優(yōu)化你的時間管理

優(yōu)化你的時間管理你的工作是否如你所希望的有條理、整齊、有效率？是否覺得時間老是和自己過不去？下面是一份關于的最新體驗：想清楚要達到的結果這個原則聽起來似乎沒有什么特別，但卻時常被忽略在列出待辦事項的工作清單時，我們多半只想著把要做的工作寫下來，卻沒有退一步想，明天、下星期、或下個月要達成的目標是什么沒有想清楚目標，就覺得每件事情都是重要的、必須緊急完成很重要的一個原則就是決定不做哪些事情一旦你有了清楚目標，就知道哪些事情不該做與其列出該辦事項，不如改成不該辦事項例如：?早上10點之前不回任何電話?晚上7點之后不工作?除了A項目之外，不會分心處理其它不相關的事情?收發(fā)電子郵件的時間不超過1個半小時?在完成原本的工作目標之前，不會分心去做其它工作其實一整天工作下來，讓我們分心或是被打斷的情況數(shù)也數(shù)不清，雖然知道自己該做什么非常重要，但是清楚自己不該做什么更重要每天做一點更有效率不論是寫報告或是負責項目，如果把事情集中在很短時間內(nèi)完成，一方面會讓自己感到極大的壓力，心里會有強烈的抗拒感，不愿意開始另一方面，如果時間過于倉卒，反而很難有好的想法出現(xiàn)，結果會讓自己越來越焦慮正確的方法是：切割工作、分階段完成每天做一點比較有效率，但是也不需要把時間拉太長如果你必須在月底前完成一份重大分析報告，或許在第3個星期就要先擬定好整體的框架與內(nèi)容大綱，第4個星期完成，而不是等到最后一星期才開始特別是，如果你擔任的是項目負責人，如何擬定工作進度是非常重要的，你必須非常清楚項目的工作內(nèi)容到底有哪些？要如何分類與切割？這樣才能做好細部的時間規(guī)劃，確實掌握進度別不停把工作往身上攬當你在排定每天的工作計劃時，不僅是列出工作項目，更要在旁邊注明預計花費的時間，提醒自己假設沒有做到這點，往往會不自覺地花太多時間在某件事情上或是容易分心，反而耽誤其它的工作如果你知道自己必須在1或2小時之內(nèi)完成，就會比較專心多數(shù)人進公司的第一件事就是收發(fā)電子郵件原本你希望處理完所有信件之后再開始工作，但是同時又一直收到新郵件，最后眼看就快要到午餐時間了，計算機屏幕仍停留在電子郵件信箱的畫面如果預先設定每天早上先花1小時處理電子郵件，時間一到，就算有其它新的郵件進來，也必須立即關閉信箱，開始今天的工作每天工作時間有限，能處理的工作量當然也很有限，如果原本預計要完成5個工作項目但是中途可能又臨時插入2件非常緊急而且重要的事情這時你該做的不僅是在工作清單中額外加上這2件事情，同時一定要刪除2件工作趕走意外的干擾如前面所提，阻礙工作完成最大的原因就是意料之外的干擾意外的干擾永遠會發(fā)生，重點是，你如何做出回應而且，有些意外事件其實是可以預先避免的現(xiàn)在就來做一個測驗你認為以下5種情況，哪些是真的不可預期的事件？哪些是可以避免的？要如何面對這些情況？1.老板把你叫進他的辦公室，指派你負責一項新項目，而且提醒你接下來幾個星期會非常忙碌2.你的朋友寄了一封電子郵件，告訴你有一個網(wǎng)站很不錯，要你一定要進去看你點了網(wǎng)址，花了幾分鐘瀏覽這個網(wǎng)站3.某位客戶急著打電話給你，要求你立刻趕到他們公司4.老板要求你在今天下班前完成某件工作5.你必須立即丟下手邊工作，到便利商店買紙杯學習效率，因為剛剛才發(fā)現(xiàn)紙杯已經(jīng)用完了，但是10分鐘后的會議必須用到正確的答案是：1.老板把你叫進他的辦公室，確實是意料之外的事件，但是他要你負責的新項目卻不是接下來幾個月的時間，這個項目將會是你的工作重心也就是說，你必須重新調整工作的優(yōu)先級，刪除其它比較不重要的工作當然，你也必須把工作情況清楚向老板說明，有哪些工作會受到影響，必須延后完成2.這封信完全是意料之外的事件，而且是不必要的干擾，根本不需要理會這封電子郵件3.客戶的這通電話當然是突如其來的干擾，但是并不代表你必須馬上趕到客戶那里先了解客戶的問題是什么、到底有多緊急不要沒有弄清楚狀況，就直接跑去客戶那里，完全打亂自己的行程4.這種情況確實非常煩人如果老板三不五時就要求你緊急處理某件事情，就該確實反映，說明自己的難處5.這種情況完全可以事先避免，如果必須由你負責召開某個會議，應該在前一天準備好所有需要的數(shù)據(jù)或東西，這樣就不會手忙腳亂地應付突如其來的問題有興趣不等于有能力做到我們對于自己有興趣的事情會過度樂觀，只是覺得好玩，卻沒有考慮到可能的付出現(xiàn)在就把你想要做的每件事情都寫下來，不論是工作或生活上的都可以，例如學習第二外語、研究所進修、運動……列出清單之后，針對每個項目回答以下3個問題：如果要全心全意去做這件事，我必須開始做哪些事情？如果要全心全意去做這件事，我必須放棄做哪些事？我是否做好心理準備，愿意付出一定程度的代價，全心全意去做這件事？當你仔細想清楚真正投入某件事情需要花費的心力或時間時，就能知道自己不可能同時做那么多事，只能選擇其中一兩項而已行程安排太緊湊，稍微有任何的延誤，就影響到后面所有的流程，無法達到原本安排的目的找到適當?shù)墓ぷ鞣椒ㄓ袝r候，我們之所以覺得事情永遠做不完，并非事情太多，而是工作方法出了問題以名片歸檔來說，或許你習慣每天將拜訪客戶所搜集到的名片直接依照產(chǎn)業(yè)或職務類別歸檔，然而這種方法不見得是最好的如果你正在進行某個銷售案，固定會和某些客戶聯(lián)絡，需要時常用到這些名片可是每次要翻閱這些人的聯(lián)絡方式，就得先花幾秒鐘想想到底是放在哪個類別，然后再開始搜尋，這種做法非常浪費時間你應該把最近正在處理的工作有關的客戶名片另外放在方便翻閱的地方，等到工作完成之后再歸檔放進名片簿中又或者，在決定今天的工作順序時，必須考慮工作的內(nèi)容例如A工作需要打幾通電話給客戶確認某些細節(jié)，這時你就必須想想通常在什么時間比較容易聯(lián)絡上客戶，那么A工作就必須在這個時段做這件事等著你去做的事情絕對比你可用的時間還要多1天只有24小時，我們不可能增加時間，但是可以減少時間的浪費，