優(yōu)化你的時(shí)間管理

優(yōu)化你的時(shí)間管理你的工作是否如你所希望的有條理、整齊、有效率？是否覺得時(shí)間老是和自己過不去？下面是一份關(guān)于的最新體驗(yàn)：想清楚要達(dá)到的結(jié)果這個(gè)原則聽起來似乎沒有什么特別，但卻時(shí)常被忽略在列出待辦事項(xiàng)的工作清單時(shí)，我們多半只想著把要做的工作寫下來，卻沒有退一步想，明天、下星期、或下個(gè)月要達(dá)成的目標(biāo)是什么沒有想清楚目標(biāo)，就覺得每件事情都是重要的、必須緊急完成很重要的一個(gè)原則就是決定不做哪些事情一旦你有了清楚目標(biāo)，就知道哪些事情不該做與其列出該辦事項(xiàng)，不如改成不該辦事項(xiàng)例如：?早上10點(diǎn)之前不回任何電話?晚上7點(diǎn)之后不工作?除了A項(xiàng)目之外，不會(huì)分心處理其它不相關(guān)的事情?收發(fā)電子郵件的時(shí)間不超過1個(gè)半小時(shí)?在完成原本的工作目標(biāo)之前，不會(huì)分心去做其它工作其實(shí)一整天工作下來，讓我們分心或是被打斷的情況數(shù)也數(shù)不清，雖然知道自己該做什么非常重要，但是清楚自己不該做什么更重要每天做一點(diǎn)更有效率不論是寫報(bào)告或是負(fù)責(zé)項(xiàng)目，如果把事情集中在很短時(shí)間內(nèi)完成，一方面會(huì)讓自己感到極大的壓力，心里會(huì)有強(qiáng)烈的抗拒感，不愿意開始另一方面，如果時(shí)間過于倉卒，反而很難有好的想法出現(xiàn)，結(jié)果會(huì)讓自己越來越焦慮正確的方法是：切割工作、分階段完成每天做一點(diǎn)比較有效率，但是也不需要把時(shí)間拉太長(zhǎng)如果你必須在月底前完成一份重大分析報(bào)告，或許在第3個(gè)星期就要先擬定好整體的框架與內(nèi)容大綱，第4個(gè)星期完成，而不是等到最后一星期才開始特別是，如果你擔(dān)任的是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，如何擬定工作進(jìn)度是非常重要的，你必須非常清楚項(xiàng)目的工作內(nèi)容到底有哪些？要如何分類與切割？這樣才能做好細(xì)部的時(shí)間規(guī)劃，確實(shí)掌握進(jìn)度別不停把工作往身上攬當(dāng)你在排定每天的工作計(jì)劃時(shí)，不僅是列出工作項(xiàng)目，更要在旁邊注明預(yù)計(jì)花費(fèi)的時(shí)間，提醒自己假設(shè)沒有做到這點(diǎn)，往往會(huì)不自覺地花太多時(shí)間在某件事情上或是容易分心，反而耽誤其它的工作如果你知道自己必須在1或2小時(shí)之內(nèi)完成，就會(huì)比較專心多數(shù)人進(jìn)公司的第一件事就是收發(fā)電子郵件原本你希望處理完所有信件之后再開始工作，但是同時(shí)又一直收到新郵件，最后眼看就快要到午餐時(shí)間了，計(jì)算機(jī)屏幕仍停留在電子郵件信箱的畫面如果預(yù)先設(shè)定每天早上先花1小時(shí)處理電子郵件，時(shí)間一到，就算有其它新的郵件進(jìn)來，也必須立即關(guān)閉信箱，開始今天的工作每天工作時(shí)間有限，能處理的工作量當(dāng)然也很有限，如果原本預(yù)計(jì)要完成5個(gè)工作項(xiàng)目但是中途可能又臨時(shí)插入2件非常緊急而且重要的事情這時(shí)你該做的不僅是在工作清單中額外加上這2件事情，同時(shí)一定要?jiǎng)h除2件工作趕走意外的干擾如前面所提，阻礙工作完成最大的原因就是意料之外的干擾意外的干擾永遠(yuǎn)會(huì)發(fā)生，重點(diǎn)是，你如何做出回應(yīng)而且，有些意外事件其實(shí)是可以預(yù)先避免的現(xiàn)在就來做一個(gè)測(cè)驗(yàn)?zāi)阏J(rèn)為以下5種情況，哪些是真的不可預(yù)期的事件？哪些是可以避免的？要如何面對(duì)這些情況？1.