第四章第三節(jié) 文書整理歸檔工作

PowerPointTemplate第三節(jié)文書整理歸檔工作一、歸檔1、歸檔的定義是指文書部門將辦理完畢的，具有查考和保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律，組成案卷，向檔案部門移交的行為過程。

1）歸檔的文書，必須是辦理完畢的

2）歸檔的文書，必須具有一定的考查利用價值3）歸檔的文書必須經(jīng)過序化整理書整理歸檔的意義：保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的查找利用和維護文書檔案的完整與安全，便于文書檔案的保管。CompanyLogo2、歸檔的范圍企事業(yè)單位的文書檔案歸檔范圍主要有：黨群工作類方面的文件材料行政管理類方面的文件材料經(jīng)營管理類方面的文件材料生產(chǎn)技術(shù)管理類方面的文件材料CompanyLogo3、歸檔的時間第一時段：文件材料立卷—

6月底之前立卷部門：完成實體立卷和網(wǎng)上立卷，移交紙質(zhì)文件或提交電子文件

~紙質(zhì)文件（包括辦公自動化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子文件紙質(zhì)稿）

~電子文件（包括文件目錄、電子文件原文）（注意：暫不進行裝訂，但要求用別針或夾子固定）第二時段：文件材料的數(shù)字加工—6月底－9月底檔案館：對無電子文件原文的紙質(zhì)文件進行數(shù)字掃描加工。第三時段：文件材料裝訂、移交—10月—12月底之前立卷部門：裝訂—移交，辦理移交手續(xù)，完成與檔案館之間的移交歸檔任務(wù)。CompanyLogo4、歸檔要求電子文件

齊全與紙質(zhì)文件配套的電子文件掛接齊全

掛接電子文件

準(zhǔn)確掛接電子文件原文要求準(zhǔn)確，避免張冠李戴；電子文件應(yīng)為最后的定稿。

雙備份：辦公自動化文件材料打印成紅頭紙質(zhì)文件。

手續(xù)完畢：打印的紙質(zhì)文件應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)的公章

錄入信息準(zhǔn)備：手工錄入的案卷目錄、卷內(nèi)文件目和歸檔文件目錄準(zhǔn)確無誤—題名、文號、頁碼等；紙質(zhì)文件材料要求

卷內(nèi)文件材料手續(xù)完備制作和書寫材料利于長期保存，不能有紅色、圓珠筆和純藍墨水書寫。不能使用復(fù)印件歸檔。CompanyLogo文件材料的鑒定剔除無保存價值的文件材料：應(yīng)歸檔的文件材料（含紙質(zhì)和電子文件）歸檔齊全完整，剔除不屬于歸檔的文件材料；確定文件材料的保存價值：根據(jù)學(xué)校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準(zhǔn)確進行判斷：永久：凡反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌，對學(xué)校、國家建設(shè)、歷史研究有長遠利用價值；長期：凡反映學(xué)校一般工作活動，在長時期內(nèi)對學(xué)校和社會有查考利用價值的；短期：凡在短時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考價值的。文件材料的整理要求1、去掉卷內(nèi)文件上的金屬物。2、密不可分的文件材料：放在一起歸檔請示與批復(fù)：批復(fù)在前，請示在后；排列順序正件與附件：正件在前，附件在后；結(jié)論與依據(jù)材料：結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

CompanyLogo3、不同年度的文件材料：一般分年度立卷?？缒甓鹊恼埵尽蟾媾c批復(fù)應(yīng)放在復(fù)文年度立卷；集中年度立卷跨年度的規(guī)劃、計劃等放在所對應(yīng)第一個年度立卷；跨年度會議文件放在開幕年度立卷；跨年度非訴訟案件放在結(jié)案年度立卷。4、專題性、成套性文件（教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案）按工作階段、內(nèi)容等分別組卷。5、編號：頁號：以卷為單位整理的案卷，在有文字的頁面下方編寫頁號；件號：以件為單位整理的應(yīng)在每份文件材料右上方加蓋件號章，編寫件號。6、填寫備考表：填寫卷內(nèi)情況說明，無說明的也要填寫立卷人姓名、檢查人姓名、立卷時間寫上。檢查人應(yīng)是立卷單位的檔案工作分管負(fù)責(zé)人。7、超規(guī)格紙張：超過A4的圖紙、圖表等文件材料應(yīng)進行規(guī)范折疊。CompanyLogo二、歸檔文件整理方式立卷（立小卷）不立卷：以“件”為單位整理通過立卷，形成案卷，以案卷作為基本保管單位，是目前歸檔文件的主要整理方法。立小卷則是簡化的立卷形式，以“事”為單位立卷。適應(yīng)機關(guān)辦公自動化環(huán)境下文件歸檔整理工作的需要，國家檔案局推薦采用的新的整理方法。

