數(shù)據(jù)和文字負(fù)責(zé)。4.作業(yè)程序4.1質(zhì)量記錄的分類、范圍和形式。4.1.1凡質(zhì)量管理體系中的記錄、報(bào)告、檢查證據(jù)等，均屬“質(zhì)量記錄”的范圍。對(duì)需要控制的質(zhì)量記錄，可分為下列兩種類型：1）與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的質(zhì)量記錄，主要有：質(zhì)量管理體系審核、管理評(píng)審、合同評(píng)審、合格供應(yīng)商評(píng)定、糾正和預(yù)防措施、培訓(xùn)及考核等記錄。2）與產(chǎn)品、服務(wù)有關(guān)的記錄，主要有：檢查記錄、不合格處置等記錄。4.1.2質(zhì)量記錄可以是表格、圖表、報(bào)告、光盤(pán)、照片等形式。4.2質(zhì)量記錄樣式的編制和審批。4.2.1各部門(mén)根據(jù)工作需要，可自行編制質(zhì)量記錄樣式的草案。編制時(shí)，應(yīng)按《文件控制程序》的要求給予質(zhì)量記錄樣式唯一的編碼。4.2.2新編制的質(zhì)量記錄樣式，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人/公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批（可與文件一同審批。單獨(dú)審批時(shí)，采取在背面簽名的方式進(jìn)行）。4.3質(zhì)量記錄樣式的發(fā)放與更改。4.3.1質(zhì)量記錄樣式可與其支持的文件一同發(fā)放，也可單獨(dú)發(fā)放。4.3.2管理者代表組織編制在用質(zhì)量記錄樣式目錄——“質(zhì)量記錄目錄及其保存期”，分發(fā)至各部門(mén)，以便各部門(mén)使用。4.3.3質(zhì)量記錄樣式的更改，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人/公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。質(zhì)量記錄樣式更改時(shí)，應(yīng)給予新的版號(hào)。發(fā)放更改后的質(zhì)量記錄樣式時(shí)，要收回舊樣式。4.4質(zhì)量記錄的管理。4.4.1填寫(xiě)要求。質(zhì)量記錄的字跡應(yīng)清晰、真實(shí)，并按要求正確填寫(xiě)，且不應(yīng)隨意涂改。如有錯(cuò)誤，應(yīng)用劃線的方式進(jìn)行更正并簽名，必要時(shí)注明日期。4.4.2收集、歸檔。1）質(zhì)量活動(dòng)的開(kāi)展均伴隨有質(zhì)量記錄的產(chǎn)生，每一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，該項(xiàng)活動(dòng)的負(fù)責(zé)人應(yīng)將該項(xiàng)記錄整理成文交給相關(guān)部門(mén)/人員。2）質(zhì)量記錄原件持有人應(yīng)根據(jù)需要將質(zhì)量記錄的復(fù)印件分發(fā)至有關(guān)部門(mén)/人員，分發(fā)時(shí)應(yīng)要求收件人在原件背后簽字（必要時(shí)），或?qū)⒂涗浿苯铀椭劣嘘P(guān)部門(mén)/人員。3）各崗位員工根據(jù)需要保存其工作中產(chǎn)生或收到的質(zhì)量記錄。4.4.3查閱、借閱。1）已歸檔的質(zhì)量記錄，借出時(shí)應(yīng)填寫(xiě)必要的“文件借閱登記表”。2）經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，可查閱其質(zhì)量記錄。3）所有記錄的原件一律不借給公司以外的單位/人員。4.4.4質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、儲(chǔ)存和保護(hù)。1）質(zhì)量記錄按類別裝訂成冊(cè)（至少一年裝訂一次），做好必要的名稱、部門(mén)、時(shí)間標(biāo)識(shí)，保存在適當(dāng)?shù)臋n案柜（箱、夾）中便于查閱，并注意做好防蟲(chóng)鼠、防潮等工作以防止質(zhì)量記錄的損壞、變質(zhì)和丟失。2）采用其他媒介的質(zhì)量記錄，也應(yīng)有相應(yīng)的儲(chǔ)存條件，如光盤(pán)，應(yīng)注意防潮、防壓、防磁，以免存儲(chǔ)內(nèi)容丟失。必要時(shí)，可復(fù)制備份。4.5外來(lái)質(zhì)量記錄的控制。4.5.1供應(yīng)商提供的物資，其有關(guān)的質(zhì)量記錄，由質(zhì)檢部等相關(guān)部門(mén)予以管理。4.5.2顧客的質(zhì)量投訴，由質(zhì)檢部等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行管理。4.5.3其他外來(lái)記錄由相關(guān)部門(mén)保存。4.6質(zhì)量記錄的保存期。4.6.1質(zhì)量記錄的保存期按“質(zhì)量記錄目錄及其保存期”的規(guī)定執(zhí)行，沒(méi)有特別規(guī)定的，保存期為1年。4.6.2生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件（可包括已批準(zhǔn)產(chǎn)品、適用的試驗(yàn)設(shè)備記錄或已批準(zhǔn)的試驗(yàn)數(shù)據(jù)）、工裝記錄（包括維護(hù)和所有權(quán)）、產(chǎn)品和過(guò)程設(shè)計(jì)記錄、采購(gòu)訂單/合同及其修正，其保存時(shí)間必須是產(chǎn)品在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中要求的在用期再加上一個(gè)日歷年。4.7質(zhì)量記錄的處理4.7.1已超過(guò)