老板把你叫進(jìn)他的辦公室，指派你負(fù)責(zé)一項(xiàng)新項(xiàng)目，而且提醒你接下來幾個(gè)星期會(huì)非常忙碌2.你的朋友寄了一封電子郵件，告訴你有一個(gè)網(wǎng)站很不錯(cuò)，要你一定要進(jìn)去看你點(diǎn)了網(wǎng)址，花了幾分鐘瀏覽這個(gè)網(wǎng)站3.某位客戶急著打電話給你，要求你立刻趕到他們公司4.老板要求你在今天下班前完成某件工作5.你必須立即丟下手邊工作，到便利商店買紙杯學(xué)習(xí)效率，因?yàn)閯倓偛虐l(fā)現(xiàn)紙杯已經(jīng)用完了，但是10分鐘后的會(huì)議必須用到正確的答案是：1.老板把你叫進(jìn)他的辦公室，確實(shí)是意料之外的事件，但是他要你負(fù)責(zé)的新項(xiàng)目卻不是接下來幾個(gè)月的時(shí)間，這個(gè)項(xiàng)目將會(huì)是你的工作重心也就是說，你必須重新調(diào)整工作的優(yōu)先級(jí)，刪除其它比較不重要的工作當(dāng)然，你也必須把工作情況清楚向老板說明，有哪些工作會(huì)受到影響，必須延后完成2.這封信完全是意料之外的事件，而且是不必要的干擾，根本不需要理會(huì)這封電子郵件3.客戶的這通電話當(dāng)然是突如其來的干擾，但是并不代表你必須馬上趕到客戶那里先了解客戶的問題是什么、到底有多緊急不要沒有弄清楚狀況，就直接跑去客戶那里，完全打亂自己的行程4.這種情況確實(shí)非常煩人如果老板三不五時(shí)就要求你緊急處理某件事情，就該確實(shí)反映，說明自己的難處5.這種情況完全可以事先避免，如果必須由你負(fù)責(zé)召開某個(gè)會(huì)議，應(yīng)該在前一天準(zhǔn)備好所有需要的數(shù)據(jù)或東西，這樣就不會(huì)手忙腳亂地應(yīng)付突如其來的問題有興趣不等于有能力做到我們對(duì)于自己有興趣的事情會(huì)過度樂觀，只是覺得好玩，卻沒有考慮到可能的付出現(xiàn)在就把你想要做的每件事情都寫下來，不論是工作或生活上的都可以，例如學(xué)習(xí)第二外語、研究所進(jìn)修、運(yùn)動(dòng)……列出清單之后，針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目回答以下3個(gè)問題：如果要全心全意去做這件事，我必須開始做哪些事情？如果要全心全意去做這件事，我必須放棄做哪些事？我是否做好心理準(zhǔn)備，愿意付出一定程度的代價(jià)，全心全意去做這件事？當(dāng)你仔細(xì)想清楚真正投入某件事情需要花費(fèi)的心力或時(shí)間時(shí)，就能知道自己不可能同時(shí)做那么多事，只能選擇其中一兩項(xiàng)而已行程安排太緊湊，稍微有任何的延誤，就影響到后面所有的流程，無法達(dá)到原本安排的目的找到適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒ㄓ袝r(shí)候，我們之所以覺得事情永遠(yuǎn)做不完，并非事情太多，而是工作方法出了問題以名片歸檔來說，或許你習(xí)慣每天將拜訪客戶所搜集到的名片直接依照產(chǎn)業(yè)或職務(wù)類別歸檔，然而這種方法不見得是最好的如果你正在進(jìn)行某個(gè)銷售案，固定會(huì)和某些客戶聯(lián)絡(luò)，需要時(shí)常用到這些名片可是每次要翻閱這些人的聯(lián)絡(luò)方式，就得先花幾秒鐘想想到底是放在哪個(gè)類別，然后再開始搜尋，這種做法非常浪費(fèi)時(shí)間你應(yīng)該把最近正在處理的工作有關(guān)的客戶名片另外放在方便翻閱的地方，等到工作完成之后再歸檔放進(jìn)名片簿中又或者，在決定今天的工作順序時(shí)，必須考慮工作的內(nèi)容例如A工作需要打幾通電話給客戶確認(rèn)某些細(xì)節(jié)，這時(shí)你就必須想想通常在什么時(shí)間比較容易聯(lián)絡(luò)上客戶，那么A工作就必須在這個(gè)時(shí)段做這件事等著你去做的事情絕對(duì)比你可用的時(shí)間還要多1天只有24小時(shí)，我們不可能增加時(shí)間，但是可以減少時(shí)間的浪費(fèi)，