CompanyLogo歸檔文書整理實例：文件立卷的步驟

一、編制立卷類目立卷類目，又叫歸卷類目、案卷類目，是在文件還沒有形成以前，根據(jù)機關(guān)工作活動和文件形成的規(guī)律，對一年內(nèi)可能產(chǎn)生的文件，按照立卷的要求和方法事先編制成的一個立卷計劃。CompanyLogo二、平時立卷平時歸卷，是文書人員依據(jù)立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，按有關(guān)條款隨時歸入事先準(zhǔn)備好的文件夾或文件盒的行為過程。CompanyLogo三、年終立卷年終立卷，即在一年之終（一般在次年年初），在平時歸卷的基礎(chǔ)上，集中一段時間進行立卷的行為過程。CompanyLogo㈠卷內(nèi)文件排列卷內(nèi)文件排列是指按一定的方法排列出卷內(nèi)文件的先后順序，以使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化、固定化。CompanyLogo卷內(nèi)文件排列CompanyLogo排序后文件CompanyLogo㈡編號定卷編號定卷，是指將排列好的案卷，用編制頁號的方法使案卷固定下來的行為過程。CompanyLogo編號定卷——打頁號CompanyLogo打印的頁號CompanyLogo三、年終立卷㈢填寫卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄，又叫卷首目錄。它放在卷首，用以介紹卷內(nèi)文件的成份和內(nèi)容，便于查閱和統(tǒng)計卷內(nèi)文件。CompanyLogo卷內(nèi)文件目錄CompanyLogo填寫卷內(nèi)文件目錄CompanyLogo㈣填寫案卷卷皮(案卷封面與卷脊項目)CompanyLogo《案卷封面》樣式CompanyLogo填寫案卷封面CompanyLogo填寫完成的案卷封面CompanyLogo立卷改革前后案卷封面對比CompanyLogo案卷脊背CompanyLogo立卷改革前后案卷脊背CompanyLogo案卷脊背和底邊CompanyLogo㈤填寫卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表放在卷尾，其作用主要有兩方面：一是供立卷時說明卷內(nèi)文件的情況；一是供調(diào)整案卷時記載卷內(nèi)文件的異動情況。CompanyLogo卷內(nèi)備考表式樣CompanyLogo填寫卷內(nèi)備考表CompanyLogo㈥裝訂裝訂，即把案卷用卷繩組裝起來的行為過程。CompanyLogo上夾CompanyLogo上卷皮CompanyLogo作三孔標(biāo)記CompanyLogo打孔CompanyLogo打孔CompanyLogo打孔CompanyLogo穿線繩CompanyLogo穿線繩CompanyLogo穿線繩CompanyLogo穿線繩CompanyLogo穿線繩CompanyLogo系線繩CompanyLogo㈦立卷檢查

1.文件收集工作。

2.案卷質(zhì)量要求CompanyLogo三、文書分類組卷的常用方法

1.常用的分類方法1）年度分類法2）機構(gòu)分類法3）問題分類法4）期限分類法CompanyLogo年度類型自然年度，專門年度，教學(xué)年度、會計年度等

請示與批復(fù)，放在復(fù)文年；規(guī)劃放在針對的第一年；總結(jié)、報表放在針對的最后一年；會議文件，放在開幕年；跨年度處理指根據(jù)文件形成(或處理）年度將其區(qū)分開來最基本的分類按年度分類CompanyLogo一般做法按機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)將歸檔文件分類組織機構(gòu)按黨、政、工、團順序排列綜合性機構(gòu)在前，專業(yè)職能部門列后

業(yè)務(wù)部門起草機關(guān)名義發(fā)文，歸綜合部門聯(lián)合辦理文件，歸主辦部門機關(guān)名義召開綜合性會議文件，歸綜合部門參加上級會議文件，全局性歸辦公部門，業(yè)務(wù)性歸業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)人兼任職務(wù)文件，分別歸有關(guān)部門或機關(guān)跨部門處理指將文件按其形成、處理或承辦部門將其區(qū)分開來適合大、中機關(guān)按組織機構(gòu)分類CompanyLogo注意問題不適合采用機構(gòu)分類法時采用類名要明確，不可交叉或包含排列上先綜合后具體，先主后次

突出單位主要工作問題內(nèi)容性質(zhì)相同的文件相對集中優(yōu)點指按單位文件內(nèi)容所反映的各類問題將其區(qū)分開來適合小機關(guān)按問題分類CompanyLogo指按歸檔文件不同的保存價值，將其歸入不同的保管期限歸檔文件按保管期限分類往往與文件的歸檔鑒定結(jié)合起來進行按保管期限分類CompanyLogo

5）復(fù)式分類法與分類方案a年度——機構(gòu)——保管期限分類法2000年：辦公室……永久、長期、短期業(yè)務(wù)一處……永久、長期、短期業(yè)務(wù)二處……永久、長期、短期2001年……CompanyLogob保管期限——年度——機構(gòu)分類法永久：2000年辦公室、業(yè)務(wù)一處……2001年……長期：2000年辦公室、業(yè)務(wù)一處……2001……短期：2000年辦公室、業(yè)務(wù)一處……2001……CompanyLogoc機構(gòu)——年度——保管期限分類法辦公室：2000年……永久、長期、短期

2001年……業(yè)務(wù)一處：2000年永久、長期、短期

2001年……業(yè)務(wù)二處：……CompanyLogod年度——問題——保管期限分類法2000年：黨群類……永久、長期、短期業(yè)務(wù)類……2001年：黨群類……永久、長期、短期業(yè)務(wù)類……2002年：……CompanyLogoe保管期限——年度——問題分類法永久：2000年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類……2001年……長期：2000年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類……2001年……短期：2000年……黨群類、業(yè)務(wù)類、行政類……2001年……CompanyLogof問題——年度——保管期限分類法黨群類：2000年……永久、長期、短期

2001年……業(yè)務(wù)類：2000年……永久、長期、短期

2001年……行政類：……CompanyLogog復(fù)式分類法與分類方案⑺年度——保管期限分類法2000年：永久、長期、短期2001年：永久、長期、短期2002年：……CompanyLogoh保管期限——年度分類法永久：2000年、2001年、2002年……長期：2000年、2001年、2002年……短期：2000年、2001年、2002年……CompanyLogo

六個特征立卷法（課本講的六種方法）一事一卷立卷法四分四注意立卷法適當(dāng)分級立卷法文件類型立卷法我國最基本的組卷方法2、我國常用的組卷方法文件的組合即文件組卷是指在上述分類基礎(chǔ)上將同類文件中的單份文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的工作。CompanyLogo即將同一作者制發(fā)的文件組合成一個案卷。優(yōu)點：便于了解文件來源；適用：本單位制發(fā)的命令、指示、決議、決定等重要文件；內(nèi)部的會議記錄、規(guī)章制度等。有時將上級機關(guān)、平級機關(guān)、下級機關(guān)的文件分別立卷?！傲卣鳌苯M卷法作者特征CompanyLogo即將內(nèi)容為反映同一事件、問題、人物、工作活動、案件等文件組合成一個案卷。優(yōu)點：保持了文件之間的有機聯(lián)系；便于歷史檢索。

注意：1、使用頻率雖最高，但并不是任何文件都能使用（如綜合性文件）；2、應(yīng)準(zhǔn)確劃分“問題”。

使用最頻繁的立卷特征

問題特征CompanyLogo即將相同名稱的文件組合成一個案卷。優(yōu)點：由于不同名稱的文件反映了文件在形成者的地位、用途、性質(zhì)、價值等方面的不同，因此按名稱特征立卷，能反映案卷重要程度和價值。

適用：會議記錄、計劃、報告、總結(jié)、情況簡報等綜合性文件；命令、指示、決定、決議等領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件；合同、協(xié)議書、統(tǒng)計表等專業(yè)性很強的文件。名稱即